13 Asianro HUS/1795/2018

Transkriptio

1 13 Asianro HUS/1795/2018 PACS-järjestelmän hankinta HUS Kuvantamiseen palveluna Selostus Hankinnan taustaa ja kohde Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin PACS-järjestelmä (Picture Archiving and Communication System) on potilastietojärjestelmä, jolla hallinnoidaan digitaalisia kuvantamistutkimuksia sekä muuta potilaan tutkimukseen ja hoitoon käytettävää digitaalista kuvamateriaalia koko HUSin ja Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalveluiden kuntayhtymän (Kymsote) alueella. Järjestelmä käsittää muun muassa kuvamateriaalin arkistoinnin, kuvan käsittelyn, siirron tietoverkossa, integraation muihin potilastietojärjestelmiin ja lääkinnällisten kuvantamislaitteiden liitännän itse järjestelmään. HUSin PACS järjestelmä on HUSin ja Kymsoten erikoissairaanhoidon sekä niiden alueella toimivan perusterveydenhuollon toiminnan kannalta keskeinen osakokonaisuus, koska sen avulla huolehditaan kuvamateriaalin jakelusta potilaita hoitaville terveydenhuoltoalan ammattilaisille. HUS on hankkimassa nykyisen PACS-järjestelmän korvaavaa ratkaisua palveluna HUS Kuvantamisen ja HUSin erikoisalojen käyttöön. HUSin toimintaympäristössä on meneillään ja tulossa suuria tietojärjestelmämuutoksia, esimerkiksi Apotti sekä kansallinen kuva-arkisto Kvarkki, joihin hankittava PACS toiminnallisesti integroituu. Hankittavan järjestelmän käyttöönotto tapahtuu arvion mukaan Apotti-järjestelmän toisen vaiheen käyttöönoton jälkeen. Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytettiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1307/2016, jatkossa myös hankintalaki ) 36 :n mukaista kilpailullista neuvottelumenettelyä. Hankintailmoitus julkaistiin (tunniste HUS ) ja siinä pyydettiin halukkaita toimittajia jättämään hakemus osallistumiseksi kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn. Hankintailmoituksen mukana oli hankekuvaus liitteineen. Osallistujia koskevat soveltuvuusvaatimukset ja valintaperusteet on esitetty hankintailmoituksen liitteenä olevassa hankekuvauksessa ja arvioitu hankinnan osallistumisilmoitusten käsittelyn yhteydessä. Hankintamenettelyyn saapui annettuun määräaikaan mennessä viisi (5) osallistumishakemusta: 1. Agfa Healthcare Finland Oy Ab 2. Carestream Health SA 3. Commit Oy 4. Sectra Ab 5. Siemens Healthcare Oy Talous- ja konsernijaosto teki osallistujien valinnasta päätöksen ( 40). Osallistujahakemusten perusteella neuvotteluihin hyväksyttiin Agfa Healthcare Finland Oy Ab, Carestream Health SA ja Siemens Healthcare Oy. Neuvotteluihin valittujen osallistujan kanssa käytiin kahdeksan (8) samansisältöistä ja -kestoista neuvottelua. Neuvotteluissa käsiteltiin sekä osallistujien vaihtoehtoisia ratkaisuja hankinnan kohteen tuottamiseksi että osallistujien kommentteja alustavaan tarjouspyyntö- ja sopimusluonnokseen.

