Palkkaohjelmiston, matkahallinnan ja HRD tietojärjestelmien tilannekatsaus Raija Sara

Transkriptio

1 Palkkaohjelmiston, matkahallinnan ja HRD tietojärjestelmien tilannekatsaus Raija Sara

2 Ohjelmistot: HR:n ohjelmistot Visma Public Oy Personec.F.K palkkaohjelmisto raportointi ESS7 lomakäsittely poissaolot työsopimukset/virkamääräykset OSS HRD-järjestelmä -koulutukset -osaamiset -keskustelut -TVA:n arviointi Expense,matkojen hallinta kilometrikorvaukset ja päivärahat

3 Yleistä POC:n aikana kuvattiin 35 toimintoprosessia joiden pohjalta robotiikkatiimi on alkanut hyödyntämään määriteltyjä robotiikan ja herätteiden kohteita. Toimintoprosessit kuvattu tehokkaiksi, tieto kerran järjestelmään periaatteella. Perustestaus on suoritettu niiden toimintoprosessien osalta joita on voitu POC:n aikana testata (erillinen testausraportti).

4 Tavoitetila henkilöstöhallinnon ohjelmistot: Henkilöstöhallinnon järjestelmien tavoitteena on saada tehokkaat prosessit hyödyntäen automatiikkaa ja robotiikkaa. Prosessien on oltava tehokkaita, jolloin automatiikkaa ja robotiikkaa käytetään vähintään 50 prosenttisesti prosessin aikana. Palkkahallinnon / palvelukeskuksen työmäärä vähenee samanaikaisesti 50 prosenttisesti.

5 Prosessien tehokkuus Palkkahallinto / palvelukeskuksen näkökulmasta: Tarkastukset tapahtuvat automatiikalla. Tiedot siirtyvät automattisesti eri järjestelmistä eri järjestelmiin. Herätteet /automaattiset muistutukset ohjaavat prosessia.

6 Prosessien tehokkuus Henkilöstöhallinnon näkökulmasta Raportit saadaan ajastetusti ja raportit ovat kattavat ja ajantasaiset. Herätteet ja automaattiset muistutukset tulevat ajastetusti. Tarvittavat tiedot siirtyvät automaattisesti sähköisesti Prosessit ovat tehokkaat, jolloin aika ei mene turhiin tarkastuksiin ja saadaan kustannustehokas lopputulos.

7 Palvelusuhteen alkaminen: Palvelusuhteen alkaminen Muokattu Työntekijä Esimies Ilmoittaa (sähköisesti) omat perustietonsa tarvittaessa. Tekee työsopimuksen/ virkamääräyksen työntekijälle (ESS7). Hyväksyy tekemänsä työsopimuksen/virkamääräyksen. Allekirjoittaa työsopimuksen/virkamääräyksen sähköisesti. Allekirjoittaa työsopimuksen sähköisesti. Tulostaa sen halutessaan. Allekirjoittaa salassapitosopimuksen sähköisesti. Toimittaa verokortin ja tarvittaessa työtodistukset palveluaikalaskentaa varten. Vastaa perehdyttämisestä ja työvälineiden hankinnasta. Pohdittavaa: Miten perustiedot saadaan työntekijältä (saadaanko keinolla sähköisesti)? Miten perustiedot saadaan rekrytoinnista F.K:hon ja E (robotti)? Tarvitseeko tutkintotodistuksia / aikaisempia työtodi arkistoida? Henkilöstöhallinto (Maakunta) Ohjeistaa esimiehiä työsopimuksen/virkamääräyksen sisällön osalta. Tieto uusista henkilöistä / sopimuksista Huom Tutkintotodistukset tarkastetaan rekrytoinnissa Palkkahallinto (Maakunta/Palvelukeskus) Tieto palkanlaskentaan hyväksytystä työsopimuksesta/ virkamääräyksestä. Käsittelee työsopimuksen/virkamääräyksen ja merkitsee valmiiksi palkkaan. Maksaa tarvittaessa prosenttilomakorvauksen. H19 Liittymät/automaatio/robotiikka R32 R39 H18 R40 R41 Tietojärjestelmät (POC) ESS7 Personec F.K Käsittelee hyväksytyn työsopimuksen/virkamääräyksen, kun se on merkitty palkkaan. OSS Aditro Expense Tietojärjestelmät/välineet (prosesseihin liittyvät/arkistointi/ paperiset syötteet) Johto Rekrytointijärjestelmä Data-allas.Johdon raportointityökalu Arkistointi Työsopimus / virkamääräys Käyttäjähallinta Työajan seuranta (esim. Timecon), Effica, Titania Sähköisen allekirjoituksen palvelu Eläkelaitokselle tieto palvelusuhteen alkamisesta Työterveyshuoltoon tieto palvelusuhteen alkamisesta Tuotokset Raportit: Henkilöstön määrä, palvelusuhteen aloittaneet, työsuhteisten/virkasuhteisten määrät, määräaikaisuuden perusteet. Työsopimus / virkamääräys Palkkalaskelma

