Maanmittauslaitos. Tietoa, palvelua ja tutkimusta Maasta. Asiakirjahallinnon ja arkiston esittely. Miina Pelkonen

Transkriptio

1 Maanmittauslaitos Tietoa, palvelua ja tutkimusta Maasta Asiakirjahallinnon ja arkiston esittely Miina Pelkonen

2 SS16 Nimemme mukaisesti

3 Dia 2 SS16 vaihtoehtoiset diat peräkkäin, ensin teksti ja sitten kuva --> älä poista vaan tee erillinen diasarja (esittäjä saa valita käyttääkö pelkkiä kuvia vai tekstejä tai tärkeisiin esityksiin voi tulostaa tekstillä ja esittää kuvilla) SKARKKAINEN;

4 SS17 Nimemme mukaisesti

5 Dia 3 SS17 vaihtoehtoiset diat peräkkäin, ensin teksti ja sitten kuva --> älä poista vaan tee erillinen diasarja (esittäjä saa valita käyttääkö pelkkiä kuvia vai tekstejä tai tärkeisiin esityksiin voi tulostaa tekstillä ja esittää kuvilla) SKARKKAINEN;

6 SS18 Nimemme mukaisesti

7 Dia 4 SS18 vaihtoehtoiset diat peräkkäin, ensin teksti ja sitten kuva --> älä poista vaan tee erillinen diasarja (esittäjä saa valita käyttääkö pelkkiä kuvia vai tekstejä tai tärkeisiin esityksiin voi tulostaa tekstillä ja esittää kuvilla) SKARKKAINEN;

8 SS19 Nimemme mukaisesti

9 Dia 5 SS19 vaihtoehtoiset diat peräkkäin, ensin teksti ja sitten kuva --> älä poista vaan tee erillinen diasarja (esittäjä saa valita käyttääkö pelkkiä kuvia vai tekstejä tai tärkeisiin esityksiin voi tulostaa tekstillä ja esittää kuvilla) SKARKKAINEN;

10 SS20 Nimemme mukaisesti

11 Dia 6 SS20 vaihtoehtoiset diat peräkkäin, ensin teksti ja sitten kuva --> älä poista vaan tee erillinen diasarja (esittäjä saa valita käyttääkö pelkkiä kuvia vai tekstejä tai tärkeisiin esityksiin voi tulostaa tekstillä ja esittää kuvilla) SKARKKAINEN;

12 SS21 Nimemme mukaisesti

13 Dia 7 SS21 vaihtoehtoiset diat peräkkäin, ensin teksti ja sitten kuva --> älä poista vaan tee erillinen diasarja (esittäjä saa valita käyttääkö pelkkiä kuvia vai tekstejä tai tärkeisiin esityksiin voi tulostaa tekstillä ja esittää kuvilla) SKARKKAINEN;

14 SS22 Nimemme mukaisesti

15 Dia 8 SS22 vaihtoehtoiset diat peräkkäin, ensin teksti ja sitten kuva --> älä poista vaan tee erillinen diasarja (esittäjä saa valita käyttääkö pelkkiä kuvia vai tekstejä tai tärkeisiin esityksiin voi tulostaa tekstillä ja esittää kuvilla) SKARKKAINEN;

16 Toimimme valtakunnallisesti Toimimme 37 paikkakunnalla Maarianhaminasta Ivaloon. Aluerajat poistuivat 2014 eikä maanmittaustoimistoja enää ole.

17

18 Strategiset kärkihankkeet Sähköinen asiointi Muun muassa 2SASI-hanke ja Kiinteistökaupan verkkopalvelun käytön lisääminen Paikkatiedon tehokäyttö Muun muassa KMTK-hanke Uusi katasterijärjestelmä Muun muassa Katasteri2035-tutkimushanke,3d-projektit, koordinaattikatasterin tutkimus Sähköinen asunto-osakerekisteri (ASREK)

19 Toimialasidonnaisia IT-palveluja Tietotekniikan palvelukeskus Mitpa tuottaa innovatiivisia ja elinkaarihallittuja toimialasidonnaisia IT-palveluja vahvalla toiminta- ja teknologiaosaamisella Toimialasidonnaiset digitaaliset palvelut tuotetaan asiakasvirastojen substanssiosaamisen ja Mitpan teknologiaosaamisen yhteistyöllä Ylläpidossa on noin 250 järjestelmää, yhtäaikaisia kehittämisprojekteja on noin 50 Asiakkaat: Maanmittauslaitos, Maaseutuvirasto (Mavi), Elintarviketurvallisuusvirasto (Evira), maa- ja metsätalousministeriö, Luonnonvarakeskus Luke, Suomen Metsäkeskus, sosiaali- ja terveysministeriö, Valvira ja Tukes

