FAILI 3/2006. AMS vaiko THS? Arkistonmuodostussuunnitelman uusi rooli. Haasteet sähköisen AMS:n toteuttamisessa

Transkriptio

1 3/2006 FAILI Liikearkistoyhdistys ry Laadukasta asiakirjahallintoa yrityksille AMS vaiko THS? Arkistonmuodostussuunnitelman uusi rooli Haasteet sähköisen AMS:n toteuttamisessa

2 FAILI 3/2006 Toimitus Päätoimittaja Pentti Latva-Koivisto, Eläketurvakeskus, Helsinki Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Helsinki Tuija Lax, Schering Oy, Turku Sari Mäkinen, Merivoimien Esikunta, Turku Leena Paananen, UPM-Kymmene Oyj, Valkeakoski Abstracts Pia Koivunen, FM, Tampereen Yliopisto Kansi Katri Saarteinen Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50 euroa. ISSN Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry PL HELSINKI Puh Faksi (09) Talle ry Tilaukset liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin Ilmoitushinnat 1/1 takakansi, 4-väri 1050, mv 500 1/1 muut sivut, 4-väri 900, mv 400 1/2 4 väri 700, mv 200 Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana postituskulut (n. 200 ) 300 osoiterekisteristä. Ylimääräisistä töistä (esim. stiftaus) perimme käsittelykustannukset. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Väri mustavalkoinen, IV-kanteen lisävärimahdollisuus (sama väri kuin I kannessa). Kuvaresoluutio 300 dpi, tiedostomuodot painettava pdf, tiff, eps, FreeHand, QuarkXPress, fontit konvertoituina, järjestelmä Macintosh. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Painotuote Roulamoon. Aineiston toimitusosoite Asemantie 4, Valkeakoski, puh. (03) , faksi (03) material@roulamo.fi Ulkoasu ja paino Painotuote Roulamo Oy, Valkeakoski/Color-Offset Sisältö Pääkirjoitus 3 Pentti Latva-Koivisto Arkistonmuodostussuunnitelman uusi rooli säilyttämisen ohjaajasta dynaamiseksi tiedonhallintajärjestelmäksi 5 Päivi Happonen Haasteet sähköisen arkistonmuodostus- / tiedonhallintasuunnitelman toteuttamisessa 8 Juha Lehtinen, Ritva Toivonen Arkistonmuodostussuunnitelma luo pohjan (sähköiselle) tiedonhallinnalle 11 Päivi Laakso ETK:n sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma 15 Pentti Latva-Koivisto Tunnelmia AIIM Expo tapahtumasta 18 Tuomo Peltola Ajattelutapa hidastaa siirtymistä sähköiseen asiakirjahallintoon 22 Jarmo Luoma-aho Opintomatka Pietariin 24 Pentti Latva-Koivisto Henkilöuutisia 25 Tuija Lax Tullaan tutuiksi 26 Tuija Lax Triangeli 28 Tapahtumakalenteri 30 Abstracts 31 Pia Koivunen 2 Faili

