UUDENMAAN MAAKUNTAUUDISTUKSEN ICT-SUUNNITTELUVAIHEEN TYÖRYHMÄN LOPPURAPORTTI. Toteutussuunnitelma ja tiekartta kohti maakunnan käynnistymistä 1.1.

Transkriptio

1 Uudenmaan liitto UUDENMAAN MAAKUNTAUUDISTUKSEN ICT-SUUNNITTELUVAIHEEN TYÖRYHMÄN LOPPURAPORTTI Toteutussuunnitelma ja tiekartta kohti maakunnan käynnistymistä sekä Maakunnan ICT:n tavoitetila Helsingissä Hyväksytty Laajennetun ohjausryhmän kokouksessa Käsitellään Uusimaa2019 operatiivisen johtoryhmän kokouksessa Käsitellään Uudenmaan maakuntahallituksen kokouksessa Laatineet: ICT-hankejohtaja Mikko Rotonen, Uudenmaan liitto ICT-hankejohtaja Helena Ylisipola, Uudenmaan liitto 1

2 Sisällys 1. Johdanto Lähtökohdat Työn toimeksianto ICT-suunnitteluvaiheen toteutus ICT-hankkeen ja Uusimaa2019 yleishankkeen yhteistyö ja liittymät muihin hankkeisiin Strateginen tarkastelu vaihtoehtoisiin ICT-toteutusmalleihin TOSI-järjestelmät TORI-järjestelmät Tietotekniikka-ratkaisut Tukipalvelut Käyttöoikeuslisenssit ja ICT-palvelujen käyttöoikeudet Uudenmaan ICT- toteutussuunnitelma ja tiekartta Toimialasidonnaiset järjestelmät TOSI TOSI-järjestelmien toteutussuunnitelma ja tiekartta TOSI-järjestelmien tiekartta Toimialariippumattomat järjestelmät TORI TORI-järjestelmien toteutussuunnitelma ja tiekartta TORI-järjestelmien tiekartta ICT-tekniikka ICT-tekniikan toteutussuunnitelma ja tiekartta ICT-tekniikan tiekartta ICT-tukipalvelut ICT-tukipalvelujen toteutussuunnitelma ja tiekartta ICT-tukipalvelujen tiekartta Kokonaisarkkitehtuuri Uudenmaan maakunnan kokonaisarkkitehtuurin kuvaus Kokonaisarkkitehtuurin tiekartta Tietoturva Uudenmaan maakunnan tietoturvatehtävien kuvaus Tietoturvakokonaisuuden tiekartta Uudenmaan tietohallintotoiminnon kehittämiseen liittyvä eri tekijöiden tarkastelu Yleistä Tietohallinto maakuntakonsernissa

3 4.3 Tietohallinnon toimintaympäristön vaihtoehtojen tarkastelu Uudenmaan maakunnan omistusosuudet valtakunnallisissa ICT-osakeyhtiöissä Tiekartta vuosille Riskitarkastelu Toimenpide-ehdotukset Toteutusvaiheen toimenpide-ehdotukset saakka Suunnitteluvaiheen toimenpide-ehdotukset vuosille Liitteet 1. Suunnitteluvaiheen hankesuunnitelma 2. TOSI-järjestelmät 2.1 TOSI-järjestelmien toteutussuunnitelma 2.2 Sähköisen asioinnin projektisuunnitelma 3. TORI-järjestelmät 3.1 Asiakirjahallinto 3.2 Konsernin asiakkuudenhallinta 3.3 Sisäinen viestintä 3.4. Konsernihallinta ja konsernisuunnittelu 3.5 Taloushallinto 3.6 Rahoitus ja maksuliikenne 3.7 Palvelusuhteen elinkaaren hallinta 3.8 Palkanlaskenta 3.9 Työajanseuranta ja -kirjaus 3.10 Käyttöoikeushallinta 3.11 Materiaalihallinto ja logistiikka 3.12 Raportointi ja analytiikka 4. ICT-tekniikka 4.1 Toteutussuunnitelma, tekniikka 4.2 Microsoftin suositus 5. ICT-tukipalvelut 5.1 ICT-tukipalvelujen toteutussuunnitelma 6. Kokonaisarkkitehtuuri 6.1 Kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluvaiheen loppuraportti 6.2 Uudenmaan maakunnan kokonaisarkkitehtuurin JHS179 liite ICT-Projektien arkkitehtuuriohje 6.4 Kuvaukset arkkitehtuuripankissa 7. Tietoturva 7.1 Tietoturvapalvelut 7.2 Ohje tietoturvan suunnittelusta projekteissa 8. ICT-riskianalyysi 9. Riskitaulukko 10. ICT -suunnitteluvaiheen työhön osallistuneet 11. ICT- hanke menettelyt 3

4 Muutoshistoria Versio n:o Tekijä Päivämäärä Muutokset edelliseen versioon 0.1 Helena Ylisipola Asiakirjan luonti, ensimmäinen versio 0.2 Mikko Rotonen Rakenteellinen arviointi ja täsmennykset 0.3 Jouni Karvo Ensimmäinen luonnos tietoturvan osalta lisätty 0.4 Helena Ylisipola, Mikko Rotonen Alustava, ohjausryhmälle kommenteille 04. IntoLaine / Timo Hakala Luonnostekstit kohtaan Ilkka Nenonen Luonnosteksti kohtaa 3.1 Tosi 0.6 Jari Luotola, Heikki Kähkönen, Kappale 3.5. Kokonaisarkkitehtuuri Annamari Raatikainen, Juha Muinonen 0.6 Heikki Kähkönen Toimenpide-ehdotuksia kappale Helena Ylisipola Luonnosteksti kohtaan Mikko Rotonen Mikko Rotonen, Helena Ylisipola, Arja Rantanen Rakenteen täsmennystä ja työnjaon sopiminen 0.8 Helena Ylisipola, Mikko Rotonen Koko asiakirjan läpikäynti ja muokkaus, lukujen 4, 5 ja 6 kirjoittaminen 0.8 Pekka Lampinen Helena Ylisipolan kommenttien mukaiset korjaukset ao. kohtiin 0.9 Helena Ylisipola, Mikko Rotonen Sisäistä katselmointia varten 0.95 ICT-hankkeen johtoryhmä Sisäisesti katselmoitu, laajennetulle ohjausryhmälle lähetetty 0.96 Laajennettu ohjausryhmä Hyväksytty tarkennuksin liitteineen 4

5 Johdon tiivistelmä Lähtökohta, toimeksianto ja selvityksen toteutus Tulevan Uudenmaan maakunnan tietohallintotoiminnon selvittäminen on aloitettu maaliskuussa 2017 käynnistetyllä esiselvitysvaiheella, jonka loppuraportti luovutettiin toimeksiannon mukaisesti maakuntajohtajalle Esiselvityksessä kuvattiin ICT-palvelujen nykytila ja hahmoteltiin tiekartta vuoteen 2022 saakka. Suunnitteluvaihe, heinäkuusta vuoden 2017 loppuun, jatkaa ja täsmentää esiselvitysvaiheessa tehtyä työtä. Itse esitysselvitysvaiheen tiekarttaan ei ole esitetty muutoksia ja tiekartta on yksi keskeinen lähtökohta suunnitteluvaiheen toteuttamiselle. Suunnitteluvaiheen tehtäväksi annettiin maakuntajohtajan päätöksessä edellä mainitun lisäksi valmistella toteutussuunnitelma hankkeittain maakunnan käynnistämiseksi tarvittavien ICTtoimenpiteiden osalta ja valmistella ICT-arkkitehtuurin ja tietoturvan kuvaukset ja toteutussuunnitelmat. Lisäksi tuli suunnitella ja toteuttaa väliaikaishallinnon tarvitsema asianhallinnan, projektinhallinnan ja sopimushallinnan ICT-palvelut ja niiden käyttäjätuki. Uusimaa sai muista maakunnista poiketen suunnitteluvaihetta varten valtionavustuksen jo tehdyllä päätöksellä, mikä mahdollisti rekrytoinnin käynnistämisen jo heinäkuussa. ICT-hanke toimi maakuntajohtajan asettamana maakunnan muutosjohtajan alaisuudessa ja hankkeen toimintaa suunnitteluvaiheessa ohjasi, kuten esiselvitysvaiheessakin, maakuntajohtajan päätöksellä asetettu ICT-ryhmä, joka toimi hankkeen ohjausryhmänä. Lisäksi laajennettu ohjausryhmä, johon kutsuttiin kaikkien Uudenmaan kuntien ja kuntayhtymien edustajat. Suunnitteluvaiheessa hankkeen organisaatio muodostettiin siten, että hankkeen operatiivisesta toiminnasta vastasi hankkeen johtoryhmä ja laajennettu johtoryhmä. Hankkeen johtoryhmällä oli kokoukset viikoittain alkaen ja siihen kuuluivat projektijohtajat, ICT-kontrolleri ja hankejohtajat puheenjohtajina. Laajennetussa johtoryhmässä, joka kokoontui vähintään kerran kuukaudessa, olivat johtoryhmän lisäksi ICT-arkkitehdit, tietoturvapäälliköt ja ICT-lakimies. Suunnitteluvaihe saatiin päätökseen mennessä. Viivästys johtui siitä, että valtion ohjeistus on viivästynyt ja valtiovarainministeriö siirsi esivalmistelun raportoinnin eräpäivän aiemmasta myöhemmäksi, Tiekartta ajalle ja Nykyorganisaatiot (Vantaan kaupunki ja HUS) siirtyvät jo vuosina Epic-järjestelmän käyttöön. Vuosina siirrytään koko maakunnassa toimialasidonnaisissa asiakas- ja potilastietojärjestelmissä nykyistä organisaatiokohtaisista järjestelmistä maakunnan kattavaan yhteen loogiseen Epic-järjestelmäkokonaisuuteen. Toimialasidonnaisiksi järjestelmiksi luokitellaan sotejärjestelmien lisäksi myös esim. pelastustoimen tietojärjestelmät ja kasvupalvelujen tietojärjestelmät. Valtiolta maakuntaan siirtyvät muut toiminnot ja tietojärjestelmäpalvelut on suunniteltu erikseen sen tietämyksen mukaan, jota valtion eri hallinnon osa-aloilta on ollut käytettävissä. Maakunta voi ottaa käyttöönsä joitain maakuntien omistamien ICT-yhtiöiden kehittämiä järjestelmiä ja palveluja, niihin toimintoihin, joita maakunnilla tällä hetkellä ei ole. Näitä ovat esimerkiksi järjestäjän työkalut, asiakuuden hallinta sekä terveys- ja hyvinvointisuunnitelma integroituna kaikkiin käytössä oleviin asiakas- ja potilastietojärjestelmiin. Tämä edellyttää sitä, että valtion perustamilla ICT-osakeyhtiöillä on resurssit ja kyvykkyys tuottaa erityisesti edellä mainitut tietojärjestelmäpalve- 5

6 lut. Mikäli kevään 2018 aikana ilmenee, ettei em. ICT-yhtiöillä ole mahdollisuuksia tarvittavien uusien ICT-palvelujen toteutukseen, varautuu Uusimaa toteuttamaan tarvittavat palvelut itse yhteistyössä tarvittavat kyvykkyydet omaavien tahojen ja muiden maakuntien kanssa. Vuodesta 2022 eteenpäin arvioidaan varovaisesti, että joitain valtakunnallisia palveluja hallinnon eri tehtäviin voi olla tarjolla valtakunnallisten palveluntuottajien toimesta. Siihen saakka edetään esiselvityksen tiekartassa olevilla toimialariippumattomilla järjestelmillä ja arvioidaan tilanne kunkin palvelun osalta erikseen. Hankintalain mukaisesti kilpailutettuja hyödynnettävissä olevia palveluja ja käyttöoikeussopimuksia arvioidaan olevan käytettävissä jo vuoden 2018 lopulla ja ne huomioidaan käyttöönottosuunnitelmissa, mikäli niitä voidaan ilman käyttöönottoa hidastavia riskitekijöitä hyödyntää. Maakunnan käynnistymisen ja toiminnan vakiinnuttamisen jälkeen vuosina on erityinen huomio palvelujen digitalisoinnin laajentamisessa ja kehittämisessä. Uusimaa tulee osallistumaan aktiivisesti kansallisten ja kansainvälisten ICT-toimittajien palvelutuotannon kehittämiseen maan suurimpana omistaja-asiakas ja asiantuntijaorganisaationa. Lisäksi huolehditaan, että Uusimaa toimii jatkossakin edelläkävijänä ja maan johtavana keinoälyä, ennustavaa analytiikka ja robotiikkaa kehittävänä ja hyödyntävänä maakuntana. Kaikissa neljässä suunnitteluvaiheen projektikokonaisuudessa: toimialasidonnaiset järjestelmät, toimialariippumattomat järjestelmät, tietotekniikka ja ICT-tukipalvelut on erittäin laajat ja vaativat tehtäväkokonaisuudet. Tarvittavien ICT-tehtävien ja -muutosten menestyksekäs toteuttaminen on sidoksissa lainsäädännön hyväksymiseen ja tehtävien toteuttamiseksi saatavaan rahoitukseen, tarvittavien kuntien ja toimittajien resurssien saamiseen käyttöön sekä saumattomaan yhteistyöhön kuntien kanssa. Suunnitteluvaiheen aikana ICT-hankkeessa on luotu hyvät käytännöt toimivalle ja menestyksekkäälle yhteistyölle käytössä olevien niukkojen resurssien puitteissa. Valtakunnallisten ICT-palvelujen käynnistyminen Kesän 2017 aikana valtioneuvosto on tehnyt päätökset valtakunnallisten ICT-palveluyhtiöiden, Vimana Oy ja SoteDigi Oy, perustamisesta. Näiden yhtiöiden ja lisäksi tahe-palveluja tuottavan Hetli Oy:n toiminta käynnistyi loppuvuoden 2017 aikana. Hallituksen reformiministerityöryhmä linjasi kuitenkin kokouksessaan , että maakunta- ja sote-uudistusta koskevasta hallituksen esityksestä (HE 15/2017) poistetaan Hetli Oy:ta koskeva sääntely. Reformiministeriryhmä puolsi myös yhtiön lakkauttamiseen liittyvien toimenpiteiden käynnistämistä. Hetli Oy:n tarkoitus oli vastata tulevien maakuntien palkka-, henkilöstö- ja taloushallinnon tehtävistä. Maakuntien tulee tehdä yhteistyötä valtakunnallisten ICT-palveluyhtiöiden kanssa, eivätkä maakunnat saa ryhtyä valmistelemaan sellaisia palveluja, jotka on suunniteltu toteutettavaksi valtakunnallisten palveluyhtiöiden toimesta. Yhtiöiden kyvykkyys ja resurssit tuottaa suunniteltuja uusia ICT-palveluja tämän loppuraportin laatimisen aikana oli käytännössä lähes olematon. Uudenmaan ICT-hanke on arvioinut, että Hetli-päätöksellä ei ole suurta vaikutusta maakunnan kokonaisarkkitehtuuriin eikä suunniteltuihin järjestelmäratkaisuihin maakunnan käynnistyessä. Hetli Oy ei ollut tarjoamassa Uudenmaan kokoluokan maakunnalle mitään palveluja maakunnan toiminnan käynnistymisvaiheeseen. 6

