Kari J Keinonen Microsoft Word 2013 EDISTYNYT KÄYTTÖ

Transkriptio

1 Kari J Keinonen Microsoft Word 2013 EDISTYNYT KÄYTTÖ

2 Käyttöoikeustiedot Tämän e-kirjan sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsittelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. E-kirjan tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. E-kirjan ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. E-kirjaa ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. E- kirjan hankkijalla (käyttöoikeuden haltijalla) ei ole oikeutta muodostaa kirjasta tai sen osista uutta e-kirjaa. E-kirjasta löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä kirjan tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset e-kirjaan. E-kirjan hankkijalle (organisaatio) luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa jakelemaan kirjat yhteisön suljetussa, käyttäjätunnuksilla rajoitetussa verkossa. Jakelu on sallittu käyttöoikeuden piiriin kuuluville työntekijöille ja oppilaitoksissa työntekijöille sekä opiskelijoille. E-kirjaa ei saa jaella julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Käyttöoikeuden haltijayhteisö voi jakaa e-kirjaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. E-kirja voidaan myös tulostaa tai kopioida heille. Jokainen opiskelija ja työntekijä saa kopioida ja tulostaa tästä e-kirjasta kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen ja taiton suunnittelu Urpo Jalava Copyright - Ornanet Koulutus. 1. painos: ISBN Ornanet Koulutuksen e-kirjat Olemme tuottaneet seuraavia e-oppikirjoja tietojenkäsittelystä osin sekä englanninkielisistä että suomenkielisistä ohjelmista kaapatuin kuvin: Windows Vista ja 7- Käytön perusteet Windows 8 - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ja ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ja ohjelmista - Edistynyt käyttö Microsoft Office 2010 ja ohjelmista - Edistynyt yhteiskäyttö Microsoft Project 2007 ja 2010 ja Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1, 9.0, X tai XI) (SF kuvin) Tutustu e-kirjojen sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Edulliset e-kirjojen yksittäiskappaleet voit hankkia elibriksestä: Napsauta tätä linkkiä! Apu- ja harjoitustiedostot Löydät Office 2013 e-kirjojen aputiedostot pakattuna osoitteesta: Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän e-kirjaan liittyvät tiedostot löydät Word-2013-ab-s-aputiedostot-kansiosta. Microsoft Word

3 Sisällysluettelo Käyttöoikeustiedot... 2 Ornanet Koulutuksen e-kirjat... 2 Apu- ja harjoitustiedostot... 2 Sisällysluettelo... 3 Johdanto... 8 Mikä on Word?... 9 Mitä on tekstinkäsittely?... 9 Tekstinkäsittelyn perusperiaate Tekstinkäsittely kuvana Ohjelman käyttäminen Ohjelman avaaminen Ohjelman lopettaminen Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Ikkunan pääosat ja toiminnot Tiedosto (File) -valikko Muut ikkunan osat Valintanauha ja välilehdet Valintaikkunat Valikoimat Reaaliaikainen esikatselu Pikavalikko ja pikavalikoima Näkymät Tulostusasettelu (Print Layout) -näkymä Jäsennys (Outline) -näkymä Tiedoston luominen Uusi asiakirja Tiedoston avaaminen Ohjelmasta toiseen siirtyminen Avaa ja korjaa tiedosto Tiedoston sulkeminen Tulostus Esikatselu (Print Preview) Tulostaminen (Print) Tulostimen ominaisuudet Tallennus (Save) Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon Tekstin tuottaminen Tärkeää kirjoitettaessa Muotoilumerkit Erikoismerkit Merkistö (Character Map) Luettelomerkit Anfangi Tekstissä liikkuminen Tekstin valitseminen Tekstin poistaminen ja korvaaminen Microsoft Word

4 Ylä- ja alatunnisteen luominen Kuva ylä- tai alatunnisteessa Päivämäärä ja sivunumero tunnisteessa Erilainen ylä- ja alatunniste Kenttien ja linkkien käyttäminen Hyperlinkki Kirjanmerkki Ristiviite Kentät (Field) Tavutus (Hyphenation) Sanamäärän laskeminen Kieliasun tarkistus Tarkistus kirjoitettaessa Koko asiakirjan tarkistus Kieliasun tarkistuksen asetukset Automaattisen korjauksen asetukset Synonyymisanasto Tekstin muotoileminen Kirjasinten muotoilu Fonttityyppi ja fonttikoko Merkkitason vaihtaminen Kirjasinvärin muuttaminen Kappaleen muotoilu Sisennysten asettaminen Tasauksen asettaminen Kappaleen korostaminen Leski- ja orporivi Sarkainten asettaminen Palstat (Columns) Rivivälit (Line Spacing) Kappalevälit (Spacing) Muotoilujen kopioiminen muotoilusiveltimellä Muotoilun poistaminen Kumoa - Toista toiminnot Kumoa (Undo) Tee uudelleen (Redo) Toista (Repeat) Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Office Leikepöytä Kopioiminen (Copy) Leikkaaminen (Cut) Liittäminen eli sijoittaminen (Paste) Tekstin kopioiminen tai siirtäminen Tekstien yhdistäminen Tekstin tuominen tekstitiedostosta Etsi - Korvaa toiminnot Etsi (Find) Korvaa (Replace) Siirry (Go To) Valinta (Select) Microsoft Word

5 Vakioasettelu Teemat Tyylit (Styles) Mikä on tyyli? Tyylityypit Tyylien käyttäminen Tyyliruutu Tyylien luominen Tyylien muokkaaminen Tyylien hallinta Esitysgrafiikka Valokuvien lisääminen Valokuvan muokkaaminen Läpinäkyvä väri kuvalle SmartArt-kuvien tuottaminen Organisaatiokaavio Online-kuvien lisääminen Piirroskuvan muokkaaminen Kuvien järjestäminen Kuvan kiertäminen Kuvakoon muuttaminen Kuvan rajaaminen Kuva vesileimana WordArt-kuvien tuottaminen Matemaattisten kaavojen kirjoittaminen Piirrettyjen muotojen tuottaminen Muotojen piirtäminen ja järjestys Usean kuvaobjektin käsittely Muotojen ryhmittely Kuvien poistaminen Kuvan kopioiminen ja siirtäminen Kuvan asemointi tekstiin Tekstikehyksen käyttäminen Taulukoiden tuottaminen Taulukon luominen Tiedon syöttäminen taulukkoon Taulukon muokkaaminen Taulukon kentät Taulukon muotoileminen Solujen sävytys Lajittelu (Sort) Sisäkkäiset taulukot Taulukon poistaminen Laskentataulukon luominen Upotettu Excel-taulukko Linkitetty Excel-taulukko Kaavioiden tuottaminen Microsoft Word

6 Pitkät asiakirjat Viittaukset (References) Sisällysluettelo (Table of Contents) Hakemisto (Index) Hakemiston luominen Alaviite (Footnote) Loppuviite (Endnote) Ala- ja loppuviitteen asetukset Kommentit (Comment) Kommentoidun asiakirjan tulostaminen Kuvatekstit Perus- ja aliasiakirjat Kootun asiakirjan tuottaminen Perusasiakirjan tallentaminen Tekstitiedon tuominen Tekstitiedoston avaaminen Tekstitiedon muuntaminen taulukoksi PDF-muunnos Mikä on PDF-tiedosto? PDF-tiedoston tuottaminen PDF-tiedostoksi tulostaminen Word:sta PDF-tiedostoksi julkaiseminen Postitus Joukkokirjeet Joukkokirjeiden tuottaminen Tarrat Tarrojen tuottaminen Mallit Mikä tällainen malli on? Miksi malli? Missä mallia käytetään? Asiakirjamallin luominen Mallin tallentaminen Mallin käyttäminen Uusi asiakirja mallia käyttäen Mallin muuttaminen Syöttölomakkeet Mikä on syöttölomake? Lomakkeen luonnin lyhyt oppimäärä Objektien käyttäminen Lomakkeen suojaus Lomakkeen tallentaminen Lomakkeen käyttäminen Suojaus Asiakirjan avaaminen Asiakirjan osien suojaus Microsoft Word

7 Makrot Suojausasetukset Makron toteuttaminen Makron nauhoittaminen Makron suorittaminen Makropainikkeen luominen Makron ohjelmakoodia Aliohjelman ohjelmoiminen Muita Wordin ominaisuuksia Muutosten jäljittäminen Vertaa asiakirjoja Meta- ja tunnistetiedot Ominaisuudet Asetukset Asetuksiin vaikuttaminen Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Wordin asetukset Valintanauhan mukauttaminen Pikatyökalurivin mukauttaminen Muutetaan ohjelman oletustallennusmuoto Tilarivin mukauttaminen Näytön zoomaaminen Tiedostoasetusten mukauttaminen Asiakirjojen yhteiskäyttö Eri tallennusmuotojen avaaminen Eri tallennusmuotoon tallentaminen Linkitykset Word tiedostojen linkitys Linkitys muiden ohjelmien tiedostoihin Ohje-toiminto Hakemisto Microsoft Word

8 Johdanto!! Kädessäsi on Word-koulutuksen opintomateriaali. Tämä e-kirja on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata Wordin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi kuvaruudulta tätä e-kirjaa. Kirja on suunniteltu oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta ja itseopiskelua. Liilalla huutomerkillä (kuva vasemmalla) on tähän e-kirjaan merkitty kaikki todella tärkeät asiat jotka sinun tulee omaksua. Sinisellä on korostettu joitain huomautuksia, toimivia linkkejä ja hyperlinkkejä. Mikrolla suoritettu tekstinkäsittely ei vastaa työskentelyä kirjoituskoneella! Tietokoneella ja tekstinkäsittelyohjelmalla on paljon helpompi muokata, lisätä, kopioida, poistaa ja siirtää (jäsentää) tekstiä sekä korjata virheitä tai etsiä oikeaa kohtaa tiedosta, kuin kirjoituskoneella. Tutustu ennen Wordin opiskelua Windows-käytön perusteisiin. Aiheesta löytyy Ornanet Koulutuksen tuottamat oppikirjat - kysy. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeätä. Opiskellessasi Wordin käyttöä etsi tekstistä keskeisiä asioita ja merkitse ne muistiin. Tämä e-kirja on tehty kulumaan käytössä.!! Opiskellessasi Wordia pyri siihen että opit Wordin perusteet (sivu 10) ja saat kunnollisen kokonaiskuvan ohjelman toiminnasta. Aseta tavoite oppimisellesi. Tutki seuraavaksi erityisen huolellisesti sivulle 11 piirrettyä kuvaa. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet -sivuihin perusteellisesti. Word-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös Sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Wordia, työskentele ohjelman avulla, niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän e-kirjan avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi. Word on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari J Keinonen Microsoft Word

9 Mikä on Word? Word on tekstinkäsittelyohjelma jolla voit tehdä kaikki työyhteisöllesi tarpeelliset asiakirjat. Word sisältää myös esitysgrafiikkaominaisuuksia, taulukkoominaisuuden ja siinä on oma makrokieli. Makrokielellä voit rakentaa usein käytettävistä käskysarjoista yhdellä näppäilyllä suoritettavia aliohjelmakokonaisuuksia eli makroja - toimintosarjoja. Hallitaksesi Wordin on sinun ymmärrettävä ohjelman kokonaisuus (orientaatio). Wordin kokonaisuus on kuvattu sivulla 11. Mitä on tekstinkäsittely? Tekstinkäsittely on kirjallisen viestin kirjoittamista, muotoilua ja tulostamista sähköisellä apuvälineellä eli tietokoneella. Viesti syntyy kun yhdistät erilaisia tietojoukkoja, tekstiä, kuvia tai taulukoita ja tallennat ne lopuksi tiedostona. Tekstinkäsittelyohjelma on parhaimmillaan kun tuotat usein toistuvia asiakirjoja eli teet kirjeitä, tarjouksia, tarjouspyyntöjä, muistioita ja pöytäkirjoja. Kirjoittaminen tapahtuu työarkille eli asiakirjapohjalle. Työarkki muistuttaa konekirjoituspaperia ja tätä pohjaa käytät kuten konekirjoituspaperia. Microsoft Word

10 ! Tekstinkäsittelyn perusperiaate Tekstinkäsittelyssä luot ajatuksistasi kirjallisen viestin. Syötät tekstiä sisään, muokkaat ja muotoilet sitä sekä jäsennät tekstiä haluamaasi järjestykseen. Aiemmin kirjoittamaasi tekstiä et kirjoita uudelleen, vaan kopioit tai siirrät sen haluttuun paikkaan asiakirjassa tai kokonaan uuteen asiakirjaan. Laadukkaan tekstin tuottamista helpottavat muutkin tekstinkäsittelyohjelman toiminnot. Näitä ohjelman perusominaisuuksia laajentavia lisätoimintoja ovat oikoluku, tavutus, mallit, tyylit, joukkokirje ja grafiikan käyttö asiakirjoissa. Kuva 1 Tekstinkäsittelyn elementit Kuvassa näet tekstinkäsittelyn elementit joilla syntyy toimiva viesti. Aluksi tuotat tekstinkäsittelyssä merkkejä joista muodostuu sanoja, niistä virkkeitä ja niistä taas kokonaisia kappaleita, lopuksi sivuja. Tarvittaessa voit käyttää asiakirjassasi erilaisia osajakoja. Sitten jäsennät asiakirjasi helppolukuiseksi ja muotoilet selkeän ulkoasun, rakenteen. Lopuksi rakennat asiakirjaan tarvittavan automaation (makrot, aliohjelmat, hyperlinkit yms.) ja liität asiakirjaan kuvat. Microsoft Word

11 Tekstinkäsittely kuvana! sekä Kuva 2 Word kokonaiskuva Kuvassa näet Wordin käytön kokonaiskuvan (orientaation). Asiakirjan tuottaminen tapahtuu kuvassa ylhäältä alaspäin. Aluksi sinulla on ajatus asiakirjasta, sitten tuotat sen ohjelman ominaisuuksia hyväksikäyttäen ja lopuksi tallennat tiedoston tarvittaessa tulostat asiakirjan. Microsoft Word

12 Ohjelman käyttäminen Ohjelman avaaminen Avaat kaikki Windows-ohjelmat samalla tavalla. Ala kirjoittaa ohjelman nimeä Aloitus (Start) -valikossa. Kun olet kirjoittanut nimen näet Sovellukset (Apps-) lohkossa kaikki ne ohjelmat, jotka laitteestasi löytyvät. Ellei näytölle ilmesty hakemasi ohjelman kuvaketta, ei ohjelmaa ole asennettu koneeseesi, etkä sitä näin ollen voi käyttääkään. Haulla löytyneet ohjelmat, valittu eli aktiivinen on kehystetty Laitteeseen asennetut ohjelmat Kuva 3 Ohjelman avaaminen Hae (Search) - valikon avulla Hakutoiminnolla on löytynyt kaksi Word-sanalla (merkeillä) alkavaa ohjelmalaattaa, ohjelman kuvaketta. Voit siirtää aktiivisuuden ylemmästä kuvakkeesta alempaan alanuoli-näppäimellä. Avaa ohjelma painaltamalla Enter-näppäintä tai viemällä hiirellä kursorin laatan kohdalle ja napsauttamalla laattaa. Microsoft Word

13 Ohjelman lopettaminen Tarpeettomat ohjelmat kannattaa lopettaa, etteivät ne hidasta tietokoneen käyttöä ja muilla ohjelmilla työskentelyä. Takaisin (Back) -painike Tiedosto (File) -valikko Asetukset (Options) -painike Kuva 4! Tiedosto (File) - valikko (Backstage) Avoinna olevan tiedoston voit sulkea Tiedosto (File) -valikon Sulje (Close) -komennolla. Ohjelman lopetat napsauttamalla otsikkorivin oikeassa yläkulmassa näkyvää Sulje (Close) -painiketta tai painamalla Alt + F4 -näppäinyhdistelmää. Ohjelmaa lopettaessasi se kysyy muutetusta tiedostosta, että Haluatko tallentaa tiedostoon Xxxx.xxx tehdyt muutokset? (Want to save your changes to Xxxxx.xxx), vastaa napsauttamalla Yes (Kyllä) -painiketta. Microsoft Word

14 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Käyttöliittymä on suunniteltu tukemaan tehtäväkeskeistä työskentelyä. Käyttäjän huomio pyritään suuntaamaan asiakirjaan. Microsoftilla on pyritty luomaan työtila jossa käyttäjät voivat mahdollisimman tehokkaasti ja keskeytyksittä keskittyä tuottavaan työhön. Käyttöliittymä kuitenkin on toteutettu melko valjuin värein, joten se hieman hankaloittaa eri toimintojen löytymistä. Tiedosto-valikko Välilehtien valitsimet Otsikkorivi Pikatyökalurivi Valintanauha (Ribbon) Ikkunoiden hallintapainikkeet Ohje-painike Sisennystyökalut Vaakaviivain Muotoilumerkit näkyvillä ja kohdistimen sijainti Nuoliosoitin Sarkainasetus-painikkeet Vieritysjana ja vieritysruutu Pystyviivain Näkymä-painikkeet Tilapalkki Zoomaus-liukusäädin Kuva 5 Wordin käyttöliittymä Word avautuu siten, että valintanauhassa (Ribbon) esillä on Aloitus (Home) -välilehti ja sen painikkeet (komennot, toiminnot). Valintanauhan välilehti liittyy aina työn alla olevan asiakirjan luomiseen. Valintanauhassa olevaa välilehteä voit vaihtaa välilehden valitsinta napsauttamalla. Esiin tulee uusi välilehti ja sen toiminnot. Tilapalkki eli tilarivi (Status Bar) on eräs keskeisimmistä ohjelman apuvälineistä, usein siellä näkyy opastusta toiminnon suorittamiseen tai tietoja tiedostosta. Microsoft Word

15 Ikkunan pääosat ja toiminnot Tiedosto (File) -valikko Tiedosto (File) -valikko yhdistää Office-järjestelmän ominaisuudet yhdeksi käyttöliittymän aloituskohdaksi. Tiedosto (File) -painike on ohjelmaikkunan vasemmassa yläkulmassa (sivu 14). Painikkeella esiin tuodussa valikossa on kaikki tiedostojen käsittelyyn tarkoitetut toiminnot, näin sinun on helppo löytää nämä hyödylliset ominaisuudet. Ominaisuudet (Properties) -pudotusvalikko Tiedot (Info) -välilehti aktiivisena Tulosta (Print) -välilehdelle Painike uuteen välilehteen Asetukset (Options) -valintaikkunaan Kuva 6 Tiedosto (File) - valikko (Backstage) Valikosta löydät Lopeta (Close) -painikkeen, jolla suljet avoinna olevan asiakirjan. Asetukset (Options) -painikkeella taas siirryt muokkaamaan ohjelman käyttöön vaikuttavia asetuksia. Tiedot (Info) -välilehden oikeassa laidassa näet tiedostolle määritetyt metatiedot. Microsoft Word

16 Muut ikkunan osat Ikkuna sisältää useita osia, näet ne sivun 14 kuvassa. Pikatyökalurivi (Quick Access Toolbar) sisältää eri työvaiheissa tarvittavia komentoja. Ohjelma-asennuksen jälkeen siellä ovat Tallenna (Save), Kumoa (Undo) ja Toista (Repeat) -komennot. Työkaluriviä voit itse mukauttaa. Otsikkorivillä näet asiakirjan ja ohjelman nimen. Ikkunan hallintapainikkeilla voit pienentää, suurentaa tai sulkea ikkunan. Ohjelman voit lopettaa napsauttamalla Sulje (Close) -painiketta ikkunan oikeassa yläkulmassa tai painamalla Alt + F4 -näppäimiä. Valintanauhassa (Ribbon) näet tilanteeseen sopivan välilehden ja komennot eli painikkeet. Kunkin välilehden komennot liittyvät tietyn tyyppiseen tehtävään näin Windows 8 ja Office 2013 lähestymistapa työhön onkin tehtäväkeskeinen. Vaakaviivain (Ruler) on eräs keskeinen kappaleiden muotoilussa käytettävä apuväline. Viivaimella sijaitsevia kolmioita vetämällä sisennät kappaleet haluamallasi tavalla. Kohdistimen sijainti on kohta jossa tekstiosoitin asiakirjassa vilkkuu. Tähän kohtaan olet seuraavaksi syöttämässä tietoa. Osoitin (Cursor) on ikkunan eri osiin hiirellä siirrettävä työkalu. Osoittimen ulkonäkö muuttuu sen sijaintikohdasta riippuen. Osoittimella voit valita objekteja sekä siirtää tai kopioida niitä. Vieritysjanat mahdollistavat ikkunan rullaamisen ylös, alas, vasemmalle tai oikealle. Tilarivillä (Status Bar), tilapalkissa näet ohjelman käyttöä helpottavia tietoja. Tilapalkki on käyttäjän mukautettavissa. Näkymä (Views) -painikkeilla pääset katselemaan asiakirjaa eri näkökulmista, lukumuodossa, WEB-sivuna tai tulostusasussa. Microsoft Word

17 Valintanauha ja välilehdet Valintanauha ja siinä näytettävät välilehdet ovat oletuksena näkyvillä. Välilehdet sisältävät ryhmiteltynä eri perustoimintoja. Kukin ryhmä sisältää komentoja jotka auttavat sinua asiakirjaa laatiessa, muokattaessa ja muotoiltaessa. Voit minimoida valintanauhan sen pikavalikon Kutista valintanauha (Collapse the Ribbon) -komennolla. Sen jälkeen näet näytön ylälaidassa vain välilehtien valintapainikkeet. Aloitus (Home) Kuva 7 Aloitus (Home) - välilehti Wordin avautuessa latautuu valintanauhaan (Ribbon) oletuksena Aloitus (Home) -välilehti. Välilehden toiminnot auttavat asiakirjan laatimisessa. Lisää (Insert) Kuva 8 Lisää (Insert) - välilehti Välilehden toiminnoilla voit lisätä asiakirjaan kuvia, taulukoita ja muita objekteja. Rakenne (Design ) Kuva 9 Rakenne (Design) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla teet asiakirjan ulkoasuun (tulostus) vaikuttavia määrityksiä. Microsoft Word

18 Sivun asettelu (Page Layout) Kuva 10 Sivun asettelu (Page Layout) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla teet asiakirjan sivuihin ja kappeiden ulkoasuun vaikuttavia määrityksiä. Viittaukset (References) Kuva 11 Viittaukset (References) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla lisäät lainaukset, viittaukset, otsikot ja sisällysluettelon tai hakemiston. Postitukset (Mailing) Kuva 12 Postitukset (Mailing) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla luot joukkokirjeet, kirjekuoret ja tarrat. Tarkista (Review) Kuva 13 Tarkista ( Review) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla tarkistat asiakirjan oikeinkirjoituksen, kommentoit ja suojaat sen. Microsoft Word

19 Näytä (View) Kuva 14 Näytä (View) - välilehti Välilehti sisältää toiminnot joilla käsittelet ja katselet ikkunoita sekä järjestelet niitä. Kehitystyökalut (Developer) Kehitystyökalut (Developer) -välilehti on näytöllä vain, jos se on asetettu voimaan asetuksella Kehitystyökalut (Developer). Asetuksen löydät Tiedosto (File) -valikon Asetukset (Options) -valintaikkunasta Muokkaa valintanauhaa (Customize Ribbon) -välilehdeltä. Kuva 15 Kehitystyökalut (Developer) - välilehti Välilehti sisältää kehittyneet toiminnot, kuten ohjelmointieditorin (VBE) ja makrotyökalut. Tilannekohtaiset välilehdet Eri objektien muokkaamiseen tarvittavat tilannekohtaiset lisävälilehdet (Contextual tabs) näytetään valintanauhassa vasta kun valitset kyseisen objektin ja/tai napsautat valintapainiketta. Kuva 16 Muotoile (Format), tilannekohtainen välilehti Kun valitset asiakirjassa olevan valokuvan näet Piirtotyökalut (Picture Tools) -ryhmän ja siinä Muotoile (Format) -välilehden valintapainikkeen. Napsauttamalla Muotoile (Format) -painiketta näet valintanauhassa kuvan muotoiluun tarkoitetun välilehden; kuvan kehystämisen, taustan poistamisen ja muut kuvamuotoilutoiminnot.! Jotkin toimintopainikkeet (asetukset) jäävät voimaan niitä kaksoisnapsauttamalla, esimerkiksi Muotoilusivellin (Format Painter). Tämän jälkeen voit toistaa tehtyä toimintoa. Maalaa aluksi alue jonka ulkonäön haluat periytyvän useaan alueeseen. Kaksoisnapsauta Muotoilusivellin (Format Painter) -painiketta. Maalaa vuorottain jokainen alue johon haluat kopioida muotoilun. Keskeytä painikkeen (toiminnon) käyttäminen painamalla Esc-näppäintä. Microsoft Word

20 Valintaikkunat Microsoft Office -ohjelmista löytyvät perinteiset Windows-valintaikkunat (Dialog box). Valintaikkunoissa voit tehdä useita yksityiskohtaisempia toimintoja ohjaavia asetuksia. Kuva 17 Avainpainike (Dialog box launcher Vie osoitin valintanauhan ryhmän oikean alakulman avainpainikkeen (Dialog box launcher) kohdalle, näet kuvauksen painikkeella avautuvasta valintaikkunasta. Napsauttaessasi avainpainiketta pääset valintaikkunaan muokkaamaan asetuksia. Aktiivinen eli valittu välilehti Toimintoryhmä ja sen asetukset Asetuksen vaikutuksen esikatseluruutu Kuva 18 Kappale (Paragraph) - valintaikkuna Esiin tulevassa valintaikkunassa voit muokata asetuksia. Valintaikkunassa voi olla useampi välilehti. Tee mieleisesi valinnat ja hyväksy asetukset napsauttamalla OK-painiketta. Ellet halua muokkausten astuvan voimaan napsauta Peruuta (Cancel) -painiketta tai näppäimistön Esc-näppäintä. Valintaikkunassa on myös toinen välilehti, tee sille myös haluamasi asetukset. Microsoft Word

21 Valikoimat Näet usein välilehtien toimintopainikkeiden vieressä oikealla painikkeen jossa on musta kärki alaspäin näyttävä kolmio. Kolmion napsautus tuo näkyviisi valikoiman (Galleries). Valikoima sisältää vaihtoehtoisia toimintoja joista voit valita haluamasi. Valikoimat ovat olennainen osa käyttöliittymää. Teeman fonttivalikoima Kaikki asennetut fontit Kuva 19 Fontti (Font) - valikoima Napsauta Fontti (Font) -valikoimasta voimaan haluamasi asetus, valinta. Siirtäessäsi hiirellä osoitinta Valikoimassa eri luettelokohtiin, näet samaan aikaan valitussa kappaleessa asetuksen vaikutuksen. Tämä siksi että Wordissa on oletuksena voimassa reaaliaikainen esikatselu (Live Preview). Asiasta saat lisätietoa sivulta 22. Microsoft Word

22 Reaaliaikainen esikatselu Asiakirjaa muotoillessasi on oletusasetuksena voimassa reaaliaikainen esikatselu (Live Preview). Liikuttaessasi osoitinta muotoilukomentojen päällä näet asiakirjan valitussa tekstilohkossa heti "mahdollisen" valinnan muutoksen aiheuttaman vaikutuksen. Kuva 20 Reaaliaikainen esikatselu (Live Preview) Osoittimen liikkuessa valikoimassa näet muutoksen valitun alueen ulkonäössä reaaliaikaisesti. Tekstilohkon ulkonäön voit muuttaa napsauttamalla haluamaasi valikoiman komentoa.! Reaaliaikaisen esikatselun poistat käytöstä Asetukset (Options) -painikkeella esiin tulevassa ikkunassa Yleiset (General) -välilehdellä. Napsauta Salli reaaliaikainen esikatselu (Enable Live Preview) -asetus pois voimasta. Microsoft Word

23 ! Pikavalikko ja pikavalikoima Word on perinteinen pikavalikko (Context menu) ja sen lisäksi pikavalikoima (Mini toolbar). Pikavalikon ja usein myös pikavalikoiman saat esiin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi objektia. Pikavalikko ja pikavalikoima ovat keskeisiä ohjelman työkaluja, opettele niiden käyttö. Pikavalikoima Pikavalikko Kuva 21 Pikavalikoima ja pikavalikko Hiiren kakkospainikkeella saat esiin pikavalikoiman (ylempi painikepaletti) ja pikavalikon. Pikavalikko sisältää valitun objektin käsittelytoimiin tarvittavia työkaluja, toimintoja eli komentoja. Pikavalikoima taas sisältää muotoiluissa tarvittavia perustyökaluja, toimintopainikkeita. Valittu objekti, tekstikokonaisuus Pikavalikoima Kuva 22 Pikavalikoiman käyttö Osoittaessasi valittua tekstikokonaisuutta näkyy pikavalikoima läpikuultavana ja voit napsauttaa siitä muotoilun voimaan. Microsoft Word

24 Näkymät Tulostusasettelu (Print Layout) -näkymä Oletuksena Word käynnistyy Tulostusasettelu (Print Layout) - näkymään. Näkymä on tarkoitettu asiakirjan tarkasteluun ja tuottamiseen. Tulostusasettelu (Print Layout) -näkymässä näet melko tarkkaan sen miltä asiakirja tulostettaessa näyttää. Tulostusasettelu (Print Layout) -näkymässä näet koko asiakirjan vierittämällä näyttöä. Näkymässä käsittelet asiakirjan sivuja tehokkaimmin kun otat esiin valintanauhaan Sivun asettelu (Page Layout) -välilehden. Löydät sieltä nopeasti suoritettavia sivunhallinnallisia toimintoja tulostussuunnan muuttamiseen, reunusten määrittämiseen tai kappaleiden sisentämiseen. Avainpainike Kirjasin -valintaikkunaan Muotoilumerkki kappaleenvaihto Vieritysjanalla oleva vieritysruutu Kuva 23 Tulostusasettelu ( Print Layout) - välilehti Tulosasettelu (Print Layout) -näkymään palaat napsauttamalla Tulosasettelu (Print Layout) -painiketta. Muotoilumerkit on otettu näkyvillä. Katso lisätietoa myöhemmiltä sivuilta (sivu 38).! Asiakirjassa liikkuminen näppäimistön avulla Koko sanan oikealle pääset Ctrl + oikea nuoli -näppäinyhdistelmällä. Koko sanan vasemmalle pääset Ctrl + vasen nuoli -näppäinyhdistelmällä. Rivin loppuun pääset End-näppäimellä. Rivin alkuun pääset Home-näppäimellä. Seuraavan kappaleen alkuun pääset Ctrl + alanuoli -näppäinyhdistelmällä. Edellisen kappaleen alkuun pääset Ctrl + ylänuoli -näppäinyhdistelmällä. Asiakirjan viimeiselle riville siirryt Ctrl + End -näppäinyhdistelmällä. Asiakirjan alkuun siirryt Ctrl + Home -näppäinyhdistelmällä. Microsoft Word

25 Sivun asetukset (Page Setup) -valintaikkuna Reunukset (Margins) -välilehti Sivun asetukset (Page Setup) -valintaikkunaan pääset Sivun asettelu (Page Layout) -välilehden Sivun asetukset (Page Setup) -ryhmän avainpainikkeella. Ikkunan avulla voit määrittää sivun ulkonäköön vaikuttavia asetuksia. Valittu välilehti Asetuksella on valittu arkin tulostussuunta (pystyarkki) Esikatseluruutu Asetus on voimassa koko asiakirjassa Kuva 24 Sivunasettelu ( Page Setup) - valintaikkunan Reunukset ( Margins) - välilehti Sivun asetukset (Page Setup) -valintaikkunan välilehdillä pääset muokkaamaan monipuolisesti asiakirjan sivujen tulostusasetuksia. Reunukset (Margins) -välilehdellä sinun kannattaa muokata reunukset oman tulostimesi "kykyjen" mukaisiksi. Mustesuihkut eivät kykene useinkaan tulostamaan 1,2 cm lähemmäs alareunaa. Vakioasetellun standardiasiakirjan (SFS 2487) reunuksien tulee olla suunnilleen seuraavat (lisätietoa sivulla 95): Yläreunuksen yli 1 cm ja suositukseni on 4 cm jotta asiakirjan vastaanottajan osoite osuu ikkunallisessa kirjekuoressa pystysuunnassa oikeaan kohtaan. Vasen reunus 2 cm, tämä vaatimus johtuu mappirei ityksestä. Alareunus yli 1 cm - paljonko yli, se määräytyy tulostimen kyvyistä tulostaa alareunaan. Oikea reunus yli 1 cm, suositukseni on 1,5 cm. Microsoft Word

26 Paperi (Paper) -välilehti Paperi (Paper) -välilehdellä ei juuri tarvitse tehdä asetusmuutoksia. Kannattaa kuitenkin tarkastaa, että valittu arkkikoko on oikea. Arkkikoon valinta Ensimmäisen sivun paperilähde Kuva 25 Paperi (Paper) - välilehti Välilehdellä voit tehdä Paperin koko (Paper size) -pudotusvalikosta valinnan A4. Määräät myös Paperilähde (Paper Source) -kentässä sen tulostimen lokeron, josta tulostin ottaa tulostusarkin. Asettelu (Layout) -välilehti Osan aloituskohta Uusi sivu Käsiteltävän osan sivujen pystytasaus Kuva 26 Asettelu ( Layout) - välilehti Välilehdellä määrität erilaisen kansilehden (Different first page), jos asiakirjalle kannen teet. Määrität välilehdellä myös ylätunnisteen (Header) ja alatunnisteen (Footer) alkamiskohdan sivun reunasta. Vakioasetellussa standardiasiakirjassa (SFS 2487) ylä- ja alatunnisteiden reunuksien arvojen tulee (suositukseni) olla: Ylätunnisteen reunus on noin 1 cm, näin lähettäjätieto alkaa arkissa oikealta korkeudelta. Alatunnisteen reunus on 1 cm tai yli - paljonko yli, se määräytyy tulostimen kyvyistä. Microsoft Word

27 Jäsennys (Outline) -näkymä Jäsennys (Outline) -näkymä on tarkoitettu asiakirjan jäsentämiseen. Jäsentäminen tarkoittaa tietojen siirtämistä loogiseen järjestykseen sen jälkeen kun tieto on tuotettu. Jäsennys (Outline) -näkymässä käsittelet tehokkaimmin kappaleita ja niiden alikappaleita. Jäsennyksen aikana epäolennaisen voit piilottaa, näin on helppo miettiä mihin järjestykseen keskeiset asiat järjestät. Jäsentäminen ja järjestäminen tapahtuvat hiirellä. Kuva 27 Jäsennys (Outline) - näkymä Jäsennys (Outline) -näkymään pääset napsauttamalla Näytä (View) -välilehden Jäsennys (Outline) -painiketta. Tässä näkymässä sinun on helppo jäsentää ja järjestää asiakirjaa. Työskentely Jäsennys (Outline) -näkymässä Jäsennystyökalut (Outline Tools) -ryhmän painikkeilla voit tehdä jäsennysasetuksia, tuoda esiin ja piilottaa jäsennystasoja. Hiirellä voit tehdä seuraavia jäsennystoimia:! Jäsennystyökalut (Outline Tools) -ryhmän painikkeilla voit tehdä jäsennysasetuksia; piilottaa tai tuoda esiin jäsennystasoja. Kaksoisnapsauttamalla kappaleen vasemmassa päässä olevaa + tai - -merkkiä saat esiin tai pois näkyvistä seuraavan tason sisällön. Kappaletta ja sen alla olevaa sisältöä voit siirtää näkymässä vetämällä plus- tai miinus-merkkiä haluamaasi suuntaan ylös tai alas. Otsikkotasoa alennat tai korotat vetämällä plus- tai miinusmerkkiä haluamaasi suuntaan vaakatasossa. Suurempaa tekstimäärää jäsentäessäsi vie se (suositukseni) PowerPoint-ohjelmaan ja jäsennä se siellä. PowerPointin Jäsennys (Outline) -näkymässä jäsentäminen on helpompaa kuin Wordin Jäsennys (Outline) -näkymässä. Microsoft Word

28 Tiedoston luominen Uusi asiakirja Avatessasi ohjelman voit päättää aloitusikkunassa millaisen tiedoston luot tai avaatkon vanhan, olemassa olevan tiedoston. Uusi asiakirja saa ulkoasun ohjelman oletusteemasta Office. Teema (Theme) on toistuvaan käyttöön suunniteltu ja tiettyyn tarkoitukseen luotu toistuvaa vakiotietoa ja muotoiluja sisältävä asiakirjan muotoilukokonaisuus. Uuden asiakirjan voit luoda valmiin mallin mukaan Word-ohjelmasta napsauttamalla Tiedosto (File) -valikosta Uusi (New) -komentoa. Malliluettelosta valitset mieleisesi asennetun mallin. Kuva 28 Uuden asiakirjan luominen mallin avulla Uuden asiakirjan luot napsauttamalla Tyhjä asiakirja (Blank document) -painiketta tai napsauttamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + N. Asiakirjan pohjana on oletusmalli Office. Jonkin toisen asennetun mallin saat käyttöön ja avaat napsauttamalla sopivan mallin kuvaa luettelosta.! Oma malli tallennetaan käyttäjäprofiiliin tähän tarkoitukseen perustettuun oletuskansioon. Organisaation verkossa mallit tallennetaan keskitetysti pääkäyttäjän verkon palvelimelle. Mallin tallennusmuoto on Word-malli (Word Template) (tiedostotyypin tunniste on DOTX) tai Word-malli (makrot käytössä) (Word Macro-Enabled Template) (tiedostotyypin tunniste DOTM). Microsoft Word

29 Tiedoston avaaminen Kuva 29! Tiedoston avaaminen ja Avaa (Open) - valintaikkuna Kun avaat ohjelman, voit avata aiemmin luodun tiedoston Viimeisimmät (Recent) -ryhmän komentoriviä napsauttamalla tai Avaa Tiedostot (Open Other Documents) -komennolla. Avaa (Open) -valintaikkunan avulla etsit tiedostoa levyiltä napsauttamalla Tietokone (Computer) -painiketta ja sitten Selaa (Browse) -painiketta. Avaa (Open) -valintaikkunassa voit etsiä tiedostoa levyiltä selaamalla tai kirjoittamalla tiedoston nimen Haku (Search) -kenttään, haku alkaa välittömästi. Jos muistat tiedoston sijainnin, selaile levyjä. Levyn alla näet hakemistorakenteen. Puurakenteesta avaat haluamasi levyn ja kansion. Valitse tiedosto ja napsauta Avaa (Open). Avaa (Open) -valintaikkunaa voit mukauttaa Järjestä (Organize) ja Lisää asetuksia (More options) -pudotusvalikkojen komennoilla. Voit avata eri tallennusmuotoista (TXT, RTF, CSV yms.) tietoa Wordiin. Avaaminen onnistuu edellisen kuvan valintaikkunassa kun vaihdat Tiedostomuodoksi haluamasi. Etsi sitten kyseistä muotoa oleva tiedosto levyltä. Microsoft Word

