Kuluneen neljän vuoden aikana olemassa olevan pääkäyttäjätoiminnan riskitekijöiksi ovat muodostuneet seuraavat seikat:

Transkriptio

1 Kuntayhtymähallitus Kuntayhtymähallitus Kuntayhtymähallitus Effica-potilastietojärjestelmien käyttäjätuen hankinta 106/2/240/2007 Yhall 88 Itä-Savon sairaanhoitopiirissä on otettu vuoden 2003 alusta alkaen käyttöön Effica potilaskertomus, Effica potilastietojenhallintajärjestelmä, Effica laboratorio sekä useita muita em. tuoteperheeseen liittyviä sovelluksia niin erikoissairaanhoitoon kuin perusterveydenhuoltoon ja sosiaalitoimeen. Vuonna 2002 syksyllä palkattiin määräaikaisiin toimiin Effica pääkäyttäjät, joiden tehtävinä oli ja on siitä asti ollut sairaanhoitopiirimme työntekijöiden opastus ja koulutus Effica ohjelmistoihin sekä tarvittaessa myös muihin em. järjestelmiin liittyviin sovelluksiin. Tällä hetkellä kokoaikaisia pääkäyttäjiä on 6,5 henkilöä. Heistä 5,5:nhenkilön vakituinen toimi on sairaanhoitopiirin muissa yksiköissä (lähinnä sairaanhoitajia). Pääkäyttäjinä toimiessaan he toimivat vuosittain erikseen määritetyssä määräaikaisessa työsuhteessa. Kuluneen neljän vuoden aikana olemassa olevan pääkäyttäjätoiminnan riskitekijöiksi ovat muodostuneet seuraavat seikat: Pääkäyttäjiä vain juuri toiminnan virka-aikainen toiminta - sijaisuuksiin ja lomiin ei ole varahenkilöitä. Jos jokin pääkäyttäjä luopuu tehtävistään, ei tilalle ole saatavissa henkilöä kuin usean kuukauden koulutuksen kautta. Käyttäjätukitoiminnan laajentaminen arkipäivisin klo saakka ja viikonloppuisin lauantaipäiviin ei ole mahdollista vähäisen pääkäyttäjäresurssin vuoksi. Uusien käyttöön otettavien ohjelmien tai versiopäivitysten yhteydessä koulutus ja testausvaiheet vievät pääkäyttäjäresurssista suuren osan ja käyttäjätukitoiminta kärsii. Pääkäyttäjien toimien määräaikaisuuden vuoksi työnohjaus ja kokonaisvaltainen koordinointi on tietohallinnon toimesta vaikeaa. Lisäksi heidän vakituiset toimensa hoidetaan sijaisuuksin, mikä koetaan ko. yksiköissä toimintaa hankaloittavana tekijänä. Edellä mainituista syistä johtuen jätettiin tarjouspyyntö julkiseen lehteen Effica potilastietojärjestelmien käyttäjätukitoiminnan järjestämiseksi. Vaadittuun päivämäärään mennessä saatiin tarjous kahdelta toimittajalta, Medi-IT Oy:ltä ja Tietoenator Oy:ltä. Koska kumpikaan tarjous ei suoraan vastannut tarjouspyyntöä, päätettiin sairaanhoitopiirin johtajan päätöksellä siirtyä neuvottelumenettelyyn, jotta voitaisiin tarkentaa tarjouksissa tarjouspyyntöön nähden puutteellisten osioiden sisältö. Päätöksentekijöille on lähetetty esityslistan yhteydessä vertailu molempien tarjousten kattavuudesta tarjouspyyntöön nähden. Yhteenvedossa ja vertailuissa ilmenee tiedot tarjousten kustannuksista