7 Riskitarkastelu Maakuntauudistusta ja SoTe-uudistusta varjostaa edelleen lakien keskeneräisyyteen, sote-palvelujen valinnanvapauteen, kasvupalvelujen toteutukseen, maakuntien yhteisten palvelukeskusten toteutukseen ja toimintaan liittyvät avoinna olevat asiat. Valmistelun keskeneräisyydestä johtuvista riskeistä ja epävarmuustekijöistä huolimatta Uudenmaan ICT-valmistelussa edetään järjestelmällisesti. Uudenmaan ICT-esiselvitysvaiheessa, kevään 2017 aikana laadittiin ensimmäinen riskianalyysi. Riskien kehitystä on systemaattisesti seurattu ja tarkennettu huomioimalla muun muassa hallituksen heinäkuussa 2017 päättämän vuoden lisäajan vaikutus. Tuolla päätöksellä arvioitiin olevan jonkun verran hankkeen riskejä pienentävä vaikutus. Vuoden lisäaika ei vähennä riskien lukumäärää, mutta antaa toteutuksen suunnittelulle toivottua lisäaikaa. Suunnitteluvaiheen aikana on käsitys Uudenmaan järjestelmäympäristöstä, järjestelmien ja niiden integraatioiden määrästä täsmentynyt. Järjestelmien ja niiden integraatioiden määrä on suurempi kuin esiselvityksen tuloksena oli tiedossa. Mutta tämän ei kuitenkaan katsota lisäävän olennaisesti riskejä, mikäli resurssien tarvitsema lisärahoitus voidaan turvata valtionavustuksella. Uudellamaalla on uudistuksen suunnittelu ns. yleishankkeessa päässyt käyntiin vasta vuoden 2017 loppupuolella. ICT-hankkeen organisaatio tukee ydintoiminnan hankekoreja saumattomasti. Toimenpide-ehdotukset ICT-esiselvityksen loppuraportissa on yhteensä 12 toimenpide-ehdotusta etenemiseksi maakunnan käynnistymiseen saakka ja maakunnan toiminnan vakiinnuttamiseen vuosina Kukin toimenpide-ehdotus sisältää laajan joukon projekteja ja asiantuntijatehtäviä mennessä toteutettavat toimenpiteet: 1. ICT-muutossuunnitelman toteutus 2. Väliaikaishallinnon tarvitsemien ICT-palvelujen toteutus muutossuunnitelman linjausten mukaisesti 3. Maakunnan tiehallinnon organisointi, eri ICT-toimijoiden roolien määrittely ja uudet palvelut ja digitalisoinnin toteuttaminen 4. Laadittujen kokonaisarkkitehtuurikuvausten täydentäminen, jalkauttaminen ja ylläpito yhteistyössä yleishankkeessa kehitettyjen toimintamallien kanssa. 5. Valmisteilla olevan maakunnan strategiasuunnitelman linjausten mukaisen pidemmän tähtäimen ICT-palvelujen tiekartan täsmentäminen. 6. Maakunnan vuosien 2019 ja 2020 talousarvioiden ja julkisen talouden suunnitelman ja investointisuunnitelman laatiminen. Aikavälillä tehtävät toimenpiteet: 1. Osallistuminen Apotti-hankkeen käyttöönoton suunnitteluun ja toteutukseen maakunnan niille maantieteellisille alueille, joille ei vielä Apotti-hankkeen puitteissa ole suunnitelmaa. 7

8 2. Valinnanvapauden ja muiden kansallisesti keskitettyjen Kelan toteutusvastuulla olevien tietojärjestelmien integrointi maakunnan asiakas- ja potilastietojärjestelmiin ja järjestäjän työkaluihin. 3. Resursointi uusien kansallisten sähköisten palvelualustojen integrointiin maakunnan omien tietojärjestelmien kanssa. 4. Maakunnan asiakasportaalin laajentaminen kattamaan maakunnan eri tehtäväalojen sähköiset palvelut yhtenäisillä käyttöliittymillä ja käyttölogiikalla 5. Osallistuminen aktiivisesti kansallisten ja kansainvälisten ICT-toimittajien palvelutuotannon kehittämiseen maan suurimpana omistaja-asiakas- ja asiantuntijaorganisaationa. 6. Uudenmaan maakunta toimii edelleen edelläkävijänä ja jatkaa maan johtavana keinoälyä, ennustavaa analytiikkaa ja robotiikkaa sekä uutta teknologiaa kehittävänä ja hyödyntävänä maakuntana. 8

9 1. Johdanto 1.1 Lähtökohdat Tulevan Uudenmaan maakunnan tietohallintotoiminnon valmistelu on aloitettu maaliskuussa 2017 käynnistetyllä esiselvitysvaiheella, jonka loppuraportti luovutettiin toimeksiannon mukaisesti maakuntajohtajalle Esiselvityksessä kuvattiin maakunnan kaupunkien, kuntien ja kuntayhtymien tietohallintotoimintojen nykytila erityisesti sosiaali- ja terveyspalvelujen osalta. Lisäksi esiselvityksessä hahmoteltiin tiekartta vuoteen 2022 saakka. Suunnitteluvaihe heinäkuusta vuoden 2017 loppuun jatkaa ja täsmentää esiselvitysvaiheessa tehtyä työtä. Itse esitysselvitysvaiheen tiekarttaan ei ole esitetty muutoksia ja tiekartta on yksi keskeinen lähtökohta suunnitteluvaiheen toteuttamiselle. Suunnitteluvaiheen hyvän etenemisen mahdollistavana lähtökohtana on se, että Uusimaa on saanut tätä vaihetta varten valtionavustuksen ICT-hankkeelle jo , toisin kuin muut maakunnat ja pystynyt resursoimaan suunnitteluun tarvittavia asiantuntijoita niin siirtyvistä organisaatioista kuin sopimuskumppaneilta ja vapailta työmarkkinoilta. Muita keskeisiä lähtökohtia ja myös reunaehtoja antavia asiakokonaisuuksia ovat maan hallituksen päätös vuoden lisäajasta uudistuksen toteuttamiselle, uudelleen valmisteltavaksi palautettu valinnanvapauslainsäädäntö ja muu uudistukseen liittyvä lainsäädäntö, joka on vielä hyväksymättä sekä valtakunnallisten ICT-yhtiöiden käynnistäminen. Valtakunnallisten ICTyhtiöiden valmistelu on edistynyt niin hitaasti, että suunnitteluvaiheessa niiden tarjoamat palvelut ovat jääneet epäselviksi ja kyvykkyys tarjota toimivia palveluja maakunnan käynnistämiseen mennessä on erittäin kyseenalainen. Tämän vuoksi suunnitteluvaiheen lopputuloksissa ei ole voitu ottaa vielä em. valtion perustamien yhtiöiden palveluja konkreettisen toteutusvaiheen suunnitteluun pohjaksi ja resursseiksi. Esiselvityksen tulos kiteytetysti Esiselvityksessä työn lähtökohdaksi otettiin valtiovallan esittämistä vaihtoehdoista seuraava skenaario: A. Toimialasidonnaisten järjestelmien osalta siirrytään maakuntaan as is -periaatteella B. Toimialariippumattomien järjestelmien osalta tukeudutaan maakunnan suurimman yhteisen nimittäjän (Uudellamaalla HUS) järjestelmien käyttöoikeuksiin. Työn kuluessa valitut skenaariot osoittautuivat ainoaksi realistiseksi etenemisen malliksi Uudenmaan kokoisessa ja hyvin itsenäisesti toimivista kunnista koostuvassa maakunnassa. Esiselvityksen mukaan eteneminen kohti maakuntaa edellyttää nopeaa, hyvin resursoitua ja johdettua suunnitteluvaiheen käynnistämistä heti elokuun 2017 alusta alkaen. Samoin työ edellyttää kaikkien osapuolien, myös ICT-toimittajien, ehdotonta sitoutumista tehtävien suorittamiseen. Kaikissa kolmessa esiselvityksen osakokonaisuudessa: toimialasidonnaiset järjestelmät, toimialariippumattomat järjestelmät ja tietotekniikka ovat erittäin laajat ja vaativat tehtäväkokonaisuudet. Tarvittavien ICT-tehtävien ja -muutosten menestyksekäs toteuttaminen on sidoksissa maakunta- ja sote-uudistuksen lainsäädännön hyväksymiseen ja tehtävien toteuttamiseksi saatavaan rahoitukseen, tarvittavien kuntien ja toimittajien resurssien saamiseen käyttöön sekä saumattomaan yhteistyöhön kuntien kanssa. 9

10 Tiekartta vuosille Vuosina siirrytään toimialasidonnaisissa asiakas- ja potilastietojärjestelmissä nykyistä organisaatiokohtaisista järjestelmistä koko maakunnan kattavaan yhteen loogiseen Epic-järjestelmäkokonaisuuteen. Toimialasidonnaisiksi järjestelmiksi luokitellaan sote-järjestelmien lisäksi myös esim. pelastustoimen tietojärjestelmät ja kasvupalvelujen tietojärjestelmät. Valtiolta maakuntaan siirtyvät muut toiminnot ja tietojärjestelmäpalvelut on suunniteltu erikseen sen tietämyksen mukaan, jota valtion eri hallinnon osa-aloilta on ollut käytettävissä. Pelastustoimen tietojärjestelmien tiekarttasuunnittelu otettiin hankkeeseen syksyllä 2017 erillisellä ohjausryhmän päätöksellä. Sitä ei ollut sisällytetty hankesuunnitelmaan ja rahoitukseen. Maakunta ottaa käyttöönsä maakuntien omistamien ICT-yhtiöiden kehittämiä järjestelmiä ja palveluja niihin toimintoihin, joita maakunnilla ei ole. Näitä ovat esimerkiksi järjestäjän työkalut, asiakkuuden hallinta sekä terveys- ja hyvinvointisuunnitelma integroituna Epic-järjestelmäkokonaisuuteen. Tämä edellyttää, että valtion perustamilla ICT-osakeyhtiöillä on resurssit ja kyvykkyys tuottaa erityisesti edellä mainitut tietojärjestelmäpalvelut. Mikäli kevään 2018 aikana ilmenee, ettei em. ICT-yhtiöillä ole mahdollisuuksia tarvittavien uusien ICT-palvelujen toteutukseen, varautuu Uusimaa toteuttamaan tarvittavat palvelut itse yhteistyössä tarvittavat kyvykkyydet omaavien tahojen kanssa. Osan uusista tietojärjestelmistä toteuttaa KELA maakuntien käyttöön. Maakunnan ICT:n tulee varautua nopeisiin muutoksiin ja sen vuoksi ICT-yksiköillä tulee olla osaamista erilaisiin migraatioihin, integraatioihin ja muutoksenhallintaan. Vuodesta 2022 eteenpäin arvioidaan varovaisesti, että valtakunnallisia palveluita hallinnon eri tehtäviin (taloushallinto, henkilöstöhallinto, yleishallinto) voi olla tarjolla valtakunnallisten palveluntuottajien toimesta. Siihen saakka edetään esiselvityksen tiekartassa olevilla toimialariippumattomilla järjestelmillä ja arvioidaan tilanne kunkin palvelun osalta erikseen. Hankintalain mukaisesti kilpailutettuja hyödynnettävissä olevia palveluja ja käyttöoikeussopimuksia arvioidaan olevan käytettävissä jo vuoden 2018 lopulla ja ne huomioidaan käyttöönottosuunnitelmissa, mikäli niitä voidaan ilman käyttöönottoa hidastavia riskitekijöitä hyödyntää. Maakunnan käynnistymisen ja toiminnan vakiinnuttamisen jälkeen vuosina on erityinen huomio palvelujen digitalisoinnin laajentamisessa ja kehittämisessä. Uusimaa tulee osallistumaan aktiivisesti kansallisten ja kansainvälisten ICT-toimittajien palvelutuotannon kehittämiseen maan suurimpana omistaja-asiakas ja asiantuntijaorganisaationa. Lisäksi huolehditaan, että Uusimaa toimii jatkossakin edelläkävijänä ja maan johtavana keinoälyä, ennustavaa analytiikka ja robotiikkaa kehittävänä ja hyödyntävänä maakuntana. Maakuntauudistuksen aikataulumuutos ja uudistuksen lainsäädännön valmistelun eteneminen Esiselvitystä tehtäessä maakunta- ja sote-uudistuksen aikatauluna oli maakuntien käynnistyminen vuoden 2019 alusta alkaen. Maan hallituksen tekemä päätös vuoden lisäajan saamisesta ja maakuntien käynnistämisestä vasta vuoden 2020 alusta lukien on jonkun verran vähentänyt ICT-palvelujen toteuttamisen aikatauluriskiä. Uuden aikataulun mukaan on enemmän aikaa niille ICT-toteutuksille, joita voidaan edistää, vaikka täsmällistä tietoa maakunnan palvelujen järjestämisen organisoinnista ei vielä ole. Tosiasiassa tulevan maakunnan palvelujen järjestämisestä päättämisen ja maakunnan käynnistymisen välinen aika ei ole pidentynyt. 10