30 Ohjelmasta toiseen siirtyminen Windows 8 on moniajoympäristö. Moniajo tarkoittaa sitä, että voit käyttää (ajaa) useaa ohjelmaa ja tiedostoa yhtaikaa. Esimerkiksi tulostat suurta tiedostoa tekstinkäsittelyohjelmasta ja työskentelet samalla taulukkolaskentaohjelmalla. Tehtäväpalkki on eräs tapa liikkua eri ohjelmien ja avoimien tiedostojen välillä. Nopeampi tapa liikkua työpöydällä ohjelmien välillä on Alt + Sarkain (Tab) -näppäinyhdistelmän käyttäminen - opettele siis se. Työpöydän kuvake Kuva 30 Liikkuminen avoimissa ohjelmissa Alt + Sarkain - näppäinyhdistelmällä Voit avata useita Word tiedostoja tai tietokoneohjelmia yhtaikaa. Asiakirjojen välillä liikut painamalla peukalolla alas Altnäppäimen (pidä painettuna) ja painamalla etusormella Sarkain-näppäintä kunnes näet näytön keskiosan paletissa valittuna oikean tiedoston/ohjelman. Kun olet oikeassa kohdassa, vapauta peukalo Alt-näppäimeltä niin pääset kyseiseen ohjelmaan. Kuvan valintaikkuna jää näytölle kun painallat Ctrl + Alt + Sarkain (Tab) -näppäimiä. Sen jälkeen voit siirtyä ohjelmasta toiseen Sarkain (Tabulator) -näppäimellä. Aktiiviseen ohjelmaan pääset painamalla Enter-näppäintä. Pois valintaikkunasta, siirtymättä ohjelmaan, pääset Esc-näppäimen painalluksella. Microsoft Word

31 Avaa ja korjaa tiedosto Kuva 31 Avaa ( Open) - pudotusvalikko Vahingoittunut tiedosto kannattaa avata korjaustoiminnolla. Tee se Avaa (Open) -pudotusvalikon Avaa ja korjaa (Open and Repair) -komennolla. Tiedoston sulkeminen!! Tiedostoikkunan voit sulkea Tiedosto (File) -valikon Sulje (Close) -komennolla tai painamalla Ctrl + F4 -näppäinyhdistelmää. Tiedostoikkunaa sulkemalla et lopeta ohjelmaa. Tallenna aina muuttunut tiedosto. Tallentaessasi Tallenna (Save) -painikkeella tai ohjelmaa lopettaessasi muuttuneen asiakirjan muista, että korvaat tällä uudella tiedostolla aiemmin talletetun. Voit myös sulkea tiedoston tallentamatta sitä. Sulkeminen tallentamatta palauttaa tiedostoon aiemman tilanteen. Jätä siis tallentamatta tiedosto vain, jos olet tehnyt edellisen tallentamisen jälkeen virhetoimintoja ja haluat palata alkutilanteeseen. Tässäkin tilanteessa suosittelen sinua varmuudeksi tallentamaan aikaansaadun tiedoston uudella nimellä kansioon jossa alkuperäinen tiedosto sijaitsee. Jos huomaat alkuperäistä käsitellessäsi, että jotain oikein tekemäsi ei löydy tästä tiedostosta, voit hakea sen Kopioi - Liitä -toiminnolla varmistustallennetusta tiedostosta. Microsoft Word

32 Tulostus! Word asiakirjan tulostaminen siististi paperiarkille aseteltuna on helppoa. Ennen tulostamista sinun tulee kuitenkin määrittää sivun reunukset. Asiasta lisää sivulla 25. Esikatselu (Print Preview) Word on niin sanottu WYSIWYG -ohjelma, eli näet mitä saat ideologian tulisi toteutua tulostettaessa. Vaikka laatisit asiakirjaa Tulostusasettelu (Print Layout) -näkymässä, ei WYSIWYG täysin toteudu. Kuvaruudulla näkyvä ei tulostu paperille tarkalleen samanlaisena. Tulostamisen helpottamiseksi ohjelmaan on tehty Esikatselu (Print Preview) -toiminto.! Esikatselukuvan näet Tiedosto (File) -valikon Tulosta (Print) -alivalikon Esikatselu (Print Preview) -ruudussa. Esikatselusta voit tulostaa asiakirjan suoraan napsauttamalla Tulosta (Print) -painiketta. Ei edes Wordin esikatselutilassa näkemäsi kuva näytä aivan tarkalleen samalta, kuin sinun asiakirjasi tulostettuna. Kuva 32 Esikatselu (Print Preview) - ruutu Tulostus (Print) -alivalikko ja siinä tehtävät tärkeimmät asetukset eli valinnat. Ikkunassa oikealla on esikatseluruutu. Microsoft Word

33 Tulostaminen (Print) Tulostuksen suoritat napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Tulosta (Print) -alivalikosta Tulosta (Print) -painiketta. Kuva 33 Tulostus ja tulostusasetukset Tulosta (Print) -alivalikko ja siinä tehtävät tärkeimmät asetukset eli valinnat. Valintaikkunassa valitset oikean tulostimen (Printer), valitset halutun tulostussivumäärän (Copies) ja haluamasi sivut (Pages). Osatulostetta halutessasi kirjoita Sivut (Pages) -kenttään 1 kun tulostat vain sivun yksi. Kirjoita kenttään 1-3 tulostaessasi kaikki sivut yhdestä aina kolmeen. Kun haluat tulostaa sivun kaksi ja neljä kirjoita kenttään 2,4. Tulostuksen aloitat napsauttamalla Tulosta (Print) -painiketta. Tulostimen ominaisuudet (Printer Properties) -linkistä pääset tulostimen tarkempiin ominaisuuksiin. Sivun asetukset (Page Setup) -painikkeella pääset tarkempiin sivun asetuksiin (lisätietoa sivulla 25).! Muista Pikatulosta (Quick Print) -komentoa käyttäessäsi, että tällä toiminnolla tulostuu koko asiakirjasi (kaikki sivut) oletustulostimella. Microsoft Word

34 Tulostimen ominaisuudet Tulostimen ominaisuuksiin vaikutat Tiedosto (File) -valikon Tulosta (Print) -alivalikon Tulostuksen ominaisuudet (Printer Properties) -linkistä (katso kuva sivulla 33) esiin tulevassa valintaikkunassa. Paperikoon valinta Tulostustarkkuuden valinta Värivalinta Kuva 34 Ominaisuudet (Properties) - valintaikkuna Sivunasetukset (Page Setup) -välilehdellä voit valita arkkikoon, voit vaihtaa tulostuksen suuntaa, voit valita mustavalko- tai väritulosteen ja tulostustarkkuuden. Muilla välilehdillä voit tehdä vielä joitakin lisätarkennuksia tulostukseen. Microsoft Word

35 Tallennus (Save) Sinun kannattaa tallentaa tekemäsi asiakirja aina sähköiseen muotoon. Aiemmin tehtyä asiakirjaa tarvitset mitä ilmeisimmin myöhemmin. Tallennettua tiedostoa voit käyttää uudestaan pohjana jossain muussa vastaavan sisällön omaavassa asiakirjassa. Näin toimien vähennät työmääräsi huomattavasti. Kotona tallennus tapahtuu paikalliselle kovalevylle. Yrityksissä ja muissa organisaatioissa tallennus tapahtuu pääkäyttäjän tarkoitukseen luomalle verkkolevylle (usein K: tai H:). Tallentaminen tapahtuu napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Tallenna (Save) -komentoa tai pikatyökalurivin Tallenna (Save) -painiketta. Kuva 35 Tallenna nimellä (Save As) - valintaikkuna Ensimmäistä kertaa tallentaessasi ohjelma kysyy tiedostolle nimeä. Tallenna asiakirja oman tietokoneen hakemistorakenteessa sopivalle levylle sellaiseen kansioon, jonka nimi on aihealuetta kuvaava. Anna tiedostolle sisältöä hyvin kuvaava looginen nimi. Näillä toimintatavoilla löydät asiakirjasi myöhemminkin helposti.! Seuraavalla kerralla napsauttaessasi Tallenna (Save) -painiketta tallentuvat tiedostoon tehdyt muutokset aiemmin antamallasi nimellä kansioon, johon sen alun alkaen tallensit. Näin korvaat aiemman samannimisen tiedoston alkuperäisessä sijainnissaan, eli saatat tiedostoon tehdyt muutokset voimaan (päivität ajantasalle). Samassa kansiossa ei voi olla kahta samannimistä tiedostoa. Microsoft Word

36 Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon Avatessasi aiemmin luodun asiakirjan pohjaksi uudelle asiakirjallesi, haluat varmasti tallentaa tiedoston uuteen sijaintiin uudella nimellä. Tiedosto (File) -painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta voit suoraan napsauttaa Tallenna nimellä (Save As) -komentoa. Kuva 36 Tallenna nimellä ( Save As) - valintaikkuna Valintaikkunaa on hieman mukautettu. Kuvassa on korostettu tärkeitä tallennusasetuksia, jotka sinun tulee huomioida. Etsi tiedostolle aina sopiva levyasema ja sieltä tiedostolle sopiva kansio. Anna tiedostolle kuvaava nimi ja valitse sopiva tallennusmuoto. Ohjelman oletustallennusmuodon muuttamisesta kerrotaan myöhemmin (sivu 219).!! Kun tallennat aiemman tiedoston uudella nimellä, säilyy aiemmin tallennettu ilman muutoksia alkuperäisessä sijainnissaan. Tallenna nimellä (Save As) -komennolla voit tallentaa asiakirjan malliksi, toisen Word version tallennusmuotoon (DOC), tekstitiedostoksi (TXT), muotoilluksi tekstitiedostoksi (RTF) tai HTML-muotoisena Internet-sivuna. Tallentaessasi asiakirjaa jossa on aliohjelmia (makroja tai VBA-koodia) tulee tiedosto tallentaa muotoon Makroja käyttävä Word-asiakirja (Word Macro- Enabled Document) (DOCM-tunniste). Jos tallennat asiakirjan makroja sisältävänä mallina tulee asiakirjan tallennusmuodon olla Word-malli (makrot käytössä) (Word Macro-Enabled Template) (tiedostotunniste on DOTM). Microsoft Word

37 Tekstin tuottaminen Tekstinkäsittelyohjelmassa syötät asiakirjaan tekstiä näppäimistöltä. Voit myös tuoda tekstiä kopioimalla toisista ohjelmista tai aiemmista Word-tiedostoista. Sen lisäksi voit avata valmiita tekstiasiakirjoja ja tallentaa ne Wordmuotoon. Lisäksi voit tuoda asiakirjaan tekstiä skannaamalla sitä paperilta. Tämä vaatii maksullisen tekstintunnistusohjelman hankkimista, asentamista ja käytön opiskelua. Teksti, siis kirjain, sana, virke tai kappale on objekti. Objekti on kokonaisuus jonka voit kerralla valita ja muuttaa sen ominaisuuksia. Tärkeää kirjoitettaessa!!!! Sana on kahden välilyönnin väli. Virke on kahden pisteen väli. Kappale taas on kahden kappaleenvaihdon, Enter-painalluksen väli. Älä tee asiakirjaan ylimääräisiä välilyöntejä, sarkain- tai Enter-painalluksia. Kappaletta et saa aloittaa välilyönnillä tai sarkainpainalluksella. Kappale alkaa aina sisennysasetuksen kohdalta (viivaimella vasemmalla olevat kolmiot). Riviä et saa päättää Enter-painallukseen. Rivin päättyessä jatkat kirjoittamista normaalisti, Word kyllä rivittää tekstin automaattisesti. Enter-painallus vaihtaa kappaletta. Tekstin sarkainkohdat määrität tekemällä sarkainasetuksen vaakaviivaimelle. Tekstin tasaat sarkainkohtiin Sarkain-näppäimellä. Microsoft Word

38 Muotoilumerkit Napsauta Aloitus (Home) -välilehden Kappale (Paragraph) -ryhmän Näytä kaikki (Show/Hide) -painiketta niin näet asiakirjaa kirjoittaessasi muotoilumerkit. Ohjausmerkit eli muotoilumerkit (Formatting marks) eivät ole tulostuvia merkkejä. Muotoilumerkkien tunteminen ja käyttäminen helpottaa ja nopeuttaa työtäsi. Paina mieleesi ainakin seuraavat muotoilumerkit: Merkin nimi Muotoilumerkki Merkin tuotat Välilyönti Kirjoittamalla välilyönnin Sitova välilyönti Painamalla Ctrl + Vaihto (Shift) + Välilyönti -näppäimiä Sarkainmerkki Painamalla Sarkain-näppäintä Taulukon solussa tulee painaa Ctrl + Sarkain-näppäintä Kappaleenvaihto Painamalla Enter-näppäintä Pakotettu rivinvaihto Tavuvihje Sitova tavuviiva (yhdyssanan osat) Pakotettu palstanvaihto Pakotettu sivunvaihto Painamalla Vaihto (Shift) + Enter -näppäimiä Painamalla Ctrl + - (tavuviiva) -näppäimiä Painamalla Ctrl + Vaihto (Shift) + - (tavuviiva) -näppäimiä Painamalla Ctrl + Vaihto (Shift) + Enter -näppäimiä Painamalla Ctrl + Enter -näppäimiä Taulukko 1 Taulukossa näet muotoilumerkit ja miten ne tuotetaan Muotoilumerkit saat piilotettua asiakirjasta napsauttamalla Näytä kaikki (Show/Hide) -painikkeen valinnan pois päältä. Tällainen toimi kannattaa tehdä kun asiakirja on valmis. Selaa vielä asiakirja läpi, näin näet mitä olet tuottanut. Microsoft Word

39 Erikoismerkit Kirjoittaessasi tarvitset usein erikoismerkkejä, Merkin nimi Merkki Merkin tuotat näppäimillä Miu Mau Alt Gr + 2 Dollari -merkki $ Alt Gr + 4 Punta -merkki Alt Gr + 3 Takakenoviiva \ Alt Gr + + (plusmerkki) Tilde ~ Alt Gr +.. (kaksi pistettä painike) Copyright -merkki Ctrl + Alt + c Tavaramerkki Ctrl + Alt + t Alaindeksi H2O Ctrl + Vaihto (Shift) + 0 (nolla) Taso palautuu takaisin samoilla näppäimillä Yläindeksi m 3 Ctrl + + (plusmerkki) Taso palautuu takaisin samoilla näppäimillä Taulukko 2 Yleisimmät erikoismerkit ja miten ne tuotetaan Useat erikoismerkit voit tuottaa kirjoittamalla, kunhan muistat ulkoa näppäinoikotien. Osa taulukon merkeistä on myös merkitty näppäimistöön näppäimen oikeaan alakulmaan. Microsoft Word

40 Merkistö (Character Map) Erikoismerkkejä löydät Windows-käyttöjärjestelmän Merkistö (Character Map) -apuohjelmasta. Merkistö (Character Map) -ohjelmasta tuot merkkejä millä hyvänsä ohjelmalla laadittuun asiakirjaan Kopioi - Liitä -periaatteella. Merkistö (Character Map) -apuohjelman löydät kirjoittamalla Aloitus (Start) -valikossa Merkistö (Character Map) -termi ja sitten napsauttamalla hakutuloksessa kyseistä laattaa. 1 - Fontin valinta 2 - Merkin valinta 3 - Napsauta 4 - Napsauta Kuva 37 Merkistö ( Character Map) - apuohjelma Windows-käyttöjärjestelmän Merkistö (Character Map) -apuohjelma on erinomainen väline, jolla saat erikoismerkit mihin hyvänsä ohjelmaan. Suorita ensin kuvan vaiheet numeroidussa järjestyksessä. Siirry sitten ohjelmaan johon haluat merkin. Aseta osoitin kohtaan johon merkin haluat ja napsauta Liitä (Paste) -painiketta tai paina Ctrl + v -näppäinyhdistelmää. Tehtävä Office-ohjelmissa on oma merkistö, joka vastaa melko tarkalleen Windowsin merkistöä, etsi se ja tutustu ohjelmaan. Microsoft Word

41 Luettelomerkit Kappaleista voit tehdä luettelon Luettelomerkit (Bullets), Numerointi (Numbering) tai Monitasoinen luettelo (Multilevel List) -painikkeilla. Se tapahtuu niin, että aluksi valitset kyseiset tekstikappaleet ja seuraavaksi napsautat kyseistä painiketta. Voit myös aloitta luettelon napsauttamalla painiketta ja sitten luettelo jatkuukin kunnes painat kahdesti Enter-näppäintä. Kuva 38 Luettelomerkit kappaleessa Kuvan luettelokappaleissa on käytetty Luettelomerkki (Bullets) -painiketta. Kuva 39 Numeroidut kappaleet Luettelokappaleissa on käytetty Numerointi (Numbering) -painiketta. Kuva 40 Monitasoinen numerointi Kuvan kappaleissa on käytetty Monitasoinen luettelo (Multilevel List) -painiketta. Kun kirjoitat monitasoista luetteloa ja haluat sisentää tekstiä alemmalle tasolle, paina Enter-painalluksen jälkeen Sarkain-näppäintä. Nostaessasi luettelotasoa paina Vaihto (Shift) + Sarkain (Tab) -näppäimiä. Microsoft Word

42 Anfangi Anfangi on tehokeino, jota käytetään melko usein. Anfangia voit käyttää pidemmissä teksteissä, kuten esitteissä, kirjoissa ja lehtiartikkeleissa. Anfangi on tekstin alussa oleva suurikokoinen, kaksi - kolme riviä korkea alkukirjain. Wordissa tuotat anfangin pikatoiminnolla. Kuva 41 Anfangi tekstikappaleen edessä Tässä kahdessa tekstikappaleessa on käytetty anfangia. Anfangin tuottaminen on kerrottu kuvan tekstikappaleissa, kokeile tuottaa anfangi. Kaksoisnapsauta sitten tekstikehystä. Oletusvalinta Koon muuttamiseen Sijainnin määrittämiseen Kuva 42 Anfangin (tekstikehyksen) asetukset Voit muuttaa anfangin tekstikehyksen asetuksia kyseisen kehyksen Kehys (Frame) -valintaikkunassa. Älä napsauta Poista kehys (Remove Frame) -painiketta, sen jälkeen anfangi on pilaantunut. Siirrä tekstin mukana (Move with text) -valinta on suositeltava, näin anfangi seuraa kappaletta kun kappale siirtyy kirjoitettaessa eteenpäin. Microsoft Word

43 Tekstissä liikkuminen - Home-näppäimellä - End-näppäimellä - Page Up -näppäimellä - Page Down -näppäimellä - nuolinäppäimillä - eri näppäinyhdistelmillä tai - hiiren avulla. Kuva 43 Liikkuminen tekstissä Voit siirtää asiakirjassa vilkkuvaa tekstiosoitinta muuttamatta tekstiä, se tapahtuu joko kuvassa mainittujen näppäinten avulla tai hiirtä käyttäen. Tekstin valitseminen Tekstiä voit valita eli aktivoida joko hiirellä tai näppäimistöllä. Tässä käsitellään hiirellä tapahtuvia valintatapoja. Merkin tai merkkijonon valinta Kuva 44 Merkin valitseminen Merkin tai merkkijonon valitset vetämällä tekstiosoitinta merkkien ylitse. Sanan valinta Kuva 45 Sanan valitseminen Sana on kahden välilyönnin väli ja sanan valitset kaksoisnapsauttamalla sanaa. Microsoft Word

44 Rivin valinta Kuva 46 Rivin valinta Siirrä osoitin arkin vasempaan reunaan (marginaaliin) rivin korkeudelle kunnes osoitin muuttuu oikealle näyttäväksi nuoleksi. Rivin valinnan teet napsauttamalla. Virkkeen valinta Virke on kahden pisteen väli ja sen valitset Ctrl + napsautuksella. Kappaleen valinta Kappale on kahden kappaleenvaihtomerkin väli. Kappaleen valitset osoittamalla arkin vasemmassa reunuksessa kappaletta ja kaksoisnapsauttamalla. Koko asiakirjan valinta Asiakirjan valitset osoittamalla arkin vasemmassa reunuksessa asiakirjaa ja suorittamalla Ctrl + napsautuksen tai reunuksessa kolmoisnapsauttamalla. Tekstin poistaminen ja korvaaminen Valitun tekstin voit poistaa painamalla joko Poisto (Backspace) tai Del -näppäintä. Teksti poistuu alkuperäisestä paikastaan myös, kun leikkaat sen leikepöydälle. Valitun tekstin korvaat joko kirjoittamalla tilalle korvaavan merkkijonon tai liittämällä leikepöydältä. Kursorin vilkuttaessa merkkijonossa väärän merkin vasemmalla puolella (edessä) poistat sen Del-näppäimen painalluksella. Kursorin vilkuttaessa väärän merkin oikealla puolella (jäljessä) poistat sen Poisto (Backspace) -näppäimellä. Microsoft Word

45 Ylä- ja alatunnisteen luominen Ylä- ja alatunniste on tarkoitettu kaikilla sivuilla toistuvan tietosisällön sijoituspaikaksi. Tällaista toistuvaa tietoa ovat logo ja juokseva sivunumero. Asiakirjan kansilehti voidaan silti rakentaa siten, että sivulla ei ole tunnisteita lainkaan erilainen ensimmäinen sivu -toiminnolla, josta lisätietoa on sivulla 50. Harjoitustiedostot: Koulutussuunnittelupro.docx Kuva 47 Ylätunniste Tulostusasettelu (Print Layout) -näkymässä siirryt ylä- ja/tai alatunnisteeseen Lisää (Insert) -välilehden Ylätunniste (Header) -painikkeen pudotusvalikon Muokkaa ylätunnistetta (Edit Header) -komennolla. Tietoa tunnisteisiin voit tuottaa kirjoittamalla tai Rakenne (Design) -välilehden toimintopainikkeilla. Tällä tavalla luot kaikille asiakirjan sivuille samanlaisena toistuvan ylä- ja alatunnisteen. Tunnisteista pääset pois kaksoisnapsauttamalla asiakirjan runko-osaa tai Rakenne (Design) -välilehden Sulje ylä- ja alatunniste (Close Header and Footer) -painiketta napsauttamalla. Microsoft Word

46 ! Kuva ylä- tai alatunnisteessa Kuvan, esimerkiksi yrityksen logon, voit tuoda ylätunnisteeseen Insert (Lisää) -välilehden Kuva (Picture) -painikkeella. Kuvan voit irrottaa tekstistä Muotoile (Format) -välilehden Järjestä (Arrange) -ryhmän Rivitä teksti (Wrap Text) -alivalikon Tekstin päällä (In Front of Text) -komennolla. Sen jälkeen voit siirtää kuvan haluamaasi kohtaan ylätunnistetta hiirellä vetämällä. Vesileiman käyttäminen Vesileimana tuotu logo, kuva Kuva 48 Logo vesileimana Ylätunniste -tilassa voit tuoda kuvan sivun keskelle vesileimaksi. Napsauta Rakenne (Design) -välilehden Sivun tausta (Page Background) -ryhmän ensimmäisestä Vesileima (Watermark) -pudotusvalikosta Mukautettu vesleima (Custom Watermark) -komentoa. Napsauta voimaan valinta Kuvavesileima (Picture watermark) ja napsauta vielä Valitse kuva (Select Picture) -painiketta. Hae levyltäsi logo.png ja avaa se. Jätä voimaan Skaalaus (Scale) -kohtaan Autom. (Auto) -asetus ja Himmennys (Washout) -asetus. Lisää vesileima arkin taustaksi Käytä (Apply) -painikkeella. Sulje ikkuna OK-painikkeella. Microsoft Word

47 Päivämäärä ja sivunumero tunnisteessa Standardiasiakirjoihin (SFS 2487) lisätään sivunumero, jos asiakirjaan syntyy useita sivuja. Tällöin sivunumeron lisäksi sulkuihin lisätään sivujen kokonaismäärä. Vakioasettelua noudattavissa asiakirjoissa ylätunnisteeseen lisätään myös aina päivämäärä-kenttä. Kentässä voi olla joko pysyvä aikaleima joka ei muutu asiakirjaa avattaessa. Aikaleima voi olla myös automaattisesti päivittyvä jolloin aikaleima haetaan koneen kellosta kun asiakirjaa avataan tai tulostetaan. Lisätietoa vakioasettelusta saat sivulta 95. Harjoitustiedostot: Vakioasettelun ylätunniste.docx Kuva 49 Rakenne (Design) - välilehti Toimiessasi ylä- tai alatunnisteessa tulee näkyviisi Ylä- ja alatunnistetyökalu (Header & Footer Tools) -ryhmän Rakenne (Design) -välilehti. Välilehden painikkeilla voit lisätä päivämäärä- tai sivunumerokentän tunnisteeseen. Microsoft Word

48 Sivunumeroinnin lisääminen Napsauta kohtaa johon sivunumeron haluat. Standardiasiakirjassa sivunumero lisätään kolmannelle riville (ensimmäinen rivi reunuksen alla), sarkainkohtaan 161 mm. Sivunumeron lisäät esimerkiksi Lisää (Insert) -välilehden Teksti (Text) -ryhmän Pikaosat (Quick Parts) -pudotusvalikon Kentät (Field) -komennolla esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 50 Sivunumero (Page Number) - pudotusvalikko Valitse pudotusvalikosta Nykyinen sijainti (Current Position) -luettelosta kenttä Normaali numero (Plain Number). Voit muotoilla sivunumero-kenttää kuten muitakin kirjaimia tai sanoja. Tarvitset vielä kentän kokonaissivumäärälle, luo se seuraavasti:! Kirjoita sivunumeron perään välilyönti ja aloittava sulkumerkki. Napsauta Rakenne (Design) -välilehden Pikaosat (Quick Parts) -pudotusvalikosta Kentät (Field) -komentoa. Valitse Kentät (Field) -valintaikkunassa NumPages tai SectionPages -kenttä (asiakirjan tai osan sivumäärä). Valitse Muoto (Format) -luettelosta ensimmäinen ja Lukujen muoto (Numeric Format) -kohdasta ensimmäinen muotoilu. Napsauta OK-painiketta ja kirjoita lopettava sulkumerkki. Kokonaissivumäärä-kenttä ei päivity aina täydellisesti, päivitä se ennen asiakirjan tulostamista näppäimen F9-painalluksella. Microsoft Word

49 Päivämäärän lisääminen Päätä aluksi tuleeko päivämäärän päivittyä. Automaattisesti päivittyvä -kenttä hakee koneen kellosta ajan aina asiakirjaa uuden vuorokauden puolella avattaessa tai tulostettaessa. Jos päivämäärän tulee päivittyä, on se määritettävä päivämäärä-kenttää luotaessa. Päivittyvän kentän arvon voit päivittää valitsemalla kentän ja painamalla näppäimistöltä F9-näppäintä. Vakioasetellussa siakirjassa päivämäärä sijoitetaan kuudennelle riville sarkainkohtaan 92 mm. Lisätietoa standardista ja vakioasettelusta saat myöhemmin (sivu 95). Harjoitustiedostot: Vakioasettelun ylätunniste.docx Kuva 51 Päivittyvä päivämäärä Rakenne (Design) -välilehden Päivämäärä ja aika (Date & Time) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa voit valita tavan päivämääräsi esittämiselle. Päivitä automaattisesti (Update automatically) -valinta tuottaa kentän, jossa päivämäärä muuttuu asiakirjaa avattaessa tai tulostettaessa. Aseta oletukseksi (Default) -painiketta napsauttamalla lisäät haluamasi päivämäärä- ja päivitysasetuksen myös jokaiseen uutena tehtävään asiakirjaan, se tallentuu Normal.dotm tiedostoon. Seuraavaksi päivämäärää lisätessäsi on tekemäsi valinta (oletusarvo) asetuksena jo voimassa. Napsauta OK-painiketta. Microsoft Word

50 Erilainen ylä- ja alatunniste Ylä- ja alatunniste voi olla ensimmäisellä sivulla erilainen kuin muilla sivuilla. Eräs tapa luoda uuden asiakirjan kanteen erilaiset tunnisteet on napsauttaa Sivun asettelu (Page Layout) -välilehden Sivun asetukset (Page Setup) -ryhmän avainpainiketta. Valitse esiin tulevassa valintaikkunassa Asettelu (Layout) -välilehdellä Erilainen ensimmäinen sivu (Different first page) -ruutu ja hyväksy asetus OK-painikkeella. Harjoitustiedostot: Koulutussuunnittelupro.docx Kuva 52 Sivun vaihto Tee erilainen kansilehti nyt toisin: Tee asiakirjan runko-osaan pakotettu sivunvaihto painamalla Ctrl + Enter -näppäinyhdistelmää. Palaa ensimmäisen sivun ylätunnisteeseen tai alatunnisteeseen. Napsauta Rakenne (Design) -välilehden Asetukset (Options) -ryhmän Erilainen ensimmäinen sivu (Different first page) -asetus voimaan. Nyt kansilehdellä ei ole ylä- tai alatunnistetta ja voit laatia kannen oman makusi mukaiseksi. Jos teet sivuntaittoa jossa sivut tulostetaan kaksipuolisina, voit käyttää edellisen kuvan asetusta Erilaiset parilliset ja parittomat sivut (Different Odd & Even Pages). Microsoft Word

51 ! Sivunumerointi kansilehden jälkeen Kirjoissa ja muissa materiaaleissa halutaan usein sivunumeroinnin alkavan numerolla yksi vasta kannen tai sisällysluettelon jälkeen. Kuva 53 Toisen sivun aloitusnumeron muuttaminen Tuotit erilaisen kansilehden aiemmin (sivu 50) kerrotulla tavalla. Nyt voit aloittaa sivunumeroinnin seuraavalta sivulta ykkösestä siten, että: 1 Kaksoisnapsautat osoittimen kannen jälkeisen ensimmäisen sivun ylätunnisteeseen 2 Kirjoitat ylätunnisteeseen tarpeelliset tiedot 3 Ellei sivunumeroa vielä ole, lisäät sivunumeron kuten sivulla 48 esitetään. Valitse sivunumero. 4 Napsauta Rakenne (Design) -välilehden Sivunumero (Page Number) -pudotusvalikon Muotoile sivunumero (Format Page Numbers) -komentoa. 5 Aseta esiin tulevassa valintaikkunassa Aloitusnumero (Start at:) -kenttään aloitusnumeroksi 0 (nolla). Aloittavan sivun numeroarvo ei voi olla negatiivinen. Nyt sivulla näkyvä arvo on yksi, kuten tuleekin. Huomaa: Kokonaissivumäärä on edelleen väärin, korjaa se vaihtamalla NumPages -kentän tilalle SectionPages -kenttä sivun 48 ohjeen mukaan. Kun haluat sivunumeroinnin alkavan vasta sisällysluettelon jälkeen ykkösellä, on sinun tehtävä se osanvaihtoa käyttäen. Osanvaihdon voit poistaa laittamalla kursorin vilkkumaan sen vasemmalle puolelle ja painamalla DEL-näppäintä. Microsoft Word

52 Kenttien ja linkkien käyttäminen Hyperlinkki Hyperlinkki on nimetty painike jota napsauttamalla voit avata levyltä tiedoston, voit lähettää in tai pääset siirtymään linkin osoittamaan kohteeseen, esimerkiksi Internet-sivulle. Hyperlinkin tunnistat alleviivauksesta ja tekstivärin vaihtumisesta (usein sininen). Kuva 54 Linkki ja vihje Suorita linkki kuljettamalla tekstiosoitin ( Text Select) linkin päälle. Paina Ctrl-näppäintä, jolloin osoitin muuttuu Linkkivalinta (Link Select) -osoittimeksi. Linkin osoitteeseen pääset Ctrl + napsauttamalla linkkiä. Kuvassa linkkiä napsauttamalla voit lähettää sähköpostin osoitteessa kerrotulle vastaanottajalle. Edellytys on, että oletussähköpostiohjelmasi on määritelty järjestelmässäsi oikein. Oletusasetus Wordissa voimassa oleva oletusasetus aiheuttaa sen, että kirjoittaessasi webosoitteen tai sähköpostiosoitteen asiakirjaan syntyy niistä välilyöntinäppäilyn jälkeen automaattisesti hyperlinkkejä. Jos kirjoitat vain tulostamiseen tarkoitettua asiakirjaa ota Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa (AutoFormat As You Type) -valintaikkunassa Internet- ja verkkopolut hyperlinkeillä (Internet and network paths with hyperlinks) -asetus pois voimasta (lisätietoa 64). Microsoft Word

53 Hyperlinkin tekeminen On Internet- ja verkkopolut hyperlinkeillä (Internet and network paths with hyperlinks) -asetus sitten voimassa tai ei, saat luotua hyperlinkin aina seuraavalla tavalla. Kuva 55 Hyperlinkin luominen Kirjoita teksti, sana joka kuvaa kohdeosoitetta. Valitse sana ja paina Ctrl + k -näppäinyhdistelmää tai napsauta Lisää (Insert) -välilehden Linkit (Links) -ryhmän Hyperlinkki (Hyperlink) -painiketta. Kuva 56 Lisää hyperlinkki ( Insert Hyperlink) - valintaikkuna Napsauta valintaikkunassa Sähköpostiosoite ( Address) -painiketta. Kirjoita Sähköpostiosoite ( Address) -kenttään osoite. Kirjoita Aihe (Subject) -kenttään sopiva otsikko josta tunnistat viestin. Hyväksy syöte OK-painikkeella. Microsoft Word

54 Kirjanmerkki Kirjanmerkki (Bookmark) on jollekin asiasisällölle määritetty sähköinen paikkamerkki. Tällaista paikkamerkkiä voit hyödyntää, kun haluat viitata jossain asiakirjan kohdassa olevaan toiseen tekstikokonaisuuteen - siihen joka on kirjanmerkillä merkitty. Valittu merkkijono Luettelon lajitteluperuste Kuva 57 Kirjanmerkki ( Bookmark) - valintaikkuna Valitse kohta, johon myöhemmin viittaat. Napsauta Lisää (Insert) -välilehden Linkit (Links) -ryhmän Kirjanmerkki (Bookmark) -painiketta. Kirjoita kirjanmerkille nimi Kirjanmerkin nimi (Bookmark Name) -kenttään. Nimessä ei saa käyttää välilyöntejä. Napsauta Lisää (Add) -painiketta. Microsoft Word

55 Ristiviite Viittaat Ristiviitteellä (Cross-referense) kirjanmerkkiin (lisätietoa sivu 54) kuten edellisessä sulkulauseessa on tehty. Tällainen ristiviite toimii linkkinä Ctrl + napsauttamalla ja sen avulla siirryt viitattuun kohtaan. Kuva 58 Ristiviite ja vihje Kun kuljetat osoittimen ristiviitteen päälle, saat vihjeen siitä miten tulee toimia. Sivunumero on linkkikenttä viitattuun asiakirjan kohtaan ja linkki toimii Ctrl + napsauttamalla. Voit palata aloituskohtaan napsauttamalla -painiketta (Takaisin - lisätietoa painikkeen esiin ottamisesta sivulla 218). Ristiviitteen teet napsauttamalla kursorin vilkkumaan haluamaasi kohtaan ja napsauttamalla Lisää (Insert) -välilehden Linkit (Links) -ryhmän Ristiviite (Cross-reference) - painiketta. Valittu viittaustyyppi Viittaus sivunumerona Hyperlinkkiasetus Kuva 59 Ristiviitteet ( Cross- references) - valintaikkuna Tee kuvassa näkyvät valinnat. Valitse Mihin kirjanmerkkiin (For which bookmark) -luettelosta kirjanmerkki. Napsauta Lisää (Insert) -painiketta. Microsoft Word

56 Kentät (Field) Wordissa kenttiä käytetään paikkamerkkeinä asiakirjan mahdollisesti muuttuville tiedoille. Kenttä on usein viittaus johonkin kohtaan asiakirjaa. Kenttiä kutsutaan myös kenttäkoodeiksi, ja ne eroavat lomakkeiden kentistä sekä muista kentistä, joihin määritetään tietoja. Wordissa käytössäsi on muun muassa seuraavat kentät: Päivämäärä- ja sivunumerokentät, käsitelty sivuilla 47 ja 57 Juokseva numerointi, josta lisätietoa on sivulla 56 Sisällysluettelo ja hakemisto, joista on lisätietoa sivulla 145 Ala- ja loppuviitteet, joista saat lisätietoa sivulta 152 Postitus-toiminto (joukkokirje ja osoitetarra) lisätietoa sivulta 170 alkean. Kentän tekeminen Usein tarpeen ovat kentät SectionPages (osan kokonaissivumäärä) ja Auto- Num (automaattinen juokseva numerointi). Automaattinen numerointi Automaattista numerointia voit käyttää pöytäkirjoissa ja muistioissa. Niissä sinun tulee käyttää myös juoksevaa sivunumerointia ja kokonaissivumäärää. Harjoitustiedostot: Koulutussuunnittelupro-pk.docx Kuva 60 AutoNum - kentän lisääminen Lisää (Insert) -välilehden Pikaosat (Quick part) -pudotusvalikon Kenttä (Field) -toiminnon kenttäluettelosta löytyy muutama käyttökelpoinen kenttä aiemmin esiteltyjen lisäksi. Käytä sivunumerointiin Page-kenttää, kokonaissivumäärään SectionPages-kenttää ja päivämäärään Date-kenttää. Muiden laatimiesi kenttien tulee päivittyä, mutta päivämääräkenttä ei usein saa päivittyä.! Käytä pykälien numeroinnissa AutoNum-kenttää. Luo ensimmäinen juokseva arvo Lisää (Insert) -välilehden Teksti (Text) - ryhmän Pikaosat (Quick part) -pudotusvalikon Kenttä (Field) -komennolla ja valitse AutoNum-kenttä. Hyväksy valinta OKpainikkeella. Seuraavat kappalenumerokentät voit luoda kopioimalla ensimmäistä AutoNum-kenttää. Vedä Ctrl-näppäin alas painettuna aiemmin luotu kenttä oikeaan kohtaan. Päivitä itse kentät aina ennen tulostamista ja tallentamista. Kenttien päivittäminen tapahtuu näppäimistön avulla painamalla ensin Ctrl + a (valitse kaikki) ja sitten F9-näppäintä. Tämä toiminto päivittää myös sisällysluettelon, hakemiston ja kaikki muutkin kentät, esimerkiksi kuvanumerot. Microsoft Word

