Pysyvästi säilytettäväksi määrätyn sähköisen aineiston säilytys- ja tietopalvelu, OKM/7/591/2015 Liitteet:

Transkriptio

1 Suvi Ritvos Lähettäjä: Lähetetty: 25. elokuuta :29 Aihe: Pysyvästi säilytettäväksi määrätyn sähköisen aineiston säilytys- ja tietopalvelu, Liitteet: Kansilehti.PDF; Pysyvästi säilytettäväksi määrätyn sähköisen aineiston säilytys- ja tietopalvelu.pdf Tämä viesti on lähetetty opetus- ja kulttuuriministeriön asianhallintajärjestelmästä, älä vastaa tähän viestiin. Opetus- ja kulttuuriministeriö Puh Detta meddelande har skickats från undervisnings- och kulturministeriets ärendehanteringssystem, svara inte på meddelandet. Undervisnings- och kulturministeriet Tfn This has been sent automatically from the Finnish Ministry of Education and Culture s case management system. Please do not reply to this . Ministry of Education and Culture, Finland Tel

2 Opetus- ja kulttuuriministeriö PL Valtioneuvosto Asiakirjan nimi: Pysyvästi säilytettäväksi määrätyn sähköisen aineiston säilytys- ja tietopalvelu Asiakirjan päivämäärä: Diaarinumero: Asiakirjan tunnus / Docid: Asiakirjan allekirjoittajat: Tarkistesumma: Opetusneuvos, Juha Haataja, Esittelijä, :18:02, C=FI Kansliapäällikkö, Anita Lehikoinen, Päättäjä, :28:19, C=FI 0W2W 7TP0DJMMzbXZtzPuP9S/dc= Asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti opetus- ja kulttuuriministeriön tietojärjestelmässä. Lisätietoja opetus- ja kulttuuriministeriön kirjaamosta (kirjaamo@minedu.fi, puh ).

3 Kirje Arkistolaitos PL HELSINKI Viite Asia AL/13306/ /2015 Pysyvästi säilytettäväksi määrätyn sähköisen aineiston säilytys- ja tietopalvelu Arkistolaitoksen pääjohtaja Jussi Nuorteva on ilmaissut opetus- ja kulttuuriministeriön kansliapäällikkö Anita Lehikoiselle huolensa kirjeessään ministeriön ja arkistolaitoksen tulosneuvottelussa keväällä 2015 tehdystä linjauksesta. Linjauksen mukaan - arkistolaitoksen tulee vuoden 2015 aikana ajaa alas valtionhallinnon syntysähköisen aineiston vastaanotto- ja palvelujärjestelmä VAPA - arkistolaitoksen tulee vuotta 2016 koskevan tulossopimusluonnoksen mukaan siirtää VAPAssa olevat aineistot Kansallisen Digitaalisen Kirjaston pitkäaikaissäilytyspalveluun (KDK-PAS). Pääjohtaja Nuorteva toteaa kirjeessään, että VAPA-palvelun alasajon esitetty toteuttamisaikataulu on epätarkoituksenmukainen. Pääjohtaja esittää opetus- ja kulttuuriministeriölle, että 1) opetus- ja kulttuuriministeriö lykkää VAPA-järjestelmää koskevan ratkaisun tehtäväksi vasta sen jälkeen, kun valtiovarainministeriön SAPA-työryhmä on saanut työnsä päätökseen ja tehnyt esityksensä julkishallinnon yhteisestä toimintamallista ja siihen liittyen pysyvän sähköisen säilyttämisen ratkaisuista. 2) opetus- ja kulttuuriministeriö toteuttaa kansainvälisen selvityksen, jossa tarkastellaan pysyvän sähköisen säilytyksen ratkaisuja EU-maissa, ennen muuta Pohjoismaissa ja Virossa ja jossa verrataan VAPA-järjestelmää muissa maissa käytössä oleviin järjestelmiin sekä säilytys- ja palveluratkaisuihin. Samalla arvioitaisiin VAPA-järjestelmän alasajon vaikutus muiden viranomaisten sähköiseen asiakirjahallintoon ja säilytysratkaisujen toteuttamiseen tilanteessa, missä VAPA:n korvaavan järjestelmän käyttöönotolle ei ole tehty suunnitelmaa ja aikataulutusta. Opetus- ja kulttuuriministeriö toteaa vastauksenaan seuraavaa: Ministeriön arkistolakityöryhmän aloitteesta toiminut sähköisten viranomaisaineistojen arkistointiin liittyviä kysymyksiä pohtinut ns. SAPA-asiantuntijatiimi päätyi syksyllä 2014

