Käsittelyn aikana käytettiin 2 puheenvuoroa.

Transkriptio

1 595/ Hankintatoimen kehittäminen Yhteinen kirkkovaltuusto päättää täsmentää toimintakulttuurin muutoshankkeen hankintatoimen tavoitteenasettelua siten, että hankintastrategian ja politiikan teosta luovutaan tässä vaiheessa ja siirrytään käytännön suuntaviivojen ja ohjeistuksen valmisteluun. Käsittely Käsittelyn aikana käytettiin 2 puheenvuoroa. hyväksyttiin. historia Yhteinen kirkkoneuvosto Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki Yhteinen kirkkoneuvosto päättää 1) esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että tämä päättää täsmentää toimintakulttuurin muutoshankkeen hankintatoimen tavoitteenasettelua siten, että hankintastrategian ja politiikan teosta luovutaan tässä vaiheessa ja siirrytään käytännön suuntaviivojen ja ohjeistuksen valmisteluun ja että 2) yhteinen kirkkoneuvosto päättää, että hallintojohtaja asettaa työn valmistelua varten määräaikaisen projektiryhmän yhtymän ja seurakuntien työntekijöistä. Asia siirrettiin seuraavaan kokoukseen.

2 Yhteinen kirkkoneuvosto Yhteinen kirkkoneuvosto päättää 1) esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että tämä päättää täsmentää toimintakulttuurin muutoshankkeen hankintatoimen tavoitteenasettelua siten, että hankintastrategian ja politiikan teosta luovutaan tässä vaiheessa ja siirrytään käytännön suuntaviivojen ja ohjeistuksen valmisteluun ja että 2) yhteinen kirkkoneuvosto päättää, että hallintojohtaja asettaa työn valmistelua varten määräaikaisen projektiryhmän yhtymän ja seurakuntien työntekijöistä. hyväksyttiin. Selostus Helsingin seurakuntayhtymä on evankelisluterilainen, yhtymän hallinnon ja 21 seurakunnan muodostama organisaatio Helsingissä. Meillä on henkilöstöä yhteensä noin henkilöä ja jäseniä noin Yhtymällä on runsaasti toimipisteitä, pääosin Helsingissä mutta myös lähikuntien alueella (lähinnä leirikeskuksia). Olemme Suomen evankelisluterilaisen kirkon suurin seurakuntatalous. Kirkon toimintaympäristö on muutoksessa. Jäsenmäärän vähentyminen, samoin kuin valtionosuuksien vähennykset heijastuvat verotulojen kehitykseen. Kirkko Helsingissä etsii syvempää yhteisöllisyyttä ja vaikuttavuutta keskellä toimintaympäristön voimakasta muutosta ja kiristyvää taloutta. Hankintatoimen linjausta, tavoitteita ja vastuita ei ole organisaatiossa kirjattu auki riittävässä määrin, jotta toimintaa voitaisiin yhdenmukaisesti ja suunnitelmallisesti uudistaa yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymät hankintaohjeemme kaipaavat päivitystä. Jo aiemmin yhtymässä on aloitettu yhteisen hankintatoimen suunnittelun perustamalla kehittämiseen tähtäävän määräaikaisen työryhmän. Työryhmän työn yhtenä jatkotoimena yhtymässä aloitti keväällä 2016 hankintapäällikkö, jonka työnkuvaan olennaisesti sisällytettiin hankintatoimen kehittäminen. Hankintapäällikkö on ollut kehittämässä yhtymän hankintatoimea mm. sähköisen yhdenmukaisia toimintamalleja tukevan kilpailutusjärjestelmän kautta. Tarjouspyyntöjen konsultointi, mallitekstien rakentaminen ja erilaisissa hankintojen suunnitteluprosesseissa avustaminen ovat kuuluneet tehtäviin alusta alkaen. Hänen toimestaan on myös mallinnettu hankintojen prosessi yhtymähallinnossa prosessikaaviomuodossa Oman toimen ohessa hankintoja tekevien henkilöiden ammattitaitoa hankinnoissa kehitetään arkipäivän neuvonnan lisäksi vuosittaisilla hankintakoulutuksilla, joihin myös naapuriyhtymien ja kirkkohallituksen

