Pelastuslaitoksen johtokunnan itsearviointi

Transkriptio

1 Pelastuslaitoksen johtokunnan itsearviointi Espoon kaupunginhallitus hyväksyi kokouksessaan Hyvä hallintotapa -asiakirjan suosituksena Espoon kaupungin päätöksentekoprosessissa ja kokousmenettelyssä noudatettavista periaatteista. Pelastuslaitoksen johtokunta käsitteli suosituksen kokouksessaan Hyvän hallintotavan ohjeen mukaan luottamuselimet arvioivat säännöllisesti omaa toimintaansa ja työskentelytapojaan. Hyvä hallintotapa kuvaa sitä, miten organisaation johtaminen ja hallinto järjestetään lainmukaisesti ja eettisesti kestävästi, mutta samalla tehokkaasti. Pelastuslaitoksen johtokunnan itsearviointi toteutetaan tammi-maaliskuussa 2014 ja menettelytavan viitekehyksenä käytetään vapaasti soveltaen Euroopan laatupalkintomenetelmää (EFQM). Koska johtokunnan toiminnasta ei ole käytettävissä laatupalkintomallin arvioinnin edellyttämää toimintakuvausta, eikä aikaa itsearviointiin voida käyttää yhtä paljon, kuin EFQM-mallin mukainen, perusteellinen itsearviointi edellyttäisi, on päädytty hyödyntämään sellainen tuki menetelmästä, jota voidaan käyttötarkoitukseen soveltaa. Arvioinnin tueksi on laadittu kysymyslomake, jonka kysymykset on jäsennelty valittujen EFQMarviointialueiden mukaan soveltaen. Kaikille johtokunnan jäsenille ja varajäsenille sekä henkilöstön edustajalle ja KH:n tarkkailijalle lähetettiin kysymykset webropol-kyselynä sähköpostitse. Kysymysten asettelua on käytetty edellisessä itsearvioinnissa, jonka yhteenveto käsiteltiin johtokunnan kokouksessa Pelastuslaitoksen johtokunnan tehtävät ovat määritelty Espoon kaupungin palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännössä (5-7 ). Arvioinnissa tulee kiinnittää huomiota nimenomaan näiden tehtävien näkökulmasta. Prosessi ja aikataulu I vaiheessa työkirjan esittely johtokunnan kokouksessa II vaiheessa kysymyksien arviointi omatoimisesti webropol-kyselyllä III vaiheessa seuraavassa kokouksessa yhteinen arviointi 1

2 Kysely kirjaa jokaiselle arviointialueelle yksi vahvuus ja yksi parantamisalue kirjoita kokonainen lause, ei vain yhtä/kahta sanaa, jotta muutkin ymmärtävät mitä tarkoitat jokaisella sivulla on yhden arviointialueen yleinen määrittely ja apukysymyksiä sekä alue vahvuuksia ja parantamisalueita varten Valmis mennessä. 1. Itsearviointi etukäteistehtävänä 1. Johtokuntatyö Pelastuslaitoksen johtokunnan tehtävänä on toimia lähellä palvelutuotantoa, johtaa ja valvoa pelastustoimen palvelujen tuottamista alueen kunnissa. Johtokunnan rooliin kuuluu myös vahvistaa ja tuoda esille kuntalaisnäkökulma palvelutuotantoa kehitettäessä. Alueen pelastustoimen tehtävät on määritelty pelastuslaissa (379/2011), jossa on erikseen todettu, että alueen pelastustoimen asianomainen monijäseninen toimielin on pelastusviranomainen (26 ). Alueen pelastustoimi vastaa pelastustoimen palvelutasosta, pelastuslaitoksen toiminnan ja nuohouspalvelujen asianmukaisesta järjestämisestä sekä muista pelastuslaissa sille säädetyistä tehtävistä (27 ). a) Miten koet johtokunnan onnistuneen tehtävässään? b) Mitä kehittäisit seuraavaa palvelutasopäätöskautta silmälläpitäen? c) Mikä on ollut haastavinta pelastuslaitoksen johtokuntatyössä? d) Miten pelastuslaitos on onnistunut tehtävässään tukea johtokunnan päätöksentekoa? e) Miten tätä mielestäsi tulisi tukea? - Hyvä ja avoin kokousilmapiiri, joka johtokunnalla on. Asioista on voitu avoimesti puhua eikä ole ollut hetkiä, etteikö jostain olisi uskaltanut kysyä. - Korkeatasoinen ja hyvä valmistelu. - Johtokunnalla on yhteinen tavoite - ei ole yksittäisten kuntien tai puolueryhmien tavoitteita. - Hyvä valmistelu esityslistalla. Tosin sitä on kehitetty edelleenkin paremmaksi. Pelkkä teksti listalla ei aina kerro kaikkea. Erityisesti sitä on - Valmistelut jo etukäteen tiedettyjen ajatusten pohjalta, vaikka virkamiehistö ei välttämättä olisikaan täysin samalla linjalla. - Lisää taustatietoa päätöksille - Johtokunnan vaikutusmahdollisuus strategisiin tavoitteisiin ja niihin liittyviin käytännön toimenpiteisiin. - Asioihin perehtyminen etukäteen, jos on paljon materiaalia. - Suhteellisen tekninen ja henkilökohtaisesti 2

