Tahtin toteutus on käynnistynyt

Transkriptio

1 VTML, Valtiovarainministeriö TIEDOTE 1 (5) Tahtin toteutus on käynnistynyt Työnantajatoiminnan henkilötietohanke, Tahti, on siirtynyt toteutusvaiheeseen. Työtä tehdään aikataululla, jossa tiedonkeruu Tahtiin käynnistyy vuonna Tahti-järjestelmään liittyvien tarpeiden määrityksissä sekä myöhemmin käyttöönotoissa ja koulutuksissa virastojen näkemys ja osallistuminen on tärkeää. Tahti-hanke uudistaa työnantajatoiminnassa tarvittavaa henkilöstövoimavarojen tiedonhallintaa. Tavoitteena on yhteinen suunnittelua, päätöksentekoa ja johtamista tukeva tietojärjestelmä, joka tarjoaa entistä ajantasaisempaa tietoa, vertailutietoa ja parempaa käytettävyyttä eri käyttäjäryhmien tarpeet huomioiden. Mihin hankinnassa päädyttiin? Tahti-järjestelmän toteutusvaihe käynnistyi helmikuun alussa WM-datan ja Elman kanssa. Tiedonkeruu Tahtiin tapahtuu Elman kautta ja tiedon hyödyntämisessä käytetään Cognoksen välineitä. Cognoksen ReportNetillä ja PowerPlayllä toteutetaan raportointi, Cognoksen Planningillä korotusmallien simulointisovellus. Tavoitteena on ollut hankkia helppokäyttöinen ja monipuolinen ratkaisu, jonka avulla suunnittelu- ja raportointiprosessit sujuvat valtion virastoissa nopeasti ja luotettavasti. Toteutus kolmessa vaiheessa Niin kuin elefantti syödään pienissä paloissa, myös Tahti toteutetaan kolmessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa toteutustyö keskittyy tiedonkeruuseen ja koko järjestelmän kivijalan, tietokannan, rakentamiseen. Vuoden 2006 alusta lähtien Tahti on valmis vastaanottamaan virastojen tiedot. Nykyiset VHR- ja VHR-V kyselyt kerätään viimeisen kerran vuoden 2005 tiedoista. Toisessa vaiheessa Tahtin toteutuksessa panostetaan raportoinnin kehittämiseen. Raportointivälineet ovat virastojen käytössä jo tiedonkeruun käynnistyessä, mutta tuolloin valmiiden raporttien määrä on vielä suppea. Vuoden 2006 aikana uusia raportteja toteutetaan useita kymmeniä. Kolmannessa vaiheessa toteutetaan korotusmallien simulointisovellus, jonka avulla lasketaan neuvottelutoiminnan tarvitsemia korotusmallien kustannusvaikutuksia sekä henkilöstökustannuksia budjetoinnin tarpeisiin. Sovellus valmistuu vuoden 2006 lopussa. Tahtin tuottama raportointi ja korotusmallien simulointisovellus korvaavat nykyisin monessa virastossa käytössä olevan Helmi Infon.

