FAILI 4/2004. Metatiedot ja pitkäaikaissäilytys. Arkiston oltava IT-riippumaton. Sähköinen arkistointi mahdollisuuksia ja haasteita

Transkriptio

1 4/2004 FAILI Liikearkistoyhdistys ry Laadukasta asiakirjahallintoa yrityksille Metatiedot ja pitkäaikaissäilytys Arkiston oltava IT-riippumaton Sähköinen arkistointi mahdollisuuksia ja haasteita

2 FAILI 4/2004 Toimitus Päätoimittaja Pentti Latva-Koivisto Julkaisutoimikunta Tapio Bragge Matti Happonen Miina Pelkonen Abstracts Pia Koivunen Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 42 euroa. ISSN Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry PL HELSINKI Puh Faksi (09) Talle ry Tilaukset liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin Ilmoitushinnat 1/1 takakansi, 4-väri 1050, mv 500 1/1 muut sivut, 4-väri 900, mv 400 1/2 4 väri 700, mv 200 Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana postituskulut (n. 200 ) 300 osoiterekisteristä. Ylimääräisistä töistä (esim. stiftaus) perimme käsittelykustannukset. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Väri mustavalkoinen, IV-kanteen lisävärimahdollisuus (sama väri kuin I kannessa). Kuvaresoluutio 300 dpi, tiedostomuodot painettava pdf, tiff, eps, FreeHand, QuarkExpress, fontit konvertoituina, järjestelmä Macintosh. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Painotuote Roulamoon. Aineiston toimitusosoite Asemantie 4, Valkeakoski, puh. (03) , faksi (03) aineisto@painotuoteroulamo.fi Ulkoasu ja paino Painotuote Roulamo Oy, Valkeakoski/Color-Offset Sisältö Tiedon pitkäaikaissäilytys 3 Pentti Latva-Koivisto Metatiedot ja pitkäaikaissäilytys 4 Jani Salminen Arkiston oltava IT-riippumaton 7 Osmo Palonen Vuoden 2004 arkistoteko Kalevi Sorsan arkiston luovutus Työväen arkistoon 11 Tapio Bragge Asiakirjojen käytettävyys ja säilytys 12 Kim Rönnberg Näkemyksiä sähköisten asiakirjojen pitkäaikaissäilytykseen 16 Juhani Tikkanen Jäsenistössä on yhdistyksen voima 19 Ari Sirén Elinkaaren varrelta 20 Markku Leppänen Tullaan tutuiksi 22 Pitkäaikaista lyhennearkistointia 25 Ad Acta Sähköinen arkistointi mahdollisuuksia ja haasteita 26 Petteri Sulonen Henkilöuutisia 30 Tapahtumakalenteri 30 Abstracts 31 Pia Koivunen 2 Faili

3 P ä ä k i r j o i t u s Tiedon pitkäaikaissäilytys Digitaalisen tiedon pitkäaikaissäilytys luo monitahoisen ja huonosti ymmärretyn haasteen. Tiedon määrä kasvaa erittäin nopeasti kaikilla alueilla ja kasvava osuus siitä tallennetaan digitaaliseen muotoon. Analogisen tiedon tavoin myös digitaalisen tiedon tulee olla saatavilla tulevaisuudessa. Informaation määrä kaksinkertaistuu joka kolmas vuosi. Maailma tuotti 2003 viisi eksatavua informaatiota. Viisi eksatavua vastaa bitteinä :ta Yhdysvaltain kongressin kirjastoa Washingtonissa. Paljonkohan se on Helsingin yliopiston kirjastoina tai Kansallisarkistoina? Suurin osa informaatiosta on jo sähköisenä, langoilla ja ilmassa. Analogisten medioiden kuten paperin ja mikrofilmin kohdalla pitkäaikaissäilytys on voitu ratkaista suhteellisen helposti arkistoimalla ja nämä käytetyt toimintatavat ovat vakiintuneita. Digitaalisen tiedon kohdalla tilanne on haastavampi. Digitaalisen tiedon käsittelyyn tarkoitettu teknologia kehittyy erittäin nopeasti. Tämä aiheuttaa tilanteen, jossa tiedon saatavuuteen ja käyttökelpoisuuteen vaikuttavat ohjelmistot, laitteet ja toimintatavat vanhenevat jo parissa vuodessa. Digitaalisen tiedon käsittely- ja muokkausmenetelmät ovat huomattavasti monipuolisempia kuin analogisen tiedon. Digitaalisen tiedon pitkäaikaisen arkistoinnin toteuttamiseen liittyvien ongelmien ratkaiseminen on kuitenkin vasta aluillaan. Etenkin teknisestä näkökulmasta ongelmaa on tutkittu jo vuosikymmeniä, mutta yleiseen tietoisuuteen se on noussut vasta aivan viime vuosina. Tiedon pitkäaikaissäilytys ei ole ainoastaan siihen erikoistuneiden organisaatioiden kuten arkistojen ja kirjastojen ongelma, vaan sen kohtaavat yhä useammat yritykset ja julkiset yhteisöt. Tavallinen ratkaisu digitaalisen tiedon pitkäaikaissäilytyksen ongelmiin on tähän asti ollut digitaalisessa muodossa olevan tiedon muuttaminen analogiseen muotoon arkistointia varten. Matti Järvenpää on tutkinut asiaa Jyväskylän yliopistossa vuonna 2003 (Tiedon pitkäaikaissäilytys digitalisoituvassa organisaatiossa tapaus Jyväskylän yliopiston informaatioteknologian tiedekunta, Tietojärjestelmätieteen pro gradu -tutkielma ). Tutkimus löytyy Googlen avulla netistä. Aluetta ovat tutkineet myös Kansallisarkisto SÄHKE -hankkeessa ja Mikkelin ammattikorkeakoulu ja Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto Elkad-hankkeessa. Molemmista hankkeista on lyhyt esitys. Pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta organisaatiot voidaan jakaa kahteen ryhmään: 1) kirjasto- ja arkistolaitoksen alaiset julkishallinnolliset organisaatiot, 2) organisaatiot, jotka joutuvat säilyttämään tietoa muun toimintansa tukemiseksi, esim. liikeyritykset ja valtionhallinnon organisaatiot. Näissä kahdessa eri ryhmässä pitkäaikaissäilytyksellä voi olla jo hyvin erilainen merkitys. Yrityksessä voidaan katsoa jo 10 vuoden säilytystä pitkäaikaissäilytyksenä, mitä se ei varmaankaan esim. julkisten arkistojen kannalta ole. Teema on varsin ajankohtainen kansainvälisesti, sillä asia oli esillä myös Wienin arkistokongressissa elokuussa Mitään uutta ja mullistavaa ei siellä esitetty. Samat mallit ja menetelmät ovat pohdinnan kohteena. F Pentti Latva-Koivisto Päätoimittaja Faili 3

