ASPA-ryhmä syksy 2017 ( ) Kommentteja kirjepohjiin voi antaa pienryhmälle, kirjepohjat löytyvät kokouksen materiaaleista.

Transkriptio

1 ASPA-ryhmä syksy 2017 ( ) TYÖRYHMÄJAOT Päivitetty kokouksen jälkeen AIHE AIKATAULU JÄSENET Syksyn yhteishaun kirjepohjat, prosessikuvaus, Valinnan tulokset ilmoitetaan hakijoille viimeistään tuloskirjeen saateteksti ja laskutustiedot *Yhteinen kirje ( ): Kommentteja kirjepohjiin voi antaa pienryhmälle, kirjepohjat löytyvät kokouksen materiaaleista. *Asian käsittely kokouksessa. Pirjo Karhu Anne Kemppainen Tuija Pasanen Valmiusryhmä : Valinnan tuloksista tiedottamiseen ASPA laatii tarkemman aikataulutuksen ja ohjeistuksen, mitä tietoja tuloksista annetaan ja milloin. Hakijoiden palvelun kannalta tärkeää on yhdenmukainen toiminta hakijoiden neuvonnassa ja tulosten tiedottamisessa. Nykykäytäntö aiheutti Opintopolun kuormittumista ja "somen kuumenemista", osa korkeakouluista tiedotti väärin tulosten valmistumisen. Tämä otettava listalle heti syksyllä ja liitettävä osaksi tarkennettua aikataulua Hyväksytty ehdollinen -toiminnon käyttöönotto keväällä 2017 amk-sektorilla Opetushallituksessa on osittain tähän liittyvä työpaja Pirjo toimittaa työryhmälle työpajassa läpi käydyt asiat ja kommentit. Opetushallitukselle jäi työpajasta tehtäviä. Ryhmä jää odottamaan OPH:n ratkaisuja. DL pääkäyttäjäseminaari Pirjo kertoo tilanteesta tarvittaessa ASPA-ryhmän syksyn kokouksissa. *Selvitys. Käsittely syksyn kokouksissa, minkä jälkeen asian julkaiseminen kentälle. Pohditaan toimintoa kokonaan uusiksi siten, että sopisi molemmille sektoreille. Myös yo-sektorin osalta on vielä hyvä kerrata käytännöt. Kirjeessä ei välttämättä näkyisi Hyväksytty (ehdollinen). Uusi työryhmä: Leena Luoma, Anne Kemppainen, Tiina Kainulainen ja Hanne Christensen. Pirjo Karhu / Merja Väistö Riikka Valkonen Anne Talvio Leena Kurki-Pölönen Tanja Myry Tuulikki Harsia Mirva Huhta Anne Kemppainen Leena Kurki-Pölönen Leena Luoma Tanja Myry Mari Nygård

2 ASPA-ryhmä syksy 2017 ( ) Sovittiin, että OPH selvittää, saadaanko järjestelmään sekä pudotusvalikko että täydennettävä vapaa kenttä sekä max. merkkimäärä. AMK sektori ei ota toimintoa käyttöön vielä v (on kuitenkin mahdollista, jos amk-sektorillakin joku amk haluaa esim. lukuvuosimaksun osalta) sovittiin: Marcus lupasi tarkistaa hyväksytty (ehdollinen) toiminnon uusimiseen liittyvän ehdotuksen. Ehdotus on wikissä 8.12.kokouksen sivulla. Jos lauseita pitää lyhentää, tarvitsemme tiedon asap. ASPA-ryhmän ehdotus luovutettiin OPH:lle (ehdotus löytyy joulukuun kokouksen sivulta). Uusi ASPA-ryhmä jatkaa asian edistämistä. Virkailijaohjeiden päivitys wikiin a. ilmoittautumisen laiminlyönyt menettää opiskeluoikeuden -> saa hakea sitä takaisin. Ohjeistus wikiin ja ensikertalaisuusproblematiikkaa dokumenttiin. Pyydetään tähän Laura Karppiselta tarkka teksti, jotta tiedämme kuinka kauan hakijalla on oikeus hakea opiskeluoikeutta takaisin. ASPA ei määrittele tähän takarajaa. b. jos hakija on ilmoittautunut poissaolevaksi, mutta ei toimita dokumenttia määräaikaan mennessä. Sektorikohtaisen jo sovitun ohjeistuksen päivittäminen wikiin. c. hakemusten käsittelyyn liittyvät ohjeet (huom. Savonian kommentit) d. jos jokin määräaika (esim. varasijalta hyväksytyn opiskelupaikan vastaanotto) osuu viikonlo- *Käsittely kokouksessa. Hakuaika on Ohjeistus pitäisi saada valmiiksi ennen haun alkamista. Kun ohjeet ovat valmiit, ne pitää tiedottaa kentälle. Aikataulu on tiukka, joten kun ryhmä on saanut ohjeet valmiiksi, heidän tulisi esitellä ne koko ASPA-ryhmälle sähköpostilla lopullista hyväksymistä varten. Pirjo tarkistaa vielä valinta-aikataulun syksyn prosessin osalta ja otetaan asia tarvittaessa esille OHJEET ON PÄIVITETTY WIKIIN, TYÖ VALMIS MYÖS SYKSYN 2016 OSALTA! Mirva Huhta Tanja Myry Hanne Christensen Riikka Valkonen - Pirjo Karhu päivittää päivämäärät, joten näihin työryhmän ei tarvitse kiinnittää huomiota.