3 tukenut myös asian esittely kokouksessa, jossa tuodaan muutakin esille kuin esityslista teksti. Lisäksi on ollut oheismateriaalia asioihin, silläkin tuetaan päätöksentekoa. - Päätösehdotukset ovat olleet selkeitä, hyvin ymmärrettäviä ja asiat ovat ennen päätöksentekoa hyvin "avattu" eri asiantuntijoiden toimesta. - Henkilöiden monilähtöisyys ja sen tuoma laaja näkemyskenttä. - Ymmärtää paremmin riskit, pääsee vaikuttamaan päätöksiin. - Kokouksissa käydään perusteellisesti läpi erilaisia asioita ja niistä keskustellaan yhdessä. On myös hyvä että asioita käsitellään pikku hiljaa pitkin vuotta jolloin ei tule liikaa asioita yhdellä kertaa, ja tarvittaessa asioita voidaan myös kerrata ja aina voi kysyä jos jotain ei ymmärrä. - Hyvä selkeä valmistelu. - Selkeät ohjeet siitä mitä haluamme ja keskittyminen yhteiseen asiaan. - Johtokunnan jäsenten erilaisuus, avoin ja keskusteleva kokouskäytäntö, perehdytys asioihin - Hyvä yhteishenki ja yhteinen näkemys roolistaan turvata pelastuslaitoksen toimintaedellytykset. - Pelastuslaitoksen valmistelijat ja esittelijä antavat kaiken tietonsa mitä päätöksenteossa tarvitaan. - Hyvät virkamiehet, joilla hyvä asiantuntemus omaan työhönsä, tuntevat lakipykälät ja tuovat faktat esiin. Johtokunta on voinut soittaa valmistelijoille kuten myös esittelijälle jos ei ole osannut lukea listalta kaikkea. - Johtokunnassa on ns. moniosaamisen vahvuus. Tehtävään valitut henkilöt edustavat myös eri kuntarakennealueita-, amattikuntia-, ikäjakaumaa-, sekä osa jäsenistä tuntee varsin hyvin myös pelastuslaitoksen operatiivisen toiminnan periaatteet melko hyvin jo entuudestaan. - Laaja-alaisten mielipiteiden ja kokemusten suomat vaihtoehtoskaalat. - Se että mukana on jäseniä erilaisista kunnista ja erilaisilla taustoilla, jolloin tulee monipuolisempi näkemys asioista. - Johtokunnan jäsenet tuntevat pelastustoimen. - Moninaisuus. Kuulemme kentän ja voimme välittää terveisiä ja mielipiteitä siitä miten olemme valmistautuneita katastrofien varalta tai millainen tarve kouluilla on turvallisuusopetuksessa. oma ymmärrys pelastusalan teknisestä termistöstä ei ole aina selvä, mutta toisaalta oppii koko ajan ja on helppo kysyä ja päästä kärryille. - Pelastuslaitoksen tehtäväkentän opettelu ja liikelaitos-näkökulma. - Erityistoimialan lainsäädäntöön perehtyminen. - Kaikki lakimuutokset tulevat joskus nopeastikin ja niiden omaksuminen ei aina onnistu. - Organisaation muutokset voivat tuoda kysymysmerkkejä. Alueellistamiskysymykset. - Yhteiskuljetuksista ja kimppakyydeistä tulee harrastaa erityisesti, kun kokoukset eivät ole rautatieaseman läheisyydessä. 3