2 sekä vastaavan toiminnan kustannus, jos käyttäjätukitoiminta järjestettäisiin omilla pääkäyttäjillä. Tiivistetysti asian valmistelun tuloksena ja päätöksentekijöille jaetun aineiston perusteella voidaan todeta seuraavaa: MEDI-IT Oy:n tarjouksen edullisuus seuraavilla perusteluilla: 1. MEDI-IT Oy:n tarjous on kustannusvaikutukseltaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Kustannusvaikutus vuodessa on /vuosi. 2. MEDI-IT Oy:n tarjous vastaa tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia. 3. MEDI-IT Oy on tuottanut tarjouspyynnössä vaadittuja palveluja jo 8 vuotta Etelä-Karjalan shp:lle ja Kymenlaakson shp:lle. Alueeseen kuuluu n käyttäjää. 4. MEDI-IT Oy:n palveluksessa on 46 henkilöä, joiden tehtävän on terveydenhuollon Effica käyttäjätuen järjestäminen sekä siihen liittyvien suunnittelu ja testauspalvelujen järjestäminen. Hankinnan toteutukseen liittyy myös muita huomioon otettavia seikkoja, joista tiiivistetysti seuraavassa: 1. MEDI-IT Oy palkkaa Itä-Savon sairaanhoitopiirin henkilöstön joukosta kaksi lähipääkäyttäjää toimimaan käyttäjätukitoiminnassa. Siirtyville pääkäyttäjille mahdollistetaan sairaanhoitopiirissä käytännöksi muodostuneen määräajan kuluessa mahdollisuus palata takaisin alkuperäiseen toimeensa. (henkilöstön irtisanomissuoja kolme vuotta) 2. Itä-Savon sairaanhoitopiiriin jää tietohallintoon kolme omaa pääkäyttäjää, joista kaksi kokoaikaisena ja yksi määräaikaisena työntekijänä. (tarvitaan kaksi uutta vakanssia) 3. Hyväksytty palveluaika on arkipäivisin. Lisäksi tarpeen vaatiessa palvelu laajennetaan klo väliselle ajalle. Laajennuksen kustannusvaikutus on /vuosi (omana toimintana lisäkustannus ) 4. Mahdollinen koulutustoiminta hankitaan optiona tilannekohtaisesti tarjouksen mukaisesti 700 /päivä. 3. Varallaolo arkipäivisin klo välillä sekä viikonloppuisin että arkipyhin voidaan toteuttaa erikseen, toiminnan laajuuden niin vaatiessa, tarjouksen optio-lausekkeen mukaisesti. Option kustannusvaikutus /vuosi. (omana toimintana lisäkustannus ) 5. Ko. option käyttämisestä päätetään erikseen. 6. Palvelu tuotantoympäristössä käynnistetään porrastetusti siten, että käynnistetään palvelu perusterveydenhuollon, työterveyshuollon ja vanhustenpalvelun käyttäjätukipalvelujen osalta. Erikoissairaanhoidon osalta palvelu käynnistetään alkaen. Toiminnan käynnistysprojekti aloitetaan elokuussa Hankinnan kokonaiskustannukset: Effica tukipalvelu /vuosi Toiminnan

3 käynnistysprojekti Yhteensä: /käynnistysvuosi Kuluvan vuoden kustannus voidaan kattaa vuoden 2007 aikana käyttöön ottamatta jäävien uusien ohjelmistojen ylläpitomaksuihin varatusta määrärahasta. Tehtävä sovellutustuen osittainen ulkoistamisratkaisu tähtää varautumiseen tulevaan kehitykseen. SOSTERI:n keskeisimmän sovellutusjärjestelmän, potilastietojärjestelmän toimivuuden turvaaminen (jatkossa sähköinen arkistointi) edellyttää mitä todennäköisemmin palvelun lajentamista virka-ajan ulkopuolisiin aikoihin porrastetut ensin klo17-22 ja sitten Virka-ajan ulkopuolinen päivystystoiminta tulee, kuten edellä vertailu osoittaa, edullisemmaksi hankkia ostopalveluna. Nyt käsittelyssä oleva asiakokonaisuus edellyttää pääkäyttäjäresurssoinnin vakinaistamista. Tukipalvelujen tulosalueen talousarviovalmistelussa on haettu sisäistä katetta hakemalla vastaava kustannuskate vakansseja lakkauttamalla. Näin organisaation ydintoimintaa aivan ratkaisevasti tukevan tukipalvelun resurssointi voidaan turvata tulosalueen sisäisin järjestelyin Kokouksessa kuullaan asiantuntijana