351 Vapaaehtoistoiminnan seurakuntatuen järjestäminen

Transkriptio

1 635/ Vapaaehtoistoiminnan seurakuntatuen järjestäminen Päätösehdotus Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki Yhteinen kirkkoneuvosto päättää 1) Kirkko Helsingissä vapaaehtoistoiminnan seurakuntatuki järjestetään kuvatulla tavalla siten, että Helsingissä on neljä 50 % rovastikunnallista aluekoordinaattoria, joista yhdelle kuuluu myös vapaaehtoistyön tiiminvetäjän tehtävät (50 %) ja kolmelle oman seurakunnan perustyötä tehtävänkuvan mukaisesti (50 %), 2) kolmen aluekoordinaattorin työsuhde on seurakuntaan ja yhden yhteiseen seurakuntatyöhön, 3) yhteisen seurakuntatyön vapaaehtoistyön koordinaattori toimii yhtenä aluekoordinaattorina, jonka tehtävään kuuluu myös vapaaehtoistyön tiiminvetäminen (50 % + 50 %), ja tämän tehtävän kustannuksista vastaa yhteinen seurakuntatyö, joka myös varaa omaan budjettiinsa toimintamäärärahan (sis. mm. vapaaehtoistyö.fi palvelun kustannukset), 4) myöntää kolmen 50 % aluekoordinaattorin palkkakustannuksiin euroa yhden vuoden (2019) ajalle toimintakulttuurin muutokseen varatuista rahoista kustannuspaikalta (vaativuusryhmä 601, 3 x 50 %), 5) vuoden 2019 aikana vahvistetaan kokemuksia ja yhteiskehitetään edelleen palvelumuotoilun keinoin toimintatapaa, jossa seurakuntalaisilla ja yhteistyökumppaneilla on entistä vahvempi rooli, ja jossa seurakuntien välistä yhteistyötä lisätään, 6) vuoden 2019 aikana myös arvioidaan toimintamallia ja tehdään suunnitelma toiminnan rahoittamisesta jatkossa. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Selostus Diakonia kärkihankkeen ohjausryhmän esittää kolmen 50% aluekoordinaattorin palkkakustannuksia vuodelle 2019 ( euroa) haettavaksi Luther pottirahoista. Sponssi- ja pottiryhmässä todettiin, että sponssi- ja pottiryhmä tukee lämpimästi ja mielellään tätä hanketta mutta ei voi myöntää enää pottikehittämisrahaa, koska varsinainen hakuaika on jo päättynyt. Toimintakulttuurin muutokseen tarkoitetusta 1,5 milj. euron määrärahasta jää käyttämättä rahaa ja ryhmä esittää, että tälle hankkeelle myönnetään toimintakulttuurinmuutos rahaa kustannuspaikalta

2 Kirsi Rantala ei osallistunut tähän puoltoon. Yhtymän johtoryhmä on käsitellyt asiaa kokouksessaan ja puoltanut tätä hanketta Vapaaehtoistoiminta Vapaaehtoistoiminta on yksittäisten ihmisten ja yhteisöjen hyväksi tehtyä toimintaa, jota tehdään ilman palkkaa ja pakkoa. Henkilö toimii omasta tahdostaan, oman valintansa ja oman motivaationsa mukaan. Hyvin järjestetyssä toiminnassa ihmiset