4 H e n k i l ö u u t i s i a Nimitysuutisia Suomen Kuntaliiton arkistonhoitajaksi on valittu Kirsi Ylipekka, joka toimi aikaisemmin Keravan kaupunginarkistossa. Kirsi aloitti Kuntaliitossa Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän arkistosihteeriksi on nimitetty Reijo Ritakorpi, joka ryhtyi hoitamaan tehtävää alkaen. Arkistosuunnittelija Veijo Liimatainen on valittu Espoon seurakuntayhtymän arkistonhoitajaksi ja aloitti tehtävässään UPM-Kymmenellä on tehty kaksi uutta nimitystä arkistotoimessa: Valkeakosken keskusarkiston keskusarkistonhoitajaksi on valittu Leena Paananen ja Kymin keskusarkiston Kuusankosken toimipaikkaan keskusarkistonhoitajaksi Ritva Lehto. Molemmat siirtyivät tehtäviinsä UPM:n sisältä ja aloittivat Maanmittauslaitoksen yhtenäisarkisto sai uudet toimitilat Jyväskylästä, jossa toiminta alkaa täysipainoisesti vuoden 2005 alusta. Yhtenäisarkiston henkilöstö jakaantuu arkistotiimiin, asiakaspalvelutiimiin ja arkistotekniseen tiimiin. Asiakaspalvelutiimin henkilöstö vastaa tietopalvelusta ja arkistotekninen tiimi puolestaan sähköisestä arkistosta. Näiden kahden tiimien henkilöstö on pääosin maanmittausalalta ja he siirtyvät tehtäviin laitoksen sisältä. Arkistotoimen ja asiakirjahallinnon ammattilaisista koostuvaan arkistotiimiin siirtyy myös osa henkilöstöstä laitoksen sisältä, mutta lisäksi on palkattu kaksi uutta henkilöä. Yhtenäisarkiston arkistotiimin uudet henkilöt ovat arkistonhoitajaksi valittu Miina Pelkonen ja amanuenssiksi nimitetty Niko Saatsi. Miina siirtyi yhtenäisarkistoon UPM-Kymmenen Valkeakosken keskusarkistosta ja aloitti uudessa tehtävässään Niko toimi aikaisemmin Itä-Suomen lääninhallituksen arkistonhoitajana. Muiksi arkistotiimin jäseniksi on nimitetty Maanmittauslaitoksen arkistotoimen tehtävissä aikaisemminkin toimineet arkistosihteeri Taisto Joutsalainen, arkistosihteeri Helena Rouhiainen, toimistosihteeri Eija Raatikainen sekä tarkastaja Pirkko Nurminen. Yhtenäisarkiston asiakaspalvelutiimiksi on nimitetty asiakaspalvelupäällikkö Kari Rantalainen, tietopalveluasiantuntija Helena Nurmi, tietopalvelusihteerit Taru Huisman, Sirpa Jukkala ja Tarja Paatelainen sekä arkistomestari Pauli Ruotsalainen. Arkistoteknisen tiimin muodostavat järjestelmäpäällikkö Jukka Mikkonen, suunnittelija Hannu Tawast sekä digitoijat Risto Rytkönen (mikrokuvaus), Sirpa Rantanen (konservointi) ja Ossi Leinonen. Yhtenäisarkiston johtajana toimii Marja Rantala. Faili toivottaa kaikille paljon onnea ja menestystä uusiin tehtäviin! T a p a h t u m a k a l e n t e r i ASIAKIRJAHALLINNON TUTKINTO 2005: Asiakirjahallinto yrityksen tietohallinnon osana Helsinki Arkistoalan ammattilaisille tarkoitettu kokonaisvaltainen täydennyskoulutus. Lähempiä tietoja Asiakirjahallinto tutkimuksen tukena Mikkeli Sähköisen asiakäsittelyn hallinta Helsinki Tiedon hallinnan välineet Helsinki Asiakirjahallinnon kokonaishallinta (internaattijakso) Helsingin ulkopuolella lokakuu 2005 Liikearkistoyhdistys ry:n kevätkokous Helsinki huhtikuu 2005 Kevätretki Fiskars toukokuu 2005 Saaristoristeily Elokuu syyskuu 2005 Suomen arkistopäivät Helsinki toukokuu 2006 Kansalliset kaikkille tarkoitettu ammattikokous. Viimeisin pidettiin Mikkelissä Lähempiä tietoja tulee sivuille XXI pohjoismaiset arkistopäivät Uppsala elokuu 2007 Pohjoismaiset lähinnä julkishallinnon arkistoille tarkoitettu kokous. Viimeisin pidettiin Reykjavikissä Lähempiä tietoja tulee sivuille 30 Faili