8 ESS7 ESS7:n poissaolokoodit päätetty tulevan maakunnan osalta. Tiedot ovat testikannassa. Työsopimuksen/virkamääräyksen koodit/sisällöt on käyty läpi. Ko.tietoja käytetty perustestauksessa. Visman konsultti on täydentänyt vielä tietoja(mm. LS, TS sopimusten osalta).

9 Liittymät Kartoitus on tehty soten osalta. Pela + muut(valtio) liittymiä n. 8 kpl. Liittymiä on yhteensä kartoitettu tällä hetkellä sote (Visma)+kulunvalvontaan tarvittavat liittymät.luku tarkentuu kun saamme valmiiksi liittymien kokonaisssuunnitelman. Automaation ja data-altaan näkökulmasta ei tässä vaiheessa ole mahdollista sanoa mistä olemassa olevista liittymistä voidaan luopua jatkossa.

10 Palkka-, matkustuksenhallinta- ja HRD-tietojärjestelmät:liittymät Liittymät: Visma Koskee siis vain Visman ohjelmistoja. Vakioliittymiä Vismalla on 11. Työvuorot logivalvontaan? WebTitania Titania HRDratkaisu,OSS Maksatus, palkat, ay- Expense/matka laskut Työaikaleimaukset työvuorosuunnitteluun. Jokin muu työajanseuranta PERSONEC.F.K ja Personec.F.K ja ESS7 Sähköinen allekirjoituspalvelu Kotipalvelun ohjelmisto Kilometrit,työajat Effica Intime/taloushallinto Timecon, Data-allas Titania Kulunvalvonta Työajan seuranta Kulunvalvonta Master data Työterveys Sähköinen arkistointi Ruokailumaksut, siirto palkkoihin, Palkkahallinnon aineistot RS Kulunvalvonnan "läpyskä" Tarvitaanko kahdensuunt. Liittymä Timecon>Personec? Huomioitava vielä maatalouslomittajien työajat, matka

11 Organisaatiotiedot Henkilöttiedot Liittymät: HR:n liittymät ja erillisjärjestelmäintegraatiot Terhikki Suosikki Varahenkilöstösuunnittelu Rekryohjelmisto Pätevyydet OSS? Puhelinvaihde Ei kuulu HR-n projektiin (4.2) Moodle Titania Työaikaleimaukset työvuorosuunnitteluun: Timecon ym.muut Kulunvalvonta,tavoite tila puuttuu vielä Effica,lääk.palkkiot /lääk.tuntikertymät Työvuorot lokivalvontaan? Ruokailumaksut siirto palkkoihin PERSONEC F.K ja ESS7 palvelujaksot Palkat, palvelujaksot jne. Palvelusuhteet Sähköinen allekirjoituspalvelu Johdon raportointi, ExReport Työterveyshuolto Expense/matka laskut Työhyvinvoin titilasto(työ hyvinvointiky sely) Visman liittymä Intime Nurse Buddy Intime/taloushallinto Master Data Master Data-allas Data/Data-allas Yhteys Expensestä Intimeen vakioliittymiä 11 (Visma) OSS Yhteys Titaniaan, työajat Yhteys Expenseen, matkat. Sähköinen arkistointi RS Pela + muut liittymät puuttuvat ko.kaaviosta ( 8 kpl).