saavat käyttää omia taitojaan ja osaamistaan hyödyksi ja löytää merkityksellistä, omaan elämäntilanteeseensa sopivaa tekemistä. Vapaaehtoistoiminnalla on keskeinen asema niin kirkossa kuin yhteiskunnassakin. Se toimii yhteisöllisyyden rakentajana, syrjäytymisen ehkäisijänä ja seurakuntalaisen identiteetin vahvistajana. Vapaaehtoisuus toimii myös väylänä kirkon muuhunkin toimintaan ja jopa jäsenyyteen. Vapaaehtoistoiminta liittyy lähes jokaisen Kirkko Helsingissä työntekijän työhön jollain tavalla. Toimintaympäristönä Helsinki on vapaaehtoistoiminnan kannalta haasteellinen, koska tarjontaa on paljon ja monilla ihmisillä vapaa-aikaa vähän. Kirkon vapaaehtoistoiminnassa on mahdollisuus toteuttaa läpimäisyyttä ja arjen kristillisyyttä, mikä on monille syy valita juuri seurakunnan toiminta Helsingin monien vapaaehtoistoiminnan mahdollisuuksien joukosta. Toisaalta suuri toimijoiden määrä Helsingissä tarjoaa myös hyviä yhdessä tekemisen paikkoja. Helsingissä vapaaehtoistoimintaan osallistuu arviolta ihmistä. Helsingin seurakuntien ja yhteisten työmuotojen vapaaehtoisten määrää ei vielä tilastoida yhtenäisesti ja kattavasti. Kaikki Kirkko Helsingissä vapaaehtoiset kuuluvat tapaturmavakuutukseen piiriin ja sitä varten vuosittain kerättävä tieto vapaaehtoisten määrästä on noin 5000 henkilöä. Vapaaehtoistyö.fi -sivustolla, jota käytetään sekä rekrytointiin että vapaaehtoistoiminnan organisointiin, on rekisteröityjä vapaaehtoisia noin Vapaaehtoisia on seurakunnan koosta riippuen muutamia satoja/seurakunta sekä noin 500 yhteisissä työmuodoissa. Yhteisessä seurakuntatyössä on vuodesta 2011 työskennellyt seurakuntien toiveesta yksi kokoaikainen vapaaehtoistoiminnan koordinaattori. Hänen tehtävänään on tukea kaikkia työntekijöitä ja yksiköitä, koota ja jakaa vapaaehtoistoiminnan ajankohtaista tietoutta sekä toimia seurakuntien välisen yhteistyön edistämiseksi. Aiemmin kukin yksikkö selvitti itse kaikki vapaaehtoistoimintaan liittyvät asiat, jolloin monenlaiset selvitystyöt ja materiaalit tehtiin moneen kertaan ja hyödynnettiin vain omassa työssä. Kokonaiskuvaa Helsingin seurakuntien vapaaehtoistoiminnasta ei ollut varsinaisesti kenelläkään. Yhteisen seurakuntatyön vapaaehtoistoiminnan koordinaattorin työstä on tullut paljon hyvää palautetta ja hänen työhönsä ja työtapaansa on oltu tyytyväisiä. Helsinki on kuitenkin toimintakenttänä laaja ja yksi henkilö ei pysty riittävästi ja laadukkaasti tukemaan seurakuntia ja yksiköitä toiminnan kehittämisessä ja lainmukaisessa ja turvallisessa toteuttamisessa.

