TEEMANA KOULUTUS 1/2008. Tapio Bragge ja muut Mikkelin koulussa - sivu 10. Marjo Rita Valtonen ja ARMAn ammattitaito - sivu

Transkriptio

1 /008 Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti TEEMANA KOULUTUS Tapio Bragge ja muut Mikkelin koulussa - sivu 0 Marjo Rita Valtonen ja ARMAn ammattitaito - sivu

2 FAILI /008 Toimitus: Päätoimittaja:, Mikkelin Ammattikorkeakoulu Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Etelä-Savon Viestintä Oy Leena Venho, Fiskars Oyj Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50, opiskelijat 0 euroa. ISSN Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry PL 7, 000 HELSINKI Puh Faksi (09) Talle ry Tilaukset Carl-Magnus.Roos@liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin Ilmoitushinnat / sivu takakansi 4-väri 050 / sivu 3. kansi 4-väri 900, mv 750 / sivua 3. kansi 4-väri 500 mv 400 / muut sivut 4-väri 750, mv 500 ½ muut sivut 4-väri 500, mv 300 Toistoalennuksista ja muista ilmoitusmuodoista sovittava päätoimittajan kanssa Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana postituskulut (n. 00 ) osoiterekisteristä. Ylimääräisistä töistä (esim. stiftaus) perimme käsittelykustannukset. Hintoihin lisätään alv %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (76 X 50 mm). Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi, tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Aineiston toimitusosoite:, Harjukatu 3 C, 500 Mikkeli Paino: Laine Direct Oy, Järvenpää 008 sisältö Pääkirjoitus Koulutus on osaamisen edellytys Arkistolöytö Velkakauppaa 880-luvulla Matti Lakio KOULUTUSTEEMA Viisas ja taitava ammattilainen Marjo Rita Valtonen 0 Memornet kouluttaa tutkijoita Ilkka Mäkinen Tampere kouluttaa asianhallinnan maistereita Pekka Henttonen Sähköinen asiointi ja arkistointi hallintaan Erikoistumisopinnot laajentavat ymmärrystä Tavoitteena ylempi amk-tutkinto Maisteriohjelma paikkaa asiantuntijatarvetta PITKÄAIKAISSÄILYTYS PAS tarjoaa pitkäaikaissäilytyksen palvelut Mamk luotettava sähköinen arkisto TAPAHTUMAT ICA vie Kuala Lumpuriin Matti Happonen 0 Archiving 008 tulee Eurooppaan Enemmän kuin dokumenttien hallintaa Tuija Lax AV-arkisto palveluna TULLAAN TUTUKSI BLOGI Hyvä Kirja Pekka Henttonen TRIANGELI Asiaa ammateista Kannen pääkuva: Tampereen Yliopiston Pinni A -rakennus Kuva: Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti TEEMANA KOULUTUS Tapio Bragge ja muut Mikkelin koulussa - sivu 0 /008 FAILI nro / 008 Marjo Rita Valtonen ja ARMAn ammattitaito - sivu 4

3 Koulutus on osaamisen edellytys Sitten edellisen Failin, joka taisi ehtiä melkein viime vuoden puolella lukijoillekin, tasavallassa on tapahtunut paljon muutakin kuin Ilkka Kanervan tekstiviestit ja sen aiheuttama erottaminen sekä jokin kummallinen tanssikilpailu, jossa suurinta suosiota niittää tanssitaidoton ja tuntematon kansanedustaja joka taas ei ymmärtääkseni päässyt ns. sovinistilistalle. Miten tämä arkistoihin liittyy? Siten että vuoden vaihteessa alkanut Kansallinen audiovisuaalinen arkisto eli Kava ei saanut näitä koskevia merkittäviä televisiouutisia tai -ohjelmia lähetyksestä talteen, varsinainen tallennus kun alkaa vasta syksyllä. Onnittelut kuitenkin Lasse Vihoselle