PROJEKTISUUNNITELMA ICT Standard Forum PROJEKTISUUNNITELMA PROJEKTIN PERUSTIEDOT

Transkriptio

1 PROJEKTISUUNNITELMA PROJEKTIN PERUSTIEDOT Hankkeen nimi: Hankkeen omistajat Pääkaupunkiseudun seurakuntien Seppo Simola, Urpu Sarlin, Pauli Juusela viestintäyhteistyö Hankepäällikkö Seppo Simola Projektin nimi: Projektipäällikkö: Yhteisen median ja mediatoimituksen luominen Seppo Simola DOKUMENTIN VERSIOTIEDOT Versio Tila Pvm Muutosten kuvaus Tekijä 0.1 <työversio> Projektisuunnitelma pääkaupunkiseudun Seppo Simola yhteisen median ja mediatoimituksen luomiseksi 1.0 Valmis suunnitelma Täsmennykset kommenttikierroksen jälkeen Seppo Simola 1.1. Sivu 1/6

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 TAUSTA TAVOITTEET JA TUOTOKSET RAJAUKSET RIIPPUVUUDET AIKATAULU, VAIHEISTUS JA TYÖMÄÄRÄT RISKIT PROJEKTIN KUSTANNUKSET PROJEKTIN ORGANISOINTI PROJEKTIORGANISAATIO PROJEKTIN OHJAUSMENETTELYT DOKUMENTOINTI, VIESTINTÄ JA TIEDOTTAMINEN MUUTOSJOHTAMINEN PROJEKTISSA... 6 LIITTEET... 6 Sivu 2/6

3 1 TAUSTA Pääkaupunkiseudun seurakuntayhtymillä on jokaisella oma jäsenlehti, Kirkko ja kaupunki, Esse ja Vantaan Lauri. Lisäksi tuotetaan yhteisesti verkkomedia Valomerkkiä sekä Jouluradiota. Resurssit niukkenevat, mediamaailma ja ihmisten mediakäyttäytyminen muuttuvat. 2 TAVOITTEET JA TUOTOKSET Pääkaupunkiseudun seurakuntayhtymien yhteisen median ja mediatoimituksen tavoitteena on osaamista keskittämällä lisätä viestinnän näkyvyyttä ja vaikuttavuutta sekä säästää kustannuksia. Yhteinen mediatoimitus kykenee reagoimaan viestinnän muutokseen: tekemään vahvaa yhteistä printtilehteä ja lisäämään voimavaroja verkkoviestintään ja sosiaaliseen mediaan. Yhteistä lehteä tehdään kolmena paikallisversiona, mikä turvaa lukijoiden tärkeäksi kokeman paikallisuuden. Taloudellisena tavoitteena on saavuttaa säästöjä yhteistyöllä sekä paino- ja jakelukustannuksista, avustajabudjetista ja muista kuluista tinkimällä. Yhteistyöllä pyritään myös verkkomedian uutisoinnin tehostamiseen siten, että uutisia kyetään tekemään viikon jokaisena päivänä ja myös iltaisin ilman erillisiä järjestelyjä. Yhteinen media ja mediatoimitus aloittavat toimintansa vuoden 2017 alusta. 3 RAJAUKSET Projektilla yhdistetään seurakuntayhtymien mediatoimitukset. Kuhunkin yhtymään jää oma viestintäyksikkönsä, joka huolehtii kunkin yhtymän omasta yhteisestä viestinnästä. Yhteiset viestinnät, paikallisseurakuntien viestinnät sekä mediatoimitus tekevät jatkossa tiivistä yhteistyötä. Yhteistyön käytännöt suunnitellaan projektin aikana. 4 RIIPPUVUUDET Projekti on osa pääkaupunkiseudun seurakuntayhtymien yhteistyön kehittämistä sekä toimintakulttuurin muutosta. Projektilla vastataan kirkon talouden kiristymisen tuomaan haasteeseen. Säästyneitä resursseja voidaan osittain käyttää muun seurakunnallisen viestinnän kehittämiseen. Toimitilojen ja itc-järjestelmien ja työkalujen hankkiminen edellyttää yhteistyötä kiinteistö- ja tietohallinnon kanssa. Lehtien osoitteistojen hoito vaatii yhteistyötä keskusrekisterien kanssa. Projekti vaikuttaa seurakuntien tapahtumatiedottamiseen erityisesti seurakunnallisten rivi-ilmoitusten ja menovihjeiden osalta. Sivu 3/6