11 Aikataulumuutoksesta johtuen on mahdollista toteuttaa ICT:n osalta jo ennen maakunnan käynnistymistä sellaisia tehtäviä, jotka aiemman aikataulun mukaan olisivat jääneet maakunnan käynnistymisen jälkeen vuonna 2019 tehtäviksi. Tämä tarkoittaa, että maakunnan käynnistämistä edeltävät ICT-kustannukset kasvavat vuoden 2019 aikana tehtävien toteutusten edellyttämillä resursseilla. Tämä muutos näkyy muutoksena tarvittavien resurssien osalta vuodelle 2019 laaditussa talousarviossa ja taloussuunnitelmassa. Sote- ja maakuntauudistuksen lainsäädäntö on vielä valmisteluvaiheessa. Yksi keskeinen laki on valinnanvapauslaki, joka on uudistettuna luonnoksena lausuntokierroksella loppusyksystä Eduskunta päättää uudistuksen lainsäädännöstä tämänhetkisen tiedon mukaan alkukesästä Tämä aiheuttaa epävarmuutta kaikkeen suunnitteluun ja heijastuu mm. ennen lakien vahvistamista tarvittavaan resursointiin. Valtakunnallisten ICT-palvelujen käynnistyminen Kesän 2017 aikana valtioneuvosto on tehnyt päätökset valtakunnallisten ICT-palveluyhtiöiden, Vimana Oy ja SoteDigi Oy, perustamisesta. Näiden yhtiöiden ja lisäksi tahe-palveluja tuottavan Hetli Oy:n toiminta käynnistyi loppuvuoden 2017 aikana. Hallituksen reformiministerityöryhmä linjasi kuitenkin kokouksessaan , että maakunta- ja sote-uudistusta koskevasta hallituksen esityksestä (HE 15/2017) poistetaan Hetli Oy:ta koskeva sääntely. Reformiministeriryhmä puolsi myös yhtiön lakkauttamiseen liittyvien toimenpiteiden käynnistämistä. Hetli Oy:n tarkoitus oli vastata tulevien maakuntien palkka-, henkilöstö- ja taloushallinnon tehtävistä. Maakuntien tulee tehdä yhteistyötä valtakunnallisten ICT-palveluyhtiöiden kanssa, eivätkä maakunnat saa ryhtyä valmistelemaan sellaisia palveluja, jotka on suunniteltu toteutettavaksi valtakunnallisten palveluyhtiöiden toimesta. Yhtiöiden kyvykkyys ja resurssit tuottaa suunniteltuja uusia ICT-palveluja olivat tämän loppuraportin laatimisen aikana käytännössä lähes olemattomat. Reformiministeriryhmän linjauksen myötä talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen tuottaminen on tulevien maakuntien vastuulla. Maakuntien tulee myös pystyä keskenään sopimaan ja toimeenpanemaan ratkaisut, jolla tavoiteltu yhtenäistäminen ja yhdenmukaistaminen toteutuvat riittävällä tasolla. Reformiministerityöryhmän linjaus ei vaikuta maakunta- ja sote-uudistukseen sisältyvien muiden palvelukeskusten asemaan vaan niiden valmistelua jatketaan. Yritysten käyttöön liittyvät asetukset ovat vielä valmisteluvaiheessa, eivätkä ole käytettävissä lopullisessa muodossaan loppuraporttia kirjoitettaessa. Uudenmaan ICT-hanke arvioi, että Hetli-päätöksellä ei ole suurta vaikutusta maakunnan kokonaisarkkitehtuuriin eikä suunniteltuihin järjestelmäratkaisuihin maakunnan käynnistyessä. Hetli Oy ei ollut tarjoamassa Uudenmaan kokoluokan maakunnalle mitään palveluja maakunnan toiminnan käynnistymisvaiheeseen. 1.2 Työn toimeksianto Uudenmaan maakuntajohtaja on ( 263) asettanut maakuntauudistuksen ICTsuunnitteluvaiheen työryhmän ajalle

12 ICT-suunnitteluvaiheen työryhmässä on edustajat kustakin pääkaupunkiseudun suuresta kunnasta, Länsi-, Keski- ja Itä-Uudeltamaalta, kuntayhtymä Etevasta ja pelastuslaitosten edustaja sekä muutosjohtaja Markus Sovala Uudenmaanliitosta. Lisäksi ryhmän vakituisina asiantuntijajäseninä ovat tietohallintojohtaja Heikki Heikkilä ja lakimies Janne Kesälahti Keha-keskuksesta, erityissuunnittelija Vesa Lipponen ja budjettineuvos Tomi Hytönen valtiovarainministeriöstä. Työryhmän kokouksiin on lisäksi ollut osallistumisoikeus sote-muutosjohtaja Timo Aronkydöllä. Työryhmä on voinut kutsua muita asiantuntijoita. Työryhmän tehtäviksi annettiin seuraavat: - Päivittää esiselvitysvaiheen tiekartta vastaamaan hallituksen heinäkuussa 2017 tekemiä linjauksia tiekartaksi Valmistella toteutussuunnitelma hankkeittain maakunnan käynnistämiseksi tarvittavien ICT-toimenpiteiden osalta. Hankkeet ovat toimialasidonnaisten järjestelmien hanke, toimialariippumattomien järjestelmien hanke, tietotekniikka hanke, tietoteknisten tukipalvelujen hanke. - Valmistella ICT-arkkitehtuurin ja tietoturvan kuvaukset ja toteutussuunnitelmat - Suunnitella ja toteuttaa väliaikaishallinnon tarvitsema asianhallinnan, projektihallinnan ja sopimushallinnan ICT-palvelut ja niiden käyttäjätuki - Osallistua erikseen sovittaviin maakunnallisiin ja valtakunnallisiin asiantuntijaryhmien ja perustettavien osakeyhtiöiden työskentelyyn ja edunvalvontaan - Laatia suunnitelma maakunnan ICT-tavoitetilaksi (aikajänne 2020-luvun puoliväli), ottaen huomioon valtakunnallisen valmistelun reunaehdot. - Muut uudistuksen toimeenpanon kannalta välttämättömät tehtävät. 1.3 ICT-suunnitteluvaiheen toteutus ICT-suunnitteluvaiheen tehtävät on määritelty tarkemmin hankesuunnitelmassa (Maakuntien tietohallinnon perustamisen suunnitelma, Uudenmaan maakunta, , loppuraportin liite 1) ja vaihe käynnistyi heinäkuun 2017 alussa julkaistuilla rekrytoinneilla. ICT-hanke toimi maakuntajohtajan asettamana maakunnan muutosjohtajan alaisuudessa ja hankkeen toimintaa suunnitteluvaiheessa ohjasi edellisessä luvussa mainittu, maakuntajohtajan päätöksellä asetettu ICT-ryhmä, joka toimi hankkeen ohjausryhmänä. Suunnitteluvaiheessa hankkeen organisaatio muodostettiin siten, että hankkeen operatiivisesta toiminnasta vastasi hankkeen johtoryhmä ja laajennettu johtoryhmä. Hankkeen johtoryhmällä oli kokoukset viikoittain alkaen ja siihen kuuluivat projektijohtajat, ICTkontrolleri ja hankejohtajat puheenjohtajina. Laajennetussa johtoryhmässä, joka kokoontui vähintään kerran kuukaudessa, olivat johtoryhmän lisäksi ICT-arkkitehdit, tietoturvapäälliköt ja ICT-lakimies. 12

13 Kuva 1: Uusimaa2019 hankkeen ICT-hankkeen organisaatio Hanke jakaantui neljään projektikokonaisuuteen: Toimialasidonnaisten järjestelmien projekti TOSI, toimialariippumattomien järjestelmien projekti TORI, ICT-tukipalvelujen projekti ja ICT-tekniikka -projekti. Jokainen projektikokonaisuus jakaantui alaprojekteihin, joista vastasivat projektipäälliköt. Hankkeeseen rekrytoitiin työntekijöitä kesän ja syksyn 2017 aikana kaikkiaan kolmen rekrytointikierroksen avulla, näistä ensimmäinen oli suunnattu niille organisaatioille, joista siirtyy tehtäviä ja työntekijöitä perustettavaan maakuntaan. Kaksi seuraavaa rekrytointia olivat kaikille avoimia. Hankkeen työntekijämäärä oli suunnitteluvaiheen käynnistyessä kaksi osaaikaista ICT-hankejohtajaa ja suunnitteluvaiheen päättyessä 87 henkilöä, yhteensä 47 henkilötyövuotta. Tavoitteena oli saada hankkeeseen ICT-asiantuntijoita kattavasti maakunnan eri osista: pääkaupunkiseudun suurten kaupunkien lisäksi Länsi-, Keski- ja Itä-Uudeltamaalta. Tämä tavoite ei kuitenkaan toteutunut, koska osa kunnista on ulkoistanut ICT-palvelut ja pienillä kunnilla ei juurikaan ole erillisiä sote ICT-asiantuntijoita. Kuntien ja kuntayhtymien johto asetti omien ICT-asiantuntijoidensa osalta prioriteettijärjestyksen siten, että on turvattava kuntien ICT-toimintojen ylläpito, Apotti-kunnissa lisäksi Apotin tarvitsemat ICT-resurssit ja vasta kolmannella sijalla maakunnan ICT-asiantuntijatarpeet. Hankkeeseen saatiin kuitenkin jokaiseen projektikokonaisuuteen ja alaprojekteihin asiantuntijat, joskin rekrytointi venyi niin, että jouduttiin toteuttamaan useampi rekrytointikierros ja kolmannen rekrytoinnin viimeisimmät asiantuntijat aloittivat hankkeessa vasta vuoden 2018 alussa. 13

14 Hankkeen toimintamallina on ollut avoimuus ja ratkaisukeskeisyys. Tämä on edellyttänyt hyvää yhteistyötä hankkeen sisällä, projektien välillä ja kesken, sekä muun Uusimaa2019- hankkeen kanssa. Loppuraportin liitteenä 11 on luettelo ICT-hankkeen suunnitteluvaiheen työhön osallistuneista. 1.4 ICT-hankkeen ja Uusimaa2019 yleishankkeen yhteistyö ja liittymät muihin hankkeisiin Uusimaa2019 yleishankkeen toiminta käynnistyi syksyn 2017 aikana. Muutosjohtajat rekrytoivat keskeisiin hankkeisiin hankejohtajat, jotka aloittivat työnsä loka-marraskuussa ICT-hankejohtajat ovat osallistuneet muutosjohtajien johtamiin ohjausryhmien kokouksiin säännöllisesti sekä koko hankkeen strategiseen suunnitteluun, että hankeohjaukseen. Vastaavat ydintoimintojen hankejohtajat ovat vierailleet ICT-hankkeen ohjausryhmän kokouksissa informoimassa tavoitteista ja suunnitelmista. ICT-hankkeen asiantuntijat ovat osallistuneet eri kansallisiin tietohallinnollisiin työryhmiin sekä valmistelleet projektisuunnitelmia uusien ICT-palvelujen esiselvitys- ja suunnitteluprojekteihin. ICT-hankejohtaja on osallistunut Vimana Oy:n asetuksen valmisteluun valtiovarainministeriön työryhmässä. Hankkeen ohjausryhmän puheenjohtaja on Vimana Oy:n hallituksen jäsen. ICT-hankkeen johto on tavannut säännöllisesti Vimana Oy:n, SoteDigi Oy:n ja Hetli Oy:n edustajia tiedon tasaamiseksi puolin ja toisin. ICT-hankkeen TOSI-projektin johtajat osallistuvat Apotti-käyttöönottohankkeen toiminnallisten ja ICT-muutosten ohjausryhmän (TICT-ryhmä) toimintaan säännöllisesti. Lisäksi Uusimaa2019 -hankkeen muutosjohtajat osallistuvat ministeriöiden nimeäminä asiantuntijoina kansalliseen ICT- ja digitalisaatio strategiaryhmiin. 2. Strateginen tarkastelu vaihtoehtoisiin ICT-toteutusmalleihin Tässä kappaleessa kuvataan valitut strategiat projektikohtaisesti (TORI, TOSI, Tekniikka ja Tuki). Strategioita tarkastellaan AKUSTI-hankkeessa luotuun viitekehykseen ja vaihtoehtoihin. Kuva alla. Tarkemmat projektikohtaiset suunnitelmat ja perustelut ovat kappaleessa 3. 14

