FAILI 3/2004. XV ICA:n Kansainvälinen arkistokongressi Wienissä. Kulttuuriperinnön säilyttäminen, fiksut metadatat ja tulevaisuuden arkistot

Transkriptio

1 3/2004 FAILI Liikearkistoyhdistys ry Laadukasta asiakirjahallintoa yrityksille XV ICA:n Kansainvälinen arkistokongressi Wienissä Kulttuuriperinnön säilyttäminen, fiksut metadatat ja tulevaisuuden arkistot Kirjeet ovat yksityisarkiston tärkein lähdeaineisto

2 FAILI 3/2004 Toimitus Päätoimittaja Pentti Latva-Koivisto Julkaisutoimikunta Tapio Bragge Matti Happonen Tuija Lax Miina Pelkonen Abstracts Pia Koivunen Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 42 euroa. ISSN Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry PL HELSINKI Puh Faksi (09) Talle ry Tilaukset liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin Ilmoitushinnat 1/1 takakansi, 4-väri 1050, mv 500 1/1 muut sivut, 4-väri 900, mv 400 1/2 4 väri 700, mv 200 Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana postituskulut (n. 200 ) 300 osoiterekisteristä. Ylimääräisistä töistä (esim. stiftaus) perimme käsittelykustannukset. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Väri mustavalkoinen, IV-kanteen lisävärimahdollisuus (sama väri kuin I kannessa). Kuvaresoluutio 300 dpi, tiedostomuodot painettava pdf, tiff, eps, FreeHand, QuarkExpress, fontit konvertoituina, järjestelmä Macintosh. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Painotuote Roulamoon. Aineiston toimitusosoite Asemantie 4, Valkeakoski, puh. (03) , faksi (03) aineisto@painotuoteroulamo.fi Ulkoasu ja paino Painotuote Roulamo Oy, Valkeakoski/Color-Offset Sisältö Wienin kongressin satoa 3 Pentti Latva-Koivisto Tietoammattilaiset tiedon jäljillä Wienissä 4 Markku Leppänen XV ICA:n Kansainvälinen arkistokongressi Wienissä 6 Matti Lakio Kulttuuriperinnön säilyttäminen, fiksut metadatat ja tulevaisuuden arkistot 10 Ritva Toivonen Arkistoalan koulutusasiat esillä Wienissä 14 Sari Mäkinen Kirjeet ovat yksityisarkiston tärkein lähdeaineisto 17 Raija Majamaa Maailman kuudenneksitoista paras arkistonhoitaja 21 Ad Acta Arkistot, muisti ja tieto 22 Ulla-Maija Peltonen Tapahtumakalenteri 24 In memoriam Gustav Danielsson 25 Carl-Magnus Roos Risteily Helsingin itäiseen saaristoon 26 Tullaan tutuiksi 28 Tuija Lax Henkilöuutisia 30 Tuija Lax Abstracts 31 Pia Koivunen 2 Faili