57 Osan sivunumerointi ja kokonaissivumäärä Page-kentällä lisäät osaan uuden alkavan sivunumeron ja SectionPages-kenttä tuo lisäyskohtaan osan sivujen kokonaismäärän. Nämä kentät ovat tarpeen kun haluat erotella asiakirjan eri osien sivunumeroinnin. Tällainen tilanne voi tulla eteen, kun laadit pöytäkirjaa. Alkuosaan laadit pöytäkirjan ja toiseen osaan laadit tai tuot omilla sivunumeroilla varustetut liitetiedot. Kuva 61 Toisen osan sivunumerointi alkaa ykkösestä Tee pöytäkirjan loppuun osanvaihto Sivun asettelu (Page Layout) -välilehden Vaihdot (Breaks) -painikkeen pudotusvalikosta Osan vaihto (seuraava sivu) (Section Breaks: Next Page) -komennolla. Toisen osan ylä- ja alatunnisteessa sinun on otettava tunnisteista pois voimasta Rakenne (Design) -välilehden Siirtyminen (Navigation) -ryhmän Linkitä edelliseen (Link to Previous) -asetus. Lisää uusi sivunumero, eli Page-kenttä ja uusi osan kokonaissivumäärä, SectionPages-kenttä. Lukumuotoilun määrittely Sisällytä kappalenumero -asetus Kuva 62 Aloitussivunumeron määrittely Valitse sivunumero ja Ylä- ja alatunnistetyökalut (Header & Footer Tools) Rakenne (Design) -välilehden Ylä- ja alatunniste (Header & Footer) -ryhmän Sivunumero (Page Number) -pudotusvalikosta Muotoile sivunumerot (Format Page Number) -komento. Tee valintaikkunassa Aloittava numero (Start at) -valinta 1, näin toisen osan alkavaksi sivunumeroksi (alkuarvoksi) tulee yksi. Microsoft Word

58 Tavutus (Hyphenation) Tavutusta käytät asiakirjan vasemmalle tasattujen kappaleiden oikean reunan liehunnan rauhoittamiseksi. Wordissa oletuksena automaattinen tavutus on pois päältä. Kuva 63! Tavutus (Hyphenation) - pudotusvalikko Automaattisen tavutuksen saat päälle napsauttamalla Sivun asettelu (Page Layout) -välilehden Sivun asetukset (Page Setup) -ryhmän Tavutus (Hyphenation) -pudotusvalikon Automaattinen (Automatic) -asetuksen voimaan. Tavutus (Hyphenation) -komennon pudotusvalikon Tavutusasetukset (Hyphenation Options) -komennolla pääset määrittämään tavutuksen asetukset tarkemmin. Tavutusalue oikeasta reunuksesta Peräkkäisten tavuviivojen määrä Kuva 64! Tavutus (Hyphenation) - valintaikkuna Tavutus (Hyphenation) -valintaikkunassa voit määrätä asiakirjan tavutuksen automaattiseksi Tavuta asiakirja automaattisesti (Automatically hyphenate document) -asetuksella. Microsoft Word

59 Sanamäärän laskeminen Harjoitustiedostot: Sisluettelo-hakemisto.docx Word, kuten muutkin tietokoneohjelmat, osaa erinomaisesti laskea. Käytä tätä hyödyksi, esimerkiksi jos haluat tietää montako sanaa tai kappaletta asiakirjaasi olet kirjoittanut. Napsauta Tarkista (Review) -välilehdellä Tekstintarkistus (Proofing) -ryhmän Sanamäärä (Word Count) -painiketta saadaksesi selville sana- ja kappalemäärän. Kuva 65 Word Count (Rakenne) - valintaikkuna Esiin tulee Rakenne (Word Count) -valintaikkuna jossa on asiakirjasi tilastotiedot. Kun napsautat voimaan Sisällytä tekstiruudut, alaviitteet ja loppuviitteet (Include textboxes, footnotes and endnotes) -asetuksen näet asiakirjan kokonaissana- ja -kappalemäärän. Microsoft Word

60 Kieliasun tarkistus! Kieliasun tarkistus on Word-asetuksissa oletuksena määritetty automaattiseksi, eli näet kirjoitusvirheet kirjoittaessasi tekstiä. Virheellinen sana ilmaistaan punaisella sahalaita alleviivauksella. Kielioppivirheen sisältävä lause ilmaistaan sinisellä sahalaita alleviivauksella. Sinun ei tule poistaa tai korvata kerran oikein kirjoitettua tekstiä, ei ainoaakaan oikeaa merkkiä. Korjaa asiakirjassa olevat kirjoitusvirheet Kieliasun tarkistus (Spelling & Grammar) -toiminnolla. Jos Word on asennettu suomenkielisenä, toimii kieliasun tarkistus kohtuullisesti. Sanasto ei sisällä kaikkia suomenkielen sanoja. Voit kuitenkin lisätä sanakirjaan puuttuvat sanat. Tarkistus kirjoitettaessa Virhesanan pikavalikko Kuva 66 Kirjoitusvirheen pikavalikko Napsauta virheellisen sanan kohdalla esiin pikavalikko. Jos valikossa on sanalle oikeinkirjoitettu vaihtoehto, voit vaihtaa sen väärän tilalle napsauttamalla oikeaa sanaa. Valikon komennoilla voit myös ohittaa virheen tai lisätä sanan sanastoon. Älä lisää sanastoon väärin kirjoitettuja sanoja. Kielioppivirheen ohje Kuva 67 Kielioppivirheen pikavalikko Napsauta virheellisen virkkeen kohdalla esiin pikavalikko. Pikavalikon yläosassa näet virheen kuvauksen. Ohita virke (Ignore Sentence) -komennolla voit ohittaa virheen, jos virkkeessä ei ole sinusta virhettä. Kielioppivirheen voit korjata lisäämällä virkkeeseen puuttuvat sanat. Microsoft Word

61 Koko asiakirjan tarkistus Koko asiakirjan tarkistus kerralla on hyödyllinen tapa jos haluat tarkistaa asiakirjan sen jälkeen kun olet lopettanut sen muokkaamisen. Koko asiakirjan oikoluku on lopulta nopein tapa tarkastaa kirjoitettu asiakirja. Kuva 68 Oikeinkirjoitus (Spelling) - toimintopaneeli Kieliasun tarkistuksen voit aloittaa Tarkista (Review) -välilehden Tekstintarkistus (Proofing) -ryhmän Kieliasun tarkistus (Spelling & Grammar) -painikkeella. Toimintopaneelissa voit korvata väärin kirjoitetun sanan Ehdotukset (Suggestions) -listalla olevalla oikealla sanalla. Kuvan tilanteessa sana on väärin kirjoitettu, joten valitsen listasta oikean ja napsautan Muuta (Change) -painiketta. Voit käyttää myös Muuta kaikki (Change All) -painiketta, mutta tee se aina harkiten. Office-ohjelmien sanasto ei ole suomenkielen osalta täydellinen. Word väittää usein että sana on väärin kirjoitettu. Sinä tiedät kyseisen sanan olevan oikein kirjoitettu. Lisää tällainen sana sanakirjaan Lisää sanastoon (Add to Dictionary) -painikkeella. Microsoft Word

62 Kieliasun tarkistuksen asetukset Monipuolinen kieliasun tarkistus toiminto auttaa asiakirjatuotantoa monella tavalla. Kieliasun tarkistus toiminnolle voit määrittää paljon erilaisia asetuksia. Asetuksiin pääset napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Asetukset (Options) -painiketta. Oikolukuun vaikuttavat asetukset ovat Tarkistustyökalut (Proofing) -välilehdellä. Kuva 69 Tarkistustyökalut (Proofing) - välilehti Välilehdellä teet perusasetukset. Automaattisen korjauksen asetukset (AutoCorrect Options) -painikkeella pääset käsiksi yksityiskohtaiseen asetusten määrittelyyn. Voit määrittää käyttöösi lisää sanakirjoja Mukautetut sanastot (Custom Dictionaries) -painikkeella. Oletuksena on sanakirja Custom.dic, johon muun muassa sanakirjaan lisäämäsi sanat tallentuvat. Kuva 70 Mukautetut sanastot (Custom Dictionaries) - valintaikkuna Valintaikkunassa voit lisätä uusia sanakirjoja ja muokata omaan sanakirjaasi lisäämiäsi sanoja. Microsoft Word

63 Automaattisen korjauksen asetukset Nopeutat kirjoittamista asettamalla voimaan automaattiset korjaustoiminnot. Automaattinen korjaus -toiminto tarkkailee kirjoittamista ja korjaa automaattisesti joitain kirjoitusvirheitä. Tärkeimmät asetuksista ovat Automaattinen korjaus (AutoCorrect) -välilehdeltä. Automaattinen korjaus Automaattinen korjaus (AutoCorrect) -välilehdellä on asetuksia joilla määräät Wordin automaattisesti korjaamaan sille opetetut kirjoitusvirheet. Korjaustoimia tapahtuu kun olet vahingossa kirjoittanut sanalle kaksi isoa alkukirjainta, virkkeen Caps Lock -näppäin päällä tai virkkeen ensimmäisen kirjaimen pienellä. Korvaa teksti kirjoitettaessa (Replace text as you type) - kohdassa on luettelo yleisistä kirjoitusvirheistä, jotka ohjelma korjaa automaattisesti kun teet virhesyötön. Toimintoa voit itse käyttää hyödyksi lisäämällä sanastoon omia korvaustekstejä. Oma korvausmääritys nimikirjaimille Luettelo automaattisesti korjattavista sanoista Kuva 71 Automaattinen korjaus (AutoCorrect) - välilehti Kuvaan on merkitty suositeltavia asetuksia. Muodosta omille nimikirjaimillesi Automaattinen korjaus (AutoCorrect) -välilehdelle Korvaava teksti kirjoitettaessa (Replace text as you type) -kohdassa kuvassa esitetyllä tavalla allekirjoitus. Kirjoita Etsittävä (Replace) -kenttään nimikirjaimesi ja Korvaava (With) -kenttään oma nimesi. Napsauta vielä Lisää (Add) -painiketta ja hyväksy ikkuna OK-painikkeella. Kirjoita asiakirjaan nimikirjaimesi. Kirjoita nimikirjainten jälkeen välilyönti, sen jälkeen ohjelma vaihtaa nimikirjaimiesi tilalle nimesi. Toimintotunnisteet (Smart Tags) ja Automaattinen matemaattinen korjaus (Math AutoCorrect) -välilehtien asetuksia sinun ei kannata muuttaa, tarvitset niitä harvoin ja oletusasetukset ovat usein riittävät. Microsoft Word

64 Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa (Autoformat as you type) -valintaikkunassa voit muokata asiakirjan automaattisia muotoiluja. Ei merkitystä suomeksi kirjoitettaessa Oletusarvoina voimassa Kuva 72 Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa (AutoFormat As You Type) - välilehti Valintaikkunassa näet kehystettynä suositeltavat asetukset. Ota Internet- ja verkkopolut hyperlinkeillä (Internet and network paths with hyperlinks) -asetus pois päältä jos kirjoitat vain tulostettavaksi aiottua asiakirjaa. Jätä muut oletusarvoasetukset voimaan.! Wordin Automaattinen korjaus (AutoCorrect) -valintaikkunassa on ylimääräinen Automaattinen muotoilu (AutoFormat) -välilehti. Voit jättää tämän välilehden huomiotta koska sen asetukset eivät sisälly Microsoft Office -ohjelmistoon. Microsoft Word

65 Synonyymisanasto Synonyymisanasto on valikoima sanoja ja niiden synonyymejä, samaa merkitseviä vastineita. Kirjoittaessasi tekstiä voit tarkastella ja muuttaa sanoja synonyymeiksi. Tällä toiminnolla vältät samojen sanojen liian useaa toistumista kappaleissa. Synonyymisanastoon pääset valitsemalla ensin sanan ja sitten napsauttamalla pikavalikon Synonyymit (Synonyms) -alivalikosta Synonyymisanasto (Thesaurus) -komentoa. Synonyymisanastoon pääset myös painamalla näppäinyhdistelmää Vaihto + F7. Valittu sana Kuva 73 Synonyymisanasto ( Thesaurus) - tehtäväruutu Valitse aluksi sana kaksoisnapsauttamalla sitä. Paina Vaihto + F7 -näppäimiä. Tarkasta esiin tulevassa tehtäväruudussa onko valitsemallesi sanalle annettu sanakirjaan synonyymiä. Jos haluat korvata valitsemasi sanan vastineella valitse tehtäväruudun luettelosta vastinsana ja napsauta sen viereen ilmestyvästä pudotusvalikosta Lisää (Insert) -komentoa. Näin korvaat aiemman kirjoitetun sanan vastineella. Microsoft Word

66 Tekstin muotoileminen Asiakirjan tekstiä voit muotoilla monella tavalla. Kirjasinten tehosteet, muotoilut voivat kohdistua yhteen kirjaimeen, sanaan, lauseeseen, kappaleeseen, sivuun tai koko asiakirjaan. Teemat vaikuttavat koko asiakirjan ulkoasuun (lisätietoa sivulla 97). Kirjasinten muotoilu Voit muuttaa kirjasimen tyyppiä (kirjasinperhe, kirjasinleikkaus) ja kirjasimen kokoa elävöittäen näin tekstin ulkoasua. Kun haluat korostaa jotain tärkeää sanaa tai lausetta voit lihavoida, kursivoida tai vaihtaa merkkijonon värin. Valitun tekstin muotoilutoimenpiteet teet Aloitus (Home) -välilehden Fontti (Font) -ryhmän komennoilla. Fontti (Font) -painike Fonttikoko (Font Size) -painike Muotoilun poistaminen (Clear Formatting) Korostukseen vaikuttavat painikkeet Kirjasimen väri (Font Color) -painike Kuva 74 Fontti (Font) - ryhmä Aktiivisen tekstin muotoilet ryhmän painikkeilla. Avainpainiketta napsauttamalla pääset valintaikkunaan jossa voit tehdä muotoiluille tarkempia lisäasetuksia, kuten tekstin varjostuksia ja yliviivauksia.! Älä käytä kovin usein tekstissä kirjasintyylinä lihavointia tai kursivointia, ne vain vaikeuttavat asiakirjan lukemista. Älä käytä alleviivausta, se on jäänyt pois muodista vuosisata sitten. Alleviivauksen käyttö liittyy vain sähköisesti käytettävien asiakirjojen hyperlinkkeihin. Aiemmilla Word versioilla voi tuottaa myös animoituja tekstejä, mutta onneksi sellainen mahdollisuus on poistettu uusista Word-ohjelmista (lisätietoa saat tarvitessasi ohjeesta). Microsoft Word

67 Fonttityyppi ja fonttikoko Kirjasintyypin ja kirjasinkoon voit vaihtaa seuraavasti: Valitse aluksi joko koko asiakirja, kappale tai sana. Napsauta Aloitus (Home) -välilehdellä Fontti (Font) -ryhmän Fontti (Font) tai Fonttikoko (Font size) -painiketta Valitse pudotusvalikosta sopiva kirjasinkoko tai kirjasinperhe. Kirjasimet jaetaan ulkoasun mukaan: Antiikva (Serif - malli vieressä) M Tarkoittaa päätteellistä kirjasinta (e-kirjan kertova teksti). Groteski (SansSerif - malli vieressä) M Tarkoittaa päätteetöntä kirjasinta (e-kirjan otsikot). Merkkitason vaihtaminen Toisinaan on tarpeen muuttaa sanan, lauseen tai vaikkapa otsikon merkkitasoa; suuraakkosilla kirjoitetuksi tai pienaakkosilla kirjoitetuksi. Merkkitasoa voit vaihtaa nopeasti valitsemallesi merkkijonolle Aloitus (Home) -välilehden Muuta kirjainkoko (Change Case) -pudotusvalikon valinnoilla. Valinta kaikki kirjasimet isolla Kuva 75 Muuta kirjainkoko (Change Case) - pudotusvalikko Pudotusvalikon ISOT KIRJAIMET (UPPERCASE) -komennolla voit muuttaa merkkijonon suuraakkosiksi. Suuraakkoset voit muuttaa pienaakkosiksi komennolla pienet kirjaimet (lowercase). Normaaliksi virkkeeksi muutat valitun merkkijonon Virkkeen kirjainkoko (Sentence case) -komennolla (oletusarvo).! Älä käytä SUURAAKKOSIA, ne ovat myös poissa muodista. Suuraakkoset hidastavat ja hankaloittavat asiakirjan lukemista. Microsoft Word

68 Kirjasinvärin muuttaminen Toisinaan on tarpeen muuttaa sanan, lauseen tai vaikkapa otsikon kirjasimen väriä. Väriä voit vaihtaa valitsemallesi merkkijonolle. Tällainen muutos on helppo tehdä Aloitus (Home) -välilehden Fontti (Font) -ryhmän Fontin väri (Font Color) -pudotusvalikon valinnoilla. Teeman värit -ryhmä Vakiovärit -ryhmä Kuva 76 Fontin väri (Font Color) - pudotusvalikko Pudotusvalikossa näet Teeman värit (Theme Colors) -ryhmän jossa ovat teeman sävyiltään keskenään yhteensopivat värit. Viimeksi käytetyt värit (Recent Colors) -ryhmässä ovat viimeksi käyttämäsi värit. Lisää värejä (More Colors) -komennolla pääset määrittämään ja valitsemaan haluamasi värin 16 miljoonan sävyn joukosta. Microsoft Word

69 Kappaleen muotoilu Sisennysten asettaminen Asiakirjan helppolukuisuutta lisätäksesi sisennä tekstikappaleita hierarkkisesti. Sisennyksessä apuna käytetään viivainta. Asetakin viivain näkyviin, ellei sitä vielä näy. Napsauta Näytä (View) -välilehdellä Näytä ja piilota (Show/Hide) -ryhmän Viivain (Ruler) -valintaruudun asetus voimaan. Kuva 77 Sisennyskolmiot viivaimella Kuvassa on tehty kappaleiden sisennys hierarkkisesti. Otsikko Opiskelulle tavoite on sisennetty lähemmäs vasenta reunusta kuin alla oleva leipäteksti, kertova kappale. Kuvassa näet viivaimen, jossa olevat kolmiot ovat sisentämistä varten. Otsikko on sisennetty kuvassa tasatusti kahden senttimetrin päähän reunuksesta ja leipäteksti 5,25 cm reunuksesta. Kappaleen vasemman reunan sisennyksen teet kahden kolmion avulla. Ylempi kolmio sisentää kappaleesi ylintä riviä. Alempi kolmio sisentää kaikki muut kappaleen rivit, paitsi ensimmäistä. Kolmioita siirrät hiirellä vetämällä. Kun tartut kolmioiden alla olevasta suorakaiteesta, voit siirtää molempia kolmoita. Alt-näppäin alas painettuna kolmioiden vetäminen onnistuu tarkasti haluamaasi kohtaan. Kappaleen vasemman reunan sisennyksen voit tehdä myös Suurenna sisennystä (Increase Indent) ja Pienennä sisennystä (Decrease Indent) -painikkeita napsauttamalla. Sisennys tapahtuu askeleen kerrallaan, askeleen piruus on oletussarkaimen pituinen (Suomessa 2,3 cm). Vasemman reunan sisentäminen onnistuu myös näppäimistön avulla kun painallat Ctrl + m -pikanäppäimiä. Sisennys tapahtuu askeleen kerrallaan, askeleen piruus on oletussarkaimen pituinen. Paluu takaisin askelittain tapahtuu Ctrl + Vaihto (Shift) + m -pikanäppäimillä. Kappaleen oikeanpuoleisen sisennyksen teet viivaimen oikeassa päässä olevan kolmion avulla. Oikean reunan sisennys on harvinainen, mutta vakioasetteluasiakirjan pitkää otsikkoa tavataan sisentää noin 1,5 cm oikeasta reunuksesta (kohta viivaimella 160 mm). Microsoft Word

70 Miten kappale sisennetään? Sisentäessäsi kappaletta sinulla on valittavissa kolme sisentämistapaa. Näistä kaksi (tasattu ja riippuva) sopii vakioasetelluille asiakirjoille ja kaksi (tasattu ja sisennetty ensirivi) kirjoille, lehdille tai muille pidemmille asiakirjoille. Tehdessäsi sisennystä valitse ensin kappale jota aiot sisentää. Harjoitustiedosto: Koulutussuunnittelupro.docx Vasen tasaus Vasemmasta reunasta tasattu kappale on useissa asiakirjatyypeissä yleinen sisennystapa. Kuva 78 Vasen kappaleen tasaus Sisennyksen teet vetämällä molemmat kolmiot samaan kohtaan. Alt-näppäin alas painettuna kolmiot siirtyvät tarkasti haluamaasi kohtaan. Sama sisennys onnistuu napsauttamalla kahdesti Suurenna sisennystä (Increase Indent) -painiketta. Sisennystä pienennät hiirellä tai napsauttamalla Pienennä sisennystä (Decrease Indent) -painiketta. Sisennyksen voit tehdä lisäksi Ctrl + m näppäinyhdistelmällä. Kaksi kertaa näppäillen siirrät koko kappaleen oikean reunan 4,6 cm oikealle, jos oletussarkainasetus on 2,3 cm (katso sivu 77). Riippuva sisennys Riippuva sisennys on yleinen standardiasiakirjoissa. Kuva 79 Riippuva kappaleen sisennys Sisennyksen teet aktiivisessa kappaleessa siirtämällä ylemmän kolmion kohtaan, josta haluat ensimmäisen rivin alkavan. Alemman kolmion siirrät kohtaan, josta haluat muiden rivien alkavan. Kirjoitettuasi sivuotsikon voit jatkaa sisältötekstin kirjoittamista painettuasi Sarkain-näppäintä. Riippuvan sisennyksen voit tehdä lisäksi napsauttamalla kahdesti Ctrl + t näppäinyhdistelmää, jolloin alempi kolmio siirtyy aina napsautettaessa oletussarkaimen asetuksen (katso sivu 77) verran oikealle. Kuvissa mainitut näppäinoikotiet siirtävät sarkainasetuksia eteenpäin (oikealle). Kun haluat siirtää kolmioita takaisin paina lisäksi Vaihto (Shift) -näppäin alas, se kääntää suunnan takaisin (vasemmalle). Microsoft Word

71 Kappaleen vasen tasaus Kappaleväli ennen Kappaleväli jälkeen Kuva 80 Riippuvan kappaleen tarkemmat sisennysasetukset Kun kaksoisnapsautat viivaimen kolmioita tai napsautat Kappale (Paragraph) -ryhmän avainpainiketta pääset määrittämään valitun kappaleen riippuvan sisennyksen esiin tulevassa Kappale (Paragraph) -valintaikkunassa Sisennykset ja välit (Indents and Spacing) -välilehdellä. Tee riippuva sisennys Järjestäytyminen kappaleelle kuvan asetuksilla. Microsoft Word

72 Ensirivin sisennys Sisennystapa on yleinen lehdissä ja kirjoissa. Kun käytetään ensirivin sisennystä, ei yleensä käytetä kappalevälejä. Kuva 81 Kappaleen ensirivin sisennys Sisennyksen teet siirtämällä ylemmän kolmion kohtaan, josta haluat ensimmäisen rivin alkavan. Alemman kolmion siirrät siihen kohtaan, josta haluat muiden rivien alkavan. Sisennyksen porrastus on yleensä 3-4 kirjaimen suuruinen. Kappaleen vasen tasaus Kappaleväli ennen Kappaleväli jälkeen Kuva 82 Ensirivin sisennyksen tarkemmat sisennysasetukset Kun kaksoisnapsautat viivaimen kolmioita tai napsautat Kappale (Paragraph) -ryhmän avainpainiketta pääset määrittämään ensirivin sisennyksen esiin tulevassa Kappale (Paragraph) -valintaikkunassa Sisennykset ja välit (Indents and Spacing) -välilehdellä. Microsoft Word

73 Oikean reunan sisennys Oikean reunan sisennystä käytetään joskus standardiasiakirjan pääotsikkoa kirjoitettaessa, sisennettäessä. Kuva 83 Kappaleen oikean reunan sisennys Kappaleen oikeaa reunaa on sisennetty siirtämällä viivaimen oikeassa päässä olevaa kolmiota. Kappaleen vasen tasaus Kappaleväli ennen Kappaleväli jälkeen Kuva 84 Kappaleen oikean reunan sisennysasetukset Voit toteuttaa oikean reunan sisennyksen myös kaksoisnapsauttamalla viivaimen oikeassa päässä olevaa kolmioita tai napsauttamalla Kappale (Paragraph) -ryhmän avainpainiketta. Määritä oikean sisennyksen asetus kuvaan merkityssä kohdassa. Microsoft Word

74 Tasauksen asettaminen Kappaleen teksti tasataan Aloitus (Home) -välilehden Kappale (Paragraph) -ryhmän tasauspainikkeilla. Kuva 85 Tekstikappaleiden tasaus Käytä kappaleiden tasaamiseksi tasauspainikkeita. Vasemmalle tasattu kappale on yleinen, käytä sitä standardiasiakirjoissa ja kun kappaleen leveys on yli 10 senttimetriä. Molempien reunojen tasaus on myös yleinen, käytä sitä kappaleessa jonka leveys jää alle 10 cm, esimerkiksi lehdissä ja esitteissä. Oikea tasaus on erittäin harvinainen. Keskitettyä tasausta taas käytetään usein todistuksissa ja kunniakirjoissa. Microsoft Word

75 Kappaleen korostaminen Voit käyttää tekstikappaleissa korostuskeinona varjostusta tai kehystä korostamaan kappaleen tärkeyttä. Nämä korostuskeinot voit tehdä yksittäisille kappaleille alla kerrotulla tavalla, ellei asiakirjassa korostettavaksi tule useita kappaleita. Tee kuitenkin korostuskeinoille oma kappaletyyli jos tarvitset korostusta usein. Tyylien luomisesta saat lisätietoa myöhemmin (sivu 98). Varjostus Kun haluat korostaa tekstikappaletta, esimerkiksi kirjoitukseen mukaan otettavaa esimerkkiä, voit varjostaa kyseisen kappaleen. Kuva 86 Kappaleen varjostus Kirjoita aluksi tekstikappale ja valitse se. Lisää Aloitus (Home) -välilehden Kappale (Paragraph) -ryhmästä Sävytys (Shading) -komennolla esiin tulevasta pudotusvalikosta mieleisesi sävy kappaleelle. Kehys Kappaletta voi korostaa myös kehystämällä sen. Kehystä kappaleet joissa on jotain tärkeää, älä kaikkia kappaleita. Tee kehystäminen seuraavasti. Kuva 87 Kappaleella kehysviiva Kirjoita aluksi tekstikappale ja valitse se. Napsauta Aloitus (Home) -välilehden Kappale (Paragraph) -ryhmän Kehys (Border) -pudotusvalikosta Ulkoreunukset (Outside Borders) -komentoa. Kehys ottaa kappaleen ulkopuolelta hieman ylimääräistä tilaa, siksi tällaisessa kappaleessa kannattaa usein sisennyksiä muuttaa. Microsoft Word

76 Leski- ja orporivi Leskirivi (Widow) on kappaleen ne yksi tai kaksi riviä, jotka jäävät yksin edelliselle sivulle. Orporivi (Orphan) on kappaleen ne yksi tai kaksi riviä, jotka siirtyvät seuraavalle sivulle. Leski- ja orporivejä pyritään välttämään kaikessa asiakirjatuotannossa ja niiden estämiseen on Wordissa oma toimintonsa, se on myös oletuksena voimassa. Asetuksella pidetään kappaleen kaikki rivit yhdessä Asetuksella tehdään automaattinen sivunvaihto ennen kappaletta Kuva 88 Kappale (Paragraph) - valintaikkuna Määritä leski- ja orporivin esto voimaan napsauttamalla Aloitus (Home) -välilehden Kappale (Paragraph) -ryhmän avainpainiketta. Esiin tulevassa valintaikkunassa Tekstinkäsittely (Line and Page Breaks) -välilehdellä voit muuttaa Leski- ja orporivien esto (Widow/Orphan control) -asetuksen päälle tai pois voimasta. Microsoft Word

77 Sarkainten asettaminen Kun kirjoitat asiakirjaan taulukkotyyppisen luettelon ja tiedot eivät ole taulukossa, tasaa tiedot sarkaimilla. Sarkaimien käyttö tapahtuu siten, että ensin asetat sarkainasetukset paikoilleen. Kirjoittaessasi luetteloa siirrät kirjoituskursorin sarkainkohtaan Sarkain (Tab)-näppäimellä. Kuva 89 Sarkainasetukset ja oletussarkaimet Sarkaimia käytät tekemällä ensin sarkainasetuksen. Asetuksen voit valita viivaimen vasemmassa päässä olevaa painiketta napsauttamalla. Oletuksena voimassa on Vasen sarkain (Left Tabs). Kun napsautat mihin hyvänsä kohtaan viivainta, teet valitsemasi asetuksen. Oletussarkainasetukset näet viivaimen alareunassa. Sarkaimia voit hallita kaksoisnapsauttamalla mitä hyvänsä sarkainasetusta. Oletussarkainasetus, toteuttaa asiakirjastandardin palstajaon Kaikkien sarkainasetusten poistamiseen Kuva 90 Sarkain (Tabs) - valintaikkuna Sarkainasetuksen teet määrittämällä sarkaimen etäisyyden vasemmasta reunuksesta Sarkainkohdan sijainti (Tab stop position) -kentässä. Tasaus (Alignment) -kohdassa voit vaihtaa sarkainasetuksen tyypin ja Täytemerkki (Leader) -kohdassa määräät täytemerkin. Esimerkin täytemerkin 2 käyttämisestä näet katsomalla tämän e-kirjan sisällysluetteloa tai hakemistoa. Napsauta Aseta (Set) -painiketta, kun määrittelysi on valmis. Napsauta lopuksi OK-painiketta. Microsoft Word

78 Muut sarkaimet Seuraavan kuvan taulukossa on käytetty sarkainasetuksia seuraavasti. Kuva 91 Viivaimelle asetut sarkainasetukset Taulukon sisennys on tehty riippuvalla sisennyksellä. Ensimmäisessä tuotenimi-sarakkeessa sarkainasetus on Vasen sarkain (Left Tabs). Kappalemäärä-sarakkeessa sarkainasetukseksi on valittu Oikea sarkain (Right Tabs). Hinta-sarakkeen sarkainasetus on Desimaalisarkain (Decimal Tabs). Palstat (Columns) Palstojen käyttäminen on suositeltavaa monen tyyppisissä asiakirjoissa, muun muassa aikakausi- ja päivälehdissä sekä esitteissä. Palstan luominen Palstojen luonnin ja määrittelyn teet Sivun asettelu (Page Layout) -välilehden Sivun asetukset (Page Setup) -ryhmän Palstat (Columns) -painikkeen pudotusvalikosta. Harjoitustiedostot: Laatuesite palstoilla.docx Kuva 92 Kaksipalstainen asiakirja Kuvan esitteessä on käytetty kahta palstaa. Erilevyiset palstat määrittelet napsauttamalla Palstat (Columns) -painikkeen pudotusvalikon Lisää palstoja (More Columns) -komentoa. Microsoft Word

79 Palstojen muokkaaminen Palstamäärän valinta Asetus saman levyiset palstat Määritys voimassa tässä osassa Kuva 93 Palstat ( Columns) - valintaikkuna Esitteen palstat määrittelet napsauttamalla Sivun asettelu (Page Layout) -välilehden Palstat (Columns) -painikkeen pudotusvalikon Lisää palstoja (More Columns) -komentoa. Esiin tulevassa valintaikkunassa voit muuttaa palstojen määrän, leveyden ja sarakkeiden välistyksen (Spacing). Palstan vaihto Kirjoittaessasi palstoitettuun asiakirjaan haluat usein siirtyä kirjoittamaan uuteen palstaan ennen kuin palsta loppuu, tulee täyteen. Pakotetun palstanvaihdon teet helposti painamalla Ctrl + Vaihto + Enter -näppäinyhdistelmää. Kuva 94 Palstanvaihto ennen sivun loppua Kun olet tuottanut palstanvaihdon, näet kyseisessä kohdassa Palstanvaihto (Column Break) -ohjausmerkin. Merkin tuotettuasi voit kirjoittaa toiseen palstaan. Palstanvaihdon voit poistaa asettamalla kursorin vilkkumaan ohjausmerkin vasemmalle puolelle ja painamalla DEL-näppäintä. Microsoft Word

80 Rivivälit (Line Spacing) Rivivälillä vaikutat asiakirjan luettavuuteen. Tutkimusten mukaan riviväli yksi (1) on nopein lukea. Word 2013 oletusmalli poikkeaa totutuista, siinä Normaali (Normal) -tekstityylin riviväli on 1,08. Muuta Riviväli (Line Spacing) -asetusta harkitusti. Kappaleen tasaus Asetus tarkempaan rivivälin muuttamiseen Esikatselu Kuva 95 Kappale (Paragraph) - valintaikkuna Kun sinun on muutettava riviväliä, tee se napsauttamalla Aloitus (Home) -välilehden Kappale (Paragraph) -ryhmän avainpainiketta. Esiin tulevassa valintaikkunassa voit muuttaa rivivälin Riviväli (Line Spacing) -kohdan pudotusvalikosta tai tarkka luvulla tehty muutos onnistuu Mitta (At) -kentän lukuarvoilla. Microsoft Word

81 ! Kappalevälit (Spacing) Jätä tekstikappaleiden väliin ilmavuutta lukemisen helpottamiseksi ja tee se oikein käyttäen Kappaleväli (Spacing) -toimintoa. Kappaleen tasaus Sisennysasetus Aseta oletukseksi (Set As Default) -painike, jota napsauttamalla asetukset menevät muistiin Normal.dotm malliin Kuva 96 Kappale (Paragraph) - valintaikkuna Määritä kappalevälit napsauttamalla Aloitus (Home) -välilehden Kappale (Paragraph) -ryhmän avainpainiketta. Esiin tulevassa valintaikkunassa voit muuttaa kappalevälin Välistys (Spacing) -kohdan askelluspainikkeilla. Kappalevälin suuruus riippuu kirjasinkoosta ja kappaletyylistä, mutta käyttäessäsi fonttikokoa 12 pt, voit käyttää ennen ja jälkeen kohdissa 3-6 pt.! Yksi ylimääräinen Enter-painallus kappaleiden välissä on tekstinkäsittelyn periaatteiden mukaan väärin. Jos kirjoittamasi raakateksti viedään sivuntaittoon, niin taittaminen hankaloituu näistä ylimääräisistä Enter-painalluksista. Tyhjä rivi kappaleiden välissä on taiteilijoidenkin mielestä ulkoasullisesti liian suuri ja lisäksi se tutkimusten mukaan hidastaa lukemista. Microsoft Word

82 Muotoilujen kopioiminen muotoilusiveltimellä Muotoilusivellin (Format Painter) on oiva apuväline muotoilujen periyttämiseen (kopioimiseen) asiakirjan muihin alueisiin tai toisiin asiakirjoihin. Muotoilusiveltimen löydät Aloitus (Home) -välilehdeltä ja sitä käytät seuraavasti: Valitse merkkijono tai kappale jossa on mieleisesi muotoilu. Napsauta Muotoilusivellin (Format Painter) -painiketta. Maalaa, vedä siveltimellä yli sen alueen tai kappaleen johon haluat valitun muotoilun periytyvän. Muotoilusivellintä voit käyttää usean erillisen alueen muotoiluun peräkkäin, kun kaksoisnapsautat painiketta. Pois päältä sen saat joko napsauttamalla painiketta tai painamalla näppäimistöltä Esc-näppäintä. Muotoilun poistaminen Kaikki muotoilut voit poistaa helposti tekemällä uuden muotoilutoimen valittuun alueeseen. Avuksi muotoilun poistamiseen kannattaa ottaa Aloitus (Home) -välilehden Tyyli (Styles) -ryhmän avainpainikkeella Tyylit (Styles) -toimintopaneeli. Kuva 97 Style (Tyylit) - toimintopaneeli Tyyli-toimintopaneelin avulla voit poistaa aktiivisen kappaleen tyylin napsauttamalla Clear All (Poista kaikki) -painiketta, se palauttaa kappaleen tyyliksi Normal (Normaali). Muotoilun voit kumota myös heti kun olet sen tehnyt. Kumoamisen voit suorittaa pikatyökalurivin (Quick Access Toolbar) Kumoa (Undo) -painikkeella tai näppäinkomennolla Ctrl + z. Kun olet tehnyt valitulle objektille muotoilutoimen voit monistaa muotoilun uuteen samanarvoiseen valittuun objektiin pikatyökalurivin Toista (Repeat) -painikkeella tai näppäinkomennolla Ctrl + y. Microsoft Word

83 Kumoa - Toista toiminnot!! Kumoa (Undo) Tietokoneohjelmiin on rakennettu Kumoa (Undo) -toiminto. Kumoa-toiminto tekee tietokoneella suoritettavasta tietojenkäsittelystä huomattavasti nopeampaa ja kehittyneempää kuin kirjoituskoneella tai laskimella työskentely. Kumoa-toiminnon vaihtoehto- ja/tai vastatoimi on Toista (Repeat) -toiminto, sen käyttäminen edistää myös asiakirjan tuottamista huomattavasti. Office-ohjelmissa voit kumota jopa sata edellistä toimintoa ja toistotoimintoja voit tehdä lähes rajattomasti. Kumoa ja Toista -komennoilla voit myös vertailla kahta vaihtoehtoista tilannetta. Tämän teet napsauttamalla vuorollaan Kumoa (Undo) ja Toista (Repeat) -painiketta. Tehtyäsi virhetoiminnon, voit kumota virhetoiminnon pikatyökalurivin Kumoa (Undo) -painikkeella tai painamalla Ctrl + z -näppäinyhdistelmää. Napsauttamalla riviä paluu edelliseen tilanteeseen Kuva 98 Kumoa (Undo) - pudotusvalikko Pudotusvalikon komennoilla voit palata edelliseen tai sitä edelliseen toimintoon napsauttamalla kyseistä valikkokomentoa. Office-ohjelmissa voit suorittaa usean toiminnon kumoamisen askel kerrallaan myös painamalla toistuvasti Ctrl + z näppäinyhdistelmää. Tee uudelleen (Redo) Kun olet palannut kumoamalla liian monta toimintoa taaksepäin, voit Tee uudelleen (Redo) -painikkeella palata ikään kuin takaisin eteenpäin. Komennon suoritat myös Ctrl + y -näppäinyhdistelmällä. Komento toimii kuten Kumoa (Undo) -komentokin, eli voit palata kumottua polkua askel kerrallaan tai pudotusvalikosta suoraan aiempaan kohtaan. Toista (Repeat) Tehtyäsi toiminnon jota haluat toistaa, voit tehdä sen napsauttamalla pikatyökalurivin Toista (Repeat) -painiketta tai suorittamalla Ctrl + y -näppäinpainalluksen. Viimeisen tekemäsi toiminnon voit toistaa useamman kerran napsauttamalla Toista (Repeat) -painiketta tai painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + y yhä uudelleen ja uudelleen. Microsoft Word