15 2.1. TOSI-järjestelmät Valittu strategia HUS ja Vantaan kaupunki ovat konsolidoitu yhteen maakunnan asiakas- ja potilastietojärjestelmään. Muiden kuntien ja kuntayhtymien asiakas- ja potilastietojärjestelmät siirretään sellaisenaan minimaalisella konsolidoinnilla ja integroinnilla maakuntaan. Pelastustoimessa käytetään kenttäjohtamisessa valtakunnallista Kejo-palvelua ja ensihoidon potilasdokumentoinnissa Merlot-Medi-järjestelmää. Maakunnan ympäristöterveydenhuollossa käytetään valtakunnallista ympäristökeskuksen Vati-projektissa kehittämää tietojärjestelmää täydennettynä yhtenäistetyllä olemassa olevalla tietojärjestelmällä. Kasvupalveluissa käytetään kansallisesti keskitettyjä ja tuotettuja nykyisiä tietojärjestelmäpalveluja. Keskitetyssä alueellisessa asiakas- ja potilasohjauksen mallissa (Kaapo) palvelutarpeen arvioinnissa, palvelujen operoinnissa ja seurannassa käytettävät tietojärjestelmät kehitetään ja otetaan käyttöön maakunnan käynnistyessä maakunnan asiakas- ja potilastietojärjestelmä kattaa kaikki toimipisteet sosiaali- ja terveyspalvelujen osalta eli maakunta on ottanut käyttöön Apotti-hankkeen myötä Epic-tietojärjestelmän. Muiden toimialasidonnaisten tietojärjestelmien käyttöä jatketaan yllä olevan suunnitelman mukaisesti. Siirtyminen tapahtuu kappaleessa 3 kuvatun suunnitelman mukaisesti TORI-järjestelmät Valittu strategia maakunnan TORI-järjestelmät kattaa kaikki maakunnan toimipisteet. Maakunnalle on rakennettu TORI-järjestelmäkokonaisuus Oraclen pilvipalveluteknologiaan perustuen. 15

16 Maakunnalle on toteutettu omana kehitystyönä järjestäjän työkalujen kokonaisuus, joka tarjotaan myös muiden maakuntien käyttöön. Maakunta käyttää väliaikaishallinnon aikana omaa asianhallinnan ratkaisua ja siirtyy mahdollisesti käyttämään valtakunnallisia asianhallinnan palveluja, mikäli niitä on tarjolla jatketaan käyttöä yllä olevan strategian mukaisesti ensisijaisesti maakunnan omiin palveluihin perustuen, koska maakuntien ICT-yhtiöt eivät tarjoa, mahdollisia asianhallintapalveluja lukuun ottamatta, palveluja Uudenmaan kokoluokan maakunnalle. Siirtyminen tapahtuu kappaleessa 3 kuvatun suunnitelman mukaisesti Tietotekniikka-ratkaisut Valittu strategia Maakunta hallinnoi omia erilaisia päätelaitteitaan, palvelimiaan ja tietoliikenneverkkojaan ja tuottaa niille käyttäjätuen palvelut. Valtakunnallisesti keskitettyihin palveluihin, mm. kasvupalvelut ja Kejo, tietotekniset palvelut hankitaan kansallisilta ICT-toimijoilta jatketaan toimintaa yllä olevan strategian mukaisesti ensisijaisesti maakunnan omaan palvelutuotantoon perustuen, koska maakuntien ICT-yhtiöt eivät tarjoa palveluja Uudenmaan kokoluokan maakunnalle. Valtakunnallisesti keskitettyjen palvelujen tietotekniset palvelut hankitaan edelleen kansallisilta ICT-toimijoilta. Siirtyminen tapahtuu kappaleessa 3 kuvatun suunnitelman mukaisesti Tukipalvelut Valittu strategia Uudenmaan eri tietojärjestelmäpalvelujen käyttäjille tuotetaan aina vähintään ns. ensimmäisen tason eli suppeat ICT-tukipalvelut keskitetysti maakunnan oman palvelutuotannon toimesta yhden kontaktipisteen periaatteella. Keskitason ja laajojen tukipalveluiden tuottaminen eli ns. toisen ja kolmannen tason tukipalvelut tuotetaan joko maakunnan oman palvelutuotannon toimesta tai hankitaan järjestelmäkohtaisesti palvelusopimusten mukaisesti eri tietojärjestelmätoimittajilta. Epic -asiakas- ja potilastietojärjestelmän jatkuvat palvelut ja tukipalvelut toteutetaan yhteistyössä järjestelmätoimittajan kanssa siten, että kolmannen tason sovellustuki tulee palvelutoimittajalta ja ensimmäisen ja toisen tason tukipalvelut maakunnan palvelutuotannon toimesta. Epic-järjestelmä edellyttää rekisteröityä osaamista järjestelmän käyttöoikeuden saamiseksi. Tämän vuoksi loppukäyttäjien tukipalvelujen järjestämiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota tämän hetkiseen tilanteeseen verrattuna. Kansallisesti keskitettyjen tietojärjestelmien osalta toimitaan siten, että käyttäjä ottaa ensin yhteyttä maakunnan palvelutuotannon tukipalveluun, josta palvelupyyntö reititetään tarpeen mukaan eteenpäin jatketaan yllä olevan strategian mukaisesti jolloin maakunnan asiakas- ja potilastietojärjestelmä kattaa kaikki toimipisteet sosiaali- ja terveyspalvelujen osalta eli maakunta on ottanut käyttöön Apotti-hankkeen myötä Epic-tietojärjestelmän. Vahvistetaan edelleen tukipalveluita ja Epic-järjestelmäosaamista maakunnan omassa palvelutuotannossa. Lisäksi arvioidaan virka-ajan ulkopuolisessa tukipalvelujen tuottamisessa valtakunnallisesti 16

17 keskitetyn tukipalvelun käyttöä, mikäli tällainen palvelu on käynnistetty maakuntien yhteisenä toimintana tai maakuntien omistaman osakeyhtiön toimesta. Käyttäjätukipalvelut maakunnan itse hallinnoimiin erilaisiin päätelaitteisiin, palvelimiin ja tietoliikennepalveluihin tuottaa maakunnan oma tietotekninen palvelutuotanto. Käyttäjätukipalvelujen tuottamisessa hyödynnetään oman osaamisen lisäksi palvelutoimittajia sekä tarvittaessa edellä kuvatulla tavalla maakuntien omistaman osakeyhtiön palveluja. Siirtyminen tapahtuu kappaleessa 3 kuvatun suunnitelman mukaisesti. 2.5 Käyttöoikeuslisenssit ja ICT-palvelujen käyttöoikeudet Valittu strategia maakuntiin siirtyneiden organisaatioiden perinteiset työasemakohtaiset ja palvelinkohtaiset käyttöjärjestelmien, varusohjelmistojen, varmuuskopiointiohjelmistojen, tietoturvaohjelmistojen, tietokantaohjelmien ja kuormantasausohjelmien käyttöoikeuslisenssit on mahdollisesti siirretty maakuntien omistaman osakeyhtiön kansallisesti hallinnoimaan käyttöoikeuspooliin. Nykyisen käyttöoikeuksien hankinta- ja hallintamallin mukaiset eri käyttäjäkohtaiset, palvelukohtaiset ja kapasiteettikohtaiset käyttöoikeudet hallitaan maakunnan tietohallinnon toimesta. TOSI ja TORI -tietojärjestelmien käyttöoikeuslisenssit ja käyttöoikeudet hallitaan maakunnan omassa palvelutuotannossa olevien tietojärjestelmien osalta maakunnan tietohallinnon toimesta. Valtakunnallisesti keskitettyjen palvelujen lisenssit hallitsee maakuntien omistama osakeyhtiö tai joku muu valtakunnallinen ICT-palveluntuottaja toiminta jatkuu edellä kuvatun mallin mukaisesti, kunnes valtakunnallisesti keskitettyjä palveluja pystytään mahdollisesti tuottamaan Uudenmaan maakunnan kokoluokan toimijalle. 3. Uudenmaan ICT- toteutussuunnitelma ja tiekartta Uusimaa2019 ICT-hankeen projektikohtaiset toteutussuunnitelmat ovat kokonaisuudessaan liitteineen tämän loppuraportin liitteinä 2 7. Tässä luvussa kuvataan projekteittain pääkohdat koskien suunnitteluvaiheen tavoitteita, tehtäviä, sisältöä, toteutustapaa ja eri vaiheita. 3.1 Toimialasidonnaiset järjestelmät TOSI TOSI-järjestelmien toteutussuunnitelma ja tiekartta Toimialasidonnaisiin tietojärjestelmiin kuuluvat mm sosiaalihuollon, terveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon asiakas- ja potilastietojärjestelmät erikoisjärjestelmineen, sähköinen asiointi ja asiakkaan terveys- ja sosiaalipalvelujen palvelutarpeen arvioinnissa ja seurannassa käytettävät järjestelmät. Lisäksi toimialasidonnaisiin tietojärjestelmiin kuuluvat maakunnan 17

18 muiden kuin Sote-tehtävien hoitamiseen tarvittavat toimialasidonnaiset tietojärjestelmät kuten ympäristöterveydenhuolto, pelastustoimen järjestelmät ja kasvupalvelut. TOSI -projektin tehtävänä on siirtää kuntien ja kuntayhtymien käytössä olevat toimialasidonnaiset tietojärjestelmät sellaisenaan ( as is ) maakuntaan maakunnan toiminnan käynnistymiseen mennessä siten että samalla turvataan toiminnan jatkuvuus ja palvelujen saatavuus. Tietojärjestelmien siirto sisältää myös integraatioiden siirrot ja muutokset. Kehittää tarvittavat sähköisen asioinnin ja palvelutarpeen arvioinnin, operoinnin ja seurannan tarvitsemat tietojärjestelmät osallistua uuden maakunnan muiden kuin sosiaali- ja terveydenhuollon tehtävien tarvitsemiin toimialasidonnaisten tietojärjestelmien käyttöönottoon maakunnalle ja osallistua osaltaan JHS 179 ohjeistukseen pohjautuvan kokonaisarkkitehtuurikuvauksen laatimiseen. Tosi-projektin lopputuloksena Maakunnan käytössä olevat Tosi-järjestelmät ovat henkilökunnan käytettävissä saumattomasti toiminnan siirtyessä kunnilta, kuntayhtymiltä ja valtiolta maakunnalle laajennettuna tarvittavilla uusilla toiminnoilla ja Maakunnan asukkaille on käytössä sähköisiä palveluja, jotka mahdollistavat maakunnan palvelujen käytön ja osallistumisen sekä vaikuttamisen palvelujen kehittämiseen eri muodoissa. Uudellamaalla on käytössä noin 1000 asiakas- ja potilastietojärjestelmää tai niiden asennettua instanssia. Siirtojen vaatima työmäärä on erittäin suuri ja jo tästä syystä tehdään vain välttämätön järjestelmien siirtämiseksi ja toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi. Sähköiselle asioinnille käynnistetään oma Uusimaa2019 yleishankkeen ja ICT-hankkeen yhteinen projekti. Projektin tavoitteena on asettaa syntyvälle maakuntatason sähköisen asioinnin kokonaisratkaisulle tavoitetilan vaatimukset käyttämällä hyväksi konseptisuunnittelua, palvelumuotoilua ja loppukäyttäjien vahvaa osallistamista. Sähköisen asioinnin projekti toteutetaan yhteistyössä eri osapuolien kesken huomioiden se, että maakuntien tulee tehdä yhteistyötä valtakunnallisten ICT-palveluyhtiöiden kanssa, eivätkä maakunnat saa ryhtyä valmistelemaan sellaisia palveluja, jotka on suunniteltu toteutettavaksi valtakunnallisten palveluyhtiöiden toimesta. Tiekartta ja toteutusskenaariot mennessä Tiekartta vuoteen 2020 on sosiaali- ja terveydenhuollon toimialasidonnaisten järjestelmien osalta Epic-järjestelmän käyttöönotto Apotti-hankkeen mukaisesti ja muilta osin järjestelmien as is -siirrot maakuntaan. Maakunnan palvelujen käynnistyessä Epic-järjestelmä on käytössä HUS:ssa ja Vantaalla. Vuodesta 2020 lähtien Epic -järjestelmää otetaan käyttöön seuraavassa järjestyksessä: Helsinki, Kauniainen, Kirkkonummi ja Tuusula. ICT-ryhmä (ICT-hankkeen ohjausryhmä) linjasi kokouksessaan että Tosi-järjestelmien osalta voidaan toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi käyttää teknistä siirtymäaikaa. Siirtymäaikana yksittäisen tietojärjestelmän käyttö on teknisesti mahdollista sekä kunnan että maakunnan tietoteknisestä ympäristöstä. 18