siitä että RTV-arkisto on nyt todellisuutta. Uskotaan toisaalta, että tabloidilehtien arkistoista löytyy se, mikä ohjelmina menetettiin. En tosin ole varma, tallentuuko tämä yhteiskunnallisesti merkittävä keskustelu, jota kansalaiset lehtien verkkosivuilla käyvät, minnekään. Muiden arkistojen kannalta ehkä Kavaakin merkittävämpi on kuitenkin Sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytystä ja käyttöä koskevan työryhmän muistio. Sen tekemän esityksen mukaan Suomeen syntyisi ainakin opetusministeriön alaisten muistiorganisaatioiden ja valtionhallinnon yhteinen sähköisen säilyttämisen järjestelmä. Tätä järjestelmää ryhtyy suunnittelemaan arkistolaitos, jonka vastuulle se on tarkoitus jättääkin. Tämä on erittäin merkittävä edistysaskel sähköisen säilyttämisen ongelmakentässä, jota olen työni takia seurannut viimeiset viisi vuotta ja asiasta toisenkin palopuheen pitänyt. On kiistatta niin, että data, siis ne ykköset ja nollat, ei häiriinny siitä, vaikka naapuridata olisikin jotakin muuta kuin se itse: esimerkiksi samaan pyttyyn sopivat niin haravoitu verkkosivu, museovideo kuin viranomaispäätöskin. Tästä sekatallennuksesta olemme täällä Mikkelissä tehneet empiirisiä kokeita jo vuosien ajan ja voin vakuuttaa että se toimii, kuten myös tässä lehdessä esiteltävässä arvioinnissa todetaan. Pitkäaikaissäilytystä pohtineen Nenosen työryhmän toinen merkittävä saavutus yhteisen säilytysjärjestelmän ohella on se, että myös organisaatiot ovat toimineet yhdessä. Eihän näihin asti ole ollut mikään ihme, ettei saman ministeriön osastojenkaan välillä löydy yhteistyömallia, saati sitten hallinnonalojen välillä. Siitä merkittävät onnittelut Nenosen johtamalle joukkueelle, jossa oli mukana koko KAM sektori. Liikearkistoyhdistyksen lehdessä on kuitenkin syytä huomauttaa, ettei työryhmä ottanut kantaa yritysten arkistoihin tai Elkan tarpeisiin. Kuntienkin osalta mietintö päätyy savolaismallisesti sanomaan voep olla tae voep olla olemattakkii. Tämän Failin teemana on koulutus. Olemme pyrkineet kokoamaan tähän numeroon kattavasti asiakirjahallinnan ja arkistoinnin koulutusmahdollisuuksista. Pääpaino on kahdella tammikuussa alkaneella uutuudella, Jyväskylän ja Tampereen yliopistojen yhteisellä maisteriohjelmalla ja Mikkelin ammattikorkeakoulun ylemmällä AMK-tutkinnolla. Näillä uusilla koulutusohjelmilla tavoitellaan molemmissa osaamisen tason korotusta, niin että tulevaisuuden asiakirjahallinnan ja arkistoinnin ammattilaisilla olisi paitsi tulevaisuuden menetelmät ja työkalut myös taito käyttää niitä. Tämä vaatimus on ollut esillä jo tällä palstalla jo aiemminkin, mutta asia on niin tärkeä, että toisto ei ole ainoastaan toivottavaa vaan pakollista. Arkistolaitoksen kansainväliset arvioijat painottivat alan koulutuksen kehittämistä korkea-asteen yliopistoissa ja ammattikorkeakouluissa. Tätä tietä ollaan nyt hyvää vauhtia viemässä käytäntöön, mutta muutoksia aiempaan koulutustarjontaan tämä ei ole ainakaan toistaiseksi aiheuttanut. Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin tehtävät ovat usein sivutoimisia tai niihin päädytään usein kesken työuran. Siitäkin syystä on hyvä, jos koulutus toimii työn ohessa suoritettavina opintoina. Peruskoulutuksessa toteutetaan peruskursseja ja näyttötutkintoja, jonka suorittamiseen ohjaavaa koulutusta toteuttaa mm. Liikearkistoyhdistys yhdessä Rastorin kanssa. Näyttötutkinto on tarpeellinen tehtävien ja käytäntöjen oppimisessa kuin myös jo vaativampi juuri uudistettu arkistolaitoksen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinto, joka antaa myös pätevyyden eri julkisen hallinnon arkistonhoidon tehtäviin. Myös jo opitun kertaaminen on osoittautunut kovin tarpeelliseksi, vakuuttavat esimerkiksi monet Mikkelin erikoistumisopinnoissa käyneet. Eikähän täydennyskoulutus tarkoita vain kertaamista, maailma ehtii muuttumaan ja vaatii ihmisen monikymmenvuotisen työuran aikana jatkuvaa kokonaan uuden oppimista. Tätä uudistumisen vaatimusta yrittää toteuttaa myös tämänkertainen Faili. Kun viime vuonna vaihdettiin päätoimittajaa, on nyt vaihdettu melkein kaikki muu. Julkaisutyöryhmän jäsenistä vain Tapio Bragge jatkaa ja uusina tulivat mukaan Pekka Henttonen, Leena Venhon ja, joka on luvannut hoitaa myös lehden toimituksen tehtäviä, kuten tästäkin lehdestä ilmenee. Myös lehden ulkoasu uudistuu. Valitettavasti nämä liikkuvat osat ovat aiheuttaneet kaikkien muiden kiireiden ja yhden venyneen sairasloman ohella sen, että lehti jäi aika pahasti myöhään. Yritämme kiristää tahtia. Neljästi vuodessa ilmestyvän lehdenkin pitäisi voida ilmestyä ennustettavasti. Päätoimittaja FAILI nro / 008

4 ARKISTOLÖYTÖ Velkakauppaa 880-luvulla Yritysarkistoista löytyy liiketoimintaan liittyvien kuivien numeroiden takaa joskus varsin elämänläheistä tietoa asioista ja ihmisistä. Matti Lakio Arkistonjohtaja Elka Savonlinnassa toimivan And. Auvinen Oy:n Savonlinnan ja Putikon sahan tukkukaupan reskontrakirjasarja alkaa vuodesta 887. Kirjoihin on merkitty asiakkaiden kaupassa tekemät ostokset ja kirjan alussa on aakkosellinen hakemisto henkilötileihin kirjan sivuille. Vuoden 887 kirjassa on merkitty tarkasti kaupasta ostetut napit, nepparit, puristetut tai taotut naulat, kahvi ja tee, sokeri, sikuri, satiini- ja sertinkikankaat, laudat, liitujauhot ym. kunkin asiakkaan taloudessa tai ammatinharjoittamisessa tarvittavat ostokset. Kirjasta selviää mielenkiintoisella tavalla kyläläisten sosiaalisen aseman mukaiset ostotottumukset. Talollisen ja mökinmiehen ostokset olivat aivan erilaiset kuin kalastajan, puusepän tai maalarin, puhumattakaan laivan kapteenin, opettajan, apteekkarin tai hänen leskensä, nimismiehen tai kontrahtiprovastin ostoksista. Ostoksia ei tehty päivittäin, vaan keskimäärin kerran viikossa. Paksusta kirjasta näkyvät ostokset mustekynällä kirjoitettuna kauniilla käsialalla hintoineen yhtä tarkasti eriteltyinä kuin tänä päivänä käydessämme marketissa ja sieltä saadussa kuitissa. Rahatalous ei ollut maaseudulla vielä ainoa maksutapa, vaan kaupankäynti oli osittain velkakauppaa ja vaihdantataloutta. Reskontrakirjan vasemmalla sivulla Anto-puolella oli kauppiaan myymät tavarat ja hinnat, oikealla sivulla Saanto-puolella asiakkaan maksama raha tai kauppiaalle toimittama tavara, kuten vilja, voi, halot, kalat, kananmunat tai muita tuotteita, joita kauppias saattoi myydä eteenpäin. Saha käytti maksuna lautoja ja