84 Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Office Leikepöytä Tuottaessasi asiakirjaa muistat usein, että kyseinen asia on jo mainittu aiemmin tuotetussa asiakirjassa. Tarkoituksenasi voi olla siirtää jokin tekstilohko toiseen kohtaan käsittelemässäsi asiakirjassa. Nämä toimenpiteet suoritat tekstinkäsittelyohjelmassa Kopioi - Leikkaa - Liitä -toiminnoilla. Toimintojen suorittaminen vie kopioidun tiedon (objektin) Windows-leikepöydälle. Näin vain viimeksi leikattu tai kopioitu objekti on palautettavissa uuteen paikkaan, tosin niin monesti kuin haluat. Wordilla, kuten Windowsillakin työskentely on toimimista objektien kanssa. Mikä hyvänsä kerralla valittavissa ja käsiteltävissä oleva osa tai kokonaisuus on objekti. Objekteja ovat siis ohjelmaikkuna, kirjain, sana, virke, kappale, painike, komento ja moni muu ohjelmassa käsiteltävissä oleva kokonaisuus. Office-leikepöydän avulla säilytät useita kopioituja tai leikattuja objekteja. Office leikepöydän otat esiin Aloitus (Home) -välilehden Leikepöytä (Clipboard) -ryhmän oikeassa alanurkassa olevalla avainpainikkeella. Tämä leikepöytä muistaa 24 viimeistä missä hyvänsä Office-ohjelmassa kopioitua objektia ja näin voit sen avulla palauttaa tietoja myös Wordista vaikka Exceliin. Office-leikepöydän tyhjentämiseen Office-leikepöydän sisältö Kuva 99 Leikepöytä (Clipboard) - tehtäväruutu Kun Office-leikepöytä on esillä, tallentuu sinne 24 viimeksi kopioimaasi objektia. Asetukset (Options) -painikkeella esiin tulevan pikavalikon Kerää näyttämättä Office-leikepöytää (Collect Without Showing Office Clipboard) -komennolla keräät viimeksi kopioimasi objektit leikepöydälle niin, ettei leikepöytä vie tilaa näytöltä. Asetus koskee kaikkia Office-ohjelmia. Tarvittaessa voit Leikepöytä (Clipboard) -ryhmän avainpainikkeella tuoda leikepöydän esiin ja liittää objekteja asiakirjaan.! Oman ajankäyttösi kannalta on todella tärkeää että et kirjoita aiemmin tekemääsi objektia uudelleen, vaan kopioit sen sieltä missä se jo on. Microsoft Word

85 Kopioiminen (Copy)! Wordissa on useita tapoja kopioida. Kopiointi on koko tekstinkäsittelyn ja koko tietojenkäsittelyn tärkein yksittäinen toiminto. Kopioinnin hyvin hallitseva tekee vähemmän virheitä ja aiheuttaa näin harvoin vääriä odotuksia. Valitun kappaleen tai muun objektin kopioit muistiin Aloitus (Home) -välilehden Kopioi (Copy) -painikkeella tai näppäinyhdistelmällä Ctrl + c. Objekti menee Windowsin leikepöydälle (ja Office-leikepöydälle) josta voit sen halutessasi liittää eri kohtiin asiakirjassa niin monesti kuin haluat. Voit liittää tekstin myös muihin asiakirjoihin. Kopioi-toiminnolla monistat objektia. Ctrl-kopioiminen Leikkaaminen (Cut) Voit kopioida Office-ohjelmissa tietoa hiirellä. Ota kiinni objektista ja vedä se Ctrl-näppäin alhaalla toiseen kohtaan. Tässä tapauksessa objekti ei mene lainkaan leikepöydälle, mutta siitä syntyy kopio. Valitun kappaleen tai muun objektin leikkaat muistiin Aloitus (Home) -välilehden Leikkaa (Cut) -painikkeella tai näppäinten Ctrl + x painalluksella. Objekti menee muistiin Windowsin leikepöydälle (myös Office-leikepöydälle) josta voit sitä halutessasi liittää eri kohtiin asiakirjassa niin monesti kuin haluat. Voit liittää tekstin myös muihin asiakirjoihin. Leikkaa-toiminnolla muutat (siirrät) alkuperäisen objektin sijaintia. Siirtäminen hiirellä Voit siirtää Office-ohjelmissa mitä hyvänsä tietoa hiirellä. Se tapahtuu niin, että otat kiinni esimerkiksi aktiivisesta kappaleesta ja vedät sen uuteen paikkaan. Tässä tapauksessa objekti ei mene lainkaan leikepöydälle, mutta siirtyy uuteen paikkaan. Microsoft Word

86 Liittäminen eli sijoittaminen (Paste) Sijoitat leikepöydällä olevan objektin valitsemaasi kohtaan asiakirjaa Aloitus (Home) -välilehden Liitä (Paste) -painikkeella tai näppäinyhdistelmällä Ctrl + v. Liitä (Paste) -painikkeen alla olevaa nuolta napsauttamalla saat esiin pudotusvalikon. Pudotusvalikon Liitä määräten (Paste Special) -komennon avulla voit tehdä muutaman erityyppisen objektin liittämistoimen. Liitä (Paste) -komennolla kolme vaihtoehtoa Kuva 100 Liitä (Paste) - pudotusvalikko Tekstiä liittäessä sinulla on kolme tapaa liittää teksti; Säilytä lähteen muotoilu (Keep Source Formatting), Yhdistä muotoilu (Merge Formatting) ja Säilytä vain teksti (Keep Text Only). Liitä määräten (Paste Special) -komennolla saat esiin valintaikkunan jossa on joukko lisätoimintoja objektin liittämiseen. Leikepöydälle kopioitu objekti monistuu ja leikattu siirtyy alkuperäisestä paikasta sinun valitsemaasi kohtaan. Pikatyökalurivin (Quick Access Toolbar) Kumoa (Undo) -painiketta napsauttamalla peruutat eli kumoat viimeksi tekemäsi syötön tai muutoksen asiakirjassa. Kumoa (Undo) -komennolla voit kumota kopioinnin, leikkaamisen tai liittämisen. Komennolla pääset palaamaan useita askelia takaisin harhailtuasi alkuperäisestä suunnastasi. Microsoft Word

87 Tekstin kopioiminen tai siirtäminen Voit siirtää tai kopioida tekstiä saman asiakirjan sisällä tai asiakirjasta toiseen. Kopiointi ja siirtäminen tapahtuvat asiakirjasta toiseen samoin kuin asiakirjan sisälläkin. Kopiointi tapahtuu aina muun muassa seuraavalla tavalla: valitse tekstikokonaisuus napsauta Kopioi (Copy) -painiketta tai paina Ctrl + c -näppäimiä (siirry asiakirjaan johon haluat tekstin) siirry asiakirjassa kohtaan johon haluat tekstin ja napsauta kursori vilkkumaan kyseiseen kohtaan napsauta Liitä (Paste) -painiketta tai paina Ctrl + v -näppäimiä. Siirtäminen tapahtuu seuraavalla tavalla: valitse tekstikokonaisuus napsauta Siirrä (Cut) -painiketta tai paina Ctrl + x -näppäimiä (siirry asiakirjaan johon haluat tekstin) siirry asiakirjassa kohtaan johon haluat tekstin ja napsauta kursori vilkkumaan kyseiseen kohtaan napsauta Liitä (Paste) -painiketta tai paina Ctrl + v -näppäimiä Microsoft Word

88 Tekstien yhdistäminen Kaksi tekstiä voidaan yhdistää leikkaa - kopioi - liitä toiminnolla. Tekstien yhdistämiseen on muitakin tapoja, eräs seuraavaksi. Tekstin tuominen tekstitiedostosta Harjoitustiedostot: Tasaukset.docx ja Desktop-publishing.txt Avaa Tasaukset.docx asiakirja ja tuo sen loppuun teksti tekstitiedostosta. Kuva 101 Objekti (Object) - pudotusvalikko Valitse Lisää (Insert) -välilehden Objekti (Object) -pudotusvalikosta Teksti tiedostosta (Text from File) -komento. Valittu tiedosto Kuva 102 Lisää tiedosto (Insert File) - valintaikkuna Valitse Tiedostotyyppi (File Type) -pudotusvalikosta oikea tiedostotyyppi. Selaa esiin kansio jossa tekstitiedosto sijaitsee. Valitse tiedosto ja napsauta Lisää (Insert) -painiketta. Microsoft Word

89 Esikatselukuva Kuva 103 Tiedoston muuntaminen - Xxxx (File Conversion - Xxxx) - valintaikkuna Tarkasta esikatseluruudussa että muunnosvalinta on oikea. Muunnosvalinnan voit vaihtaa Tekstin koodaus (Text encoding) -kohdasta tekemällä uuden valinnan. Napsauta lopuksi OK-painiketta. Tuotuasi tekstitiedostosta tekstin toisen tekstin perään on sinun syytä muotoilla tuotu teksti alkuperäisen tekstin ulkoasulla. Muotoilujen periyttäminen on kerrottu aiemmin tässä e-kirjassa (sivu 82). Tallenna vielä tiedosto, anna nimeksi: Harjoitustiedosto: Tasaukset&Taitto.docx Microsoft Word

90 Etsi - Korvaa toiminnot Aloitus (Home) -välilehdellä on työkalut asiakirjan eri osiin siirtymiseen, tietojen etsimiseen asiakirjasta ja usein toistuvan kirjoitetun tiedon korvaamiseen sekä erilaisten valintojen tekemiseen. Find (Etsi) -pudotusvalikko Replace (Korvaa) -komento Select (Valitse) -pudotusvalikko Kuva 104 Muokkaaminen (Editing) - ryhmä Ryhmässä on Etsi (Find), Korvaa (Replace) ja Valitse (Select) -painikkeet. Näillä toiminnoilla voit selailla asiakirjan tietoja, etsiä ja korvata merkkijonoja ja tehdä valintoja. Microsoft Word

91 Etsi (Find) Etsi (Find) -painikkeen pudotusvalikosta löytyy Etsi (Find) -komento, jonka avulla selailet nopeasti läpi asiakirjassa kohdat, joissa etsimäsi tieto on. Harjoitustiedosto: Tasaukset&Taitto.docx Kuva 105 Navikointi (Navigation) - tehtäväruutu Kirjoita Etsi tiedostosta (Search Document) -kenttään haettava merkkijono, automaattinen haku alkaa. Toimintopaneelin avulla voit selailla esiin oikean kohdan napsauttamalla vuorollaan luettelossa olevia esiintymäkohtia. Kun alkuperäisessä tekstissä on kirjoitusvirheitä, eivät kyseiset kohdat tietenkään löydy etsi käskyllä. Tarkempaan etsintään pääset kun napsautat ylimmän kentän pudotusvalikosta Laajennettu etsintä (Advanced Find) -komentoa. Microsoft Word

92 Haun lisäasetukset Kuva 106 Etsi ja korvaa (Find and Replace) - valintaikkuna! mat) Kirjoita Etsittävä (Find what) -kenttään haettava merkkijono. Napsauta voimaan tarvittavat asetukset Etsinnän asetukset (Search Options) -ryhmästä. Napsauta lopuksi Etsi seuraava (Find Next) -painiketta, näin pääset selailemaan kohtia joissa etsittävä merkkijono toistuu. Erikois (Special) -pudotusvalikossa on erikoismerkkien hakuun oivallisia toimintoja, opettele niiden käyttö. Muotoile (For- -pudotusvalikon toiminnoilla voit hakea lähes millä hyvänsä muotoilulla varustettua tekstikokonaisuutta. Microsoft Word

93 Korvaa (Replace) Korvaa (Replace) -komennolla voit selailla ja korvata asiakirjassa toistuvat saman merkkijonon sisältävät kohdat haluamallasi uudella merkkijonolla. Haun lisäasetukset Kuva 107 Etsi ja korvaa (Find and Replace) - valintaikkuna Kirjoita Etsittävä (Find what) -kenttään haettava merkkijono. Kirjoita Korvaava (Replace with) -kenttään haluamasi korvaava arvo. Aseta muut asetusvalinnat voimaan. Napsauta sitten Etsi seuraava (Find Next) -painiketta. Pääsääntöisesti kannattaa edetä yksi korvaus kerralla. Löytäessäsi kohdan jonka merkit haluat korvata, napsauta Korvaa (Replace) -painiketta.!! Korvaa-toiminnolla voit etsiä ja korvata merkkijonoja, muotoiluja ja erikoismerkkejä. Korvaa-toiminto on hyvä apuväline, kun poistat asiakirjasta turhia välilyöntejä, sarkainpainalluksia tai kappaleenvaihtoja. Lisää näissä tilanteissa Etsittävä (Find what) -kohtaan kaksi välilyöntiä, sarkainmerkkiä tai kappalevaihtomerkkiä. Lisää Korvaava (Replace) -kohtaan yksi kyseinen merkki. Tämän jälkeen voit jatkaa Korvaa kaikki (Replace All) -painikkeen napsautuksella, näin puolitat virhesyötöt. Jatka kunnes toiminnon ilmoitusviesti kertoo, että se korvasi nolla (0) merkkiä. Ole erittäin varovainen, sillä pidemmissä asiakirjoissa Korvaa kaikki -toiminto voi aiheuttaa enemmän vahinkoa kuin hyötyä. Tehtävä Poista hetkeä aiemmin yhdistämästäsi Tasaukset&Taitto.docx tiedostosta ylimääräiset kappaleenvaihtomerkit. Puolita virhettä kunnes ilmoitus kertoo että korvasit viimeisellä kerralla 0 (nolla) merkkiä. Microsoft Word

94 Siirry (Go To) Siirry-toiminnolla pääset siirtymän pidemmässä asiakirjassa eri objekteihin nopeasti. Voit siirtyä suoraan määräämällesi sivulle, osaan, kirjanmerkkiin, kenttään, taulukkoon tai muihin objekteihin. Siirry (Go To) -komento löytyy Aloitus (Home) -välilehden Etsi (Find) -pudotusvalikosta. Kuva 108 Etsi ja korvaa ( Find and Replace) - valintaikkuna, Siirry ( Go To) - välilehti Valitse Siirry mihin (Go to what) -luettelosta objektityyppi. Seuraavaan objektiin pääset Seuraava (Next) -painikkeella. Kun tarkennat määritystä oikealla olevassa kentässä, siirryt kyseiseen kohtaan napsauttamalla Siirry (Go To) -painiketta. Valinta (Select) Valitse (Select) -pudotusvalikosta löydät muutaman komennon, joiden avulla voit nopeasti valita asiakirjasta erilaisia objekteja. Valintatyökalu Kuva 109 Valinta ( Select) - pudotusvalikko Pudotusvalikon Valitse kaikki (Select All) -komennolla aktivoit koko asiakirjan, sen voit tehdä myös näppäinpainalluksella Ctrl + a. Valitse objektit (Select Objects) -komennolla saat käyttöösi valintaosoittimen, jolla valitset kelluvia objekteja.! Usean kelluvan piirto-objektin voit valita valintaosoittimella napsauttamalla ensimmäistä ja sitten Vaihto + napsauttamalla seuraavia. Kun sinulla ei ole valittu valintatyökalua, voit valita usean erillisen rivin vasemmasta marginaalista Ctrl + napsauttamalla. Usean erillisen sanan voit valita tekstiosoittimella Ctrl + kaksoisnapsauttamalla jokaista sanaa vuorollaan. Microsoft Word

95 Vakioasettelu Suomalainen asiakirjastandardi (SFS 2487) ohjaa yrityskirjeenvaihdon ulkonäköä tehtäessä A4 paperikoolle laadittuja asiakirjoja. Kuva 110 Standardiasiakirjan sivu 1 Asiakirjan ensimmäisen sivun ulkoasu ja hieman ohjeita asiakirjan eri osien tekemiseen. Microsoft Word

96 Kaksi- tai useampisivuisen asiakirjan teet näiden ohjeiden mukaan. Yksisivuinen asiakirjakin tehdään samojen ohjeiden mukaan. Älä käytä yksisivuisessa asiakirjassa kuitenkaan juoksevaa sivunumerointia. Kuva 111 Standardiasiakirjan sivu 2 Sivun kaksi ohjeellisen ulkoasu ja hieman lisäohjeita asiakirjan laatimiseksi. Microsoft Word

97 Teemat Teemoja voit käyttää asiakirjasi perusmuotoiluun. Microsoft kertoo teemoista ohjeessa seuraavaa: Tiedoston teema on joukko muotoiluvalikoimia, jotka voivat sisältää teeman värijoukon, teeman fonttijoukon (joukko otsikko- ja leipätekstifontteja) sekä teeman tehostejoukon (joukko viivoja ja täyttötehosteita). Teeman voit ottaa käyttöön tiedostossa yhdellä valinnalla. Teeman avulla teet Word-asiakirjalle nopeasti ammattimaisen ja modernin ulkoasun. Ylisanoja ammattimaisesta ulkoasusta jotka voivat olla totta USA:ssa jossa teemat on luotu. Suomalaisessa asiakirjatuotannossa on käytössä omat tavat ja mielitilat - niitä Word-teemat eivät mielestäni toteuta. Jokaiseen Word-ohjelmassa luotuun asiakirjaan sisältyy aina oletusteema, myös uusiin. Tämän e-kirjan kaikki esimerkit on luotu käyttäen oletusteemaa. Muiden teemojen käyttämiseen ei juuri puututa. Oletusteeman voit kuitenkin muuttaa. Selvitä tarvitessasi teeman vaihtaminen Word-ohjeen avulla. Asiakirjan muotoilu (Document Formatting) -ryhmä Teemat (Themes) -valikoima Kuva 112 Asiakirjan muotoilu (Document Formatting) - ryhmän Teemat (Themes) - valikoima Teemat (Themes) -ryhmän Teemat (Themes) -valikoimasta vaihdat teeman, joka vaikuttaa työn alla olevaan asiakirjaan. Valikoiman teemoja käyttäen on mahdollista määrittää asiakirjalle perusmuotoilut. Ryhmän Teeman värit (Colors), Teeman fontit (Fonts) ja Teeman tehosteet (Effects) -painikkeilla saat vaihdettua asiakirjan muotoiluja. Oletusteema on Office. Microsoft Word

98 Tyylit (Styles) Tyylit ovat periytyneet tekstinkäsittelyyn sivuntaitto-ohjelmista, joissa ne helpottavat ammattimaista sivuntaittoa. Opettele tyylien luominen ja käyttäminen, ne ovat myös ammattitaitoisen tekstinkäsittelyn perusosaamista. Tyylejä käyttämällä nopeutat asiakirjantuotantoa huomattavasti. Mikä on tyyli? Tyyli on kokoelma kappale ja/tai merkkimuotoiluja, jotka kerätään yhdellä komennolla suoritettavaksi. Wordin jokaiseen teemaan on tehty varsin kattava valikoima valmiita tyylijoukkoja ja niihin yksittäisiä tyylejä. Tyylejä sinun on helppo käyttää, käytät niitä otsikko- ja hierarkiatasoja erotellaksesi. Tyylejä käyttämällä helpotat asiakirjan jäsentelyä, selailua ja parannat luettavuutta. Teeman tyylijoukon vaihtaminen Jokaisessa teemassa on useita tyylijoukkoja. Voit vaihtaa valitun teeman tyylijoukon. Tyylijoukko (Style Set) -valikoima Kuva 113 Tyylijoukko (Style Set) - pudotusvalikko Teeman tyylijoukon vaihdat Rakenne (Design) -välilehden Tyylijoukko (Style Set) -valikoimasta. Napsauta haluamaasi tyyliä. Hetken päästä koko asiakirjan ulkoasu muuttuu automaattisesti ja ulkonäkö on uuden tyllijoukon tyyleillä varustettu. Microsoft Word

99 Tyylityypit Kappaletyyli (Paragraph) Kappaletyyli määrittää koko valitsemasi kappaleen ulkoasun eli muotoilun. Kappaletyylejä ovat esimerkiksi Otsikko 1 (Heading 1), Otsikko 2 (Heading 2) ja Leipäteksti (Body Text - tämä kertova teksti). Merkkityyli (Character) Merkkityyli määrittää haluamasi sanan tai valitsemasi merkkijonon muotoilun. Merkkityylin voit luoda esimerkiksi lihavoinnille, tyylin nimi voisi olla Korostettu. Luettelotyyli (List) Luettelotyyli määrittää luettelon ulkoasun eli muotoilun. Luettelon teet joko luettelomerkeillä, numeroinnilla tai monitasoisella numeroinnilla (lisätietoa sivulla 41). Taulukkotyyli (Table) Taulukkotyyli määrittää haluamasi taulukon muotoilun (lisätietoa taulukoista sivulla 132). Tyylien käyttäminen Aloitus (Home) -välilehden Tyyli (Styles) -ryhmän Lisää (More) -pudotusvalikossa ovat käytössä olevan teeman tyylit, sieltä voit napsauttamalla valita tyylin aktivoimallesi kappaleelle. Valitun kappaleen tyyli Poista muotoilut -painike Valittu kappale Kuva 114 Lisää (More) - pudotusvalikko Pudotusvalikossa on teeman ehdotetut, sisäiset tyylit. Voit napsauttamalla valita aktiiviselle kappaleelle haluamasi tyylin. Poista muotoilu (Clear Formatting) -painikkeen napsautuksella poistat valitun kappaleenkaikki muotoilut, palautat kappaleen Normaali (Normal) tyyliin. Microsoft Word

100 Tyyliruutu Kirjoittaessasi voit muuttaa kappaleen tyyliä valitsemalla kappaleen ja napsauttamalla Tyyli (Styles) -tehtäväruudussa olevaa tyylin nimeä. Luettelo tyyleistä Uusi tyyli (New Style) -painike Tyylien tarkistaminen (Style Inspector) -painike Tyylien hallinta (Manage Styles) -painike Tyyliruudun Asetukset (Options) -painike Kuva 115 Tyyli ( Styles) - tehtäväruutu Tyylit (Styles) -tehtäväruudun saat esiin napsauttamalla Aloitus (Home) -välilehden Tyyli (Styles) -ryhmän avainpainiketta. Tyyli (Styles) -tehtäväruudusta voit valita tyylin käyttöösi, määrittää uuden tyylin tai siirtyä tyylien hallintaan. Tyyliruudussa näet oletuksena näytettävät Wordin sisäiset tyylit. Esimerkkikuvassa on paljon itse määritettyjä tyylejä ja valittu otsikko on tyyliä Otsikko 2; SO1 (Heading 2; SO1). Microsoft Word

101 Tyylien sisältö Kappale on luotu Otsikko 2 tyylillä Kuva 116 Tyylin kuvausruutu Siirrettyäsi nuoliosoittimen tyyliruudussa tyylin nimen päälle näet kuvausruudussa tyylin sisällön kuvauksen eli tyylin sisältämät kappale-, kirjasin- ja tyylimuotoilut. Aktiivisen tyylinimen perässä on pudotusvalikon painike jolla saat esiin tyylin käsittelyyn tarkoitettuja komentoja. Microsoft Word

102 Tyylien luominen Uuden tyylin luot Tyylit (Styles) -tehtäväruudun Uusi tyyli (New Style) -painikkeella (kuva sivulla 100). Esikatseluruutu Kappaleen Kielen (Language) -valinnat Kappaleen Numerointi (Numbering) -asetuksiin Kuva 117 Valintaikkuna uuden tyylin luomiseen ja Format (Muotoile) - pudotusvalikko Kuvaan on korostettu keskeiset toimenpiteet uuden tyylin luomisessa. Nimeät uuden tyylin Nimi (Name) -ruudussa ja muotoilet sen ulkoasua Muotoilu (Formatting) -ryhmän painikkeilla sekä Muotoile (Format) -pudotusvalikon komennoilla. Uuden tyylin muokkaamisessa tärkeää on valita oikea Tyylin tyyppi (Style type). Seuraavan kappaleen tyyli (Style for following paragraph) valinnasta on myös hyötyä. Kun kirjoitat Otsikko 2 (Heading 2) tyylillä kappaletta ja painat Enter-näppäintä, määräytyy seuraavan kappaleen tyyliksi esimerkiksi Leipäteksti (Body Text), jos olet niin määrittänyt. Muotoile (Format) -painikkeen pudotusvalikosta saat esiin komentoja, joiden avulla voit tehdä yksityiskohtaisemmat muotoiluasetukset. Pudotusvalikossa on useita komentoja. Keskeisillä komennoilla, kuten Fontti (Font), vaikutat kappaleen kirjasimeen. Kappale (Paragraph) -komennolla vaikutat kappaleen sisennyksiin. Sarkaimet (Tabs) -komennolla vaikutat kappaleiden sarkainasetuksiin. Pikanäppäimet (Shortcut key) -komennolla voit määrittää kappaletyylin käyttämiselle näppäinyhdistelmän. Microsoft Word

103 Tyylin määritykset Tärkeimmät muotoilumääritykset tyylille teet Fontti (Font) -komennolla ja Kappale (Paragraph) -komennolla. Fontti (Font) Fontti (Font) valinta Koko (Size) valinta Fonttityyli (Font Style) valinta Fonttiväri (Font Color) valinta Tehosteet (Effects) valinnat Kuva 118 Fontti ( Font) - valintaikkuna Kuvassa on korostettu keskeisiä asetuksia kun tyyliä määritetään tai muutetaan. Microsoft Word

104 Kappale (Paragraph) Tasaus (Alignment) valinta Tyylin Jäsennystaso (Outline level) valinta Vasen sisennys (Left Indentation) valinta Kappaleiden välistys (Spacing) valinnat Kuva 119 Kappale ( Paragraph) - valintaikkuna Kuvassa on korostettu keskeisiä asetuksia kun tyyliä määritetään tai muutetaan. Pikanäppäin (Shortcut key) Usein käytettäviin tyyleihin sinun kannattaa määrittää oma pikanäppäinyhdistelmä. Pikanäppäinten käyttö nopeuttaa asiakirjan laatimista. 1) Näppäile näppäimistöltä haluamasi näppäinyhdistelmä 2) Napsauta Assign (Liitä) -painiketta 3) Napsauta Close (Sulje) -painiketta Kuva 120 Mukauta näppäimistö ( Customize Keyboard) - valintaikkuna Määrittäessäsi pikanäppäintä toimi kuvan ohjeiden mukaisessa järjestyksessä. Microsoft Word

105 Tyylien muokkaaminen Haluamaasi tyyliä voit muokata tyylin pudotusvalikon komennoilla. Helpoiten määrität tyylin seuraavasti (esimerkkinä Leipäteksti): Valitse asiakirjasta Leipäteksti-tyyliä edustava tekstikappale. Muotoile teksti haluamallasi tavalla. Valitse kyseisen tyylinimen pudotusvalikosta Päivitä Leipäteksti vastaamaan valintaa (Update Body Text to Match Selection) -komento. Tyyliä voit muokata myös tyylin pudotusvalikon Muokkaa (Modify) -komennolla. Esikatseluruutu Kuva 121 Muokkaa tyyliä ( Modify Styles) - valintaikkuna Kuvassa valintaikkuna Leipäteksti (Body Text) -tyylin muokkaukseen. Valmiin tyylin muokkaamiseksi ikkunassa on Muotoilu (Formatting) -ryhmän painikkeet, joita käyttämällä muotoilet tyylin kuntoon. Ikkunan keskellä on esikatseluruutu tyylin ulkoasun tarkastelemiseksi. Muotoilu (Format) -painiketta napsauttamalla esiin tulee ponnahdusvalikko, josta löydät vielä paljon muita kappaleen muotoiluvaihtoehtoja (lisätietoa aiemmin sivuilla ). Microsoft Word

106 ! Tyylien hallinta Tyylien hallintaan pääset Tyyli (Styles) -tehtäväruudusta (kuva sivulla 100) Tyylien hallinta (Manage Styles) -painikkeella. Hallintaikkunassa näet kaikki Wordiin tehdyt sisäiset, suositellut tyylit. Suosittelen Wordin sisäisten tyylien (tyylinimien) käyttämistä ja niiden ulkoasun muokkaamista mieluummin, kuin omien uusien tyylien perustamista. Valmiiden otsikkotyylien käyttö esimerkiksi helpottaa huomattavasti sisällysluettelon luontia. Esillä vain Microsoftin suosittelemat tyylit Tyyliluettelo Esikatseluruutu Tyylien käyttö vain tässä asiakirjassa -valinta Kuva 122 Tyylien hallinta ( Manage Styles) - valintaikkuna Esiin tulevassa valintaikkunassa näet tyyliluettelon lajiteltuna aakkosjärjestykseen. Tutustu tyyliluetteloon rullaamalla Valitse muokattava tyyli (Select a style to edit) -luetteloa. Tärkeimmät sisäiset tyylit ovat Otsikko 1-5 (Heading 1-5), Normaali (Normal), Leipäteksti (Body Text), Luettelo (List), Alatunniste (Footer) ja Ylätunniste (Header). Tyylejä voit siirtää Wordasiakirjasta toiseen Tuo tai vie (Import/Export) -painikkeella esiin tulevan valintaikkunan avulla. Microsoft Word

107 Esitysgrafiikka Sinun on hyvä tukea ja elävöittää asiakirjaasi tekstiin liittyvällä grafiikalla, kuvat ja kaaviot selkeyttävät asiakirjaa. Esitysgrafiikalla tarkoitetaan asiakirjaan piirrettyjä kuvaelementtejä, arkille tuotuja valmiita kuvia, taulukoita tai lukujen esittämistä kaavioina tai käyrästöinä. Hierarkkiset kuvat ja esimerkiksi prosesseja kuvaavat kaaviot kertovat enemmän kuin tuhat sanaa. Tuota esitysgrafiikka aina suunnitellusti. Harjoitustiedostot: Kuvan-muokkaus.docx Valokuvien lisääminen Haluat asiakirjaasi yrityksen logon tai jonkin valokuvan. Word-asiakirjaan tuot kuvan muista ohjelmista Kopioi - Liitä menetelmällä. Levyltä lisäät kuvan Lisää (Insert) -välilehden Kuvat (Pictures) -painikkeella esiin tulevan Lisää kuva (Insert Picture) -valintaikkunan avulla, Online-kuvat (Online Pictures) -painikkeella avautuvasta ikkunasta. Kuva 123 Iltataivas- valokuva Kuvakehykseen on tuotu Windowsin Online-kuvista valokuva eli pistekarttakuva. Lisääminen tapahtui Lisää (Insert) -välilehden Online-kuvat (Online Picture) -painikkeella esiin tulevan Lisää kuva (Insert Picture) -valintaikkunan avulla. Kirjoita Office.com -kenttään iltataivas -hakusana ja paina Enter-painiketta. Valitse kuva ja paina Lisää (Insert) -painiketta. Microsoft Word

108 Valokuvan muokkaaminen Valokuvat ovat aina pistegrafiikkaa, eli bittikarttakuvia. Wordissa on rajalliset keinot näiden valokuvien käsittelyyn, se kun ei ole varsinainen kuvankäsittelyohjelma. Siitä huolimatta voit muokata jonkin verran valitsemaasi BMP, JPEG, GIF, PNG tai TIFF -kuvaa kuvatyökaluissa olevilla Muotoile (Format) -välilehden painikkeilla. Kuva 124 Muotoile (Format) - välilehti Välilehden toiminnoilla voit säätää kuvan valoisuutta ja kontrastia. Komennoilla voit muuttaa kuvatyyliä, kuvan muotoa, viedä kuvan toisen taakse, pakata yhden tai kaikki asiakirjan kuvat tai tuoda kuvan toisen eteen tai viedä taakse. Voit myös rajata kuvaa tai muuttaa sen kokoa. Kuvaobjektin pikavalikon Muotoile kuvaa (Format Picture) -komennolla siirryt muotoilemaan kuvaa yksityiskohtaisemmin. Microsoft Word

109 Läpinäkyvä väri kuvalle Harjoitustiedostot: Kuvan-muokkaus.docx ja logo.png Yrityksen logon et useinkaan halua peittävän koko pinta-alallaan asiakirjan taustaa. Voit muuttaa kuvassa yhden värin (usein valkoisen taustan) läpinäkyväksi. Tarvittavan aputyökalun löydät pikatyökalurivin päässä olevan Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -valikon Lisää komentoja (More Commands) -komennon avulla. Valitse Valitse komennoista (Choose commands from) -pudotusvalikosta Kaikki komennot (All Commands). Etsi listasta Määritä läpinäkyvä väri (Set Transparent Color) -painike ja lisää se pikatyökaluriville napsauttamalla Lisää (Add) -painiketta. Tehtävä Hae levyltäsi logo.png tiedosto ja kokeile seuraavaa. Kuva 125 Logon valkoinen väri on muutettu läpinäkyväksi Valittuasi kuvan napsauta Määritä läpinäkyvä väri (Set Transparent Color) -painiketta ja napsauta sitten osoittimella kuvan läpinäkyväksi aikomaasi väriä. Microsoft Word

110 SmartArt-kuvien tuottaminen Harjoitustiedostot: IT-Ratki & Riemun organisaatiokaavio Microsoft Office 2013 tuo mukanaan työkalun prosessi-, organisaatio- ja matriisikaavioiden luomiseen. Kaaviolaji valitaan valintanauhan Lisää (Insert) -välilehden Kuvat (Illustrations) -ryhmän SmartArt-painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 126 SmartArt- grafiikkaobjektin valitseminen (Choose a SmartArt Graphic) - valintaikkuna Valintaikkunasta voit valita useita grafiikkaobjektien piirtämiseen tarkoitettuja apuvälineitä. Valittuasi luettelosta kaaviolajin ja napsautettuasi OK-painiketta pääset luomaan upotettua kaavio-objektia. Tuotettuasi kaavion kelluu kyseinen objekti asiakirjassa kuin mikä hyvänsä kuva. Tällaista kuvaa voit suurentaa ja pienentää koonsäätökahvoista. Objektin sisältöä ja muotoiluja pääset muuttamaan ja muokkaamaan napsauttamalla objektia. Microsoft Word

111 Organisaatiokaavio Luo tyhjään Word-asiakirjaan organisaatiokaavio. Valitse SmartArt-objektin valitseminen (Choose a SmartArt Graphic) -valintaikkunasta Hierarkia (Hierarchy) -ryhmästä mieleisesi organisaatiokaavion malli (sivun 110 kuva). Kuva 127 Organisaatiokaavion määrittelyikkuna Näytölle ilmestyy valitsemasi organisaatiokaavio ja viereen tekstiruutu. Tekstiruudun soluihin kirjoitat organisaation jäsenten nimet ja toimenkuvat. Uuteen tekstiruutuun [Text] pääset nuolinäppäimillä tai hiirellä. Valintanauhaan ilmestyy myös SmartArt työkalut (SmartArt Tools) -ryhmä ja sinne kaksi uutta välilehteä. Kuva 128 Organisaatiokaavio esitäytettynä Henkilön aseman saat kirjoitettua samaan laatikkoon omalle riville painamalla Vaihto (Shift) + Enter näppäinyhdistelmää. Voit muotoilla syötön osalta valmista kaaviota vielä ulkoisesti. Sen teet Rakenne (Design) tai Muotoile (Format) -välilehden toimintopainikkeilla. Microsoft Word

112 Kuva 129 Alaiset lisätty Valitse aluksi Markus Pahkasalmen kuvio kuvasta. Lisää uusi kuvio organisaatiokaavioon Rakenne (Design) -välilehden Lisää muoto (Add Shape) -painikkeen pudotusvalikosta. Syötä vasemmalla olevassa ikkunan osassa uusien alaisten nimet. Kuva 130 Organisaatiokaavio valmiina Organisaatiokaavio voi näyttää vaikka tältä, kun se on valmis. Tähän kaavioon on valittu kolmiulotteinen Kiillotettu (Polished) -tehoste ja väritystä on hieman vaalennettu Muuta väriä (Change Colors) -valikoimasta. Uskon ja Taunon asemaa ilmaisevat suorakaiteet on siirretty hiirellä niin, että ne ovat samalla korkeudella. Tallenna lopuksi toteuttamasi organisaatiokaavio sopivaksi katsomaasi sijaintiin, levylle ja kansioon seuraavalla nimellä: Harjoitustiedostot: IT-Ratki & Riemun organisaatiokaavio Microsoft Word

113 Online-kuvien lisääminen Online-kuvia voit ladata ilmaiseksi Office.com palvelusta, tarjolla on satoja valmiita piirros-, animaatio- ja valokuvaleikkeitä. Online-kuvakokoelman saat käyttöösi napsauttamalla Lisää (Insert) -välilehden Online-kuvat (Online Pictures) -painiketta. Harjoitustiedostot: Kuvan-muokkaus.docx Bing kuvapalvelun haku Omat SkyDrive-palveluun tallennetut kuvat Kuva 131 Lisää kuva (Insert Pictures) - valintaikkuna Kirjoita Insert Pictures (Lisää kuva) -ikkunan Search Office.com (EtsiOffice.comista) -kenttään hakemasi kuvan aihe ja napsauta Search (Hae) -painiketta. Käyttämällä hakukentässä *-merkkiä näet kaikki tarjolla olevat kuvat. Hakusana Aiheesta löytyneet kuvat Valittuna yksi kuva Kuva 132 Kuvan lisääminen Vie osoitin kuvan kohdalle ja napsauta sitten Lisää (Insert) -komentoa lisätäksesi kuvan asiakirjaan kohtaan, jossa tekstikursori sillä hetkellä vilkkuu. Microsoft Word

