Korkeakoulujen yhteishaun asiakaspalveluryhmä (ASPA) AC-kokous

Transkriptio

1 1 Korkeakoulujen yhteishaun asiakaspalveluryhmä (ASPA) AC-kokous MUISTIO Aika: torstai klo Paikka: AC, Läsnä: Poissa: Johanna Auvinen, Tampereen ammattikorkeakoulu Hanne Christensen, Aalto-yliopisto Hanna Hoffren, Laurea-ammattikorkeakoulu (varapuheenjohtaja), sihteeri Tiina Kainulainen, Helsingin yliopisto Anne Kemppainen, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Leena Kurki-Pölönen, Mikkelin ammattikorkeakoulu/kaakkois-suomen ammattikorkeakoulu Leena Luoma, Hämeen ammattikorkeakoulu Tanja Myry, Jyväskylän ammattikorkeakoulu Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto (puheenjohtaja) Riikka Valkonen, Jyväskylän yliopisto Matti Kettunen, Tampereen yliopisto Minea Wilo-Tanninen, OPH (sihteeri) Merja Väistö, OPH (asiantuntija) Laura Karppinen, Helsingin yliopisto (asiantuntija) Pirjo Karhu, OPH (asiantuntija, sihteeri) Kimmo Kuortti, Oulun yliopisto Pekka Linna, CSC (asiantuntija) Pertti Kemppainen, Maanpuolustuskorkeakoulu (asiantuntija) 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo (alussa teknisiä ongelmia). Koska opetushallituksen asiantuntijoiden oli poistuttava muihin tehtäviin kesken kokouksen, valittiin sihteeriksi varapuheenjohtaja Hanna Hoffren. 2. Edellisen kokouksen muistio Käytiin läpi ja hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. Tarkennettiin muistion kirjausta kohdan 3 osalta: Edellisestä kokouksesta ajankohtaisia ja linjauksia vaativia asioita (ilmoittautumisen ohjeistus). Todettiin, että Tiina K. on päivittänyt ohjetta (ks. myöhemmin), eikä OPH:n tarvitse tilanteesta erityisesti tiedottaa. 3. Opintopolun kehittäminen (klo ) a) Opetushallitukselta Merja ja Minea kävivät läpi Opintopolku-palvelun kehittämisen tilanteen (206) Jos hakija hakee YAMK tai AMK-kohteeseen, ja merkitsee ammatillisen pt tai lukion pohjakoulutukseksi, niin häneltä ei pidä kysyä Osaamisvaiheessa näistä keskiarvoja. (207) Ensikertalaisuus-kysymykseen lisättävä Kyllä-vastaukseen jatkokysymykset: tutkinnon nimi, korkeakoulu ja suoritusvuosi Jos hakija merkitsee vuodeksi myöhemmän vuoden kuin 1995 niin hakijalle ilmoitus että älä merkitse tähän v jälkeen suoritettua tutkintoa Kysytään tyyliin Onko sinulla ennen vuotta 1995 Suomessa suoritettu ammattikorkeakoulu- tai yliopistotutkinto Korkeakoulut ja tutkinnot pudotusvalikkoina, mukana myös passiivisina olevat korkeakoulut ja vaihtoehto muu, sillä Opintopolusta ei löydy kaikkia vanhoja korkeakouluja

2 2 (22) Tekstivastauksen avokenttä on aina todella pieni, eikä kenttä kasva kirjoitetun tekstin määrän kasvaessa -> hakija ei näe koko vastausta näytöltä eikä pysty tekemään esim. rivivaihtoja tai kappalejakoja (148) IB-, EB- ja RP-tutkintojen arvosanojen kysyminen hakulomakkeella amk-hakukohteissa ohjeteksti tähän tulossa Aspa-ryhmän AMK edustajilta mennessä. (209) Hakutoiveet-vaiheessa näytettävä vain ne korkeakoulut ja hakukohteet, joilla on hakuaika käynnissä (11) Lisäkysymysten vastausliitteet, jos ryhmäkysymys: liitteet voidaan toimittaa myös ryhmän ylimpään ryhmän kohteeseen (161) Korkeakoulujen omiin ja yhteisiin ryhmäkysymyksiin/hakukohdekohtaisiin kysymyksiin tarvitaan mahdollisuus määritellä että vain numeerinen arvo sallittu (192) Yleinen infoteksti kysymystyypiksi. Näin