tietohallintopäällikkö Ari Pätsiä. Päätösehdotus: Kuntayhtymähallitus päättää hyväksyä potilastietojärjestelmän sovellustuen toimittjaksi edullisimman tarjouksen tehneen Medi It:n hintaan :n vuotuiskustannushintaan. Tarjouksen mukainen toiminta käynnistetään Edelleen yhtymähallitus päättää edellyttää, että asiaselostuksessa selostetut erityisehdot voidaan toteuttaa tulosalueen sisäisin henkilöstöjärjestelyin. Päätös: Kuultiin asiantuntijana tietohallintopäällikkö Ari Pätsiä. Päätösehdotus hyväksyttiin keskustelun jälkeen yksimielisesti. Tiedoksi Tietohallinto TietoEnator Medi IT Lisätietoja antaa asian valmistelija tietohallintopäällikkö Ari Pätsi, puh. (015) ja esittelijä, sairaanhoitopiirin johtaja Hemmo Pirhonen, puh. (015) Yhall 148 Syksyn 2007 kuluessa on käyty sopimusneuvotteluja MEDI-IT:n edustajien ja sairaanhoitopiirin edustajien välillä Effica -sovellusjärjestelmän käyttäjätukipalvelun sopimuksen aikaan saamiseksi. Käydyissä neuvotteluissa on lähtökohtana ollut sairaanhoitopiirin tarjouspyyntö ja hallituksen hyväksymä MEDI-IT Oy:n tarjous sekä hyväksymispäätöksessä mainitut erityiset huomioitavat seikat. Sopimusneuvotteluissa on päädytty yhteisymmärrykseen sopimuksen sisällöstä ja palvelun tarjoamisen yksityiskohdista. Sopimus ja sen liitteet

4 ovat hallituksen kokouksessa hallituksen jäsenten käytettävissä. MEDI-IT Oy:n tarjouksen hyväksymiskokouksessa esille otetut erityisesti huomioitavat seikat ovat toteutuneet sopimusneuvottelujen kuluessa seuraavasti: MEDI-IT Oy palkkaa Itä-Savon sairaanhoitopiirin henkilöstön joukosta kaksi lähipääkäyttäjää toimimaan käyttäjätukitoiminnassa. MEDI-IT Oy on palkannut alkaen sairaanhoitopiiristä kaksi Effica -pääkäyttäjinä toiminutta henkilöä toimimaan alkavassa palvelussa Effica -lähipääkäyttäjinä sairaanhoitopiirissä. Itä-Savon sairaanhoitopiiriin jää tietohallintoon kolme omaa pääkäyttäjää, joista kaksi kokoaikaisena ja yksi määräaikaisena työntekijänä. (tarvitaan kaksi uutta vakanssia) Sairaanhoitopiirin tukipalvelujen tulosalueen vuoden 2008 talousarviovalmistelussa on pystytty sisäisesti hakemalla vastaamaan syntyvään kustannusrakenteeseen lakkauttamalla vastaavasti kaksi tointa uusien pääkäyttäjätoimien perustamisen onnistumiseksi. Näin organisaation resurssointi voidaan turvata tulosalueen sisäisin järjestelyin Hyväksytty palveluaika on arkipäivisin. Lisäksi tarpeen vaatiessa palvelu laajennetaan klo väliselle ajalle. Sopimuksen lähtökohtana on käyttötuen palveluaika , josta lähipääkäyttäjät ovat paikalla klo Palveluajan laajentamiseen liittyvät optiot tarkastellaan elokuussa 2008 ja tammikuussa Mahdollinen koulutustoiminta hankitaan optiona tilannekohtaisesti tarjouksen mukaisesti 700 /päivä. Koulutustoiminta sisältyy sopimukseen optiona, jota käytetään, kun omat resurssit eivät riitä koulutustoiminnan toteuttamiseen. Varallaolo arkipäivisin klo välillä sekä viikonloppuisin että arkipyhin voidaan toteuttaa erikseen, toiminnan laajuuden niin vaatiessa, tarjouksen optio-lausekkeen mukaisesti. Sopimuksen mukaan ko. option käyttämisestä päätetään erikseen tammikuussa Palvelu tuotantoympäristössä käynnistetään porrastetusti siten, että käynnistetään palvelu perusterveydenhuollon, työterveyshuollon ja vanhustenpalvelun käyttäjätukipalvelujen osalta. Erikoissairaanhoidon osalta palvelu käynnistetään alkaen. Toiminnan käynnistysprojekti aloitetaan elokuussa Sopimuksessa on todettu edellä esitetty palvelun käynnistämisen porrastaminen. Päätösehdotus:

5 Kuntayhtymähallitus päättää hyväksyä laaditun sopimuksen Effica -potilastietojärjestelmien käyttäjätuen hankinnasta MEDI-IT Oy:ltä ja myöntää sairaanhoitopiirin johtajalle oikeuden allekirjoittaa sopimus. Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin keskustelun jälkeen yksimielisesti. Tiedoksi MEDI-IT tietohallintopäällikkö Lisätietoja antaa asian valmistelija, tietohallintopäällikkö Ari Pätsi, puh. (015) ja esittelijä, sairaanhoitopiirin johtaja Hemmo Pirhonen, puh. (015) Yhall 185 Medi-it Oy on tuottanut vuodesta 2007 lähtien Itä-Savon sairaan hoitopiirin Effica käyttäjätukipalvelua. Nykyinen palvelu pitää si sällään erikseen määriteltyjen Effica sovellusten loppukäyttäjä tuen arkipäivisin klo Tämän lisäksi nykyisessä sopimukses sa on sovittu siitä että Savonlinnassa on joka arkipäivä lähituki paikalla klo Nykyisessä sopimuksessa on sovittu myös testaukseen osallistu misesta tietohallinnon ohjeistuksen mukaan ja perehdytyskoulu tusten pitämisestä tietohallinnon määrittelemien ohjeiden mukai sesti. Nykyiseen sopimukseen on lisätty alkaen käyttöval tuushallinta. Itä-Savon sairaanhoitopiirin tietohallinto siirsi Medi-It Oy:n vastuulle koko käyttövaltuushallinnan pitäen sisällään käyt täjätunnusten teon sovittuihin järjestelmiin sekä koko käyttöval tuushallinta prosessin valvonnan ja hallinnan erillisen ohjeen mu kaisesti. Käyttövaltuushallintaa toteutetaan klo 8-16 välillä. Nykyisen palvelun hinta on sama, kuin vuonna 2007 eli /vuosi. Ehdotus uudesta laajennetun palvelun sisällöstä: Elokuussa 2010 käynnistyivät keskustelut Medi-It:n tarjoaman tu kipalvelun laajentamisesta Itä-Savon sairaanhoitopiirille. Uuden sopimuksen tavoitteena tulisi olemaan Medi-It Oy:n roolin muuttu minen enemmän kokonaispalvelun tuottajaksi, joka pitäisi sisäl lään yhdessä määriteltyjä uusia palveluita sekä nykyiset palvelut ja niiden laajennukset: 1. Effica laajennettu käyttäjätuki: Effica loppukäyttäjätuki laajenee koskemaan kaikkia potilasjärjestelmiä, joita käytetään Effican navigaattori linkin kautta tai ovat muuten kiinteästi Effican käyttöön liittyviä potilasso velluksia. Palveluun tulevista sovelluksista sovitaan yksityiskohtaisesti Isshp:n tietohallinnon kanssa, mutta loppukäyttäjätuki on tar koitus laajentaa koskemaan mahdollisimman kokonaisvaltai sesti terveydenhuollon potilasjärjestelmä sovelluksia. Loppu käyttäjätukea tarjotaan Itä-Savon sairaanhoitopiirin yksiköille, mutta myös niille yksityisille toimintayksiköille, joille Isshp:n tietohallinto nyt tuottaa sovellustukipalveluita. 2. Testauspalvelu Testaus ja versiohallinta palvelut ovat nykyisessä sopimuk sessa olleet pieni osa palvelua. Uudessa sopimuksessa tes tauksen kokonaisvastuu siirtyy Medi-It:lle. Testaus on luon teeltaan hyväksymistestausta.

