EP palkanlaskennan, matkustuksen ja osaamisen hallinnan tietojärjestelmät, tilannekatsaus Raija Sara

Transkriptio

1 EP palkanlaskennan, matkustuksen ja osaamisen hallinnan tietojärjestelmät, tilannekatsaus Raija Sara

2 Ohjelmistot: HR:n ohjelmistot Visma Public Oy Personec.F.K palkkaohjelmisto Palkanlaskenta raportointi ESS7 lomakäsittely poissaolot työsopimukset/virkamääräykset OSS HRD-järjestelmä -koulutukset -osaamiset -keskustelut -TVA:n arviointi Expense,matkojen hallinta Matkustukseen liittyvät korvaukset: kilometrikorvaukset ja päivärahat

3 Yleistä projektista: PoC:n tehtiin oma projektisuunnitelma ja PoC:n jälkeiselle ajalle oma projektisuunnitelma, jatkumo PoC:lle. Kokouksia on järjestetty projektiryhmälle 1 2 krt/kk ja ohjausryhmä on kokoontunut n. 1 krt/kk. Aikataulussa ja kustannuksissa pysyttiin suunnitelmien mukaan. Rekrytoinnit lisähenkilöistä olisi aloitettu keväällä 2019 jos lait olisivat astuneet voimaan.

4 Tehtävä- ja aikataulusuunnitelma projektien osalta: PoC:n ajaksi oli tehty tehtävä- ja aikataulusuunnitelma henkilötyöpäivineen ja tätä täydennettiin ( ) kun projektisuunnitelma oli hyväksytty. Molempia projekteja on seurattu projektisalkussa eli Thinking Portfoliossa.

5 Projektin osatuotokset: Toimintamallit Toimintoprosessit Raportit vastuuvalmistelijan käyttöön Testaussuunnitelma keväälle 2020,testausraportti Koulutussuunnitelma syksy 2020 Viestintäsuunnitelma vuodelle 2020 Ohjeistukset eri ohjelmiin Robotiikan suunnitelma ja automaation/robotiikan kohteet määritelty ja toteutettu Tietojohtaminen, Exreporttia olisi hyödynnetty

6 Yleistä projektista: PoC:n aikana kuvattiin 35 toimintoprosessia joiden pohjalta robotiikkatiimi on alkanut hyödyntämään määriteltyjä robotiikan ja herätteiden kohteita. Toimintoprosessit kuvattu tehokkaiksi, tieto kerran järjestelmään periaatteella. Perustestaus on suoritettu niiden toimintoprosessien osalta joita on voitu PoC:n aikana testata, palkkaohjelmiston ja ESS7:n osalta.

7 Tuotokset: Kuvatuista toimintoprosesseista on tehty listaus niistä syntyneistä tuotoksista. Näille tuotoksille sitten projektin edetessä olisi laskettu hinnat, aloitettu tuotteistaminen. Projektissa tuli huomioida palvelukeskus näkökulma.

8 Maakunnan tavoitetila: Vastuuvalmistelija määritteli HRohjelmistojen osalta tavoitetilan, joka hyväksyttiin ohjausryhmän kokouksessa Tämän jälkeen aloitettiin toimintoprosessien kuvaus.

9 Tavoitetila henkilöstöhallinnon ohjelmistot: Prosessien on oltava tehokkaita, jolloin automatiikkaa ja robotiikkaa käytetään vähintään 50 prosenttisesti prosessin aikana. Palkkahallinnon / palvelukeskuksen työmäärä vähenee samanaikaisesti 50 prosenttisesti. Palkkahallinnon henkilöstötarve on 17 henkilötyövuotta.