20 Paikkatietokeskus FGI Paikkatietokeskus FGI:n ydintehtävä on tuottaa huipputason tutkimusta yrityksille, valtiolle ja muille yhteisölle Toimii kansainvälisesti Suomessa ja maailmanlaajuisesti Puolella henkilöstöstä on tohtorin tutkinto Vie yhteistyökumppaneidensa kanssa aktiivisesti huipputeknologiaa käytäntöön

21 Henkilöstö toimintayksiköittäin Yleishallinto 6,0 % Paikkatietokeskus 6,0 % Keskushallinto 0,6 % Tietotekniikan palvelukeskus Mitpa 16,5 % Tuotanto 71,0 % Tuloksentekijöitä 1 777

22 Maanmittauslaitoksen arkisto

23 Maanmittauksen historiaa Maanmittauksella on takanaan yli 375 vuotinen historia. Ensimmäinen maanmittari Olof Gangius sai kuningatar Kristiinalta 1633 määräyksen tulla Suomeen mittaamaan maat pellot sekä niityt. vanhimpia alkuperäisiä karttoja säilytetään Ruotsin valtionarkistossa ja kopioina KA:n kopiokokoelmassa Jäljennöksiä Ruotsin Valtionarkiston kartoista ja piirustuksista Maanmittaushallinto perustettiin ja Suomen Suuriruhtinaanmaan Päämaanmittauskonttorin ohjesäännöt vahvistettiin

24 Kamarikollegion ohjeita Maanmittareiden tulee vuosittain, niin pian kuin maa tulee paljaaksi, alkaa työnsä ja ahkerasti mitata kunkin kylän maat, sekä pellot että niityt. Maanmittareiden tulee talvella saapua henkilökohtaisesti töittensä kanssa kamarikollegioon tekemään selkoa niistä ja jättämään ne sinne säilytettäväksi.

25 Arkistojen syntyvaiheista Maanmittarien laatimien karttojen säilytys oli pitkään puutteellista Järjestelmällisempi arkistointi alkoi 1700-luvulla, kun läänien maanmittauskonttorit syntyivät. Maanmittarien tuli jättää maanmittauskonttoriin kaikki toimituksissa syntyneet kartat. Läänien maanmittauskonttorien arkistot säilytettiin läänien pääkaupungeissa omina kokonaisuuksinaan MML:n organisaatiomuutoksista huolimatta

26 Rullakartat Maanmittauskartat säilytettiin aikaisemmin pääasiassa rullina. Myöhemmin rullakartat oikaistiin ja samalla suurikokoisimmat kartat leikattiin pienempiin osiin. MML:n arkistossa on noin 2000 rullakarttaa

27 Maanmittausarkistojen keskittäminen Vuonna 2005 maanmittausarkistot siirrettiin läänien pääkaupungeista Jyväskylään rakennettuun arkistoon. Säilyttäminen Tietopalvelu Sähköisen arkiston käyttöönotto ja sähköisen arkiston tuotanto

28

29 Maanmittaus arkistojen keskittäminen Sisältää maanmittaustoimitusten asiakirjat sekä muun kiinteistöjaotukseen ja sen muuttamiseen liittyvän aineiston. Noin 10 hkm ja noin erillistä karttaa Arkistonmuodostus Vuodesta 2005 lähtien maanmittausarkisto kasvaa yhdestä kasvupisteestä. Aikaisemmin 13 kpl alkaen maanmittausarkistoon arkistoitavat uudet toimitusasiakirjat ja kiinteistörekisteriä koskevat hallinnolliset päätökset säilytetään pysyvästi ainoastaan sähköisesti ARKKI- järjestelmässä Arkistolaitoksen luvan mukaisesti

30 Kiinteistöjen kirjaamisarkistojen keskittäminen Kirjaamisasiat siirtyivät käräjäoikeuksilta Maanmittauslaitokseen vuonna 2010 Kiinteistöjen kirjaamisarkistot, lainhuuto- ja kiinnitysarkistot, keskitettiin Jyväskylään käräjäoikeuden noin 60 toimipaikalta vuonna alkaen - n. 5 hyllykilometriä Tätä vanhempi aineisto siirrettiin maakunta-arkistoihin Lainhuutokortit paikallisiin maanmittaustoimistoihin

31 Kiinteistöjen kirjaamisarkistojen keskittäminen Aluksi jokainen maanmittaustoimisto oli oma arkistonmuodostaja kirjaamisarkiston osalta KIRRE järjestelmän käyttöönoton jälkeen saapuneet asiakirjat skannataan ja itse laaditut tuotetaan sähköiseen muotoon Sähköinen pysyvä säilytys Alkuperäiset palautetaan skannauksen jälkeen asiakkaalle

32 Arkiston tietopalvelun keskittäminen Maanmittauslaitoksen arkisto käsittelee tällä hetkellä vuosittain noin tilausta. Yhdessä tilauksessa käsitellään keskimäärin 1,5 arkistotunnusta (maanmittaustoimitus) eli keskimäärin vuodessa käsitellään toimitusta. Koko arkiston skannaus konservointeineen veisi noin 537 htv:tta. Nykyresursseilla noin 39 vuotta.