3 Vapaaehtoistoimintaa organisoidaan ja koordinoidaan eri seurakunnissa monin eri tavoin. Seurakunnat toimivat itsenäisesti oman väestörakenteensa ja omien erityistarpeidensa pohjalta. Saman aikaisesti seurakunnat kuitenkin tarvitsevat kaikkia koskevaa yhtenäistä tietoa ja tukea toiminnan järjestämiseen. Perinteisten roolien rinnalla tulisi vapaaehtoisten ja yhteistyökumppanien osuutta jatkossa vahvistaa kaikilla organisaation tasoilla. Vapaaehtoistoiminnan kehittäminen Vapaaehtoistoiminnan yhteisen koordinoinnin kehittämiseen on saatu Luther potti rahoitus vuosille Projektia toteuttaa tiiminä Lauri Anttila Meilahden seurakunnasta (50 %), Katri Kulmala Mikaelin seurakunnasta (50 %) ja Hanna Lipasti-Raulus yhteisestä seurakuntatytöstä osana perustyötään. Rahoitus on kattanut Anttilan ja Kulmalan palkkakulut (50+50 %). Projektista käytetään nimitystä VETYKKI-projekti ja sitä toteuttavaa tiimiä kutsutaan nimellä VETIIMI. VETYKKI-projektissa on yhteiskehitetty toimintatapaa, jossa Helsingissä vapaaehtoistoiminnan yhteisessä koordinoinnissa ja tuessa olisi jatkossa neljä 50 % rovastikunnallista koordinaattoria. Yhdessä he muodostaisivat Kirkko Helsingissä vapaaehtoistoiminnan tiimin ja vastaisivat vapaaehtositoiminnan seurakuntatuen järjestämisen kokonaisuudesta. VETIIMI on toiminut joustavasti yli organisaatiorajojen ja vaikka jokaisella tiimin jäsenellä on oma esimiehensä ja esimerkiksi erilaiset työajat, ne eivät ole muodostuneet minkäänlaiseksi esteeksi, vaan pikemminkin laajentaneet näkökulmia ja tuoneet uusia mahdollisuuksia. Tiimin työtapana on yhteiskehittäminen, dialogisuus ja aito yhdessä tekeminen, jossa jokainen saa käyttää parasta osaamistaan unohtamatta muiden asiantuntijoiden tarpeellisuutta. Tiimi on enemmän kuin osiensa summa eli kaikkien verkostot, osaaminen ja kokemus yhdessä takaavat laadukkaat aikaansaannokset. Tiimiläisten mukana myös heidän oma yksikkönsä on osallistunut yhteiseen työhön. VETIIMIn työjaossa Anttila on vastannut Huopalahden rovastikunnasta, Kulmala Vartiokylän rovastikunnasta ja Lipasti-Raulus Malmin rovastikunnasta ja tuomiorovastikunnasta. Lisäksi tiimiläisten kesken on jaettu sisällöllisiä vastuualueita osaamisen mukaan, jolloin tiimin monialainen osaaminen on voitu käyttää kaikkien Helsingin seurakuntien ja yhteisten työmuotojen hyödyksi. Vapaaehtoistoiminnalle on perustettu yksi yhteinen sähköpostiosoite vapaaehtoistoiminta.helsinki@evl.fi, mikä on merkittävästi parantanut erityisesti tiedottamista ja saavutettavuutta. Koska tiimillä on kokonaiskuva Kirkko Helsingissä vapaaehtoistoiminnasta, niin on voitu löytää sopivaa tekemistä sellaisille vapaaehtoistyötä etsiville henkilöille, jotka eivät tunne seurakuntarakennetta eivätkä esimerkiksi tiedä, mihin seurakuntaan kuuluvat. Oleellista VETYKKI-projektissa on ollut se, että vapaaehtoistoiminnan yhteisen koordinoinnin laaja työmäärä on saatu jaettua tiimin työntekijöiden kesken. Tämä on merkittävää paitsi työn laadun ja aikaansaannosten myös työhyvinvoinnin kannalta. Tiimissä asiat eivät ole yhden ihmisen varassa ja ne edistyvät myös poissaolojen aikana. Kolmen