2 Hankintayksikkö päätti kilpailullisen neuvottelumenettelyn neuvottelut osallistujien kanssa annetulla ilmoituksella, jonka jälkeen osallistujille toimitettiin tarjouspyyntö. Neuvottelujen päättymisen jälkeen hankintayksikön tietoon tuli, että ratkaisu neuvottelujen päättymisestä oli ennenaikainen ja perustui puutteelliseksi jääneeseen informaatioon menettelyyn osallistuneille tahoille. Hankintamenettelyssä asiaan tuli sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Tästä syystä hankintayksikkö kumosi hankintalain 132 :n nojalla tekemänsä ratkaisun ja sitä seuranneen ilmoituksen neuvottelujen päättämisestä. Hankintayksikkö kumosi hankintaoikaisupäätöksellään ( 190, ) neuvottelujen päättämistä koskevan ratkaisunsa ja ilmoituksensa, ja jatkoi hankintamenettelyä neuvotteluilla. Hankintayksikkö päätti kilpailullisen neuvottelumenettelyn neuvottelut osallistujien kanssa annetulla ilmoituksella, jonka jälkeen osallistujille toimitettiin tarjouspyyntö Tarjousten jättämisen määräaikaan klo 15:00 mennessä tarjouspyyntöön saatiin tarjoukset seuraavilta kahdelta (2) neuvotteluihin valituilta toimittajilta: 1. Agfa Healthcare Finland Oy Ab 2. Siemens Healthcare Oy Tarjousten arviointi Hankintalain 79 :n mukaisesti hankintayksikön on ennen tarjousten valintaa tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankintaasiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn päätteeksi julkaistun tarjouspyynnön perustella saatujen tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden arvioinnin yhteydessä ilmeni, että Agfa HealthCare Finland Oy:n jättämä tarjous ei kaikilta osin vastannut tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia. Agfa HealthCare Finland Oy:n jättämässä tarjouksessa on tarjouksen liitteenä nro 5 olleessa hintataulukossa jätetty lisävarauma kahteen eri vertailussa käytettävään hintatietoon sekä vaihteluväli kolmanteen hintavertailussa käytettävään tietoon. Vaihteluvälin osalta tarjouspyynnön liitteenä olleessa hintataulukossa on sanottu, ettei hintojen vaihteluväliä hyväksytä. tiedossa oleva varauma puolestaan tarkoittaa suoraan poikkeusta hintaliitteellä pyydetystä yksilöidystä hinnan muodostumisperusteesta. Samoin Agfa HealthCare Finland Oy:n jättämään tarjoukseen on sisältynyt erillinen liite, jossa on muun muassa listattu ne tarjouspyynnön liitteenä olleen sopimusluonnoksen ja sen liitteiden kohdat, jotka Agfa HealthCare Finland Oy:n kanssa olisi neuvoteltava, jotta Agfa HealthCare Finland Oy voisi harkita sitoutuvansa sopimuksen allekirjoittamiseen. Tarjouspyynnön kohdassa 3.2. on todettu, että Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy sopimusluonnoksen sellaisenaan. Sopimusluonnokseen ei saa tarjouksessa esittää mitään muutoksia, lisäyksiä tai varauksia. Jos tarjoaja ei hyväksy sopimusluonnosta edellä kuvatulla tavalla, tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Agfa HealthCare Finland Oy:n jättämä tarjous ei näin ollen ole tarjouspyynnön mukainen. Hankintalain 74 :n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Mainituilla perusteilla Agfa HealthCare Finland Oy:n tarjous suljetaan tarjousten vertailusta.

3 Siemens Healthcare Oy:n jättämä tarjous on tarjouspyynnön mukainen ja toimittaja täyttää tarjoajan soveltuvuutta koskevat rahoitukselliset ja taloudelliset sekä tekniseen suorituskykyyn liittyvät vaatimukset. Toimittajilla on katsottu olevan edellä mainitut edellytykset hankinnan toteuttamiseen. Tarjouspyyntömateriaali ja tarjoukset ovat nähtävissä kokouksessa. Tarjousvertailu Hankinnan arvo Koska hankintamenettelyssä on tarjousten jättämiselle varattuun määräaikaan mennessä saatu vain yksi tarjouspyynnön mukainen tarjous, ei tarjousvertailua muodostu. Siemens Healthcare Oy:n jättämä tarjous toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset ja on laadullisesti hankintayksikön kannalta riittävä ja palvelutarpeen täyttävä. Näin ollen Siemens Healthcare Oy valikoituu hankintamenettelyssä hankinnan toimittajaksi. Tarjouspyynnön liitteenä 1 olleen sopimusluonnoksen mukaan sopimuskausi on neljä (4) vuotta ja sopimus tulee voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sen ja kun sopimuksen kohde on hyväksytysti vastaanotettu. Lisäksi sopimukseen sisältyy kahden (2) vuoden optiokausi. Taulukko 1. Hankittavaksi esitettävät palveluosiot. PACS-palvelu (tarjouspyynnön liitteen 4 mukaisesti, V1001-V6026) Lausunnon tuotto puheentunnistuksella Palvelussa (tarjouspyynnön liitteen 4 mukaisesti, V7001-V7017) OPTIO 1 3D-rekonstruktio-ohjelmiston (edistyneet 3D- ja jälkikäsittelytyökalut) (tarjouspyynnön liitteen 4 mukaisesti, V7019-V7021) OPTIO 3 Puheentunnistus, laskutus toteuman mukaan (tarjouspyynnön liitteen 4 mukaisesti) [ /kk] ,00 /kk 5 549,42 /kk 0,00 /kk [ /lausunto] 0,99 /lausunto Taulukko 2. Myöhemmin päätettäväksi esitettävät palveluosiot. Loppukäyttäjän ensimmäisen tason tuki- ja koulutuspalvelu (tarjouspyynnön liitteen 4 mukaisesti, V7018) OPTIO 2 Raportointityökalu (Business Intelligence) (tarjouspyynnön liitteen 4 mukaisesti, V7023) OPTIO 5 Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin (Eksote) liittäminen osaksi palvelua (tarjouspyynnön liitteen 4 mukaisesti, V7025) OPTIO 7 Tarjoajan toteuttama käyttöönottovaiheen koulutus palveluna (tarjouspyynnön liitteen 4 mukaisesti, V7024) OPTIO 6 [ /kk] ,00 /kk 1 641,75 /kk ,88 /kk [ ] ,88