2 VTML, Valtiovarainministeriö TIEDOTE 2 (5) Kuva: Tahti-hankkeen vaiheistus Määrittely ja hankinnan valmistelu Kilpailutus Toteutus: tiedonkeruu ja kanta Käyttöönotot: tiedonkeruu virastoista Toteutus: raportointi Käyttöönotot: raportointi Toteutus: simulointi Käyttöönotot: simulointi Yhdessä tekemisen meininkiä? Kuukausittaisen koko valtion henkilöstön kattavan tiedonkeruun onnistunut toteutus on haaste, jossa tehtävien ketjuun ei saa jäädä yhtään heikkoa lenkkiä. Tiedonkeruun tiivis aikataulu ja mahdollisimman oikeellisen tiedon tavoittelu palvelee Tahtin käyttäjiä tuottamalla raportointiin ajantasaista ja laadukasta tietoa. Ennen vuoden 2006 alussa alkavaa tiedonkeruuta prosessi suunnitellaan ja testataan huolella. Mukaan työhön on jo lähtenyt henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmien järjestelmätoimittajia. Nyt etsitään asiasta kiinnostuneita virastoja varmistamaan tiedonkeruun toteutuksen ja käyttöönoton onnistuminen. Laadukas ja ajantasainen tieto ei pitkälle kanna, jos sen hyödyntämiseksi ei ole toteutettu tarpeisiin vastaavaa raportointia. Palaute ja toiveet ovat toki tervetulleita kaikilta Tahtin käyttäjiltä, mutta sen lisäksi kiinnostuneista käyttäjistä/virastoista kootaan asiantuntijaryhmä, jonka tietämyksen avulla Tahtiin toteutetaan tarpeelliset ja toimivat raportit. Myös ensi vuonna käynnistyvän simulointisovelluksen toteutus tarvitsee vahvaa käyttäjänäkökulmaa onnistuakseen. Toivomme saavamme mukaan sekä Helmi Info käyttäjiä että muilla ratkaisuilla nykyisin kustannuslaskelmia tekeviä virastoja. Lisäksi simulointisovelluksen toteutuksessa tarvitaan tietoa UPJ:n mukanaan tuomista uusista tarpeista. Suunnitelmat tiedonkeruun testauksesta ja käyttöönotoista tarkentuvat kesällä. Toivomme, että meillä olisi tuolloin tieto virastoista, jotka olisivat valmiita lähtemään avuksi tässä työssämme. Raportoinnin ja simulointisovelluksen osalta mukaan voi ilmoittautua myöhemminkin tai tässä vaiheessa vasta alustavasti. Tarkoituksena on hakea yhteistyöhön tavat, jotka eivät kuormittaisi asiantuntijoina mukaan tulleita virastoja. Työrukkasina toimivat Valtiokonttorin ja Valtiovarainministeriön yhteinen projektiryhmä sekä Tahtin toteutuksesta vastaavat toimittajat. Tahti-hankkeesta ja hankkeeseen osallistumisesta voi kysyä lisää hankepäällikkö Suvi Kumpulaiselta (suvi.kumpulainen@valtiokonttori.fi, puh. (09) ).

3 VTML, Valtiovarainministeriö TIEDOTE 3 (5) Tahtin kuvaus Tahti tuottaa tietoa... Uudistustyössä tavoitteena on tehokas henkilöstövoimavarojen suunnittelua, päätöksentekoa ja johtamista tukeva tietojärjestelmä. Tahti tarjoaa käyttäjilleen tietoa henkilöstöstä neuvottelutoiminnan, budjetoinnin, toiminnansuunnittelun ja henkilöstöjohtamisen tueksi. Tahtin avulla voidaan tuottaa erilaisia tilastoja jopa kuukausittaiseen henkilöstön tilan ja työvoimakustannusten seuraamiseen sekä simuloida henkilöstökustannuksia. Tahti tuottaa tilastoja valtion henkilöstöstä ja palkkauksesta sekä sisältää erilaisin ryhmityksin saatavaa vertailutietoa muista virastoista, valtiosta ja yleisistä työmarkkinoista. Kaikki tiedot saadaan kysyjän käyttöoikeuksista riippuen virasto / hallinnonala / koko valtio tasoilla, minkä lisäksi virastot voivat raportoida omia tietojaan organisaatiorakenteensa ja henkilöryhmäluokittelunsa mukaisesti. Tahtiin voidaan määritellä raportteja, jotka käyttäjä saa sähköpostiinsa määräaikoina. Ministeriöt saavat nykyistä paremmin tietoa hallinnonalansa ja sen virastojen henkilöstövoimavarojen kehityksestä. Tahti tavoittelee parannusta nykytilanteeseen tuottamalla yhtenäisen ratkaisun hajanaiseen järjestelmäympäristöön, kehittämällä tiedonkeruuprosessia ja tuottamalla ajantasaisempaa tietoa, jota hyödynnetään laajalti valtiolla. Kuva: Tahtin käyttäjät Valtiotaso Ylin johto Hallinnonalat Virastot Päälliköt ja asiantuntijat Henkilöstöhallinto Virastojen operatiiviset henkilöstö- ja palkkajärjestelmät