3 P ä ä k i r j o i t u s Failin teema on AMS, THS ja sähköinen arkistointi. Sähköinen tiedon käsittely ja arkistointi edellyttävät tiedon elinkaaren suunnitelmallista hallintaa. Kansallisarkiston kehittämispäällikkö Päivi Happonen toteaa, että tätä tehtävää eri tietojärjestelmien taustalla hoitaa jatkossa entistä useammin arkistonmuodostussuunnitelma (AMS). Tavoitteena on kehittää AMS:sta väline, joka ohjaa tiedon käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä eri tietojärjestelmissä. Tämän on tarkoitus toteutua metatietoarvojen automaattisena tallentumisena ja järjestelmien toiminnallisuuksien ohjaamisena. Juha Lehtinen ja Ritva Toivonen AffectoGenimapista kertovat AMSista järjestelmätoimittajan kannalta. Arkistolaki ei Suomessa koske yksityistä sektoria, joten siellä ei puhutakaan AMSista vaan vastaava käsite on THS tiedonhallintasuunnitelma. Järjestelmätoimittajalla on silloin mahdollisuus ehdottaa asiakkaalleen kevyempää toteutusmallia kun toimitaan THS:n eikä AMSin ehdoilla. AffectoGenimapilla on useita dokumenttien hallintajärjestelmän asiakkaita niin julkishallinnon kuin yksityisen sektorin puolelta. Sähköinen arkisto laajentaa dokumenttien hallintajärjestelmää. Sähköinen arkisto tuo mukanaan dokumenttien muuttumattomuuteen, eheyteen ja säilytysaikaan liittyviä toimintoja. Päivi Laakso Lääkelaitokselta toteaa, että Lääkelaitoksen toiminta, jokapäiväinen asioiden käsittely, edellyttää muun muassa käsittelyn kohteena olevan tuotteen mukaista tiedon hallintaa, kun taas asiakirjahallinnon näkökulma on asioissa ja asiakirjoissa. Pitäytymällä vain asiakirja-aineistojen hallintaan ei voida tukea riittävästi toiminnan tarpeita, mutta sillä on tärkeä rooli mm. toiminnan todentamisessa sekä asiakkaan ja virkamiehen oikeusturvan kannalta. Työeläkelaitosten ja Eläketurvakeskuksen on luotava ja ylläpidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa julkisen tehtävän hoitoon ja julkisuuslaissa tarkoitetuista asiakirjoista. Artikkelissa tuodaan esiin AMSin teon vaikeuksia sekä mitä välineitä voidaan käyttää AMSin teossa. Hierarkia on erityisen tärkeä arkistoinnin kannalta, sillä arkistoinnin yhteydessä kukin asia sidotaan toiminto- ja tehtävähierarkiaan. Valitettavasti organisaatiolta puuttuu varsin usein selkeä toiminto- ja tehtävähierarkia. Alan terminologia on myös melko häilyvää ja osa termeistä pohjautuu hyvin vanhaan hallintokulttuuriin, joita sitten käytetään sekavasti uudessa sähköisessä ympäristössä. Tuomo Peltola oli keväällä AIIM Expo 2006 tapahtumassa. Enterprise Content Management (ECM) alueen suurin ja kaunein vuotuinen tapahtuma järjestettiin Philadelphiassa. Konferenssin löyhänä teemana oli organisaation sisällön hallinnan suunnittelu ja kehittäminen yleensä. EMC koetaan usein muotoutuneen dokumenttien hallinnan ja web-sisällön hallinnan yhteensulautumana. Näiden rinnalla on elänyt teknispainotteinen ja toimintaprosesseista vieraantunut työnkulun (workflow) käsite, josta on pikkuhiljaa muotoutunut liiketoimintaprosesseja enemmän lähellä oleva business process management (BPM). F Pentti Latva-Koivisto Päätoimittaja Faili 3

4 Löytyvätkö sähköpostit ja yrityksen eri järjestelmissä oleva tieto silloin kun niitä tarvitaan? Canonin ADOS dokumentinhallinta ja -arkistointijärjestelmän avulla arkistoit sähköpostit automaattisesti viranomaissäännösten mukaan. ADOS:issa on valmismoduulit yleisimpiin käytössä oleviin sähköpostija muihin järjestelmiin, muun muassa: Microsoft Exchange ja Lotus Notes sekä SAP. Paperidokumenttien digitoimiseen Canon tarjoaa älykkään ja pitkälle viedyn automatisoinnin yleisimpiin dokumentinhallinta- ja arkistointija muihin keskeisiin järjestelmiin, joita on jo 45, muun muassa ADOS, Documentum, Hummingbird, SAP, Lotus Notes, MS Exchange ja MS SharePoint. Ota yhteyttä ja pyydä esittely. Näet käytännössä, sovellus toimii!

