SUUNNITTELE AIKATAULUTA VERTAILE KILPAILUTA SEURAA KEHITÄ. opas hankintaan

Transkriptio

1 SUUNNITTELE AIKATAULUTA VERTAILE KILPAILUTA SEURAA KEHITÄ opas hankintaan Hankintatoimen merkitys urakointiyritysten kannattavuuden parantamisessa kasvaa jatkuvasti. Tästä oppaasta löydät vinkkejä hankintatoimen kehittämiseen ja kattavan kuvauksen Adminetin tarjoamista työkaluista tehokkaampaan hankintaan.

2 tehokas hankinta parantaa yrityksen tuottavuutta Hankintojen osuus urakoinnin kokonaiskustannuksista kasvaa kehittyvien tuoteratkaisuiden myötä jatkuvasti. Materiaalihankintojen ja alihankinnan osuus nousee yleisesti reippaasti yli puoleen urakan kokonaiskustannuksista ja hankintojen onnistumisella on iso merkitys urakan taloudelliseen lopputulokseen. Tästä syystä hankintatoimella on jatkuvasti kasvava rooli alan yritysten tuottavuuden parantamisessa. Hankintojen säästöpotentiaali rakentamisen ja talotekniikan yrityksissä on merkittävä ja tehokkaalla hankintatoimella on iso vaikutus projektien lisäksi koko yrityksen taloudelliseen kannattavuuteen. Vaikutus näkyy suoraan hintakilpailukyvyssä, mutta myös välillisesti esimerkiksi projektien toteuttamisen laadussa ja toimitusvarmuudessa sekä pienempänä pääoman sitoutumisena projektinaikaisiin hankintoihin. Hankintojen tehokkuus näkyy suoraan yrityksen tuloksessa. Tiesitkö? Hankinnan merkitys Keskimäärin ulkopuolelta hankitut tavarat, materiaalit ja palvelut muodostavat noin 80 % yrityksen kaikista kustannuksista. [1] Keskisuuressa talotekniikkayrityksessä hukataan vuodessa keskimäärin jättämällä halvimmat ostohinnat hyödyntämättä. [2] Suurin osa rakennusalan pk-yrityksistä ei hyödynnä toiminnanohjausjärjestelmää hankintojen suunnittelussa ja toteutuksessa. [3] [1] Logistiikanmaailma.fi [2] 100 keskisuuren talotekiikkayrityksen vuoden 2017 ostojen toteuma verrattuna ostoajankohdan halvimpiin hintoihin. [3] Tehokas tarvikkeiden hankinta rakennusalan pk-yrityksissä, JAMK opinnäytetyö, Tommi Huvila.

3 hankinnasta saavutettavissa oleva kilpailuetu jää usein hyödyntämättä Hankintojen merkitys toiminnalle tiedostetaan useimmissa rakentamisen ja talotekniikan yrityksissä, mutta silti harva niihin todella panostaa. Miksi näin? Aika ei riitä hankintakokonaisuuksien haltuunottoon, kilpailuttamiseen ja hintojen vertailuun tukkureiden nettikaupoissa. Vanhat tavat istuvat tiukassa ja luotetaan siihen, että puhelu tutulle myyjälle takaa parhaan hinnan. Varmastiko? Käytössä olevat hankinnan työkalut eivät mahdollista suunnitelmallista ostamista ja seurantaa. Ostoihin panostaminen voi tuoda merkittävää kilpailuetua, mutta se edellyttää, että hankinnan työkalut mahdollistavat nopean ja tehokkaan kokonaisuudenhallinnan. Siksi olemme toteuttaneet Adminettiin ostojen hallinta -sovelluksen, jolla hankinnat voidaan aikatauluttaa, kilpailuttaa ja toteuttaa suunnitelmallisesti ja kustannustehokkaasti kaikki yhdellä helpolla työkalulla. Seuraavilta sivuilta voit lukea lisää ratkaisustamme tehokkaampaan hankintaan. Hankinnan merkitys Tehokkaamman hankinnan kulmakivet: Suunnitelmallisuus Hintavertailu ja kilpailutus Oikea-aikainen ostaminen Seuranta projekti- ja yritystasolla Jatkuva kehittäminen

