Toimintakulttuurin muutoksen kehittämisrahat: Sponssi ja potti

Transkriptio

1 Toimintakulttuurin muutoksen kehittämisrahat: Sponssi ja potti Tekijät, sponssi- ja pottiryhmä: Kari Kanala (pj.), Sirkka Nyqvist (s.), Margareta Back, Lauri Kopponen, Kirsi Rantala, Eeva Salonen, Pauli Syrjö.

2 Johdanto Toimintakulttuurin muutos (TKM) on sanapari, joka on kuvannut Helsingin seurakuntien ja seurakuntayhtymän toimintaa viimeisinä vuosina. Mittavien säästötarpeiden myötä on havahduttu uudenlaisen toimintakulttuurin välttämättömyyteen. Se on tarkoittanut olennaiseen keskittymistä strategisten linjausten myötä. Luther-potti- ja -sponssituen myötä on pyritty nostamaan päivänvaloon strategisia linjauksia tukevia innovaatioita niin seurakunnissa kuin yhtymässä. Luther-pottitukiraha on käynnistänyt laajoja hankkeita, joilla pyritään vastaamaan sekä helsinkiläisten tarpeisiin että hädänalaisten tukemiseen. Myös pienemmillä Luthersponssitukirahoilla on voitu tukea kiinnostavia pienimuotoisia kokeiluja, joilla on edellytyksiä kasvaa kokoaan suuremmiksi. Poteiksi on kutsuttu yli euron tukisummia, sponsseiksi alle euron tukia. Edellytyksenä tuelle on ollut sponssi- ja pottiryhmän hyväksyntä sponssihankkeille sekä pottihankkeille myönteinen yhteisen kirkkoneuvoston päätös sponssi- ja pottiryhmän esityksestä. Yhteistä hyväksytyille hankkeille on ollut toimintakulttuurin muutoslinjausten edistäminen ja sen etsiminen, mikä hankkeessa on ainutlaatuista ja monistettavaa. Kaikki potti- ja sponssihaut eivät ole löytäneet punaista lankaa; kenties TKM-ajattelu ei ole ollut läpäisevää. Toisaalta toimintakulttuurin muutoksen tekeminen on ollut prosessi, joka on nyt kiteytynyt yhteisessä kirkkovaltuustossa kesällä 2018 hyväksytyiksi TKM 7 -hankkeiksi. Siihen potti- ja sponssituki on voinut tuoda oman panoksensa. Käyntiin saatettujen kokonaisuuksien taloudellinen tuki on turvattava myös jatkossa. Luther-potti- ja sponssityöryhmään ovat osallistuneet puheenjohtajana Kari Kanala, sihteerinä Sirkka Nyqvist sekä jäseninä Lauri Kopponen, Jussi Muhonen (toukokuusta 2018 Margareta Back), Kirsi Rantala, Eeva Salonen sekä Pauli Syrjö. Jos jäsenen oman seurakunnan tai yksikön hakemusta on käsitelty, jäsen on jäävännyt itsensä. Sponssi- ja pottihakemuksia tuli paljon ja rahat ovat riittäneet. Olemme pysyneet budjetissa ja hankkeista 59 % on täyttänyt kriteerit sekä saanut tukea. Työryhmä on tehnyt raportin yhdessä. Raporttiin on kirjattu eri jäsenten näkökulmista kokonaisuuksia. Raportti kattaa kehittämisrahan jakamisen eri näkokulmia. Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenen näkökulmasta on tärkeää, että tällaisiin toimintakulttuuria muuttaviin ja yhteistyönä toteutettaviin hankkeisiin varataan määrärahoja myös jatkossa. 2 (12)

3 Sisällysluettelo Johdanto... 2 Sponssi- ja pottituen toimintamallin kuvaus ja historiikki... 4 Päätökset... 4 Kriteerit... 5 Luther Plus, ensimmäinen hakukierros ja Luther-sparraukset... 5 Huomioita hauista... 6 Sponssi- ja pottirahaa saaneet kehittämisideat... 7 Yhteydet palvelumuotoilukoulutukseen... 9 Hallinto ja talous Viestintä Painotus: Diakonia Kommentti: Kasvatus Keskeiset löydöt (12)