3 pulle tai pyhäpäivälle, niin hakijalla on oikeus toimittaa paperinen vastaanotto vielä seuraavana arkipäivänä? 5 Opiskelupaikan vastaanottoon liittyvää problematiikkaa - Kesän 2016 valinnoissa huomattu yhden paikan laajentuneeseen sääntöön liittyvä haaste. Joissakin hauissa opiskelupaikka piti ottaa vastaan jo toukokuussa, vaikka hakijan toisen haun tulokset eivät olleet vielä valmistuneet. Hakija joutui ikävään tilanteeseen. Miten korkeakoulujen tulisi jatkossa toimia? Ohessa muutamia vaihtoehtoja: a) Kaikkien hakukohteiden opiskelupaikan vastaanoton määräaikoja siirretään heinäkuun puolelle. b) Opetushallitus rakentaa järjestelmään mahdollisuuden ottaa paikka ehdollisesti vastaan ja jäädä jonottamaan toisen haun hakukohdetta c) ongelma koskee lähinnä hakijoita, jotka ovat hakeneet eng-erillishakukohteeseen ja yhteishaun hakukohteeseen. Voisiko erillishakuun tehdä yhden hakukohteen tilalta kaksi hakukohdetta, toisessa hakee ulkomaisella koulutaustalla hakevat ja toisessa suomalaisella koulupohjalla hakevat. Ulkomaisella koulupohjalla hakeville lyhyempi paikan vastaanoton aika. d) ei tehdä muutoksia -> epäreilu hakijoille. Jos hakija on ottanut paikan vastaan, mutta ei ole vielä ilmoittautunut. Mikä olisi sopiva deadline ilmoittautumiselle ennen kuin menettää opiskeluoikeuden? Olisiko eri sektoreille eri määräajat, ASPA-ryhmä syksy 2017 ( ) Merja Väistö kertoi, että vaihtoehtoa b ei voi toteuttaa vuoden 2017 hakuihin. Sitä mietitään vuodelle Työryhmä miettii toisen vaihtoehdon kevään 2017 hakuun. Pitää suositella korkeakouluille, että opiskelupaikan vastaanotto olisi heinäkuun alussa (ASPA-ryhmän tiedote on mennyt molemmille sektoreille puheenjohtajien toimesta vkolla 40). HUOM! Tilanne vaikuttaa huolestuttavalta, sillä useat yliopistot ovat laittaneet kv.maisterihakujensa vastaanottamisajankohtansa eri ajankohtiin vaihdellen huhtikuusta kesäkuun lopulle. Tilanteessa ei tunnu olevan halua minkäänlaiseen koordinointiin. ASPA-ryhmän tiedote on siis lähetetty kentälle syyskuussa ja suositeltu vastaanottamisajankohdaksi heinäkuun alkua Keskustellaan ja sovitaan hakijatiedotteen valmistelusta Opintopolkuun (yhdenpaikan säännös ja erillishakujen erilaiset paikan vastaanottamisaikataulut) Kysely kentälle määräajoista perusteluineen (Tuija ja Anne). Vastaukset pyydetty mennessä. Työryhmä saa vastaukset jatkotyön pohjaksi. Tiina Kainulainen Matti Kettunen Leena Luoma Leena Kurki-Pölönen Anne Kemppainen Tuulikki Harsia Matti Kettunen Anne Talvio

