Projektien hallintaa. Taustaa:

Transkriptio

1 Projektien hallintaa Taustaa: 2008 Projektin Johdon Pätevyys 3.0 National Competence Baseline 3.0 Projektiyhdistys ry Esa Koskelainen Kalle Kähkönen Jukka Lahtinen Pekka Mäkelä Juhani Silvasti Jouko Vaskimo 1

2 International Project Management Association - Projektiyhdistys ry IPMA on johtavia projektinjohtamisen organisaatioita maailmassa: - yli jäsentä - 50 maassa - yli sertifikaattia vuosittain Projektiyhdistys ry vastaa yksinoikeudella IPMAn sertifiointijärjestelmän mukaisista sertifioinneista Suomessa Suomessa sertifiointi perustuu kansalliseen pätevyysmäärittelyyn, Projektin Johdon Pätevyys (National Competence Baseline), joka on johdettu IPMAn kansainvälisestä pätevyysmäärittelystä (IPMA Competence Baseline) NCB tarjoaa viralliset määritelmät projektihenkilöstön pätevyyksistä, joita IPMA edellyttää sertifioitavalta projektihenkilöstöltä 2 2

3 Projektin Johdon Pätevyys (National Competence Baseline, NCB) Projektin Johdon Pätevyys perustuu IPMA Competence Baseline (ICB) - dokumenttiin - muokattu suomalaista kulttuuria ja projektitoimintatapaa vastaavaksi Syntynyt tarpeesta kuvata kattavasti projektien, ohjelmien ja projektisalkkujen johtamispätevyyksiä muuttuvissa toteutusympäristöissä Kattava standardi ammatilliselle käytökselle, missä projektinjohtohenkilöstön henkilökohtaiset ominaisuudet ovat tulleet yhä tärkeämmiksi Kuvaa sertifioinnissa vaadittuja - tietoja ja kokemusta projektinjohtamisen teknisistä pätevyyksistä - henkilökohtaisia ominaisuuksia - projektin yleisistä toteutusympäristöä koskevia pätevyyksiä Dokumentin tarkoitus on auttaa projektipäälliköitä kehittämään ammattilaisuutta, jota vaaditaan heidän uransa varrella 3 3

4 Projektien hallintaa/terminologiaa Projektiliiketoimintayritys: esim. Rakennusliikeyritys, joka toimii projekteittain projektiorganisaatiolla, ja jonka tuloslaskelma summautuu toteutuneista projekteista Projektien hallinnan peruskäsitteet ovat peräisin ISO/IEC17024 standardista Yleiset vaatimukset henkilöitä sertifioiville elimille, Pätevyys = tietämys + kokemus + henkilökohtaiset ominaisuudet Pätevyys on osoitettu kyky soveltaa tietoa ja/tai taitoja ja, mikäli olennaista, osoitettuja henkilökohtaisia ominaisuuksia. Competence (pätevyys) -sanan alkuperä on latinankielisessä sanassa Competentia, joka tarkoittaa "valtuutettu tuomitsemaan" sekä "on oikeus puhua. Projekti Projekti on aika-, ja kustannusrajattua toimintaa määriteltyjen tulosten (laajuus, joka täyttää projektin tavoitteet) toteuttamiseksi laatustandardien ja vaatimusten mukaisesti. Ohjelma Ohjelma perustetaan strategisen tavoitteen saavuttamiseksi. Ohjelma koostuu joukosta toisiinsa liittyviä projekteja ja tarvittavista organisatorisista muutoksista strategisen tavoitteen ja määriteltyjen liiketoimintaetujen saavuttamiseksi. 4 Salkku Salkku on joukko projekteja ja ohjelmia, joiden välillä ei välttämättä ole riippuvaisuuksia, vaan ne on koottu yhteen kokonaisvalvonnan, -koordinoinnin ja -optimoinnin vuoksi. Tärkeät asiat salkkutasolla raportoidaan organisaation ylimmälle johdolle salkunjohtajan toimesta, yhdessä vaihtoehtoisten ratkaisumallien kanssa. Tämä mahdollistaa tosiasialliseen tietoon perustuvan päätöksenteon.