19 Lisäksi ryhmä linjasi, että organisaatiokoodistojen muuttamisen suunnittelun pohjaksi otetaan lähtökohta, jossa muutos tehtäisiin integraatioalustalla mäppäystaulukon avulla tai vastaavalla muulla tekniikalla. Tällä pyritään mahdollisuuksien mukaan välttämään muutosten tekeminen erikseen kaikkiin noin tuhanteen kuntien ja kuntayhtymien käytössä oleviin tietojärjestelmiin. Maakuntaan siirtyvien muiden kuin sote-tehtävien Tosi-tietojärjestelmät siirretään joko as is periaatteella maakuntaan tai maakuntaan siirtyvän henkilöstön käyttö mahdollistetaan järjestelmien nykyisestä teknisestä käyttöympäristöstä. Vaihtoehdon suunnittelu aloitetaan Tosi-projektin määrittelyvaiheen aikana keväällä käytettävät järjestelmät on kuvattu kohdassa 2.1 Tosi-järjestelmät, Valittu strategia. Eli pelastustoimessa käytetään kenttäjohtamisessa valtakunnallista Kejo-palvelua ja ensihoidon potilasdokumentoinnissa Merlot-Medi-järjestelmää. Maakunnan ympäristöterveydenhuollossa käytetään valtakunnallista ympäristökeskuksen Vati-projektissa kehittämää tietojärjestelmää täydennettynä yhtenäistetyllä olemassa olevalla tietojärjestelmällä. Kasvupalveluissa käytetään kansallisesti keskitettyjä ja tuotettuja nykyisiä tietojärjestelmäpalveluja. Keskitetyn palvelutarpeen arvioinnissa (Kaapo), palvelujen operoinnissa ja seurannassa käytettävät tietojärjestelmät kehitetään ja otetaan käyttöön maakunnan käynnistyessä. Yllä kuvattujen ICT-tehtävien ja -muutosten menestyksekäs toteuttaminen edellyttää hyvää ja avointa yhteistyötä kuntien ja muiden sidosryhmien kanssa ja sitä, että kuntien ja toimittajien resurssit saadaan laajamittaisesti käyttöön vuosien 2018 ja 2019 aikana. Toteutussuunnitelman sisältö Syksyn 2017 suunnitteluvaiheen lopputuloksena syntyi TOSI-toteutussuunnitelma vuosille 2018 ja 2019, joka on tämän loppuraportin liitteenä 2. Toteutussuunnitelmassa kuvataan miten kuntien ja kuntayhtymien käytössä olevat toimialasidonnaiset tietojärjestelmät siirretään maakuntaan: - mitä vaiheita ja skenaarioita siirtoon liittyy - millä prosessilla yksittäiset järjestelmät ja integraatiot käydään läpi - millä tavalla työ toteutetaan ja - miten Tosi-projekti huomioi toiminnan tarpeet ja tekee yhteistyötä muiden ICT-hankkeen projektien kanssa. Määrittelyvaiheen aikana tietojärjestelmät käydään läpi tietojärjestelmätoimittajittain käyttäen hyväksi toteutussuunnitelmassa mainittuja käyttötapauksia ja luvussa 6.2 kuvattua tehtävälistaa. Kunnat ja kuntayhtymät voivat osallistua halutessaan toimittajatapaamiseen. Toimittajatapaamisten jälkeen tietojärjestelmät käydään läpi kuntakohtaisesti. Määrittelyvaiheen työ toteutetaan ketterästi 2 4 viikon jaksoissa. Määrittelyvaiheen lopputuloksena toimialasidonnaisten tietojärjestelmien ja integraatioiden nykytilan kuvaus on tarkennettu ja laajennettu, järjestelmien luokittelu keskinäisen kriittisyyden mukaan suhteessa toisiinsa on valmisteltu ja tietojärjestelmäkohtaisten tehtäväkokonaisuuksien toteutus on aikataulutettu. Tietojärjestelmäkohtaisten tehtäväkokonaisuuksien toteutus -suunnitelma on ensimmäinen valmis versio suunnitelmasta tietojärjestelmän siirtämiseksi maakuntaan. Toteutus- ja testausvaiheessa toteutetaan ne tehtävät, jotka voidaan tehdä ennen käyttöönottovaihetta ja laaditaan työpaketit syksyn 2019 käyttöönottovaihee- 19

20 seen. Tehtäviin, jotka voidaan toteuttaa, kuuluvat mm integraatiomuutosten toteutus ja testaus testiympäristöissä sekä tosi-järjestelmien siirtovaihtoehtojen esitestaus. Toteutusvaiheessa laaditaan myös Tosi-toteutussuunnitelma vuodelle Käyttöönottovaiheessa nykyiset toimialasidonnaiset tietojärjestelmät siirretään maakunnan käyttöön ja siirrot hyväksymistestataan hyvissä ajoin ennen maakunnan toiminnan käynnistymistä syksyllä Projektin toteutuksesta vastaavat projektijohtajat, jotka raportoivat ICT-hankkeen johtoryhmälle ja edelleen yhdessä ICT-hankejohtajien kanssa ICT-ohjausryhmälle ja muutosjohtajille TOSI-järjestelmien tiekartta Epic -järjestelmä on käytössä koko maakunnassa alkaen. Vuoden 2020 loppuun mennessä Apotti Epic -järjestelmä on käytössä HUS:n ja Vantaan lisäksi Helsingissä, Kauniaisissa, Kirkkonummella ja Tuusulassa. Näitä seuraavat Apotti Epic käyttöönotot suunnitellaan tehtäväksi sote-keskus kokonaisuuksina. Sote-keskuksista ei ole tehty päätöstä, mutta tässä suunnitelmassa oletetaan, että sote-keskuksia tulee olemaan 4 6. Maakuntaan siirtyvien kuntayhtymien käyttöönotto ajoitetaan sote-keskusten rinnalle tai niihin sisältyviksi. Lisäksi on huomioitava se, että Vantaa käyttää Epic-järjestelmää maakunnan toiminnan käynnistyessä ja Kerava aikaisintaan vuonna Mikäli maakunnan alueella toimiva sote-palveluja tuottava säätiö tai osakeyhtiö haluaa käyttää maakunnan kanssa samaa asiakas- ja potilastietojärjestelmää, käyttöönotto on aikaisintaan vuonna Jotta käyttöönotto on mahdollista vuonna 2021, tulee käyttöönoton suunnittelu ja valmistelu aloittaa jo vuoden 2019 puolella. 20

21 Lisäksi tavoite vuoteen 2025 on edelleen laajentaa ja syventää konsolidoinnin ja integroinnin tasoa. Järjestelmien tulee hyödyntää digitalisaatiota ja taata eri asiakas-, asukas- ja potilasryhmille nykyaikaiset ja käyttöä houkuttelevat tietojärjestelmäportaalit. Toteutussuunnitelman lähtökohtana on, että uudet asiakkaan hoito- ja palvelusuunnitelman hallintaan liittyvät tietojärjestelmäratkaisut toteutetaan valtakunnallisesti. Tästä syystä tässä suunnitelmassa ei ole varattu resursseja esimerkiksi UNA-ytimen hankintaan ja käyttöönottoon. Visio vuodelle on huomioida seuraavien trendien voimistuminen ja tavoitteena on toimia edelläkävijänä näiden hyödyntämisessä: Ekosysteemit. Jatkossa muodostuu eri järjestelmien ja eri organisaatioiden muodostamia ydintietojärjestelmän ympärille kehittyviä ekosysteemejä. Näitä ekosysteemejä on muodostunut mm jo sähköisen asioinnin ja Epic - järjestelmän ympärille Tietoturva ja tietoturvatietoisuuden kasvaminen Ubiikki tietotekniikka; tieto ja palvelut ovat kaikkialla ja niitä käytetään kaikkialta Omahoito ja varsinkin omahoitolaitteet ja niiden keräämän datan hyödyntäminen keinoäly, ennustava analytiikka ja robotiikka Maakunnan käynnistymisen ja toiminnan vakiinnuttamisen jälkeen vuosina on erityinen huomio palvelujen digitalisoinnin laajentamisessa ja kehittämisessä. Uusimaa tulee osallistumaan aktiivisesti kansallisten ja kansainvälisten ICT-toimittajien palvelutuotannon kehittämiseen maan suurimpana omistaja-asiakas ja asiantuntijaorganisaationa. Lisäksi huolehditaan, että Uusimaa toimii jatkossakin edelläkävijänä ja maan johtavana keinoälyä, ennustavaa analytiikka ja robotiikkaa kehittävänä ja hyödyntävänä maakuntana. 21

22 Maakuntaan siirtyvien muiden kuin sote-tehtävien Tosi-tietojärjestelmien kehitys on valtakunnallista siltä osin kuin järjestelmät ovat kaikille maakunnille yhteisiä. Muiden järjestelmien osalta tavoite on, että vuoteen 2025 mennessä järjestelmä on yhteinen tai sama ja yhdessä kehitetty valtakunnallisten toimijoiden ja muiden maakuntien kanssa. Maakunnan ICT:llä tulee olla osaamista muutoshallinnasta ja kyky erilaisten uusien tekniikoiden arviointiin ja nopeaan käyttöönottoon sekä osaamista erilaisista migraatioista ja integraatioista. Tämän kyvykkyyden kautta Uudenmaan maakunnan ICT pystyy tarjoamaan aktiivisesti ratkaisuja ja resursseja maakuntien väliseen yhteistyöhön ja valtakunnallisten ICT-yhtiöiden ja valtakunnallisten toimijoiden kanssa tehtävään yhteistyöhön. Näitä yhtiöitä ja toimijoita ovat mm SoteDigi, Vimana, Suomi.fi ja Kela. 3.2 Toimialariippumattomat järjestelmät TORI TORI-järjestelmien toteutussuunnitelma ja tiekartta Toimialariippumattomat (TORI) tietojärjestelmät pohjautuvat kuntayhtymistä maakunnalle siirtyvien talous-, henkilöstö-, sähköisen identiteetinhallinnan ja logistiikan tietojärjestelmien käyttöoikeuksiin. Koska kunnat jatkavat omien hallinnon tietojärjestelmiensä käyttöä, niiden sopimukset eivät siirry maakuntaan. Täten maakunnan tarkoituksenmukaisimmaksi tietojärjestelmävaihtoehdoksi jää hyödyntää nykyisin käytössä olevia maakuntaan 100 prosenttisesti siirtyvien kuntayhtymien järjestelmien käyttöoikeuksia. TORI-järjestelmien toteuttaminen perustuu toiminnoittain hajautettuun suunnitteluun, jossa eri tyyppisten projektien tarkoituksena on substanssiomistajakohtaisten yleishankkeen projektien tukeminen tietoteknisin toimin. Toiminta-alueita on Yleishallinto, Taloushallinto, Henkilöstöhallinto, Materiaalihallinto ja Raportointi ja analytiikka sekä näihin kuhunkin liittyvät aliprojektit. Projektien lopputuloksena on Uudenmaan maakunnan hallinnon keskitetyt palvelut kaikille maakuntaan siirtyville toimialoille, henkilöille ja toiminnoille. TORI -projekti suunniteltiin ajoittuvan väliselle ajalle. Suunnitteluvaihe toteutettiin Suunnitteluvaiheen lopputuloksena aliprojektien tehtävät ja yhteistyö toimittajien kanssa tarkennettiin sekä rakennettiin yhdessä toiminnasta vastaavien omistajien substanssiprojektien kanssa yhteinen näkemys maakunnan käyttöön tulevasta perusparametroinnista. Määrittelyvaiheessa ja sitä seuraavassa Toteutus- ja testausvaiheessa toteutetaan ne tehtävät, jotka ovat edellytyksenä järjestelmien varsinaiselle toteutukselle, lopulliselle parametroinnille sekä sovituille toiminnallisille kokonaisprosesseille. Paljon työaikaa vaativa tekninen toteutus aloitetaan heti vaiheen alussa ja toteutuksessa edetään hyödyntäen ketterää ajattelutapaa substanssiasioiden jatkuvasti kehittyessä. Prosessiketjut testataan teknisesti substanssiprojektien toimesta. Migraatiopolut on testattu teknisesti. Migraatio- ja käyttöönottovaiheessa teknisesti toteutetut järjestelmät ja prosessit siirretään maakunnan substanssi toimintojen käyttöön sekä käynnistetään varsinaiset sisältömigraatiot. Sisällöt tarkistetaan ja testataan ennen maakunnan toiminnan käynnistymistä. Käyttäjien koulutukset aloitetaan. Käyttäjät voivat omakohtaisesti kirjautua yhteisiin hallinnon järjestelmiin, tarkistaa ja täydentää yhdenmukaistettuja henkilökohtaisia 22