114 Piirroskuvan muokkaaminen Harjoitustiedostot: Kuvan-muokkaus.docx Jos tuomasi Online-leike on valokuva (pistekarttakuva) muokataan sitä kuvankäsittelytyökaluilla (lisätietoa sivulla 108). Online-kuvakirjastossa on myös paljon WMF-muotoisia viivakuvia. Tällaisia valitsemiasi leikkeitä käsittelet hieman eri tavalla. Voit muuttaa kuvan samaa väriä olevat yksittäiset väripinnat uudeksi väriksi. Voit myös purkaa kuvan ja näin poistaa siitä osia. Kuvan purkaminen Kuva 133 K uusi- kuvan käsittelyä Valitse kuvan pikavalikosta Ryhmitä (Group) -alivalikosta Pura (Ungroup) -komento. Komento vaikuttaa siten, että voit käsitellä kuvan yksittäisiä elementtejä yksi kerrallaan. Voit poistaa haluamasi osat (oikea kuva) ja uusi kuva käsitteleekin jo eri aihetta. Vasemman kuvan aihe on joulukuusi ja oikean kuusi. Kuvaan voit lisätä objekteja piirtämällä. Purettu kuva kannattaa aina lopuksi ryhmittää, tee se kuvan pikavalikon Ryhmitä (Group) -alivalikon Ryhmitä (Group) -komennolla. Microsoft Word

115 Kuvan värien vaihtaminen Kuva 134 K uusi- kuvan värien käsittelyä Edellisen kuvan käsittelyä on jatkettu, kuvan suurimman pinnan väri on vaihdettu. Tämän teet valitsemasi yksittäisen kuvaobjektin pikavalikosta Muotoile automaattista muotoa (Format AutoShape) -komennon. Valintaikkunassa valitset värin objektille Värit ja viivat (Colors and Lines) -välilehden Täyttö (Fill) -ryhmän Värit (Color) -pudotusvalikosta. Microsoft Word

116 Kuvien järjestäminen Kun käsittelet viivapiirto- tai rasterikuvia, voit järjestellä kuvia Kuvatyökalut (Picture Tools) -ryhmän Muotoile (Format) -välilehden Järjestä (Arrange) -ryhmän toimintopainikkeilla. Harjoitustiedostot: Kuvan-muokkaus.docx ja logo.png Kuva 135 Kuvien kääntäminen peilikuvaksi Tässä kuvassa on aiempien sivujen viivapiirto- ja rasterikuvia kierretty, eli käännetty vaakasuunnassa. Valitun kuvan käännät Muotoile (Format) -välilehden Järjestä (Arrange) -ryhmän Kierrä objektia (Rotate Objects) -pudotusvalikon Käännä vaakasuunnassa (Flip Horizontal) -komennolla. Ja ainahan ei voi onnistua, joten käännä logo oikeaan suuntaan ennen kuin jatkat. Microsoft Word

117 Kuvan kiertäminen Vapaakierto-piste Kuva 136 Kuvan kiertäminen keskipisteen varassa Valittua kuvaa voit kiertää vapaasti. Kiertäminen tapahtuu aktivoinnin yhteydessä esiin tulevaa Vapaakierto-pistettä vetämällä, tässä vasemmalle. Kuvakoon muuttaminen Layout asetukset (Layout Options) -painike Koonsäätökahva Layout asetukset (Layout Options) -valikoima Kuva 137 Kuvan koonsäätökahvat Kuvan kokoa muutat koonsäätökahvoista. Tee se niin, että skaalauksessa on voimassa Lukitse sivusuhde (Lock aspect ratio) -asetus. Tämä siksi, että Ohukainen pysyisi venyttämisen jälkeenkin Ohukaisena, ei Paksukaisena. Toteutat tämän aina varmasti siten, että painat Vaihto (Shift) -näppäimen pohjaan ja vedät jonkin kulman koonsäätökahvasta. Microsoft Word

118 Kuvan rajaaminen Viiva- ja rasterikuvan rajaaminen on myös erittäin usein tarpeellinen toimenpide. Rajaus vastaa kuvan leikkaamista, näin kuvasta poistetaan osa. Rajaustyökalulla tehty rajaus eroaa kuitenkin kuvan leikkaamisesta siten, että rajatun kuvanosan informaatio säilyy kuvassa. Tämä vastaa tilannetta, jossa kuvan osan ylle vedetään verho. Piilotettu alue on vielä tässä vaiheessa mahdollista tuoda näkyviin. Rajausviiva Rajausosoitin Kuva 138 Kuvan rajausviivat Kuvan rajauksen teet Kuvatyökalut (Picture Tools) -ryhmän Muotoile (Format) -välilehden Koko (Size) -ryhmän Rajaa (Crop) -painiketta napsauttamalla ja sitten reunan rajausviivaa rajausosoittimella vetämällä. Microsoft Word

119 Kuva vesileimana Harjoitustiedostot: Kuvan-muokkaus.docx ja logo.png Vesileimalla voit ilmaista asiakirjan luottamuksellisuuden tai asettaa kuvahahmon tekstin taakse. Wordissa voit tehdä vesileiman joillakin eri tavoilla. Word omaa myös oman erillisen toiminnon, jolla teet vesileiman seuraavasti. Kuva 139 Kuva vesileimana Napsauta Rakenne (Design) -välilehden Sivun tausta (Page Background) -ryhmän ensimmäisestä pudotusvalikosta Mukautettu vesileima (Custom Watermark) -komentoa. Napsauta voimaan valinta Kuvavesileima (Picture watermark) ja napsauta vielä Valitse kuva (Select Picture) -painiketta. Hae levyltäsi logo.png ja avaa se. Valitse Skaalaus (Scale) - pudotusvalikosta arvo 100 % ja tee Himmennys (Washout) -asetus. Lisää vesileima arkin taustaksi Käytä (Apply) - painikkeella. Sulje ikkuna Sulje (Close) -painikkeella. Vesileima asettuu sivun keskelle tekstin taakse. Samalla toiminnolla voit tehdä tekstivesileiman. Tekstivesileimoja käytetään sellaisissa yrityksesi malleissa, jotka toimivat pohjana yritysjohdon tuottamissa Salainen tai Luottamuksellinen luokituksen mukaisissa asiakirjoissa. Microsoft Word

120 WordArt-kuvien tuottaminen Harjoitustiedostot: Kuvan-muokkaus.docx WordArt-apuohjelmalla voit luoda näyttäviä tekstikuvioita. Luo nimellesi tekstikuvio napsauttamalla Lisää (Insert) -välilehden Teksti (Text) -ryhmän WordArt-pudotusvalikosta sopivaa tekstityyliä. WordArt-objekti on tavallinen upotettu objekti. Koonsäätökahva Kiertokahva Kuva 140 WordArt objekti Luo vesileima valitsemalla ensin WordArt-pudotusvalikosta ensimmäisen rivin viimeinen esitystapa. Siirrä objekti sopivaan kohtaan arkkia. Hae merkistöstä -merkki (tai kirjoita se) ja kirjoita kehykseen lisäksi nimesi. Tehtävä Tuota WordArt -objektista pyöreä vesileima sivun keskelle. Kuva 141 Format (Muotoile) - välilehti Napsauta aluksi valintanauhasta esiin Muotoile (Format) -välilehti. Napsauta Tekstin muoto (Text Effects) -pudotusvalikon Muoto (Transform) -alivalikosta Ympyrä (Circle) -komentoa. Microsoft Word

121 Koonsäätökahva Kuva 142 Objektin koonsäätö Tartu kiinni koonsäätökahvasta ja suurenna ympyrä siten, että se on suunnilleen pyöreä. Muodonsäätökahva Kuva 143 Objektin lopullinen muoto Nyt objekti on oikean muotoinen. Muodonsäätökahvan avulla voit vetämällä muuttaa ympyrän tekstin kiertokulmaa. Valitse Muotoile (Format) -valikosta Tekstitäyttö (Text Fill) pudotusvalikosta Liukuväri (Gradient) -alivalikon Lisää liukuvärejä (More Gradients) -komento. Microsoft Word

122 Valittu välilehti Aloitusväri (valittu) Keskivärit Lopetusväri Liukuvärin täyttö Kuva 144 Muotoile muotoa (Format Shape) - välilehti Läpinäkyvyyden teet valitsemalla ensin aloitusvärin liukusäätimen, vuorollaan keskivärit ja sitten lopetusvärin sekä määrittämällä kaikille väreille Läpinäkyvyys (Transparency) -arvoksi 80 %. Nimi vesileimana Kuva 145 Vesileima Leikkaa vesileima arkilta muistiin. Siirry sivun tyhjään kohtaan, loppuun. Tee osanvaihto Sivun asettelu (Page Layout) -välilehden Vaihdot (Breaks) - pudotusvalikon Osan vaihto (seuraava sivu) (Section Breaks: Next Page) -komennolla. Poista jälkimmäisen osan ala- ja ylätunnisteesta asetus Linkitä edelliseen (Link to Previous) sekä liitä vesileima ylätunnisteeseen ja siirrä se vielä sivun keskelle. Microsoft Word

123 Matemaattisten kaavojen kirjoittaminen Harjoitustiedostot: Kuvan-muokkaus.docx Word:ssa on useita objektiohjelmia. Matemaattisten kaavojen kirjoittamiseen on Microsoft Kaava 3.0 (Microsoft Equation 3.0) -ohjelma. Ohjelman saat esiin Lisää (Insert) -välilehden Teksti (Text) -ryhmän Objekti (Object) -pudotusvalikon Objekti (Object) -komennolla esiin tulevasta valintaikkunasta. Kelluva kaava-objekti Matemaattisiin tehtäviin ryhmitellyt pudotusvalikot Kuva 146 Kaava ( Equation) - työkalurivi Ohjelman valittuasi esiin tulee objekti ja työkalurivi. Painikkeiden alta löytyvistä pudotusvalikoista voit valita kaikki matemaattiset merkit. Tehtävä Kokeile tuottaa kaavaeditorilla seuraavan kuvan kaava. Kaava ratkaisee toisen asteen yhtälön muotoa: ax 2 + bx + c = 0 (kun a 0). Kelluva kaava-objekti Kuva 147 Toisen asteen yhtälön ratkaisukaava Toisen asteen ratkaisukaava on luotu Microsoft Kaava -ohjelmalla. Tämän kaavan tuottamiseen tarvitset vain kuvaan merkittyjen kolmen pudotusvalikon komentoja. Matemaattinen kaava on tavallinen upotettu objekti, jonka merkkejä pääset muuttamaan kun kaksoisnapsautat kaavaa. Kaavan muokkauksesta pääset pois, kun napsautat kaavan ulkopuolista arkkia. Sen jälkeen voit suurentaa kuvaa kuten muitakin kuvia, vetämällä koonsäätökahvoista. Microsoft Word

124 Piirrettyjen muotojen tuottaminen Harjoitustiedostot: Kuvan-muokkaus.docx Wordin piirtotyökalut mahdollistavat yksinkertaisten kuvien eli valmiiden muotojen piirtämisen. Lisäät piirretyn muodon Lisää (Insert) -välilehden Muodot (Shapes) -painikkeen pudotusvalikosta. Käytä piirtotyökaluja korostaaksesi laskennan lopputulosta tai poikkeavaa arvoa. Voit piirtää korostuskeinona kehyksen, nuolen tai ellipsin. Viivatyökalut, myös tarttuvat viivat Piirtämisen perusmuodot Vuokaavion merkit Puhekuplat ja tarttuvat selitekehykset Kuva 148 Muodot (Shapes) - pudotusvalikko Pudotusvalikossa on melkoinen määrä valmiita kuvioita. Valikon jokaisen kuvion voit piirtää ranneliikkeellä, hiirtä vetämällä.! Piirrettyäsi kuvion aktivoituu valintanauhassa piirtoapuvälineitä sisältävä Muotoile (Format) -välilehti. Piirretyn muodon pudotusvalikon Muotoile muotoa (Format AutoShape) -komennolla saat näkyviin valintaikkunan, jonka avulla voit tehdä muotoiluasetukset muodolle. Suositus: Piirrä kaikki monimutkaisemmat kuvat PowerPoint-ohjelmalla, se on Office-perheen yksinkertaisin piirtotyökalu. Lisätietoa PowerPointin käytöstä saat Ornanet Koulutuksen tuottamasta Microsoft PowerPoint Käytön perusteet tai Edistynyt käyttö e-oppikirjasta. Microsoft Word

125 Kuva 149 Muotoile (Format) - välilehti Välilehden komennoilla käsittelet kuviota monipuolisesti. Työkaluilla voit kiertää kuvaa, tasata useita muotoja, ryhmittää niitä tai kääntää ne peilikuvaksi. Työkaluilla voit myös muuttaa kuvan kolmiulotteisuusvaikutelmaa monella tavalla. Wordin piirtotyökaluilla voit muokata jonkin verran aiemmin luotua piirroskuvaa (ClipArt-vektorigrafiikka). Voit purkaa kuvan ja ottaa siitä käyttöön vain osia. Voit kiertää ja kääntää kuvaa moneen suuntaan. Voit värittää ja varjostaa haluamiasi kuvan osia (piirto-objekteja). Voit lisätä kuvaan erilaisia viivoja, suorakaiteita tai ellipsejä. Lisätietoa löydät myöhemmin (sivu 114). Muotojen piirtäminen ja järjestys Piirtämäsi viivakuvan eri objektit asettuvat kuvaan kerroksittain. Viimeksi piirtämäsi objekti on päällimmäinen ja peittää aiemmin piirretyt objektit. Piirrä seuraavaksi punainen mummonmökki käyttäen suorakaidetyökalua. Kuva 150 Piirretty mummonmökki Piirrä aluksi suorakaiteen muotoinen seinä, katto ja sen jälkeen ikkunat. Suorakaide (Rectangle) -työkalun löydät Muodot (Shapes) -painikkeen pudotusvalikosta. Piirrä savupiippu, näin se puhkaisee mökin katon näkyvällä kattolappeella (kuvassa vasemmalla). Jos savupiippu tosielämässä puhkaisee näkymättömän kattolappeen, on sinun siirrettävä savupiippu piirroksessa kattolappeen taakse. Se tapahtuu objektin pikavalikon Järjestys (Order) -alivalikon Vie taakse (Send to Back) -komennolla (kuvassa oikealla). Voit tuoda kuvan jonkin osan etummaiseksi pikavalikon Tuo eteen (Bring to Front) -komennolla. Voit siirtää objektia askel kerrallaan eteenpäin pikavalikon Siirrä eteenpäin (Bring Forward) -komennolla. Voit siirtää objektia askel kerrallaan taaksepäin pikavalikon Siirrä taaksepäin (Send Backward) -komennolla. Microsoft Word

126 Usean kuvaobjektin käsittely Harjoitustiedostot: Kuvan-muokkaus.docx Usean kuvaobjektin kokonaisuutta voit käsitellä valitsemalla ne Ctrl + napsautuksella. Tasaa sitten niiden keskinäinen välistyssuhde tai tasaa ne keskenään reunojen tai keskikohdan suhteen. Kuva 151 Piirretyt kuviot tasattuna Tasaa kuvan objektit keskenään. Napsauta ensimmäistä elementtiä ja Ctrl + napsauta sitten vuorottain seuraavia. Napsauta Muotoile (Format) -välilehden Järjestä (Arrange) -ryhmän Tasaa (Align) -painikkeella esiin tulevassa pudotusvalikossa Tasaa keskelle (Align Middle) (vaakasuuntaan) -komentoa. Suorita samasta pudotusvalikosta vielä Jaa vaakasuunnassa (Distribute Horizontally) -komento, näin objektit asettuvat yhtä kauas toisistaan. Microsoft Word

127 Muotojen ryhmittely Puutalo pysyy kasassa naulojen ansiosta. Nauloilla eri osat sidotaan toisiinsa. Piirretty viivakuva taas pysyy kasassa kun se ryhmitetään. Ryhmittäminen tekee usean kuvaobjektin kuvasta yhden kuvaobjektin. Ryhmittämisen jälkeen kuvaobjektin käsittely tapahtuu kuten aiemmin yhden muodon käsittely. Kuva 1 52 Kuvan osien ryhmittäminen Valitse piirroksen jokainen objekti Ctrl + napsauttamalla niitä vuorollaan (kuvassa vasemmalla). Napsauta kuvan pikavalikosta Ryhmittely (Grouping) -alivalikon Ryhmittele (Group) -komentoa. Kuvassa näkyvät koonsäätökahvat vähenivät (kuvassa oikealla) ja kuva on yksi kokonaisuus. Nyt voit käsitellä kuvaa yhtenä objektina, esimerkiksi pienentää kuvaa kerralla sen koonsäätökahvoista tai kopioida sen johonkin muuhun asiakirjaan. Ryhmittelyn voit purkaa kuvan pikavalikon Ryhmittely (Groupin) -alivalikon Pura ryhmittely (Ungroup) -komennolla. Kuvien poistaminen Jokaisen erillisen kuvaobjektin, kokonaisen kuvan tai kaavion poistaminen tapahtuu samalla tavalla. Valitse ensin kuva ja paina sitten Del-näppäintä. Microsoft Word

128 Kuvan kopioiminen ja siirtäminen Voit siirtää tai kopioida kuvia saman asiakirjan sisällä tai asiakirjasta toiseen. Kopiointi ja siirtäminen tapahtuvat asiakirjasta toiseen samoin kuin asiakirjan sisälläkin. Kopiointi tapahtuu aina muun muassa seuraavalla tavalla: valitse kuvaobjekti napsauta Kopioi (Copy) -painiketta tai paina Ctrl + c -näppäimiä (siirry asiakirjaan johon haluat kuvan) siirry asiakirjassa kohtaan johon haluat kuvan ja napsauta kursori vilkkumaan kyseiseen kohtaan napsauta Liitä (Paste) -painiketta tai paina Ctrl + v -näppäimiä. Siirtäminen tapahtuu esimerkiksi seuraavalla tavalla: valitse kuvaobjekti napsauta Siirrä (Cut) -painiketta tai paina Ctrl + x -näppäimiä (siirry asiakirjaan johon haluat kuvan) siirry asiakirjassa kohtaan johon haluat kuvan ja napsauta kursori vilkkumaan kyseiseen kohtaan napsauta Liitä (Paste) -painiketta tai paina Ctrl + v -näppäimiä Microsoft Word

129 Kuvan asemointi tekstiin Lisättyäsi asiakirjaan kuvan on se asemoitava kirjoitettuun tekstiin. Harjoitustiedosto: Tasaukset&Taitto.docx Lisää esimerkkitiedostoon kuva ennen otsikkoa Sivuntaitto. Napsauta kursori edellisen kappaleen loppuun ja paina Enter-näppäintä. Lisää valokuva Office.com -palvelusta sivun 113 ohjeiden mukaan. Wordin oletusasetus on Tekstin tasossa (In Line with Text) jonka vuoksi kuva asettuu Sivuntaitto otsikon yläpuolelle. Kuvan pikavalikko Alivalikko Kuva 153 Kuvan pikavalikko Kuvan asemoinnin voit muuttaa pikavalikon Tekstin rivitys (Wrap Text) -alivalikon komennoilla. Tekstin päällä (In Front of Text) -komennolla saat kuvan asemoitua kelluvaksi kuvan päälle.!!! Kun kuva on asemoitu tekstin tasoon, siirtyy se tekstin mukana eteenpäin (alaspäin) jos kirjoitat lisärivejä sen yläpuolelle. Tällainen kuva on viisaasti vetämällä siirrettävissä vain tyhjään kappalemerkkiin. Kun kuva on asemoitu tekstin päälle, siirtyy sekin tekstin mukana eteenpäin (alaspäin) jos kirjoitat lisärivejä sen yläpuolelle. Tekstin päällä oleva kuva on siirrettävissä vetämällä mihin hyvänsä kohtaan asiakirjaa. Tällainen kuva peittää alleen tekstin jonka päälle sen vedät. Kuvan aseman suhteessa tekstiin muutat pikavalikon Neliö (Square), Tiivis (Tight) tai Läpi (Through) -komennoilla. Kun asetus on Neliö (Square), kiertää teksti kuvan suorakaiteen muotoisena. Asetus Läpi (Through) mahdollistaa tekstin valumisen kuvan yli. Microsoft Word

130 Tekstikehyksen käyttäminen Harjoitustiedostot: Kuvan-muokkaus.docx Word 2013 sisältää monipuolisen tekstikehystoiminnon. Käytä tekstikehystä kun haluat korostaa kerrottua ja sijoittaa tekstin hieman poikkeukselliseen kohtaan asiakirjaan. Tekstikehys on valmis muoto jonka piirrät kuten muutkin muodot. Tekstikehyksen luot Lisää (Insert) -välilehden Teksti (Text) -ryhmän Tekstikehys (Text Box) -painikkeen pudotusvalikosta. Kuva 154 Tekstikehys Kuvassa näet aktiivisen asiakirjan päällä kelluvan tekstikehyksen. Luot sen kehyksessä olevan ohjeen mukaan. Siirtokursorilla voit siirtää kehystä hiirellä vetämällä. Kokoa voit muuttaa aktiivisen tekstikehyksen kulmissa ja sivujen keskellä olevilla koonsäätö kahvoilla. Valintanauhan Muotoile (Format) -välilehdeltä löydät komennot kehyksen muokkaamiseen. Muodon tyylit (Shape Styles) -ryhmän komennoilla voit tehdä kehykselle tärkeimmät muotoilutoimet. Muodon ääriviiva (Shape Outline) -pudotusvalikon komennoilla voit vaihtaa reunaviivan väriä, viivan vahvuutta ja tyyliä. Muodon täyttö (Shape Fill) -pudotusvalikon komennoilla voit määrittää tekstikehyksen taustavärin ja täytön värin liukuman. Järjestä (Arrange) -ryhmän Sijainti (Position) ja Tekstin rivitys (Wrap Text) -alivalikoiden komennoilla voit asemoida tekstikehyksen tekstiin. Microsoft Word

131 Tekstikehyksen varjostus Kuva 155 Varjostettu tekstikehys Tee kuten kuvan ohje kertoo. Kaksoisnapsauta sitten tekstikehystä ja napsauta valintanauhan Muotoile (Format) -välilehdeltä Muototehosteet (Shape Effect) -pudotusvalikosta Varjostus (Shadow) -alivalikosta kehykselle mieleisesi varjostustyyli, kuvassa on valittu Siirtymä vinoon alas oikealle (Offset Diagonal Bottom Right). Kehyksen oikeassa päässä on Muodon asetukset (Layout options) - painike pudotusvalikkoon, josta voit määrittää kehyksen aseman arkilla. Tekstikehysten linkittäminen Voit linkittää kaksi tekstikehystä keskenään. Silloin ensimmäiseen kehykseen kirjoitettu pidempi teksti jatkuu toisessa kehyksessä. Kuva 156 Toisiinsa linkitetyt tekstikehykset Kuvan tilanteessa on luotu linkitetty tekstikehys. Piirrä ensin molemmat kehykset. Napsauta sitten ensimmäinen kehys aktiiviseksi. Napsauta Muotoile (Format) -välilehdeltä Luo linkki (Create Link) -komentoa. Napsauta seuraavaksi linkkikannu kursorilla jälkimmäistä kehystä. Kun kirjoitat pitkän tekstin ensimmäiseen kehykseen, jatkaa se matkaa toiseen. Tekstikehysten välisen linkin poistat kaksoisnapsauttamalla ensin ensimmäistä kehystä. Napsauta sitten Muotoile (Format) -välilehdellä Teksti (Text) -ryhmässä olevaa Pura linkki (Break Link) -painiketta.! Aktiivisen tekstikehyksen voit poistaa painamalla Del-näppäintä. Jos tarvitset asiakirjassa paljon tekstikehyksiä, on sinun syytä tehdä ne kaikki samannäköisiksi. Aseta ensimmäiseksi luomasi tekstikehyksen ulkoasu ja kaikki muotoilut oletukseksi uusille kehyksille. Se tapahtuu tekstikehyksen pikavalikon komennolla Määritä autom. muod. oletukset (Set AutoShape Defaults) -komennolla. Piirtäessäsi seuraavaa kehystä on kehys samannäköinen kuin tuo ensimmäinen. Microsoft Word

132 Taulukoiden tuottaminen! Harjoitustiedostot: Taulukko.docx Esitä taulukolla kaikki ne luettelot joissa on asiasisällöllisesti samalla otsikolla varustettuja sarakkeita ja samanarvoisia rivejä (yhden yksikön tietoja yhdellä rivillä). Lukuarvojen esittäminen taulukoissa tekee asiakirjan lukemisen helpommaksi ja paremmin ymmärrettäväksi (vertailu ja hahmottaminen). Wordin taulukko ei ole varsinainen laskennallinen taulukko, mutta sen avulla saat laskettua yksinkertaisia matemaattisia tehtäviä. Tee varsinaiset laskentataulukot asiakirjassa kelluvina Excel-objekteina. Pitkissä asiakirjoissa taulukot otsikoidaan ja numeroidaan juoksevasti. Taulukon luominen Taulukko (Table) on kokoelma rivejä ja sarakkeita joiden risteyskohtaa kutsutaan soluksi tai kentäksi. Luo seuraavaksi alla olevan esimerkin mukainen taulukko. Tehdessäsi taulukkoa, määritä heti aluksi oikea sarakemäärä, näin taulukon käyttäminen on helppoa. Rivimäärällä ei tässä vaiheessa ole väliä. Taulukon kooksi valittu solumäärä Pudotusvalikko Kuva 157 Taulukon tuottaminen Taulukon luot Lisää (Insert) -välilehden Taulukot (Tables) -ryhmän Taulukko (Table) -pudotusvalikon komennoilla. Luo nyt taulukko siirtämällä osoitinta ruutualueen yli halutun rivi- ja sarakemäärän (3 saraketta * 4 riviä) verran ja sitten napsauttamalla valinnan voimaan. Microsoft Word

133 Kuva 158 Kelluva taulukko- objekti Wordilla luotu taulukko, jossa on kolme saraketta ja neljä riviä. Asiakirjaan ilmestyvän taulukon reunaviivat ovat oletusarvoisesti tulostuvia. Kun siirrät osoitinta tuottamasi taulukon vasemman yläkulman lähelle, ilmestyy vasempaan kulmaan taulukon siirtokahva. Mustalla Pystynuoli-osoittimella voit valita sarakkeen. Sarakkeen yläreunan pikavalikosta löydät muun muassa komennot sarakkeen lisäämiseksi ja poistamiseksi. Kun osoitin muuttuu taulukon vasemmanpuoleisessa solussa tekstikursoriksi, valitse sillä oikealle vetämällä koko rivi. Rivin pikavalikon komennoilla voit lisätä tai poistaa rivejä ja käsitellä niitä muillakin toiminnoilla. Nelisakaraisella nuoliosoittimella siirrät taulukkoa vetämällä sitä sen siirtokahvasta. Siirtokahvan pikavalikon komennoilla voit käsitellä taulukon ominaisuuksia. Tiedon syöttäminen taulukkoon Syötä taulukkoon tiedot. Kuva 159 Syöttö taulukkoon Liiku Sarkain-näppäimellä solusta seuraavaan (oikealle ja alas). Kaksipäisellä ylös-alas näyttävällä nuoliosoittimella voit muuttaa taulukon rivikorkeutta ja kaksipäisellä vasen-oikea nuoliosoittimella voit muuttaa taulukon sarakeleveyttä. Taulukkoon lisäät rivin siirtymällä ensiksi Sarkain-näppäimellä viimeiseen soluun ja painamalla uudelleen Sarkain-näppäintä.! Taulukon tiedot saat pyyhittyä pois napsauttamalla siirtokahvaa ja painamalla Del-näppäintä. Tällä tavalla taulukko tyhjenee, muttei poistu. Microsoft Word

134 Taulukon muokkaaminen Kuva 160 Sarakkeen lisääminen Lisää taulukkoon viimeisen sarakkeen oikealle puolelle sarake pikavalikon komennolla uusi sarake. Muokkaa sarakeleveydet sopiviksi. Muutettuasi sarakeleveydet sopiviksi kannattaa sinun määrittää taulukon sarakkeet pysyvästi juuri määritellyn levyisiksi. Tee se siirtokahvan pudotusvalikon Sovita (AutoFit) -alivalikon Kiinteä sarakkeen leveys (Fixed Column Width) -komennolla. Rivin lisäät siirtymällä Sarkain-näppäimellä viimeisestä solusta seuraavaan. Taulukon tietueiden väliin lisäät rivin valitsemalla rivin ja sitten napsauttamalla pikavalikon Lisää (Insert) -alivalikosta sopivaa komentoa. Kuva 161 Sarakeleveyksien kiinnittäminen ja reunaviivat Tässä näet edellisissä kuvissa asiakirjaan lisätyn taulukon. Valitse siirtokahvan pikavalikosta Reunat ja sävytys (Borders and Shading) -komento. Aseta valitun taulukon solujen reunaviivalle jokin väri. Napsauta valintaikkunassa Kaikki (All) -painiketta ja hyväksy asetukset OK-painikkeella. Microsoft Word

135 Taulukon kentät Harjoitustiedostot: Taulukko.docx Voit laskea taulukossa käyttäen apuna kenttää jossa on laskentakaava. Kuva 162 Uusi laskennallinen rivi Taulukkoon on lisätty rivi siirtymällä viimeisestä solusta Sarkain-näppäimellä eteenpäin. Yhteensä-rivin oikeaan päähän on lisätty laskenta Asettelu (Layout) -välilehden Tiedot (Data) -ryhmän Kaava (Formula) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa, seuraava kuva. Pudotusvalikko lukumuodon valintaan Pudotusvalikko, josta löytyy funktioita Kuva 163 Matematiikan määrittely Laadi laskentakaava valitsemalla aluksi Liitettävä funktio (Paste function) -pudotusvalikosta SUM-funktio. Kirjoita Kaava (Formula) -kentässä sulkuihin Above (yläpuolelta). Valitse Lukumuoto (Number format) -pudotusvalikosta oikea lukumuotoilu ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Word

136 Harjoitustiedostot: Taulukko.docx Taulukon muotoileminen Kuva 164 Muotoiltu taulukko Muotoile taulukko valitsemalla ylin rivi ja Ctrl + vetämällä alin rivi. Määritä näiden rivien sisällön tekstille sopiva väri. Valitsemalla useita vierekkäisiä soluja voit yhdistää ne pikavalikon Yhdistä (Merge Cells) -komennolla, näin on tehty Yhteensäkohdassa. Solu voidaan myös jakaa useammaksi pikavalikon Jaa solut (Split Cells) - komennolla. Hinta-sarakkeen tiedot on tasattu solun oikeaan reunaan valitsemalla sarake ja napsauttamalla Tasaa teksti oikealle (Align Text Right) -painiketta. Solujen sävytys Valittuun soluun tai solualueeseen voit lisätä taustasävytyksen. Sopivan sävytyksen valitset Taulukkotyökalut (Table Tools) -ryhmän Rakenne (Design) -välilehden Sävytys (Shading) -pudotusvalikosta. Kuva 165 Taulukon solujen sävytys Valitse ylärivi ja avaa Sävytys (Shading) -pudotusvalikko. Valitse soluille pudotusvalikosta mieleisesi taustaväri. Microsoft Word

137 Lajittelu (Sort) Taulukon (luettelon) tiedot kannattaa pääsääntöisesti esittää lajiteltuna. Mieti huolella lajitteluavain, kenttä jonka mukaan haluat lajitella. Kuva 166 Tuotenumeron mukaan lajiteltu taulukko Valitse Tuotenumero-kentän mukaan lajitellessasi taulukko napsauttamalla siirtokahvaa. Napsauta Asettelu (Layout) -välilehden Tiedot (Data) -ryhmän Lajittele (Sort) -painiketta. Huomaa: Jos olet lisännyt taulukkoon tuotteita, on laskennallinen loppusumma päivitettävä valitsemalla kenttä ja painamalla F9-funktionäppäintä. Toisen lajitteluavaimen määrittely Kolmannen lajitteluavaimen määrittely Kuva 167 Lajittelu (Sort) - valintaikkuna Valitse esiin tulevasta Lajittele (Sort) -valintaikkunasta Lajitteluperuste (Sort by) -pudotusvalikosta lajitteluavaimeksi Tuotenumero-kenttä. Tarkasta Tyyppi (Type) ja Käytä (Using) -kenttien arvot. Valitse lajittelujärjestykseksi Nouseva (Ascending) -lajittelu (yleisempi). Aseta voimaan Luettelossa (My list has) -kohdassa On otsikkorivi (Header row) -valinta ja napsauta lopuksi OK-painiketta.! Luettelomerkein varustetut kappaleet voit lajitella samalla periaatteella. Microsoft Word

138 Sisäkkäiset taulukot Wordissa sinun on mahdollista rakentaa sisäkkäisiä taulukoita. Kuva 168 Sisäkkäiset taulukot Tee yllä kuvattu 4 * 3 taulukko kuten aiemmatkin. Yhdistä sitten toisen rivin toisesta neljänteen sarakkeiden solut. Toimi samoin kolmannen rivin osalta. Napsauta kursori toisen rivin toiseen soluun ja perusta taulukko 3 * 3. Muotoile kaikki sarakkeet ja kohdista reunaviivat sekä määritä solujen reunaviivat. Alempaan kolmannen rivin toiseen soluun saat taulukon kopioimalla ylempänä olevan alitaulukon. Helpoiten kopioiminen onnistuu Ctrl + vetämällä taulukkoa siirtokahvasta. Taulukon poistaminen Taulukon poistaminenkin voi olla joskus tarpeen. Poistat taulukon helposti tekemällä tyhjän kappaleen taulukon eteen ja tyhjän kappaleen sen perään (Enter-painallus). Kuva 169 Taulukon valinta ja poistaminen Vedä valinta taulukkoa ennen olevan tyhjän kappalemerkin kohdalta aina taulukon perässä olevaan tyhjään kappalemerkkiin. Taulukon poistat painamalla Del-näppäintä. Toinen tapa taulukon poistamiseen on valita taulukko siirtokahvasta ja napsauttaa pikavalikosta Poista taulukko (Delete Table) -komentoa. Microsoft Word

139 Laskentataulukon luominen! Harjoitustiedostot: Taulukko.docx Kaikki hiemankin vaativampi laskenta kannattaa tehdä Wordiin upotetussa Excel-taulukossa tai Excelistä Wordiin linkitetyssä taulukossa. Upotettu Excel-taulukko Word-asiakirjaan luot laskentataulukon upottamalla Lisää (Insert) -välilehden Taulukko (Table) -pudotusvalikon Excel laskentataulukko (Excel Spreadsheet) -komennolla. Kuva 170 Word- asiakirjaan lisätty kelluva Excel- taulukko Kun olet lisännyt kelluvan Excel-objektin asiakirjaan, voit laatia siihen laskentapohjan. Word-työpöydällä sinulla on käytössäsi Excel-työkalut, valintanauha ja välilehdet, eli työskentelet Excelissä. Laadittuasi taulukon kuntoon voit pienentää sen viemää tilaa koonsäätökahvoista. Kun napsautat taulukon ulkopuolella, pääset takaisin Wordiin. Kerran objektia napsauttamalla voit käsitellä objektia kuin kuvaa. Kaksoisnapsauttamalla pääset takaisin objektin sisällön muokkaukseen. Microsoft Word

140 Tehtävä Harjoitustiedostot: Taulukko.docx ja Tuloslaskelma.xlsx Toinen tapa lisätä upotettu Excel-taulukko Wordiin on kopioida taulukko lähdetietueesta (Tuloslaskelma.xlsx). Liitä taulukko Wordiin valitsemalla siellä Aloitus (Home) -välilehdeltä Liitä (Paste) -pudotusvalikosta Liitä määräten (Paste Special ) -komento. Valinta näytä ikonina Kuva 171 Liitä määräten ( Paste Special) - valintaikkuna Tee valintaikkunassa valinta Microsoft Excel -laskentataulukko Objekti (Microsoft Excel Worksheet Object) ja jätä voimaan asetus Liitä (Paste). Napsauta OK-painiketta. Koonsäätökahva Kuva 172 Kelluva, upotettu Excel- taulukko! Käyttäessäsi mitä hyvänsä upotettua objektia on sinun osattava käyttää lähdeohjelmaa, nyt Exceliä. Upotettua objektia pääset käsittelemään kaksoisnapsauttamalla objektia. Kun käsittelet objektin sisällä olevaa tietoa näet Wordissa samalla Excel-valintanauhan ja sen välilehtien painikkeet. Olet Excel-ohjelmassa, mutta se kelluu Wordissa. Kun napsautat taulukon vieressä, siirryt takaisin Wordiin. Microsoft Word

141 Linkitetty Excel-taulukko Harjoitustiedostot: Taulukko.docx ja Tuloslaskelma.xlsx Linkitetyn Excel-taulukon lisäät Wordiin kopioimalla kyseisen taulukon ja liittämällä sen Wordiin Liitä (Paste) -pudotusvalikon Liitä määräten (Paste Special) -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa. Valinta näytä ikonina Kuva 173 Liitä määräten ( Paste Special) - valintaikkuna Tee Liitä linkki (Paste link) -asetusvalinta ja valitse Microsoft Excel -laskentataulukko Objekti (Microsoft Excel Worksheet Object). Napsauta OK-painiketta. Koonsäätökahva Kuva 174 Linkitetty Excel- taulukko Linkitä Tuloslaskelma.xlsx laskentataulukko Wordiin. Linkitettyyn objektiin pääset kaksoisnapsauttamalla objektia. Kun muutat arvoja alkuperäisessä taulukossa, muuttuvat ne hetken päästä Wordissakin. Kun napsautat taulukon vieressä, siirryt takaisin Wordiin. Linkitettyä objektia muutat aina alkuperäisessä ohjelmassa. Excel-taulukkoon tehdyt muutokset päivittyvät Wordissa automaattisesti tai vain luvallasi. Microsoft Word

142 Kaavioiden tuottaminen Harjoitustiedostot: Taulukko.docx Tarvitset asiakirjassa usein lukuja kuvaavia kaavioita. Tuota kaavio napsauttamalla Lisää (Insert) -välilehden Kuvat (Illustrations) -ryhmän Kaavio (Chart) -painiketta. Aluksi avautuu Lisää kaavio (Insert Chart) - valintaikkuna. Valittu pylväskaavio Kaavioryhmä, pylväät Kaavion esikatselukuva Kuva 175 Lisää kaavio ( Insert Chart) - valintaikkuna Valitse haluamasi kaaviotyyppi ja kaavio, napsauta OK-painiketta. Arkille ilmestyy kaavio ja sen yläpuolelle kelluva taulukko. Syötä taulukkoon kaikki vakioarvot (otsikot yms.) ja muuttuvat arvot. Kehyksessä on kaavion lähtöarvot Kuva 176 Kaavion perustiedot Korjaa lähtöarvot ja otsikot mieleiseksesi. Tartu sinisen kehysviivan oikeassa alakulmassa olevaan kahvaan ja vedä sitä haluamaasi suuntaan, jos suurennat tai pienennät kaavioaluetta. Sulje taulukko kun olet syöttänyt arvot ja otsikot. Microsoft Word