4 koska amkit yleensä ottanut uuden hakijan poissaolevan tilalle? ASPA-ryhmä syksy 2017 ( ) *Pienryhmän suositus on 10 päivää paikan vastaanotosta. Katso tarkemmin kokouksen materiaaleista. Sora-käytänteiden yhtenäistäminen keväälle 2017 *Suositus tehdään kevään 2018 hakuun. Lähetetään suositus ehkä ministeriölle ja liitteeksi nykyiset käytännöt. Pitää huomioida se, jos esim. varasijoilta hyväksymistä aikaistetaan heinäkuun loppuun Käydään läpi vielä ehdotus ja keskustellaan. Linjattiin, että ei lähdetä antamaan suositusta yhteisestä määräajasta. Suositellaan, että kk:t aikaistaisivat deadlinejaan huomioiden sen, että prosessi päättyy jatkossa nykyistä aikaisemmin. AMK-sektori pohtii jatkossa mahdollisuutta antaa sektorilleen yhtenäinen suositus (esim. vastuukorkeakoulut, Arene). Molempien sektoreiden korkeakoulukohtaiset käytänteet on kerätty kentältä. Tavoitteena on saada muotoiltua vähintäänkin yhteinen sora-kysymys hakulomakkeelle siten, että se saataisiin valmiiksi viimeistään kokouksessa (hakulomakkeen testaus alkaa marraskuun lopulla). *Asian käsittely ja Yo-sektorin katsaus seuraavaan kokoukseen Muiden SORA-käytänteiden yhtenäistämiseen paneudutaan tämän jälkeen. Tiina Kainulainen ja Tuulikki Harsia miettivät kysymyksen muodostamisen hakulomakkeelle. Kysymykset käännetään myös ruotsi/englanti. Ammattikorkeakoulut Tuulikki Harsia Yliopistot Tuija Pasanen Opintopolussa olevien korkeakoulujen tekstien yhdistäminen: Anne Kemppainen ja Tuija Pasanen

5 ASPA-ryhmä syksy 2017 ( ) HUOM! OHA-forum on käsitellyt asiaa varsinaisen prosessin osalta kokouksessaan ja nimittänyt yo-sektorin osalta prosessia työstävään ryhmään jäsenet: Timo Syrjälä, Aalto (juristi, kokoonkutsuja) / timo.syrjala@aalto.fi Helena Laurila, HY (valintasuunnittelija/lääketiede) helena.laurila@helsinki.fi Ole Karlsson, ÅA (kvalitetskoordinator) / ole.karlsson@åa.fi Helena Seppälä, OY (koulutuspäällikkö, kasvatustieteellinen ala) / helena.seppala@oulu.fi Minna Hallia, OY (koulutuspäällikkö, lääketiede) / minna.hallia@oulu.fi Henni Nevalainen, UEF (opintokoordinaattori, kasvatustieteellinen ala) / henni.nevalainen@uef.fi Tiina Kainulainen, HY (valintasuunnittelija, hakijapalvelut) / tiina.kainulainen@helsinki.fi (on mukana työryhmän työssä tarvittaessa Opintopolun hakulomakkeen SORA-kysymyksen osalta) Työryhmän dl. Syyskuu ASPA Anne ja Tuija yhdistäneet tekstit: ehdotus on kokouksen wiki-sivulla.

6 Liitteiden täydentämisen määräajat ja menettely sovittava, nyt eri tapoja eri korkeakouluissa (esim. muistutetaanko (=lähetetään hakemuksen täydennyspyyntö) hakijoita vielä määräajan päättymisen jälkeen, että voivat täydentää ja sovitaan pvm. jonka jälkeen saapuneita liiteitä ei enää missään tapauksessa huomioida) Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen vuoden 2017 valintakoepäivien yhteenveto ASPA-ryhmä syksy 2017 ( ) Anne, Tuulikki ja Matti työstävät sora-sivuista vielä eng ja ru versiot. Kaikki kieliversiot tulee toimittaa Opetushallitukselle viimeistään Kysely kentälle (Tuija ja Anne) korkeakoulukohtaisista käytänteistä. Vastaukset pyydetty mennessä. Työryhmä saa vastaukset jatkotyön pohjaksi. Suositus tehdään koskemaan kevään 2017 hakua. * Suositus pitää saada kentälle Käsitelty ehdotus wikissä Jatketaan keskustelua, massapostitusta ei toteuteta (OPH linjannut), valmistelijat jatkaneet asian valmistelua: Ehdotus kokousmateriaaleissa työryhmä jatkaa tarvittaessa esim. ohjeistuksen laatiminen ja vieminen wikiin - pidetään asiaa ASPA-ryhmän agendalla ja palataan prosessiin lähempänä kevättä Yo-sektorin HAPA-ryhmä käsittelee 8.9. kokouksessaan. Tilannekatsaus ja jatkotoimenpiteet ASPAssa. OPH luo wikiin sivut, joihin korkeakoulut vievät itse valintakoepäivämäärät heti, kun päätökset valintakoepäivistä on korkeakoulussa tehty. *Valintakoepäivät pitäisi saada kerättyä mennessä. Leena Luoma Mirva Huhta Hanne Christensen Tiina Kainulainen Työryhmä voisi tiedustella ASPAn juristeilta oikeaa menettelyä (Timo Syrjälä ja Mari Nygård). Työryhmän tulosten pohjalta ehdotusta valmisteltu tp, ak ja pk ja edelleen Tuija ja Anne ja (ehdotus, käsittely ). Työryhmä valmistelee lisäykset virkailijaohjeisiin mennessä. Uusi ASPA-ryhmä varmistaa ja ohjaa yhteisen prosessin käyttöönottoa keväällä Tuija Pasanen

