Isännöinnin ostaminen

Transkriptio

1 Isännöinnin ostaminen - laatu on valinta - ostoprosessin vaiheet - työkaluja käytettäväksi Taloyhtiö tapahtuma Helsinki Timo Tossavainen Kiinteistöliiton yhteyspäällikkö Taloyhtio.netin päätoimittaja Suomen Kiinteistöliitto ry

2 Laatu vai hinta tärkeämpää? Isännöintiä ostettaessa päätettävä mitä halutaan ja millä perusteella valitaan isännöintiyritys ja isännöitsijä Ei ole vain yhdenlaista isännöintiä! => Isännöintipalvelu on erilaista eri yrityksissä Halutaanko tilata tai tuottaa laatua? Vertailu ja valinnat vain hinnalla? Miten laatu esille ja vaikuttamaan valintaan?

3 Miten saada hyvää laatua? Isännöintiyritysten vertailtavuus varmistettava Tarjouspyyntöjen laadintaan ja valmisteluun panostus => tarjoukset vertailukelpoisiksi, myös laadun osalta! Hallituksen osto-osaaminen kuntoon Ostoprosessin osaaminen Työvälineiden tuntemus ja hyödyntäminen Sopimushallinta jatkuvaksi toiminnaksi Taloyhtiön tahtotila selväksi Strategia millainen halutaan oman taloyhtiön olevan

4 Palvelun laatu isännöinnissä Tekninen laatu Kokous- ja muut asiakirjat, raportit hallitukselle => henkilökunnan ammattitaito, työvälineet yms. Toiminnallinen laatu Asiakkaan käsitys yrityksen työskentelytavoista sekä palvelu- ja yrityskulttuurista => asenne ja joustavuus, palvelualttius ja toimitusnopeus, luottamuksen herättäminen, asiakasviestintä, laskutuspolitiikka Imagollinen laatu Yrityksen imago ja maine markkinoilla

5 Laatu on valinta mutta kenen? Kuka isännöinnin laadun valitsee? Tilaaja eli taloyhtiön hallitus tärkeimmässä roolissa! Isännöintiyritys ja isännöitsijä tuottavat valittua ja tilattua laatua Milloin isännöinnin laatu valitaan? Isännöintisopimusta valmisteltaessa ja tehtäessä Koko sopimuksen kestoajan, osana arkityötä Laadun seuranta jatkuvaa ja molemminpuolista

6 Isännöinti mitä ollaan tilaamassa? Isännöintipalvelun sisältö määritellään isännöintisopimuksessa ja sen liitteissä Ei yhtä ainoaa ja oikeaa isännöintiä Tilaajan tahto ja määrittelyt tarjouspyyntövaiheessa Isännöitsijän lisäksi isännöintiyrityksen muu henkilöstö Realismia: jos 21 taloyhtiötä isännöitävänä => alle 8 tuntia/talo/kuukausi Isännöitsijän lisäksi isännöintiyrityksen muu henkilöstö hoitaa monia tehtäviä, jotka isännöinniltä tilattu

7 Pätevyyden arviointi Isännöitsijän osaaminen Pohjakoulutus ja alan tutkinnot (AIT, ITS, jne.) Työkokemus isännöintitehtävissä, muutoin relevantti Muun henkilöstön osaaminen Koulutus, työkokemus, osaamisen ylläpito ja kehittäminen ISA-auktorisointi Auditointi, kurinpitomenettely Lisätietoa ISA:sta:

8 Välineitä laadun hallintaan Tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin haluttu laatu esille! Vuosittain keskustelu hallituksen ja isännöinnin kesken palaute- ja kehityskeskustelu, tyytyväisyys palvelun laatuun, sopimuksen ajantasaisuus ja päivitys, Asiakastyytyväisyyden mittaukset Referenssit & vuorovaikutus muiden asiakkaiden kanssa Hallituksen itsearviointi Laatujärjestelmä, raportoinnit, vuosikello ja muut välineet

9 Isännöintipalvelun laatu on valinta Tilaajan mietittävä haluttu laatutaso jo ennen tarjouspyyntöjen laittamista Laadun varmistus ja seurantamenettelyt sovittava etukäteen Laadun parantaminen sopimuskauden aikana on mahdollista sopimusta päivittämällä => vaikuttaa hintaan luonnollisesti! Hyvästä laadusta kannattaa maksaa - huonoa ei kannata sietää, jos sitä ei ole tilattu!