143 Selite Kuva 177 Wordissa kelluva pylväskaavio Pylväskaaviossa on vertailtu kolmen paikkakunnan kolmen kuukauden arvoja. Alkuarvoja pääset muuttamaan kaavio-objektin pikavalikon Muotoile tietoja (Edit Data) -komennolla. Pikavalikon käskyillä voit myös muuttaa kaaviotyypin esimerkiksi ympyräksi tai viivadiagrammiksi. Kaavion ulkonäön muuttaminen onnistuu Kaaviotyökalut (Chart Tools) -ryhmän eri välilehtien komentopainikkeilla. Kaavion kokoa voit muuttaa kulmissa olevasta koonsäätökahvoista. Jos haluat lisätä kaavioon elementtejä, napsauta Kaavion osat (Chart Elements) -painiketta ja napsauta valinta haluamallesi ominaisuudelle. Korjaa myös kaavion otsikko kirjoittamalla Kaavion otsikko (Chart Title) -kenttään "Osastojen vuoden 2012 myynti qvartaaleittain". Microsoft Word

144 Pitkät asiakirjat! Word-ohjelmalla voit luoda pidempiäkin asiakirjoja. Word on kuitenkin kovin haavoittuva ohjelma, joten pyri pitämään asiakirjasi alle 100 sivua pitkinä. Erittäin tärkeää on jo lyhyempiäkin asiakirjoja tuotettaessa jatkuva asiakirjan tallentaminen. Suosittelen automaattisen tallennuksen lisäksi asiakirjan tallentamista itse noin puolen tunnin välein kahdella eri nimellä, versiona. Näin säästät varmuudella paljon aikaa ja vaivaa kun ohjelma jossain vaiheessa kaatuu - ja se varmasti kaatuu. Viittaukset (References)! Viittauksilla tarkoitetaan Viittaukset (References) -välilehden eri toimintoja. Sisällysluettelo, hakemisto, ala- ja loppuviite sekä kuvatekstit ovat näistä tärkeimmät. Näitä toimintoja käyttäen syntyy automaattisesti päivittyviä kenttiä. Sisällysluettelo muun muassa kasvaa sitä mukaan kun sinun asiakirjasi pitenee ja käytät kirjoittaessasi otsikkotyylejä. Näiden kenttien päivittymistä sinun on tosin hieman autettava, eli paina Ctrl + a näppäinyhdistelmää ja sen jälkeen F9-näppäintä. Ja muistathan, että sähköisessä muodossa asiakirjaa käyttäessäsi viittauskentät toimivat napsautettaessa hyperlinkkeinä joilla pääset etenemään linkin ilmoittamaan kohtaan. Microsoft Word

145 Sisällysluettelo (Table of Contents) Harjoitustiedostot: Sisluettelo-hakemisto.docx Tee sisällysluettelo yli 20 sivua käsittäviin asiakirjoihin. Sisällysluettelon luot helpoiten jos olet asiakirjaa laatiessasi käyttänyt ohjelman mukana tulleita kappaletyylejä. Eniten sinua auttaa tyylien Otsikko 1 (Heading 1) - Otsikko 3 (Heading 3) käyttö. Saat tyyleistä lisätietoa sivulta 98. Sisällysluettelon luot asiakirjan alkuun Viittaukset (References) -välilehden Sisällysluettelo (Table of Contents) -painikkeen pudotusvalikon komennoilla. Lisää sisällysluettelo (Insert Table of Contents) -komennon valintaikkunassa voit helposti määritellä sisällysluetteloon otettavat otsikkotasot ja valita valmiin ulkoasumallin. Esikatselu Näytä sivunumerot Tasaa sivunumero oikealle Täytemerkit Kuva 178 Sisällysluettelo ( Table of Contents) - valintaikkuna Valitse valintaikkunassa aluksi se, montako otsikkotasoa (Show levels) otat mukaan sisällysluetteloon, tässä mukaan otetaan kolme. Muotoilut (Formats) -kohdasta valitset valmiista mallista ulkoasun. Asetukset (Options) -painikkeen avulla pääset määrittämään sisällysluetteloon mukaan otettavat otsikkotasot ja tyylit tarkemmin, tee se. Microsoft Word

146 Sisällysluettelon asetukset Etenkin jos nimeät kaikki käyttämäsi tyylit itse, on sinun rakennettava sisällysluettelo Asetukset (Options) -valintaikkunan avulla. Painettuasi kyseistä painiketta pääset valintaikkunaan ja voit määritellä käyttämiesi tyylien pohjalta mukaan otettavat otsikot. Poistettu numero Kuva 179 Sisällysluettelon asetukset ( Table of Contents Options) - valintaikkuna Rullaa luetteloa ja poista kaikista muista, paitsi kuvaan jätettyjen otsikkotyylien Taso (TOC level) -kentästä numero. Kirjoita mukaan haluamiesi tyylinimien perään sen tason numero, jolle tyylin haluat sijoittuvan hierarkkisessa sisällysluettelossa. Tällä toimintatavalla voit määritellä itse nimeämistäsi tyyleistä sisällysluettelon. Hyväksy tämä ja seuraava valintaikkuna OK-painikkeella. Otsikkotaso 1 Otsikkotaso 2 Kuva 180 Valmis sisällysluettelo Valmis sisällysluettelo esimerkkiasiakirjassa näyttää nyt tältä. Microsoft Word

147 Sisällysluettelon muotoilu Sisällysluettelon luonnin yhteydessä syntyy omat kappaletyylit: TOC 1 - TOC 3 Kappaletyylejä voit muotoilla toimintopaneelissa seuraavasti. Aktiivisuus Sisluet 1kappaleessa Styles (Tyylit) -toimintopaneeli Kuva 181 Tyylin pudotusvalikko Jos haluat muokata sisällysluettelon tekstien tyylejä, voit tehdä sen tyyliluettelo-toimintopaneelissa tyylin nimen oikeassa päässä olevan pudotusvalikon Muokkaa (Modify) -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa. Pikamuotoilut Kuvaus muotoilusta Kuva 182 Muokkaa tyyliä ( Modify Style) - valintaikkuna Voit tehdä muutaman pikamuotoilun Muotoilu (Formatting) -kohdasta. Tärkeimmät muotoilutoimet teet Muotoile (Format) - pudotusvalikon komennoilla. Esikatselukuvan alla näet tyylin muotoilujen luettelon. Napsauta lopuksi OK-painiketta Microsoft Word

148 Hakemisto (Index) Hakemiston luominen kannattaa aina kun asiakirja alkaa venyä yli 20 sivuiseksi. Hakemisto helpottaa loppukäyttäjää, kun hän hakee asiakirjasta tarpeitaan palvelevaa asiasisältöä, sisältökohtaa. Kuva 183 Hakemisto Sisluettelo-hakemisto.docx -tiedoston lopussa on yllä kuvattu hakemisto. Hakemisto luodaan automaattisella toiminnolla asiakirjan loppuun. Hakemiston luomisen vaiheet: Kerää hakusanat Siirry asiakirjan loppuun ja kirjoita otsikko Hakemisto Luo hakemisto Muotoile hakemiston tyylit mieleiseksesi. Microsoft Word

149 Hakusanojen merkitseminen Hakemiston helpon luomisen edellytys ja ensimmäinen toimi on se, että merkitset kirjoittaessasi tärkeät hakusanat piikkiin. Merkintä kannattaa tehdä asiakirjan kirjoittamisen jälkeen tai sen aikana. Valitse hakusana ja painaa Alt + Vaihto (Shift) + x -näppäinyhdistelmää. Valitun hakusanan merkitsemisen voit tehdä myös References (Viittaukset) -välilehden Hakemisto (Index) -ryhmään ja napsauttamalla Merkitse kohde (Mark Entry) -painiketta. Kenttä toisen tason hakusanalle Valinta tallentaa sivunumeron, jossa hakusana on Sivunumeron muotoilu Kuva 184 Merkitse hakemiston hakusana ( Mark Index Entry) - valintaikkuna Valittuasi hakemistoon haluamasi sanan paina Alt + Shift (Vaihto) + x -näppäinyhdistelmää. Valitsemasi sana näkyy valintaikkunassa Päähakusana (Main entry) -kentässä, jossa voit korjata sen kirjoitusasua. Paina sitten Merkitse (Mark) -painiketta, näin hakusana merkitään. Lisättyäsi merkinnän jää ikkuna auki ja voit ikkunan ohi valita asiakirjasta uuden hakusanan. Paina valinnan tehtyäsi Alt + Vaihto (Shift) + x -näppäinyhdistelmää. Taas näkyy uusi sana Päähakusana (Main entry) -kentässä ja voit merkitä sen napsauttamalla Merkitse (Mark) -painiketta. Kuva 185 Hakusanan kenttäkoodi Jos pidät kirjoittaessasi näkyvillä muotoilumerkkejä näet hakusanamerkinnän (kenttäkoodi aaltosuluissa) valitun sanan vieressä, älä poista sitä.! Hakusanan merkinnän poistat poistamalla tuottamasi XE-kenttäkoodin aaltosulkeineen. Hakusanan kirjoitusasua voit muokata kirjoittamalla aaltosulkujen ja sitaattien sisään sanan haluamassasi muodossa. Microsoft Word

150 Hakemiston luominen Harjoitustiedostot: Sisluettelo-hakemisto.docx Tehtävä Luo Sisluettelo-hakemisto.docx asiakirjan loppuun hakemisto. Kerää ensin hakusanoja valitsemalla sana ja näppäilemällä Alt + Vaihto (Shift) + x -näppäinyhdistelmää (lisätietoa sivulla 149). Kuva 186 Hakemiston otsikko Tee aluksi asiakirjan loppuun tyhjä sivu. Kirjoita otsikko pääotsikko tyylillä. Paina lopuksi Enter-näppäintä. Tyyppivalinta sisennetty Automaattinen merkintä Kuva 187 Hakemisto ( Index) - valintaikkuna Napsauta Viittaukset (References) -välilehden Hakemisto (Index) -ryhmän Lisää hakemisto (Insert Index) -painiketta. Esiin tulevassa valintaikkunassa on valittu kaksipalstainen (Columns) hakemisto. Muotoile (Format)-kohdasta muotoiluksi on valittu Fancy. Sivunumerot on tasattu oikeaan reunaan. Numeron ja hakusanan väliin on asetettu täytemerkiksi pisteviiva. Muotoilu (Formats) -pudotusvalikosta on valittu ulkoasun muotoiluksi Fancy-malli. Hyväksy asetukset OK-painikkeella. Microsoft Word

151 Kuva 188 Hakemisto Kun olet hyväksynyt edellisen vaiheen valintaikkunan, syntyy asiakirjan loppuun kuvan hakemisto. Ulkoasu on kohtalaisen tyydyttävä. Muutamme kuitenkin hakusanoja erottavan ison kirjaimen tyyliä Hakemiston otsikko (Index Heading) paremmin asiakirjan tyyliin sopivaksi. Muotoile tyyliluettelon tyylit sopivaksi katsomallasi tavalla (lisätietoa sivusta 103 alkaen). Kuva 189 Muotoiltu hakemisto Minun hakemistoni näyttää tältä. Voit aloittaa otsikkokirjaimella halutessasi jokaisen palstan. Napsauta kursori edellisen palstan viimeisen otsikkokirjaimen eteen ja paina Ctrl + Vaihto (Shift) Enter -näppäinyhdistelmää (palstan vaihto).! Kun lisäät uusia hakusanoja muista päivittää hakemisto, kuten muutkin kentät (sisällysluettelo, kuvanumerot yms.). Päivitys poistaa hakemistoon tekemäni palstan vaihdot, joten ennen tulostamista ne on tehtävä uudelleen. Kenttien päivittämisen suoritat Ctrl + a -näppäinyhdistelmällä ja painamalla sitten F9-näppäintä. Varo painamasta F9-näppäintä kun painat Ctrl-näppäintä. Hakemisto ei toimi kuten useat muut viittaustoiminnoilla tehdyt kentät. Sivunumerot eivät toimi Ctrl + napsauttamalla hyperlinkkeinä. Microsoft Word

152 Alaviite (Footnote) Alaviitteitä käytetään yleisesti opinnäytetöissä ja tietokirjallisuudessa. Alaviitteessä annetaan tekstikappaletta tarkentavia tietoja. Viite numeroidaan juoksevasti asiakirjan tekstissä, viitenumero on yläindeksinä 1. Tällä sivulla lähdeviittaukset tehdään alaviitteenä. Wordissa on myös toiminto lähdeluettelon toteuttamiseen, loppuviitteen tekemiseen (sivu 154). Alaviite ja loppuviite helpottavat asiakirjan lukemista kun kappaleen sisällä ei käytetä sulkulauseita viittauksiin. Alaviitteen (Footnote) lisäät helpoiten painamalla Alt + Ctrl + f -näppäinyhdistelmää. Alaviitteen voit lisätä myös napsauttamalla Viittaukset (References) -välilehden Alaviitteet (Footnotes) -ryhmän Lisää alaviite (Insert Footnote) -painiketta. Kuva 190 Alaviite ja vihje Kun pysäytät osoittimen tehdyn alaviitteen kohdalle, näet näytöllä viitteen vihjeen. Vihje näyttää sen mitä olet alaviitteeseen kirjoittanut, vihje toimii vain Wordissa. Kun muunnat asiakirjan PDF-muotoon, et enää saa vihjettä, mutta edelleen sinulla on asiakirjassa perinteinen alaviite. Kaksoisnapsauttamalla alaviitteen numeroa sivun keskellä siirryt näytöllä siihen kohtaan, jossa alaviitteen asiasisältö on. Kuva 191 Alaviite sivun lopussa Word siirtää tekstikohdistimen sivun alalaitaan. Kirjoita alaviitteen sisältö (Tietoturvallisuuden käsikirja, Hakala Mika, Vainio Mika and Vuorinen Olli, Docendo Finland Oy, 2006) vilkkuvan osoittimen kohdalle tai kopioi teksti yläpuolelta. Kopioinnin teet helpoiten valitsemalla tekstin ja vetämällä tekstiä Ctrl-näppäin alas painettuna. 1 Word 2000, Outi Lammi, Teknolit Oy 1999 Microsoft Word

153 Tehtävä Harjoitustiedostot: Sisluettelo-hakemisto.docx Tuota alaviite Sisluettelo-hakemisto.docx -tiedoston sivulle 43. Kuva 192 Alaviite kohta sivulla Hakala, Vainio ja Vuorinen ovat kertoneet yllä olevan kirjassaan myös toisen kappaleen sisällön. Napsauta kursori vilkkumaan Hakalan nimen perään. Napsauta sitten Alt + Ctrl + f -näppäinyhdistelmää. Kuva 193 Alaviite sivun lopussa Word siirtää tekstikohdistimen sivun alalaitaan. Kirjoita alaviitteen sisältö (Tietoturvallisuuden käsikirja, Hakala Mika, Vainio Mika and Vuorinen Olli, Docendo Finland Oy, 2006) vilkkuvan osoittimen kohdalle tai kopioi teksti yläpuolelta. Kopioinnin teet helpoiten valitsemalla tekstin ja vetämällä tekstiä Ctrl-näppäin alas painettuna. Viitteen poistat poistamalla asiakirjasta viitenumeron. Microsoft Word

154 Loppuviite (Endnote) Loppuviite toimii kuten alaviite, viittausselosteet vain kerätään asiakirjan loppuun. Loppuviitteen lisäät painamalla Alt + Ctrl + d -näppäinyhdistelmää. Loppuviitteen voit lisätä myös napsauttamalla Viittaukset (References) -välilehden Alaviitteet (Footnotes) -ryhmän Lisää loppuviite (Insert Endnote) -painiketta. Ala- ja loppuviitteen asetukset Ala- ja loppuviitteen asetuksia voit tarkentaa Viittaukset (References) -välilehden Alaviitteet (Footnotes) -ryhmän avainpainikkeen painalluksella esiin tulevassa valintaikkunassa. Valittu numerointi jatkuvaksi, juoksevaksi Kuva 194 Ala- ja loppuviitteet ( Footnotes and Endnotes) - valintaikkuna Kun haluat tuottaa loppuviitteen valitse Sijainti (Location) -ryhmästä Loppuviitteet (Endnotes) -asetus. Määritä Muoto (Format) -kohdassa missä lukumuodossa haluat viitteen juoksevan numeroinnin. Nyt voit lisätä valitsemasi viitteen Lisää (Insert) -painikkeella. Microsoft Word

155 Kommentit (Comment) Harjoitustiedostot: Sisluettelo-hakemisto.docx Tuottaessasi pitkiä asiakirjoja jaetussa tilassa on kommenttien käyttö tarpeen. Voit lisätä kommentin, huomautuksen kun haluat kiinnittää muiden asiakirjaa selailevien ja sitä muuttavien huomion johonkin tiettyyn kohtaan. Kommentin lisäät asiakirjaan Tarkista (Review) -välilehden Kommentit (Comments) -ryhmän Uusi kommentti (New Comment) -painikkeella. Kommentin lisäämisen jälkeen syntyy kommenttimerkintä siihen kohtaan johon sen teit. Asiakirjan oikeaan reunukseen tulee kommenttialue ja kommenttikehys. Kehykseen voit syöttää kommentin sisällön. Kommenttimerkki Kuva 195 Kommenttimerkintä Kuvassa näet asiakirjan kommentoituna. Asiakirjan oikeassa reunassa on kommenttikehys, johon kommentin sisältö on kirjoitettu. Kommentin saat aina näkyviin napsauttamalla kommenttimerkkiä Kommentin poistaminen Asiakirjan kirjoittamista jatkaessasi voit poistaa tarpeettoman kommentin Tarkista (Review) -välilehden Kommentit (Comments) -ryhmän Poista (Delete) -komennolla. Kommentoidun asiakirjan tulostaminen Piilota kommentit, ellet halua asiakirjaa selaillessa tai tulostaessa nähdä niitä. Siirry Tarkista (Review) -välilehdelle ja napsauta auki Seuranta (Tracking) -ryhmän Näytä tarkistusta varten (Display for Review) -pudotusvalikko. Valitse pudotusvalikosta Ei merkintää (No Markup). Microsoft Word

156 Kuvatekstit Kuvat, kaavat, taulukot ja jotkin muut asiakirjaan lisättävät objektit numeroidaan joskus juoksevasti. Wordissa on automaattiseen juoksevaan kuvanumerointiin ja muihin juokseviin numerointeihin omat toiminnot. Kuvien ja kaavojen juokseva numerointi ja kuvateksti tehdään kuvien alle, mutta taulukoiden otsikot ja numerointi tehdään usein niiden yläpuolelle. Kuva 196 Kuvan numerointi Kuvan alla olevan ja myös tässä kuvatekstissä olevan juoksevan kuvanumeroinnin teet seuraavasti: Lisää tyhjään kappaleeseen kuva joko leikepöydältä tai Lisää (Insert) -välilehden Kuvat (Illustrations) -ryhmän Kuva (Picture) -painikkeella. Luo seuraavalle riville kuvan juokseva numerointi Viittaukset (References) -välilehden Kuvatekstit (Captions) -ryhmän Lisää otsikko (Insert Captions) -komennolla. Kirjoita kuvatekstit. Microsoft Word

157 Tehtävä Harjoitustiedostot: Sisluettelo-hakemisto.docx ja System-and-Security.png Lisää System-and-Security.png -kuva Sisluettelo-hakemisto.docx -tiedoston sivulle 48 ja määritä uusi juokseva kuvanumero. Kuva 197 Kuva ja kuvanumerointi Tee aluksi Back up -otsikon alla olevan viimeisen kappaleen alle uusi kappale painamalla Enter-näppäintä. Määritä kappaleen kappatyyliksi KehystettyTeksti. Lisää kuva System-and-Security.png. Tee uusi kappale painamalla Enter-näppäintä, huomaat että tekstityyliksi vaihtuu Otsikko (Caption). Napsauta seuraavaksi Viittaukset (References) -välilehden Kuvatekstit (Captions) -ryhmän Lisää otsikko (Insert Captions) -komentoa. Otsikon esikatselu Omien otsikkolajien määrittelyyn siirtyminen Kuva 198 Otsikko ( Caption) - valintaikkuna Esiin tulevassa valintaikkunassa teet juoksevan kuvanumeroinnin valitsemalla Otsikko (Label) -pudotusvalikosta Kuva (Figure) -komennon ja hyväksymällä asetukset OK-painalluksella. Kun saat kuvan alle automaattisesti numeroidun otsikon, voit tabulaattoria painettuasi kirjoittaa kuvatekstin. Luotuasi ensimmäisen juoksevan numeroinnin otsikkotyypille voitkin kopioida aktiivista kuvaotsikkoa seuraavan kuvan alle Ctrl + vetämällä. Kuvanumeroinnin osalta sinun on muistettava, että numerot muuttuvat vasta kun sinä ne päivität. Koko asiakirjan kenttien päivittäminen tapahtuu helpoiten painamalla Ctrl + a -näppäinyhdistelmää ja sitten F9-näppäintä. Varo painamasta Ctrl + F9 -näppäinyhdistelmää ja jos jo painoit, kumoa tekemäsi heti. Microsoft Word

158 Perus- ja aliasiakirjat Harjoitustiedostot: Main.docx Kun työryhmän jäsenet ovat tuottaneet useita erillisiä asiakirjoja, voidaan nämä asiakirjat koota yhdeksi kokonaisuudeksi. Pitkien asiakirjojen hallinta tehdään Jäsennys (Outline) -näkymässä. Perus- ja aliasiakirja -toiminnolla kokoat pienemmät asiakirjat aliasiakirjoiksi perusasiakirjaan. Perusasiakirjassa määritellyt ylä- ja alatunnisteet periytyvät oletuksena kaikkiin aliasiakirjoihin. Kootun asiakirjan tuottaminen Perusta ensin uusi perusasiakirja tai valitse aiemmin tehty asiakirja perusasiakirjaksi. Avaa tällä kertaa Main.docx -tiedosto pääasiakirjaksi. Tee kyseisessä perusasiakirjassa haluamasi muotoilut. Kuva 199 Jäsennys ( Outlinining) - välilehti Siirry Jäsennys (Outline) -näkymään ja aseta tekstiosoitin vilkkumaan viimeiselle riville, aivan asiakirjan loppuun. Valintanauhaan ilmestyy Jäsennys (Outlinining) -välilehti, napsauta se aktiiviseksi. Oletuksena näet perusasiakirjasta kaikki tasot, siis koko asiakirjan sisällön. Napsauta Perusasiakirja (Master document) -ryhmän Näytä tiedosto (Show Document) -painiketta niin saat esiin aliasiakirjojen luonnissa tarvittavat työkalut. Harjoitustiedostot: Main Sub 1.docx Perusasiakirjan pääotsikot Kuva 200 Näkyvillä pääotsikkotaso Napsauta Näytä taso (Show Level) -pudotusvalikon Taso 1 (Level 1) -komentoa. Esimerkkitiedostossa Otsikko 1 (Heading 1) -tyylillä, tasolle yksi on laadittu kaksi otsikkoa. Paina Perusasiakirja (Master Document) -ryhmän Lisää (Insert) -painiketta. Etsi lisättävä aliasiakirja Main Sub 1.docx ja lisää se aliasiakirjaksi. Ohjelman kysyessä otsikkotyylien nimenmuutoksista vastaa napsauttamalla Hyväksy kaikki (Yes to All) -painiketta, näin luot aliasiakirjan perusasiakirjan otsikkotyyleillä. Microsoft Word

159 Harjoitustiedostot: Main Sub 2.docx Aliasiakirjan pääotsikot Kuva 201 Lisätty aliasiakirja Aliasiakirja näkyy nyt perusasiakirjan alla. Aseta tekstiosoitin aivan uuden asiakirjan loppuun ja napsauta Näytä taso (Show Level) -pudotusvalikon Taso 1 (Level 1) -komentoa. Napsauta sitten Perusasiakirja (Master Document) -ryhmän Lisää (Insert) -painiketta. Etsi lisättävä aliasiakirja Main Sub 2.docx ja lisää se perusasiakirjaan. Ohjelman kysyessä otsikkotyylien nimenmuutoksista vastaa taas napsauttamalla Hyväksy kaikki (Yes to All) -painiketta. Perusasiakirjan pääotsikot Ensimmäisen aliasiakirjan otsikot Toisen aliasiakirjan otsikot Kuva 202 Asiakirjojen otsikkotasot Toinen aliasiakirja on nyt lisätty perusasiakirjan alle. Kun napsautat Näytä taso (Show Level) -pudotusvalikon Taso 1 (Level 1) -komentoa näet kaikkien asiakirjojen pääotsikot, et muuta (kuvassa näkyvä tilanne). Otsikkorivin +-merkkiä kaksoisnapsauttamalla saat esiin otsikkoa alemman tason. Kuva 203 Tulostusasettelu ( Print Layout) - näkymä Nyt näet, että kaikilla sivuilla on yhtenäinen ylä- ja alatunniste. Tässä esimerkissä sivun pituiseen perusasiakirjaan on liitetty kaksi yhden sivun pituista aliasiakirjaa, joten sivunumero ensimmäisellä sivulla on yksi ja kokonaissivumäärä on kolme. Microsoft Word

160 Perusasiakirjan tallentaminen Harjoitustiedostot: Main complete.docx! Tallenna perusasiakirja uudella nimellä Main complete.docx, näin tallentuvat aliasiakirjatkin. Aliasiakirjat säilyvät kuitenkin kovalevyllä erillisinä tiedostoina. Sulje nyt perusasiakirja. Älä muuta perus- tai aliasiakirjojen sijaintia, silloin menetät tiedostojen yhteyden, keskinäisen linkityksen. Avatessasi Main complete.docx -tiedoston uudelleen Jäsennys (Outline) -näkymään ja painettuasi Näytä tiedosto (Show Document) -painiketta, näet aliasiakirjat hyperlinkkeinä. Aliasiakirjan linkkiä napsauttamalla avaat aliasiakirjan omaan ikkunaan mukattavaksi. Jos perusasiakirja on avoinna, näkyy aliasiakirjan muutos perusasiakirjassa aliasiakirjan tallennuksen jälkeen. Pääasiakirjan sisältö Aliasiakirjan linkki Kuva 204 Koottu asiakirja Näet aliasiakirjat hyperlinkkeinä perusasiakirjan lopussa. Aliasiakirjat on erotettu perusasiakirjasta osanvaihdoilla. Vasemmalla näkyvät lukot tarkoittavat sitä, että aliasiakirjan muokkaus ei enää onnistu perusasiakirjasta. Jäsennys (Outline) -näkymän Jäsennys (Outlinining) -välilehden Laajenna aliasiakirjat (Expand Subdocuments) -painikkeella saat kuitenkin avattua aliasiakirjat perusasiakirjan osana ja voit muokata asiakirjan osia Tulostusasettelu (Print Layout) -näkymässä. Microsoft Word

161 Tekstitiedon tuominen Tekstitiedon tuominen Wordiin onnistuu usealla tavalla. Seuraavaksi teksti tuodaan Lisää (Insert) -välilehden Teksti (Text) -ryhmän Objekti (Object) -pudotusvalikon Teksti tiedostosta (Text from File) -komennolla. Esiin tulee Lisää tiedosto (Insert File) -valintaikkuna ja ohjelma kysyy missä ja minkä niminen tiedosto lisätään. Etsi tiedosto ja napsauta Lisää (Insert) -painiketta. Harjoitustiedosto: Desktop-publishing.txt Esikatseluruutu Kuva 205 Tiedostojen muuntaminen ( File Conversion) - valintaikkuna Otsikkorivillä näet lisättävän tiedoston nimen. Valintaikkunassa voit valita tekstin koodaustavan. Jos esikatselussa oleva teksti on selkokieltä, etene muunnoksessa Windows (oletus) (Windows (default)) koodaustavalla. Jos esikatselun teksti on sekavan näköistä, kokeile eri koodaustapoja ja etene sillä joka näyttää parhaalta. Hyväksy ikkuna OK-painikkeella. Kuva 206 Lisätty teksti Lisäyksen jälkeen teksti asettuu asiakirjaan jonka jälkeen voit vapaasti muokata tekstin ulkoasua. Microsoft Word

162 Tekstitiedoston avaaminen Valmiin tekstitiedon avaaminen Wordiin onnistuu myös. Se tapahtuu Tiedosto (File) -pudotusvalikon Avaa (Open) -komennolla. Tiedoston sijainti Valittu tiedosto Kuva 207 Avaa ( Open) - valintaikkuna Valitse avattavan tiedoston muodoksi Tekstitiedosto (Text File). Etsi tiedosto ja napsauta Avaa (Open) -painiketta. Esiin tulee sivun 161 kuvassa näkyvä valintaikkuna, toimi kuten kyseisen kuvan ohjeessa kerrotaan. Kuva 208 Avattu teksti Avaamisen jälkeen teksti on asiakirjassa ja sen jälkeen voit vapaasti muokata tekstin ulkoasua. Microsoft Word

163 Tekstitiedon muuntaminen taulukoksi Harjoitustiedostot: Henkilorekisteri.csv Avaa aluksi Henkilorekisteri.csv tiedosto. Avattuasi Word-asiakirjaan puolipisteillä erotetun tekstitiedon (CSV = Comma Separate Value) voit muuntaa tekstin Word-taulukoksi seuraavasti. Kuva 209 Avattu CSV- muotoinen tiedosto Yllä puolipistein eroteltu tekstitiedosto avattuna. Valitse asiakirjan sisältö Ctrl + a -pikanäppäimillä. Kuva 210 Muunna teksti taulukoksi ( Convert Text to Table) - komennolla avautuva valintaikkuna Napsauta Lisää (Insert) -välilehden Taulukko (Table) -pudotusvalikon Muunna teksti taulukoksi (Convert Text to Table) -komentoa. Hyväksy esiin tuleva valintaikkuna OK-painikkeella. Microsoft Word

164 Kuva 211 Taulukoksi muunnettu tieto Muunnettuasi tekstin taulukoksi näyttää se tältä. Poista viimeinen sarake ja muotoile kaikki sarakeleveydet kenttien sisältöön sopiviksi. Kuva 212 Henkilörekisteri taulukko Poista taulukosta viimeinen sarake. Muotoile sarakeleveydet kenttien sisältöön sopiviksi. Valmis taulukko voi näyttää vaikka tältä. Voit myös kääntää arkin vaakasuuntaiseksi, ellei sisältö muuten mahdu kunnolla taulukkoon. Tallenna asiakirja nimellä Henkilörekisteri.docx. Microsoft Word

165 PDF-muunnos PDF-muunnosta voit käyttää, kun haluat lähettää Word-asiakirjan muille, etkä tiedä onko vastaanottajalla asennettuna Word-ohjelmaa. Näin muunnetussa tiedostossa näkyy asiakirjan sisältö, mutta sen lukemiseen ei vaadita Wordia, eikä tiedostoa Wordilla voi muokata. Mikä on PDF-tiedosto? Adoben Internet-sivuilla kerrotaan, että Adobe keksi PDF-muodon vuonna Tiedostomuodosta on ajan myötä tullut luotettavien sähköisten dokumenttien ja lomakkeiden yleinen standardi. PDF-tiedosto on sähköiseen muotoon tallennettu näköisasiakirja. Microsoft kertoo, että PDF on kiinteää asettelua käyttävä säh-köinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilut ja tukee tiedostojen jakamista. PDF-tiedostona tallennettu tiedosto on yleensä kooltaan melko pieni. PDF-dokumentti on digitaalinen paperi. Digi-taalinen paperi voi olla myös sähköisesti täytettävä lomake, jonka tiedot lähe-tetään tietoa keräävään organisaatioon. PDFdokumentti voi sisältää linkkejä (ristiviitteitä, kirjanmerkkejä, web-osoitteita yms.). Linkkien avulla pääset dokumentin sivulta toiselle tai johonkin Internet-osoitteeseen. Sähköistä PDF-dokumenttia voit lukea missä hyvänsä maailmankolkassa. Tietokoneessa on oltava jokin käyttöjärjestelmä (Macintosh, UNIX tai Windows) ja PDF-lukuohjelma. Ilmaisia lukuohjelmia on useita, mm. Adobe Reader ja Foxit Reader. Foxit Reader -katseluohjelma on kevyt ohjelma. Sen suurin puute on se, että se ei ymmärrä kaikkia PDF-lomaketoimintoja. Adobe Reader taas on raskaampi, mutta erittäin monipuolisin ominaisuuksin varustettu lukuohjelma. Lisätietoa ohjelmista ja latausosoitteet löydät osoitteesta Sähköisiä PDF-tiedostoja voidaan jaella tallentaen ne jollekin tallennusvälineelle, kuten CD-levylle tai muistitikulle. PDF-tiedostoja jaellaan yleisesti myös Internetissä, kohtaat niitä todennäköisesti joka päivä. PDF-materiaalin haluava voi ladata materiaalin sivustolta, kunhan hänellä on siihen oikeus. On yleistä jakaa PDF-muotoisia materiaaleja myös in liitetiedostoina. Lisäksi PDF-tiedostomuotoa 2 käytetään yhä useammin painettavaksi tarkoitettujen tiedostojen viemisessä painotaloon. PDF-tiedostomuoto oli vielä pari vuotta sitten erittäin turvallinen levittää. Mutta jo vuonna 2007 on PDF-tiedostojen avulla levitetty verkossa haittaohjelmia. Ole itse huolellinen jakaessasi PDF-tiedostoja. Avaa vain ne tiedostot, joiden turvallisuudesta olet varma. Lisätietoa haitallisista PDF-tiedostoista saat artikkelista: 2 Julkaisun tekeminen, Pesonen Soile, Tarvainen Juha, Docendo Finland Oy, 2005 Microsoft Word

166 PDF-tiedoston tuottaminen PDF-tiedoston voit luoda monella tavalla. Voit skannata Adobe Acrobat -ohjelmalla paperilla olevan asiakirjan PDF-muotoon. Voit tulostaa Word-asiakirjan Adobe PDF -tulostimella (ohjelmalla). Ammattitaidolla laadittu laaja Word asiakirja kannattaa tallentaa Acrobat PDFMaker -ohjelmalla.! PDF-tiedoston tulostaminen seuraavien sivujen ohjeiden mukaan edellyttää, että sinulla on käytössäsi (asennettuna) Adobe Acrobat XI (SF) ohjelma. PDF-tiedostoksi tulostaminen Word:sta Harjoitustiedostot: Sisluettelo-hakemisto.docx Avaa harjoitustiedosto ja suorita seuraavat toimenpiteet. Napsauta Tiedosto (File) -valikon Tulosta (Print) -alivalikosta Tulosta (Print) -komentoa tai paina näppäimistöltä Ctrl + p -näppäinyhdistelmää. Esikatselukuva Kuva 213 Tulosta (Print) - valintaikkuna Valitse valintaikkunassa Tulostin (Printer) -pudotusvalikosta tulostimeksi Adobe PDF -tulostin. Microsoft Word

167 Tulostusasetukset Tulostimen valinnan jälkeen on tärkeää valita PDF-tulostuksen asetukset. Asetuksiin pääset napsauttamalla Tulostimen ominaisuudet (Printer Properties) -painiketta (kuva sivulla 166). Tulostuskansion etsimiseen Tulostusarkin koon määrittely Kuva 214 Adoben PDF- asiakirjan ominaisuudet (Adobe PDF Document Properties) - valintaikkuna Valintaikkunassa vaikutat asetuksiin. Oletusasetukset-pudotusvalikosta voit valita valmiiksi määritetyn tulostuslaadun. Valittu laatu vaikuttaa lopulliseen paperille tulostettaessa. Jos lopullisen paperitulosteen tulee olla hyvälaatuinen, kannattaa sinun tehdä Laadukas tuloste (High Quality Print) -valinta. Kentän vieressä olevalla Muokkaa (Edit) -painikkeella pääset määrittämään asetuksia tarkemmin ja näin luomaan sekä tallentamaan omat asetukset. Microsoft Word

168 ! Tulostuksen laatu Oletusasetukset-pudotusvalikosta löydät muutaman keskeisen PDF-tiedoston muunnosasetuksen tiedostojen tulostuslaadulle. Pienin tiedostokoko -valintaa en suosittele käytettäväksi. Tällainen asiakirja saattaa olla aivan erinäköinen luettaessa kuin laadittaessa. Tämä johtuu mm. siitä että kyseiseen tiedostoon eivät tallennu käytetyt fontit eli kirjasinperheet. Vakio-valintaa voit käyttää silloin kun tavoitteesi on tuottaa Web-sivuille nopeasti ladattava tiedosto. Vakio-laatua voit käyttää myös, jos teet vain näytöltä luettavia sivuja sekä sisältöä. Tämä laatu riittää tulostamiseenkin kun asiakirjassa on vain vektorigrafiikkakuvia ja tekstiä. Laadukas tuloste -valinta kannattaa asettaa oletukseksi ja käyttää kun on mahdollista että asiakirja tulostetaan. Tätä laatua kannattaa käyttää myös aina kun tulostettavassa asiakirjassa on mukana bittikarttakuvia. Painolaatu-valintaa suosittelen käytettäväksi vain, kun asiakirja viedään digitaaliseen painoon tai kirjapainoon painettavaksi. Muita laatuasetuksia käytetään erikoistilanteissa. Tulostaminen Napsauta Tulosta (Print) -painiketta ja tulostus alkaa. Word asiakirjan nimi PDF-asiakirjan nimi Kuva 215 Luodaan Adobe PDF - tiedostoa ilmoitusikkuna Ilmoitusikkunassa näet tulostuksen etenemisen. PDF-tulostamisen seurauksena syntynyt tiedosto voi olla surkea, ainakin minulla se tätä e-kirjaa tehdessä oli. Alkuperäisen asiakirjan linkit oli menetetty. Onkin tärkeää ettet tulosta pidempiä Word-tiedostoja vaan julkaiset ne. Microsoft Word