5 Projektien hallintaa Onko Peab Projektiliiketoiminta yritys? Ainakin projektijohtourakoimme. 5

6 IPMA-sertifiointi Tarve kuvata kattavasti projektien, ohjelmien ja projektisalkkujen johtamispätevyyksiä muuttuvissa toteutusympäristöissä - johtamistaidoista on kysyntää! Motivaatio ja ihmisten johtamisen taidot ovat olennainen lisä tekniseen pätevyyteen Projektipäällikön ja -ryhmän jäsenten henkilökohtaiset ominaisuudet korostuvat entistä enemmän - tiedot, taidot, kokemus ja asenne Tavoitteena projektitoiminnan ammattilainen Toimialariippumaton Projektityyppiriippumaton 6 6

7 7 IPMA-pätevyysalueet Kolme pätevyysaluetta ja 46 elementtiä kuvaavat projektipäällikön pätevyyttä: tekniset johtamispätevyydet, 20 elementtiä projektihenkilöstön käytöspätevyydet, 15 elementtiä projektien, ohjelmien ja salkkujen toteutusympäristölliset pätevyydet, 11 elementtiä Tekniset pätevyydet Toteutusympäristöpätevyydet Käytöspätevyydet 7

8 Käytöspätevyydet Ihmisten johtaminen Sitoutuminen ja motivaatio Itsehillintä Vakuuttavuus Rentous Avoimuus Luovuus Tulossuuntautuneisuus Tehokkuus Konsultointi Neuvottelu Ristiriidat ja kriisit Luotettavuus Arvojen kunnioitus Eettisyys Totutusympäristöpätevyydet Projektisuuntautuneisuus Ohjelmasuuntautuneisuus Salkkusuuntautuneisuus Projektin, ohjelman ja salkun toteutus Linjaorganisaatio Liiketoiminta Järjestelmät, tuotteet, teknologia Henkilöstöhallinto Terveys, turvatoimet, turvallisuus & ympäristö Rahoitus Tekniset pätevyydet Projektin johtamisen onnistuminen Sidosryhmät Projektin vaatimukset ja tavoitteet Riski ja mahdollisuus Laatu Projektiorganisaatio Ryhmätyö Ongelmanratkaisu Projektirakenteet Laajuus ja tulokset Aika ja projektin vaiheet Resurssit Kustannus ja rahoitus Hankinta ja sopimus Muutokset Valvonta ja raportit Informaatio ja dokumentaatio Viestintä Aloitus Lopetus 8

9 9

10 IPMA-sertifikaatti antaa Kansainvälisen todistuksen projektinjohtamispätevyydestä Puolueettoman vahvistuksen kyvystä johtaa projekteja Paremmat urakehitysmahdollisuudet Paremmat mahdollisuudet menestyä Kansainvälisesti tunnustetun ammattinimikkeen Lisäarvoa organisaatiolle - IPMAn nelitasoista sertifiointia voidaan käyttää yrityksissä ja yhteisöissä myös projektihenkilöstön urapolun perustana 10 10

11 11

12 12

13 Nelitasoinen sertifiointi Sertifioinnissa arvioidaan teknisiä, käyttäytymis- ja toteutusympäristöpätevyysalueita Jokainen taso sisältää kehittämistarve-ehdotuksen ja pätevyyden arvioinnin Henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointi tekee IPMAn sertifioinnista ainutlaatuisen Sertifioitu Projektitoiminnan IPMAn pätevyystasot: A Johtaja Sertifioitu Projektitoiminnan Johtaja B Sertifioitu Projektinjohtaja Sertifioitu Projektinjohtaja C Sertifioitu Projektipäällikkö Sertifioitu Projektipäällikkö D Sertifioitu Projektiosaaja pystyy johtamaan vaativia salkkuja tai ohjelmia pystyy johtamaan vaativia projekteja pystyy johtamaan projekteja tuntee pätevyyselementit ja pystyy soveltamaan niitä 13 13

