Case Lohja: Lohja uudisti organisaation ja toimintamallit

Transkriptio

1 Case Lohja: Lohja uudisti organisaation ja toimintamallit

2 ELINVOIMA Hyvinvointi KONSERNI- HALLINTO PALVELU- TUOTANTO KAUPUNKI- KEHITYS KAUPUNKI- SISÄLLÖT LASTEN, NUORTEN & PERHEIDEN PALVELUALUE TYÖIKÄISTEN PALVELUALUE IKÄÄNTYNEIDEN PALVELUALUE Vahva ja palveleva ohjaus Tehokas arjen palvelutuotanto Tehokas maankäyttö & valvonta Luova & liikkuva Pr- ja sisällöntuotanto Kasvun & oppimisen edistäminen Toimintakyvyn & Terveyden & elämänhallinnan hyvän edistäminen elämän edistäminen

3 Muutos ja esimiehet Organisaatiomuutoksen yhteydessä esimiesten määrä väheni noin 30 henkilöllä tarkoittaa isompia yksiköitä tarkoittaa enemmän suoria alaisia tarkoittaa työpisteitä koko kaupungin alueella vaikutus esimiestyöhön ja sen laatuun vaikutus esimiesten jaksamiseen

4 (Järjestelmäuudistuksen) tavoitteita I. Tavoite: Koko organisaatiota koskevien yhteisten toimintamallien luonti II. Tavoite: Johtamisen ja esimiestyön kehittäminen III. Tavoite Vastuiden ja velvollisuuksien selkiyttäminen henkilöstöasioissa (mm. valmistelu, päätöksenteko) IV. Tavoite: => tietojärjestelmäuudistus, jossa järjestelmien avulla pystytään ohjaamaan käyttäjiä siten, että tietojen oikeellisuus varmistetaan jo siellä missä tieto syntyy. V. Tavoite: liittymärajapintojen karsinta (esim. musiikkiopiston palkat) sekä niiden automatisointi

5 HR-järjestelmien nykytilanne Henkilöstöhallinnon järjestelmiä käyttää noin 2700 työntekijää, joista esimiesasemassa 160 henkilöä Palkkasihteereitä on 10,5 (eläköityy n. neljä henkilöä vuosien aikana) Palkkalaskelmia / vuosi 348 luottamustoimihenkilöä (maksatus n kpl), omaishoito, perhehoito, tukihenkilöt (maksatus n. 300 kpl) Käytössä Pegasos-palkkajärjestelmä (1995), johon on liitetty sähköinen henkilöstö-web asiointityökalu (2007) sekä AGS-raportointi (1998). Henkilöstöhallinnon päätöksiä tehdään sekä web-järjestelmässä että Dynasty asianhallintaohjelmassa Työaikaa suunnitellaan Titania työvuorosuunnittelulla Vuonna 2007 otettiin käyttöön sähköiset lomakkeet ja työpöydät esimiehille ja työntekijöille (Hjalmar työpöytä) Mobiili- tai etäyhteyksiä ei voida nykyiseen ympäristöön rakentaa järkevästi, vaatii aina hallinnon työasemaa Suurimpana ongelmana on palvelusuhteen muodostuminen, eli jokaista työsuoritusta varten joudutaan avaan oma palvelusuhde => Aiheuttaa paljon manuaalityötä Järjestelmän uusiminen on ollut käynnissä 2014 alkaen, jolloin selvitettiin nykyisen järjestelmän korvaamista uudemmalla => Uusiminen keskeytettiin 2015, koska korvaava järjestelmä ei olisi tuonut tarpeeksi uutta näkökulmaa HRprosesseihin => Lisäksi uusimisessa oli suurena vaarana se, että olisimme kopioineet vanhat toimintamallit uuteen ympäristöön => Prosessien kehittämisessä tarvittavaa vetäjää ei ollut ja tiedettiin, että organisaatiouudistus oli vasta tuloillaan

6 HR- selvitystyön tuloksia KuntaPro toteutti kevään 2016 aikana selvitykset (nykytilanne, prosessit, järjestelmät), joissa haastateltiin työntekijöitä, esimiehiä ja palkansihteereitä Keskeisenä havaintona kaikissa henkilöstöhallinnon prosesseissa on manuaalisen työn suuri määrä osittain kaksinkertainen tallennus ja tarkastus => prosesseja on sähköistetty, mutta välissä on manuaali ja paperiprosesseja, jotka aiheuttavat käsin syöttöä ja tarkastusta henkilöstöasioita hoitavien resurssien ja esimiestuen uudelleenorganisoinnin tarve palkkasihteereiden määrä suhteessa palkansaajiin on suuri (osittain määrä selittyy runsaalla manuaalityön ja sisäisen tarkastuksen työmäärällä) osittain epäselvä päätöksentekomenettely aiheuttaa runsasta selvittelytarvetta ja päätöksiä tehdään eri järjestelmillä Nykyiset tietojärjestelmät eivät kaikilta osin tue koko prosessin sähköistämistä ja tätä kautta toimintojen automatisointia