korkeakoulu voisi tiedottaa lomakkeella vielä tarvittavista asioista suoraan hakijalle. (166) Liiteryhmän käyttöliittymään virkailijoille mahdollisuus lisätä oma tarkentava teksti palautuspäivämäärän lisäksi Lisätieto-osiossa muistutetaan sähköpostin antamisen hyödyllisyydestä ja annetaan hakijalle mahdollisuus antaa se vielä tässä vaiheessa, jos ei ole henkilötiedoissa sitä merkinnyt (ellei saada s-postista pakollista, vielä juristien kanssa väännössä asia) Liitepyynnöistä ohjeistus on lähetetty pääkäyttäjille b) Tarvittaessa mahdolliset akuutit linjausta vaativat kehittämisasiat (Merja ja Minea) Automaattisen hakukelpoisuuden päivittymisen päättyminen Opintopolussa: keskusteltiin, että on tarve määrittää määräaika, jolloin automatiikka otetaan pois päältä. Mikä on tämän syksyn haussa sopiva päivä, jolloin valintojen aikataulun kannalta Ei voi olla ennen kuin syksyn yo-tulokset ovat saapuneet. Tiina esitti kysymyksen, että milloin syksyn kirjoitukset ovat, koska tällä on vaikutusta määritettävään määräaikaan. OPH tarkistaa valmistumispäivän. Alustavasti päivämääräksi ehdotettiin IB-, EB- ja RP-tutkintojen liitteet (amk-sektori, Hanna) ( ) Liitteiden toimittamisaikataulu on herättänyt keskustelua amk-sektorilla. Hanna kertoi tilanteesta. Hanna H selvittää vielä miten menetellään. Lähtökohtaisesti kuten aiemmin Aspassa on sovittu, eli liitepyyntö tulee, mutta liitepyyntöihin liittyvää ohjeistusta muotoillaan. Muutosehdotukset lähetetään OPH:lle mennessä 5. Edellisestä kokouksesta ajankohtaisia ja linjauksia vaativia asioita: ( ) a) käytiin läpi ja kommentoitiin tämän hetkisiä virkailija ohjeita ja ja (tämä linkki oli päivitetty OPH:ssa Ks. oikea linkki alla). Anne K. on päivittänyt ensimmäistä ohjetta siltä osin kun hakija tulee hyväksytyksi samaan kohteeseen eri hakujonoista ja hän saa lisäaikaa paikan vastaanotolle Anne K. pyysi vielä ohjeiden päivittämistä ja lupasi lähettää listan päivitettävistä asioista OPH:lle. Hanne C. on päivittänyt oikaisupyyntöä käsittelevää tekstiä ja vienyt suoraan wikiin. Pirjo on lähettänyt vanhan Menettelyohjeen tekstin pohjaksi. Tiina K. on päivittänyt Varasijojen peruminen -ohjetta tarvittavilta osin ja vienyt muutokset suoraan wikiin.

3 3 Tiina K. on päivittänyt Ilmoittautumisen yhteyteen on vietävän ohjeen, että virkailija ei saa jättää ilmoittautumistietoa ei tehty tilaan. Vietävä tieto ei ilmoittautunut. Kokoukseen valmistauduttiin lukemalla vielä läpi ohjeistus Valinnantuloksen ja paikan vastaanoton muuttaminen siitä näkökulmasta, onko siellä selitettynä yleisimmät muutosta vaativat tapaukset. Käydään kokouksessa läpi mahdolliset lisäykset ja viedään ne ohjeisiin. Laura Karppinen otti kantaa Opiskelupaikan vastaanottamiseen liittyviin ohjeisiin ja sovittiin, että hän keskustelee tilanteesta vielä muiden opintoasioiden juristien kanssa. Tähän palataan vielä joulukuun kokouksessa. Keskusteltiin myös opiskelupaikan / opiskeluoikeuden peruuttaneista ja tällaisten hakijoiden merkitsemistä opintopolkuun. Koska äänen laatu oli välillä heikko, todettiin, että Laura Karppinen ottaa asiaan vielä kantaa ja keskustelua voidaan jatkaa tulevissa kokouksissa Lauran ollessa paikalla. 