33 Maanmittauslaitoksen arkistokokoelmat Maanmittauslaitoksen tuottamat painetut kartat itsenäisyyden ajalta MML:n hallintoarkistot (Pasilassa) Ilmakuva-arkistot Pasilassa 1930-luvulta alkaen

34 Uudistusarkisto - maanmittausarkisto karttojen puhtaaksi piirretyt kappaleet, karttauudistukset eli renovaatiot lähetettiin Kamarikollegioon Tukholmaan, luvun lopulta Päämaanmittauskonttoriin Tukholmaan kertyneet kartat luovutettiin 1809 Suomeen (Haminan rauhansopimus) luovutettuja karttoja oli noin kpl ja ne muodostivat pohjan Suomen Päämaanmittauskonttorin (Maanmittaushallitus 1918) arkistolle määräys uudistuskarttojen lähettämisestä Maanmittaushallitukseen oli voimassa 1960 luvulle asti Uudistusarkistoa säilytetään KA:ssa Helsingissä

35 Maanmittauslaitoksen arkistoja muualla Maakunta-arkistoissa/Kansallisarkistossa ennen isojakoa syntynyt Suomessa oleva aineisto ( luvuilta) Maakirjakarttoja löytyy sähköistettynä: Kansallisarkiston uudistusarkisto on kopioarkisto maanmittaustoimitusaineistosta 1960-luvulle saakka MMH:n ajan hallintoarkistot luovutettu arkistolaitokseen (aineisto käytössä Kansallisarkistossa alkaen)

36 Maanmittauslaitoksen arkistoja muualla Luovutetun alueen maanmittausarkistoja Mikkelin maakunta-arkistossa ja Petsamon, Kuusamon, Sallan eli Kuolajärvi osalta Oulun maakunta-arkistossa (Viipurissa laajimmat kokoelmat entisen Viipurin läänin maanmittauskonttorin arkistoa) Ennen v tehdyt painetut kartat MML on luovuttanut Kansallisarkistoon, myös Kansalliskirjastossa on painettuja karttoja

37 Sähköinen arkisto ARKKI MML:n sähköinen arkistointi aloitettiin maanmittaustoimitusten pohjalta Käytössä oli sähköinen erikoisluettelo ELU (luettelo maanmittaustoimituksista isojaosta lähtien), kiinteistörekisteri ja JAKODiaari Tavoitteena sisäinen palvelu- ja jakelukanava arkistoiduille toimitusasiakirjoille ja -kartoille sekä kiinteistörekisterinpitäjän päätöksille, kun keskusarkisto vuonna 2005 aloitti toiminnan Jyväskylässä palvelu toimistoilla olevien mikrofilmien lisäksi Myöhemmin pysyvä sähköinen arkistointi Alustana Hummingbird DM asianhallintajärjestelmä(myöhemmin tuotemerkki Opentext edocs)

38 Sähköisen arkiston metatietomalli ARKKI metatietomalli perustui SÄHKE 1, Dublin Core ja MML:n omiin normeihin / malleihin VAPA-luovutuskelpoinen ELU- konvertointi metatiedon pohjaksi Maanmittaustoimitukset aina 1750 luvulta lähtien Ongelmia ELU-järjestelmän konvertoinnissa Yleismallista poikkeavat asiatunnukset ( arkistotunnukset) Tallennusvirheet / -poikkeamat ELU-järjestelmässä

39 32 ARKKI sähköinen arkisto Arkistokuvat ovat TIFF tai PDF/A formaatissa Palvelu-/esikatselukuvat JPEG tai PDF Käyttäjät voivat tilata TIFF:in paikalliselle levylle, mikäli palvelukuvan laatu ei riitä (mm. vanhat käsin korjatut kartat) Tällä hetkellä tietovaraston koko on noin 40 teraa

40 Maanmittauslaitoksen ARKKI-järjestelmä Ennen v syntyneen aineiston osalta arkistostrategiaan/ prioriteetteihin perustuva skannaus laitoksen oma tarve Palveluperusteinen skannaus 1700 loppukäyttäjää MML:ssa ja noin käyttäjää KTPselaintietopalvelussa Kuntien kiinteistöarkistoja vain rekisterinpidosta luopuneiden osalta (esim. Outokumpu, Kaskinen, Pieksämäki, Varkaus, Alavus) Arkisto karttuu suoraan tuotantojärjestelmistä sekä skannaamalla suunnitelmallisesti