23 tietoja. Toiminta pyritään aloittamaan jo niin aikaisessa vaiheessa, että koko vuoden 2020 tiedot saadaan käyttöön eheänä. Tuotanto ja toiminnan tukeminen. Tuotanto alkaa vaiheittain vuoden 2019 aikana ja koko laajuudessaan Palvelutransition käynnistysvaiheessa substanssitoimintoja tuetaan tehostetusti. Edellä mainitun päävaiheistuksen lisäksi toteutus sisältää useita välitavoitteita. Näitä ovat esimerkiksi väliaikaishallinnon vaatimat palvelutarpeet alkaen, toiminnallisten palveluiden ja palvelukoneiston viimeistely tuotantoa varten yhdessä toiminnallisten projektien kanssa. Valtakunnallisella tasolla osallistutaan useisiin yhteisiin hankkeisiin esimerkiksi järjestäjän työkalut-hankkeen valtakunnallisiin projekteihin ja maakuntien asiakirjahallinnon kehittämiseen. Näissä pyritään tavoitteelliseen yhteistyöhön tulevien maakuntien omistamien osakeyhtiöiden kanssa. Näitä ovat tällä hetkellä Vimana Oy ja SoteDigi Oy. Edellä mainitut hankkeet hyödyttävät ja tukevat kaikkia maakuntia. Maakunnan raportoinnin ja analytiikan kokonaisuus rakentuu selkeytymässä olevaan työnjakoon kansallisten palveluntuottajien kanssa. Tehtävänä on toteuttaa tietovarantoihin ja raportointiin liittyvät järjestelmät ja työvälineet. Maakunnalle määritellään uusi tuotteistus- ja kustannuslaskentamalli, myynti- ja asiakaslaskutuksen järjestelmät, analytiikan ja tietopalvelun prosessit ja järjestelmät sekä toteutetaan johdon raportoinnin kokonaisuus raportointivälineineen. Kokonaisuudessa tehdään maakunnan tiedonhallintamalli ja -käytännöt (data governance) ja masterdatamallit TORI-järjestelmien tiekartta TORI järjestelmien osalta maakuntien hallinnon kehitystä ohjaa maakunta itse yhteistyössä muiden maakuntien kanssa. Tietojärjestelmiä kehitetään maakuntien omistamien eri yhtiöiden, kuten Vimana Oy:n ja SoteDigi Oy:n, kanssa yhteistyössä. Työnjako edellä mainittujen yhtiöiden kanssa on vielä selkiytymättä. Maakunnan ja maakuntien omistamien kansallisten yhtiöiden välinen tehtäväjako arvioidaan olevan seuraava, kun huomioidaan reformiministerityöryhmän tekemä linjaus Hetli Oy:n osalta Toiminto Maakunnan toimintaa Kansallisten palvelukeskusten tuottamaa Yleishallinto Asianhallinta Vimana Oy Konsernin asiakuudenhallinta Maakunta Sisäinen viestintä Vimana Oy Taloushallinto Konsernihallinta ja konsernisuunnittelu Taloushallinto Maakunta Maakunta 23

24 Rahoitus ja maksuliikenne Maakunta Henkilöstöhallinto Palvelussuhteen elinkaaren hallinta Palkanlaskenta Työajanseuranta ja -kirjaus Käyttöoikeushallinta Maakunta Maakunta Maakunta Maakunta, paikallistaso Vimana, kansallisesti keskitetyt järjestelmäpalvelut Materiaalihallinto Kuljetuspalvelut Tietohuolto ja raportointi Materiaalihallinto ja logistiikka Maakunta Asiakas- ja potilaskuljetukset Maakunta Tietohuolto ja raportointi Maakunta mahdollisesti SoteDigi Raportoinnin ja analytiikan kokonaisuuden toteuttamisessa otetaan huomioon kansalliset digitalisaatiolinjausten mukaiset tavoitteet ja maakunnan omat strategiset linjaukset. Tämä edellyttää tehokasta ja mukautuvaa tiedonhallintaa, raportointipalveluja sekä tiedon analysointia että ennustavaa analytiikkaa. Maakunnan tietovarannot ja analytiikka mahdollistavat korkeatasoisen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotyön (TKI). Valtakunnallisia tietolähteitä ja -rakenteita hyödynnetään aina kun se on mahdollista. Tiedon keruun päällekkäisyydet on poistettu. Tiedonkeruu on pitkälle automatisoitua, kattavaa, laadukasta ja luotettavaa. Näiden tavoitteiden tehtävä on tukea maakunnan kykyä tietojohtamiseen. Vuoteen 2020 mennessä maakunnan raportointi- ja analytiikkapalvelukokonaisuus on toteutettu. Tämän jälkeen raportoinnin ja analytiikan kokonaisuutta kehitetään siten, että nopeiden tilannekuvien muodostaminen maakunnasta ja niihin liittyvien riskien hallinta on mahdollista. Toiminnassa hyödynnetään mm. keinoälyratkaisuja ja digitalisaation tarjoamia uusia mahdollisuuksia. Järjestelmäkokonaisuus on kyvykäs hyödyntämään uusia ja kehittyviä teknologisia ratkaisuja. Tavoite on tuottaa uutta tietämystä ja myös tietoa. Laatu- ja vaikuttavuusmittaristoja kehitetään. Järjestelmäkokonaisuus kykenee vastaanottamaan asiakkaiden itsensä keräämää dataa ja jalostamaan sitä. Järjestelmäkokonaisuus mahdollistaa maakunnan omien ja ulkoisten tietojen yhdistelemisen uusilla tavoilla. 3.3 ICT-tekniikka Hankesuunnitelman mukaisesti ICT-tekniikan tavoitteita ovat: Maakunnan käytössä on maakunnan toimipisteet kattava suojattu tietoliikenneverkko, joka mahdollistaa liittymät tarvittaviin pilvipalveluihin ja käytettyjen sovellusten suojaamisen riskiarvioinnin perusteella Maakunnan käytössä olevat erilaiset päätelaitteet on liitetty maakunnan tietoliikenneverkkoon ja pelastuslaitoksen myöhemmin erikseen määrittelemät päätelaitteet sisäministeriön ohjeistuksen mukaisesti TUVE-verkkoon ja sen palveluihin 24

25 Maakunnan vastuulla olevat palvelin- ja muut kapasiteettilaitteet ja kapasiteettipalvelut on siirretty kunnista, kuntayhtymistä ja valtiolta maakunnan hallintaan ja valvontaan Maakunnalla on käytössä kattavat erilaiset viestinnän tietojärjestelmät ja viestintäkanavat Maakunnalla on käytössä yhtenäinen puhelin- ja contact center-palvelu Tavoitteiden saavuttamiseksi ICT-tekniikka jaetaan kuuteen alaprojektiin: Active Directory (AD) Palvelimet ja konesalit Päätelaitteet ja AV-tekniikka Puhelinpalvelut ja Contact Center Tietoliikenne Viestintä- ja ryhmätyöratkaisut Projektien keskeisiä virstanpylväitä ovat väliaikaisen maakuntahallinnon käynnistyminen kesäkuussa 2018, maakuntahallinnon käynnistyminen vuoden 2019 alussa ja sote-palvelutuotannon käynnistyminen vuoden 2020 alussa. Maakunnan väliaikaishallinnon tarvitsemat palvelut toteutetaan siten, että ne voidaan siirtää maakunnan tuotantoaikaisiksi ratkaisuiksi. Mahdollistetaan muiden maakuntaan siirtyvien toimintojen tarvitsemien tietojärjestelmien käyttö maakunnan tietoteknisestä ympäristöstä. ICT-tekniikka -projekti tekee läheistä yhteistyötä TOSI- ja TORI-projektien kanssa, jotka omalta osaltaan vaikuttavat ICT-tekniikan projektien sisältöihin ja aikatauluihin. Lisäksi Arkkitehtuuri- ja Tietoturva-projektit osallistuvat tekniikan toteuttamiseen ICT-tekniikan toteutussuunnitelma ja tiekartta Projekti on jaettu välivaiheisiin ja -tavoitteisiin, jotka pääosin ovat Suunnitteluvaihe joka päättyi Määrittelyvaihe Määrittelyvaiheen aikana kartoitetaan kunnilta, kuntayhtymiltä ja valtiolta maakuntaan siirtyvien ICT-palvelujen nykytila, määritellään maakunnan tarvitsemat tietotekniset palvelut maakunnan valmistelun kanssa sekä suunnitellaan toimenpiteet, joilla päästään tavoiteltuun tulokseen. Määrittelyihin kutsutaan mukaan myös kunnat ja kuntayhtymät. Määrittelyvaiheen työ toteutetaan ketterästi 1 4 viikon jaksoissa. Määrittelyvaiheen lopputuloksena ICT-palvelujen nykytilan kuvaus on tarkennettu ja laajennettu, ja tehtäväkokonaisuudet aliprojekteittain on aikataulutettu projektin vaiheistuksen mukaisesti. Määrittely kattaa sekä väliaikaisen että lopullisen maakuntahallinnon tarpeet. Väliaikaishallinnon palvelujen käyttöönotto 6/2018 Väliaikaiselle maakuntahallinnolle toteutetaan määrittelyn mukaisesti tarvittavat tietoliikenne- ja AD-palvelut, työasema- ja tulostuspalvelut, palvelinratkaisut sekä viestintä- ja puhelinpalvelut. Toteutuksessa otetaan huomioon palveluiden laajennettavuus varsinaisen maakuntahallinnon käyttöön. Maakunnan palvelujen käynnistys 1/

26 Varsinaisen maakuntahallinnon palvelut toteutetaan laajentamalla väliaikaisen maakuntahallinnon palvelut koko maakunnan käyttöön. Toteutus- ja testausvaihe Toteutus- ja testausvaiheessa toteutetaan ne palvelut, jotka voidaan tehdä ennen käyttöönottovaihetta, täsmennetään syksyn 2019 käyttöönottovaiheen suunnitelma ja suunnitellaan vuodelle 2020 siirtyvät tehtävät. Migraatio ja käyttöönottovaihe Käyttöönottovaiheessa ICT-tekniikan palvelut otetaan maakunnan käyttöön ja hyväksymistestataan syksyllä 2019 hyvissä ajoin ennen maakunnan toiminnan laajenemista mm. sote-palveluihin. Joidenkin tietojärjestelmien osalta käyttöönottovaihe voi jatkua sovittavan siirtymäkauden ajan vuoden 2020 puolella. Uudenmaan maakuntaa varten tehdään uusi toimialuemetsä. Kuntien käyttäjille perustetaan toimialueelle uusi identiteetti ja he saavat käyttöönsä Office 365 -ratkaisuun perustuvat palvelut. Uudenmaan maakunnan suunnittelussa on otettu huomioon siirtymäajan sovellusten käyttö, jossa sovelluksia käytetään myös vanhan organisaation puolelta. Sovelluspalveluja julkaistaan siirtymäkauden ajaksi käytettäväksi niiden nykyisistä sijanneista. Toimialueen suunnittelu, rakentaminen ja käyttöönotto ovat suoraviivaista työtä. Liiketoimintasovellusten (TORI) siirtäminen uuteen toimialueeseen on työläs ja aikataulu tarkentuu 2018 vuoden aikana. Puhelinvaihde- ja Contact Center -ratkaisu perustuu nykyisiin HUS:n ja Helsingin kaupungin olemassa oleviin, keskitettyihin palveluihin. Nykyinen kiinteä kapasiteetti skaalautuu alaliittymään saakka. Palveluja laajennetaan ja kehitetään tarpeen mukaan sekä projektin aikana, että varsinaisen projektin jälkeen jatkuvana palveluna normaalin tuotantokäytön aikana. Maakunnan tietojärjestelmäpalveluita voi maakunnan sisäverkosta käyttää ainoastaan päätelaitehallinnan piirissä olevista päätelaitteista, tulostimista ja monitoimilaitteista. Muilla laitteilla, muualta kuin sisäverkosta, palveluja voidaan käyttää erilaisilla etäkäyttöratkaisuilla. Päätelaitteita voivat olla mm. kiinteät ja kannettavat työasemat, siirrettävät erikoistyöasemat (mm. kiertokärryt), tablettitietokoneet ja älypuhelimet sekä itsepalveluautomaatit (mm. ilmoittautumisautomaatit) ja muut päätelaitteet (mm. hoitajakutsujärjestelmät). Projektin lopputuloksena päätelaitteet ovat liitettyinä toimialueeseen ja laitehallinnan piirissä. Myös mobiililaitteille tarvitaan laitehallinta. Laitehallinnan palveluita ovat mm. omaisuuden hallinta (sis. mm. laiterekisterin), ohjelmistojen jakelu ja tietoturvapäivitykset. Tietoliikenneprojektin tavoitteena on yhtenäinen, keskitetysti hallittu ja valvottu maakunnan kattava tietoliikenneratkaisu. Siirtymävaiheessa on järjestelmiä voitava käyttää samanaikaisesti sekä siirtyvien organisaatioiden että Uudenmaan maakunnan verkoista. Viestintäratkaisun suunnittelu ja toteutus tehdään osittain jo vuoden 2018 alusta lukien, jotta väliaikaishallinnolla ja lukein maakunnalla on edellytykset toimia. Tuloksena on Office 365 -järjestelmään perustuva maakunnan kattava viestintäratkaisu. 26