10 Prosessien tehokkuus Tavoitetila eri toimijoiden näkökulmasta: Tarkastukset tapahtuvat automatiikalla. Tiedot siirtyvät automattisesti eri järjestelmistä eri järjestelmiin. Automatiikalla / robotiikalla tuodaan pohjatietoja. Tarkastukset tapahtuvat mahdollisimman automaattisesti

11 Prosessien tehokkuus Raportit saadaan ajastetusti ja raportit ovat kattavat ja ajantasaiset.

12 Toimintoprosessit: E-P maakunnan prosessit ja niiden tilanne (henkilöstöhallinnon POC) Hyväksytty Ylätaso Prosessi Tilanne Aloitettu Päättynyt PRORY OHRY 1. PS hallinta PS01. Henkilön nimen tai hetun muuttaminen PS hallinta PS02. Henkilön perustietojen muutos PS hallinta PS03. Palvelussuhteen alkaminen PS hallinta PS04. Uuden henkilön palveluaikaan sidotun lisän laskeminen PS hallinta PS05. Seuraavien palveluaikaan sidottujen lisien laskeminen PS hallinta PS06. Tehtävään liittyvä palkkaus PS hallinta PS07. Henkilöön liittyvä palkkaus, palkanlisä PS hallinta PS08. Palvelussuhteen keskeytys PS hallinta PS09. Vuosiloma, säästövapaa, lomarahavapaa PS hallinta PS10. Vuosiloman siirtäminen säästövapaaksi PS hallinta PS11. Lomarahan vaihtaminen lomarahavapaaksi PS hallinta PS12. Hyväksytyn keskeytyksen peruutus PS hallinta PS13. Hyväksytyn keskeytyksen syykoodin muutos tapaturman/sairauspoissaolon johdosta PS hallinta PS14. Hyväksytyn vuosiloman, säästövapaan, lomarahavapaan peruutus PS hallinta PS15. Palvelusuhteen muutos (mm.palkkaus, kustannuspaikka, nimike jne.) PS hallinta PS16. Työajanmuutos TA tekee PS hallinta PS17. Työajanmuutos TT tekee PS hallinta PS18. Rinnakkainen palvelusuhde PS hallinta PS19. Palvelussuhteen päättyminen PS hallinta PS20. Palvelussuhteen päätös Palkkallinto PH01. Verokortti Palkkallinto PH02. AY-jäsenmaksu Palkkallinto PH03. Ulosotto Palkkallinto PH04. Palkanlaskenta Palkkallinto PH05. Palkan takaisinperintä Palkkallinto PH06. KELA -hakemus Palkkallinto PH07. Työtapaturma / ammattitauti-ilmoitus Matkustus MA01. Matkustuksenhallinta: Työmatka Matkustus MA02. Matkustuksenhallinta: Koulutusmatka Osaamisen hallinta OS01. Osaamiskartoitus/henkilön osaaminen Osaamisen hallinta OS02. Tehtävän vaativuuden arviointi Osaamisen hallinta OS03. Koulutukseen ilmoittautuminen Osaamisen hallinta OS04. Osaaminen kehittäminen/koulutuksen hallinta Organisaatiotietojen hallinta OR01. Organisaatiotietojen luominen/päättäminen Vakanssien hallinta VA01. Vakanssien luominen/muuttaminen/lakkauttaminen

13 Palvelusuhteen keskeytys

14 Ed. prosessin herätteet ja robotiikka

15 Robotiikan kohteet ja herätteet :

16 Herätteet:

17 Robotiikka ja herätteet: Robotiikan kohteita on 44 kpl ja herätteitä 19 kpl jo kuvatuissa toimintoprosesseissa, joita on PoC:n aikana kuvattu 35. Työskentely: maakunnan projektipäällikkö luonnosteli, kävi prosessit läpi Visman projektipäällikön kanssa huomioiden Visman ohjelmistojen tuomat hyödyt ja tämän jälkeen ne katselmoitiin projektiryhmässä ja ohjausryhmä on ne hyväksynyt.

18 Toimintoprosessit Kaikki 35 toimintoprosessia kuvattu samalla tavalla, määritelty niihin herätteet ja robotiikan kohteet sekä pohdittavaa laatikot. Omaishoidontuen toimintoprosessit on kuvattu mutta niitä ei ehditty hyväksyä, ovat luonnoksena. Luottamustoimen ja toimeksiantosuhteisten prosessit oli tarkoitus kuvata projektin aikana.