41 Kartta tutkimuksen lähteenä Kartta on kuva siitä ympäristöstä, jossa ihminen toimii ja jota hän toiminnallaan muokkaa. Kartta ei ole luonnonmukainen jäljennös ympäristöstä, jota se kuvaa vaan graafinen abstraktio, valikoima suuresta joukosta tosiasioita. Kartan sisällön määrää sen funktio. Kartta kuvaa hetkellisen tilan tiettyjä piirteitä ja sen tietosisältö vanhenee sitä nopeammin, mitä yksityiskohtaisemmin se kuvaa kohdettaan. Metsä voi muuttua niityksi, niitty pelloksi ja pelto metsäksi tai tonttimaaksi.

42 Peruskartta 1:20000

43 Esimerkki toimituskartasta

44 Tässä kartta 1700 luvun alusta

45

46

47

48 41 Maanmittauslaitoksen asiakirjahallinto

49 MML Arkistotoimi Arkistosääntö: Arkistotoimi vastaa Maanmittauslaitoksen asiakirjojen käytettävyydestä ja asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta sekä Maanmittauslaitoksen tuottamien että vastaanottamien asiakirjojen osalta. Arkistotoimi kattaa MML:n tuottamien ja käsittelemien asiakirjojen koko elinkaaren, aineiston syntymisestä sen lopulliseen säilytykseen tai hävittämiseen saakka. Sen piiriin kuuluvat sekä aktiivisesti käytettävä että historiallinen asiakirja-aineisto. MML on yksi arkistonmuodostaja.

50 Tiedonohjausssuunnitelma Arkistosääntö ja sen liitteenä oleva tiedonohjaussuunnitelma ohjaa ennen kaikkea uuden, muodostuvan asiakirja-aineiston käsittelyä. Vanhempaa aineistoa, jonka kohdalla arkistonmuodostus on jo päättynyt, käsitellään soveltuvin osin tiedonohjaussuunnitelman tai erikseen annettavien ohjeiden avulla. Esim. maanmittausarkistojen digitointi Asioiden tallentamista asianhallintajärjestelmään ohjaa tiedonohjaussuunnitelman tehtäväryhmän mukainen luokitus.

51 MML:n diaarit JAKOdiaari = toimitusten ja hallinnollisten päätösten hallintaa varten Noin avausta / vuosi KIRdiaari = kirjaamisasioiden hallintaa varten Noin avausta / vuosi Asianhallinta= hallinnollisten asioiden hallintaa varten Noin avausta / vuosi

52 MML:n kirjaamo Kirjaamo, informaatio ja arkistopalvelut palveluryhmä Toiminnan keskittäminen vuoden 2014 alusta Noin sähköpostia / kk Eri oikeusasteista tulevat viestit välitetään saman päivän aikana eteenpäin. Samoin kaikki lainhuutoihin, kiinnityksiin, muistutustietoihin ja erityisiin oikeuksiin ja maanmittaustoimituksiin liittyvät hakemukset. Kirjaamo avoinna klo 8-16:15

53 eams/ Tiedonohjausjärjestelmä Tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) hankittiin Affecto Genimapilta ASHA-projektissa 2013 eams laadittiin korvaamaan arkistonmuodostussuunnitelma Asianhallintajärjestelmä ASHA hankittiin Affecto Genimapilta hallinnollisten asiakirjojen ja asioiden järjestelmäksi eams luokitus MML:n tehtävien mukainen Malli: normit Arkistolaitos / SÄHKE 2 mukainen Pohjatyöt tehtiin Arkistolaitoksen EXCEL-tiedostoon, mikä työ oli erittäin haastavaa Käyttäjätunnuksia noin 1800 koko henkilöstö

54

55

56 Karttapaikka uudistui 5.10 Karttapaikalla voi selata ilmaiseksi Maanmittauslaitoksen kartta-aineistoja. Palvelu sisältää kartat, ilmakuvat ja ajantasaiset kiinteistörajat koko maasta. Uutena karttatasona palveluun on lisätty maaston korkeuseroja havainnollistava rinnevarjostus. Karttatasoja voi katsella päällekkäin ja tasojen läpinäkyvyyttä säätämällä luoda mieleisensä karttanäkymän. Kartalla voi myös tehdä omia merkintöjä ja jakaa sen linkkinä edelleen esimerkiksi sähköpostissa.

57 Tietoa Maanmittauslaitoksesta Facebook, Twitter, asiakaslehti Tietoa Maasta, sähköinen uutiskirje Lohkaisuja Maasta, blogi Plokkauksia maasta, maanmittauslaitos.fi