7 Uusi HR- järjestelmä vs. nykytilanne, mikä paranee Tavoitellaan Nyt toimitaan Sähköinen ilmoittaminen, automaattinen päätöspykälöinti ja lyhytaikaisarkistointi => tehdään useammassa järjestelmässä tehtäviä päätöksiä ja pykälöinti Tietojen parempi läpinäkyvyys ja roolikohtainen käsiteltävyys => esimiehet eivät näe kaikkia tietoa johtuen Pegasos-rakenteesta Tapahtumat poimitaan palkkajärjestelmään sitä mukaan kuin ne ovat valmiina, ei keskitettyä manuaalista tallentamista eikä siitä johtuvia viiveitä Järjestelmän hakutoiminnat mahdollistavat reaaliaikaisen raportoinnin käyttöoikeuksien puitteissa kaikesta järjestelmään tallennetusta tiedosta => tietoja saapuu satunnaisesti ja aiheuttaa kiireettä mm. maksatuksessa => nyt erillinen AGS, yksi palkanlaskija koostaa erillisraportteja Kaikki näytöt ovat siirrettävissä exceliin mahdollista jatkokäsittelyä varten => esimiehet tilaavat palkanlaskennasta pohjaraportteja jatkotyöstämiseen Eri henkilöryhmille tarvittavat oikeudet järjestelmään ovat muokattavissa käyttäjäroolien mukaan => käyttöoikeuksien antaminen nyt vaikeaa / mahdotonta eri rooleille Omien tietojen katselu ja päivittäminen => mahdollistaa esim. mobiilisti sairasloman ilmoittamisen Valmistelijan, tarkastajan tai tallentajan rooli tarvittaessa voidaan sisällyttää prosesseihinsa valmistelu-,tallennus-tai tarkastuksen Ajantasaiset tiedot henkilöstöstä aina saatavilla, muunneltava näkymä henkilöstön perustietoihin => nyt ei mahdollista => voidaan käsitellä vain yhtä henkilöä kerrallaan

8 Prosessien kehittäminen Rekrytointi- ja työhöntulo Käytössä Kuntarekry-järjestelmä ja osittain keskitetty sijaisvälitys. Esimiehet laativat työsopimukset. Tilattavien tunnusten, työvälineiden ja kulkulupien hallinta hajautettu moneen yksikköön. Yhtenäistä perehdyttämissuunnitelmaa ei ole laadittu. Palkanlaskenta avustaa runsaasti työsopimusten teossa. Työsopimukset laaditaan kirjallisesti myös lyhytaikaisten henkilöiden osalta. Nykyinen toimintamalli kaipaa rekrytointi- ja työsopimusasioiden käsittelyn keskittämistä sekä toimintaa ohjaavaa järjestelmää Palkkajärjestelmä ja palkanlaskenta Asiakkaan käyttämä Pegasos- järjestelmä ja siihen liitetty web-tallennus eivät vastaa toiminnan tehokkuudelle asetettuja vaatimuksia. Palkanlaskennan resurssia joudutaan käyttämään tarkastukseen ja tallennukseen ja manuaalivaiheita on paljon. Koekäytössä olevat mobiiliratkaisut eivät toistaiseksi muodosta palkka-aineistoa. Yhteydenottoja, selvittely- ja neuvontapyyntöjä käsitellään palkanlaskennassa runsaasti. Tietoja joudutaan kirjaamaan erillisiin taulukoihin muistin tueksi, järjestelmän ilmoituksia ei joko riittävästi ole tai niihin ei voi luottaa. Epävirallisia henkilörekistereitä joudutaan ylläpitämään. Rinnakkaisten palvelussuhteiden käsittely on erittäin työllistävää. KuntaPron mobiiliratkaisu on suora käyttöliittymä palkkajärjestelmään. Web-portaalin kautta esimerkiksi lomien, poissaolojen ja luontaisetujen tai tehtyjen tuntien ilmoittaminen onnistuu missä vaan. Hälytys-toiminnot muistuttavat tärkeistä päivämääristä, kuten määräaikaisuuksien tai koeaikojen päättymisestä, muistamisista ja palkka-aineiston määräajoista. 8

9 Prosessien kehittäminen Poissaolot ja vuosilomat Asiakas käyttää web tallennusta poissaolo- ja vuosilomatietojen käsittelyssä. Tietojen korjaaminen tapahtuu manuaalityönä suoraan järjestelmään. Vuosilomasuunnittelu tapahtuu paperisilla listoilla, järjestelmä ei pakota käyttämään lomia oikeassa järjestyksessä ja lomaoikeustiedot joudutaan laskettamaan kahteen eri paikkaan eli suunnitteluun ja maksatukseen. Kustannusvaikutusten raportointi on haasteellista. Sähköiset poissaolo- ja vuosilomaprosessit vähentävät huomattavan paljon manuaalityön määrää. Järjestelmä ohjaa tarkastamaan mm. lääkärintodistuksen ja hälyttää määritellyn poissaolopäiväkertymän jälkeen esimiehelle muistutuksen mahdollisista toimenpiteistä. Seurantaraportointi on sekä tapahtumittain että kustannuksittain ajantasaista. Tarvittaessa poissaolokeskustelut voidaan tallentaa järjestelmään suoraan henkilön tietojen taakse. 9

10 Prosessien kehittäminen Raportointi ja hälytykset Asiakkaalla on käytössää AGS-raportointi ja Tane-järjestelmä. Tietoihin porautumisen mahdollisuutta ei ole ja käyttöoikeuksien ylläpito hoidetaan kummassakin järjestelmässä erikseen kustannusyksikköperiaatteella, ei esimies-alaisrakenteella. Koontitietojen ja palkkasihteerien tarvitsemien tarkastuslistojen saaminen on haasteellista. Raportointi ei ole reaaliaikaista, päivittyy palkka-ajojen yhteydessä. Hälytystoimintoja voidaan luoda kaikkiin päivämäärä-kenttiin sitoen kaikille käyttäjärooleille. 10