4 Sponssi- ja pottituen toimintamallin kuvaus ja historiikki Päätökset Toimintakulttuurin muutosta valmisteltiin hankkeena toimintakulttuurin muutoksen ohjausryhmän ohjauksessa vuoden 2015 syksystä vuoden 2016 keväälle. Yhteinen kirkkovaltuusto teki kokouksessaan päätöksen toimintakulttuurin muutoslinjausten hyväksymisestä ja seurakuntaneuvostot käsittelivät linjaukset omissa kokouksissaan syksyn 2016 aikana. Näissä linjauksissa pohjustettiin päätöstä kehittämisrahan myöntämisestä sellaisille toimintakulttuuria muuttaville yhteistyöhankkeille, joita ei ollut mahdollista toteuttaa normaalin kehysmäärärahan puitteissa. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti kehittämisrahan hausta (635/2015, 220 ) Yhteinen kirkkoneuvosto päättää 1) käynnistää kehittämisrahan haun, jossa vuosina seurakunnat ja yhteiset yksiköt voivat hakea erillistä määrärahaa toimintakulttuurin muutoksen kehittämisideoiden toteutukseen; 2) jakaa kehittämisrahan haun kahteen eri väylään: Luther-sponssi alle euron ja Lutherpotti yli euron kehittämisideoille; 3) merkitä kehittämisrahan haulle neljä hakuaikaa: ne päättyvät , , ja ; 4) toteuttaa kehittämisideoiden esittelynä Luther Plus -tapahtuman, joista ensimmäinen on Seuraava Luther Plus -tapahtuma on tarkoitus pitää ; 5) käsitellä hakemukset tapahtuman jälkeen; 6) esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se varaa vuosien talousarvioon yhteensä 1,5 miljoonan euron määrärahan kehityshankkeiden toteuttamiseen. Yhteinen kirkkovaltuusto päätti kehittämisrahan budjettivarauksesta vuosien talousarvioon (635/2015, 42 ), samassa esiteltiin myös ensimmäiset kehittämisrahan kriteerit sekä hakulomakkeet: Yhteinen kirkkovaltuusto päättää varata vuosien talousarvioon yhteensä 1,5 miljoonan euron määrärahan kehityshankkeiden toteuttamiseen. Yhteisessä kirkkoneuvostossa (635/2015, 243 ) päätettiin toimintakulttuurin muutoksen toiminnan organisoinnista ja ohjauksesta nimeämällä neljä eri ryhmää. Yksi näistä ryhmistä oli Luther-sponssi- ja -potti -ryhmä. Kokouksen päätös tältä osalta oli: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää 4) asettaa toimintakulttuurin kehittämisrahojen hakemusten läpikäyntiin, valmisteluun sekä arviointiin Luther sponssi ja potti -ryhmän ja nimeää sen puheenjohtajaksi kirkkoherra Kari Kanala ja varapuheenjohtajaksi hallintojohtaja Jussi Muhosen ja jäseniksi diakonian päällikkö Kirsi Rantala, seurakuntapastori Jenni Jerkku ja projektipäällikkö Eeva Salonen sekä sihteeriksi hallintosihteeri Sirkka Nyqvist. Yhteinen kirkkoneuvosto asettaa oman edustajansa Lauri Kopposen tähän työryhmään. Jenni Jerkulla ei ollut mahdollisuutta osallistua ryhmän toimintaan, joten hänen sijaansa ryhmään työntekijäjäseneksi nimettiin Pauli Syrjö, joka osallistui ryhmän toimintaan vuoden 2017 alusta lähtien. 4 (12)

5 Kriteerit Kehittämisrahalla haluttiin tukea toimintakulttuurin muutosta. Myöhemmin sponssi- ja pottiryhmäksi nimeltään lyhennetty ryhmä kehitti toimintansa osana kriteerit, joiden perusteella kehittämisrahaa saattoi hakea. Kriteeristöä ja hakulomaketta tarkennettiin ensimmäisen haun jälkeen, jotta hausta saatiin ketterä ja kriteeristöstä entistä kattavampi. Tällaisia kriteerejä käytettiin: Luther-sponssin tai -potin saavalla kehittämisidealla on seuraavia ominaisuuksia: Selkeät perustelut. Luo uutta. Kehittämisideat pohjautuvat joko suoraan yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymiin toimintakulttuurin muutosehdotuksiin tai alla kuvattuihin toimintakulttuurin muutoshankkeen tavoitteisiin: ú ú ú ú ú ú Toimintaa ohjaa helsinkiläisen tarve. Etsitään