6. Esteetön opiskelijavalinta (valintakokeen erityisjärjestelyt yhteishauissa alkaen v. 2017) ( ) Tuijan ja Hannan valmistelema luonnos oli lähetetty kaikille keskustelun pohjaksi (liite). Taustalla on ASPA III:n loppuraportin suositus. a) Tavoitteena on, että ASPA laatisi korkeakouluille yhteisen ohjeistuksen, joka voitaisiin liittää osaksi kummankin sektorin valintaperustesuosituksia sekä korkeakoulun tiedotusmateriaaliin b) Tehdään tarvittavat päivitykset korkeakoulujen osalta Opintopolkuun Esitettiin kommentteja erityisjärjestelyohjeisiin: Kohta b Tiedotusmateriaali. Seuraava lause pitäisi muuttaa "Kukin korkeakoulu päättää ja ilmoittaa valintakokeessa käytettävissä olevista erityisjärjestelyistä valintaperusteissaan.." Emme pysty ennakkoon kertomaan valintaperusteissa näistä käytettävissä olevista erityisjärjestelyistä. Hakija tulee hakemuksessa kertoa, että mitä järjestelyitä hän tarvitsee ja teemme päätöksen sen perusteella. Puhuimme aikataulusta, johon mennessä hakemus liitteineen pitäisi saapua korkeakouluun. Jäi ehkä auki, että pitäisikö kaikkien noudattaa perustapauksissa ASPAn päättämää aikataulua vai olisiko se vain suositus. Jos korkeakoulun tulee tehdä PÄÄTÖS erityisjärjestelyistä, niin päätökseenhän pitäisi liittää oikaisupyyntöoikeus. Laura Karppinen selvittää, että onko pakko tehdä päätös vai riittääkö pelkkä ilmoitus. Täppälistassa, jossa kerrotaan koetilaisuudessa toteutettavia seikkoja lukee "asiantuntevien tulkkien, avustajien ja kirjurien saatavuus". Tästä saa kuvan, että koulun pitäisi tällainen järjestää, mutta me pyydämme hakijaa järjestämään ko avun. Pitäisi siis muotoilla uudestaan. Suositus on tarkoitettu varmaan myös erillishakuihin, joten "yhteishaun" sana pitäisi muuttaa muotoon "haun". Yhteinen eritysjärjestelylomakepohja ja ohjeistus koettiin hyväksi. Sovittiin, että luodaan yhteinen hakulomakepohja. Laura Karppinen selvittelee arkaluontoisten asiakirjojen säilyttämiseen liittyvää problematiikkaa.

4 4 Tuija laittaa heillä käytössä olevan lomakepohjan kiertoon. Myös muita pyydettiin toimittamaan omia lomakkeitaan ja ohjeitaan. Laitetaan lomakkeet aspan alustalle Sovittiin, että katsotaan yhdessä Esteettömyys ja oppimisen tuki -verkkosivusto opintopolussa läpi ja laitetaan vasta sitten OPHn verkkotoimitukselle muutokset. Päivitettyyn ohjeistukseen pyydetään kansallisesta esteettömyysverkostosta (Esok tmv.) asiantuntijakommentit Tuija ja Hanna työstävät ohjeistusta edelleen ja asia otetaan käsiteltäväksi uudelleen jossakin kevään 2016 kokouksista. 7. Muut asiat ( ) a) Keskusteltiin tuloskirjeestä. Toiveena olisi, että kirje olisi mahdollisimman selkeä hakijalle Keskusteltiin mahdollisuudesta ilmoittaa hakulomakkeelle, haluaako tiedon opiskelijavalinnasta kirjeitse vai sähköisesti. OPH ei vielä osannut ottaa kantaa tuleeko tällainen ja mitä seikkoja täytyy tarkastella, jotta olisi juridisesti oikein. Hakijalle saattaisi olla tulossa kirjeen tulostusmahdollisuus suoraan Oma Opintopolku-palvelusta. Hakijalta tarvottaisiin kirjallinen suostumus siihen, että antaako suostumuksen sähköiseen asiointiin. Tämä pitäisi huomioida myös oikaisuvaatimusohjeistuksessa. Laura Karppinen selvittää näkemyksiä yhteistyössä opintoasioiden juristien kanssa seuraavaan kokoukseen. b) Keskustelua virkailijaohjeistuksen päivittämisestä kevään 2016 yhteishakuun. Sovitaan työnjaosta ja valmistelusta ASPAn AC-kokoukseen Kommentit tämän hetkisistä ohjeista ja