FAILI 1/2003 LIIKEARKISTOYHDISTYS RY LAADUKASTA ASIAKIRJAHALLINTOA YRITYKSILLE JÄSENPALVELU KOULUTUS

Transkriptio

1 LIIKEARKISTOYHDISTYS RY Liikearkistoyhdistys ry on perustettu vuonna Yhdistyksen toiminta-ajatus on kehittää yritysten ja muiden elinkeinoelämän yhteisöjen ja organisaatioiden tietojen hallintaa ja palvelua sekä arkistointia. Yhdistyksen päämääränä on edustaa samalla alan korkeinta asiantuntemusta Suomessa ja toimia niin että jäsenyhteisön asiakirjahallinto ja arkistotoimi on mahdollisimman hyvin hoidettu. 1/2003 FAILI LAADUKASTA ASIAKIRJAHALLINTOA YRITYKSILLE JÄSENPALVELU Yhdistys järjestää jäsentilaisuuksia, tutustumiskäyntejä ja retkiä alaan liittyviin kohteisiin. Kansainvälisiin kongresseihin yhdistys järjestää tarpeen mukaan yhteismatkoja. KOULUTUS Liikearkistoyhdistyksellä on laaja koulutusohjelma. Vuosittain yhdistys järjestää yrityksen arkistonhoidon peruskursseja ja teemapäiviä ajankohtaisista asiakirjahallinnon ja arkistotoimen aiheista. Vuodesta 1985 Liikearkistoyhdistyksellä on ollut koulutusohjelma, joka tähtää asiakirjahallinnon tutkintoon. LIIKEARKISTOYHDISTYS RY PL HELSINKI sähköposti: kotisivu:

2 FAILI 1/2003 P ä ä k i r j o i t u s Toimitus Päätoimittaja Julkaisutoimikunta Tapio Bragge Matti Happonen Tuija Oksa Miina Pelkonen Abstracts Gustav Danielsson Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 42 euroa. ISSN Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry PL HELSINKI Puh Faksi (09) Tilaukset Carl-Magnus.Roos@ liikearkistoyhdistys.fi Talle ry Ulkoasu ja paino Painotuote Roulamo Oy, Valkeakoski/Color-Offset Sisältö Faili uudistuu 3 Ammatti-identiteetti, mitä se ihmiselle merkitsee? 4 Eira Suhonen ja Heikki Suhonen Arkistot kiinnostavat? 7 Ari Sirén Arkistonhoitaja emaailmassa muuttuuko rooli? 8 Tapio Bragge Elinkaaren varrelta 11 Markku Leppänen Digitaalista ja perinteistä arkistointia Mikkelissä 14 Matti Lakio Henkilöuutisia 17 Tuija Oksa Tallelaiset retkeilivät Mikkelissä 18 Ahti Pohjonen Tapahtumakalenteri 20 Asiakirjasalkunhoitaja saa paikan 22 Ad Acta Abstracts 23 Faili uudistuu LLiikearkistoyhdistys asetti vuosikokouksessa äänenkannattajalleen uuden toimituskunnan. On esitetty myös toivomuksia lehden ulkoasun ja sisällön uudistamisesta. Myös yhdistyksen muuta graafista ilmettä pyritään kohentamaan. Vuoden ensimmäinen numero on nyt ilmestynyt lukijoiden käsiin jo osittain uudistetussa muodossaan. Tarkoitus on tehdä muutoksia vielä seuraavaankin numeroon. Ennen kaikkea alaan liittyvän kuvituksen tarve on huutava. Tämä lehti on teemanumero, jossa pyritään valottamaan asiakirjahallinnan ja arkistotoimen parissa työskentelevien ammattikuvan muutoksia. Viime vuosina on selvästi ollut havaittavissa asiakirjahallinnon ja arkistoalan muutokset. Esim. kansainvälisissä alan lehdissä on yhä enemmän juttuja ei vain asiakirjahallinnosta vaan myös dokumenttien -, sisällön - ja tietämyksen hallinnasta. Jos jäämme vain käsittelemään paperin arkistoinnin ongelmia, olemme hetken päästä vain historiallisten arkistojen hoitajia. Mikä sinällään ei ole kyllä mikään turha tehtävä. Ehkä näin pienen kansakunnan piirissä ja niukat yritysten sekä eri organisaatioiden resurssit eivät riitä ylläpitämään kahta eri ammattikuntaa, historiallisten arkistojen hoitajaa ja asiakirjahallinnon ammattilaista, kuten esim. on tyypillistä Amerikassa ja Englannissa. Ammattilaisilta vaaditaan moniosaamista. Teemanumeroita on tarkoitus tuottaa jatkossakin. Failissa on palattu myös ajankohtaispalstoihin. EL- KA on ollut perustamisestaan lähtien yhdistykselle läheinen yhteistyökumppani. Samoin Talle ry. Lehdessämme on pyritty julkaisemaan uutisia asiakirjahallinnon alalta ja