5 Dokumenttien hallinnan palvelut uudenaikaisimmat ratkaisut dokumenttien koko elinkaaren hallintaan, käsittelyyn, saatavuuteen ja välitykseen. Menestyjä ei ole välttämättä se, joka keksii jotain uutta, vaan se joka ymmärtää yhdistellä olemassa olevaa uudella tavalla. Mieti voisiko sinun yrityksessäsi olla hyötyä siitä, että annat meidän hoitaa puolestasi asiakirjojen skannauksen ja arkistoinnin tai tutkimusten ja kyselyiden käsittelyn. Ostolaskujen skannauspalvelu säästää yrityksesi omaa työtä merkittävästi. Halutessasi voit arkistoida esimerkiksi laskut, palkkalaskelmat ja tiliotteet automaattisesti osana niiden lähetystä. Muutamme tarvittaessa myös nykyisen paperiarkistosi sähköiseen muotoon, ja varastoimme paperit puolestasi. Skannaus- ja arkistointipalvelumme avulla voit siirtyä yrityksessäsi sähköiseen dokumenttien käsittelyyn jo tänään. Tutustu ratkaisuihimme tai kysy lisää

6 T a p a h t u m a k a l e n t e r i Liikearkistoyhdistys julkaisee uuden asiakirjahallinnon oppaan alkuvuodesta 2007 Katso Liikearkistoyhdistys järjestää teemapäivää: Helsinki Radisson SAS Seaside Tiedonhallinnan metadatoista hotellissa Asiakirjojen hallinta -peruskurssi Helsinki Radisson SAS Royal Liikearkistoyhdistyksen koulutustapahtuma, hotellissa jossa annetaan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustiedot. Katso Liikearkistoyhdistys järjestää teemapäivää: Helsinki Radisson SAS Royal Henkilöstö- ja taloushallinnon asiakirjoista hotellissa Faili 4 / Suomen XII Liikearkistopäivät elo syyskuu 2007 Korkeatasoinen, kaksipäiväinen seminaari. Edelliset päivät pidettiin Turussa Kansainväinen Arkistokonferenssi Kuala Lumpur, Malesia heinäkuu 2008 Faili-lehden seuraava numero 4/2006 ilmestyy Lehden teema on Tiedonhaku ja rakenteinen asiakirja, käsitteistö ja semantiikka. 30 Faili

7 Abstracts In her contribution, Päivi Happonen, working in the records management department of the National Archives, deals with a new role of the filing plan. In the near future, filing plan will be changed from a preserver into a dynamic information management system. The aim is to transform filing plan into a tool for directing data use, management and preservation within different information systems. According to Päivi Happonen, the process will be carried out through automatic saving of meta-data values and directing of action systems. Thus, the demands concerning the regulations of documentation processing system of the National archives will also cover other information systems, writes Päivi Happonen. Juha Lehtinen and Ritva Toivonen of Affecto- Genimap report on the filing plan from the system deliverer s point of view. Because the archival law in Finland does not cover private sector the term used within private archives is documentation management plan. In comparison with the filing plan, the documentation management plan is a lighter version. AffectoGenimap has several customers from both private and public sectors. Electronic archiving will extend document management system and bring out new actions concerning non-changeability, integrity and preservation of documents. In her article, Designer Päivi Laakso of the National Agency for Medicines examines the basis for electronic information management of filing plan is created. Even though the change into electronic systems will bring out new dimensions, the integer structure still is an absolute demand, Päivi Laakso stresses. The filing plan enables not only management of documents but also covers other parts of the information management of an organization. In his article, Development manager of the Finnish Center for Pensions Pentti Latva-Koivisto points out the facts included in the filing plan in his office. Latva-Koivisto stresses that today the filing plan is a central tool of registration, archive design and development. He also brings out the difficulties of archive planning and represents the useful tools when making a filing plan. The aim of the Finnish Center for Pensions is to have an all-extensive filing plan by Leading consult Tuomo Peltola of SysOpen Digia ltd. brings his greetings from the AIIM Expo 2006 happening, which was organized this spring in Philadelphia. Enterprise Content Management the biggest and the prettiest professional meeting gathered together thousands of professionals from more than 60 countries. Tuomo Peltola enjoyed the happening and its interesting seminars providing new viewpoints. Researcher Jarmo Luoma-aho of the Finnish Business archives deals with the lectures of the seminar Huominen tänään ( Tomorrow today ) held in the Mikkeli polytechnic. The seminar organized by the Aton and Kunda projects was also a beginning session for material management and archival studies. The senior inspector Pekka Henttonen of the National Archives and municipal manager of Pieksänmaa Juha Nousiainen gave lectures, talking about the attitude problems in electronic records management. F Pia Koivunen Faili 31

8