4 2 (3) yhteiseen näkemykseen, jonka mukaan nykyinen VAPA-palvelu korvataan uudella palvelukokonaisuudella. Tiimin mukaan tavoitteena on suunnitella kokonaistaloudellisesta näkökulmasta kustannustehokas yhteinen ratkaisu viranomaisaineistojen sähköiseen säilyttämiseen. Pitkän tähtäimen tavoitteena on mahdollistaa viranomaisaineistojen sähköisen säilyttämisen ja yhteisen asianhallinnan kehittäminen yhtenä kokonaisuutena. Tiimi ehdotti selvityshankkeen/työryhmän perustamista konkreettisen suunnitelman laatimiseksi arkistointi- ja säilytyspalvelulle. Tiimissä oli opetus- ja kulttuuriministeriön edustajien lisäksi arkistolaitoksen, valtiovarainministeriön ja CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n edustus. Muodostuneen yhteisen näkemyksen pohjalta valtiovarainministeriö on asettanut Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuutta (SAPA) suunnittelevan työryhmän (VM066:00/2015). Tavoitteena on suunnitella kokonaistaloudellisesta näkökulmasta kustannustehokas ja helppokäyttöinen yhteinen ratkaisu viranomaisaineistojen sähköiseen säilyttämiseen ottaen huomioon sekä valtionhallinnon että kuntien tarpeet. Pitkän tähtäimen tavoitteena on mahdollistaa viranomaisaineistojen sähköisen säilyttämisen ja yhteisen asianhallinnan kehittäminen yhteisenä palvelukokonaisuutena. Työryhmän toimikausi kestää saakka. Tehtyjen valmistelujen ja arkistolaitoksen antamien tietojen pohjalta OKM on edellyttänyt sopimusneuvotteluissa VAPA-järjestelmän alasajoa vuoden 2015 aikana. Arkistolaitoksen tulee valmistautua VAPA-palvelun alasajoon siten, että se ei enää kehitä VAPA-järjestelmää eikä ota palveluun vastaan uusia aineistoja muutoin kuin erittäin painavista ja perustelluista syistä. Pääjohtaja Nuortevan kirjeen perusteella näyttää kuitenkin siltä, että arkistolaitoksen valmiutta suunniteltuihin toimenpiteisiin tulee selvittää vielä tarkemmin huomioiden esille nostetut näkökulmat. Tämän vuoksi opetus- ja kulttuuriministeriö pyytää arkistolaitokselta seuraavaa: - toimittamaan OKM:lle ajantasaiset organisaatiokohtaisesti yksilöidyt tiedot VAPA-järjestelmään tähän mennessä tallennetuista aineistoista (sisältö, datamäärä ym.), vastaanottoa odottavista aineistoista sekä aineistoista, joiden säilytykseen otolla on esimerkiksi organisaatioiden lakkauttamisen tai nykyisten järjestelmien alasajon vuoksi kiire - toimittamaan opetus- ja kulttuuriministeriölle suunnitelman aineistojen siirtoon Kansallisen Digitaalisen kirjaston pitkäaikaissäilytyspalveluun (KDK-PAS) vuoden 2016 alkupuolella jo vastaanotettujen aineistojen säilymisen varmistamiseksi - tekemään oman esityksensä toimenpiteistä, resursoinneista, aikataulusta ja viestinnästä VAPA-järjestelmän alasajoon siten että uusien aineistojen vastaanotto tapahtuu vuodesta 2016 alkaen KDK-PAS-järjestelmän kautta. Esityksiä ja suunnitelmia tehtäessä arkistolaitoksen tulee huomioida, että opetus- ja kulttuuriministeriö ei nykyisessä taloustilanteessa pysty osoittamaan rahoitusta VAPAjärjestelmän ylläpitoon ja kehittämiseen vuoden 2015 jälkeen. Pyydetyt tiedot tulee toimittaa opetus- ja kulttuuriministeriöön mennessä.

5 3 (3) Opetus- ja kulttuuriministeriö arvioi arkistolaitoksen esityksen ja saatujen tietojen pohjalta VAPA-järjestelmään liittyvien ylimenokauden toimenpiteiden riittävyyden ja suuntaamisen. Kansliapäällikkö Anita Lehikoinen Opetusneuvos Juha Haataja Tiedoksi Valtiontalouden tarkastusvirasto Valtiovarainministeriö