hädänalaisimmat. Mennään sinne, mihin muut eivät mene. Ollaan enemmän yhdessä. Reagoidaan rohkeasti ja ripeästi. Varustetaan työntekijät uuteen toimintakulttuuriin. Käytetään tiloja monipuolisesti. Toimenpiteet on kuvattu selkeästi. Kohderyhmä on selkeästi määritelty ja rajattu. Voitte huomioida, miten esim. Jäsen 360 -analyysia voi tähän hyödyntää. Korostuu yhteistyö yli erilaisten rajojen. Siinä on mukana useampi kuin yksi seurakunta tai yhteinen työmuoto sekä mahdollisia muita yhteistyökumppaneita. Kehittämisideaa on toteuttamassa myös muita kuin kirkolta palkkaa saavia henkilöitä. Tarpeelliset yhteistyökumppanit on kartoitettu ja sitoutettu mukaan. Tuottaa kustannussäästöjä tai lisätuloja. Kustannusarvio suhteessa tavoitteisiin ja toimenpiteisiin on perusteltu ja kohtuullinen. Vaikuttavuuden arviointi on kuvattu kattavasti. Tulokset ovat mitattavissa suunnitelmassa kuvattujen mittareiden mukaisesti. On suunnitelma tulosten levittämisestä ja viestinnästä. On varattu riittävät ja osaavat henkilöstöresurssit. Kehittämisrahaa ei voi hakea: Seurakunnan tai yhteisen työmuodon perustyön rahoittamiseen. Kahvituksiin ym. tarjoilukuluihin. Seurakunnan omien työntekijöiden palkkakustannuksiin tai palkkioihin. Vapaaehtoisen työntekijän kertaluonteinen palkkio tehdystä erikoistyöstä voidaan maksaa selvityksen perusteella. Selvityksestä pitää tulla ilmi työhön käytetty aika. Kehittämisrahahakukierroksia oli yhteensä neljä. Haut tehtiin sähköisellä lomakkeella, mikä helpotti hakemusten käsittelyä. Luther Plus, ensimmäinen hakukierros ja Luther-sparraukset Ensimmäisessä haussa mennessä saatiin 19 sponssi- ja 13 pottihakemusta eli yhteensä 32 hakemusta. Hakemusten käsittelyn aikataulu oli hyvin kiireinen, koska oli suunniteltu uudenlainen tapahtuma Luther Plus Mikael Agricolan kirkkoon, siellä kaikki sponssi- ja pottihakemuksen jättäneet saivat esitellä kehittämisideoitaan. Kaikki ehdotukset olivat esillä Agricolan kirkon kryptassa ja alle kymmenen hanketta esiteltiin salissa lyhyesti. Lisäksi siellä pääsivät pidemmäksi ajaksi ääneen diakonian kärkihankkeen ja hautauksen palvelualustan esittelyt. Luther Plus oli ensimmäinen laatuaan ja haki vielä muotoaan. Siihen osallistui 400 henkilöä, joista puolet oli Helsingin seurakuntien ulkopuolisia toimijoita. 5 (12)

6 Ensimmäisen hakukierroksen hakemukset käsiteltiin nopeasti ja tehokkaasti, mutta päätöksenteko vei aikaa. Yhteinen kirkkoneuvosto teki alussa päätökset kaikista kehittämisrahaa saavista ehdotuksista. Muun muassa kehittämisrahahakemusten käsittelyjen venymisen vuoksi yhteinen kirkkoneuvosto muutti päätöksenteon tapaa niin, että jatkossa sponssihakemuksia pystyi lähettämään jatkuvasti eli myös hakuaikojen välillä ja sponssi- ja pottiryhmä sai päättää niistä. Hallintojohtaja teki tällöin viranhaltijapäätökset sponsseista. Tämä nopeutti selvästi niiden käsittelyä. Sekä sponssi- että pottihakemuksia tuli eniten juuri ennen hakuajan päättymistä. Osasyynä tähän oli hakemisesta viestiminen juuri tuolloin. Tammikuussa 2017 järjestettiin kolme Luther-sparraustilaisuutta eri seurakuntien tiloissa. Niissä oli ulkopuolinen puhuja ja niissä saattoi saada omalle hankkeelleen sparrausta sekä vinkkejä kehittämisrahan hakemiseen. Huomioita hauista Alkuvaiheessa tuli monenlaisia hakemuksia, joiden yhtymäkohdat toimintakulttuurin muutokseen eivät aina olleet selkeitä. Toivottiin, että