19 Robotiikan osalta eteneminen: Valitaan tärkeimmät robotiikan kohteet ja niitä lähdetään edistämään, mistä kohteista saadaan suurin hyöty. Kaikkia ei voida kerralla toteuttaa, huomioita robotiikan osaajien resurssit ja muut projektit.

20 Perustestaus: Kun toimintoprosessit oli kuvattu niin projektipäälliköt perustestasivat niitä prosesseja testikannassa joita voitiin testata PoC:n aikana, pääasiassa ESS7:n ja palkkaohjelman osalta. Pääosa perustestauksesta tehtiin syyskuussa Perustestausraportin hyväksyi ohjausryhmä.

21 ESS7 ESS7:n poissaolokoodit päätetty tulevan maakunnan osalta(keväällä 2018). Tiedot ovat maakunnan testikannassa. Poissaolokoodeja hyödynnettiin jo perustestauksessa, KVTES-n osalta. Työsopimuksen/virkamääräyksen koodit/sisällöt on käyty läpi kesällä Visman konsultti on täydentänyt vielä tietoja(mm. LS, TS sopimusten osalta).

22 ESS7 jatkoa Työsopimuksien ja virkamääräyksien tulosteista ehdotukset on saatu ohjelmatoimittajalta Työsopimus ja virkamääräyskoodistot on käyty läpi ja näitä olisi hyödynnetty jo Vaten palkanmaksun yhteydessä.

23 Poissaolokoodit:

24 Poissaolokoodit jatko:

25 Poissaolokoodit jatko (3)

26 Poissaolokoodit: Koodisto on maakunnan testikannassa, jos projekti olisi jatkunut niin keväällä olisimme ottaneet nämä käyttöön Vaten palkanmaksussa ja myöh. tulevassa maakunnassa. Tietojen siirrossa näitä myös olisi hyödynnetty. Ns. muuntokoodistot olisi lähetetty eri organisaatioille täydennettäväksi.

27 Jatkoa ed. Näin olisi saatu poissaolot siirrettyä uuteen palkkaohjelmistoon onnistuneesti (PersonecF.K:n), vaikutus esim. vuosilomaoikeuksiin.

28 Työsopimuspohja, maakunta

29

30 Työsopimustuloste ESS7:stä

31 Työsopimuksen jatko

32

33 ESS7:n näkymä:

34

35 Viranhoitomääräys Viranhoitomääräyksestä on tehty tulevaan maakuntaan viranhoitomääräyspohja(pohjana KT-n pohjatiedot, tiedot määritelty maakunnan testikantaan. Ko. pohja on käytettävissä jo kuten myös työsopimuspohjakin. Omaishoidontuen lomakepohjat olisi tullut vielä määritellä ja luottamustoimen sekä toimeksiantosuhteisten lomakepohjat.

36 Tietojen siirto Tietojen siirron valmistelut olivat edistyneet niin pitkälle että muuntotaulukot olisi lähetetty eri organisaatioihin täytettäväksi kevään aikana. Tietojen siirtojen työ aloitettiin keväällä 2018 (PoC:n aikana) ja CGI:n tarjous saatiin lokakuussa 2018, täydennykset

37 Tietojen siirto jatkoa Poimittavat tiedot on läpikäyty ja niistä tehty määrittelyt,pegasos-asiakkaat ovat tarkistaneet ja täydentäneet tietopolut ja lisänneet heillä käytössä olevat tiedot annettujen ohjeiden mukaisesti. Lisäpyynnöt tietojen täydentämiseen lähetettiin eri organisaatioihin (CGI:ltä useita tarkistuksia, pyyntöjä.