4 5 AIKATAULU, VAIHEISTUS JA TYÖMÄÄRÄT Projektin aikataulu on kuvattu erillisessä liitteenä olevassa tiekartassa. Projekti sitoo erityisesti viestintäjohtajien (3) ja toimituspäälliköiden (5) työaikaa arviolta 30 työpäivän verran henkilöä kohti. Lisäksi projektipäällikön työajasta sitoutuu projektiin noin 40 työpäivää. 6 RISKIT RISKI Päätöksenteon puuttuminen tai viivästyminen Avainhenkilöiden sairastuminen tai muu este projektiin osallistumiselle Yhteisen median kustannukset osoittautuvat alustavia laskelmia kalliimmiksi PROJEKTIN RISKIT MAHDOLLISET VAIKUTUKSET PROJEKTILLE Jos hanke ei mene yhtymien yhteisissä kirkkovaltuustoissa kaavaillussa aikataulussa läpi, se kaatuu tai viivästyy. Viivästyminen aiheuttaa sen, että seurakunnat jäävät pahimmassa tapauksessa ilman jäsenlehteä vuoden 2017 alussa. Vaihtoehtoisten mallien kehittäminen tai nykytilan jatkaminen vaatii uuden valmistelun. Verkkomedia Valomerkin tulevaisuus vaarantuu, sillä nykyinen yhteistyösopimus loppuu vuodenvaihteessa. Avainhenkilöiden työpanos joudutaan korvaamaan muiden työpanoksella, joka siirtyy muista tehtävistä. Seurakuntayhtymien jokapäiväinen viestintä ontuu. Tavoiteltuja säästöjä ei saada aikaan. Verottajan tulkinta arvonlisäverollisuudesta aiheuttaa kustannuksia, jotka vähentävät säästöä. 7 PROJEKTIN KUSTANNUKSET PROJEKTIN KUSTANNUKSET Projektin työkustannukset Euroa Sisäinen työ (toiminta) (30 htp x 7 hlö x htp x200 ) Sisäinen työ (tietohallinto 5htp x 2x 200 ) Ulkopuolinen työ / projektikonsultointi (200 (h) x 125 ) Ulkopuolinen työ / visuaalinen suunnittelu Ulkopuolinen työ / kilpailutusten konsultointi Projektin kustannukset yhteensä Sivu 4/6

5 8 PROJEKTIN ORGANISOINTI 8.1 PROJEKTIORGANISAATIO Ohjausryhmä: Kaksi luottamushenkilöiden edustajaa kustakin yhtymästä Yhtymien hallinto-/tai yhtymänjohtaja Päätoimittajat (Johtokunta ottaa ohjausryhmän vastuun, kun se on valittu ja järjestäytynyt) Projektiryhmä: Päätoimittajat (Juusela, Sarlin, Simola) Toimituspäälliköt (Ahoinpelto, Hurme, Kalliorinne, Kulmavuori, Lötjönen) Projektikonsultin edustajat (AsteHelsinki) tarpeen mukaan Alatyöryhmät: Projektiryhmän jäsenten johdolla toimivat eri osa-alueiden valmisteluun keskittyvät työryhmät, joiden tarkempi kuvaus liitteenä olevassa tiekartassa 8.2 PROJEKTIN OHJAUSMENETTELYT Yhteiset kirkkovaltuustot tekevät periaateratkaisut ja hyväksyvät yhteisen median ja mediatoimituksen talousarvion. Projektiryhmä tekee esitykset yhteisten kirkkoneuvostojen kautta kirkkovaltuustoille. Projektiryhmä raportoi ohjausryhmälle hankkeen etenemisestä ja ohjausryhmä antaa suuntaviivat valtuustolle vietävistä ratkaisuista Alatyöryhmät raportoivat projektiryhmälle annetun aikataulun mukaisesti oman työskentelynsä tuloksista. 9 DOKUMENTOINTI, VIESTINTÄ JA TIEDOTTAMINEN Projektin dokumentaatio tallennetaan projektikohtaiselle Basecamp-sivustolle. Projektin viestinnästä tehdään tiekartan mukaisesti erillinen viestintäsuunnitelma. 10 MUUTOSJOHTAMINEN PROJEKTISSA Viestintäjohtajat (päätoimittajat) vastaavat yhdessä kunkin yhtymän hallinto-/yhtymänjohtajien kanssa muutoksen läpiviennistä oman yhtymänsä hallinnossa. Kuin viestintäjohtaja (päätoimittaja) vastaa muutoksen johtamisesta oman yhtymänsä viestintäyksikössä sekä Sivu 5/6

6 paikallisseurakuntien viestinnässä. Uuden mediatoimituksen henkilöstöä koskevassa muutosprosessissa projektipäälliköllä on erityinen vastuu. LIITTEET Liite 1: Projektin tiekartta Liite 2: Luonnos yhteistyösopimukseksi Liite 3: Luonnos johtokunnan ohjesäännöksi Sivu 6/6