FAILI 1/2005. Asian- ja dokumenttien hallinta sekä arkistointi. Dokumenttien hallinta järjestelmiä moneen tarpeeseen

Transkriptio

1 1/2005 FAILI Liikearkistoyhdistys ry Laadukasta asiakirjahallintoa yrityksille Asian- ja dokumenttien hallinta sekä arkistointi Dokumenttien hallinta järjestelmiä moneen tarpeeseen

2 FAILI 1/2005 Toimitus Päätoimittaja Pentti Latva-Koivisto Julkaisutoimikunta Tapio Bragge Matti Happonen Tuija Lax Leena Paananen Abstracts Pia Koivunen Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 42 euroa. ISSN Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry PL HELSINKI Puh Faksi (09) Talle ry Tilaukset liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin Ilmoitushinnat 1/1 takakansi, 4-väri 1050, mv 500 1/1 muut sivut, 4-väri 900, mv 400 1/2 4 väri 700, mv 200 Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana postituskulut (n. 200 ) 300 osoiterekisteristä. Ylimääräisistä töistä (esim. stiftaus) perimme käsittelykustannukset. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Väri mustavalkoinen, IV-kanteen lisävärimahdollisuus (sama väri kuin I kannessa). Kuvaresoluutio 300 dpi, tiedostomuodot painettava pdf, tiff, eps, FreeHand, QuarkExpress, fontit konvertoituina, järjestelmä Macintosh. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Painotuote Roulamoon. Aineiston toimitusosoite Asemantie 4, Valkeakoski, puh. (03) , faksi (03) aineisto@painotuoteroulamo.fi Ulkoasu ja paino Painotuote Roulamo Oy, Valkeakoski/Color-Offset Sisältö Tutkittua tietoa järjestelmistä 3 Pentti Latva-Koivisto Dokumenttien hallinta järjestelmiä moneen tarpeeseen 4 Juha Anttila Tullaan tutuiksi 6 Tuija Lax IBM:stä ratkaisut sähköiseen arkistointiin 8 Anne Suursalmi Auric on avain liiketoimintaa tehostavaan dokumenttien hallintaan 11 Ville Lehtinen Documentan Dynasty -ratkaisuilla tieto tuottamaan 12 Sirpa Hänninen Muutosta ilmassa, Elkan vuosi Jarmo Luoma-aho Mistä löytyy organisaatiosi ajantasainen tieto? 18 Ritva Toivonen TietoEnatorin tuotepohjaiset ratkaisut asianja dokumentinhallintaan sekä arkistointiin 20 Tom Helenius Ei elämästä selviä järjestelmittä 22 Ad Acta X-Suite tuoteperhe lomakkeiden, prosessien ja arkistojen tietoturvalliseen sähköistämiseen 23 Tapio Mustonen Canon auttaa organisaatiota saamaan tietovirrat hallintaan 26 Kai Aittomäki Tapahtumakalenteri 29 Tweb-järjestelmä asioiden ja asiakirjojen hallintaan 30 Asko Laine Henkilöuutisia 31 Uusi aika koittaa asiakirja- ja karttamateriaalin arkistoinnissa ja käytössä 32 Petri Kairinen Abstracts 34 Pia Koivunen 2 Faili