6 3. Koulutuspalvelu Koulutusvastuu siirtyy uudessa palvelussa Medi-It Oy:lle. Koulutukset koostuvat olemassa olevien sovellusten kertaus koulutuksista, ja tämän lisäksi Medi-It Oy vastaa myös versio päivitysten mukana tuomasta uusien ominaisuuksien koulu tuksesta. Käyttäjäoppaiden teko sekä vanhojen päivitys kuuluisi myös Medi-It:n vastuulle. Koulutus tapahtuu tietohallinnon ja Medi-It:n yhdessä teke mien koulutussuunnitelmien mukaan. 4. Pääkäyttäjäpalvelu (Effica hallinta) Pääkäyttäjätehtävät siirtyisivät uudessa palvelussa Medi-It Oy:lle, näistä tehtävistä mainittakoon mm Effica järjestelmän ylläpito. Pääkäyttäjätehtäviin voidaan lukea myös erikseen määriteltävät tehtävät, kuten ajastetut ohjeistetut tehtävät (lä hete liikenteen seuranta) tai esimerkiksi hilmo ajot. Tässä palvelun laajennuksessa pääkäyttäjätehtävät rajataan kuitenkin koskemaan Effican hallinnan ylläpitoa erikseen so vittavia ns. rutiinitehtäviä. Laajennettu palvelu perustuu tiiviiseen yhteistyöhön ja yhteisymmärrykseen Isshp:n tietohallinnon kanssa. Uusi palvelukokonaisuus otetaan käyttöön vaiheittain vuoden 2011 aikana erillisen projektisuunnitelman mukaisesti. Uuden palvelun hinta on enintään /vuosi eli uuden laajennetun palvelun kustannusvaikutus on /vuosi. Käyttöönottoprojektin arvioitu hinta on 50 htp á 760, mutta laskutus tapahtuu toteuman mukaan. Tavoitteena on saada neuvottelutulos maaliskuun 2011 lop puun mennessä. Sopimuksessa tarkennetaan kunkin laajen nettavan palvelun osakokonaisuuden sisältö ja laajennusta voitteet nykyisen sopimuksen pohjalta. Tämän sopimuksen toteuttamiseksi tarkoitetut määrärahavaraukset on otettu huomioon vuoden 2011 talousarviossa. Päätösehdotus: Kuntayhtymähallitus päättää jatkaa nykyistä sopimusta toistaisek si voimassa olevana. Edelleen kuntayhtymähallitus hyväksyy uuden laajennetun tuki palvelujen hankinnan MEDI-IT Oy:ltä sekä antaa sairaanhoitopii rin johtajalle valtuudet lopulliseen palvelukokonaisuuden valmiste lemiseen ja allekirjoittamiseen maaliskuun 2011 loppuun men nessä. Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin keskus telun jälkeen yksimielisesti. Tiedoksi MEDI-IT tietohallintopäällikkö Lisätietoja antaa asian valmistelija, tietohallintopäällikkö Ari Pätsi, puh ja esittelijä, sairaanhoitopiirin johtaja Hemmo Pirhonen, puh. 015

7