henkilöstövaihdoksista. Näiden uutisten hankkiminen on vain tähän asti ollut lähinnä toimituksen aktiivisuuden varassa. Toivomme että jäsenistö aktiivisesti ilmoittaa näitä human intrest aiheita. Yhdistyksen kotisivuille ( on avattu linkki, jonka kautta helposti pääsee antamaan palautetta joko henkilökohtaisesti tai sitten anonyyminä. Vaikka lehteä edelleen toimitetaan oman työn ohella harrastelijavoimin, on päätetty lehden taitto antaa ammattilaisen hartioille ja samalla painopaikkaa on vaihdettu. Toimituskunta toivoo, että lehti uudesta profiilistaan huolimatta säilyttää entisen asemansa ja jopa laajenisi alan tarvittavana tiedonvälitys- ja myös keskustelufoorumina. Otamme kiitollisuudella vastaan lukijoittemme avustuksia, kritiikkiä ja kommentteja lehden ja sen sisällön jatkuvaan kehittämiseen.f Päätoimittaja 2 Faili Faili 3

3 Tallelaiset retkeilivät Mikkelissä Kuin henkiin heränneinä: konservoituja kirjavanhuksia Mikkelin maakunta-arkiston ammatti-ihmisten työn tuloksina. Mikkelin maakunta-arkisto ja Helsingin yliopiston kirjaston mikrofilmaus- ja konservointilaitos olivat Talle ry:n Mikkelin matkan antoisina tutustumiskohteina. Pikkujouluisen käynnistä teki perehtymisten jatkoksi mikkeliläisravintolassa nautittu mainio jouluinen päivällinen. Mukana talvisissa savolaismaisemissa oli peräti 32 tallelaista. Ystävälliset emäntämme ja isäntämme molemmissa tutustumiskohteissa tekivät käynneistä erittäin antoisia ja informatiivisia. Heille kaikille yhdessä ja erikseen lämpimät kiitoksemme.f Ahti Pohjonen, kuvat Tapio Bragge Mikrofilmien arkistoinnin kätevä tilavuusyksikkö, arkistolaatikko, johon mahtuu yli dokumentin verran maakunta-arkistoon arkistoitua aineistoa 18 Faili Faili 19

4 T a p a h t u m a k a l e n t e r i Koulutustilaisuus: Asiakirjahallinto tutkimuksen tukena Mikkeli AIIM 2003 konferenssi New York Yrityksen arkistonhoidon peruskurssi Helsinki Koulutustilaisuus: Sähköisen asiakäsittelyn hallinta Helsinki Pohjoismaiset arkistopäivät Reykjavik, Islanti Suomen XI Liikearkistopäivät Turku Koulutustilaisuus: Tiedon hallinnan välineet Helsinki Koulutustilaisuus: Asiakirjahallinnon kokonaishallinta (Osa Asiakirjahallinnon tutkintoa) Internaatti lokakuu 2003 Ajassa kiinni arkistosi muuttuu Suomen XI Liikearkistopäivät Hotelli Hamburger Börs, Turku Uusi esite valmistunut Suomen XI Liikearkistopäivät järjestetään Turussa Liikearkistopäivät on tarkoitettu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen, taloushallinnon, tietohallinnon ja tietopalvelun ammattilaisille, sihteereille ja assistenteille sekä julkishallinnon edustajille. Liikearkistopäivillä käsitellään alan ajankohtaisia teemoja, kuten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattilaisten ammattikuvan muutosta sähköisessä toimintaympäristössä. Ammattikuvan muutosta valotetaan lukuisin yritysesimerkein. Liikearkistopäivien yhteydessä järjestetään risteily Turun saaristoon m/s Airistolla sekä illallinen Turun linnassa. Liikearkistopäivistä saa lisätietoja Liikearkistoyhdistyksen kotisivuilta osoitteesta Liikearkistoyhdistys ry:n uusi esite "Laadukasta asiakirjahallintoa yrityksille" on valmistunut. Esitettä voi tiedustella yhdistyksen sihteeri Carl-Magnus Roosilta sähköpostiosoitteesta: carl-magnus.roos@liikearkistoyhdistys.fi. Yrityksen arkistonhoidon peruskurssi Helsinki Kansainvälinen Arkistokongressi Wien Arkiv & Dokument konferensssi TALLE järjestää messu- ja seminaarimatkan Tukholmassa pidettävään Arkiv & Dokument konferensssiin ja näyttelyyn Lisätietoja matkasta Tallen kotisivuilta ja tapahtumasta järjestäjän kotisivuilta Digitaalinen tiedonhallinta ajankohtaisseminaari Liikearkistoyhdistys järjestää Helsingissä ajankohtaisseminaarin Digitaalinen tiedonhallinta. Tilaisuudessa tarkastellaan muun muassa sähköisen arkistoinnin tarjoamia erilaisia mahdollisuuksia ja ongelmia sekä sähköisen tiedon säilyttämiseen liittyviä tietoturvakysymyksiä. Seminaarin puheenjohtajana toimii arkistotoimen päällikkö Ari Sirén, UPM- Kymmene Oyj. 20 Faili Faili 21