27 Projektien resurssit muodostuvat ICT-hankkeen resursseista, kuntien ja kuntayhtymien asiantuntijoista, tietojärjestelmätoimittajien ja valtakunnallisten palvelukeskusten asiantuntijoista sekä mahdollisesti hankittavista muista asiantuntijapalveluista ICT-tekniikan tiekartta Tämän hetken suunnitelmilla maakunnan sote-palvelutuotannon osalta on suuri merkitys ICT-tekniikkaan. Lisäksi suunnitelmat digitalisaation hyödyntämiseksi mm. sähköisen asioinnin kehittämisessä tuovat uusia, osittain vielä tunnistamattomia vaatimuksia ICT-tekniikalle. Tämän vuoksi maakunnan ICT:n tulee varautua nopeisiin muutoksiin. Niukkojen resurssien käyttöä voidaan optimoida ja riskejä pienentää siten, että tarpeettomaksi osoittautuvien järjestelmien ja infrapalveluiden siirto ja/tai alasajo selvitetään eikä järjestelmiä turhaan siirretä maakuntaan tai jää maakunnan vastuulle. Tämä edellyttää hyvää yhteistyötä luovuttavan tahon ja maakunnan kesken. Maakunnan toiminnan käynnistyessä toteutetaan ICT-tekniikan ratkaisut niin, että maakunta pystyy toimimaan häiriöttömästi. Järjestelmien ja ratkaisujen virtaviivaistaminen jää joltain osin tehtäväksi varsinaisen käyttöönoton jälkeen vuodesta 2020 alkaen. Apotin käytön laajeneminen Sote-palveluissa vuodesta 2020 edellyttää ICT-tekniikalta osallistumista. ICT-tekniikan osalta kehitystä ohjaa myös maakunnan ja kansallisten palveluntuottajien, erityisesti Vimanan, välisen työnjaon selkiytyminen. Merkittävänä Vimanan osakkaana Uudenmaan maakunnan tulee osallistua aktiivisesti yhtiön toimintaan. Yleinen teknologian kehittyminen sekä maakunnan organisaation sisältä ja palveluiden käyttäjiltä tuleviin uusiin, vielä tuntemattomiin tarpeisiin vastaaminen edellyttää ICT-tekniikalta jatkossakin ketteryyttä. 3.4 ICT-tukipalvelut ICT-tukipalvelujen toteutussuunnitelma ja tiekartta Tukipalvelujen toteutussuunnitelma on kokonaisuudessaan liitteineen tämän loppuraportin liitteenä 5.1 (ICT-tukipalvelujen toteutussuunnitelma). Tässä kappaleessa kuvataan pääkohdat liitteen kokonaisuudesta koskien suunnitelman tavoitteita, sisältöä, toteutustapaa ja eri vaiheita. ICT-tukipalveluiden toteutuksen suunnitelmassa kuvataan miten toimialasidonnaisten (TOSI) ja toimialariippumattomien (TORI) järjestelmien sekä tekniset ICT-tukipalvelut (ServiceDesk, sovellus- ja lähituki) toteutetaan Uudenmaan maakunnan käyttäjille vuosina (Maakunnan väliaikaishallinto 6/2018 alkaen) ja alkaen siten, että turvataan toiminnan jatkuvuus ja palveluiden saatavuus. Toteutussuunnitelma sisältää lisäksi tiekartan, miten maakunnan tietohallintotoiminnossa huomioidaan ICT-tuki vuosina Toteutussuunnitelman eri päätavoitteet ja vaiheet sekä tehtävät

28 Toteutussuunnitelman tavoitteet mennessä 1. Toimialasidonnaisten tietojärjestelmien nykytilan kuvaus ja järjestelmien siirtäminen maakuntaan, jotta maakunnan ydintoimintojen tarvitsema tietojärjestelmätuki ja tarvittavat asiakas- ja potilastiedot sekä muissa palveluissa tarvittavat tiedot ovat käytettävissä maakunnan käynnistyessä. 2. Toimialariippumattomien tietojärjestelmien nykytilan kuvaus sekä toimialariippumattoman (mm. henkilöstöhallinto, taloushallinto ja yleishallinto) järjestelmätoiminnon suunnittelu, jotta maakunnan ydintoimintojen tarvitsema toimialariippumaton tietojärjestelmätuki ja tarvittavat tiedot ovat käytettävissä maakunnan käynnistyessä. 3. Maakunnan tarvitseman käyttäjätuen suunnittelu, tietoteknisen ratkaisun toteutus ja palvelun käynnistäminen jo väliaikaishallinnon tarpeisiin. 4. Kansallisesti keskitettyjen palvelujen kakkos- ja kolmostason tuen organisointi. 5. Uusmaalaisten sähköisten palvelujen käyttäjien tukipalvelujen toteuttaminen. Toteutussuunnitelman vaiheet mennessä 1. Suunnitteluvaiheen aikana laadittiin tämä toteutussuunnitelma Suunnitelman mukainen toteutus ajoittuu vuosille 2018 ja Väliaikaishallinnon osalta toteutus ja testausvaihe keväällä 2018 (tuotanto alkaa ) Väliaikaishallinnon tuen tuottamiseen tarvittavat valmiudet suunnitellaan ja toteutetaan yhteistyössä Tekniikka- ja TORI-projektien kanssa. Tuen käynnistyminen edellyttää tuen tarvitseman teknisen ympäristön ja työvälineiden käyttöönottoa, tuen piiriin tulevien palveluiden ja käyttäjien tietojen saamista tukiorganisaation käyttöön. Tässä yhteydessä otetaan käyttöön myös sekä tuen että palvelunhallinnan tarpeisiin toteutettava toiminnanohjausjärjestelmä (Efecte). Määrittelyvaiheessa ja sitä seuraavassa Toteutus- ja testausvaiheessa Toteutusvaiheessa käydään läpi maakunnan ICT-ympäristö ja siihen liittyvät palvelutarpeet. Palvelutarpeiden pohjalta suunnitellaan ja toteutetaan ICT-tukipalvelun kokonaisuus sisältäen mm. tuen palvelutarjonta, vaaditut palvelutasot, tuen toimintamallit niin käyttäjien kuin palveluita tuottavien toimittajien suuntaan. Tuen organisoinnin osana varmistetaan tuen tarvitsemat resurssit ja niiden osaaminen. Toteutusvaiheessa otetaan käyttöön ICT-palvelunhallinnassa tarvittavia prosesseja ja toimintamalleja. TUKI-projektin puitteissa luodaan edellytykset muille projekteille tuottaa heidän tarvitsemansa toiminnanohjauksen rakenteet (mm. palveluluettelo ja palveluiden konfiguraatiotiedot). Toteutusvaiheessa käydään läpi myös tuen tarvitsemat työvälineet ja tuen mahdollistavat tietovarannot (mm. käyttäjä- ja laiterekisteri). Migraatiot ja käyttöönottovaihe Migraatio- ja käyttöönottovaiheessa TUKI-projekti tekee sekä palveluiden että käyttäjäorganisaatioiden siirtymiseen ja käyttöönottoihin liittyviä tehtäviä. Maakunnan ICT-palveluihin liittyvät tuen toimintamallit kiinnitetään ennen käyttäjien siirtymistä palveluiden piiriin. Tässä vaiheessa korostuvat erityisesti palvelujen toimittajien kanssa sovittavat toimintamallit, koska siirtymävaiheessa tulee olemaan käytössä vielä asiakas-, toimittaja- tai järjestelmäkohtaisia ratkaisuja siirtymäajoista ja -tavoista johtuen. Tukiorganisaatiossa tarvittavan osaamisen hankkiminen ja varmistaminen ovat käyttöönottovaiheessa yksi merkittävimmistä tehtävistä. Migraatiovaiheessa TUKI-projektin roolina on myös seurata asiakaslähtöisesti palveluiden siirtymistä maakunnan hoidettavaksi ja varmistaa, että kaikki tarvittavat palvelut tulevat siirrettyä tuen piiriin tai ne on vähintään aikataulutettu ja siirrettyjen palveluiden laatu säilyy tavoitellulla tasolla. 28

29 Tuotanto ja toiminnan tukeminen Tuotanto käynnistyy aiemmissa vaiheissa suunnitelluilla tavoilla ja toimintamalleilla jo vaiheittain vuoden 2019 aikana. ICT-tuki käynnistyy väliaikaishallinnon käyttämien palvelujen osalta jo vuonna Tuen tuottamisessa korostuu maakunnan ICT-palvelutarjontaa ja käyttäjäkuntaa koskevan tiedon merkitys. Onnistumisen edellytyksiä rakennetaan läpi koko projektin elinkaaren. Projektin eteneminen voidaan jakaa muutamaan päälinjaan. Tarkempi aikataulu tarkistuspisteineen on esitetty toteutussuunnitelmassa ja sen liitteissä. Vaiheistuksen päälinjat menevät osittain päällekkäin ja limittäin aikana: 1. Väliaikaishallinnon ICT-tukipalvelut käynnistyvät 2. Toiminnanohjausjärjestelmän suunnittelu ja käyttöönotto 3. Palvelunhallinnan keskeiset prosessit -suunnittelu ja käyttöönotto 4. Servicedesk-tukipalvelun mallit ja palvelun sisältö 5. Palvelunhallinnan Servicedesk prosessit -suunnittelu ja käyttöönotto 6. Servicedeskin tekninen ympäristö ja integraatiot 7. Servicedesk-tukipalvelun käynnistäminen valmius toiminnan käynnistämiseen ja käyttäjien sekä palvelujen siirtoihin 8. Organisaatiokohtaiset siirtymiset tukipalvelujen piiriin 9. Asiakkuuspalvelun sisältö ja käynnistäminen 10. Palvelunhallinnan muut prosessit -suunnittelu ja käyttöönotto vaihe ICT-tukipalvelujen tiekartta TUKI-projektissa huomioidaan toimialasidonnaisten ja toimialariippumattomien järjestelmien ja tekniikan kehitystä ja tiekarttaa vuosille Seuraavassa on kuvattu yleisesti näihin palveluihin ja järjestelmiin liittyviä muutoksia ja kehitystä sekä millaisia asioita tulee huomioida tällöin vastaavasti tukipalveluiden järjestämisessä, palvelusisällöissä ja toimintamalleissa ja prosesseissa. Maakunnan käyttämissä tietojärjestelmissä siirrytään vaiheittain nykyisistä organisaatiokohtaisista järjestelmistä koko maakunnan kattaviin yhteisiin järjestelmäkokonaisuuksiin. Erityisesti tekniikan ja TOSI järjestelmien osalta varaudutaan ja vahvistetaan maakunnan palvelutuotannossa suppean ja keskitason tukipalveluita yhteistyössä palvelutoimittajien kanssa. Lisäksi yhtenäistetään ja laajennetaan palveluaikoja. Asiakas- ja potilastietojärjestelmän (Epic) ja perustietotekniikan osalta käytön tukipalvelut tulee tuottaa 24/7 palveluajalla. Maakunnan ICT-palvelutuotannossa tulee varautua nopeisiin muutoksiin ja sen vuoksi myös ICT-tukipalveluissa tulee olla osaamista erilaisiin migraatioihin, integraatioihin ja muutoksenhallintaan. Maakunnan palvelutuotannossa kehitetään edelleen tuotantoprosesseja, toimittajahallintaa ja asiakkuuksien hallintaa ja yhteistyötä (palvelutason seuranta ja kehittäminen) samalla huomioiden valtakunnallisten yhtiöiden roolit, vastuut ja palvelut, jotta vältytään päällekkäiseltä tekemiseltä. Maakunnassa korostuu myös toimittajahallinta ja osaaminen johtuen lukuisista yhteistyökumppaneista palvelujen tuottamisessa. Vuodesta 2022 eteenpäin arvioidaan, että valtakunnallisia palveluita hallinnon eri tehtäviin (taloushallinto, henkilöstöhallinto, yleishallinto) voi olla tarjolla valtakunnallisten palveluntuottajien toimesta. Siihen saakka edetään esiselvityksen tiekartassa olevilla toimialariippumattomilla järjestelmillä ja arvioidaan tilanne kunkin palvelun osalta erikseen. ICT-tukipalve- 29

30 luiden tuottamisessa on huomioitava valtakunnallisten palveluiden käyttöönotot ja asteittainen siirtyminen näiden osalta kansallisen tason ICT-tukeen. Maakunnan palvelutuotannossa tulee kuitenkin säilyttää osaamista näidenkin palvelujen osalta riippuen kansallisen tuen laajuudesta ja syvällisyydestä maakunnan kannalta. 3.5 Kokonaisarkkitehtuuri Uudenmaan maakunnan kokonaisarkkitehtuurin kuvaus Uudenmaan liiton Uusimaa2019 -hankkeessa on oma ryhmä arkkitehtuurityölle, joka laatii kokonaisarkkitehtuurikuvauksen sekä ohjaa ja tukee projekteja. Maakunnan arkkitehdit koostavat ja tuottavat tarvittavan ylätason suunnittelun ja kuvaukset kansalliseen arkkitehtuuripankkiin. Maakunnan tehtävä on toteuttaa kokonaisarkkitehtuurikuvausten mukaiset toimenpiteet. Uudenmaan kokonaisarkkitehtuurin tilanne on kuvattu tämän loppuraportin liitteessä 6 liitteineen. Valtiovarainministeriön (VM) viitearkkitehtuurin on arvioitu valmistuvan tammikuussa Maakuntaan liittyvillä organisaatioilla on hyvin eritasoisia ja erilaisia käytäntöjä kokonaisarkkitehtuurin suhteen. Maakuntaa koskeva lainsäädäntö ei ole valmis vielä suunnitteluvaiheen loppuraporttia laadittaessa. Uudenmaan maakunnan kokonaisarkkitehtuurin tehtävä on tukea maakunnan johtoa päätettävien asioiden analysoinnissa arkkitehtuurin näkökulmasta. Kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilassa Uudenmaan maakunnan kokonaisarkkitehtuuri on Valtiovarainministeriön (VM) viitearkkitehtuurin mukainen, on kuvattu julkisen hallinnon JHS179 ohjeistuksen mukaisesti, tuottaa maakunnalle lisäarvoa ideointi ja kehittämisvaiheissa, sisältää maakunnalle soveltuvan arkkitehtuurin hallintamallin, on tuottanut yhtenäiset toimintamallit kehittämisprojekteihin, tukee johtoa maakunnassa tarvittavien muutosten analysoinnissa ja etsii kyvykkyysien toteuttamiseen uusia toteutustapoja niin malleja kuin teknologisia. Maakunnan toiminnallinen johto ei ole vielä linjannut kokonaisarkkitehtuurin tehtäviä ja roolia maakunnan ydintoiminnan ja hankkeiden suunnittelussa ja johtamisessa. Kokonaisarkkitehtuurin tavoitteena on kehittää Uudenmaan maakunnan kokonaisarkkitehtuuri sille tasolle, että maakunnan johto voi hyödyntää sitä kehittämishankkeissaan luoda maakunnalle yhtenäiset viitearkkitehtuurin mukaiset toimintamallit tukea Uudenmaan prosessien siirrettävyyttä valtakunnalliselle tasolle. 30