169 PDF-tiedostoksi julkaiseminen Word-ohjelmasta voit julkaista tiedoston (asiakirjan) PDF-muotoon. Julkaiseminen on suositeltavaa etenkin kun alkuperäisessä Word-tiedostossa on käytetty ohjelman kehittyneempiä ominaisuuksia sekä erilaisia linkkejä. Harjoitustiedosto: Sisluettelo-hakemisto.docx Julkaisemisen teet Tiedosto (File) -valikon Vie (Export) -komennolla. Kuva 216 Vie (Export) - valintaikkuna Napsauta Luo PDF tai XPS-tiedosto (Create PDF/XPS) -painiketta aloittaaksei julkaisemisen PDF-muotoon Kuva 217 Julkaise PDF- tai XPS- muodossa (Publish as PDF or XPS) - valintaikkuna Julkaisemisen aloitat etsimällä tiedostolle sijoituspaikan, kansion. Asetukset (Options) -painikkeella pääset määrittämään julkaisulle joitain asetuksia. Huomaa: Kun haluat tuottaa Wordin otsikko-tyyleistä Acrobat kirjanmerkkejä, tehdään se Asetukset (Options) -valintaikkunassa. Julkaise (Publish) -painikkeella aloitat muunnoksen. Microsoft Word

170 Postitus! Joukkokirjeet Postitukset (Mailing) -välilehden toiminnoilla saat luotua joukkofaksin, asiakkaille kirjekuoren, joukko viestin ina, joukkokirjeen tai tarra-arkin. Näitä toimenpiteitä kutsutaan yhdistämistoimiksi. Tässä e-kirjassa käsitellään ohjattua yhdistämistä. Yhdistämisessä on tärkeää muistaa kaksi asiaa. Osoitteet haetaan tietolähteestä, lähdeasiakirjasta ja ne tuodaan pääasiakirjaan, kohdeasiakirjaan. Pääasiakirja on asiakirja jolle tietolähteen tiedot; nimet ja osoitteet tuodaan. Tietolähde on luettelo, usein tietokanta josta tieto haetaan. Tietolähde voi olla Word-taulukko tai jollain muulla ohjelmalla luotu tietokanta, esimerkiksi Access asiakasrekisteri tai Excel-tuoteluettelo. Joukkokirjetoiminto on ollut käytössä kymmeniä vuosia. Joukkokirje toimii kun tulostat useita samansisältöisiä kirjeitä ja asiakirjat lähetetään ikkunallisessa kirjekuoressa. Jokainen meistä on saanut Valittujen palojen kirjeen, Hyvä Kari, olet lähestulkoon juuri likimain voittanut miljoonan. Microsoft Word

171 Joukkokirjeiden tuottaminen Harjoitustiedostot: Tarjous joukkokirjeenä - pohja.docx ja Henkilörekisteri.xlsx Avaa Tarjous joukkokirjeenä - pohja.docx -tiedosto kirjeen pohjaksi. Käytä tietokantana Henkilörekisteri.xlsx -tiedostoa. Joukkokirjeen tuotat Postitukset (Mailing) -välilehden Aloita yhdistäminen (Start Mail Merge) -pudotusvalikon Ohjattu vaiheittainen yhdistäminen (Step-by-Step Mail Merge Wizard) -komennolla. Kuva 218 Joukkokirjeen pohjana valmis asiakirja Asiakirjaan on merkitty XXXXXXXX -merkintä kohtiin joihin tuomme tietoa tietolähteestä. Yhdistäminen (Mail Merge) -tehtäväruudussa voit laatia joukkokirjeen ohjatusti. Valitse aluksi Vaihe 1/6 (Step 1 of 1) -tehtäväruudussa Kirjeet (Letters) ja napsauta Seuraava (Next) -painiketta. Microsoft Word

172 Kuva 219 Vaiheet 2 ja 3 Napsauta Vaihe 2/6 (Step 2 of 6) -tehtäväruudussa voimaan Käytä nykyistä asiakirjaa (Use the current document) -valinta ja napsauta Seuraava (Next) -painiketta. Napsauta Vaihe 3/6 (Step 3 of 6) tehtäväruudussa Selaa (Browse) -painiketta. Tietolähteen valinta Tiedoston sijainti Kuva 220 Valitse tietolähde (Select Data Source) - valintaikkuna Etsi valintaikkunan avulla kiintolevyltäsi Henkilörekisteri.xlsx tietolähde ja avaa tiedosto. Microsoft Word

173 Luettelo sovelluksen kaikista taulukoista Kuva 221 Valitse taulukko (Select Table) - valintaikkuna Henkilörekisteri on laadittu siten, että ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikot, joten jätä rasti Ensimmäinen rivi... (First row ) -valintaan. Valitse ylempi taulukko (nimetty alue) ja napsauta OK-painiketta. Tulosjoukon rajoittaminen - suodatus Tee joukkokirjeiden suodatus siten, että kirjeen saa vain joko Turkulainen tai Helsinkiläinen henkilö. Kuva 222 Yhdistämisen vastaanottajat (Mail Merge Recipients) - valintaikkunassa Valintaikkunan Muokkaa vastaanottajaluettelo (Refine recipients list) -painikkeilla voit määrittää tarkemmin kirjeeseen tulevat tiedot. Napsauta Postitoimisto-kentän pudotusvalikosta Lisäasetukset (Advanced) -komentoa. Microsoft Word

174 Suodatusten määrittelyikkuna Kuva 223 Suodata ja lajittele (Filter and Sort) - valintaikkuna Postitoimisto-kentän suodatuksella voit tulostaa kirjeet vain Turkulaisille ja Helsinkiläisille. Määritä kentälle kaksi erillistä ehtoa. Ensimmäinen vertailulauseke, ehto on Equal to (Yhtä suuri kuin) Turku ja toinen ehto Yhtä suuri kuin (Equal to) Helsinki. Ehdot on yhdistettävä Tai (Or) -ehdolla. Ja (And) -ehdolla et saa kyselyn tulosjoukkoon ainoatakaan henkilöä, koska henkilö ei voi asua "samalla kertaa" sekä Turussa että Helsingissä. Hyväksy ikkuna ja hyväksy Yhdistämisen vastaanottajat (Mail Merge Recipients) -valintaikkuna. Tulosjoukon lajittelu Tulosjoukko kannattaa lajitella Postinumero-kentän mukaan nousevaan lajittelujärjestykseen (Sort Ascendong), tee se napsauttamalla kentän pudotusvalikosta (sivun 173 kuva) kyseistä komentoa. Tallenna tässä vaiheessa joukkokirje uudella nimellä Tarjous joukkokirjeenä. Microsoft Word

175 Joukkokirjeiden tuottaminen jatkuu Kuva 224 Kenttien asettaminen asiakirjapohjaan Valitse rivi tai aktivoi merkkijono jonka kohdalle yhdistämiskentän haluat. Napsauta sitten Lisää yhdistämiskenttä (Insert Merge Field) -pudotusvalikosta haluamasi kenttänimi. Kun samalle riville tarvitaan kaksi kenttää peräkkäin, on sinun kirjoitettava ensimmäisen kentän valinnan jälkeen välilyönti. Lisää kaikki osoitekentät asiakirjaan samalla tavalla. Kuva 225 Kenttäkoodit asiakirjassa Kun olet lisännyt yhdistämiskentät ja muotoillut fontin värin mustaksi näyttää asiakirja tällaiselta. Yhdistämiskentät on merkitty kenttäkoodeilla. Napsauta Vaihe 3/6 (Step 3 of 6) -tehtäväruudussa Seuraava (Next) -painiketta. Tallenna asiakirja napsauttamalla pikatyökalurivin Tallenna (Save) -painiketta. Microsoft Word

176 Kuva 226 Vaiheet 4-6 Napsauta Vaihe 4/6 (Step 4 of 6) -tehtäväruudussa Seuraava (Next) -painiketta. Tekemäsi valmis joukkokirjeen määrittelyarkki näkyy kuvassa ylhäällä oikealla. Kenttäkoodit on korvattu tietokannan ensimmäisen henkilön tiedoilla. Vaihe 5/6 (Step 5 of 6) -tehtäväruudussa voit vielä Muokkaa luetteloa (Edit recipient list) -komennolla siirtyä takaisin joukkokirjeen määrittelyyn, kyselyyn. Napsauta Vaihe 5/6 (Step 5 of 6) -tehtäväruudussa Seuraava (Next) -painiketta siirtyäksesi viimeiseen tehtäväruutuun. Tässä vaiheessa voisit tulostaa joukkokirjeen, mutta sulje tehtäväruutu.! Kun kerran määrittelit joukkokirjeen kunnolla, on määrittelyarkki käyttökelpoinen niin kauan kun haluat lähettää samaa esitettä tai tarjouspyyntöä eri vastaanottajajoukoille. Seuraava vaihe onkin tallentaa kirjeen määritysarkki eli juuri aikaansaatu tiedosto. Tallenna napsauttamalla pikatyökalurivin Tallenna (Save) -painiketta. Tulostamista ennen sinun kannattaa myös aina esikatsella koko joukkokirje. Microsoft Word

177 Tulostusjoukon esikatselu Napsauta Viimeistele yhdistäminen (Finish & Merge) -pudotusvalikon Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja (Edit Individual Documents) -komentoa. Valinta takaa sen, että saat kaikki suodatuksen mukaiset joukkokirjeet Kuva 227 Yhdistä uuteen asiakirjaan (Merge to New Document) - valintaikkuna Napsauta esiin tulevassa valintaikkunassa OK-painiketta. Joukkokirjeet puretaan ( ajetaan ) uuteen tiedostoon, jossa voit vielä ennen tulostamista tarkastaa muotoilut ja kyselysi toimivuuden. Kun kaikki on kunnossa, tulosta joukkokirjeet. Tätä tiedostoa sinun ei kannata tallentaa tulostamisen jälkeen, se on oikea tulosjoukko vain juuri tällä hetkellä, koska tallainen tietokanta elää jatkuvasti. Ajantasaiset joukkokirjeet voit ajaa aina uudelleen Tarjous joukkokirjeenä.docx -tiedostosta.! Kun olet määritellyt joukkokirjeen näin, et voi tulostusikkunassa enää valita tulostettavaksi sivua 1, kun haluat tulostaa vain yhden testisivun. Tässä esimerkissä jokainen uusi kirje on omassa osassaan ja sisältää vain yhden sivun jonka sivunumero on yksi. Näin valiten tulostat siis kaikista kirjeistä sivun yksi eli kaikki tiedoston 79 sivua. Kun haluat tulostaa vain yhden sivun, voit tulostaa aktiivisen sivun Tulosta (Print) -valintaikkunassa valitsemalla Nykyinen valinta (Current page) -ruudun. Microsoft Word

178 Tarrat Tarratoiminto on hyvä tapa tuottaa osoite- ja muita tarroja. Voit tuottaa toiminnolla joko samansisältöisiä tai muuttuvia tarroja. Muuttuvissa tarroissa osoitetiedot haetaan luettelosta tai tietokannasta. Tarrojen laatimisessa sinun on huomioitava ostamasi tarra-arkki (paperi ja sen koko sekä tarrojen mitat). Tämä tarkoittaa sitä, että sinun on tiedettävä joko arkin standarditunnus (Avery 7562 tms.) tai sitten laadittava oma tarra-arkki ostetun arkin todellisen mitoituksen mukaan. Tarrojen tuottaminen Tarroja tuotat tyhjään uuteen asiakirjaan Postitukset (Mailing) -välilehden Aloita yhdistäminen (Start Mail Merge) -pudotusvalikon Ohjattu vaiheittainen yhdistäminen (Step-by-Step Mail Merge Wizard) -komennolla. Kuva 228 Vaiheet 1 ja 2 Yhdistäminen (Mail Merge) -tehtäväruudussa voit laatia tarra-arkit ohjatusti, valitse Vaihe 1/6 (Step 1 of 6) -tehtäväruudussa Osoitetarrat (Labels) ja napsauta Seuraava (Next) -painiketta. Napsauta Vaihe 2/6 (Step 2 of 6) -tehtäväruudussa Osoitetarra-asetukset (Label Options) -painiketta. Ennen seuraavia vaiheita sinun on syytä mitata tai tarkastaa tarra-arkin mitoitus kaavapaperilta. Jos arkki on jonkin standardin mukainen ja standardi löytyy Wordista, on tarran tuottaminen erittäin yksinkertaista. Omalla mitoituksella laaditun tarra-tulostuksen määrittely on hieman haasteellisempaa. Seuraavassa laadimme tarra-arkin käyttäen apuna standardin Avery L7562 -tarratyyppiä. Käytä oman arkin suunnittelussa myös aina jotain standarditarran mitoituspohjaa, joka on mitoiltaan lähellä hankkimasi arkin mittoja - näin tehtävä helpottuu paljon. Microsoft Word

179 A4 arkkien tulostus oletuslokerosta Tarran kokotiedot ja arkkikoko Kuva 229 Osoitetarra- asetukset (Label Options) - valintaikkuna Etsi valintaikkunasta ostamasi tarra-arkin tuotekoodi tai lähes vastaava tarratyyppi. Käytä esimerkissä Avery L7562 -tarratyyppiä koska ostit 2 * 8 tarra-arkkeja. Napsauta Uusi osoitetarra (New Label) -komentoa. Tarra-arkin esikatseluruutu ja ohjeet mittojen valintaan Tarra-arkin mittojen määrittely Kuva 230 Tarran lisätiedot (Label Details) - valintaikkuna Tee tarra-arkin mitoitus huolellisesti, muuten tulostamasi tarrat eivät osu paperilla oikeille kohdille. Kun olet muokannut osoitetarrojen koot haluamallasi tavalla nimeä tarra-arkki ja napsauta OK-painiketta tässä ja seuraavassa valintaikkunassa. Napsauta vielä Vaihe 2/6 (Step 2 of 6) -tehtäväruudussa Seuraava (Next) -painiketta. Microsoft Word

180 !! Tarra-arkkien säilytys ja käyttö Tarra-arkit maksavat huomattavsti enemmän kuin tulostuspaperi, joten säilytä arkkeja asiallisesti. Koska tarran alla on liimapinta, tulee liiman kuivuminen estää säilyttämällä tarroja alkuperäisessä muovipussissa mahdollisimman ilmatiiviisti. Vahingoittunutta tai vajaata tarra-arkkia et saa koskaan asettaa tulostimeen, etkä sille tulostaa. Kipristelevä tarran reuna saattaa jäädä kiinni tulostimen sisäosiin. Tällaisen vahingon korjaaminen on erittäin hankalaa ja/tai kallista. Tietolähteen valinta Harjoitustiedostot: Henkilörekisteri.xlsx Kuva 231 Vaihe 3 ja Valitse tietolähde (Select Data Source) - valintaikkuna Napsauta Selaa (Browse) -painiketta. Etsi valintaikkunan avulla kiintolevyltäsi Henkilörekisteri.xlsx tietolähde ja avaa se. Luettelo sovelluksen kaikista taulukoista Kuva 232 Valitse taulukko (Select Table) - valintaikkuna Henkilörekisteri on laadittu siten, että ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikot, joten jätä rasti Ensimmäinen rivi (First row...) -valintaan. Valitse ylempi taulukko (nimetty alue) ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Word

181 Tulosjoukon rajoittaminen - suodatus Tee tarrojen suodatus siten, että kirjeen saa vain joko Turkulainen tai Helsinkiläinen henkilö. Kuva 233 Yhdistämisen vastaanottajat (Mail Merge Recipients) - valintaikkuna Valintaikkunan Muokkaa vastaanottajaluettelo (Refine recipients list) -painikkeilla voit määrittää tarkemmin tarraan tulevat tiedot. Postitoimisto-kentän pudotusvalikon suodatuksella voit tulostaa tarran vain Turkulaisille ja Helsinkiläisille. Toteuta suodatus sivun 174 esimerkin mukaan. Kuva 234 Tarrapohja ja kenttäkoodit Kuvassa näet tarra-arkin ulkoasun. Tallenna tarrojen määritysarkki nimellä Tarrat.docx.Napsauta nyt Vaihe 3/6 (Step 3 of 6) -tehtäväruudussa Seuraava (Next) -painiketta. Microsoft Word

182 Tarrojen tuottaminen jatkuu Kuva 235 Vaihe 4 Napsauta Osoitelohko (Address block) -painiketta. Napsauta esiin tulevassa valintaikkunassa Täsmää kentät (Match fields) -painiketta. Määritä valintaikkunassa tarrakenttien vastinkentät pudotusvalikoista. Napsauta OK-painiketta ja seuraavassa ikkunassa Kyllä (Yes) -painiketta sekä vielä OK-painiketta. Replikoi tarrat vaiheen Vaihe 4/6 (Step 4 of 6) Yhdistäminen (Mail Merge) -tehtäväruudussa napsauttamalla Päivitä kaikki osoitetarrat (Update All Labels) -painiketta. Tekemäsi tarran kentät (Osoitelohko) siirtyvät jokaiseen tarraan. Voit nyt muokata osoitetarroja, esimerkiksi suurentaa kirjasinkokoa ja liittää tarroihin yrityksen logon. Tee muokkaus vain ensimmäisen tarran osalta, replikoimme muutoksen muihin arkin tarroihin. Replikoi tarrat Vaihe 4/6 (Step 4 of 6) Yhdistäminen (Mail Merge) -tehtäväruudussa napsauttamalla Päivitä kaikki osoitetarrat (Update All Labels) -painiketta. Nyt tekemäsi tarran muotoilut, logo ja kentät siirtyvät jokaiseen tarraan. Napsauta Seuraava (Next) -painiketta siirtyäksesi esikatseluun. Microsoft Word

183 Kuva 236 Muotoillut tarrat Replikoinnin jälkeen tarra-arkin ulkoasu esikatselussa voi näyttää tällaiselta, etenkin jos olet lisännyt niihin kuvan (logo.png). Tässä kuva on irrotettu tekstin päälle ja leikattu pienemmäksi. Kuva 237 Vaiheet 5 ja 6 Vaihe 5/6 (Step 5 of 6) -tehtäväruudussa voit Muokkaa luetteloa (Edit recipient list) -komennolla siirtyä takaisin tarratulostuksen tietosisällön määrittelyyn, kyselyyn. Napsauta tehtäväruudussa kuitenkin Seuraava (Next) -painiketta. Vaihe 6/6 (Step 6 of 6) -tehtäväruudussa voit ajaa tarrat tulostimelle painamalla Print (Tulosta) -painiketta - äläpä tee sitä. Sulje tässä vaiheessa Yhdistäminen (Mail Merge) -tehtäväruutu ja tallenna lopuksi tarrojen määritysarkki. Kun kerran määrittelit arkin kunnolla, on se käyttökelpoinen niin kauan kun sinulla samaa tarra-arkkia paketissa on. Microsoft Word

184 Tulostusjoukon esikatselu Valinta takaa sen, että saat kaikki suodatuksen mukaiset joukkokirjeet Kuva 238 Yhdistä uuteen asiakirjaan (Merge to New Document) - valintaikkuna Napsauta Viimeistele yhdistäminen (Finish & Merge) -painiketta. Valitse pudotusvalikosta Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja (Edit Individual Documents) -komento. Napsauta esiin tulevassa valintaikkunassa OK-painiketta. Tarrat puretaan ( ajetaan ) uuteen tiedostoon, jossa voit vielä ennen tulostamista tarkastaa muotoilut ja kyselysi toimivuuden. Tarra-arkin nimi on nyt Osoitetarrat1 ja arkille syntyi viisi sivua. Kun kaikki on kunnossa, tulosta tarrat. Tätä tiedostoa sinun ei kannata tallentaa tulostamisen jälkeen, se on oikea tulosjoukko vain juuri tällä hetkellä, koska tällainen tietokanta elää jatkuvasti. Ajantasaiset tarrat voit ajaa aina uudelleen Tarrat.docx -tiedostosta. Microsoft Word

185 Mallit Mikä tällainen malli on? Liikekirjeenvaihto yrityksissä tapahtuu usein asiakirjamallien avulla. Malli (template) on pohja eli kokonainen ympäristö usein toistuvan asiakirjan tuottamiselle. Malliin voit tallentaa erilaisia asetuksia ja muotoiluja valmiiksi niin, että asiakirjojen ulkoasu pysyy yhtenäisenä ja kirjoittaminen on helppoa, helpotat uuden asiakirjan luomista. Hieman toisin asia ilmaistuna; malli on tiettyyn käyttötarkoitukseen luotu toistuvaan käyttöön suunniteltu, toistuvaa vakiotietoa ja muotoiluja sisältävä asiakirja. Malli sisältää asiakirjassa käytettävät asetukset, suojaukset, muotoilut, tyylit, makrot, automaattiset tekstit, lomakeobjektit sekä muut vakioelementit, kuten grafiikan (logo). Miksi malli? Tekstinkäsittely tietokoneella on usein samanlaisena toistuvaa. Tietokoneella asiakirjaa tehtäessä työ hoituu nopeammin, etenkin jos osaat käyttää hyödyksi tietotekniikkaa. Mallit ovat eräs esimerkki tietotekniikan hyötykäytöstä. Malli on kokoelma valmiita asiakirjan osia, objekteja. Malleilla sinun on helppo luoda usein toistuviin asiakirjoihin valmiiksi tunnistetiedot, lomakeobjektit, logot ja muu toistuva tieto. Esitäyttö säästää aikaa ja vaivaa lopullisen asiakirjan laatijalta. Malli on sellaiseen tiedostomuotoon tallennettu asiakirja, että avatessasi mallin asianmukaisesti et asiakirjaa muokatessasi vaikuta alkuperäiseen kovalevyllä olevaan tiedostoon. Teet muutokset vain avoimeen asiakirjaan ja tallentaessasi ohjelma kysyykin uutta nimeä tiedostolle. Missä mallia käytetään? Asiakirjamalliksi tehdään yrityksen toimintakertomus, tarjous- ja tarjouspyyntöasiakirjat, esitteet, faksilomakkeet ja monet muut toistuvasti käytettävät asiakirjat. Erilaiset esitäytetyt paperille tulostettavat lomakkeet ja koneella täytettävät lomakkeet sekä muutkin taulukot toimivat mallina erinomaisesti. Word helpottaa muun muassa sähköisen lomakkeen täyttötyötäsi paljon koska se antaa syöttöä helpottavia lisäominaisuuksia, esimerkiksi valmiiksi luodut pudotusvalikot. Valikon luettelosta voit nopeasti valita kentälle arvon, samalla kirjoitusvirheiden mahdollisuus pienenee huomattavasti.! Kuka mallia käyttää? Kun yrityksessä käytetään hyvin suunniteltuja ja yhdenmukaisia asiakirjoja, on ne helposti tunnistettavissa organisaation omiksi. Yrityksessä luodut asiakirjamallit ovat pohjia, joita jokaisen organisaatiossa toimivan tuleekin käyttää - myös sinun. Word 2013-ohjelmaa avatessasi näkyviisi aukeaa tyhjä asiakirja. Tämä uusi asiakirja perustuu oletusarvona aukeavaan, käyttäjän asetuksissa määrättyyn malliin. Tämä oletusmalli pitää sisällään joidenkin asetusten ja muotoilujen oletusarvot. Siis sinä käytät aina jotain mallia pohjana omalle asiakirjallesi. Microsoft Word

186 Asiakirjamallin luominen Käynnistäessäsi Wordin käytät aina mallia. Avatessasi uuden asiakirjan se luodaan oletusmallin pohjalta. Muuttaessasi Wordin oletusasetuksia, muokkaat oletusmallia. Uuden mallin luot seuraavasti: Laadi asiakirjaan haluamasi ylä- ja alatunnisteet, lisää toistuva teksti, toistuvat kuvat kuten logot ja määritä kohdat muuttuvalle tiedolle. Laadi oikeisiin kohtiin tarvittavat taulukot, kuvat ja luo sisällysluettelo sekä hakemisto. Valitse mallille mieleisesi teema. Tee tarvittava ohjaus ja lisää tarpeelliset ohjausobjektit sekä ohjelmoi niille toiminnallisuus. Tallenna asiakirja malliksi. Microsoft Word

187 Mallin tallentaminen! Mallin tallennusmuoto on Word-malli (Word Template) ja tiedostonimen tarkenne on DOTX. Jos tallennat asiakirjan makroja sisältävänä mallina, tulee asiakirjan tallennusmuodon olla Word-malli (makrot käytössä) (Word Macro- Enabled Template) (tiedostotyypin tunniste on DOTM). Malliksi asiakirjaa tallentaessasi käytä Word-mallille ohjelma-asennuksen yhteydessä luotua kansiota. Kansion polun saat selville Wordin asetukset (Word Options) -valintaikkunan Valvontakeskus (Trust Center) -välilehden Valvontakeskuksen asetukset (Trust Center Settings) -painiketta napsauttamalla. Osoitteen näet Luotetut sijainnit (Trusted Location) -kohdasta. Wordia avatessasi käytät tyhjän asiakirjan pohjana asiakirjamallia Normal.dotm joka on tallennettu kansioon: C:\Users\"K-tunnus"\AppData\Roaming\Microsoft\Mallit Harjoitustiedostot: AT-suunnittelu-pkirja.docx Mallin tallennuskansion polku Kuva 239 Tallenna nimellä ( Save As) - valintaikkuna Avaa AT-suunnittelu-pkirja.docx -tiedosto. Mallia tallentaessasi käytä Tallenna nimellä (Save as) -komentoa. Valitse tallennusmuodoksi Word-malli (Word Template) tai Word-malli (makrot käytössä) (Word Macro-Enabled Template). Anna tiedostolle mallin käyttötarkoitusta kuvaava nimi. Varmista ennen tallentamista, että olet oman profiilisi \Roaming\Microsoft\Templates -kansiossa ja napsauta sitten Tallenna (Save) -painiketta. Microsoft Word

188 Mallin käyttäminen Voit käyttää laajaa mallivalikoimaa. Microsoftin tuotantoa olevat mallit löytyvät Office.com-palvelusta. Omat mallisi ovat myös käytettävissäsi. Uusi asiakirja mallia käyttäen Aiemmin luotua asiakirjamallia käytät uuden asiakirjan, tiedoston pohjana napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Uusi (New) -komentoa. Kuva 240 Tiedosto ( File) - valikko Välilehdeltä voit valita Office.com -palvelusta löytyvän mallin. Tyhjän oletusmalliin (Normal.dotx) perustuvan asiakirjan voit luoda napsauttamalla Tyhjä tiedosto (Blank Document) -laattaa. Oman mallin käyttäminen Tallentamisen jälkeen on oma mallisikin käytettävissä. Ottaessasi oman mallin käyttöön liittää Word sen ominaisuudet tyhjään asiakirjaan. Muokatessasi avattua asiakirjaa et muuta alkuperäistä mallia. Malli säilyy asetuksineen ja vakioelementteineen muuttumattomana ja voit käyttää sitä useita kertoja uuden asiakirjan pohjana. Oman mallin käyttöönotto ei ole enää valitettavasti yhtä yksinkertaista kuin aiemmissa Word-versioissa. Sinun tulee määrittää ensin uusi oletuspolku malleille Tiedosto (File) -valikon Asetukset (Options) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa Tallenna (Save) -välilehdellä. Microsoft Word

189 Kuva 241 Wordin asetukset ( Word Options) - valintaikkuna Kirjoita Oletustallennuspaikka omille malleille (Default personal templates location) -kenttään oikea polku, siis: C:\Users\"K-tunnus"\AppData\Roaming\Microsoft\Mallit Hyväksy ikkunassa tehdyt asetukset napsauttamalla OK-painiketta. Kuva 242 Uusi ( New) - välilehti Välilehdeltä voit nyt avata HENKILÖKOHTAINEN -ryhmästä napsauttamalla aiemmin tallennetun oman mallisi.! Perustaessasi uuden tiedoston valmista mallia käyttäen et voi tallennuksen yhteydessä vahingossa tallentaa mallin päälle. Näin malli säilyy muuttumattomana seuraavaan käyttökertaan. Voit toki muokata mallia, mutta sen avaaminen näytölle vaatii hieman tavallisuudesta poikkeavia toimenpiteitä, joten et vahingossa muuta sitä. Microsoft Word

190 Mallin muuttaminen Mallia voit muuttaa avaamalla aiemman mallin Tiedosto (File) -painikkeen Avaa (Open) -komennolla. Mallien tallennuskansion polku Kuva 243 Avaa ( Open) - valintaikkuna Kirjoita mallin polku Sijainti (Location) -kenttään: C:\Users\"K-tunnus \AppData\Roaming\Microsoft\Mallit Valitse sitten luettelosta malli, jota aiot mukauttaa. Napsauta Avaa (Open) -painiketta. Ohjelman nimirivillä näet nyt avaamasi mallin nimen ja jos nimen perässä on.dotx -tiedostotunniste, olet onnistunut avaamaan mallin. Jotta nimirivillä ylipäätään näkyy tiedostotunniste, on se pitänyt ensin määritellä voimaan Resurssienhallinta (Windows Explorer) -ohjelmassa. Tutustu asiaan tarkemmin esimerkiksi Ornanet Koulutuksen Windows 8 - Käytön perusteet e-kirjan avulla. Mallin muuttaminen on normaalia tekstinkäsittelyä. Tee haluamasi muutokset malliin. Tallenna (Save) -painikkeella tallennat uuden mallin vanhan päälle. Jos haluat tallentaa mallin uudella nimellä, tee kuten sivulla 187 on neuvottu. Microsoft Word

191 Syöttölomakkeet Syöttölomakkeen tuotat käyttötarkoituksen mukaan. Lomakeobjekteja käyttäen saat helposti aikaan joko käsin tai tietokoneella täytettäviä sähköisiä lomakkeita. Lomakkeen teet helpoiten käyttämällä apuna Wordin taulukkoa. Mikä on syöttölomake? Yksinkertaisimmillaan lomake voi olla käsin täytettävä asiakirja. Wordissa lomake tulee ymmärtää Online-lomakkeena, joka täytetään tietokoneella. Lomakkeessa käytetään sekä taulukoita että valmiita syöttökenttiä eli ohjausobjekteja kuten valintanappeja ja avattavia luetteloita. Online-lomakkeen voit suojata siten, että sallit tietojen kirjoittamisen vain tiettyihin soluihin. Määrittämällä tietojen kelpoisuuden tarkistuksen voit varmistaa, että käyttäjät kirjoittavat lomakekenttiin oikean tyyppisiä tietoja. Voit määrittää lomakkeen täytettäväksi Wordissa tai Web-sivuna. Syöttölomake kannattaa tallentaa asiakirjamallina (DOTX tai DOTM). Lisätietoa saat sivulta 224. Microsoft Word

192 Lomakkeen luonnin lyhyt oppimäärä Harjoitustiedosto: Faksin-kansilehti-kesken.docx Tehdään faksin kansilehti, avaa aluksi harjoitustiedosto Faksin-kansilehtikesken.docx. Siitä syntyy tyylikäs lomake muokkaamalla. Tallenna lomake asiakirjamallina niin voit käyttää samaa pohjaa tulevissakin käyttötilanteissa. Ylätunnistealueelle on luotu taulukko Osan yksi tiedot ovat taulukossa Normaali tekstisisältö Alatunnistealueelle on luotu taulukko Kuva 244 Keskeneräinen faksilomake Luo faksin kansilehti syöttölomakkeena, se siis täytetään tietokoneella. Pohjaa luotaessa useassa kohdassa asiakirjaa on käytetty apuna taulukkoa. Lähettäjä- ja vastaanottajatiedot taulukon alle on tehty Osan vaihto (jatkuva) (Section Break (Continuos)) jotta lomake toimii lopulta oikein. Microsoft Word

193 Objektien käyttäminen Edellisen sivun kuvassa mielenkiintoisin kohta on ennen osanvaihtoa. Kuva 245 Lomakekenttien paikat Lähettäjäyrityksen nimen alle on varattu kenttätila henkilön nimelle. Käytä tässä kentässä avattavaa yhdistelmäruutua (pudotusvalikko). Käytä liitteet kohdassa valintaruutuja ja vastaanottaja sarakkeen kentissä tekstikenttiä. Nämä kentät ohjaavat käyttäjää kirjoittamaan oikeaa tietoa oikeaan paikkaan. Tämä osa lukitaan, joten käyttäjä ei voi kirjoittaa tässä osassa muihin kohtiin kuin kenttiin. Lukitun osan alapuolella hän voi kirjoittaa vapaasti. Pudotusvalikon (Drop-Down) luominen Lomakeobjektit löydät Kehitystyökalut (Developer) -välilehdeltä. Kuva 246 Kehitystyökalut ( Developer) - välilehti Napsauta Kehitystyökalut (Developer) -välilehden painiketta. Näet Ohjausobjektit (Controls) -ryhmässä tarvittavat lomakeobjekti työkalut. Aiemmat työkalut (Legacy Tools) -pudotusvalikossa on vanhaa perua olevat ohjausobjektit, joita tässä käytämme. Napsauta kohdistin kenttään ja napsauta pudotusvalikosta Yhdistelmäruutu (Drop-Down Form Field) -painiketta, näin saat kenttään yhdistelmäruudun. Microsoft Word

194 Luetteloon lisättävä kohde Luettelossa olevat kohteet Nimetty kirjanmerkki Kuva 247 Avattavan lomakekentän asetukset ( Drop Down Form Field Options) - valintaikkuna Kaksoisnapsauta yhdistelmäruutua, niin voit muuttaa pudotusvalikon asetuksia. Kirjoita valintaikkunassa Vaihtoehto (Drop- Down Item) -kenttään luettelon ensimmäinen arvo ja napsauta Lisää (Add) -painiketta. Jatka näin kunnes luettelossa on kaikki haluamasi rivit. Objekti toimii lomakkeella kun lukitset lomakkeesta osan yksi (lisätietoa sivulla 198). Kuva 248 Lomakkeella on pudotusvalikko Nyt lomakkeella on ensimmäinen ohjausobjekti, pudotusvalikko. Pudotusvalikon oletusarvona, tulostuvana arvona on luetteloon syötetty ensimmäinen arvo. Microsoft Word

195 Valintaruudun (Check Box) luominen Valintaruudun valinnalla ilmaiset että jokin asia joko on tai se ei ole voimassa. Kuva 249 Legacy Tools (Aiemmat työkalut) - pudotusvalikko Napsauta kohdistin lomakkeella Kyllä sanan perään ja kirjoita välilyönti. Napsauta pudotusvalikosta Valintaruutu (Check Box Form Field) -painiketta. Toimi samoin Ei sanan osalta. Valintaruudun koonmääritys Valintaoletusarvon määritys Nimetty kirjanmerkki Kuva 250 Valintaruutulomakekentän asetukset ( Check Box Form Field Options) - valintaikkuna Valintaruutuun voit tehdä määrityksiä kaksoisnapsauttamalla sitä, jolloin siirryt ruudun asetuksiin. Näille valintaruuduille on tehty vain nimetty kirjanmerkki. Kyllä-ruudun kirjanmerkille on annettu nimi Kyllä ja Ei-ruudun kirjanmerkille nimi Ei. Hyväksy lopuksi ikkuna OK-painikkeella. Microsoft Word

196 Tekstikentän (Text Field) luominen Tekstikenttä on solussa oleva kenttä, johon voit kirjoittaa tekstiä. Kuva 251 Aiemmat työkalut ( Legacy Tools) - pudotusvalikko Lisää valintaruudun Ei perään tekstikenttä, johon on tarkoitus kirjoittaa liitesivujen kokonaismäärä. Napsauta pudotusvalikosta Tekstikenttä (Text Form Field) -painiketta. Tähän kenttään voi syöttää vain numeroarvoja ja lukuarvon pituus rajoitetaan kolmeen numeroon. Kentän asetuksiin pääset kaksoisnapsauttamalla kenttää. Kuva 252 Tekstilomakekentän asetukset ( Text Form Field Options) - valintaikkuna Kaksoisnapsauta tekstikenttää ja määritä kentän asetukset siten, että siihen voidaan syöttää vain 3 merkkiä pitkä numero. Napsauta Lisää ohjeteksti (Add Help Text) -painiketta ja kirjoita valintaikkunassa oma ohjetekstisi. Hyväksy molemmat ikkunat OK-painikkeella. Microsoft Word

197 Tehtävä Lisää sitten lomakkeen oikeaan sarakkeeseen tarpeelliset tekstikentät. Voit tehdä sen viemällä kohdistimen jokaiseen kenttään vuorollaan ja napsauttamalla Aiemmat työkalut (Legacy Tools) -pudotusvalikosta Tekstikenttä (Text Form Field) -painiketta. Voit myös kopioida aiemmin luotua tekstikenttää Ctrl + vetämällä uuteen sijaintiin. Tarkasta vielä kenttien ominaisuudet. Kuva 253 Tekstilomakekentän asetukset ( Text Form Field Options) - valintaikkuna Tehtyäsi Vastaanottaja-tekstikentän kaksoisnapsauta sitä. Määritä kentän asetukset siten, että siihen voi syöttää tekstiä. Napsauta Lisää ohjeteksti (Add Help Text) -painiketta ja kirjoita ohjeteksti. Kuva 254 Lomakkeen suojattava osa Valmis lomakkeen yläosa kenttineen näyttää tältä, lisätyt kenttäobjektit on merkitty kehyksellä. Kentän poistaminen Tarpeettoman kentän poistat aktivoimalla sen ja painamalla Del-näppäintä. Microsoft Word

198 Lomakkeen suojaus Lomakkeita sähköisesti käytettäessä on asiakirjan eri osat suojattava. Teet osien suojauksen Word-lomakkeille seuraavasti. Suojatta osa 1 Osa 2, jota ei suojata Kuva 255 Lomakkeen osat Faksin kansilehti on toteutettu nyt lomakkeena. Sähköisenä lomakkeena se toimii vasta, kun määrität suojauksen osaan yksi. Suojatussa osassa käyttäjä voi syöttää arvoja vain kenttiin. Älä aseta suojausta osaan kaksi, näin käyttäjä voi vapaasti syöttää tietoa lomakkeen alaosaan. Ylätunnisteeseen loppukäyttäjä ei myöskään pääse ilman salasanaa. Kuva 256 Kehitystyökalut ( Developer) - välilehti Suojauksen määrittelet siten, että aluksi napsautat pois voimasta Suunnittelutila (Design Mode) -asetuksen. Napsauta sitten Rajoita muotoilemista (Restrict Document) -painiketta. Tällä tavalla saat esiin lomakkeen syötön rajoittamiseen tarkoitetun tehtäväruudun. Microsoft Word