4 hallitset kaikki hankinnan toimenpiteet yhdellä työkalulla Adminetillä toteutat hankinnat suunnitelmallisesti ja tehokkaasti työkalulla, jolla hallitset kaikki projektin tarvikeostot ja alihankinnat yhdessä näkymässä. Sen avulla suunnittelet ja aikataulutat hankinnat, vertailet hintoja ja kilpailutat toimittajia, teet tilaukset sekä seuraat ostojen toteumaa alkuperäiseen budjettiin verrattuna. tarjous projektin Ostotarpeet suunnittelu ja aikataulutus Adminetin ratkaisu toteutunut sitoutunut aikataulutetut Ostotarpeet hintojen vertailu JA OSTOTARJOUSPYYNNÖT Ostotilaukset ja alihankinnat SUUNNITELLUT HANKINNAT ostamatta OSTOENNUSTE Ero laskettuun + ostolaskut KOHDISTETTUNA projektinhallinta alku pvm nykyhetki loppu pvm seuranta

5 Kaikki hankinnat samasta näkymästä Keskitetyt toiminnot Adminetissä hankintojen suunnittelu ja toteuttaminen on helppoa, sillä hallitset yhdellä sovelluksella projektin hankintakokonaisuuden alusta loppuun asti Sovelluksen päänäkymässä tarkastelet projektikohtaisesti hankinnan kokonaisuutta. 2. Projektin alkaessa suunnittelet hankinnat Aikatauluttamattomat tarpeet -linkistä projektin vaiheiden mukaan. 3. Aikatauluttamisen jälkeen käytössäsi on viikkotasoinen erittely, josta näet hankintojen tilanteen ja pääset työstämään ostotapahtumia Käsittely-sarakkeen linkeistä. 4. Tarkastelet ostamattomia, sitoutuneita ja toteutuneita hankintoja kustannuslajeittain. Näet budjetin ja ostoennusteen sekä eron laskettuun ja budjettiin.

6 aikatauluta ja suunnittele tarkasti Aikataulutus helposti Hankintojen suunnittelu ja aikataulutus ovat tärkeä osa rakennusja talotekniikkaurakoiden toteuttamista, sillä oikea-aikaisella ostamisella varmistetaan työmaan sujuva eteneminen koko projektin ajan. Adminetillä aikataulutat hankinnat vaivattomasti. Projektikohtaiset ostotarpeet saat ostojen hallintaan suoraan Adminetin tarjouslaskennasta tai sisäänlukemalla ulkoiset tiedot. Projektin alkaessa suunnittelet hankinnat Aikatauluttamattomat tarpeet -linkistä. Voit aikatauluttaa hankinnat myös automaattisesti projektinhallinnassa määriteltyjen vaiheiden ja positioiden mukaisesti ja tarvittaessa muokata niitä käsin. Aikataulutuksen jälkeen hankintoja on helppo suunnitella ja toteuttaa ennakoiden hankintojen viikkonäkymää hyödyntäen, jotta ostot toteutuvat järkevästi projektin edetessä.

7 osta aina ajantasaisin hinnoin Ajantasaiset hinnat Voit olla varma, että tarjouslaskennassa ja hankinnassa käytössäsi olevat hinnat ovat aina viimeisimmän päivityksen mukaiset, sillä ylläpidämme puolestasi yli 35 toimittajan hinnastot: Abloy Oy Acalor Oy Ahlsell Oy Belimo Finland Climecon Oy Combi Cool Oy Ab EL-Parts Oy ETS NORD Fidelix Oy Fläkt Woods Oy FM Mattsson Mora Group Finland Oy Hilti Oy HK Instruments Oy Itula Oy JL Light Team Oy Kesko Oyj KSPT-Insulation Oy Lindab Oy LVI-Dahl Oy LVI-Gate Oy LVI WaBeK Oy Maalarimestarien Oy Meltex Oy Plastics Onninen Oy Ouman Oy Pistesarjat Oy Pivaset Oy Produal Oy Rexel Finland Oy Saint-Gobain Rakennustuotteet Oy (Isover) Salok Osk (jäsenille) Sejo Oy SLO Oy STARK Suomi (DT Finland Oy) Winled Oy Ltd Würth Oy Adminetin yleisessä hinnastossa käytössäsi on yli 35 toimittajan aina ajantasaiset hintatiedot alennuksineen, nettohintoineen ja mahdollisine tarjoushintoineen. Edullisimman tuotteen löytäminen eri valmistajien vaihtoehdoista on helppoa. Ylläpidämme puolestasi myös vastaavien tuotteiden rekisteriä, josta löydät vaihtoehtoisten valmistajien tuotteita. Kattavaa tuoterekisteriä voit vielä täydentää sisäänlukemalla omien toimittajiesi hinnastoja.