4 hengen resurssilla on voitu myös edistää ja saattaa loppuun tärkeitä ja isoja kokonaisuuksia, joita yhden ihmisen on ollut mahdotonta hallita ja jotka eivät ole varsinaisesti kuuluneet kenenkään muunkaan tehtäviin. Nämä ovat liittyneet mm. lainsäädäntöön ja vakuutuksiin. Tiimi on toimintatavallaan edistänyt toimintakulttuurin muutosta ja projekti on osoitus yhteiskehittämisen merkityksellisyydestä, jonka myötä seurakuntalaiset pääsevät osallistumaan entistä helpommin erilaisiin vapaaehtoistoiminnan tehtäviin. Tiimi arvioi toimintaansa jatkuvasti ja on valmis nopeaan reagointiin ja dynaamiseen työnkuvien muuttamiseen. Tiimi on pystynyt liittymään tiiviisti muihin hankkeisiin, joita ovat mm. Nopean toiminnan valmius, Työtä kohti projekti, Harkkamummit-toiminnan ideointi, saattohoidon vapaaehtoistoiminnan kehittäminen, Metropoliayhteistyö sekä Waste&Feast-konsepti. Vapaaehtoistoiminnan yhteisen koordinoinnin kokonaisuuteen on saatu osin liitettyä myös ruotsinkielisten seurakuntien tukeminen omalla äidinkielellä. Yhteistyötä tehdään mm. Helsingin kaupungin, Kansalaisareenan, Helsingin Diakonissalaitoksen ja Ikäinstituutin kanssa. Projekti on saanut aikaan hyviä tuloksia. Vapaaehtoistoimintaan liittyvien vakuutusten ajantasaistaminen ja vastuuvahinkovakuutus, joka on käytössä kotikäyntityö- ja ulkoiluapu-tehtävissä sekä lakiin perustuvan toimintaohjeen laatiminen rikostaustan tarkistamisesta alaikäisten parissa tapahtuvasta vapaaehtoistoiminnasta ovat olleet keskeisiä aikaansaannoksia. Merkittävä kokonaisuus on Huopalahden rovastikunnan seurakuntien kesken sovittu vapaaehtoisten yhteinen Vapaaehtoisen polku vuosille Se on kehitetty yhdessä rovastikunnan seurakuntien ja seurakuntayhtymän henkilöstöosaston kanssa. Yhteisten koulutusten myötä säästyy sekä henkilöstö- että taloudellista resurssia. Yhteinen koulutuspolku vahvistaa rovastikunnallista ja alueellista ajattelua. Tästä kehitystyöstä hyötyvät myös muut rovastikunnat. Kolmen hengen tiimi on voinut reagoida nopeasti ajankohtaisiin asioihin, kuten uuden tietosuoja-asteuksen vaikutuksiin, vapaaehtoistyö.fipalvelun uudistuksiin ja aktiiviseen some-läsnäoloon. Se on pystynyt merkittävällä tavalla edistämään vapaaehtoistyö.fi-palvelun käyttöönottoa seurakunnissa ja yhteisissä työmuodoissa. Yhteyksiä ruotsinkielisiin seurakuntiin on saatu vahvistettua. Monenlaisiin pistemäisiin pyyntöihin on voitu vastata nopeasti ja osallistua lyhyelläkin varoitusajalla erilaisiin tilaisuuksiin. Tiimillä on tärkeä rooli innovaattorina ja asiantuntijana. VETYKKI-projekti onkin mm. innostanut ja tukenut Herttoniemen seurakuntaa kehittämään järjestelmällisesti omaa vapaaehtoistoimintaansa. Asiantuntemuksen lisäksi tiimin vahvuuksia ovat toimijuus eli halu ja taito tarttua asioihin ja tehdä konkreettisia tekoja. Nyt esitettävää vapaaehtoistoiminnan seurakuntatuen järjestämistapaa ovat työstäneet diakoniatyöntekijä Lauri Anttila ja kirkkoherra Hannu Ronimus Meilahden seurakunnasta; vapaaehtoistoiminnan koordinaattori Katri Kulmala ja kirkkoherra Martti Häkkänen Mikaelin seurakunnasta, suntio/vapaaehtoistoiminnan koordinaattori Piia Rytilä Oulunkylän seurakunnasta sekä vapaaehtoistoiminnan koordinaattori Hanna Lipasti-Raulus, johtava diakoniatyöntekijä Anne Maria Maunuksela ja diakonian päällikkö Kirsi Rantala yhteisestä seurakuntatyöstä. Vapaaehtois-