4 VTML, Valtiovarainministeriö TIEDOTE 4 (5)...ja säästöä Tahti on tuottavuushanke, joka yhtenäistää ja tehostaa toimintaa sekä mahdollistaa tähänastista laajemman ja parempitasoisen tiedonsaannin henkilöstöjohtamisen tueksi. Hanke tavoittelee kustannustehokkuutta ja parempaa hallittavuutta korvaamalla nykyisiä erillisjärjestelmiä (mm. valtion henkilörekisterit VHR ja VHR-V, VTML:n Extranet, Helmi Info ja KOJO) yhdellä integroidulla järjestelmäratkaisulla. Tahtin tavoitteena on tuottaa valtion henkilöstövoimavarojen tietotuotannon ja neuvottelutoiminnan edellyttämä tietosisältö ja välineet tietojen aktiivikäyttö osana johtamista ja suunnittelua virastoissa, laitoksissa, hallinnonaloilla ja konsernitasolla sekä eri käyttäjäryhmissä mahdollistaa virastoissa vertailutiedon hyödyntäminen tuottaa yhtenäinen tietopohja, laskentaperusteet ja raportointi tuottaa aikaisempaa ajantasaisempi, laadukas tieto kustannustehokkuus sekä yhtenäinen keskitetty ratkaisu, jota voidaan laajentaa ja kehittää joustavasti muutostilanteissa. Tahtin tarjoamat palvelut ovat johdon raportointi vertailutieto muista virastoista, valtiosta ja työmarkkinoista tilastot henkilöstöstä ja palkkauksesta henkilöstötilinpäätös- ja työvoimakustannusraportointi väline omaehtoisille kyselyille (ad hoc tarpeet tiedon raportoinnissa) väline neuvottelutoiminnan tarvitsemien korotusmallien simuloimiseen ja henkilöstömenojen budjetointiin (kustannuslaskenta) tiedonkeruun organisointi ja kerätyn tiedon jalostaminen yhtenäiseen, raportoitavaan muotoon Tahti toteuttaa keskitetyn henkilöstötiedon ratkaisun, joka ei tuota virastojen operatiivista HR-raportointia. Tahti ei myöskään vastaa tarpeeseen yhtenäistää virastojen operatiivisten HR-järjestelmien kenttää. Tahtin ensimmäinen toteutus tukee nykymallista tietotuotantoa, budjetointia ja neuvottelutoimintaa.

5 VTML, Valtiovarainministeriö TIEDOTE 5 (5) Tahtin hyötyjä ovat: Valtio/konsernitaso Tahti yhtenäistää valtiolla henkilöstövoimavarojen hallinnan ja kehittämisen käytäntöjä sekä edistää tiedon hyödyntämistä johtamisessa. Tahti yhtenäistää käytäntöjä raportoinnissa ja tunnuslukujen laskennassa ja tuottaa näin yhteismitallista ja vertailukelpoista tietoa koko valtiosta. Tahtin myötä kokonaiskuva valtion henkilöstövoimavarojen tilasta on ajantasainen. Tahti tehostaa nykyistä hajautettua tietotuotantoa ja tuottaa keskitetyn ratkaisun virastoissa ja hallinnonaloilla erikseen toteutettujen ratkaisujen sijasta. Valtion Työmarkkinalaitos, VM Toiminta valtion työmarkkinalaitoksena edellyttää kattavan ja ajantasaisen tietopohjan sekä tehokkaat ja luotettavat kustannuslaskennan simulointivälineet. Henkilöstömenojen budjetointilaskelmat edellyttävät samoin kattavan ja ajantasaisen tietopohjan ja toimivat laskentajärjestelmät. Tahti korvaa vanhoja, eriytyneitä ja osittain elinkaarensa loppupuolella olevia ratkaisuja tuottaen tilalle yhtenäisen järjestelmän, jonka ylläpito, kehittäminen ja käyttäminen on nykyistä kustannustehokkaampaa. Yhteinen Tahti-järjestelmä merkitsee kustannustehokkaan toteutuksen ja käyttöönoton lisäksi käyttökustannusten alentumista nykyiseltä tasolta siirtymävaiheen jälkeen. Hallinnonalat Hallinnonalan kokonaisuuden hallinta on nykyisin ongelmallista. Tahti kerää tietoa koko valtiosta ja tarjoaa hallinnonaloille välineen alaistensa virastojen sekä koko hallinnonalan tilanteen seurantaan. Virastot, ministeriöt ja laitokset Ministeriöt, virastot ja laitokset tarvitsevat henkilöstöjohtamisen tueksi uusia kehittyneitä työvälineitä. Tahti tuottaa useammin ja helpommin saatavilla olevaa vertailutietoa hallinnonaloista, virastotyypeistä, koko valtiosta sekä yleisistä työmarkkinoista. Tahti tuottaa tulosohjaus- ja tilivelvollisuusuudistuksen edellyttämää tietoa henkilöstövoimavarojen seurantaan. Henkilöstötilinpäätökset ja työvoimakustannusraportointi edellyttävät jo tällä hetkellä laajaa raportointia, johon Tahti tuottaa välineen ja yhdenmukaisuutta. Järjestelmästä saa ad hoc raportointia, kun normaali raportointi ei riitä. Välineelle kustannuslaskennan toteuttamisessa on tarvetta. Kokonaissuunnitelmassa on lähdetty Tahti-hankkeen ripeästä toteutuksesta ja käyttöönotosta siten, että virastoissa siitä saadaan konkreettista hyötyä jo vuoden 2006 aikana.