kehittämisrahaa olisi erityisesti haettu joko a. toimintakulttuurin muutoslinjausten 108 kysymykseen vastaamiseksi tai b. erityisen innovatiivisiin, toimintakulttuurin muutosta toteuttaviin hankkeisiin. Keskeisintä oli kyetä näyttämään, miten kokeilu tai kehittämisidea muuttaisi toimintakulttuuria, mikä siinä on ainutlaatuista ja mikä monistettavaa ja vielä: miten sitä tehdään yhdessä muiden kanssa. Hankkeet tuli aina toteuttaa yhteistyössä useamman tahon kesken. Haasteita oli myös monilla taidehankkeilla, jotka eivät kuuluneet toimintakulttuurin muutoksen budjetista tuettaviin hankkeisiin, mutta jotka olivat muuten todella hyviä ja kannatettavia. Sponssija pottiryhmä suosittaakin, että taidehankkeiden tukemiseen varataan omaa määrärahaa, mietitään selkeät kriteerit ja sovitaan päätöksentekoryhmä. Yleisenä huomiona kehittämisideoiden hauista voi huomata, että olisi tärkeä luoda systeemi, jossa kehittämishankkeita voi sparrata ensimmäisestä hakemusraakileesta kohti hankehakemusta, joka läpäisee hakuseulan. Tähän tarvitaan ketterä ja innostava prosessi. Sponssi- ja pottihakujen toteutuksessa toimivaa oli se, että rahanjaossa käytetyt kriteerit olivat selkeät, kaikkien tiedossa sekä päätöksiä tekevän ryhmän koostumus oli päätetty toimivaltaisessa päätöselimessä. On keskeistä, että rahanjaossa käytettävät kriteerit ovat selkeät ja yksiselitteiset ja että päätöksiä tekevä ryhmä on kerrottu tarkasti. Muuten rahanjaot voivat aiheuttaa kritiikkiä ja ihmettelyä. Rahanjaolle on edellytys se, että se on avointa ja läpinäkyvää. Helsinkiläisten tarpeisiin vastaaminen tarkoittaa myös heidän verorahojensa oikeaa käyttöä. Sponssi- ja pottihakemusten sähköinen lähettäminen ja käsittely nopeuttivat prosessia ja vastaavaa toimintaa kannattaa jatkaa. Siinä oli matkan varrella omat haasteensa, joista opittiin. Alkuvaiheessa käsittely oli niin kiireinen, että se vaati ilta- ja viikonlopputyöskentelyä ryhmän jäseniltä. On tärkeä varata prosessien muotoutumiselle aikaa sekä henkilöresurssi hakemusten käsittelyyn. 6 (12)

7 Sponssi- ja pottirahaa saaneet kehittämisideat Alla olevaan taulukkoon on koottu tulleiden hakemusten ja myönnettyjen kehittämisrahojen tilanne Tulleet hakemukset Kehittämisrahaa myönnetty Kehittämisraha euroina Sponssihakemuksia sponssia (60 %) euroa Pottihakemuksia pottia (56,5 %) euroa Yhteensä 66 hakemusta Yhteensä 39 tuettua hanketta (59 %) Yhteensä euroa Taulukko 1. Hakemukset ja myönnetyt kehittämisrahat Toimintakulttuurin muutoksen kustannuspaikan määrärahaa on sponssi- ja pottihakujen lisäksi varattu euroa ulkopuolisen rahoituksen hankkeiden omarahoitusosuudeksi mennessä tästä on käytetty euroa. Lisäksi kustannuspaikalta on maksettu ns. kohdistamattomia kuluja, mm. kahteen kärkihankkeeseen Hautaportaalin kehittäminen ja Hätää kärsivän rinnalla (hanketyöntekijöiden palkka- ja muut kulut), toimintakulttuurinmuutoskoordinaattorin palkkakuluihin sekä Luther Plus -tapahtumiin. Näitä kohdistamattomia kuluja sekä varauksia mm. palkkoihin on tilanteessa yhteensä euroa. Tämä rahankäyttö on päätetty muualla. Seuranta ja sen selvittäminen, paljonko rahaa voidaan vielä sponssi- ja pottihankkeiden tukemiseen käyttää, oli osaltaan tästä johtuen haastavaa. Kustannuspaikan varoista on siis varauksina tai sponssi- ja pottitukena käytössä euroa. Kaikki hankkeet eivät kuitenkaan alkaneet, vaikka rahat oli