5 toiminnan seurakuntatyön järjestäminen toimivalla, kattavalla ja laadukkaalla tavalla on yksi VETYKKI-projektin tärkeimmistä tavoitteista. Malli vapaaehtoistoiminnan seurakuntatuen järjestämiseksi VETYKKI-projekti on osoittanut, että yksi koordinaattori ei enää riitä tässä ajassa ja muuttuvassa toimintaympäristössä laadukkaaseen vapaaehtoistoiminnan koordinointiin ja seurakuntien vapaaehtoistoiminnan tukemiseen. Toiminnan tukeminen jatkuvasti kehittyvän, turvallisen ja lainmukaisen vapaaehtoistoiminnan järjestämisessä vaatii lisäpanostusta. Konkreettisesti tämä tarkoittaa sitä, että vapaaehtoistoiminnan yhteinen koordinointi tarvitsee toteutuakseen tiimin, jota nyt on hyvin ja lupaavin tuloksin kokeiltu. Vapaaehtoistoiminnan seurakuntatuen järjestämisessä neljän aluekoordinaattorin voimin ei ole tarkoitus perustaa uusia virkoja, vaan muokata olemassa olevia virkoja tai toimia seurakunnissa ja yhteisessä seurakuntatyössä. Tällä tavoin järjestettävä tuki seurakunnille ja muille yksiköille on kustannustehokas, sen toteuttaminen on yksinkertaista eikä vaadi suurta toimintabudjettia. Toimintatapa edustaa yhteisen työn toteuttamisen uudelleenajattelua kevyellä tavalla. Neljän 50% vapaaehtoistoiminnan aluekoordinaattorin avulla voidaan palvella ja tukea yksiköiden vapaaehtoistoiminnan järjestämistä mo-

6 niammatillisesti ja asiantuntevasti, reagoida nopeammin ja tehokkaammin muuttuvaan toimintaympäristöön ja ajankohtaisiin yhteiskunnallisiin ilmiöihin, vahvistaa seurakunnissa ja muissa yksiköissä tehtävää vapaaehtoistoiminnan ja ihmisten osallistamisen kehittämistä, antaa seurakuntalaisille ja yhteistyökumppaneille enemmän tilaa, kohdistaa työvoimaa tarkoituksenmukaisesti sekä varmistaa toimintojen sujuvuus poissaolojen aikana. Lisäksi tämä toimintatapa tuo synergiaetuja, varmistaa omalta osaltaan riittävän resursoinnin keskeisessä työmuodossa ja vapaaehtoistoiminnan asiantuntijuus ja tuki ovat vahvemmin osa alueellista työtä. Tällä tavoin järjestetty työ edustaa toimivia, vahvoja ja joustavia rakenteita, jolloin asiat tehdään sovitun työjaon mukaisesti konkreettisesti yhdessä seurakuntien ja yhteisten työmuotojen työntekijöiden kanssa. Uusi, jo projektissa kokeiltu tapa toimia, ei muodosta monimutkaista organisaatiota, vaan selkeän tavan, jossa esimerkiksi nopea reagointi on helppoa, kun jokainen tietää paikkansa ja oman vastuualueensa. Tällä tavoin järjestetyssä työssä myös seurakuntalaisen osaamisen tunnistava ja tunnustava työtapa voidaan helposti toteuttaa, sillä hän voi toimia työntekijän työparina hyvin hallitsemallaan osaalueella. VETYKKI-projektissa tiimin jäsenet vastaavat kukin yhdestä alueesta (rovastikunta) ja tukevat alueen vapaaehtoistoiminnasta vastaavia seurakunnan työntekijöitä ja vapaaehtoisia. Näitä tukitoimia ovat: Valmennus, sparraus ja koulutus sekä näiden koordinointi Vapaaehtoistyö.fi käyttäjätuki Työvälineiden tuottaminen: lomakkeet, sopimukset, esitemallit ja ohjeet sekä niiden