lankkuja, tiilitehdas tiiliä jne. Kauppiaalle tehdyt palvelut olivat myös käypää valuuttaa, kuten piironki, jonka puuseppä oli tehnyt kauppiaalle, tai räätälin ompelemat vaatteet kauppiaan lapsille. Toiminta oli pienimuotoista manufaktuuritoimintaa, kun kauppias tilasi nahkurilta kymmeniä pareja rukkasia myyntiin ja välitti räätälin tekemiä vaatteita eteenpäin tilausten mukaan. Kauppiaan oma palvelusväki, kauppa-apulaiset ja rengit, olivat kirjassa mukana asiakkaina ja saattoivat menettää kerralla koko vuoden palkkansa vuoden aikana velaksi tehtyjen ostosten maksuna. Kun kaupankäynti oli velkakauppaa, kauppias ylläpiti pientä mustaa kirjaa, johon hän tarkasti merkitsi asiakkaidensa tiedot musteella; nimen, ammatin, kotipaikan, ja viimeiseksi lyijykynällä luottokelpoisuuden, koska se tieto saattoi muuttua. Musta kirja, nimeltään Kundiregisteri, kertoo kauppiaan käsityksen asiakkaastaan. Termejä olivat: Pidetään varakkaana, huolekas maksaja, huono eläjä, hidas maksaja, keskinkertainen, pieni kapitalisti mutta hidas maksaja, varma eläjä, luikeri, varakas mutta hidas maksaja, ensimmäisen luokan kronglooja mies, isän poika isä varakas, ukko kuollut ja poika linnassa, ei anneta velkaa kun kiisti kerran rautoja ei saaneensa, huono maksaja ja aina manattava ennen kuin saa maksun, ihan huono ja niin edelleen. Luottotietoja kerätään meistä edelleen useaan paikkaan ja terminologia ei aina ole muuttunut yli sadan vuoden takaisesta, kuten viime aikoina julkisuuteen epähuomiossa tulleet tiedot osoittavat. Vanhojen kuivan oloisten yritysten asiakirjojen sisältö on joskus hyvinkin monivivahteista ja kertoo ihmisten arkielämästä tarkkaa ja realistista ajankuvaa. Faili haluaa tällä sarjalla kertoa että arkistoissa on asiakirjoja, jotka ovat kovin mielenkiintoisia muutenkin kuin sellaisena miksi ne alun perin on tarkoitettu. Sarjan ajatuksena on, että Failin lukijat tarjoavat pienen jutun ja mahdollisesti kuvan omien arkistojensa löydöistä muidenkin lukijoiden iloksi. Ottakaa yhteyttä toimitukseen. FAILI nro / 008

5 Blogi Hyvä kirja! Pekka Henttonen on löytänyt hyvän kirjan joka osuu kiinnostavalle alueelle. Alistair Toughin ja Michael Mossin toimittama Record Keeping in a Hybrid Environment. Managing the creation, use, preservation and disposal of unpublished information objects in context on hyvä kirja. Kiihkeämpi luonne voisi käyttää voimakkaampaa sanaa. Harvoin olen nimittäin lukenut alalta yhtä antoisaa teosta. Kirja osuu kiinnostavalle alueelle; käytännön, teorian, tutkimuksen ja tietotekniikan neliöön. Kymmenessä luvussa käsitellään neljäntoista kirjoittajan voimin sähköisen asiakirjahallinnan eri puolia; mm. järjestelmien käyttöönottoa, aineistojen säilyttämistä, arvonmääritystä ja arkistotoimen ja asiakirjahallinnon yhteyttä. Tämä ei kuulosta kovin erikoiselta; nehän ovat alan perusasioita. Kirjassa ei kuitenkaan toisteta vanhoja asioita, koska se on tarkoitettu kokeneelle ammattilaiselle. On virkistävää vaihteeksi lukea kirjaa, joka ei ala määrittelemällä asiakirjaa tai kertomalla asiakirjahallinnan hyödyistä. Liian suuri osa kirjallisuudesta on kirjoitettu aloittelijoiden ehdoilla. Vaikeampaa on löytää teoksia, joista kokeneempi voisi