4 Hankinnan varsinaisen palvelun arvonlisäveroton arvo laskettuna 4+2 vuoden sopimuskaudelle on (alv 0 %). Lisäksi optiona tarjottujen ja hankittavaksi esitettävien palveluosioiden arvo sopimuskaudelle on (alv 0%). Hankittavaksi esittävät puheentunnistuslausunnot laskutetaan todellisen toteuman mukaan ja vuotuisena puheentunnistuslausuntojen määränä käytetään tarjouspyynnössä ilmoitettua tutkimusta. Hankinnan kokonaisarvo 4+2 vuoden sopimuskaudelle puheentunnistuslausunnot sekä mahdollisesti hankittavat optiot huomioiden on yhteensä enintään (alv 0%). Päätösesitys Hallitus päättää 1. hylätä Agfa Healthcare Finland Oy Ab:n tekemän tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, 2. hankkia PACS-järjestelmän sekä siihen liittyvät taulukossa 1 esitetyt palveluosiot Siemens Healthcare Oy:n tekemän tarjouksen (T18061, ) mukaisesti, arvoltaan yhteensä enintään (alv 0%), 3. valtuuttaa HYKS-sairaanhoitoalueen talousjohtajan päättämään myöhemmin taulukossa 2 esitetyistä optioiden lunastamisesta, arvoltaan yhteensä enintään (alv 0%), 4. valtuuttaa HYKS-sairaanhoitoalueen talousjohtajan ja HUS Kuvantamisen toimialajohtajan sopimaan liitteen 1 mukaiseen sopimusluonnokseen vähäisiä muutoksia,

5 5. valtuuttaa HYKS-sairaanhoitoalueen talousjohtajan ja HUS Kuvantamisen toimialajohtajan allekirjoittamaan sopimus PACS-järjestelmän tuottamisesta palveluna liitteenä 1 olevan sopimusluonnoksen mukaisin ehdoin, 6. valtuuttaa HYKS-sairaanhoitoalueen talousjohtajan päättämään varsinaisen sopimuskauden jälkeisen optiokauden lunastamisesta, sekä 7. tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän asian osalta tässä kokouksessa. Päätös ei sido kuntayhtymää ennen kuin on selvinnyt, käyttääkö ylempi toimielin asiassa kuntalain 92 :n mukaista otto-oikeutta. Päätös on ehdollinen siihen asti, kunnes hankintayksikkö on tarkistanut toimittajalta tarjouspyynnön mukaisesti vaaditut selvitykset ja todistukset. Sopimus valitun toimittajan kanssa ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan erikseen tehtävällä hankintasopimuksella. Tilaaja allekirjoittaa sopimuksen, kun hankintapäätös on lainvoimainen. Sopimus on sitova, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sen. Päätös Päätösesitys hyväksyttiin. Lisätiedot Toimialajohtaja Anne Mykkänen, anne.mykkanen(at)hus.fi Tietojärjestelmäpäällikkö Jukka Kovanen, jukka.kovanen(at)hus.fi Liitteet Jakelu Liite 1: Sopimusluonnos Agfa Healthcare Finland Oy Ab Siemens Healthcare Oy Tomi Kauppinen, HYKS-sairaanhoitoalueen hallinto Jari Finnilä, HYKS-sairaanhoitoalueen hallinto Anne Mykkänen, HUS Kuvantaminen tulosyksikön hallinto Jukka Kovanen, HUS Kuvantaminen tulosyksikön hallinto

6