sekä muutosehdotuksia keväälle 2016 Hannalle (AMK sektori) ja Tuijalle (YO sektori) mennessä. Ohjeet osoitteessa: c) Riikka Valkosen sähköposti yliopiston maisterihaut osana yhteishakua Yliopistoille tulisi varmaankin olla jokin yhteinen ohje siitä kuinka toimitaan väärin hakeneiden osalta ensi keväänä, jotta toimintamalli ei olisi täysin poikkeava yliopistojen kesken. Ohjehan voi olla että nämä hakijat hylätään, mutta asia olisi syytä kuitenkin keskustella. Toki on myös muita väärin hakevia, mutta maisterihakukohteet yhteishaussa lisäävät väärin hakemista. Pystytäänkö väärin hakemista ehkäisemään? Oliko alun perin tarkoitus, että opintopolku ehkäisee väärin hakemisen, hakijan tekemän pohjakoulutusilmoituksen perusteella (mitä ajatukselle tapahtui)? Järjestelmään ei ole ilmeisesti mahdollista saada mitään automaattista huomautusta niille hakijoille, jotka hakevat maisterivaiheeseen ilman, että ovat ilmoittaneet aiempaa korkeakoulututkintoa? Maisterihaun ottaminen hakukohteen nimeen ei yksin ratkaise ongelmaa Pelkkä OPOille viestintä ei riitä, osa hakijoista on jo omillaan (ja luulee että nimenomaisesti kannattaa hakea maisteriin ) Pitääkö hakijalta kysyä vielä lisäkysymyksin onko aiempaa korkeakoulututkintoa ja herätellä näin siihen ettei ole hakukelpoinen/pitäisi muuttaa hakukohde? Suositellaanko tällaista menettelyä yliopistoille? Asian juridiset näkökohdat?

5 5 Voitaisiinko hakemuksen jättäminen estää kokonaan henkilöltä, joka ei ilmoita hakukelpoisuuden tuottavaa pohjakoulutusta? Vai eikö voida estää ja onko perusteena se että HL ylipäätään edellyttää, että aina saa hakea ja pitää saada valituskelpoinen päätös (tämä nousee aina esille asiaa koskevissa keskusteluissa ja olisi hyvä saada tähän selvyys). Riittääkö, että hakijalle on kerrottu kuka on hakukelpoinen valintaperusteissa, ei itse hakemuslomakkeella? Hylätäänkö väärin maisterivaiheeseen hakeneet (eivät ole hakukelpoisia) vai pitäisikö heidät huomioida kandi+maisteri hakijoina (hakukelpoisina)? Eli voiko yliopisto venkslata hakijan hakukohteita lupaa kysymättä hakuajan päätyttyä hakijan eduksi, haluaako ASPA että näin toimitaan jos voidaan? Miten toimitaan, jos hakija huomaa vasta hakuajan päätyttyä hakeneensa väärin? Tuleeko/voidaanko hakukohdetta vielä muuttaa (maisterista->kandi+maisteriin)? Nythän periaate on että hakuajan päättymiseen mennessä muutettava hakukohteet. Pitäisikö yliopiston käydä hakuaikana lävitse maisterivaiheen hakijat ja siirrellä heitä kandi+maisterihakukohteisiin, voidaanko tällaisia siirtoja tehdä kuulematta hakijaa? Jos osa yliopistoista toimisi näin ja osa ei niin hakijat eivät olisi kovinkaan tasavertaisessa asemassa. Sovittiin, että koske em. kysymykset koskevat yliopistoja, miettivät Aspan yo-edustajat tilannetta omana ryhmänään. Asiaan palataan pikimmiten ja keskustelua käynnistetään sähköpostitse kokouksen jälkeen Tuijan ja OPH:n Merja/Pirjo johdolla. 8. Ilmoitusasiat ( ) Kevään kokousaikatauluista Tuija laatii kyselyn Doodleen, vastaukset viim Seuraava KSHJ-ohjausryhmän kokous on pe (ac). 9. Seuraava kokous ja kokouksen päättäminen Seuraava kokous on lähikokous klo , Laurea-amk:ssa (os. Vanha maantie 9, Tikkurilan kampus, huone A303). Aiheena tuolloin asiakaspalelumallin läpikäyminen sekä tuloskirjekäytäntö (kevät 2016). Kokous päättyi klo