12 Liittymät ja tietojen siirrot : Suurimmat työmäärät ovat tietojen siirroista ja liittymistä. Kun/jos lait astuvat voimaan tehdään ensimmäinen tietojen siirto Visman Personec.F.K:n. Tietoja käyttää valmistelutyöhön vastuuvalmistelija Kaija Metsänranta. Palkkahallinto tarvitsee palkansaajien tietoja vasta loppuvuodesta 2020.

13 Joulukuu 2018 Projektisuunnitelman täydentäminen (mm.kustannukset). Tehtävä- ja aikataulusuunnitelman täydentäminen koko projektin ajalle. Robotiikan ja automaation edistäminen. Liittymistä tavoitetilan kokonaissuunnitelma valmiiksi, HR:n osalta kokonaisuudessaan. Master Datan esiselvitys saatiin marraskuussa valmiiksi.

14 Ed. jatkoa VM:n rahoitusta varten ja projektin seurantaa varten koko projektin kustannuksien laskenta ( ). ESS7:n lopulliset määrittelyt:henkilöryhmät(raportointi) Raporttien kartoittaminen, määrittely.

15 Tietojen siirto: Tietojen poiminnan määritystyötä on tehty jo POC:n aikana, ei suunniteltu tehtävän vielä POC:n aikana. Tietojen siirron määrittelyt on tehty, tarjous saatu CGI:ltä ja tarjoukseen tarkennukset Tarjousta ei vielä ole hyväksytty tietojen siirroista (Populus- ja Pegasosasiakkaat).

16 HRD-ratkaisu Testikantaan on siirretty henkilöitä OSS-n osalta osaamiskartta on n. 80 %:sti valmis. OSS-n tulee määritellä tulevan maakunnan osaamiset, 3- portainen. Osaamiskartta on ns.pohjamalli, tätä voidaan jatkojalostaa tai käyttää sellaisenaan. Keskusteluversio on valmis,pääkäyttäjän tulee luoda lomakkeet. TVA-n prosessi perustuu lomakkeiden hyödyntämiseen.

17 HRD-ratkaisu OSS-osaamisosiota vastuuvalmistelija Kaija Metsänranta lähtee edistämään kun lait tulevat voimaan. Koulutusosio on myös mahdollista ottaa käyttöön, sisäiset koulutukset. Aihepuu tulee määritellä ja mm.ohjaustiedot rooleineen(käyttäjät,esimiehet). Otetaan käyttään Vaten osalta.

18 Visman ohjelmistot: Personec.F.K:sta henkilötiedot siirtyvät OSS:n ja Expenseen, OSS:sta koulutukset ESS:n ja mahd. matkasuunitelma Expenseen(kehitystoive).

19 Aditron Expense Ohjelma otetaan käyttöön Vaten palkanmaksun yhteydessä. Tämä ohjelmisto on käytössä EPSHP:ssä.

20 Ensi vuoden alkupuolella Jos lait menevät läpi niin muuntokoodien tarkistukset, vastaavuudet läh. Maakunnan organisaatioille. Vaten palkanmaksu, koulutukset (HRD) ja matkaohjelmisto otetaan käyttöön. Ohjausryhmän päätöksen mukaisesti tällä ns. 1 vaiheen käyttöönotolla edistetään ja tuetaan maakunta 2. vaiheen järjestelmien käyttöönottoa. Ohjeistuksia eri ohjelmistoihin,mahd. koulutukset.tietojen poimintaan liittyvät tehtävät jatkuvat, ohjeistukset.

21 Kiitos!