Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-palvelussa

Transkriptio

1 Sivu 1 Mediapankki-ohjelman hankinta Kouvolan kaupungille 1 Nykytilanne ja tavoite 2 Aikataulu Pyydämme tarjoustanne Kouvolan kaupungin mediapankkiohjelmasta, toimitukseen liittyvästä käyttöönottoprojektista ja käyttöönottoon liittyvästä koulutuksesta tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-palvelussa Kouvolan kaupunki (Tilaaja) kehittää digitaalisessa muodossa olevien kuvien hallintaa. Sekä kuvien kontrolloituun hallintaan että arkistointiin tarvitaan ohjelmaa (kuvat, digitaaliset kuvat, metatiedot ja ei-digitaalisessa muodossa olevat kuvaaineistot). Tällä hetkellä kuvien käyttöön, säilyttämiseen ja jakeluun ei ole olemassa yhtenäisiä käytäntöjä. Kuvien muokkaaminen tai muu aineistonhallinta tapahtuu omalla työasemalla. Kuvia säilytetään eri tallennuspaikoissa: henkilökohtaisilla työasemilla, cd-rom- ja dvd-ievyillä tai muistitikuilla. Osa aineistosta on toimialakohtaisesti palvelimella tiedostorakenteeseen luokiteltuna. Kuvailuun perustuva haettavuus ja yhteiskäyttöisyys kuva-aineistosta puuttuvat. Tavoitteena on, että Tilaaja saa käyttöönsä web-selaimella toimivan ohjelman/sovelluksen, jonka avulla voidaan hallinnoida ja säilyttää digitaalisia kuvia sekä niiden viitetietoja kaupungin yksiköiden, toimialojen ja organisaation ulkopuolisten tahojen tarpeisiin ja mahdollisesti tulevaisuudessa myös ostettavaksi. Tällä tarjouspyynnöllä haetaan järjestelmäratkaisua, joka mahdollistaa käyttäjäryhmittäisen kuva-aineiston hallinnan, yhteiskäyttöisyyden ja aineistotyyppiä tukevan haettavuuden sekä vakaan säilytyksen. Tarkemmat tiedot toiminnallisuustarpeista, käyttäjäryhmistä ja käyttöympäristöstä on kuvattu liitteessä 3. (Katso kohta 12. aineisto) Kuvapankkijärjestelmän määrittely ja suunnittelu aloitetaan hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Tavoitteena on käynnistää tarvittavat asennukset sekä testaus- ja pilotointivaihe heti hankinnan jälkeen. Määrittelyn ja suunnitteluvaiheen tarkennusta jatketaan samanaikaisesti. Järjestelmän lopulliseen käyttöönottoon ja eri käyttäjäryhmien koulutukseen sekä järjestelmän hyväksymiseen pyritään pääsemään viimeistään vuoden 2010/2011 vaihteessa. Valitun tarjoajan kanssa tehdään projektisuunnitelma, jossa aikataulu määritetään tarkemmin Kouvola Faksi etunimi.sukunimi@kouvola.fi

2 Sivu 2 3 Tarjouksessa vaadittavat selvitykset Tarjouksen mukana tulee lähettää täytettynä selvityslomake (Liite 1) sekä lomake yhteiskunnallisista velvoitteista (Liite 2).Tarjouskielenä tulee olla suomi. Selvityslomake (Liite 1) Pakolliset vaatimukset on merkitty selvityslomakkeeseen P-kirjaimella. Tarjoaja täydentää tiedot suoraan taulukkoon ja antaa tarvittaessa lisätietoa erillisenä liitteenä. Liitteet numeroidaan ja viittaus merkitään vastaavana numerona selvityslomakkeen kyseiseen kohtaan. Selvityslomakkeen rakenne: 1. Yleistiedot tarjotusta järjestelmästä 1.1. Tuote- ja tarjoajatiedot 1.2. Tuotteen kehittyminen 1.3. Tärkeimmät referenssit 1.4. Järjestelmän kuvaus 2. Toiminnallisten vaatimusten täyttyminen 2.1. Käytön helppous 2.2. Käyttäjät, käyttäjäryhmät ja käyttöoikeudet 2.3. Kuva-aineistojen ja metatiedon syöttö 2.4. Metatiedot ja metatietorakenteet 2.5. Kuva-aineistojen haku ja käyttö 2.6. Kuva-aineistojen hallinta 2.7. Järjestelmän hallinta 2.8. Tietosuoja ja tietoturva 2.9. Tilastointi ja raportointi 3. Järjestelmään liittyvät tekniset vaatimukset 4. Skaalautuvuus 5. Integraatio muihin järjestelmiin 6.Lisensiointikäytäntö 7. Hinnoittelu 8.Dokumentointi ja ohjeistus 9.Käyttöönottoprojekti 9.1. Projektin suunnittelu 9.2. Käyttöönottoprojektin kustannuserittely Yhteiskunnalliset velvoitteet -Iomake (Liite 2) Ennen varsinaista tarjousvertailua arvioidaan tarjouksen tekijän kelpoisuutta. Kelpoisuuden arviointi perustuu hankintalain ja soveltuvin osin hankintaasetuksen määritelmiin. Tullakseen huomioiduksi tarjousvertailussa tarjoajan täytyy täyttää seuraavat kelpoisuusehdot:

3 Sivu 3 Tarjoajan tulee antaa liitteenä 2 olevalla lomakkeella kuvaus seuraavista asioista -Tarjoaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin -Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin - Tarjoaja suorittanut lainsäädännön mukaisten verojen maksamisen - Tarjoaja suorittanut työntekijän eläkelakien mukaiset maksut Selvitykset ja todistukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Tässä dokumentissa kuvattujen verkkopalvelujen käynnistäminen edellyttää erillisen käyttöottoprojektin toteuttamista. Toimittajan projektipäällikön ja henkilöstön haastattelu voidaan suorittaa seuraavien asioiden selvittämiseksi: Toimittajalla tulee olla kokemusta vähintään Kouvolan kokoisen kaupungin tai vastaavan kokoisten muiden asiakkaiden mediapankkiohjelman toteutuksesta. Toimittajan tulee tarjouksessaan kertoa referenssistä aiemmista vastaavista toimitusprojekteista. Projektinhallintakokemusta vastaavanlaista toteutuksista Riittävä määrä toimittajan omia henkilöresursseja asiantuntijatehtävissä 4 Tarjousten käsittely 5 Osatarjoukset 6 Valintaperusteet Tilaajalla on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tai puutteelliset tarjoukset. Mikäli pakollisiin ominaisuuksiin on vastattu EI, niin tarjous hylätään. Myöhästyneitä tai muutoin tarjouspyynnön vastaisia tarjouksia ei oteta huomioon. Lisäksi suljetaan pois ne tarjoajat, joiden ei juridisesti, taloudellisesti, toiminnallisesti tai muut seikat huomioon ottaen voida arvioida selviytyvän tarjouspyynnön mukaisista velvoitteista. Tilaaja voi halutessaan pyytää Tarjoajilta lisäselvityksiä tai tarkennuksia tarjouksessa annettuihin tietoihin. Osatarjoukset huomioidaan (esim. järjestelmä ja käyttöönottoprojekti erikseen). Myös ASP-ratkaisuun perustuvat tarjoukset otetaan huomioon. Järjestelmän valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto seuraavin kriteerein: -järjestelmän ominaisuudet ja teknisen ratkaisun laatu -järjestelmän sopivuus tekniseen ja toiminnalliseen ympäristöön -hinta -käyttöönottoprojekti ja koulutus -toimittajan valmius järjestelmän kehittämiseen

4 Sivu 4 7 Hinnoittelu Tilaaja pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään tarjousta. Tilaaja voi tarjoukset saatuaan kutsua valitsemansa Tarjoajat esittelemään ratkaisuaan. Tarjottava järjestelmä ja siihen liittyvät tukipalvelut on hinnoiteltava selvityslomakkeen (Liite 1) mukaisesti. 8 Laskutus ja maksuehdot 9 Sopimusehdot Toimituksen laskutus tulee tapahtua erillisen laskutusohjelman mukaisesti, vaiheistettuna järjestelmän käyttöönoton mukaan. Käyttöönotto ja laskutus tarkennetaan erillisellä sopimuksella. Valinnan jälkeen Tilaaja ja Tarjoaja tekevät kilpailutus- ja tarjousasiakirjojen mukaisen hankintasopimuksen. Sopimus Tilaajan ja Tarjoajan välille syntyy siinä vaiheessa, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. Muilla kuin tarjouspyynnössä mainituilta osin noudatetaan julkisen hallinnon IThankintojen sopimusehtoja (JIT 2007). 10 Tarjousten jättäminen ja voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa saakka ja siitä tulee ilmetä toimitus-, maksu- ja muut ehdot sekä takuuajat. Sitova tarjous on oltava Tilaajalla yhtenä kokonaisuutena paperilla suljetussa kuoressa ja sähköisenä versiona viestinta@kouvola.fi viimeistään klo Paperiversion toimitusosoite: Kouvolan kaupunki Viestintä PL Kouvola Käyntiosoite: Torikatu 10 Kuoreen laitetaan merkintä "Tarjous/Mediapankkiohjelma" Tarjouksien avaustilaisuus on suljettu. 11 Päätöksestä tiedottaminen Kouvolan kaupunki tiedottaa kaikille tarjoajille tarjouksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä kirjallisesti päätöksenteon jälkeen.

5 Sivu 5 12 aineisto aineistoon kuuluu tämän tarjouspyynnön lisäksi kolme liiteasiakirjaa, jotka voi pyytää sähköpostilla osoitteesta heli.veripaa@kouvola.fi. Liite 1. Selvityslomake (Palautetaan Iiitteineen tarjouksen mukana) Liite 2. Yhteiskunnalliset velvoitteet (Palautetaan liitteineen tarjouksen mukana) Liite 3. Kuvienhallinnan toimintaympäristö, käyttötarpeet ja käyttäjät 13 Lisätiedot ja kysymykset ä koskevia lisätietoja antaa: verkkotiedottaja Heli Veripää, puh tai tietohallintokoordinaattori Jaana Riivari, puh Kysymykset tulee toimittaa sähköpostilla osoitteeseen viestinta@kouvola.fi Kysymyksiin aiheeksi "mediapankkiohjelman hankinta". Vastaukset ovat luettavissa verkko-osoitteessa Kouvolassa Heli Veripää verkkotiedottaja Jaana Riivari tietohallintokoordinaattori