38 Tietojen siirto Populus-asiakkaiden osalta määrittelytyön teki CGI ja Priman tietojen poiminta olisi tehty EPSHP-n ICT:n toimesta. Kiekun(valtion) osalta henkilötiedot olisi saatu vasta tänä keväänä. Nimikkeet saatiin jo kesällä CGI:ltä on saatu tarjous tietopoiminnoista ja se hyväksyttiin ohjausryhmässä

39 Tietopoimintojen tiedot: Vastuuvalmistelija olisi tarvinnut näitä määriteltyjä tietoja syksyllä Toinen siirto vuoden 2020 alkupuolella ja 3. siirto palkkahallintoon marraskuun 2020 lopussa sekä tietojen täydennykset joulukuun 2020 lopussa tai tammikuun 2021 alkupäivinä. Vastuuvalmistelijalle tarvittavien raporttien määrittely henkilötietojen osalta.

40 Tietojen siirto, yleistä Määrittelytyö kannatti aloittaa ajoissa Tietojen määrittely ja saatujen tietojen läpikäynti vie aikaa, muutoksia poimittavissa tiedoissa esim. verotiedot muuttuivat, yksi tuloraja. Tietojen siirto olisi sisältänyt n vakinaisen palkansaajan tietojen siirron, näiden lisäksi myös määräaikaisten tiedot joiden palvelusuhde olisi ollut voimassa alkaen.

41 Liittymät: HR Liittymäkartoitus on tehty soten osalta. Viimeisimmät tiedot soteorganisaatioista on saatu kartoitukseen Pela + muut(valtio) liittymiä 8 kpl. Liittymiä on kartoitettu projektisuunnitelmaan sote:n osalta 56 (Visman vakioliittymät =11)+ kulunvalvontaan tarvittavat liittymät, 16 kpl. Kaiken kaikkiaan liittymiä HR-ssä 72 kpl (sote)- 11 vakioliittymää=61.

42 Jatkoa ed. Luku olisi tarkentunut kun olisimme saaneet valmiiksi liittymien kokonaisssuunnitelman(luonnos). Automaation ja data-altaan näkökulmasta ei vielä tässä vaiheessa ollut mahdollista tietää mistä olemassa olevista liittymistä voidaan luopua jatkossa.

43 Liittymät ja tietojen siirrot : Suurimmat työmäärät tulevat tietojen siirroista ja liittymistä. Jos lait olisivat astuneet voimaan niin ensimmäinen tietojen siirto olisi tehty syksyllä 2019 Visman Personec F.K:n. Tiedot valmistelutyöhön vastuuvalmistelija Kaija Metsänrannalle. Palkkahallinto olisi tarvinnut palkansaajien tietoja vasta loppuvuodesta 2020.

44 VM:n rahoitus VM:n rahoitusta varten ja projektin seurantaa varten koko projektin kustannuksien laskenta on tehty projektisuunnitelmaan ja projektisalkkuun Omat kustannukset jo PoC:n ajalle. EPSHP:n ICT:n toimesta VM:n myönnetty rahoitus on jyvitetty eri projekteille.

45 HRD-ratkaisu Testikantaan on siirretty henkilöitä OSS-n osalta osaamiskartta on n. 80 %:sti valmis. OSS-n tulee määritellä tulevan maakunnan osaamiset, 3-portainen. Osaamiskartta on ns.pohjamalli, tätä voidaan jatkojalostaa tai käyttää sellaisenaan. Keskusteluversio on valmis, pääkäyttäjä luo lomakkeet. TVA-n prosessi perustuu lomakkeiden hyödyntämiseen.

46 OSS-F.K-ESS

47 Koulutus :poissaolokoodit

48 OSS: Yleiset osaamiset on siirretty testikantaan , osaamisten kiinnittäminen ohjelmassa, skypekoulutus oli Koulutushakemukset valmistuivat OSS:sta juuri ennen kuin maakuntavalmistelu päättyi. Testausta ei ehditty tehdä. Koulutushakemukset tehdään OSS:ssa ja hyväksytään siellä, sieltä tiedot siirtyvät palkkaohjelmaan.