myönnetty. Yksi potti- ja kolme sponssihanketta jäi kokonaan alkamatta. Kuusi hanketta jatkuu vielä vuoden 2019 puolella, ja tähän on tärkeä kiinnittää vuoden 2018 tilinpäätöksen yhteydessä huomiota. Jatkuvien hankkeiden taloustilanne tarkistetaan toukokuussa Taulukoissa 2 ja 3 eritellään tarkemmin määrärahaa saaneet kehittämisideat ja kokeilut. Huom. pottihankkeissa on koottu hankkeen saama kokonaissumma. Osa poteista myönnettiin yhteisessä kirkkoneuvostossa kahdessa osassa eli ensin starttiin tietty summa ja myöhemmin optiona lisäsumma. Koontina voidaan todeta, että kaikki Helsingin seurakunnista ovat saaneet kehittämisrahaa vähintään rovastikuntatason hankkeista. Yhteinen seurakuntatyö on ollut yksin tai yhdessä seurakunnan kanssa hakijana 11 tukea saaneessa hankkeessa. Kiinteistöosasto teki ja sai läpi yhden hankkeen, hallinto-osastolta ei tullut yhtään hakemusta. Myönnetty määräraha Pottihankkeen nimi Vastuuseurakunta tai -yksikkö Vapaaehtoistoiminnan yhteisen Yhteinen seurakuntatyö koordinoinnin kehittäminen, Vetykki Avoimet ovet uskonto- ja kulttuuridialogi Yhteinen seurakuntatyö, kasvatus ja seurakuntapalvelu *Internationell skrifskolan / Kansainvälinen rippikoulu Matteus församling, Lauttasaaren seurakunta Vapaaehtoisuuteen perustuva naisten hyvinvoinnin projekti, Puhkea kukkaan Paavalin seurakunta, Kallion seurakunta, Petrus församling Taloudellisen tukitoiminnan kehittäminen Yhteinen seurakuntatyö, diakonia Sosiaalinen ja yhteisöllinen kahvila, kauppa Yhteinen seurakuntatyö, diakonia ja kirkko Kirkko suojapaikkana Yhteinen seurakuntatyö, diakonia 7 (12)

8 Vapaaehtoisten antama raha-asioiden neuvonta Malmin, Oulunkylän, Pakilan, Lauttasaaren, Paavalin seurakunnat sekä Johannes ja Petrus församling Paratiisi-kehittämisidea Roihuvuoren seurakunta Rovastikunnallinen nuorten parlamentti Huopalahden rovastikunta Lainattavia pelikoneita seurakunnille ja Yhteinen seurakuntatyö, kasvatus ja digitaalisten toiminnallisuuksien kehittäminen seurakuntapalvelu Empatia, sympatia ja solidaarisuus koulussa Vuosaaren ja Mikaelin seurakunnat Minun on nälkä Ruokailut yhteisötyön ja monipuolisen auttamisen alustoina -hanke Huopalahden rovastikunta Taulukko 2. Myönnetyt potit. Hankkeet, jotka eivät käynnistyneet, merkitty (*) Myönnetty määräraha Sponssihankkeen nimi Vastuuseurakunta tai -yksikkö Taidepainotteiset hengelliset kurssit Herttoniemen seurakunta Kaverin kanssa - vuorovaikutustaitoja lapsille Pitäjänmäen seurakunta Pyhä-boksi ryhmäkoteihin Yhteinen seurakuntatyö, diakonia Olkkarin koordinointi ja kehittäminen Paavalin seurakunta *Kleinari-projekti Kallion seurakunta Kallion kulma blogin kehittäminen Kallion seurakunta PopUpKirkko Valomerkki-media 750 Nuorten bändileiri Yhteinen seurakuntatyö, kasvatus ja seurakuntapalvelu Frivilliga som förändrar Finland Petrus församling *Kummiopas Kallion seurakunta Verkkokanttori hartauksiin Vartiokylän seurakunta Kirkkovuosi liikuttaa Meilahden seurakunta #sunnuntaimummit Paavalin seurakunta Puun takaa -dösä Kannelmäen ja Vartiokylän seurakunnat Kristillinen meditaatioryhmien kehittämisprojekti Yhteinen seurakuntatyö, kasvatus ja seurakuntapalvelu *Sähköinen riparikortti Paavalin seurakunta Hyvä design koti Haagan seurakunta Toiveesta toteen Yhteinen seurakuntatyö, diakonia Maahanmuuttajan vertaistuki- ja kummitoiminta Meilahden seurakunta Huomenta Helsinki Paavalin seurakunta ja Yhteinen seurakuntatyö Aikuissporttiripari Haagan seurakunta Tervetuloa terve arki Yhteinen seurakuntatyö, Herttoniemen seurakunta ENKELI uskontodialoginen Meilahden seurakunta kaupunkitaidehanke Turvallisempi seurakunta Paavalin seurakunta Nuoret ympäristövaikuttajina Kiinteistöosasto, ympäristötoimi Kummiranneke Pakilan seurakunta Taulukko 3. Myönnetyt sponssit. Hankkeet, jotka eivät käynnistyneet, merkitty (*) 8 (12)