14 Sertifiointiprosessista yleisesti Kandidaattien pätevyyksien arvioinnit tehdään pätevien arvioijien toimesta. Kullakin arvioijalla itsellään on vähintään sen tason sertifikaatti, jonka arviointiin hän osallistuu, kuitenkin vähintään C-tason sertifikaatti Sertifiointiprosessi toteutetaan joko suomen tai englanninkielisenä Sertifiointiprosessissa noudatetaan kansainvälistä standardia ISO/IEC 17024, joka määrittelee vaatimukset sertifiointiorganisaatiolle, henkilöstölle ja prosesseille Sertifikaatit ovat voimassa 5 vuotta, jonka jälkeen ne pitää uudistaa A ja B Hakemus Koe Raportti Haastattelu C Hakemus Koe Ryhmätyö Haastattelu D Hakemus Koe 14 14

15 Sertifioitumisprosessi, IPMA Level B Itsearviointi CV Referenssiprojektiehdotus Hakemus ja projektikokemuslomake Projektin Johdon Pätevyys 3.0 Eettiset ohjeet Hakijan ohjeet Aloitus Ehdotus toiselle tasolle siirtymisestä Hakija jättää hakemuksen liitteineen Päätös Hakija osallistuu kokeeseen Päätös Hakija laatii raportin referenssiprojektin johtamisesta Päätös Lopetus Lopetus Lopetus Kutsu haastatteluun Hakija osallistuu haastatteluun Päätös Hakijan palaute Sertifikaatti 15 Lopetus Lopetus 15

16 16

17 Projektien hallintaa 17

18 Projektien hallintaa Aika: - aikataulut, - Työmäärät, - Tehot/ aika, - suorituskyky Resurssit: -henkilöt, - faciliteetit. Riskit/mahdollisuudet: - menetelmä; havaitse, analysoi tod.näk. ja vaikuttavuus. VASTUUTA! Hankinnat, Valvonta, Logistiikka Viestintä, Dokumentointi, Raportointi L Lopputulos: - laskenta, - sopimus, - muutokset - LAAJUUS: - osita, - vaiheista LAATU Talous: Tulorahoitus, kustannukset 18

19 Lopputulos: - laajuuden määrittely ja rajaaminen, - laskenta, työmäärien, työaikojen ja - sopimus optimointi, - vaatimusten hallinta, - laatu- ja varustetaso - hyväksyttäminen ja sen seuranta, - tavoitteiden asettaminen ja hallinta, - taloudellinen, ajallinen, - tavoitteiden jalkauttaminen projektihenkilöstölle ja organisaation motivoiminen ja sitouttamien, 19 Tee projektisuunnitelma sisältäen raportointityökalut - informoi, - varmista ymmärrys, - jaa kirjallisesti, -käytä aktiivisesti työkaluna

20 SISÄLLYSLUETTELO 1 PROJEKTIN KUVAUS Kohde Tarkoitus ja tausta Tarkoitus Lähtötiedot 7 2 TAVOITTEET JA TOTEUTUSPERIAATTEET Tavoitteet Toteutusperiaatteet Rajaukset 7 3 TULOKSET 7 4 PANOKSET Resurssit Henkilöresurssit Tilat, koneet ja laitteet, ohjelmistot, tarvikkeet ja muut resurssit Budjetti 8 5 Ympäristö Toimintaympäristö Toimintapuitteet Tekninen ympäristö Menetelmäympäristö 9 6 Organisaatio Organisaatiokaavio Vastuut Johtoryhmä Projektipäällikkö Projektikoordinaattori Projektiryhmä Työpaketin vastuuhenkilö Muut projektiin kuuluvat ryhmät 12 7 Ohjaus Kokoukset Raportointi Projektisuunnitelman ylläpito Tulosten hyväksyminen Hankintojen hallinta Muutosten hallinta Riskien hallinta Ongelmien käsittely 14 8 Toimintasuunnitelma Projektin rakenne Aikataulu Työsuunnitelma Työpaketti 1 [Työpaketin nimi] Työpaketti 2 [Työpaketin nimi] 14 9 Laadunvarmistus Laatutavoitteet Laadunohjausmenettelyt Turvallisuus Tiedottaminen Projektin sisäinen tiedottaminen Projektin ulkoinen tiedottaminen Projektia koskevat asiakirjat Termit ja lyhenteet Riskianalyysi 16 Liitteet: 1. PROJEKTIN KUVAUS 1. Kohde 2. Tarkoitus ja tausta 1. Tarkoitus 2. Lähtötiedot 1. TAVOITTEET JA TOTEUTUSPERIAATTEET 1. Tavoitteet - Tulostavoitteet ja projektin läpivientiä koskevat tavoitteet 1. Toteutusperiaatteet 2. Rajaukset 1. TULOKSET TULOSLUETTELO Tuloskuvaus voidaan esittää taulukkona.