49 Jatkoa ed. Hyväksytty koulutus siirtyy automaattisesti seuraavana yönä Personcec F:ään, jossa muodostuu poissaolotapahtuma.

50 HRD-ratkaisu OSS-osaamisosiota vastuuvalmistelija Kaija Metsänranta olisi lähtenyt edistämään jos lait olisivat tulleet voimaan. Samoin yleisiä osaamisia olisi lähdetty kiinnittämään testihenkilöille. Koulutusosio olisi ollut myös mahdollista ottaa käyttöön jo Vaten osalta. Aihepuun määritteleminen ja mm.ohjaustiedot rooleineen(käyttäjät,esimiehet) olisi tullut täydentää.

51 Visman ohjelmistot: Personec.F.K:sta henkilötiedot siirtyvät OSS:n ja Expenseen, OSS:sta koulutukset ESS:n ja mahd. matkasuunitelma Expenseen(muutospyyntö). Muita muutospyyntöjä ohjelmistoihin: Kelan laskuri,linkki Kelan laskuriin Lomakalenteri näkymä työntekijöille

52 Jatkoa edelliseen: Vakanssit, vakansssien toiminta Sisäisen koulutuksen varasijat, vapautuneen koulutuspaikalle seur. Ilmoittaja OSS-matkustuksen hallinta: koulutuksen tiedot matkasuunnitelman pohjaksi. Aik. on jo toteutettu osa-aikaisuuden palkkaprosentti ja siitä muodostuva tehtäväkohtainen palkka työsopimukseen, virkamääräykseen.

53 Aditron Expense:matkat Ohjelma suunniteltiin otettavan käyttöön Vaten palkanmaksun yhteydessä. Määrittelytyöt: ohjaustiedot, maksupiste,tilit jne olisi tehty keväällä Tämä ohjelmisto on käytössä EPSHP:ssä.

54 Kevät 2019 Jos lait olisivat menneet läpi niin muuntokoodien tarkistukset, vastaavuudet läh. maakunnan organisaatioille. Vaten palkanmaksu, koulutukset (HRD) ja matkaohjelmisto olisi otettu käyttöön keväällä Ohjausryhmän päätöksen mukaisesti tällä ns. 1 vaiheen käyttöönotolla olisi edistetty ja tuettu maakunnan 2. vaiheen järjestelmien käyttöönottoa.

55 Tulevia työtehtäviä olisi ollut: Ohjeistuksia eri ohjelmistoihin,mahd. koulutukset jo Vaten osalta.tietojen poimintaan liittyvät tehtävät olisivat jatkuneet. Eri suunnitelmat esim. viestintäsuunnitelma vuodelle Koulutussuunnitelma: eri käyttäjäryhmät. Liittymät, data-altaaseen siirrettävät tiedot,robotiikka jne. Eteneminen 4.2.2:n projektisuunnitelman mukaan.

56 Projektin tuotoslista: Toimintoprosessit Maakunnan käyttöön tulevat poissaolokoodit Työsopimuksen ja virkamääräyksen pohjatiedot Työsopimuksen ja virkamääräyksen tulosteet Liittymäkartoitus soten osalta Liittymäkartoituksen työpaketti - luonnos koko HR-n osalta

57 Tuotoslista: Tehtävä- ja aikataulusuunnitelma projektin 4.2.2:n osalta Tietojen siirtoihin liittyvät dokumentit, CGI:n tarjous- ja tilausaineistot OSS:n osalta koulutushakemukset OSS:n osaamisen osio 80 %:sti valmis Automaatioprosessi EP:n Data-allasensemble on teknisesti valmis, Data-altaan testiympäristöön yhteydet ovat valmiina.

58 Projektista jaettava materiaali: TOIMINTOPROSESSIT, 35 KPL ESS7:n määrittelyt kuten poissaolokoodit, työsopimus- ja virkamääräyspohjat. Liittymäkartoitus

59 Kiitos!