Kokousmenettelystä Hankasalmen kunnassa. Kunnanjohtajan helmikuisen koulutuksen kalvoja

Transkriptio

1 Kokousmenettelystä Hankasalmen kunnassa Kunnanjohtajan helmikuisen koulutuksen kalvoja

2 Valmistelu ja kokousmenettely Kunnanhallituksen on valmisteltava valtuuston käsittelyyn tulevat asiat ilman valmistelua asiat eivät voi tulla valtuustoon (myös tilapäinen valiokunta ja tarkastuslautakunta valmistelevat osaltaan) Muille toimielimille valmistelu hoidetaan esittelijän vastuulla ja toisaalta valmistelun perusteella esittelijän on annettava toimielimelle päätösehdotus (voi johtaa myös eri näkemyksiin valmistelussa olevan ehdotuksen ja päätösehdotuksen välillä )

3 Kokousmenettelyt jatkuu Kokouskutsuista ja ajoista määritellään säännöissä, mutta niiden lisäksi muistettava a) lautakunnilla tulisi olla säännöllinen ennalta sovittu kokousaikataulu (kuten valtuustolla ja hallituksella jo keväälle 2013) tarvittaessa sitten lisäkokouksia b) kokouskutsu on lähetettävä toimielimen päättämällä tavalla niille, joilla on oikeus osallistua kokoukseen

4 Esityslistasta Yksittäisen asian kohdalla merkitään otsikko, selostus asiasta sekä päätösehdotus Selostusosiossa tulisi olla: 1) selostus asian vireille tulosta (miksi valmisteltu) 2) asian aiempi käsittely 3) vastaavien asioiden aiempi ratkaisukäytäntö (unohtuu ehkä helpoiten mutta olisi oleellinen) 4) lainsäädäntö ja (johto)säännöt (osoittaa yleensä jo valmistelun huolellisuutta) 5) talousarvio ja -suunnitelmat (onko niiden mukainen) 6) eri ratkaisuvaihtoehdot ja niiden vaikutukset (esittelijällä oltava yksi selkeä päätösehdotus, valmistelussa taas tarjottava vaihtoehtoja, pohdittava strategian kannalta jne )

5 Kokouksessa käsiteltävät asiat Valtuustossa kokouskutsussa mainitsematon asia voidaan ottaa käsittelyyn vain YKSINKERTAISELLA enemmistöllä valmistelematon asia taas vaatii YKSIMIELISYYDEN (onko siis ollut Khssa ratkaisee tämän) Muissa elimissä toimielin voi aina päättää enemmistöpäätöksellä asian ottamisesta käsittelyyn ja valmistelusta ei mainita mitään tällöinkin on kuitenkin muistettava pohtia hyvän hallinnon kautta edellyttäisi valmistelua (samoin johtamisen käsikirjamme)

6 Kokouksen järjestäytyminen Puheenjohtajan vastuulla on selvittää kokouksen laillisuuden edellytysten toteutuminen (tästä ei kunnassa äänestetä) Toimielimen kokouksessa päätöksentekoon ottavat osaa vain toimielimen jäsenet Läsnäolo-oikeudelliset toimielimissä määritellään hallintosäännössä Ns. asiantuntijaviranhaltijoiden pysyvä läsnäolo jonkin elimen kokouksessa edellyttää toimielimen päätöksen ilman sitä he ovat läsnä vain oman alansa asioiden esittelyssä eivät edes enää niiden päätöskeskustelussa

7 Kokouksen järjestäytymisen erikoistilanteista Jos sekä pj että vpj ovat poissa / esteellisiä valitaan kokoukselle tilapäinen puheenjohtaja Jos pöytäkirjantarkasta(t) ei(vät) hyväksy pöytäkirjaa, se tarkistetaan seuraavassa kokouksessa (pj:n on hyväksyttävä) Pöytäkirjantarkastajan muistettava, ettei hänelle kuulu kokouksen päätösten laillisuuden valvonta, vaan se, että pöytäkirja vastaa kokouksen kulkua

8 Asian kokouskäsittely Kokouksessa asia etenee seuraavasti: 1) asian esittely (valmistelija / esittelijä / molemmat - tosin valtuustossa ei vars. esittelyä kj / khall pj voivat perustella KH puolesta) 2) kunnanhallituksen (valtuusto) / esittelijän (muu toimielin) päätösehdotus = pohjaehdotus 3) asiasta käytävä keskustelu 4) päätösehdotusten selostus 5) päätöksen tekeminen (yksimielisyys / äänestys / vaali) 6) päätöksen toteaminen 7) asian käsittelyn päättäminen