5 Abstracts The article of MA Jani Salminen, deals with the concept of metadata and long-term preserving of digital archives. In the process of carrying out electrical archiving the importance of metadata as an instrument of managing documents is largely emphasized. Metadata is structural information with the help of which the needed information is easier to search, use and manage. Even though electrical archiving has many advantages, Salminen sees also many problems in it. For example, there are no proof of any format to work after ten years, and that is why there has to be attached a remarkable amount of technical information to every electrical document. In his contribution Project manager Osmo Palonen ponders questions of digital archiving and claims that archives should be independent of information technology. According to Palonen moving to electrical archiving must not mean changing the basic principles of archiving but the data processing systems of an electrical archive has to be able to ensure the soundness and uniqueness of documents and connecting it to the context in which it came into existence. Palonen s opinion is that data processing systems of active usage are not compatible with longterm preserving since their life-span and technology are quickly changeable, they cannot produce the soundness and the uniqueness when being a part of an operational work and finally, they could divide the materials so that the management and migration of materials could be ineffective. Sales manager Kim Rönnberg of Kibi Oy looks in his contribution at the usage of documents saved in digital and analogical forms in the different phases of their life-span and preservation durance of different forms. According to Rönneberg a lifespan of a document can be divided into three stages, that are, creation, use and preserving. The writer s opinion is that documents, which may be preserved only in paper form are nowadays very rare. There are no risks concerning analogical media (microfilm), claims Rönnberg, whereas the risk of digital media is its dependence on machines and programmes. In his article, the manager of the records management department of the National Archives Juhani Tikkanen gives his views on long-term preserving of digital documents. In 2001 there was started a project called SÄHKE to study this issue. The aim of this project is to make possible for the authorities to preserve more digital documents needing long-term preservation. Tikkanen thinks that authority to give norms of public archives included to archival law could be considered adequate for handling and archiving electrical data. In addition to technical recommendations, electrical records management and electrical archiving require organized management of the life-span of documental data, and organizational culture supporting it. Senior inspector Markku Leppänen of the department of records management of the National Archives in his column deals with the problems connected to the presidential elections of the USA from the point of view of records management. In the UK asbestine dust has destroyed over 10 million document pages most evidently dealing with the nuclear secrets of the UK, documents on the Falkland war and the terrorists of IRA. Leppänen writes also about the survey carried on in Turkey during the 1990s, in which was studied the questions of professional diseases of archivists and other professionals working in the field of data and information. Technical director Petteri Sulonen of Avain Technologies Oy describes in his contribution those influences that electrification of different processes of organizations has brought with it. Suhonen s view is that the strongest sides of electrical archiving are related to availability of information, information security issues and costs. The biggest challenges of electrical archiving, Suhonen thinks, are especially the variety of forms of preservation and ensuring soundness and indisputability of information. As the key problem of electrical archiving Suhonen considers difficulties to adapt data processing systems to each other. F Pia Koivunen Faili 31

6