8 varmista halvin ostohinta helposti Urakan tarvikehankintoja tehtäessä monessa yrityksessä loppuvat resurssit, sillä aika ei riitä hintojen vertailuun eri tukkureiden nettikaupoista tai myyjille soitteluun. Adminetillä vertailet tuotteiden hinnat helposti ja nopeasti yhdellä kertaa, sillä Adminet tekee vertailun puolestasi huomioiden yleisen hinnaston toimittajat, omat tuotetoimittajasi sekä vastaavat tuotteet. Tehokas vertailu Adminet vertailee puolestasi tuotteiden hinnat, huomioi voimassa olevat alennukset ja ehdottaa ostettavaksi edullisinta tuotetta. Pysyt jatkuvasti ajan tasalla siitä, kuinka hankinnat ovat toteumassa suhteessa alkuperäiseen laskelmaan, sillä voit verrata valintojesi mukaista hintaeroa sekä laskelmaan että halvimpiin saatavilla oleviin tuotteisiin. Hintaeroa tarkastelet myös hankintariveittäin ja Tiedot-linkistä näet tuotteen varastosaldot, toimittajakohtaiset hinnat sekä ostohistorian.

9 kilpailuta tarvikekokonaisuudet ja alihankinnat ostotarjouspyynnöillä Kilpailutus nopeasti Tarvikekokonaisuuksia ja alihankintoja voit kilpailuttaa helposti suoraan sovelluksesta lähetettävillä ostotarjouspyynnöillä, jotka Adminet vertailee puolestasi. Kilpailuta haluamasi tarvikekokonaisuudet ja alihankinnat lähettämällä ostotarjouspyynnöt keskitetysti Adminetistä. Tarjouspyynnön yhteydessä voit lähettää haluamasi liitteet ja taulukot hintojen täydennystä varten. Tarjouspyynnön vastaanottajat valitset helposti omasta toimittajarekisteristäsi. Saapuneet tarjoukset Adminet vertailee puolestasi ja näyttää sekä kokonaisuudessaan halvimman toimittajan, että halvimmat tuotekohtaiset hinnat. Tilauksen valitsemallesi toimittajalle teet suoraan vertailunäkymästä.

10 hallitse myös alihankinnat Alihankintojen kilpailuttamisen lisäksi luot Adminetin ostojen hallinnan sovelluksella toteutettaville aliurakoille maksuerätaulukot, joiden avulla seuraat niiden laskutuksen etenemistä ja varmistat, että summat vastaavat sovittua. Alihankinnat haltuun Käsittelet samassa sovelluksessa myös alihankinnan ostotarpeet ja luot maksuerätaulukot. Kun teet alihankinnan maksuerätaulukon, voit seurata mitä on jo laskutettu ja mitä laskuttamatta. Adminet kohdistaa alihankkijalta saapuvat laskut suoraan maksuerille. Urakkasopimukset, lomakkeet ja muun dokumentaation saat tallennettua maksuerätaulukon yhteyteen. Aikataulutettujen maksuerien avulla näet myös, milloin uusia laskuja on tulossa. Näin varmistat helposti, ettet maksa liikaa tai samaa erää kahteen kertaan.

11 ostolaskujen käsittely Ostolaskut helposti Adminetissä ostolaskujen käsittely ja hallinta on pitkälle automatisoitu, joten käsittelyprosessista saadaan poistettua useita työvaiheita. Käyttäjän tehtäväksi jää vain laskujen tarkistus ja hyväksyminen. Adminetissä kaikki ostolaskut käsitellään sähköisesti. Ostolaskun saapuessa Adminet tulkitsee kaikki laskulla olevat tiedot ja kirjaa laskun oikealle toimittajalle, kohdistaa tiedot projektille sekä tekee ulkoisen kirjanpidon tiliöinnin. Saapunut ostolasku tulee tarkastettavaksi vastuuhenkilölle ja Adminet ilmoittaa käyttäjälle jos laskun summa ei vastaa alkuperäisen tilauksen summaa. Hyväksynnän jälkeen Adminet kirjaa tiedot kirjanpitoon ja kustannukseksi projektille, tekee alv-vähennykset sekä maksaa laskun eräpäivänä.