4 2. Palvelutasopäätös ja strategiset valinnat Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen strategia määrittää kehittämisen suunnat lähivuosiksi. Strategian ytimenä ovat visio, perustehtävä ja arvot. Strategian ydin antaa suunnan ja linjat kaikelle toiminnalle. Alueen pelastustoimen palvelutasopäätös on pelastuslain 28 mukainen päätös alueen palvelutasosta ja suunnitelma sen kehittämisestä. Samalla se on pelastustoimen strategia palvelutasopäätöskaudelle. Tässä on hyvä arvioida, miten palvelutasopäätös perustuu kuntalaisten ja sidosryhmien tarpeisiin ja miten palvelutasopäätös perustuu toiminnasta kerättyyn mitattuun tietoon. a) Onko johtokunta kyennyt mielestäsi käsittelemään ja johtamaan oikean tasoisia ja oikeita asioita? b) Ovatko paikalliset ja alueelliset kysymykset olleet mielestäsi riittävästi huomioituina johtokuntatyössäsi? c) Miten mielestäsi linkki Espoon kaupunginvaltuustoon ja kaupunginhallitukseen on toiminut toimikautesi aikana? d) Entä oman kuntasi hallitukseen ja valtuustoon? - Monijäseninen johtokunta toimii objektiivisella tasolla, joten se kykenee tekemään päätöksiä myös objektiivisesti. - Palvelutasopäätös oli selvästi hyvin valmisteltu. - Johtokunta sai hyvää informaatiota joka kokouksessa valmistelun etenemisestä. - Ei ole yksittäisten kuntien tai puolueryhmien tavoitteita. - Oman kunnan päättäjien vähäinen intressi asiaan. - Haasteellista on tuntea kuntien tarpeita kun ei edes oman kunnan asioita aina ymmärrä. Ei edes anneta lausuntoa palvelutasopäätöksestä. - Palvelutasopäätöstä tehtiin myös kuntia kuulemalla - Yleisötilaisuudet kangertelivat. Informaatio ei ehkä kulkenut niin, että kuntalainen olisi ymmärtänyt asiasisällön. - Pelkkä palvelutasopäätös sanana ei varmaan aukea kuntalaisille. - Opimme koko ajan mitä meidän pitää tehdä, mutta voisimme vielä tehdä paremmin osamme ja emme sekaannu siihen, mikä ei kuulu meille. - Linkin kaupungin muuhun hallintoon tulee parantua 4

5 3. Verkostot ja resurssit Pelastuslaitoksen johtokunnan keskeisenä tehtävän on tuoda asiakkaiden tarpeista lähtevää ohjausta. Asiakkaiden tarpeet muodostuvat pitkälti eri sidosryhmien ja verkostojen kautta kerätystä informaatiosta. a) Miten johtokunnassa on onnistuttu pitämään yllä verkostoja, jotka tukevat johtokunnan ja pelastuslaitoksen toimintaa? b) Oletko saanut mielestäsi riittävän kattavasti informaatiota pelastuslaitoksen taloudesta sekä muiden keskeisten resurssien käytöstä? - Laaja "näkemys". - Oppii ymmärtämään pelastuslaitoksen toimintaa, sen perusteita ja tarpeita ja liittämään niitä muihin kokonaisuuksiin. - Voi myös tuoda esille pelastuslaitoksen näkökulmaa muissa verkostoissa. - VPK-toiminta. - henkilökunnan edustaja on jokaisessa kokouksessa. - Johtokunnan jäsenten erilaiset taustat. - Alueellinen kattava edustus. Myös se, että johtokunnassa on valtuutettuja ja KH:n jäseniä. - On hyvä saada myös pelastuslaitoksen ulkopuolelta tietoa, jos sitä tarvitsee. - Palvelutasopäätöstä laadittaessa, kuultiin laajasti kaikkia sopijapuolia ja eri tahoja. - Verkostoja on saatava entistä aktiivisimmiksi johtokunnan suuntaan. - En ole itse ainakaan osannut hyödyntää mitään verkostoja johtokuntatyöskentelyssä sen tukena ja vaikuttamiskanavana. - Olisi jännittävää tavata asiakkaita, kansalaisia ja kuulla heidän ajatuksiaan pelastustoimesta. - Onko verkostoja koskaan läpikäyty? Mihin on suhteita, mihin niitä pitäisi luoda? - Muut verkostot, esim. SM ja muut pelastuslaitokset. 5