3 P ä ä k i r j o i t u s Tutkittua tietoa järjestelmistä Market-Visio teki syyskuussa 2003 tutkimuksen Smart Enterpriose Suite -markkinan muodostumisesta; dokumenttien hallinta-, sisällönhallinta, yritysportaali- ja ryhmätyöohjelmistojen käyttöä sekä tarpeita niihin liittyen Suomessa toimivissa organisaatioissa. Tutkimuksen kohderyhmä oli Suomessa toimivat organisaatiot, jotka työllistivät vähintään 50 henkilöä tai niiden liikevaihto oli vähintään 10 miljoonaa euroa. Tutkimusotos muodostettiin satunnaisotannalla. Tutkimukseen haastateltiin 161 organisaatiota. Tutkimuksen vastuuhenkilönä toimi analyytikko Mikko Reunanen Market-Visiosta. Tutkimuksessa dokumenttien hallinnalla (Document Management) tarkoitettiin kaikentyyppisten organisaation dokumenttien hallintaa. Toiminnallisuuksiin piti kuulua mm. versiointi, tallentaminen ja haku tietokannasta (check-in/out), luokittelu, haku ja automaattinen työnkierto (Workflow) Tutkimuksen tulos oli, että organisaatiot hallitsevat dokumenttejä oman näkemyksensä mukaan yleisesti ottaen heikosti. Tilanne ei ollut parempi vaikka käytössä oli tätä tukevaa teknologiaa. Keskimääräisesti selvästi tyytyväisempiä olivat kehittyneiden dokumenttien hallintajärjestelmien käyttäjät, koska järjestelmät luovat dokumenttien hallintaan liittyvistä prosesseista käytäntöjä, jotka on pakko miettiä läpi ennen järjestelmän käyttöönottoa. Hyvä havainto dokumenttien/asiakirjahallinnon kehittämisestä vastaaville henkilöille. Toiminnan kehittämisen tulee lähteä prosessien kautta eikä järjestelmälähtökohtaisesti, mitä se valitettavasti paljon edelleen Suomessa on. Dokumenttien hallintajärjestelmien hyödyntäminen lisää eniten tyytyväisyyttä versioiden hallintaan, dokumenttien löytymiseen ja dokumenttien kontrolloituun käyttöön. Dokumenttien hallintaohjelmisto oli käytössä 46 prosentissa organisaatioista. Selkeästi yleisemmin dokumenttien hallintatuotteena mainittiin Microsoftin tuotteet. Vaikka määrittelyissä dokumenttien hallintatuotteiksi ei sisällytetty toimistojärjestelmän ja verkkolevyn muodostamaa kokonaisuutta, olivat pienimmissä organisaatioissa käytössä olevat Microsoftin tuotteet ominaisuuksiltaan todennäköisesti usein kevyempiä kuin määrittelyyn sisällytetyt järjestelmät. Microsoftia seuraavat kokonaan räätälöidyt tuotteet, IBM:n, Documentan sekä Documentumin tuotteet. Organisaatioista 39 prosentti ei vielä käyttänyt dokumenttien hallintajärjestelmää, mutta tunnisti tarpeita järjestelmälle olevan. Järjestelmän hankkimista vuoteen 2005 mennessä suunnitteli 30 prosenttia organisaatioista. Yleisimmin käyttöön otettavien järjestelmien harkintajoukossa oli Microsoftin ja IBM:n tuotteet. Palvelutarjoajista harkintajoukkoon kuului yleisimmin TietoEnator. Järjestelmien ottamista käyttöön talon sisäisin voimin pidettiin varsin yleisesti todennäköisenä myös tulevaisuudessa. Järjestelmiä käytetään harvimmin organisaatioissa, jotka työllistävät alle 200 henkeä. Näillä on myös vähiten tarpeita järjestelmille. Tutkimuksessa todettiin, että dokumenttien hallintajärjestelmät koettiin tärkeiksi tiedon määrän kasvaessa ja tiedon saatavuuden ollessa merkittävä tekijä organisaation tehokkuudelle. Dokumenttien hallinta muuten kuin toimistojärjestelmän ja jaetun verkkolevyn avulla ei vielä ollut arkipäivää suuressa osassa suomalaisia organisaatioita, vaikka asian tärkeyteen oltiin jo heräämässä. Käytössä olevien järjestelmien kehittäminen sekä kokonaan uusien järjestelmien hankkiminen tulee pitämään dokumenttien hallintajärjestelmien markkinat kasvussa. Tutkimus ei ilmeisesti selvittänyt millaisia asiakirjahallinnan (Records Management) ominaisuuksia näissä järjestelmissä oli tai miten niitä oli otettu käyttöön. Asia on noussut vuoden 2003 jälkeen selkeämmin tapeetille. Mielenkiintoista olisi saada selville, miten markkinat ovat kehittyneet syksyn 2003 jälkeen. Markkinoille on tullut uusia järjestelmiä ja markkinaosuudetkin ovat saattaneet muuttua. Jotenkin herää epäilys, että järjestelmiä on edelleen myyty, mutta käyttöönotot laahaavat jäljessä. Vasta järjestelmien tehokas käyttö luo tuottavuutta, ei järjestelmien hankkiminen. Toinen tärkeä seikka on, että mahdollisesti hankittavan järjestelmän valintaa hahmotellessa ei saa olla liian rajoittunut valmistajan taustojen suhteen. Kotimaisuuskin saattaa olla valttia. F Pentti Latva-Koivisto Päätoimittaja Faili 3