päivittää tietojaan. Tähän tarkoitukseen Toughin ja Mossin kirja sopii oikein hyvin. Se sisältää paljon tietoa siitä, millaisia tutkimusprojekteja on ollut olemassa ja millaisia käytännön ratkaisuja eri puolilla on kokeiltu. Mitään ei anneta ainoa oikeana mallina, vaan ajatuksia ja toteutuksia kyseenalaistetaan ja kritisoidaan. Jos kerrottu ei riitä, lisätietoa löytää lähdeviitteiden avulla. Vaikeampaa on löytää teoksia, joista kokeneempi voisi päivittää tietojaan. Täytyy myöntää, että kaikki luvut eivät ole yhtä mielenkiintoisia. Lisäksi jotkin niistä ovat myös aika kaukana suomalaisesta toimintaympäristöstä. Se ei toisaalta ole huono asia, jos sitä kautta saa uusia ajatuksia ja toisen tarkastelukulman. Meillä pohditaan liian vähän vaihtoehtoisia toimintatapoja. Herkästi ollaan vakuuttuneita siitä, että suomalainen käytäntö on itsestään selvästi paras, vaikkei vaihtoehtoja tunnetakaan. Suomalaisen asiakirjahallinnan ero muuhun maailmaan on suureksi osaksi kadonnut, kun kaikkialla on siirrytty tehtäväpohjaiseen lähestymistapaan ja vaikuttamiseen heti elinkaaren alussa. Kansainväliseltä anniltaankin Toughin ja Mossin teos on harvinaisen laajaalainen. Hieman yllättäen kirjoittajat ovat Glasgow n yliopistosta. Brittien anti sähköiseen asiakirjahallintaan on tähän saakka ollut niukka. Tätä kirjoittajat perustelevat keskiaikaisten asiakirjojen massalla, joka on vaatinut enimmän huomion. Kun alkuun on päästy, toivottavasti tätä tulee lisää. Arkistokirjoittelun helmasynti on liiallinen paikallisuus ja omaan napaan tuijottaminen. Yleensä kirjoitetaan omalle ammattiyhteisölle aivan lähikulmilla. Entisen imperiumin kasvateilla on kuitenkin luonnostaan (valitettavasti vain) koko englanninkielisen maailman kattava tarkastelukulma, jossa esimerkit tulevat laajalta alueelta, Yhdysvalloista Keniaan ja Kanadasta Uuteen Seelantiin. Ehkä siksi, ja koska kirjoittajat ovat yliopistoväkeä, teksti on tiukkaa ja selkeää. Kuten alussa totesin, Toughin ja Mossin kirja ei ole aloittelijan teos. Se on kuitenkin suositeltavaa luettavaa ammattilaiselle, joka haluaa laajentaa ammatillista horisonttiaan ja päivittää tietojaan. Uskoisin, että siitä jokainen löytää uutta ajateltavaa. Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen tenttivaatimuksiin teos tulee syksystä lähtien. Pekka Henttonen Yliassistentti Jyväskylän yliopisto 6 FAILI nro / 008

6 Asiaa ammateista Monella tapaa rikas ja rakas suomenkieli on köyhä koulutus- ja ammattitermeissä. Suomessa voi jo nykyisin asiakirjahallinnankin alueella hankkia koulutusta ja koulutusta, päätyä ammattiin ja ammattiin. Faili esittelee alan koulutustarjontaa, joista osa on training, osa education tyyppistä koulutusta. Karkean jaon mukaan trainingkoulutuksessa perehdytetään, ohjataan ja treenataan ammattitaitoihin, education-koulutuksessa myös tietoon ja teorioihin. Kaikkia - ammattiin valmistavaa, ammattipätevyyttä täydentävää ja ammatillista tietopohjaa laajentavaa, kyseenalaistavaa ja tutkivaa koulusta tarvitaan. Piste. Mutta kansallisia linjauksia, järkevää koulutusinstituuttien välistä työnjakoa, yhteisiä käsite- ja sisältölinajuksia voisi peräänkuuluttaa. Oletko ansiotyössä, virkauralla, elämäntehtävässä, kutsumusamatissa