3 henkilöstö on tervetullutta. Yhteistyötä ylläpidetään muihin hankintaorganisaatioihin mm. Ekohankintaverkoston kautta. Kirkko Helsingissä strategian toiminta-ajatus on Ihmistä varten uskon, rakkauden ja ympäristön puolesta. Tätä ajatusta peilaten ja toimintaympäristön muutokseen vastaten Helsingin seurakuntayhtymän yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi toimintakulttuurin muutoksen linjaukset. Ne sisältävät monia näkökohtia, joista eräs on: Tuodaan seurakunnissa ja yhteisesti tehtävä työ lähemmäs toisiaan. Näkökohdan yhtenä toimenpiteenä hyväksyttiin hankintojen kehittäminen: Täsmennetään seurakuntien ja seurakuntayhtymän työnjakoa hankinnoissa. Luodaan yhteinen hankintapolitiikka ja strategia.. Jotta hajanainen hankintatoimemme saataisiin yhtenäiseksi, tehokkaaksi ja toimivaksi osaksi arkipäivän toimintoja, tulee jo aloitettua työtä jatkaa ja tehostaa. HSRKYssä on tunnistettu yhteisen hankintatoimen kehittämistarve. Jotta voidaan toimia yhdessä parhaalla tavalla, tulee luoda yhteiset pelisäännöt ja tavoitetila tai painopisteet toiminnalle. Sen jälkeen on mahdollista jalkauttaa siinä kuvattu linjaus käytäntöön toiminnan suunnittelun, toteutuksen ja ohjeistuksen tasolle (mm. hankintaohje). Tuloksena voisivat siten olla sekä taloudelliset että toiminnalliset hyödyt organisaation toiminnassa. Panostamalla henkilöstön tietotaitoon jatkossakin esim. koulutuksella, saavutetaan aiempaa suurempaa perehtyneisyyttä siihen, mitä tarkoittaa toimia julkishallinnollisen yhteisön hankintojen parissa. Toiminnan kehittämiseksi tietohallinnon johtoryhmä perusti 2017/2018 taitteessa esiselvitysprojektin, jossa tutustuttiin markkinoilla oleviin sähköisen tilaamisen ratkaisuihin, muiden hankintayksiköiden tilaustapoihin sekä pyrittiin myös selvittämään ja kuvaamaan Helsingin seurakuntayhtymän nyky- ja tavoitetilaa. Projekti toteutettiin tammi-huhtikuussa, loppuraportti luovutettiin tietohallinnon johtoryhmälle toukokuussa ja päätettiin elokuussa Steppeinä jatkolle olivat: 1) ettei toistaiseksi edetä erillisen sähköisen tilausjärjestelmän hankinnassa vaan hankintapäällikön johdolla selvitetään nykyisten tietojärjestelmien paremman hyödyntämisen mahdollisuudet hankinnasta maksuun prosessissa ja 2) esitetään seurakuntayhtymän johtoryhmälle, että seurakuntayhtymän hankintatoimen kehittämiseen perustetaan hallintojohtajan alaisuuteen seurakuntien ja toimintayksiköiden hankinta-asiantuntijoista koostuva projektiryhmä. Tietohallinnon johtoryhmässä käytettiin tuolloin puheenvuoroja sähköisen tilaamisen esiselvityshankkeen loppuraportoinnin yhteydessä siitä, ettei koettu, että olisi realismia, että saataisiin aikaan seurakuntayhtymän hankintastrategia, jossa olisi kuvattu yhteinen tavoitetila. Enemmänkin pitäisi pyrkiä luomaan hankintatoimessa konkreettisia kehitysaskelia. Pitäisi linjata ja päättää, mitä hankitaan keskitetysti, mitä hajautetusti ja miten. Tämän pohjalta keskustelu tulisi viedä talon johtoryhmään. Ylimmän johdon toivottiin ottavan päätöksenteossaan kantaa siihen, esitetäänkö ja missä muodossa yhteiselle kirkkoneuvostolle toimintakulttuurin muutoslinjausten täsmentämistä strategian ja politiikan rakentamisesta käytännön toiminnanohjauksen suuntaan. Käydyn kes-

4 kustelun pohjalta laadittiin seurakuntayhtymän johtoryhmälle esitys kehittämisen suuntaviivoista. Helsingin seurakuntayhtymän johtoryhmä käsitteli hankintatoimen kehittämistä omassa kokouksessaan Asia käsiteltiin tietohallinnon johtoryhmän tehdyn esityksen pohjalta. esityksen mukaisesti seurakuntayhtymän hankintatoimen kehittämiseen käytännönläheisellä tavalla perustetaan hallintojohtajan alaisuuteen seurakuntien ja toimintayksiköiden hankinta-asiantuntijoista koostuva määräaikainen projektityöryhmä. Projektiryhmä valmistelee seurakuntayhtymän johtoryhmälle esityksen niistä asioista, joita tullaan jatkossa esittämään keskitettäväksi hankintatoimen osalta yhtymähallintoon. Tietohallinnon ohjausryhmän omistamasta esiselvityshankkeesta koskien hankinnasta maksuun prosessin sähköistämistä edetään sen mukaisesti, miten tietohallinnon johtoryhmä projektin omistajana on kantaa omassa päätöksenteossaan asiaan ottanut. Tämä tarkoittaa, että tässä vaiheessa tehostetaan olemassa olevien järjestelmien käyttöä. Erillisen tilausjärjestelmän käyttöönotossa ei edetä ennen kuin hankinnasta maksuun - prosessit on mallinnettu ja henkilöresursoitu. Perustettava projektityöryhmä vie eteenpäin osana työtään yhtymän hankintaohjeiden päivittämisen. Yhtymän johtoryhmän käsiteltyä linjaukset ja ohjeet ne tullaan esittämään yhteisen kirkkoneuvoston hyväksyttäväksi ja edelleen yhteisen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Johtoryhmä päätti hyväksyä tietohallinnon johtoryhmän esittämät päätöskohdat.

5