5 OOrganisaatioon oli vuosikausien johtoryhmäjahkailun ja konsulttiselvitysten jälkeen palkattu uusi työntekijä. Hänen vastuulleen sälytettäisiin arkistot, asiakirjat ja niiden hallinta. Odotukset olivat korkealla. Kukaan ei oikein enää tahtonut löytää tarvittavia papereita toimistohuoneiden hyllyistä ja kaapeista. Vähän aikaa sitten eräs tärkeä projekti ajautui vaakalaudalle keskeisen henkilön irtisanouduttua ja osan asiakirjoista jouduttua samalla teille tietymättömille. Huhut kertoivat, että kilpailija olisi jo pitkälti päässyt papereista eroon. Asiakirjat hallittiin kuulemma modernisti omilla työasemilla. Nuori arkistonhoitaja tarttui innostuneesti työhönsä. Muutaman viikon kuluttua johtaja tulee tapaamaan tietokoneettaan näppäilevää uutta alaistaan. Teen tässä arkiston muodostussuunnitelmaa, arkistonhoitaja kertoilee. Hmm, jaa, eikös ne arkistot ole jo muodostuneet, johtaja ajattelee ääneen. Vaikka johtaja ei tietenkään tarkoittanut mollata nuoren arkistonhoitajan työtä, todennäköisesti lausahduksen jälkeen into tuskin kasvoi. Tavallaan on ymmärrettävää, että useimmilla ihmisillä on tietämättömyyttään varma käsitys arkistotyöstä ja sen toimenkuvasta. Suomi on paperimaa, joten asiakirjojen käsittely ei liene kenelläkään mitenkään outoa ja eriskummallista. Toisaalta arkistoihin liitetään helposti ylisuuria odotuksia. Tietotekniikan kehityksen takia moni lienee luullut jo 1980-luvulta lähtien, että kaikki tieto tallennetaan sähköisesti. Omakohtaisesti tuttu asiakirjojen mapitus tai kuvitelma suurista sähköisistä arkistoista jossain yleistetään suurenkin organisaation koko asiakirjahallintoon: Monelle arkisto on edelleen paikka, jossa istutaan papereiden päällä. Arkisto on työtä, joka ei ainakaan tarjoa haasteita eikä etenemismahdollisuuksia ja tietokonerobotit hoitavat tärkeät arkistot. Kun kanssaihmisiä ei voi muuttaa ja vielä vähemmän heidän asenteitaan, vastausta voi etsiä Asiakirjasalkunhoitaja saa paikan myös peilistä. Alan väkihän ei voi luonnostaan muodostaa yhteenliittymiä kuin korkeintaan suurimmissa keskusarkistoissa. Silti yhteistä säveltä on ollut välillä vaikea löytää. Kun kolme arkistoihmistä kohtaa, he perustavat oman yhdistyksensä. Neljännen onkin jo mentävä kilpailevaan yhdistykseen. Toki eri aloilla ja organisaatioissa asiakirjahallinnon intressit vaihtelevat suuresti, mutta paljon varmaan olisi yhteistäkin edunvalvontaa. Mikään ei ole niin tervettä kuin terve kilpailu. Toisaalta mikään ei ole niin sairasta kuin vähäisten voimavarojen joutava hajottaminen. Nykyajan työelämässä ei riitä, että tekee työnsä hyvin. Meidän kaikkien pitää trimmata ja kasvattaa jatkuvasti omia ansioitamme ja osaamistamme. Tätä kutsutaan portfolioksi, mikä suoraan suomennettuna tarkoittaa asiakirjasalkkua. Osaavan arkistoihmisen oma asiakirjasalkku ei lopulta ole kovinkaan kapoinen. Arkistossa työskentelevän pitää sietää toistuvaa yksitoikkoista ja yksinäistäkin työtä. Työskentelyolosuhteet jäävät usein toimistotyötä heikommiksi, mutta on tyydyttävä muita pienempään palkkaan. Silti arkistotyössä tarvitsee hyvää muistia ja kykyä yhdistellä yllättäviäkin asioita. Edellisten vaatimusten lisäksi arkistoista vastaavan täytyy tulla toimeen erilaisten ihmisten kanssa ja ymmärtää heidän ammattislangiaan. Hän tarvitsee taitoa esitellä ja perustella kehittämistarpeensa