21 Projektien hallintaa VAIHEISTUS: - ESISUUNNITTELU, - SUUNNITTELU, - TOTEUTUS, - LUOVUTUS JA VASTAANOTTO, - JÄLKIHOITO, TAKUUT JA TAKUUAIKA 21

22 Projektin hallintaa OSITUS : - tehtävän mukainen, - paikan mukainen, - Talo 95 litterointi nimikkeiden koodaus kustannuspaikoiksi ja esim. aikataulupositioiksi seurantaa ja raportointia varten 22

23 Aika: - vaiheistus, huom! aikaa esisuunnittelulle, - aikataulutyökalut, raportointityökalut - työmäärät, - riippuvuudet, - välitavoitteet, kriittiset tehtävät, kriittinen polku - suorituskyky, - tehokkuus/aika, - valmiusastelaskenta, seuranta ja raportointi, - luovutus- ja vastaanottovaihe, - takuuajan tehtävät, mahdolliset takuuajan huollot, - jälkihoito; asiakas/tilaaja, oma projektiväki 23

24 24 Talous: - kustannukset, - budjetti, - seuranta, raportointi - ENNUSTA KOKO AJAN SEURANNAN RIVIEN LOPPUTULOSTA!! - tulorahoitus, - budjetti, - maksuerätaulukot (tilaajalle, aliurakoihin) - ENNUSTA KOKO AJAN LIIKEVAIHDON LOPPUTULOSTA JA MITÄ JÄÄ VIIVAN ALLE!! - muutosten taloudellinen hallinta; tekniset ja ajalliset, - varaukset/puskuria, - hallitse järjestelmät työkaluna, käytä raportointiin

25 RESURSSIT: Projektiorganisaatio: - Projektipäällikkyyden leadership osio, - niukkuutta jaossa, huolehdi väestä, älä menetä ketään, - toisaalta nopeat reagoinnit ongelmatilanteissa, - huolehdi väen kehityksestä tiukankin projektin aikana, - tarkkaile kuormituksia, tee ja teetätä ryhmätyötä, Muut resurssit: - tilat ja muut faciliteetit, - koneet ja laitteet, - palvelimet ja serverit: ajat ja yhteydet 25

26 Riskit ja/vai mahdollisuudet: - valitse menetelmä, - tunnista ennakkoon, - analysoi; - todennäköisyys, - vaikuttavuus; raha ja aika, - seurantaa ja raportointia koko ajan, - vastuuta jokainen riski, - näe ja hyödynnä mahdollisuutena enemmän kuin uhkana! 26

27 Projektien aloitus ja lopetusvaiheet: ALOITUS: - motivoiva ja sitouttava palaveri omalle väelle LOPETUS: - selkeä päätös, loppuraportointi ja väen vapauttaminen uusin projekteihin, - palkitseminen, - LESSONS LEARNED! Ja jälkiviisaus! 27

28 Sertifiointimäärien kehitys Suomessa Level D Level C Level B Level A Cum

29 Sertifiointien määrät yhteensä Suomessa (2015) IPMA Level A IPMA Level B IPMA Level C IPMA Level D 16 henkilöä ~150 henkilöä ~2750 henkilöä ~1100 henkilöä Maailmanlaajuisesti IPMA on myöntänyt yhteensä yli sertifikaattia (2014) 29 29

30 Lisätietoja PRY, kotisivut PRY, sertifiointiesite PRY, IPMA-sertifioinnin esittely IPMA IPMA, Sertifioitujen projektipäälliköiden haku PRY, jäsenasiat Young Crew, kotisivut

31 Yhteystiedot 31 Sertifiointiasiat: Anne Isotalo Sertifioinnin koordinaattori (A, B) ys.fi Jäsenasiat ja yhdistyksen toiminnan kehittäminen: Timo Saros Toimitusjohtaja, Projektiyhdistys ry Eteläranta 10, Helsinki gsm Kirsti Leppämaa Sertifioinnin koordinaattori (C, D) 31