9 Yhteydet palvelumuotoilukoulutukseen Helsingin seurakunnissa on edistetty palvelumuotoilukoulutusta eli tuotekehitystyön erikoisammattitutkinnon suorittamista oppisopimuskoulutuksena työpaikalla. Tämä oli mahdollisuus myös sponssi- ja pottihankkeiden edistämisen näkökulmasta. Tuotekehitystyön erikoisammattitutkinnon suoritti tai lähti suorittamaan sponssien ja pottien jakoaikana yhteensä n. 50 työntekijää, kolmas ryhmä aloittaa vuoden 2019 aikana. Koulutuksesta on saatu hyvää palautetta. Se ohjaa samaan suuntaan kuin toimintakulttuurin muutos: ihmislähtöisyyteen. Taulukossa 4 on kuvattu tuettujen hankkeiden yhteydet palvelumuotoilukoulutukseen. Kehittämisrahaa myönnetty Yhteydet palvelumuotoilukoulutukseen 26 sponssia (60 %) viisi sponssitukea saanutta hanketta 13 pottia (61 %) neljä pottitukea saanutta hanketta Yhteensä 40 tuettua hanketta (61 %) yhteensä yhdeksän tuettua hanketta, joiden tekijät palvelumuotoilukoulutuksessa Taulukko 4. Palvelumuotoilukoulutuksessa olleiden tuetut hankkeet Palvelumuotoilukoulutukseen osallistuvien ajattelu on selkiytynyt oman tehtävän myötä. Palvelumuotoilukoulutukseen osallistumisen voi huomata sekä hakemusten että hankkeiden osalta. Hakemusten sisältöä sparrataan koulutuksessa ja toisaalta koulutus sparraa myös hankkeiden tekemistä. Tätä väylää ja tukea olisi voitu käyttää vieläkin suunnitelmallisemmin hyväksi. Kehittämisrahan hauissa tuotekehitystyön erikoisammattitutkinnon suorittamiseen osallistuminen ei ollut kriteeri, mutta siitä oli hyötyä asioiden eteenpäin viemisessä. Olennaista on, että myös johtotasolta lähdetään mukaan koulutukseen, silloin saadaan asioita oikeasti tapahtumaan. Mallia tässä näyttivät sponssi- ja pottiryhmän jäsenet Kari Kanala ja Kirsi Rantala, jotka osallistuivat itse palvelumuotoilukoulutukseen ja veivät sinne myös monia työntekijöitään. Toisaalta edellytys toimintakulttuurin muutokselle tai palvelumuotoilukoulutuksesta hyötymiselle ei ollut se, että hanke sai sponssi- tai pottirahoitusta. Myös useat muut palvelumuotoilukoulutettavien hankkeet tukivat toimintakulttuurin muutoslinjauksia tarvitsematta niiden toteuttamiseen sponssi- tai pottitukea. 9 (12)

10 Hallinto ja talous Hallinnon ja talouden toimintaohjeet laadittiin yhdessä tarkastustoimen ja taloushallinnon kanssa. Kehittämisrahaa saaneiden hankkeiden vastuuhenkilöille lähetettiin toimintaohjekirje, jossa on selkeät ohjeet taloushallinnosta, kirjaussuunnitelma sekä ohjeet raportoinnista. Ohjeistuksesta huolimatta taloudenhoito on ollut ongelmallista. Tunnisteiden käyttö on ontunut ja näin ollen tulouttaminen on ollut hankalaa. Kulujen ja tositteiden etsiminen on työlästä ja vienyt erittäin paljon erittäin monen henkilön työaikaa. Tulevaisuudessa on tärkeä huolehtia siitä, että jokainen hankkeen vetäjä on vastuussa myös sen hallinnosta ja taloudenpidosta. Kullekin hankkeelle tulee jatkossa nimetä talousvastaava ja huolehtia, että hän on suunnitteluprosessissa