säännöllinen päivittäminen Tiimin jäsenen työnkuvaan kuuluu lisäksi: Vapaaehtoistyö.fi pääkäyttäjyys ja palvelun käytön edistäminen Tiedon hankinta ja jatkojalostaminen alueen toimintaympäristön tarpeisiin Osaamiseen perustuva vastuualue: kukin tiimin jäsen vastaa koko Helsingin alueen osalta jostain vapaaehtoistoiminnan kokonaisuuden kehittämisestä. Näitä ovat mm. lähimmäispalvelu, NikkaRisti-toiminta, sosiaalinen media, lainsäädäntö ja vakuutukset. Nyt käynnissä oleva projekti on selkiyttänyt tiimin vetäjän roolia ja tiimissä käytettävää jaetun johtamisen tapaa. Tiiminvetäjän rooli on tärkeä tiimin vastuulla olevien asioiden sujumisen kannalta. Hänen tehtävänään on huolehtia tiimin aikatauluista ja siitä, että asiat lähtevät eteenpäin riittävän nopeasti sekä toimia kokoonkutsujana niin tiimin kuin laajempienkin yhteistyöhankkeiden osalta. Hän ei ole henkilöstöesimies. Tiimin työskentely tapahtuu jaetun johtamisen keinoin, mikä tarkoittaa sitä, että tunnistetaan ja tunnustetaan tiimin jäsenten osaami-

7 nen ja vastuualueet jaetaan sen mukaan. Jaetun johtamisen ajatuksen mukaan jostain vastuualueesta vastaava tiimin jäsen saa riittävät valtuudet hoitaa kyseistä asiaa. Esimerkiksi, jos vastuualue on toimintaohjeen laadinta rikostaustaotteeseen liittyen, niin tästä asiasta vastaava tiimin jäsen itsenäisesti kokoaa työryhmän ja johtaa sen työtä. Lähes valmista tuotosta sitten käsitellään tiimissä. Jaettua johtamista tässä tiimissä on myös se, että joku tiimin jäsenistä vastaa jostain tietystä vapaaehtoistoiminnan kokonaisuudesta. Tämä voi olla esimerkiksi lähimmäispalvelun kehittäminen. Jaetun johtamisen tapa on tuonut dynaamisuutta, ketteryyttä ja osaamisen tunnistavaa työskentelyä. Seurakunnat tulevat hyötymään neljän aluekoordinaattorin työstä siten, että niitä palvellaan nopeasti, laadukkaasti, moniammatillisesti ja asiantuntevasti kaikilla vapaaehtoistoiminnan osa-alueilla kustannustehokkaasti resursseja säästäen ja kunkin rovastikunnan ja seurakunnan ominaispiirteet huomioiden. Vapaaehtoistoiminnan tiimillä on kokonaiskuva vapaaehtoistoiminnasta Helsingissä ja tiimi edistää yhteisiä linjauksia (mm. lainsäädäntöön liittyvä), verkosto- ja vaikuttamistyötä, pääkaupunkiseudun yhteistyötä sekä hyvien mallien ja käytänteiden jakamista. Tiimillä on myös mahdollisuus paneutua yhteisiin tarpeisiin ja ajankohtaisten asioiden kehittämiseen, kuten yritysyhteistyö ja hyväntekeväisyys vapaaehtoistoiminnan muotoina. Seurakuntalaiset ja vapaaehtoiset hyötyvät uudesta toimintatavasta, kun heidän osaamisensa tunnistamiseen ja tunnustamiseen saada lisää tukea ja työkaluja. Kirkko Helsingissä vapaaehtoistoiminnan yhteistä viestiä vahvistamalla hädänalaiset tulevat paremmin autetuiksi, kun tekijät ja vapaaehtoistehtävät saadaan kokonaiskuvan ansiosta tehokkaammin kohtaamaan. Näin vapaaehtoisuuden mahdollisuus voi avautua ja vahvistua, vaikka potentiaalinen vapaaehtoinen ei tietäisikään, mihin seurakuntaan kuuluu. Vapaaehtoistoiminnan yhteisellä koordinoinnilla voidaan löytää jokaiselle halukkaalle tehtävä ja sitä myöden seurakuntayhteys laajasta, kaikkien yksiköiden yhteisestä tarjonnasta.

8