7 ASPA-ryhmä syksy 2017 ( ) *Myös yo-sektorin osalta Tuija on vienyt HAPAryhmän wikissä olevan taulukon wikiin. HUOM! Asia on viety tiedoksi Kehrylle ja esitetty ASPA-ryhmän toivomus, että OKM edellyttäisi omassa aikataulupäätöksessään, että korkeakoulut itse veisivät jatkossa valintakoetietonsa em. wikin osoitteeseen. Kehry piti tätä hyvänä kehittämisehdotuksena. Valintakoepäivät 2018 Lukuvuosimaksua varten olisi hyvä saada pohdittua yhteiset kysymykset hakulomakkeelle, myös yhteisiä toimintatapoja voisi miettiä. Opintopolun koulutustarjonnassa koulutuksella on kenttä maksullisuus: kyllä/ei ja kyllä-vastauksen tapauksessa maksun määrä. Tämä on ongelmallinen, koska lukuvuosimaksut englanninkielisissä ohjelmissa koskevat vain osaa hakijoista/opiskelijoista. Asiaa pitäisi kuvata tarkemmin koulutuksen tai hakukohteen tiedoissa, mutta siitäkin huolimatta sekä kyllä että ei voivat olla harhaanjohtavia, koska ne näkyvät heti koulutuksen perustietolaatikossa. Onko ASPAn pienryhmän listalla miettiä, miten tämä ilmoitetaan tarjonnassa? Hoidettu. Wikiin pitää luoda vuoden 2018 yhteis- ja erillishakujen sivut alasivuineen (esim. AMK-puolella mietitään jo vuoden 2018 valintakoepäiviä kk:t voisivat viedä niitä wikiin tiedoksi). Opetushallitus hoitaa. Tehdään valmiiksi syksyn 2016 aikana, kevään 2017 hakua varten. Anne on ollut yhteydessä ministeriöön ongelmallisesta tilanteesta (Perheenjäsenen määrittelyyn sovelletaan ulkomaalaislakia). Migri on tarkistanut suunnitellut ryhmäkysymykset. Kysymyksissä on linkki sekä Opintopolkuun ja Migriin tarkempiin tietoihin. Liitepyyntöjä ei nyt tule ryhmäkysymykseen. Korkeakoulut voivat lisätä niitä Tarjonnan kautta. Tosin, tästä mallista seuraa se, että liitepyyntö menee kaikille hakukohteen hakijoille. Apuraha -kysymykseen on tehty pohja. Koska vapautuksen peruste -kysymys on kysyttävä ensin, niin apuraha-kysymys on liitettävä lisätiedot-kohtaan. Tämä on tarkistettu OPH:sta. Sovittiin, että Anne tekee ryhmäkysymyksen ja engl-käännöksen tarkistaa Matti ja Pirjo Karhu Anne Kemppainen Tanja Myry Leena Luoma Hanna Hakala, Taideyliopisto Mari Syväoja, Aalto

