Isännöintisopimus kuinka sopia ja pitää sopimus ajan tasalla

Transkriptio

1 Isännöintisopimus kuinka sopia ja pitää sopimus ajan tasalla Hallitusseminaari 2011 Anu Kärkkäinen päälakimies Suomen Kiinteistöliitto ry

2 ISÄNNÖITSIJÄN VALINTA Milloin taloyhtiössä on oltava isännöitsijä? Yhtiöjärjestys määrää Yhtiökokous niin päättää Hallituksen tehtävänä nimittää ja erottaa Minkälaista isännöintiä me haluamme ja tarvitsemme? Yhtiön ikä, koko, kunto ja erityispiirteet asettavat vaatimuksia

3 ISÄNNÖITSIJÄN KELPOISUUS JA AMMATTITAITOVAATIMUKSET Mitä laki edellyttää isännöitsijältä? Vähintään yhdellä hallituksen jäsenellä ja isännöitsijällä on oltava asuinpaikka ETA-alueelta Jollei rekisteriviranomainen myönnä yhtiölle lupaa poiketa tästä Ei voi olla vajaavaltainen tai konkurssissa Miten varmistua etukäteen isännöitsijän ammattitaidosta? Erilaisia tutkintoja (mm. isännöitsijän ammattitutkinto, ITS, AIT) ISA, suositukset!!!!

4 ISÄNNÖINNIN EETTISET OHJEET Eettiset ohjeet hyväksytty 2008 Eettiset ohjeet korvasivat ns. Hyvän Isännöintitavan HIT Laadittu isännöintiin toimivan yhteistyön perustaksi Koskee koko yritystä ja sen kaikkia työntekijöitä

5 ISÄNNÖINTIPALVELUJEN YLEISET SOPIMUSEHDOT ISE 2007 (KH X ) Sovelletaan sopimukseen vain, jos otettu osaksi sopimusta! ISE 2007 sisältää 23 pykälää, jotka käsittelevät mm. Sopimuksen siirtoa (8 ) Sopimuksen muuttamista (11 ) Hinnantarkistusta (12 ) Ellei tilaaja hyväksy hinnantarkistusta, reklamoitava toimeksisaajalle kirjallisesti 1kk kuluessa Sopimuksen päättämistä (14 ) Irtisanominen, purkaminen

6 ISÄNNÖITSIJÄN VALINTA Tarjouspyyntömenettely suositeltavaa Oikea hinta laatu suhde? Lähtökohtana, että tilaaja ymmärtää, mitä tilaa Yksityiskohtainen tarjouspyyntö vertailukelpoiset tarjoukset Tarjousta antava pystyy arvioimaan oman soveltuvuutensa sekä hinnan, kun tietää millaiseen yhtiöön on tulossa ja millä tavoitteilla

7 KILPAILUTTAMISTA EDELTÄVÄT TOIMET Nykyisen sopimuksen ja palvelun toimivuusarviointi Uuden valinta voi olla riski Kehityskeskustelu tai reklamaatiot Asiakastyytyväisyyskyselyt Nykyisen sopimuksen päivittäminen Jos sopimuspäivitys ei onnistu yhteisymmärryksessä Harkittava isännöintipalveluiden kilpailuttamista

8 KILPAILUTTAMISPROSESSI Palvelun tarjoajien kartoitus Toimintakyky, referenssit, yhteiskunnalliset velvoitteet jne. Mitä painotetaan Kilpailutuksen menettelytavoista päätökset hallituksessa Tarjouspyynnön sisällön määrittely Tarjousten vertailu Sopimusneuvottelut Sopimuksen laadinta ja toimeenpano

9 ISÄNNÖITSIJÄN VALINTA Kattavaan tarjouspyyntöön liitetään: Sopimusohjelma Kiinteistön perustiedot Yhtiöjärjestys Haluttavat palvelut esim. Asunto-osakeyhtiön isännöintitehtäväluettelon avulla Palvelu ja laatutasokuvaukset Valinnan kriteerit Edellytetään Isännöintipalvelujen yleisten sopimusehtojen noudattamista (ISE 2007)

10 ISÄNNÖITSIJÄN VALINTA Halvin tarjous ei aina ole taloyhtiön kannalta edullisin. Valinta on suoritettava yhtiön edun mukaan Kokonaistaloudellisesti edullisin KK-palkkio, erillisveloitukset Henkilökunta koulutus, ihmissuhdetaidot, laatujärjestelmä, järjestäytyminen, auktorisointi Aina kirjallinen sopimus!!! Tilaajavastuulain velvoitteet

11 ISÄNNÖINTISOPIMUKSEN SISÄLTÖ Isännöintisopimuksen sisällön neuvottelu kuuluu hallituksen toimivaltaan. Kyse sopimuksesta -> vaatii molempien osapuolten hyväksynnän. Ennen sopimuksen allekirjoittamista sisällöstä syytä keskustella hallituksessa. Onko sovittu kaikesta oleellisesta, millainen hinnasto: mitä kiinteä kk-maksu sisältää entä erilliskorvaukset, millaiset irtisanomisajat. Isännöintipalveluiden osto-opas:

12 SOPIMUS ISÄNNÖINTIYRITYKSEN KANSSA AOYL 7:20 mahdollistaa rekisteröidyn yhteisön valitsemisen isännöitsijäksi. Yhteisön ilmoitettava kenellä päävastuu isännöinnistä. HUOM! Rekisteröityä yhteisöä ei voi valita isännöitsijäksi ennen oikeusministeriön antamaa asetusta. Aikataulu: vuonna 2012?? Voidaan kuitenkin tehdä isännöintisopimus yrityksen kanssa, jolloin hallitus valitsee yhtiön isännöitsijäksi päävastuullisen isännöitsijän. >Tällöin sopimukseen ehto, että yhtiön täytyy hyväksyä päävastuullisen isännöitsijän vaihtuminen.

13 ISÄNNÖITSIJÄN ASEMA TALOYHTIÖSSÄ Taloyhtiön toimitusjohtaja Päivittäinen hallintohallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti Kiinteistön ja rakennusten pito Huolehdittava, että kirjanpito ja varainhoito luotettavasti järjestetty Laissa mainitut erityistehtävät Toimittava huolellisesti ja yhtiön edun mukaisesti

14 ISÄNNÖITSIJÄN JA HALLITUKSEN TOIMINNASTA Yhteistyö, luottamus sekä avoin keskustelu on tärkeää yhtiön johdon eli hallituksen ja isännöitsijän välillä! Ollaan samassa veneessä! Lähtökohtana tulisi olla pitkäjänteinen kumppanuus Yhteydenpitomenettely, raportointi Sopimuksen päivittäminen

15 ISÄNNÖINTISOPIMUKSEN MUUTTAMINEN Vanha sopimus pysyy voimassa kunnes sitä muutetaan. Muuttaminen edellyttää neuvotteluja ja molempien osapuolten hyväksynnän. Myös isännöintisopimuksen muuttamista on syytä käsitellä ensin hallituksessa. Mikäli osapuolet eivät pääse yhteisymmärrykseen muutoksista, tulee hallituksen pohtia sopimuksen päättämistä ja uuden sopimuksen kilpailutusta.

16 ISÄNNÖINTISOPIMUKSEN MUUTTAMINEN ISE 2007 hinnantarkistus 12 Ellei tilaaja hyväksy hinnantarkistusta, reklamoitava toimeksisaajalle kirjallisesti 1 kk:n kuluessa