12 seuraa ja kehitä Seuranta tarkasti Adminetin työkaluilla seuraat tarkasti ja ajantasaisesti yrityksesi ostoja sekä projekteittain että yritystasolla. Monipuolisten raporttien avulla myös kehität yrityksesi hankintatoimea entistä kannattavammaksi. Tarkastelet helposti kaikkien urakoidesi ostojen tilannetta. Projektikohtaisesta tilanteesta saat kokonaiskuvan nopealla silmäyksellä: Näet budjetin, ostoennusteen sekä eron laskettuun ja budjetoituun tarvikkeiden, alihankintojen ja muiden kulujen mukaan eriteltynä. Lisäksi voit tarkastella tarkemmin ostamattomia, sitoutuneita ja toteutuneita kuluja. Ostojen automaattiraporteilta näet toteutuneet ostot, ostohetken halvimmat ostohinnat sekä niiden erotuksen vastuuhenkilöittäin tai toimittajittain, joten pysyt ajan tasalla ostojen kannattavuudesta. Raporttien avulla parannat otetta ostotoimintaan ja ohjaat ostokäytäntöjä kannattavampaan suuntaan.

13 Adminetin Asiakkaan näkemys ratkaisu Esimerkiksi ostotilaukset tehdään nykyään suoraan järjestelmästä. Meidän kokoisessa yrityksessä tilataan vuositasol la aika mittava määrä tavaraa, joten helpottaa kummasti, kun sellainen perusostotilaustaulukon täyttäminen ja lähettäminen tavarantoimittajille on jäänyt pois. -Malik Bentaieb, LTU Group Oy-

14 Adminetin Asiakkaan näkemys ratkaisu Adminetin kautta ostot hoituvat näppärästi aina ajantasaisilla hinnoilla. Kun ostohistoria on helposti tarkasteltavissa, se auttaa hintaneuvotteluissa aika lailla. Onhan siinä merkittäviä säästöjä tullut. Nyt myös raha kiertää nopeammin ja ostolaskujen käsittely on tehokkaampaa. Se on ollut kyllä huima kehitys. Siltä puolen meidän viivan alle jäävä eurokin on sitten vähän erilainen. -Heikki Luomi, Savon LVI-Talo Oy-

15 Adminetin Asiakkaan näkemys ratkaisu Ostotoi mintaa varten meillä on Adminetissä toimittajien hinnastot ja järjestelmä herjaa, jos laskun summa ei täsmää tilaukseen. Uskoisin, että vuoden sisällä ei enää kilpailuteta materiaaleja mitään muuta kautta kuin Adminetin ostotarjouspyynnöillä. Sillä tavalla saamme kaiken tiedon helposti saataville samaan paikkaan myös myö hempiä tarpeita varten. -Jarkko Juvonen, Johtorakennus Oy-

16 Adminetin Asiakkaan näkemys ratkaisu Koko ostoprosessin hallinta on paljon helpompaa; ostamisesta siihen, kun lasku tulee ja kohdistuu kuluksi projektille. Se on helpottanut hirveästi käytännön tekemistä. Myynti- ja ostoreskontrasta on jäänyt yksi työntekijä pois. Se on kaikkein konkreettisin juttu. Sitä kautta taloudelliset säästöt on karkeasti yhden henkilön palkkakustannukset vuositasolla. Työnjohdon ja kaikkien muidenkin työajan säästö normaalirutiineista on huomattava. -Hannu Kauppi, HSK Sähkö Oy-

17 Adminetin Asiakkaan ratkaisu näkemys Ajantasaiset hinnastot ovat tärkeitä laskutuksen puolella sekä projektien suunnittelussa ja materiaalihankintoihin liittyvissä asioissa. Meidän toimintaamme nopeuttaa se, että pääsemme suoraan Adminetistä käsiksi esimerkiksi STARKin ajantasaiseen hinnastoon. Pystymme katsomaan omasta järjestelmästämme tuotetiedot suoraan oikeilla kauppanimikkeellä ja koodeilla. -Sami Rantanen, Rakennuspinnoitus Rantanen Oy-

18 Tarkempaa tietoa pyydä lisätietoa Haluatko tutustua tarkemmin Adminetin ostojen hallinnan työkaluihin ja keskustella asiantuntijamme kanssa, kuinka ne voisivat auttaa sinun yritystäsi tehostamaan hankintaa? Jätä yhteydenottopyyntö, niin olemme sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.