10 Ostoprosessin vaiheet Isännöinnin ostamisessa ei kannata oikoa => taloyhtiön hallituksen toimittava tavoitteellisesti 1. Tarveselvitysvaihe Määritellään tavoitteet isännöinnille, nykytilan arviointi, tarpeiden selvitys 2. Suunnitteluvaihe Isännöintihankinnan toteutuksen suunnittelu, määritellään haluttu palvelukokonaisuus, palvelukuvaus, valmistellaan asiakirjat 3. Tarjouspyyntövaihe Potentiaalisille tarjoajille tarjouspyynnöt

11 Isännöinnin ostaminen jatkuvaa Isännöinnin ostamisessa on taloyhtiön hallituksen kannalta kyse jatkuvasta toiminnasta! Tehdyn isännöintisopimuksen toimivuutta arvioitava, seurattava sen toteutumista ja noudattamista => huomiota sopimuksen aikaiseen elämään pelkästä ostotilanteesta Kiinteiden kuukausipalkkioiden lisäksi isännöintiyrityksillä on erillisveloitettavia palveluja, joiden hinnat hallituksen sovittava Mikään sopimus ei ole ikuinen => sopimusta tehtäessä mietittävä sen koko elinkaari aina päättymiseen saakka prosessien osalta

12 Sopimuksen päivitys vai kilpailutus Nykyisen isännöintisopimuksen ja palvelun toimivuuden arviointi Isännöintiyrityksen ja isännöitsijän vaihto ei aina ongelmatonta, pidemmät kumppanuudet tavoite Sopimuksen päivittäminen taloyhtiön tarpeita vastaavaksi pitäisi olla normaalia Jos sopimuksen päivittäminen ei onnistu yhteisymmärryksessä => isännöintipalveluiden ostaminen ja kilpailutus

13 Kilpailuttamista edeltävät toimet Strategiasta johdetaan tavoitteet onko hallituksella selvillä kiinteistön strategia eli millainen taloyhtiön halutaan olevan? kun strategia selvillä, sitä tavoitetilaa tukevat tavoitteet isännöinnille mahdollisia Suunnitelmallinen kiinteistöstrategia ei vain lyhytjänteistä kustannusajattelua kokonaistaloudellisuus (elinkaari)

14 Isännöintipalvelun tarpeiden määrittelyyn vaikuttaa monet seikat Kiinteistön ja sen tilojen käyttötarkoitus Kiinteistöllä olevat rakennukset ja niiden laitetekniset ominaisuudet Rakennusten ikä ja kunto Kiinteistön käyttäjien tarpeet Viranomaisten ja lainsäädännön vaatimukset

15 Kilpailuttamisprosessi miten etenee ja millaisia vaiheita hankkeessa on? Ennen tarjouspyyntöä tehtävät toimenpiteet Tarjouspyynnön sisällön määrittely Tarjousten vertailu Sopimusneuvottelut Sopimuksen laadinta ja toimeenpano Sopimuksen aikaiset toimenpiteet => laadun hallinta ja varmistus tähtäimenä

16 Kilpailutusprosessi: Ennen tarjouspyyntöä Palvelun tarjoajien kartoitus - toimintakyky, referesssit, yhteiskunnalliset velvoitteet jne. Kilpailutuksen menettelytavoista päätökset Palveluntoimittajan valintakriteerien määrittely => haluttujen asioiden painotus Tarjouspyynnön liitteiden valmistelu, => tehtäväsisällöt ja -määrittelyt selkeiksi => Pyrkimys tarjousten vertailukelpoisuuteen ja haluttuun laatutasoon

17 Kilpailutusprosessi: Tarjouspyyntömäärittelyt Tarjouspyyntö on yksi sopimusasiakirja! Kuvataan mahdollisimman tarkasti ja yksiselitteisesti ne tehtävät ja toimenpiteet, joista tarjousta pyydetään => oikea mitoitus Tarjoajien tasaveroinen kohtelu, sama tieto kaikille tarjoajille tarjousten laatimiseksi Sopimukseen sisältyvät tehtävät vs. erillisveloitettavat työt Tilaajan tahdon määritys! => sitä saa mitä tilaa.

18 Kilpailutusprosessi: Tarjousten vertailu Kun tarjouspyynnöt liitteineen tehty huolella ja mietitty mitä tilataan, voidaan tarjouksia vertailla myös halutun laadun osalta Yhtenäisen tarjouspyyntölomakkeen käyttö parantaa vertailtavuutta Halvin tarjous ei kokonaistaloudellisesti aina edullisin (mm. kk-palkkio vs. erillisveloitus) Tavoitteena pitkäaikainen kumppanuus => tilaajan ja tuottajan etu

19 Kilpailutusprosessi: Sopimusneuvottelut Neuvotteluissa varmistetaan, että sopijaosapuolet ymmärtävät sopimuksen ehdot samalla tavalla Tavoitteena tulkinnanvaraisuuksien poistaminen ja ristiriitaisuuksien ehkäisy Täsmennykset ja muutokset kirjattava sekä liitettävä sopimusasiakirjoihin!!! Iltalypsy ei kuulu hyvään kauppatapaan => Parempi sopia etukäteen kuin riidellä jälkikäteen

20 Kilpailutusprosessi: Sopimuksen laadinta Kumppanin valintapäätös Laadinta sopimusteksti, liitteet ja järjestys Allekirjoitus voimaanastuminen Täytäntöönpano kohteen haltuunotto Tiedottaminen asukkaille infoa mitä tilattu, myöhemmin henkilöiden vaihtuessa tiedon kuljettava uusille toimijoille (hallitus) => ken leikkiin ryhtyy se leikin kestäköön