9 Esittely Asia päätetään aina esittelystä (poikkeus valtuusto, jolle KH valmistellut asian) Päätösehdotus voidaan vain perustellusta syystä tehdä vasta kokouksessa ja sen tulee silloinkin pohjautua aina valmisteluun Päätösehdotuksen on oltava sellainen, että se voidaan hyväksyä muodossa ehdotus hyväksyttiin Poikkeustapauksissa esittelijän ehdotuksen sijaan voi olla puheenjohtajan selostus (tällöin asia siis koskee esittelijää / esittelijä esteellinen muutoin)

10 Pohjaehdotus Päätösehdotus on aina pohjaehdotus Se ei tarvitse kannatusta (toki sen puolesta voidaan pitää puheenvuoroja) Esittelijä voi kokouksessa muuttaa pohjaehdotusta muut eivät voi sitä muuttaa ja se säilyy silti pohjaehdotuksena) Pohjaehdotuksen peruminen poistaa asian kokonaan esityslistalta

11 Keskustelu ja ehdotukset Esittelyn ja päätösehdotuksen jälkeen asiasta on voitava keskustella Keskustelua ei saa rajoittaa, mutta toisaalta asiassa on pysyttävä Pohjaehdotuksesta poikkeavat päätösehdotukset on tehtävä selkeästi keskustelun kuluessa ja niitä on kannatettava

12 Erityistä keskustelusta Kokouksessa voidaan aina esittää asian pöydälle panoa / palauttamista jatkovalmisteluun senkin saatava kannatus Tällöin varsinainen päätöskäsittely keskeytyy ja keskustelua käydään vain palauttamisesta / pöydälle panosta ei varsinaisesta päätöksestä Jos palautus / pöydälle pano keskustelun jälkeen ehdotus ei saa riittävää kannatusta asian käsittelyä jatketaan (jos saa asian käsittely siinä kokouksessa päättyi)

13 Äänestys ja vaali Kalvosarjan lopussa on näiden eroa selventävä taulukko Erityisesti on muistettava, että vaali on kyseessä vasta, kun on kyseessä lopullinen valinta, muutoin aina äänestys Äänestysjärjestys etenee niin, että kaksi pohjaehdotuksesta poikkeavaa ensin vastakkain jne Lopullisessa äänestyksessä pohjaehdotus vastaan vastaehdotuksista valikoitunut Vaalitapana vaaleissa normaalisti enemmistövaali, luottamushenkilöitä valittaessa suhteellinen vaalitapa mahdollinen Kunnanjohtajanvaalissa, jos kukaan ei saa enemmistöä, niin toiselle kierrokselle kaksi eniten ääniä saanutta

14 Vastuu päätöksestä ja eriävä mielipide Toimielimen jäsen ja esittelijä voivat jättää päätökseen eriävän mielipiteen Eriävä mielipide on jätettävä heti asian käsittelyn jälkeen Eriävään mielipiteeseen on mahdollisuus jättää kirjalliset perustelut Eriävä mielipide vapauttaa mahdollisesta oikeudellisesta vastuusta esittelijä ei muutoin niistä vapaudukaan

15 Pöytäkirja Toimielimen kokoukset voidaan pitää vain niin, että luottamushenkilöt henkilökohtaisesti ovat läsnä puhelinkokoukset tms. eivät ole vielä laillisia Pöytäkirjan sisällöstä ja pitämisestä vastaa puheenjohtaja ne laaditaan viime kädessä pj:n näkemyksen mukaan Jos tarkastajat eivät pöytäkirjaa hyväksy, se tarkastetaan seuraavassa kokouksessa Pöytäkirjassa oltava järjestäytymistiedot, asian käsittelytiedot ja laillisuustiedot

16 Äänestyksen ja vaalin ero Kohde Tasatulos Ehdotukset Kannatus Julkisuus Lähde Harjula&Prättälä ÄÄNESTYS asia puheenjohtajan ääni ratkaisee asetetaan vastakkain äänestykseen vain pohjaehdotus ja kannatetut vastaehdotukset aina avoin VAALI henkilövalinta arpa ratkaisee ei vastakkain, vaan ääni suoraan henkilölle, jonka haluaa valittavaksi Ääniä voi antaa vain muillekin vaalikelpoisille kuin ehdotetuille ja kannatetuille enemmistövaali avoin vaadittaessa suoritettava suljetuin lipuin (suhteellinen vaali aina suljetuin lipuin)