6 4. Keskeiset tulokset Tässä kohti arvioidaan, mitä tuloksia olemme saaneet aikaan ja miten muut ovat arvioineet meitä. a) Millaiset tulokset ovat jääneet mieleesi pelastuslaitoksen johtokuntatyössä? b) Kuinka hyvin kirjattuja hyvän hallinnon periaatteita on onnistuttu noudattamaan? c) Mitä kehittäisit? - Hyvä perehdytys ja yhteinen keskustelu asioista. - Meillä on selkeät tavoitteet myös seurannan kannalta. - Johtokunta vain takaa toimintaedellytykset. Tuloksista vastaa pelastuslaitos itse. - Hyvä valmistelu ja hyvät virkamiehet. - Se on vain marginaalinen. Tulokset tehdään "kenttätyössä". - Tulokset on saatavanäkymään myös "asiakkaille". - Omassa perehtymisessä on vielä kehitettävää. Taloudelliset raamit ohjaavat päätöksentekoa hyvin voimakkaasti, jolloin kovin isoihin ratkaisuihin ei ole mahdollisuutta. - Pelastuslaitoksen henkilöstön informoinnissa päätöksistä ja niihin vaikuttaneista syistä - Viestimmekö tavoitteemme niin hyvin kuin mahdollista? - Johtokunta saattaisi tarvita vuosittaisen seminaarin/iltakoulun tulosarviointia varten. - Lisää vastuunkantoa! 5. Valmius ja varautuminen Viimevuosien myrskyt ovat herättäneet useita alueellisia varautumiseen liittyviä kysymyksiä. a) Millaista tukea odottaisit pelastuslaitokselta liittyen varautumisen kokonaiskonseptiin? b) Miten johtokunnassa on ollut esillä kokonaisvaltaiseen riskienhallintaan liittyviä kysymyksiä? - Monipuolinen tieto-taito asioista. - Aika vähäinen, pelastuslaitos ja kunnat asioivat pääasiassa suoraan keskenään - Pelastuslaitos on perehdyttänyt johtokunnan - Varautumisen painoarvo-ohjeistukset saatava oikeille tahoille niin, että varautumisvalmiudet ovat realistiset. - Varautumisesta yleisemmin ja laajemmin 6

7 jäseniä erinomaisesti. Keskusteluissa on sitten tullut esille asiakasnäkökulmaa näihin asioihin. - Mielestäni ohjausta ja lisätietoja siitä, miten valmistautua myrskyihin, mitä on tehty ja miten toimia. - Riskialuejakoa ja sen merkitystä on tuotu esille ja miten sitä on hyödynnetty paloasemien sijoittelussa. - Johtokunnassa jo keskustelemme paljon mitä tulevaisuudessa voisi tapahtua. - Pitkällä aikavälillä kaikki mitä teemme vaikuttaa - Yhteinen tahtotila ajaa pelastuslaitoksen asioita mahdollisimman hyvin heikosta taloustilanteesta huolimatta. - Johtokunta ymmärtää asiat ja tuo esille omia näkemyksiään asioista. - Johtokunta (jäsen) voi alueellaan tuoda oman kuntansa päättäjille tukea em. päätöksentekoon. voitaisiin jossain kokouksessa keskustella enemmän. - Lisää tietoa asukkaille myös ruotsiksi ja englanniksi sekä joissakin osissa aluetta myös etnisillä kielillä. - Siinä missä johtokunnan jäsenet tuovat kuntalaisnäkökulmaa esille, voisi johtokunnalle kotiinpäin viemisinä antaa palautetta, jos pelastuslaitoksen puolelta on huomattu (vakavia) puutteita varautumisessa. - Todennäköisesti valistukseen kannattaisi edelleenkin panostaa. 7

8 2. Arviointipäivän eli yhteisen läpikäynnin tulokset 2.1 Ryhmän vahvuudet 2.2 Ryhmän parantamisalueet 2.3 Valitun kehittämiskohteen etenemissuunnitelma 2.4 Arvio itsearvioinnin onnistumisesta 8