ISÄNNÖINTIPALVELUA OSTAMASSA TILAAJAN NÄKÖKULMA

Transkriptio

1 ISÄNNÖINTIPALVELUA OSTAMASSA TILAAJAN NÄKÖKULMA Kiinteistö 2013 Jenni Hupli Kiinteistöliiton päälakimies, VT

2 Ydinkysymysten äärellä Sitä saa, mitä tilaa Vastaako sitä, mitä on tavoiteltu/tarvitaan? Ratkaiseeko hinta? Miten saadaan laatua? Mitä tarkoitetaan laadulla? Isännöinnin kohdalla tarkkailussa tekninen, toiminnallinen tai imagollinen laatu Sopiva tarkoitukseensa Palvelua, joka täyttää asiakkaan tarpeet ja odotukset 2

3 Miten hyvää laatua saadaan? Taloyhtiön tahtotilan selvittäminen on kriittistä Hallituksen osto-osaaminen kuntoon Ostoprosessin hallitseminen Työvälineiden tuntemus ja käyttö tarvittavassa laajuudessa Sopimushallinta toiminnan jatkuvaksi osaksi 3

4 Ostoprosessin tyypillinen kulku Sopimuksen allekirjoittaminen Valintapäätös Lähtöpiste: Palvelutarpeiden määritys Sopimusneuvottelut Tarjousten käsittely ja karsinta Tarjouspyynnöt Valintakriteereistä päättäminen 4

5 Kiinteistöstrategia ohjaamaan taloyhtiön toimintaa Jokaisella taloyhtiöllä tulisi olla kiinteistöstrategia Kiinteistöstrategiassa määritetään tavoitteet asumiselle, työskentelylle, liiketoiminnalle, omistamiselle ja ylläpidolle keinot tavoitteiden saavuttamiseksi Strategiassa kuvataan millainen taloyhtiön halutaan olevan Tarkastelujänne 10 vuoden päähän, jopa yli 5

6 Isännöintiin liittyvien tarpeiden ja odotusten tunnistaminen Tarpeiden määrittelyssä huomioon muun muassa Kiinteistön ja tilojen käyttötarkoitus Rakennukset ja laitteet Rakennusten ikä ja kunto Käyttäjien tarpeet Viranomaisvaateet ja lainsäädännön vaatimukset Määrityksessä kannattaa käyttää apuna esimerkiksi Asunto-osakeyhtiön Isännöintitehtäväluetteloa (julkaisijana Kiinteistöalan Kustannus Oy) Myös nykyisen palvelun ja sopimuksen toimivuutta kannattaa arvioida 6

7 Strategian ja tarpeiden mukaisten valintakriteerien vahvistaminen Hinta Kiinteä / erillisveloitus Huomioon hinnoittelussa myös osakkaiden etu (erillisveloitukset osakkailta) Resurssit Kaikki palvelutuotannossa tarvittavat resurssit Isännöitsijän kokemus ja koulutus Tietojärjestelmät Yrityksen auktorisointi 7

8 Hyvien toimijoiden valinta tarjouskilpailuun Isännöitsijän on täytettävä AOYL:n kelpoisuusvaateet Oltava asuinpaikka ETA-alueella Ei voi olla vajaavaltainen tai konkurssissa Ammattitaidon varmistaminen on tärkeää Peruskoulutus, työkokemus Alan tutkinnot isännöitsijän ammattitutkinto (IAT), ITS, AIT Referenssit, suositukset Toimiston ISA-auktorisointi Kiinteistöliitto suosittaa auktorisoitujen isännöitsijöiden käyttämistä ISA auktorisoi ja valvoo toimintaa 8

9 Pieteetillä valmisteltu tarjouspyyntö Tarjouspyynnön ydinsisältö Kiinteistön perustiedot, yhtiöjärjestys Palvelukuvaus, tehtäväluettelo Valintakriteerit Mahdollinen tarjouslomake Edellytetään yleisten sopimusehtojen ja eettisten ohjeiden noudattamista Edellytetään kuulumista Tilaajavastuu.fi palveluun Selkeät tehtäväsisällöt ja määrittelyt Mitä tarkempi tarjouspyyntö, sitä vertailukelpoisemmat tarjoukset - tavoite 9

10 Tarjoajien ja tarjousten reilu käsittely Tarjoajien tasaveroinen kohtelu, sama tieto kaikille tarjoajille Tarjousten hylkäämisperusteet Tilaajavastuuvelvoitteiden laiminlyönti Tarjouksen jättäminen liian myöhässä Tarjouspyyntöä vastaamaton Tarjouksia vertaillaan asetettujen kriteerien mukaisesti Kiinteältä hinnaltaan halvin ei välttämättä kokonaistaloudellisesti edullisin 10

11 Sopimusneuvotteluin varmistetaan yhteiset näkemykset Varmistetaan, että osapuolet ymmärtävät tarjouksen, tarjouspyynnön sekä sopimuksen ehdot samalla tavalla Tavoitteena tulkinnanvaraisuuksien poistaminen ja erimielisyyksien ennaltaehkäisy Neuvottelupöytäkirjan laatiminen suositeltavaa Mahdolliset lisäykset ja muutokset kirjattava / liitettävä sopimukseen 11

12 Eteneminen sopimuksen allekirjoitukseen Sopimuspaketin viimeistely ja kokoaminen loogiseksi kokonaisuudeksi Ristiriitaisuuksia sopimuksen ja liitteiden välillä kannattaa välttää Dokumenttien etusijamääritys ehkäisee ristiriitatilanteita Taloyhtiön hallituksen tehtävä päätös isännöitsijän valinnasta ja sopimuksen allekirjoittamisesta Sopimuksen allekirjoittaminen siihen oikeutettujen toimesta 12

13 Lopuksi työkaluja ostoprosessin hallintaan Asunto-osakeyhtiön isännöintitehtäväluettelo Julkaisija: Kiinteistöalan Kustannus Oy Tarjouspyyntömallit, mallit liiteasiakirjoista Oppaat ja lomakkeet Verkkopalvelut (mm. Yleiset sopimusehdot (ISE 2007) Isännöinnin eettiset ohjeet / Hyvä isännöintitapa -ohjeistus 13

14 Kiinteistöliitto verkossa Kiinteistoliitto.fi Kiinteistöliitto, 14

15 Kiinteistöliitto osakkaana ja mukana 15