mukana. Hallinnon hyvällä hoitamisella taataan ketterä hanketoiminta. Raportointi hankkeesta on ollut tuloutuksen ehtona. Raportissa tuli kertoa lyhyesti, mitä uutta kehittämisideassa on luotu, miten se on edistänyt toimintakulttuurin muutoslinjauksia, miten tavoitteissa on onnistuttu, miten onnistumista voidaan mitata ja mitä tuloksia on saatu. Työryhmä on käsitellyt saamansa raportit ja vasta tämän jälkeen on tehty tuloutus. Osa myönnetyistä kehittämisrahoista jää hakematta kokonaan, näin ollen hankkeen kulut syövät yksikön tai seurakunnan omaa budjettia. Pottihankkeiden raportit on toimitettu yhteiselle kirkkoneuvostolle. Viestintä Sponssi- ja pottihankkeissa on saatu aikaan innostavaa uudenlaista toimintaa, josta on viestitty julkisesti hyvin. Erityisesti Diakonian kärkihankkeessa toteutettu on saanut paljon näkyvyyttä. Toisaalta viestinnällisesti asioita on jäänyt myös säästöjen varjoon. Sisäisen viestinnän osalta taas on kiinnitettävä huomiota siihen, että kehittämisideoiden ja kokeilujen tekijät ovat keskittyneet viestimään omille kohderyhmilleen, julkiseen viestintään. Tärkeä kriteeri kehittämisideoiden rahoituksesta päätettäessä oli hankkeen monistettavuus. Sisäistä viestintää kehittämisideoista ja kokeiluista oli kuitenkin vaikea saada aikaan. Viestintäosaston tuella kehiteltiin erilaisia malleja tähän, mutta vahvan sisäisen viestinnän toive ei toteutunut. Lutherplus.fi-sivustoa kaavailtiin myös viestimisen paikaksi, mutta sen toteutuminen olisi vaatinut isomman panostuksen sivustoa ylläpitävään henkilöön. Tärkeä olisi jatkossa saada ns. sisäinen toimittaja keräämään tietoa ja jakamaan sitä meneillään olevista kehittämishankkeista. Tulevaisuudessa on hyvä kiinnittää huomiota siihen, että hankesuunnitelmaan kuuluu viestintäsuunnitelman tekeminen. Se on tärkeä miettiä heti kehittämishankkeen alussa. 10 (12)

11 Painotus: Diakonia Toimintakulttuurin muutoksessa on alusta saakka ollut painopisteenä auttamisen kokonaisuus ja diakonia, se on toinen keskeisistä kärkihankkeista. Tämä painotus on näkynyt sekä valtuuston hyväksymissä toimintakulttuurin muutoslinjauksissa, potti- että sponssihauissa ja sekä YKN:n puheenjohtajan, yhtymänjohtajan että sponssi- ja pottiryhmän puheenjohtajan linjauksissa. Luther-sponssi- ja -pottirahoitus on antanut merkittävän tuen diakonian kehittämiselle ja sen toimintakulttuurin muutokselle. Diakonia jätti jo ensimmäisessä haussa neljä pottihakemusta ja yhden sponssihakemuksen, joihin kuhunkin myönnettiin rahoitusta. Hakemukset kirjoitettiin yhteisen seurakuntatyön diakoniassa, mutta alusta lähtien tarkoituksena oli toteuttaa hankkeet tiiviissä yhteistyössä seurakuntien diakonian ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa. Hankkeet toteutettiin avoimella kehittämisalustalla, jolloin kaikki asiasta kiinnostuneet saattoivat osallistua kehittämiseen ja asioiden eteenpäin viemiseen. Kehittämisalustalla tarkoitetaan erilaisia yhteisen kehittämisen tapoja, mm. yhteisiä avoimia kokoontumisia, työpajoja sekä sähköisten alustojen hyödyntämistä. Luther-pottirahoituksen saaneiden diakoniahankkeiden toteutuksen tueksi saatiin mahdollisuus osallistua palvelumuotoilukoulutukseen. Koulutus tarjosi hyvää ammatillista tukea asiakastarpeisiin pohjautuvien palveluiden, tuotteiden ja uusien toimintamallien kehittämiseen sekä nykyisten toimintaprosessien parantamiseen. Kun