luovemmin kuin seksikkäämmistä toiminnoista vastaavien. Lisäksi täytyy osata motivoida alaisiaan sekä arkistonmuodostajia. Muistatteko, kun vielä pari vuotta sitten monissa näyttävissä paikanhakuilmoituksissa etsittiin salkunhoitajaa. Asiakirjahallinto kaipaa aina ammattilaista, jonka portfolio ei tyhjene vaan täyttyy. F Ad Acta Abstracts P has been appointed as the new Editor-in-Chief of Faili, the Bulletin published by the Finnish Business Archives Association (B.A.A.). A new Editorial Committee has also been nominated. The new Editor-in-Chief is charged with the task of remaking the content of the publication as well as the lay-out. There are, for instance, four new permanent columns. This year's first number of Faili is a special feature issue dealing the change that has taken place in the professional image of the archivist operating in document management and archiving. Acting Special Pedagogics Lecturer Eira Suhonen af the Helsinki University together with Special Planner Heikki Suhonen of the Helsinki City Training and Development Center in their joint article examine the significance of the professional identity for the individual. According to the article the professional identity is influenced by the private characteristics of the individual as well as to the impact of the characteristics related to the specific profession. Senior Archivist Tapio Bragge of the Helsinki City Social and Health Administrative Center examines the role of the archival activities and that of the archive professional from various angles of approach in the twilight zone between electronic and traditional archiving. In Bragge's opinion the archivist plays a number of parts related to his tasks, such as the development of document management, provision of expertise and preservation of information and records. In his paper Bragge also ponders to what extent the professional role and the substance of the work change with adoption of electronic tools. The B.A.A 's Editorial Committee has resolved to give a comprehensive view in the permanent column. This task is assigned to Senior Archivist Markku Leppänen of the Document Management Unit of the National Archives. In his first survey Leppänen presents new aspects of archiving being put into effect in Finland and overseas. In his column named the "Life Cycle" Leppänen focuses primarily on the problem connected with the storage and security of information. In his contribution Matti Lakio, Director of the Central Archives for Finnish Business Records, examines digital and traditional archiving as carried out in town of Mikkeli. In cooperation with its Vocational College Mikkeli has launched a project for the digitalization of the of the town archives and institutions. For its own part Central Archives for Finnish Business Records also located in Mikkeli has adopted the ELMA data base which, among other things speeds up and facilities archival routines, such as the loaning of records and documentation of weeded-out documents. Senior Archivist Ari Sirén of UPM-Kymmene was elected Chairman of the B.A.A at the end of last year. As a novel feature he has introduced the Chairman's Column for the Bulletin. In his first article the new Chairman reports on the new guidelines and the activities designed to improve the services offered to the membership. Responsible Archivist Tuija Oksa of Schering Ltd has initiated the writing a column of staff news for Faili. In the column "Human Interest" she informs us to recent appointments related to archiving, announcements of decoration awards and of appointments and situations vacant. F Gustav Danielsson 22 Faili Faili 23