199 Kuva 257 Rajoita muotoilemista ( Restrict Editing) - tehtäväruutu Napsauta Salli vain tämäntyyppinen (Allow only this type ) -ruutuun asetus. Valitse pudotusvalikosta Täytetään lomakkeita (Filling in forms) -komento. Siirry Valitse osat (Select Sections) -painikkeella rajoittamaan osien suojauksia. Aseta suojaus voimaan valinnalla Osa 1 (Section 1). Kuva 258 Lomakkeen lopulliset suojaustoimet Napsauta Kyllä, aloita suojausten käyttäminen (Yes, Start Enforcing Protection) -painiketta. Seuraavassa valintaikkunassa voit määrätä suojauksille salasanan. Suojaus voidaan tehdä ilman salasanaakin (suositus), jolloin salasanan unohtamisesta ei seuraa ongelmia. Napsauta OK-painiketta. Kuvassa oikealla näkyvässä, seuraavaksi esiin tulevassa tehtäväruudussa voit poistaa suojauksen voimasta Lopeta suojaus (Stop Protection) -painikkeella. Käytä painiketta vain kun muutat lomaketta tai sen objekteja. Sulje kuitenkin tehtäväruutu. Microsoft Word

200 Lomakkeen tallentaminen Faksilomake on nyt kunnossa. Jotta lomake auttaa optimaalisesti yhteisöäsi, on se syytä tallentaa mallina kansioon josta se helposti löytyy. Näin mallia voi käyttää apuna uusia faksin kansilehtiä luotaessa niin, ettei mallitiedosto muutoksista kärsi. Kuva 259 Tallenna nimellä ( Save As) - valintaikkuna Tallennus tapahtuu Tallenna nimellä (Save as) -komennolla. Valitse Templates-kansio, näin sijaintiruudussa näkyy malleille tarkoitetun kansion polku. Anna mallille nimeksi Faksin-kansilehti ja valitse tallennusmuodoksi Word-malli (Word Template), näin tiedostotyypin tunniste on DOTX. Lomakkeen käyttäminen Mallina tallennettua lomaketta käytät apuna luodessasi uusia faksin kansilehtiä. Mallitiedosto ei muutoksista kärsi. Lomake avataan kuten mallitiedostot (lisätietoa sivulla 28). Syöttäessäsi tietoa lomakeosaan kannattaa sinun siirtyä kentästä toiseen Tabulaattori-näppäimellä tai hiirellä. Suojaamattomassa osassa siirtyminen tapahtuu samoin kuin normaalia asiakirjaa luotaessa. Microsoft Word

201 Suojaus Asiakirjan avaaminen Joskus tuotat asiakirjoja joiden avaamisen tai muokkauksen haluat estää muilta käyttäjiltä. Valitse Tallenna nimellä (Save as) -komennon valintaikkunassa Työkalut (Tools) -pudotusvalikosta Yleiset asetukset (General Options) -komento, jolla pääset määrittämään avaus- ja kirjoitussuojauksen. Näitä suojauksia et voi tehdä ilman salasanaa. Kuva 260 Tallennusasetukset Yleiset asetukset ( General Options) - valintaikkunassa Voit suojata Word asiakirjan avaamiselta, muokkaukselta tai määrätä sen Suositellaan vain lukua (Read-only recommended) -tyyppiseksi. Salasanaa tuntematon ei voi avata tai muuttaa tällaista tiedostoa. Suojauksen teet valintaikkunassa kirjoittamalla haluamasi salasanan.! Käytä salasanaa todella harkiten. Salatun asiakirjan muokkaaminen ei onnistu sinulta, eikä keltään muultakaan, jos salasana unohtuu. Asiakirjan osien suojaus Aiemmin käsiteltiin syöttölomakkeissa tarpeellinen osien suojaus (sivu 198). Voit sallia tai estää asiakirjan tai sen osien kommentoinnin ja muokkausmerkinnät suunnilleen samalla periaatteella. Huomaa: Word on erittäin haavoittuva ohjelma, se kaatuu mitä ihmeellisimmissä tilanteissa. Suosittelenkin, ettet tee Wordilla yli 100 sivua pitkiä asiakirjoja ja pidät osanvaihtojen määrän pienenä. Microsoft Word

202 Makrot Makro on automatisoitu toimintosarja, kokoelma Word-komentoja jonka suoritat yhdellä komennolla, näppäinpainalluksella tai painiketta napsauttamalla. Makroja tuotat nauhoittamalla, näin syntyy Visual Basic for Application (VBA) -koodia. Tutustumalla VB-editorissa (Alt + F11) nauhoitettuun koodiin saat hyvän kuvan VBA-ohjelmasta. Jos tunnet Visual Basic for Application -ohjelmointikielen, voit muokata nauhoitettua koodia haluamallasi tavalla. Suojausasetukset Nauhoituksessa ei tallennu hiirellä tekemäsi siirtymistoimet ja valinnat. Siirry eri kohtiin asiakirjaa nauhoituksen aikana näppäimistön avulla ja tee kaikki valinnat näppäimistöllä. Makroja sisältävä asiakirja on tallennettava oikeaan muotoon (lisää sivulla 224). Vaikka asiakirja olisikin tallennettu oikein, Wordin oletusasetukset estävät makrojen automaattisen suorittamisen. Makrosuojaus on asetettu Valvontakeskus (Trust center) -apuohjelmassa suojaustasolle Poista käytöstä kaikki makrot ja ilmoita (Disable all macros with notification). Kun oletusasetusta käytetään, voit päättää makrojen käyttämisestä tapauskohtaisesti. Saat makroja sisältävän asiakirjan avaamisen yhteydessä valintanauhan alapuolelle seuraavan ilmoituksen. Kuva 261 Suojausvaroitus ( Security Warning) - painike Paina Salli sisältö käyttöön (Enable Content) -painiketta ja saat makrot käyttöön. Tee se vain jos olet varma makrojen turvallisuudesta.! Jos organisaatiossa laaditaan paljon digitaalisesti allekirjoitettuja VBA-toimintosarjoja sisältäviä asiakirjoja, voit asettaa Valvontakeskus (Trust Center) -asetuksissa voimaan Poista voimasta kaikki makrot digitaalisesti allekirjoitettuja makroja lukuun ottamatta (Disable all macros expect digitally signed macros). Älä koskaan käytä Valvontakeskus (Trust Center) -asetusta Ota käyttöön kaikki makrot (Enable all macros ( )) - se on suuri tietoturvariski. Microsoft Word

203 Makron toteuttaminen Luo makro seuraten alla olevia toimintoaskelia: Suunnittele makron toiminnot ja "kylmäharjoittele ne Napsauta nauhoitus päälle Anna makrolle sen toimintaa kuvaava nimi ja määritä pikanäppäin Aseta makro käytettäväksi aktiiviseen asiakirjaan tai omaan makrotyökirjaasi Suorita tarvittavat komennot Lopeta nauhoitus Testaa ja muokkaa koodia Dokumentoi makron toiminnot huolella Makroa nauhoittaessasi jokainen suorittamasi komento tallentuu makroon, tee siis vain tarpeelliset komennot nauhoituksen aikana. Makron nauhoittaminen Harjoitustiedosto: Faksin-kansilehti.dotx Makron nauhoitat kuten musiikkia kasetille, laitat nauhoituksen päälle, teet toiminnot ja lopetat. Avaa mallitiedosto Faksin-kansilehti.dotx pikavalikon Avaa (Open) -komennolla. Kuva 262 Kehitystyökalut ( Developer) - välilehti Koodi-ryhmässä on painikkeet VBA-ohjelmointiin ja makrojen nauhoittamiseen sekä selailuun. Jos asiakirja on suojattu, on suojaus poistettava nauhoituksen ajaksi, napsauta Rajoita muotoilemista (Restrict Editing) -painiketta ja poista suojaus. Aloittaessasi makrojen tuottamisen valmiiseen tallennettuun asiakirjaan on sinun aluksi tallennettava asiakirja makrot sallivaan muotoon. Tallentaminen tapahtuu napsauttamalla Tiedosto (File) -valikosta Tallenna nimellä (Save As) -komentoa. Microsoft Word

204 Tallennuspolku Kuva 263 Tallenne nimellä ( Save As) - valintaikkuna Valitse Tallenna muodossa (Save as type) -pudotusvalikosta tallennusmuoto, tässä on valittu Word-malli (makrot käytössä) (Word Macro-Enabled Template). Napsauta Tallenna (Save) -painiketta. Luo makro napsauttamalla Kehitystyökalut (Developer) -välilehdellä Tallenna makro (Record Macro) -painiketta. Nimen tulee alkaa kirjaimella ja se ei saa sisältää välilyöntejä. Määritetään pikanäppäin, jolla makro voidaan suorittaa. Makro tallennetaan työn alla olevaan asiakirjaan. Kuva 264 Tallenna makro ( Record Macro) - valintaikkuna Nimeä makro ja määritä pikanäppäin. Tallenna makro oikeaan tallennuspaikkaan sen mukaan, haluatko käyttää makroa aina Wordilla työskennellessäsi vai haluatko käyttää makroa vain työn alla olevassa asiakirjassa. Tässä on valittu Asiakirjat, jotka perustuvat malliin Faksin-kansilehti.dotm (Document Based On Faksin-kansilehti.dotm). Aloita nauhoittaminen OKpainiketta napsauttamalla. Microsoft Word

205 Kuva 265 Nauhoituksen ilmaisin tilarivillä Tässä vaiheessa makroon tallentuu kaikki suorittamasi komennot, jatka siis harkiten. Lopeta nauhoitus napsauttamalla tilarivin Lopeta nauhoitus (Click to stop recording) -painiketta. Esimerkkimakro Nauhoita seuraava makro Faksi kansilehti.docx tiedostoon:! Napsauta Kehitystyökalut (Developer) -välilehdellä Tallenna makro (Record Macro) -painiketta. Anna Tallenna makro (Record Macro) -valintaikkunassa makrolle nimeksi Sivunumero. Aseta makro toimimaan vain työn alla olevassa asiakirjassa. Hyväksy syöttö OK-painikkeella. Napsauta Lisää (Insert) -välilehdellä Ylätunniste (Header) -pudotusvalikon Muokkaa ylätunnistetta (Edit Header) -komentoa. Paina Sarkain-näppäintä neljä (4) kertaa niin, että kursori vilkkuu viimeisessä ylätunnisteen taulukon tyhjässä kentässä. Kirjoita sana Sivu ja välilyönti. Napsauta Lisää (Insert) -välilehdellä Pikaosat (Quick Parts) -pudotusvalikosta Kenttä (Field) -komentoa. Lisää Page-kenttä, kirjoita välilyönti ja alkava sulkumerkki. Napsauta Lisää (Insert) -välilehdellä Pikaosat (Quick Parts) -pudotusvalikosta Kenttä (Field) -komentoa. Lisää NumPages-kenttä ja kirjoita lopettava sulkumerkki. Sulje ylätunniste kaksoisnapsauttamalla asiakirjan tieto-osaa. Lopeta makron nauhoitus napsauttamalla Lopeta nauhoitus (Stop Recording) -painiketta. Tee makrolle oma painike pikatyökaluriville aiemmin esitetyllä tavalla (sivu 207). Painikkeen, kuten makronkin tulee toimia vain tässä asiakirjassa. Testaa makron toiminnot eri tilanteissa. Vertaa oman makrosi koodia myöhemmin esitettävän sivun 209 kuvassa näytettyyn koodiin. Tallenna asiakirja lopuksi nimellä Faksin-kansilehti.dotm. Toimiiko makro jos asiakirja on suojattu? Havaitset että suojatussa asiakirjassa makro ei toimi koska se ei huomioi suojauksen poistamista ja lopussa suojauksen uudelleen voimaan asettamista. Asia on ratkaistava ohjelmoimalla. Microsoft Word

206 Makron suorittaminen Makron suoritat pikanäppäinyhdistelmällä, jos määrittelit sen nauhoitusta aloittaessasi. Makron voit suorittaa asiakirjaan lisäämälläsi painikkeella tai Makrot (Macros) -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta Suorita (Run) -komennolla. Muokkaa (Edit) -painike koodiin siirtymiseksi Makrojen järjestämiseen Kuva 266 Makrot ( Macros) - valintaikkuna Makroluettelossa näet kaikki avointen asiakirjojen makrot. Valitse suoritettava makro ja napsauta Suorita (Run) -painiketta. Muokkaa (Edit) -painikkeella pääset muuttamaan makron VBA-ohjelmakoodia. Microsoft Word

207 Makropainikkeen luominen Luodaan makropainike pikatyökaluriville - kuitenkin niin, että se on mukana vain käsiteltävässä asiakirjassa. Pikatoimintona lisättävä komento Kuva 267 Mukauta pikatyökaluriviä ( Customize Quick Access Toolbar) - painike Pikatyökalurivin oikeassa päässä on Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -painike, napsauta sitä. Pikatoimintona voit napsauttaa pikatyökaluriville komentoja pudotusvalikosta. Napsauta nyt pudotusvalikosta Lisää komentoja (More Commands) -painiketta. Kuva 268 Word asetukset ( Word Options) - valintaikkuna Napsauta valintaikkunassa Valitse komennoista (Choose commands from) -pudotusvalikosta Makrot (Macros) -komentoa. Napsauta oikealla olevasta Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -pudotusvalikosta käsiteltävän asiakirjan nimeä. Napsauta sitten makron nimeä ja Lisää (Add) -painiketta. Napsauta vielä Muokkaa (Modify) -painiketta. Microsoft Word

208 Painikekuvasto Kuva 269 Muokkaa- painike ( Modify Button) - valintaikkuna Valitse painikkeelle kuva ja kirjoita Näyttönimi (Display name) -ruutuun painikkeelle nimi. Hyväksy ikkunat napsauttamalla OK-painikkeita. Uusi toimintopainike Kuva 270 Muokattu pikatyökalurivi Kyseisen asiakirjan pikatyökalurivillä on nyt uusi, sinun makrosi suorittava toimintopainike. Painike ei näy eikä ole käytettävissä muissa asiakirjoissa. Microsoft Word

209 ! Makron ohjelmakoodia Makroja tuotat nauhoittamalla, näin syntyy Visual Basic for Application (VBA) -koodia. Tutustu ohjelmakoodiin VB-editorissa painamalla Alt + F11 -näppäinyhdistelmää. Jos tunnet VBA-ohjelmointikielen, voit muokata koodia haluamallasi tavalla. Nauhoitetun makron ja kirjoitetun aliohjelman koodi alkaa aina avainsanalla Sub. Ohjelma päättyy myös aina avainsanoihin End Sub. Ohjelman aloitus Jos-lause Kommentointia, tästä puuttuu koodi Ohjelmakoodia Ohjelman lopetus Kuva 271 Ohjelmakoodia VB- editorissa Koodin muokkaustilassa koodi voi näyttää tältä. Tätä koodi on hieman muokattu, joukkoon on kirjoitettu selkeitä suomenkielisiä kommentteja. Huomaa, että tämä makro ei toimi suojatussa asiakirjassa. Jos osaat ohjelmoida voit kirjoittaa huomautuksella merkittyyn kohtaan koodia suojauksen poistamiseen ja uudelleen voimaan asettamiseen. Aliohjelman ohjelmoiminen Ohjelmointi on ratkaisu silloin, kun sinun pitää tuottaa asiakirjaan tai malliin toiminnallisuutta. Ohjelmointi on ammatti ja työnä se vaatii osaamista, kuten muutkin ammatit. Ohjelmoinnin opit muutaman kuukauden opiskelulla. Koska aihe on niin laaja, tässä e-kirjassa ei ohjelmointia käsitellä. Tarvitessasi lisäoppia ja tietoa VBA-ohjelmoinnista, saat sitä Internetistä. Aliohjelmaa kirjoittaessasi sen tuottaminen etenee seuraavasti: Suunnittele ohjelman rakenne ja toiminnot Nimeä ohjelma ja koodaa (kirjoita ohjelmointikielellä) ohjelma Tee tarvittava virheentarkistuskoodi Testaa ohjelmaa ja muokkaa tarvittaessa koodia Dokumentoi aliohjelman kaikki toiminnot Microsoft Word

210 Muita Wordin ominaisuuksia Muutosten jäljittäminen Voit asettaa Wordissa päälle automaattisen muutosten seurannan, sen teet Tarkista (Review) -välilehden Seuranta (Tracking) -ryhmän komennoilla. Muutosten seurannan asetuksiin Kuva 272 Jäljitä muutokset ( Track Changes) - pudotusvalikko Muutosten seurannan asetat voimaan napsauttamalla pudotusvalikon Jäljitä muutokset (Track Changes) -komentoa. Harjoitustiedosto: Koulutussuunnittelupro.docx Kuva 273 Muutokset asiakirjassa Muutosten seurannan ollessa voimassa valvoo toiminto kaikkia asiakirjan muutoksia. Yllä on useita tietoja muutettu, jolloin Word ilmaisee muutokset yllä kuvatulla tavalla. Poistettu teksti merkitään punaisella ja yliviivataan. Uusi teksti lisätään poistetun oikealle puolelle punaisella alleviivauksella. Microsoft Word

211 Kuva 274 Muutokset ( Changes) - ryhmä Asiakirjaan tehdyt muutokset voit hyväksyä Muutokset (Changes) -ryhmän Hyväksy (Accept) -pudotusvalikon komennoilla ja hylätä Hylkää (Reject) -pudotusvalikon komennoilla. Vertaa asiakirjoja Ellet ole hyväksynyt tai hylännyt muutoksia kannattaa sinun ennen asiakirjan tulostamista piilottaa asiakirjaan tehdyt muutokset. Piilottaminen tehdään Tarkista (Review) -välilehden Seuranta (Tracking) -ryhmän komennoilla. Napsauta Näytä tarkistusta varten (Display for Review) -pudotusvalikosta (korostettu edellisessä kuvassa) voimaan asetus Lopullinen (Final). Wordissa on toiminto kahden asiakirjan vertaamiseksi. Sitä kannattaa käyttää kun et ole varma kumpi asiakirjoista on uudempi ja/tai se oikea versio. Kuva 275 Vertaa ( Compare) - pudotusvalikko Asiakirjojen vertaamisen voit aloittaa Tarkista (Review) -välilehden Vertaa (Compare) -ryhmän Vertaa (Compare) -pudotusvalikon Vertaa (Compare) -komennolla. Microsoft Word

212 Tehtävä Harjoitustiedosto: Koulutussuunnittelupro.docx ja Koulutussuunnittelupro-pk.docx Tee esimerkkitiedostojen vertailua. Lisää/Vähennä (More/Less) -painike Kuva 276 Vertaa asiakirjoja ( Compare Documents) - valintaikkuna Valintaikkunassa sinun tulee etsiä kovalevyltä verrattavat tiedostot. Oletusarvoiset asetukset riittävät hyvin vertailua tehdessä, mutta halutessasi voit asetuksia muuttaakin. Aloita vertailu napsauttamalla OK-painiketta. Kuva 277 Vertaa asiakirjoja ( Compare Document) raportti Asiakirjojen vertailun tulos näyttää tältä. Oikealla ylempänä on alkuperäinen dokumentti ja alapuolella verrattava. Microsoft Word

213 Meta- ja tunnistetiedot Ominaisuudet Tiedostoille annetaan tunniste- ja metatietoja levy- ja Internet-hakujen nopeuttamiseksi. Metatiedot näet kun napsautat Tiedosto (File) -valikon Tiedot (Info) -alivalikon esiin. Meta ja tunnistetiedot Kuva 278 Tiedot (Info) - valintaikkuna Metatiedot näet Tiedot (Info) -välilehdellä Ominaisuudet (Properties) -painikkeen alla. Saat tietojen syöttöä helpottavan metatietopaneelin näkyviin napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Tiedot (Info) -alivalikon Ominaisuudet (Properties) -pudotusvalikosta Näytä tiedostopaneeli (Show Document Panel) -komentoa. Kuva 279 Asiakirjan ominaisuudet (Document Properties) - paneeli Ikkunan yläosaan ilmestyvän metatietopaneelin avulla voit syöttää metatiedot. Kirjaa metatietoina tekijätieto (Author), asiakirjan otsikko (Title), aihe (Subject) ja avainsanakokoelma (Keywords). Avainsanoja voi olla useampi, erottele ne pilkulla. Kirjaa tarvittaessa myös tiedot muihin kenttiin. Microsoft Word

214 Asetukset Wordia käyttäessäsi on sinun järkevää muuttaa ohjelman oletusasetuksia oman työskentelysi helpottamiseksi. Osa asetuksista vaikuttaa laitteessa, jonka äärellä ne teet. Tällaiset asetukset tallentuvat omaan käyttäjäprofiiliisi, ne eivät siirry asiakirjan mukana. Useat asetukset taas vaikuttavat aktiiviseen tiedostoon ja kulkevat sen mukana. Asetuksiin vaikuttaminen Kuva 280 Asetustasot Wordissa on oletusasetuksia ainakin kolmella tasolla, tutustu yllä olevaan kuvaan. Ohjelmistotason asetukset Työvälineohjelman ohjelmoija on tehnyt sovellukseen valmiita ohjelmistotason oletusasetuksia, joita käyttäjä ei voi muuttaa. Tällaisia ohjelmistotason asetuksia ovat: Tiedosto (File) -painikkeen sijainti ja esiin tulevan valikon sisältö. Pikavalikoiden sisällöt. Valikoimien ja pikavalikoimien sisällöt. Microsoft Word

215 Ohjelman oletusasetukset Ohjelmatason oletusasetukset ovat asetuksia joita käyttäjä voi muuttaa. Muutoksista useat tallentuvat käytettävän laitteen levylle Normal.dotm -tiedostoon. Nämä asetukset vaikuttavat lähinnä käyttöliittymään ja ovat käyttäjätunnuskohtaisia. Tällaisia ohjelmatason asetuksia ovat: Pikatyökaluriviin lisätyt yleiset ohjelman toimintopainikkeet. Valintanauhan sisältö. Välilehtien valintapainikkeiden nimet ja sijainti. Valintanauhan pienentäminen sekä kohdeohjeiden näyttäminen tai niiden piilottaminen. Reaaliaikainen esikatselu (pois käytöstä - käytössä). Oikeinkirjoituksen asettaminen voimaan tai pois käytöstä. Tilarivillä näkyvien ilmoitusten näyttäminen tai piilottaminen. Tiedostoasetukset Organisaation omaan asiakirjamalliin on viisasta tallentaa yhteisössä tai asiakirjastandardissa yleisesti määriteltyjä sivun asetuksia, myös usein käytettäviä muotoiluja. Tällaiset Tiedostoasetukset vaikuttavat käsiteltävään tiedostoon ja kulkevat tiedoston mukana laitteelta toiselle. Tiedostoon vaikuttavia asetuksia ovat: Pikatyökaluriviin lisätyt, asiakirjaan liittyvät toimintopainikkeet. Kappaletyylit sekä ylä- ja alatunnisteet (sivunumerot yms.). Sivun asetuksissa tehdyt tulostusasetukset (kaikkien reunusten/marginaalien suuruus, ei tulostin). Microsoft Word

216 Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Tiedosto (File) -painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta voit valita Asetukset (Options) -toiminnon. Esiin tulevilla välilehdillä näet ohjelman tärkeimmät oletusasetukset. Näitä asetuksia voit muokata tekemällä haluamasi valinnat. Asetukset tallentuvat ohjelmaa lopetettaessa joko ohjelmaan, oman käyttäjäprofiilisi Normal.dotm -tiedostoon tai työn alla olevaan tiedostoon. Wordin asetukset Ohjelman asennuksen jälkeen Wordin asetukset (Word Options) -välilehdillä ovat voimassa niin sanotut oletusasetukset. Peruskäyttäjälle nämä asetukset yleensä sopivat, mutta osaavampi käyttäjä joutuu niitä usein muuttamaan. Kuva 281 Wordin asetukset (Word Options) - valintaikkuna Wordin asetukset (Word Options) -valintaikkuna on paloiteltu kymmenelle välilehdelle. Tutustu huolella jokaiseen välilehteen ja mieti mitkä asetusmuutokset helpottavat omaa työskentelyäsi niin paljon, että oletusasetus kannattaa muuttaa. Kuvassa on korostettu suositeltavaa asetusta, napsauta asetus voimaan ellei se jo ole voimassa. Jos haluat tekemäsi muutokset jäävän voimaan, napsauta lopuksi OK-painiketta. Microsoft Word

217 ! Valintanauhan mukauttaminen Word ohjelman eräs uusi toiminto on valintanauhan mukauttamismahdollisuus. Voit mukauttaa valintanauhan välilehtien sisältöä oman näkemyksesi ja mieltymyksesi mukaan. Napsauta esiin Muokkaa valintanauhaa (Customize Ribbon) -välilehti. Kuva 282 Mukauta valintanauhaa ( Customize Ribbon) - välilehti Välilehden Mukauta valintanauhaa (Customize the Ribbon) -kohdassa on valittuna oletusvalintanauhan (Main Tabs). Valintanauhan mukauttamiseksi voit tehdä seuraavia toimia: voit lisätä välilehtiin vasemmassa lohkossa olevia komentoja Lisää (Add) -painikkeella voit poistaa valittuja komentoja tai ryhmiä Poista (Remove) -painikkeella voit perustaa uuden välilehden Uusi välilehti (New Tab) -painikkeella voit perustaa uuden ryhmän Uusi ryhmä (New Group) -painikkeella voit nimetä valitun elementin Nimeä uudelleen (Rename) -painikkeella voit palauttaa oletusvalintanauhan sisällön Poista (Reset) -pudotusvalikon Poista kaikki mukautukset (Reset all Customization) -komennolla voit viedä mukauttamasi valintanauhan tiedostoon Tuo tai vie (Import/Export) -pudotusvalikon Vie kaikki mukautukset (Export all customizations) -komennolla voit tuoda valmiiksi mukautetun valintanauhan Tuo tai vie (Import/Export) -pudotusvalikon Tuo mukautettu tiedosto (Import customization file) -komennolla. Microsoft Word

218 Pikatyökalurivin mukauttaminen Pikatyökalurivillä on oletuksena muutama jatkuvasti tarvitsemasi toiminto, komentopainike. Tarvitset työskennellessäsi usein muitakin toimintoja, ne sinun kannattaa lisätä pikatyökaluriviin. Pienennä valintanauha Kuva 283 Toiminnon lisääminen pikatyökaluriviin Yksinkertainen tapa lisätä pikatyökaluriviin komento on napsauttaa toimintopainikkeen pikavalikosta Lisää pikatyökaluriviin (Add to Quick Access Toolbar) -komentoa. Kuva 284 Pikatyökalurivin mukauttaminen Pikatyökalurivin Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -pudotusvalikon komennoilla käy pikatyökalurivin sisällön mukauttaminen helposti. Tee kuvaan merkityt pikavalinnat pikatyökalurivin mukauttamiseksi. Napsauta tarvittaessa Lisää komentoja (More Commands) -komentoa ja jatka mukauttamista esiin tulevassa valintaikkunassa. Pikatyökalurivin Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -pudotusvalikon komennolla Näyttää valintanauhan alapuolella (Show Below the Ribbon) voit siirtää pikatyökalurivin valintanauhan alle. Kuva 285 Mukautettu pikatyökalurivi Mukauttamisen jälkeen pikatyökalurivi voi näyttää vaikka tältä. Microsoft Word

219 Muutetaan ohjelman oletustallennusmuoto Microsoft Word -ohjelman oletustallennusmuoto on Office XML -tiedostomuoto. Kuva 286 Tallenna (Save) - välilehti Koska uuden Wordin käyttö on vielä jossain määrin harvinaista, kannattaa asiakirjat epävarmassa tilanteessa tallentaa Word asiakirja (Word Document) -muotoon. Oletustallennusmuodoksi Word asiakirja (Word Document) -muodon vaihdat Tallenna tiedostot tässä muodossa (Save files in this format) -pudotusvalikosta. Tällä välilehdellä voit vaihtaa tiedostolle uuden oletussijainnin Tiedoston oletussijainti (Default save location) -kentässä tai jättää voimaan ohjelma-asennuksessa määrätyn. Automaattisen palautuksen tiedostojen sijainti (AutoRecover file locatin) -kohdassa näet minne ohjelma 10 minuutin välein tallentaa vedoksen työstäsi. Tähän vedokseen palaat, jos ohjelma yhtäkkiä kaatuu ja työ häviää näytöltä siten ettet pysty viimeisiä muutoksia tallentamaan. Lähettäessäsi tiedoston toisella koneella käsiteltäväksi et koskaan tiedä mitä fontteja kyseisellä koneella on. Jos koneella ei ole käyttämiäsi fontteja, voi asiakirjan ulkonäkö muuttua hyvinkin paljon. Upota fontit tiedostoon (Embed fonts in the file) -asetuksella voit upottaa käyttämäsi tai kaikki fontit tiedostoon. Fontit kulkevat nyt tiedoston mukana, kun tiedostoa siirretään tai jaellaan laitteelta toiselle. Microsoft Word

220 ! Tilarivin mukauttaminen Tilarivi näyttää käyttäjää auttavia ohjeita, näitä ohjeita sinun kannattaakin seurata. Tilapalkkia voit mukauttaa pikavalikon valinnoilla. Kuva 287 Tilarivin (Status Bar) mukauttaminen Napsauta ikkunan Tilapalkki (Status Bar) osaa hiiren kakkospainikkeella, näin saat esiin pikavalikon. Kuvassa näet tilarivin oletusvalinnat ja aiemmin tehdyn Päällekirjoitus (Overtype) -asetuksen. Valintoja voit tehdä napsauttamalla ne voimaan (valintamerkki komennon eteen). Microsoft Word

221 Näytön zoomaaminen Näyttökuvan loitontaminen ja lähentäminen (zoomaus) helpottaa asiakirjan eri osien muokkausta ja tarkastelua. Piirtäessäsi tarkkaa kuvaa kannattaa sinun tuoda kuva lähemmäs (suurentaa), zoomaa näyttötilaa yli 100 prosentilla. Käsitellessäsi tekstiä aseta zoomaus lähelle 100 prosenttia. Halutessasi nähdä suuremman osan asiakirjasta kerralla aseta zoomausarvo alle 100 prosentin. Kuva 288 Zoomaustyökalut Ikkunan skaalauksen muuttaminen tapahtuu näppärästi tilarivillä olevalla liukusäätimellä. Asiakirjaan saat myös mielekkään zoomaustason napsauttamalla Zoomaustaso (Zoom Level) -painiketta. Usean sivun näyttäminen Sivumäärän valinta Kuva 289 Zoomaus (Zoom) - valintaikkuna Tee Sivun leveys (Page width) -valinta ja hyväksy se OK-painikkeella. Näin asiakirja sopii ja samalla täyttää näytön sivuttaissuunnassa (leveyssuunnassa). Microsoft Word

222 Tiedostoasetusten mukauttaminen Käsiteltävän tiedoston mukana kulkevia asetuksia voit muuttaa Tiedosto (File) -pudotusvalikon Asetukset (Options) -painikkeella esiin tulevassa valintaikkunassa. Kuva 290 Lisäasetukset ( Advanced) - välilehti. Asiakirjalle, tiedostolle voit tehdä asetuksia ryhmissä joissa lukee käsittelemäsi tiedoston nimi. Aseta tiedostoon voimaan haluamasi tiedostokohtaiset asetukset poistamalla tai lisäämällä valintamerkkejä. Tallenna (Save) -ryhmän asetukset eivät vaikuta työn alla olevaan tiedostoon. Asetan tässä ryhmässä kuitenkin voimaan Kysy ennen Normal-mallin tallentamista (Prompt before saving Normal template) -asetuksen. Microsoft Word

223 Asiakirjojen yhteiskäyttö Microsoft Word 2013 kykenee tallentamaan ja avaamaan useilla eri ohjelmilla tehtyjä asiakirjoja. Sinun tulee huomioida eri tallennusmuotojen avaamisen tai tallentamisen tarve kuitenkin jo ohjelman asennuksen yhteydessä. Vieraiden asiakirjamuotojen avaaminen vaatii tarvittavien suodattimien asentamisen käytettäväksi. Tee ohjelmaa asentaessasi Mukautettu (Customize) -asennus ja valitse Wordin kaikki osat asennettavaksi kovalevyllesi, täysasennus. Tällä tavalla varmistat, että kaikki mahdollisesti tarvittavat suodattimet ovat käytössäsi. Ellei tarvitsemaasi suodatinta tule ohjelma-asennuksen mukana etsi Webbistä yritys, joka tekee tiedostomuodon muuntimia sellaisia tallennusmuotoja varten, joita Word ei oletus- tai täysasennuksella avaa. Eri tallennusmuotojen avaaminen Eri tallennusmuotoihin tallennettujen tiedostojen avaaminen tapahtuu Avaa (Open) -komennolla (lisätietoa sivulla 29). Word 2013, kuten monet muutkin ohjelmat, kykenee yleensä avaamaan omilla vanhemmilla versioilla tallennettuja tiedostoja. Word 2013-ohjelma avaa Microsoft Word , 2007 ja 2010 versiolla luodut omat tiedostomuotonsa. Wordilla et voi avata kuvamuotoisia (TIFF, JPEG tai GIF) tiedostoja. Kuvamuotojen lisääminen asiakirjaan taas onnistuu. Käytä eri tallennusmuotoisten kuvien lisäämiseen Lisää (Insert) -välilehden Kuva (Picture) -komentoa. Word kykenee avaamaan myös Word Perfect 5 ja 6 sekä Works 6-9 muotoa olevia tiedostoja sekä OpenDocument Text -muotoa olevat tiedostot. Lisäksi Wordilla saa auki RTF ja TXT -muotoisia tekstitiedostoja. Microsoft Word

224 Eri tallennusmuotoon tallentaminen Eri tallennusmuotoihin tallentaminen tapahtuu Tallenna nimellä (Save As) -komennolla (lisätietoa sivulla 36). Word 2013, kuten useat muutkin ohjelmat, kykenee tallentamaan omille vanhemmille versioille sopivia tallennusmuotoja. Word ohjelmalla tallennus onnistuu version Microsoft Word muotoon sekä Word 2007 ja 2010 muotoon. Word 2007 ja 2010 tiedostomuoto on suunnilleen sama kuin 2013 muoto. Word 2013-ohjelmasta tallennettaessa vanhempiin Word-tallennusmuotoihin on muistettava kuitenkin se, että jotkin uudet ohjelman ominaisuudet eivät tallennu vanhoihin tiedostomuotoihin sellaisenaan, vaan objekteista voi poistua osa ominaisuuksista. Tallentaessasi asiakirjan Word 2013 muodossa ja siinä on makroja, tulee tällainen tiedosto tallentaa Makroja käyttävä Word-asiakirja (Word Macro- Enabled Document) -muotoon DOCM-tunnisteella tai Word-malli (makrot käytössä) (Word Macro-Enabled Template) -muotoon DOTM-tunnisteella. Word kykenee tallentamaan myös OpenDocument Text jaworks 6-9 muotoa olevia tiedostoja. Eräs parhaista tavoista varmistaa tiedoston toimivuus missä hyvänsä koneessa ja tekstinkäsittelyohjelmassa on tallentaa asiakirja RTFmuotoon. Wordilla voi tallentaa myös lähes kaikissa ohjelmissa avautuvaan TXT-tekstimuotoon. Wordilla voit tallentaa lisäksi Web-sivuja (HTML). Microsoft Word

225 Linkitykset Linkitys on tiedonsiirtoa asiakirjasta toiseen tai ohjelmasta toiseen. Word tiedostojen linkitys Tuodessasi tekstin tai kuvan toisesta Word-asiakirjasta kannattaa sinun usein linkittää se. Muuttaessasi alkuperäistä osaa lähdeasiakirjassa muuttuu (päivittyy) tieto halutessasi myös kohdeasiakirjassa. Näytä ikonina valintaruutu Kuva 291 Liitä määräten ( Paste Special) - valintaikkuna Linkittämisen Word asiakirjasta toiseen teet seuraavasti: Avaa haluamasi vanhempi Word-tiedosto (lähdeasiakirja) jossa on objekti, jonka haluat näkyvän työn alla olevassa uudessa asiakirjassa. Valitse haluttu objekti ja kopioi se leikepöydälle. Aktivoi kohdeasiakirja, johon teet linkityksen ja sijoita osoitin kohtaan, johon haluat objektin (kuva tai teksti) sijoittaa. Liitä objekti Aloitus (Home) -välilehden Liitä määräten (Paste Special) -komennolla. Liitä (As) -kohdassa tulee lukea Microsoft Word -tiedosto Objekti (Microsoft Word Document Object). Valitse Liitä linkki (Paste link) -valintanappi. Hyväksy asetukset lopuksi napsauttamalla OK-painiketta.! Asiakirjan kaikki linkit näet linkitetyn objektin pikavalikon Objekti: Asiakirja (linkitetty) (Linked Document Object) -alivalikon Linkit (Links) -komennolla esiin tulevassa luettelossa. Alkuperäisen lähdetiedoston avaat kaksoisnapsauttamalla linkitettyä objektia. Muutettuasi alkuperäistä asiakirjaa voit päivittää kohdeasiakirjan. Silloin alkuperäinen tekstisi tai kuvasi muuttuu lähdeasiakirjassa tekemiesi muutosten mukaiseksi. Linkin päivität linkitetyn kohdeosan pikavalikon Päivitä linkki (Update Link) -komennolla. Microsoft Word

226 Linkitys muiden ohjelmien tiedostoihin Word-tiedoston voit linkittää muiden Windows-ohjelmien tiedostoihin. Muista ohjelmista voit tehdä linkin myös Wordiin. Ohjelmat siis vaihtavat tietoja keskenään. Yleisin Wordiin linkitettävä tieto on Excel-laskentataulukko tai Excel-kaavio. Harjoitustiedosto: Taulukko.docx ja Tuloslaskelma.xlsx Excel taulukon linkityksestä on esimerkki sivulla 141. Linkin luomisen teit Liitä määräten (Paste Special) -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa Liitä linkki (Paste link) -valinnalla. Tuloslaskelma Tulot Menot Alkuvuosi 120,00 90,00 Loppuvuosi 110,00 85,00 Yhteensä 230,00 175,00 Keskiarvo 115,00 87,50 Kuva 292 Excel taulukko linkitettynä Kuvassa vasemmalla Excelillä tehty alkuperäisen taulukko, joka on sitten linkitetty Taulukko.docx-tiedostoon. Taulukkoa kaksoisnapsauttamalla avaat Excelin ja kyseisen tiedoston. Tee tiedostoon pieni muutos, kirjoita ensimmäiseen menokohtaan 100. Päivitä sen jälkeen Wordissa linkki pikavalikon Päivitä linkki (Update Link) -komennolla. Oikealla tilanne muutoksen ja linkin päivittämisen jälkeen. Microsoft Word