31 3.5.2 Kokonaisarkkitehtuurin tiekartta Vuoteen 2022 mennessä maakunnan toiminta on virtaviivaistettu ja sen tarvitsemat tietojärjestelmät on yhtenäistetty. Siirtymäaikana syntyneet väliaikaisratkaisut on poistettu käytöstä. Maakunta hyödyntää täysimääräisesti valtakunnallisia ratkaisuja, kuten palveluväylä ja Suomi.fi. Maakunta tarjoaa asukkailleen yhdenmukaisen palvelukokemuksen. Kokonaisarkkitehtuurin asema on vahvistunut kokonaisvaltaisessa kehittämistoiminnassa. 3.6 Tietoturva Uudenmaan maakunnan tietoturvatehtävien kuvaus Valtakunnallisesti tarkasteltuna Uudenmaan maakunta muodostaa Suomen tärkeimmän hallinto- ja talousalueen. Puolustusvoimien luokittelun mukaisesti Uusimaa on prio 1 aluetta. Viime vuosina turvallisuusympäristö on ollut jatkuvassa muutoksessa ja erilaiset hybridiuhat ovat nousseet voimakkaasti esiin. Valtionhallinto yhdessä maakuntien ja kuntien kanssa vastaa turvallisuuteen liittyvistä toiminnoista. Maakunnan tehtävänä on toimia sektorirajat ylittävänä yhteen sovittajana. Sen tehtäviin kuuluu alueellisten riskien arviointi, turvallisuustilanteen seuranta ja ennakoiva arviointi. Tietohallinnon kannalta erityisesti informaatioympäristön muutos ja kyberuhat nousevat entistä enemmän esille ja kehittämiskohteeksi tietoturvatyössä. Maakunnan tulee siis kyetä torjumaan siihen kohdistuvat kyberuhkat kaikkia potentiaalisia uhkaajia vastaan. Maakunnan tietoturvatyön tavoite on turvata 1. Maakunnan tuottamien ja järjestämien palvelujen mahdollisimman häiriötön toiminta (toiminnan jatkuvuus. 2. Maakunnan rekisterien eheys ja muuttumattomuus, jotta rekisterien tietosisältöihin voidaan luottaa ja niiden perusteella voidaan tehdä päätöksiä 3. Maakunnan hallussa olevan salassa pidettävän tiedon (esimerkiksi potilas/asiakastiedot tai valmiussuunnittelu) luottamuksellisuus 4. Maakunnan henkilöstön oikeudet 5. Väestön oikeudet 6. Maakunnan taloudelliset edut. Tietoturvan viitekehyksenä toimii VAHTI-ohjeistus ja Katakri-auditointikriteeristö. Tavoitteena on, että maakunnan tietoturva toteuttaa kattavasti tietoturvallisuuden perustason vaatimukset. Riskiarvion perusteella voidaan lisäksi toteuttaa korotetun tason tietoturvakontrolleja perustason järjestelmille. Tarvittaessa rakennetaan erillisiä korotetun tason ympäristöjä. Maakunnan käynnistämisvaiheessa pyritään rakentamaan tarvittavat tietoturvakontrollit käyttäen hyväksi maakuntaan siirtyviltä toiminnoilta siirtyviä kyvykkyyksiä. Tietoturva rakennetaan osana TOSI, TORI, Tekniikka ja Tuki-projekteja, joissa toteutetaan käytännön toimenpiteitä tietoturvan toteuttamiseksi. Käynnistämisvaiheessa joudutaan hyväksymään jäännösriskejä, sillä kaikkia siirtyviä toteutuksia ei todennäköisesti saada toteuttamaan tietoturvallisuuden perustasoa. Käynnistämisvaiheessa rakennetaan myös maakunnallinen kyberturvallisuuden hallintakeskus pääasiallisesti HUS:sta siirtyvän toiminnan pohjalle. Kyberturvallisuuden hallintakeskus 31

32 toimii yhteistyössä muiden maakuntien sekä viestintäviraston kanssa kyberturvallisuuden hallitsemiseksi Tietoturvakokonaisuuden tiekartta Tietoturvallisuuden perusta on 1. Osaava ja motivoitunut henkilöstö 2. Tietoturvallisuuden hallintaan käytettävät tietoturvauhkia a. torjuvat keinot, b. tietoturvapoikkeamien havainnointi ja c. tietoturvapoikkeamien hallinta. Vuosina tietoturvallisuuden päätavoitteet, jotka vahvistavat tätä pohjaa, ovat: 1. Tietoturvakulttuurin kehittäminen maakunnassa 2. Jäännösriskien hallinta järjestelmien yhtenäistämisen yhteydessä. 3. Yhteistyön vakiinnuttaminen valtakunnallisten toimijoiden (esim. Vimana, SoteDigi, Valtori) kanssa: a. Toimivien tietoturvakontrollien luominen yhdessä. b. Tehokkaiden tietoturvapoikkeamien havainnoinnin ja raportoinnin prosessien kehittäminen. c. Selkeiden vastuurajojen ja toimintatapojen sopiminen tietoturvapoikkeamien hallintaa varten ja niiden harjoittelu. 4. Uudenmaan tietohallintotoiminnon kehittämiseen liittyvä eri tekijöiden tarkastelu 4.1 Yleistä Uudellamaalla kunnat ovat hyvin itsenäisiä toimijoita eikä ICT-palveluissa ole juurikaan ollut maakuntatasoista yhteistyötä Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiriä lukuun ottamatta. Lisäksi tulevan maakunnan palveluista pelastuslaitoksen palvelut Uudellamaalla järjestetty muista maakunnista poiketen hajautetusti 4 eri organisaation toimesta ja ympäristöterveydenhuollon palveluja on järjestetty osittain yksittäisen kaupungin (Helsinki) ja osittain usean kunnan yhteistyönä. Jotkut kunnat ovat ulkoistaneet tietohallintotoimintoon liittyviä palveluja yhteiselle ulkoiselle toimijalle (esimerkiksi Tiera osassa Länsi-Uuttamaata ja Kuuma-ICT osassa Keski-Uuttamaata) ja jotkut kunnat ovat ulkoistaneet tietohallintopalveluja merkittävässä määrin ulkoisille toimijoille (esimerkiksi Vantaa). Pieni osa Uudenmaan kunnista on Apotti Oy:n osakkaina tällä hetkellä. Apotti-hankkeen toimesta kilpailutettu ja valittu Epic-järjestelmä voidaan tehdyn sopimuksen mukaan tehdä päätös käyttöönotosta kilpailuttamatta hankintaa erikseen 4 vuoden sisällä sopimuksen allekirjoittamisesta (huhtikuu 2016) kaikissa HUS:n osakaskunnissa Uudellamaalla. 32

33 Uudellamaalla tulevan maakunnan tietohallintotoiminto on kehitettävä kokonaan uutena kokonaisuutena, nykyisessä maakunnassa ei ole yhtä yhteistä rakennetta, jonka pohjalta toiminto voitaisiin kehittää. Huolimatta maakunnan itsehallintoasemasta on tietohallintotoiminnon määrittelyssä valtion asettamia reunaehtoja liittyen esimerkiksi valtakunnallisten maakuntien omistamien yritysten käyttövelvoitteisiin. Maakunnan toiminnan käynnistämisen strategisena lähtökohtana on turvallinen siirtymä. Tämä tarkoittaa tietohallintotoiminnon näkökulmasta sitä, että ICT-palvelut on suunniteltava ja toteutettava siten, että maakunta pystyy käynnistymään häiriöttä, asiakkaat saavat palvelunsa, ketään ei jätetä heitteille, työntekijät saavat palkkansa ja heillä on käytettävissään tieto ja välineet, joiden avulla voivat tehtävänsä suorittaa. Lisäksi maakuntaa on pystyttävä sen alusta alkaen johtamaan ajantasaisella ja laadukkaalla tiedolla. Strategisena tavoitteena maakunnan toiminnan käynnistämisen jälkeenkin on, että ICT-palvelut tukevat maakunnan toimintojen kehittämistä yhtenäisten, kustannustehokkaiden ja asiakaskeskeisten palvelujen tuottamiseksi. Valtioneuvoston esiselvitys- ja suunnitteluvaiheen avustuspäätöksissä on linjattu, että maakuntien ei tule ryhtyä sellaiseen valmisteluun, joka on suunniteltu valtakunnallisten palvelukeskusten tehtäväksi. Lisäksi maakuntien ICT-arkkitehtuurin tulee pohjautua valtakunnalliseen maakuntien viitearkkitehtuuriin, joka julkaistaan vasta helmikuussa Arkkitehtuurissa on huomioitava lisäksi sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri, mukaan lukien valmisteilla olevat valinnanvapauden ja sote-tietojen tietoturvallisen hyödyntämisen kokonaisarkkitehtuurit. ICT-hankkeen suunnitteluvaiheen aikana edellä mainitut valtakunnalliset kokonaisuudet ovat vielä työstettävänä, eikä niiden lopputulokset ole tarkkaan tiedossa. Niiden osalta vaihtoehtojen tarkastelu perustuu tammikuun lopun 2018 aikana käytettävissä oleviin tietoihin. 4.2 Tietohallinto maakuntakonsernissa Tietohallintoyksikkö sijoittuu maakuntakonsernin kehittämis- ja tietopalvelut -yksikköön. Tietohallinto on nykyisin lähempänä kehittämistä, koska digitalisaatio perustuu tehokkaaseen tietotekniikan käyttöön ja toiminnan kehittämiseen ja muutoshallintaan. Tietohallintopalvelujen yhtenä tehtävänä on vastata omalta osaltaan uusien palvelujen kehittämisen, toteutuksen ja käyttöönoton ohjauksesta. Tietohallinto osallistuu omistajaohjaus-palvelut yksikön kanssa maakuntien ja valtion omistamien ICT- yritysten strategiseen- ja omistajaohjaukseen. Tietohallintopalvelujen osaamiskartan tulee olla riittävän laaja ja kattaa myös liikelaitosten tietohallintopalvelut verkostona. 33

34 Koska maakunta on erittäin laaja ja digitalisaation laajentuessa lähes kaikkiin palveluihin, tulee Tietohallinto-osaamista olla kaikissa maakunnan organisaatioon kuuluvissa yksiköissä verkostomaisesti. 4.3 Tietohallinnon toimintaympäristön vaihtoehtojen tarkastelu Uudenmaan tietohallintotoiminnon toimintaympäristöksi on hahmotettu seuraavat kuusi erilaista vaihtoehtoa. 1. Kevyt tietohallinto (tilaaja) ja voimakas nojautuminen maakuntien eri ICT-yhtiöiden palveluihin Lakivalmistelun perusteella halutaan laajoja keskitettyjä valtakunnallisia ICT-yrityksiä, joiden käyttöön maakunnat velvoitetaan palvelujen yhtenäistämiseksi ja kustannustehokkuuden ja skaalaetujen aikaansaamiseksi Vaihtoehto tarkoittaisi, että yli 90 % sote ICT-henkilöstöstä (noin 500 henkilöä) siirtyisi maakuntien ICT-yhtiöihin ja heikentäisi maakunnan omaa ICT-osaamista ja resursointia merkittävästi Uudenmaan maakunta ja/tai maakunnan yhteistoiminta-alue voisi toimia ainakin Vimana Oy:n tulosalueena maatieteellisesti Päätöksenteko olisi erittäin kaukana maakunnan johdolta ja palveluja käyttävistä yksiköistä Apotti Oy:n omistus ja ohjaus pitäisi ratkaista erikseen eli säilyykö itsenäisenä yrityksenä vai jaetaanko Sotedigiin ja Vimanaan, kuten muukin ICT-toiminta Vaihtoehto on käydyissä keskusteluissa saanut osakseen paljon vastustusta, eikä sitä pidetä tarkoituksenmukaisena tapana toteuttaa asetetut tavoitteet Uudenmaan maakunnan kokoisen organisaation kannalta. Muualla Suomessa maakunnilla on laajasti ICT in-house - yrityksiä. Vimanaan ja Sotedigiin saattaa liittyä EU-kilpailulainsäädännöllisiä rajoitteita. 2. Kevyt tietohallinto (tilaaja) ja oma yhtiöitetty Uudenmaan maakunnan omistama ICT Oy Yhtiö on maakunnan omistuksessa ja ohjauksessa. Yhtiö tulee perustaa nykyisen HUStietohallinnon pohjalle, jotta se perii HUS-tietohallinnon nykyiset ISO9001 ja ISO laatustandardit 34