toimintakulttuurin muutoksen toiseksi kärkihankkeeksi valittiin diakonia eli Hätää kärsivän rinnalla, oli tarkoituksenmukaista yhdistää Luther-pottihankkeet osaksi kärkihanketta. Tämä mahdollisti vahvan keskinäisen tuen kehittämiselle ja luontevan tavan etsiä uusia kehittämisalueita. Luther-sponssi- ja -pottirahoitus on omalta osaltaan mahdollistanut diakonian strategian mukaisen kehittämisen, ajankohtaisiin haasteisiin vastaamisen ja työalan keskinäisen yhdessä tekemisen kehittämisen niin, että siinä on määrätietoisesti ylitetty niin työalojen kuin myös seurakuntien rajoja. Kommentti: Kasvatus Hakemuksia, joissa käsitellään kasvatusta, tuli niukasti. Tähän on monia syitä. 1. Kasvatuksen ihmiset hakivat alussa rahoituksia, mutta eri syistä osa niistä ei mennyt läpi. Tämä sai aikaan yleisesti ilmapiirin, ettei kannata hakea. 2. Työtapa. Kasvatuksen työntekijöillä ei ole niin rautaista ammattitaitoa kuin diakonian työntekijöillä täyttää hakemuskaavakkeita. 3. Yhteistyö. Seurakunnilla on mennyt taloudellisesti hyvin, joten yhteistyötä yli seurakuntarajojen ja muiden toimijoiden kanssa ei ole nähty tarpeelliseksi. Tästä johtuen ei myöskään sponsseja ja potteja haettu yhteistyön näkökulmasta. Nuorisotyön hankkeista osa jatkuu vielä tulevaisuudessakin, joten niiden vaikutuksia on vielä mahdotonta lähteä arvioimaan. 11 (12)

12 Keskeiset löydöt 1. Uusien innovaatioiden löytäminen ja jalostaminen on tärkeää jatkossakin. Työalarajoja ylittävää työtä on tärkeä tukea ja sitä varten olisi tarvinnut opetella toisen kanssa tekemisen tapaa. Esimerkiksi nuorisotyön ja diakonian tehtäväkentät ovat lähellä toisiaan. 2. Yhteiset kehittämisalustat ovat tärkeitä, ne mahdollistavat tiedon jakamisen ja osallisuuden tunteen. 3. Rakenteet kantavat riippumatta henkilöistä. Huomattiin, että monet pienemmät hankkeet jäivät toteutumatta henkilöriippuvaisista syistä. 4. Sparraajia voisi olla jatkossa enemmän ja sparrausprosessit hyvin mietitty, jotta saataisiin haluttavia asioita eteenpäin. 5. Palvelumuotoilukoulutusta on syytä hyödyntää vielä vahvemmin strategisessa muutoksen aikaan saamisessa. 6. Diakonian kärkihankkeen toteuttamistavassa on opittavaa ja hyödynnettävää. 7. Palvelumuotoilun on hyvä olla kiinteä osa yhteisten tavoitteiden sekä strategian luomista ja toteuttamista. 8. Ei saatu esiin niin innovatiivisia hankkeita kuin olisi toivottu. Rohkeutta kaivataan: on hyvä etsiä sellaisia yhteistyökumppaneita, jotka tuovat uuden kulman. 9. Taidehankkeiden tukemiselle ei ole toimintatapaa, sellainen on hyvä luoda. 10. ABC-projektimallin käyttö olisi hyödyllistä, selkeä malli tekemiselle on jo olemassa. 11. On tärkeä nimetä kehittämishankkeille talous- ja viestintävastaavat heti alussa. 12. Selkeät rahanjakokriteerit, avoin ja läpinäkyvä hallinto sekä taloudenpito ovat kaikkien etu. Olemme vastuussa veronmaksajille heidän rahojensa käytöstä. 13. Jatkossa vastaavantyyppisiin toteutuksiin tulee laittaa deadline sille, mihin mennessä hanke tulee aloittaa. Muuten rahoja jää käyttämättä. 14. Rahojen tilittäminen jälkikäteen raporttia vastaan oli hyvä ratkaisu. 15. Tarvitaan tuntosarvia, linkkejä seurakuntien kesken sekä seurakuntien ja yhtymän välille. Innovaatioiden, ideoiden ja uusien tuulien edistäminen tarvitsee työvoimaa. Tietojen kerääminen raporttiin: Sirkka Nyqvist ja Eeva Salonen. Raportin koonti ja taitto: Eeva Salonen 12 (12)