21 Kilpailutusprosessi: Sopimuksen aikana Isännöintipalvelun ostaminen on jatkuva prosessi -> se ei pääty sopimuksen tekoon Sopimuksen ylläpitäminen ja seuranta Laaduntarkkailu molemmin puolista Yhteydenpitomenettelyjen toimivuus Raportoinnin tapa ja määrä sopimuksessa Reklamointi, kehityspalaverit Asiakastyytyväisyyskyselyt

22 Ostoprosessin vaiheet tiivistelmä Isännöintipalvelun ostaminen ei pääty sopimuksen tekoon, siitä se vasta alkaa! Mieti mihin tarpeisiin palvelua ollaan ostamassa Älä oikaise ja kiirehdi tarjouspyyntöjen lähettämiseen, vaan valmistele kunnolla Päätä etukäteen isännöinnin ostamisen menettelytavat ja pelisäännöt Varmista sekä laadun että hinnan vertailtavuus Toimi kilpailutuksessa rehdisti

23 Työkaluja isännöinnin ostamiseen Yleiset sopimusehdot ja eettiset ohjeet Tarjouspyyntömallit, mallit liiteasiakirjoista Isännöintitehtäväluettelo Oppaita ja lomakkeita Kirjallisuutta Verkkopalveluja (esim.

24 Yleiset sopimusehdot ja eettiset ohjeet Isännöinnin eettiset ohjeet Kiinteistöliitto, Isännöintiliitto ja ISA julkaisivat 2008, korvasi aiemman Hyvä isännöintitapa -ohjeistuksen Isännöinnin yleiset sopimusehdot ISE julkaistiin 2007, korvasi aiemman KH & I YSE 2000:n Sisältönä sopimussuhteen yleisiä periaatteita, alihankkijan käyttö, hinnantarkistus, tietoturvallisuus, jne.

25 Isännöintitehtäväluettelo = luetteloksi koottu esitys isännöintitehtävistä Isännöintitehtäväluetteloa käyttäen taloyhtiön hallitus pystyy tarjouspyyntöön määrittelemään ne isännöintitehtävät, jotka hallitus haluaa isännöintisopimukseen sisällyttää sekä mitkä palvelut hallitus haluaa sisällyttää kiinteään kuukausimaksuun ja mitkä erillisveloitettaviksi Kiinteistöalan Kustannus Oy:n julkaisu, Kiinteistöliiton jäsenille 10 % alennus

26 Lomakemalleja sopimuksen tekemiseen Tarjouspyyntö isännöinnistä -lomake Isännöintisopimus -lomake Kiinteistöalan Kustannus Oy julkaisijana Sopimushallinnan työkalut -lomakkeet ja mallit Isännöintisopimuksen laatimisohjeet, Tarjouspyyntö isännöinnistä -lomake, Kiinteistön perustiedot - lomake, Isännöinnin sopimusohjelma -malli, Isännöintisopimus -malli, Sopimusohjelma malli Julkaistaan päivitettyinä alkukesästä 2011,

27 Muita lomakkeita ja työkaluja Sopimuslomake.net -palvelu, (Rakennustieto Oy) KH X Isännöintipalveluiden hankinta. Palvelukuvauksen laatiminen. (2010) KH X Isännöintipalveluiden hankinta. Sopimusohjelman laatiminen. (2010) KH X Isännöintipalveluiden hankinta. Tarjouspyynnön laatiminen. (2010)

28 Kirjallisuutta ja tietolähteitä hallituksille Toimiva hallitus Taloyhtiön hallituksen käsikirja, (Kiinteistöalan Kustannus Oy) Hyvä hallintotapa taloyhtiössä (Kiinteistöalan Kustannus Oy) KiinteistöRYL 2009 (Rakennustieto Oy) Isännöintipalveluiden osto-opas (pdf, netissä) (Kiinteistöliitto Pirkanmaa) Taloyhtiöiden tietoportaali: (Kiinteistöliitto yhteistyötahoineen)

29 Isännöinnin ostamisen muistilista Hallitus määrittelee millaista isännöintiä taloon haluaa, älä lähetä tarjouspyyntöjä ennen tätä omaa mietintää Tarjouspyyntöön pitää panostaa aikaa ja ajattelua Hyödynnä lomakemalleja ja muita työkaluja Perehdy isännöinnin tarjoajiin haastattele! Isännöintisopimus kirjallisena, liitteet mukana Isännöitsijän valinta tärkeä päätös => harkinta huolella => Lisätietoa osoitteessa

30 Isännöinnin ostaminen Ostajan vastuulla on miettiä mitä on ostamassa! Luottamus syntyy siitä, että tehdään se mitä on luvattu ja luvataan vain sellaista, joka pystytään tekemään. Parempi sopia etukäteen, kuin kinastella jälkikäteen