8 ASPA-ryhmä syksy 2017 ( ) ruotsinkielisen kysymyksen joku amk-sektorin ruotsinkielisistä oppilaitoksista. katsotaan tekstit läpi kokouksessa. Lukuvuosimaksuun liittyvien valikkoehdotusten eteneminen? Synergiaryhmä järjestää Turussa työpajan , jossa keskitytään opiskelijan hakeutumisen ja opiskelijavalinnan prosesseihin, käsitteisiin ja termeihin. ASPA-asiantuntijoiden osallistuminen työpajaan olisi kaikin puolin toivottavaa. Valintakokeen erityisjärjestelyjä koskeva lomake ja ohjeistus. Em. ovat jo pitkälle valmisteltuja. Esiin nousseita kysymyksiä: YTL:n ohjeiden mukaan otetaan lukihäiriön osalta huomioon vain keskivaikea ja vaikea He vaativat neliportaista asteikkoa ei häiriötä, lievä häiriö, keskivaikea häiriö ja vaikea häiriö. Voisimmeko ottaa saman käytännön? Lukihäiriöön liittyvästä valitusoikeudesta YTL kirjoittaa: Ylioppilastutkintolautakunnan päätökseen, jolla koe suoritus on arvosteltu, ei saa hakea muutosta valittamalla. Ylioppilastutkintolautakunnan päätökseen, joka koskee kokeiden poikkeavaa järjestämistä, voi hakea muutosta va- ASPA-ryhmä sai tästä toimeksiannon yo-puolelta ja keskustelua on käyty ASPAn ja Merja Väistön kesken tilannekatsaus (Merja) ASPA-ryhmän olisi hyvä ottaa OKSA-sanasto työkaluksi kirjeiden ja opintopolku.fi -sivustolle menevien tekstien osalta. Viimeistelty kokouksessa ja tiedotettu kentälle Opintopolkuinfossa Lomake ja ohjeistus Lopulliset versiot wikissä Ruotsinkielinen lomake, käännetty ÅA:ssa (Rebecca Karlsson) Englanninkielinen lomake Matti Kettunen (Matti vie lomakkeen virkailijaohjeisiin) tilannekatsaus Tuija tiedottaa ohjeistuksesta myös opintopsykologiverkostolle. Merja Väistö Kaikki ASPAn jäsenet ovat tervetulleita synergiaryhmän työpajaan. ASPAlaiset vahvistavat osallistumisen kokouksessa. Tuija Pasanen Anne Kemppainen

9 littamalla Helsingin hallinto-oikeuteen. Lautakunta lähettää päätöksen kokelaalle sekä tiedoksi lukion rehtorille. Päätöksen liitteenä on valitusosoitus. Lausuntojen tulee olla pääsääntöisesti lukioaikana hankittuja. ASPA-ryhmä syksy 2017 ( ) Sairauden, vamman tai puoltolauseen huomioon ottaminen ylioppilastutkinnossa: Hakemukseen on liitettävä erikoislääkärin lausunto sairaudesta tai vammasta. Lääkärinlausunto kirjoitetaan lautakunnan laatimalle lomakkeelle (ks. lomake 1, kohta 3) tai toimitetaan erillisenä liitteenä, ja lausunnon tulee yleensä olla lukioaikana hankittu. Joissakin tapauksissa, sairauden tai vamman ollessa pysyvä, myös aikaisemmin hankitut lausunnot voidaan ottaa huomioon. Jos lääkärinlausunto toimitetaan erillisenä liitteenä, siitä tulee käydä ilmi kaikki lautakunnan lomakkeessa pyydetyt tiedot (mm. diagnoosi ja lääkärin erikoisala) ja siinä tulee olla lääkärin allekirjoitus. Kuulovamma: Ylioppilastutkintolautakunta luokittelee kuulovamman vaikeusasteen seuraavalla asteikolla: lievä, keskivaikea, vaikea, kuuro ja syntymäkuuro. Lautakunta voi hakemuksesta myöntää kuulovammaisen kokelaan kielten kuullunymmärtämiskokeet pantavaksi toimeen erityisjärjestelyin tai vapauttaa kokelaan tästä kokeen osasta kokonaan (ks. kohdat 2 ja 3). Kuulovamma voidaan

10 ottaa arvostelussa huomioon lopullista arvosanaa määritettäessä. Kuulovammainen kokelas voi hakea koetilanteen erityisjärjestelyjä. Jos kokelaan kuulovamma on vähintään keskivaikea ja hän ei pysty selviytymään kuullunymmärtämiskokeista erityisjärjestelyin, hän voi hakea vapautusta kuullunymmärtämiskokeista. ASPA-ryhmä syksy 2017 ( ) SYKSYN KOKOUKSET klo AC (valmistelukokous 24.8.) klo Haaga-Helia (valmistelukokous 14.9.) klo AC (valmistelukokous )) klo AC (valmistelukokous 4.11.) klo Helsingin yliopisto (valmistelukokous klo 14-15)