occupation, vocation vai profession? Erottava avaintekijä profession ja ammatin välillä on professionalistin sitoutuminen yhteiseen päämäärään. Teoreetikot ovat yrittäneet vääntää TRIANGELI tiiviitä ilmaisuja kaikenkattavalle yhteiselle asiakirjahallinnan professionaaliselle päämärälle. Ehkä parhaimpiin kuuluu se, joka ylittää asiakirjahallinnon ja arkistotoimen erot ja kontekstit korostamalla kaikkien asiakirjahallinnan ammattilaisten kohdetta, evidenssiä. Yhteinen päämäärä on varmistaa evidenssien tuottaminen ja säilyminen organisaation ja yhteiskunnan toiminnan tarpeisiin. Ei kuvailla mitä evidenssi käsittää (myös sp asiakirjallisen kulttuuriperinnön), kuinka se pitää varmistaa tai johtaako toiminta laadullisesti hyvään vai huonoon yhteiskuntaan. Oleellista on, että asiakirjahallinnan valtakuntaa hallitsevat osaavat ammattilaiset. Ammatillisessa suosikkiteoksessani Archives: Recordkeeping in Society (005) esitellään - kaiken muun hyvän lisäksi - tutkimustuloksia siitä minkälaiset ihmiset työskentelevät arkistonhoitajan ammatissa. Tulosten mukaan arkistonhoitajan uran valinneita houkuttaa alalle halu tehdä jotain yhteiskunnallisesti hyödyllistä ja mahdollisuus tehdä analyyttista tutkimusta. Kyse on australialaisista ja pohjois-amerikkalaisista arkistonhoitajista. Tutkijat olettavat tutkimustulosten pätevän myös muihin asiakirjahallinnan (recodkeeping) ammatteihin (records manager, information manager, documentation specialist, information resource manager). Arkistonhoitajia luonnehditaan uutteriksi, ystävällisiksi, vaatimattomiksi ja määrätietoisiksi ongelmanratkojiksi, jotka ovat tarkkoja, luotettavia ja ylläpitävät pysyvyyttä, jatkuvuutta ja traditioita. He arvostavat sääntöjä ja yksityiskohtia sekä työtä asioiden ennemmin kuin ihmisten kanssa. Tinkimättöminä ja myötätuntoisina he haluavat toimia oikein reaalimaailmassa. Vaikka työnantaja ja kollegat pitävät arkistonhoitajia mukavina ihmisinä, heidän haluttaisiin kuitenkin olevan strategisempia ja omaavan parempia ihmisuhdetaitoja. Heiltä odotetaan positiivista, joustavaa ja voin-tehdä -asennetta. Heidän pitäsi osata yhdistää strateginen herkkyys tiimityöskentelyyn ja johtamistaitoihin. Neuvottelu-, kommunikointi- ja konfliktinratkaisutaitojen kehittäminen optimoisi heidän hyvät analyyttiset ja ongelmanratkaisuominaisuutensa. Olisikohan noista vaatimuksista vinkiksi suomalaisiin koulutusisältöihin? Suosikkiteoksen muista sisällöistä ehdottomasti. Pääsisivätkö eri koulutustahot yksimielisyyteen asiakirjoista arvosidonnaisena, valikoituna, tietoisesti rakennettuna muistivarastona tukenaan aktiiviset ja analyyttiset asiakirjahallinnan ammattilaiset. Opi perusasiat, se ei riitä, mutta opi ne! FAILI nro / 008

7 Löydä tieto ympäriltäsi Affecto kehittää ja markkinoi ohjelmistoja sähköiseen asianhallintaan: tiedon talteen ottamiseen, asiankäsittelyyn, dokumenttien hallintaan ja tietojen varastointiin. Ratkaisumme tehostavat asioiden, dokumenttien, asiakirjojen ja websisällön elinkaaren hallintaa koko organisaatiossa. Ota yhteyttä, kerromme mielellämme lisää. Ray Byman, puh , Affecto Finland Oy / Atomitie / Helsinki / puh / info@affecto.com /