4 T a p a h t u m a k a l e n t e r i Asiakirjahallinto yrityksen tietohallinnon osana Helsinki Lähempiä tietoja Talle ry:n vuosikokous Helsinki Kansallisarkisto Lähempiä tietoja Asiakirjahallinto tutkimuksen tukena Mikkeli Lähempiä tietoja Monikanavajulkaisemisen (XML:n) ajankohtaisseminaari Helsinki (Yhteistyössä Oy Rastor Ab:n ja Office Information System Oy OIS:n kanssa). Lähempiä tietoja (Rastor seminaarit) Sähköisen asiakäsittelyn hallinta Helsinki Lähempiä tietoja Arkistoi oikein Tehokkuutta toimistotyöhön Oulu (Peruskurssi yhteistyössä Oy Rastor Ab:n kanssa) Lähempiä tietoja (Rastor seminaarit) Liikearkistoyhdistys ry:n kevätkokous Helsinki huhtikuu 2005 Talle ry:n 30-vuotisjuhlaseminaari Tartto toukokuun puoliväli 2005 Lähempiä tietoja Kevätretki Fiskars toukokuu 2005 Asiakirjoja voi tallentaa melkein miten vaan, säilyvyyden ja luettavuuden varmistaminen on aivan eri asia? Ratkaisuja asiakirjojen tehokkaaseen käsittelyyn: mediariippumattomaan digitointiin indeksoinnin automatisointiin hallintaan ja tallennukseen järjestelmäriippumattomaan arkistointiin Pitkäaikais- ja pysyväissäilytykseen, turvallisesti ja kustannustehokkasti, täyttämään säädetty tarve Konsultointi, asennus, konfigurointi, käyttöönotto, koulutus, ylläpito Omaksi tai palveluna Kibi Oy Teknobulevardi Vantaa info@kibi.fi Faili 29

5 Abstracts In his article, manager Juha Anttila of Industrial ITC, compares different systems of records management currently available on the market. In the future, Anttila says, the new challenges of information management will be in developing of more intelligent search qualities, managing rich content, like audio files and digital pictures, and in addition, archiving the growing amount of electronic mails securely. The systems available on the Finnish market are introduced in more detail in this issue. Consult Anne Suursalmi of IBM Business Consulting Services unit introduces in her contribution solutions for electronic archiving both in private and public archiving sectors. Solutions made according to IBM s integrated architecture offer various functions, for example, management of electronic mail, files and contents. IBM s solutions, DB2 Content Manager, which is used for saving materials, and DB2 Records Manager, a solution for records management, with help which materials are created, taken into possession and classified, are good tools for electronic archiving. Tapio Mustonen, sales manager of Avain Technologies Oy, offers companies an X-Suite-product family for transforming forms, processes and archives into electronic form in a secure way. This production family consists of three programming components: X-Web Form Manager, X-Digital Signature Suite and X- Archive. These programmes can be used individually or side by side with other programmes already available in an organization. Design manager Ritva Toivonen of Domasoft Oy asks in her article, where the updated information of your organization is found. She presents us a browserbased product called IDA, which is developed by Domasoft. IDA handles and produces documents, manages user rights, and it can be used for delivering and publishing documents, as well as electronic archiving. Records management system IDA is a domestic, Finnish language browser application. Tom Helenius, system architect at TietoEnator, reckons that it is no problem today to find a good product for records management. The products of TietoEnator are based on ready components, the leading technologies of the field and the products of EMC Documentum and FileNet. In addition, the very own product family of TietoEnator, TRIP, gives wide possibilities to build up different kinds of search and archiving systems. Sirpa Hänninen, sales manager of Documenta Oy, describes in her contribution how information is made productive by Documentan Dynasty solution. The modules of Dynasty product family are, for instance, records management, archive management and decision-making management. Systematic and extensive information management and delivery is remarkable strategic tool in developing a company s business activity. Auric, a solution of records management is developed by Ravalik Oy and it offers an effective way of archiving, managing and delivering electronic information. Kai Aittomäki presents ADOS and iw programmes of Canon as tools for managing information streams. Asko Laine, managing director of Triplan Oy introduces in his article a browser-based Tweb-programme, which enables managing both facts and files during their whole life-span. A new era has arisen in archiving documents and cartographic materials at National Land Survey of Finland. Side by side with centering the archives to Jyväskylä was also carried out an archival project based on world wide used Hummingbird DM+RM programme. This archival project is, according to the managing director of National Land Survey of Finland Marja Rantala, only small part of the whole strategy. Petri Kairinen, sales manager of AffenctoGenimap concern, the supplier of the programme, thinks that in terms of business, records management shall not be a function it self but a user have to be able to find all essential documents already browsed while working. Researcher Jarmo Luoma-aho of Finnish Business Records (ELKA) writes about the changes happened in ELKA s work in the year of 2004 that was full of activity. First of all, large amounts of photographs, moving picture and audio files were delivered to ELKA in order to be saved. Secondly, there was a considerable pressure to archive digital materials. And third, there was received more documents than an average year and kept research service as well. f Pia Koivunen 34 Faili

6 36 Faili