3 P ä ä k i r j o i t u s Wienin kongressin satoa Faili keskittyy tällä kertaa kansainvälisiin asiakirjahallinnon ja arkistoinnin suuntauksiin. International Congress on Archives oli viidennentoista kerran, tällä kertaa Wienissä elokuussa. Aikaisemmat kokoukset ovat olleet mm. Montrealissa, Bekingissä ja Sevillassa. Kokous on laajin arkistoalan kansainvälinen tapahtuma, joka järjestetään joka neljäs vuosi. Seuraava kokous on Malesiassa vuonna Järjestelyn päävastuu on UNESCO:n alaisella ICA:lla (International Council on Archives). Mikä Wienin kongressissa oli positiivista? Kongressin rakenne oli parempi ja laajempi, esitelmät olivat kiinnostavampia ja ajankohtaisempia kuin aikaisemmin. Valitettavasti laajan päällekkäisen tarjonnan vuoksi monta mielenkiintoista esitelmää jäi väliin. Tapahtuma järjestettiin Wienin Austria Vienna kongressikeskuksessa. Kongressissa oli yli 2000 edustajaa eri puolilta maailmaa. Painopiste oli angloamerikkalaisissa maissa, mutta osanottajia oli myös Afrikasta, Kiinasta ja Kauko-Aasiasta. Suomalaisia paikalla oli noin 80 henkilöä. He edustivat laajalti eri sektoreita. Painopiste oli kuitenkin valtionhallinnon edustajissa, mutta myös yksityiseltä sektorilta ja terveydenhoitoalan arkistoista oli osanottajia. Liikearkistojenkin edustajia oli paikalla, sillä kongressissa oli myös yhden päivän mittainen Business Archives Symbosium. Business Archives Symbosiumissa esiteltiin ensin tanskalaisen Jörgen Finkin keräämä raportti yritysarkistojen tilasta eri maissa. Suomen osuuden oli koonnut Elinkeinoelämän keskusarkiston johtaja Matti Lakio. Jörgen korosti arkistojen avoimuutta ja niiden avaamista ulkopuolisille tutkijoille ottaen huomioon liikesalaisuusasiat. Arkistojen ulkoistaminen on lisääntynyt. Yritysfuusiot ovat tuoneet ongelmia, kuka säilyttää ja missä maassa. Karl-Peter Ellerbrock kertoi Siemensin ja Bauerin arkistojen vaiheista, hiili- ja terästeollisuuden asiakirjahallinnosta ja oluttehtaiden arkistoista. Saksassa yritysarkistojen hallinta on hyvin hajautettu. Karl-Peter näki myös globalisaation tuomat ongelmat yritysarkistoille. Norjalainen Torkel Thime kertoi hyvin mielenkiintoisesti Norjan öljybusineksen ja asiakirjahallinnon tilasta. Norjalaiset öljy-yhtiöt ovat satsanneet asiakirjahallintaansa merkittäviä summia. Mutta päälähtökohta on kuitenkin tuottaa voittoa omistajille, muulla ei ole niinkään väliä. Yritysjohtajat saattavat ilmoittaa, ettei heillä ole arkistoja, joilla olisi yleistä mielenkiintoa. Torkelin kollega Norjasta Magne Rege kertoi Ekofiskin arkistoprojektista. Projekti alkoi vuonna 2002 ja sen aikana käytiin uudelleen läpi noin 10 hyllykilometriä asiakirjoja. Projekti sisälsi useita aliprojekteja, kuten valokuvat, kartat, henkilöasiakirjat jne. Kongressi oli rakenteeltaan erilainen kuin aikaisemmat tilaisuudet. Edellisissä kongresseissa kaikki luennot pidettiin yhdessä samassa laajassa kongressisalissa. Nyt saattoi valita erilaisista aihepiireistä. Tämä muutos oli hyvä ratkaisu. Valitsin seuraavat aihepiirit; digitointi ja metadata, arkistot ja pr-toiminta sekä yritysarkistoseminaarin. Kansainvälisten kongressien pääanti on toisten kertomista kokemuksista oppiminen sekä luennoilla että sosiaalisissa tapahtumissa. Samalla pystyy luomaan kontakteja eri maiden edustajiin. Paikanpäällä on hyvä keskustella samantapaisista ongelmista ja niiden ratkaisuista. Suomalaisten ratkaisut ovat korkeata kansainvälistä tasoa, ainoastaan rahaa meillä ei ole niin paljon käytössä toteutukseen kuin esim. Australiassa ja Amerikassa. Kongressin annista vielä mainittakoon, että Wien on erittäin kaunis kongressikaupunki, jossa on paljon nähtävää Itävalta-Unkarin suurvaltakaudelta. F Pentti Latva-Koivisto Päätoimittaja Faili 3

4 voittaminen. Ei ole mitään syytä vähätellä pehmeitä aineistoja, varsinkaan silloin kun arkiston ja tutkimuksen tavoitteet ovat kovia. F Ulla-Maija Peltonen Kirjoittaja on filosofian tohtori, joka on tutkinut vuoden 1918 sodan muistitietoa ja perinnettä. Hän on toiminut tutkijana ja erikoistutkijana Helsingin yliopiston kirjaston käsikirjoituskokoelmassa, Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kirjallisuusarkistossa, Kansan Arkistossa ja Työväen Arkistossa. Vuodesta 2001 hän on toiminut erikoistutkijana Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kansanrunousarkistossa ja dosenttina Helsingin yliopistossa. Peltonen toimi Valtioneuvoston asettaman Suomen sotasurmat hankkeen johtoryhmässä Parhaillaan hän viimeistelee Kansallisarkiston ylempää arkistotutkintoa. Kirjallisuutta Anton Bloch 2004: Historian puolustus. Artemisia. Carlo Ginzburg 1996: Johtolankoja. Kirjoituksia mikrohistoriasta ja historiallisesta metodista. Suom. Aulikki Vuola. Gaudeamus. Jorma Kalela 2000: Historiantutkimus ja historia. Gaudeamus. The Oral History Reader Ed. by Robert Perks and Alistair Thomson. Routledge. Matti Peltonen 1999: Mikrohistoriasta. Gaudeamus: Hanki ja Jää. Ulla-Maija Peltonen 2003: Muistin paikat. Vuoden 1918 sisällissodan muistamisesta ja unohtamisesta. Suomalaisen Kirjallisuuden Seura. T a p a h t u m a k a l e n t e r i Teemapäivä Helsinki Teemapäivän aihe vielä avoin. Lähempiä tietoja tulee sivuille ja jäsenpostissa. Syyskokous Helsinki, marraskuu 2004 Kutsu jäsenpostissa. Faili Asiakirjahallinnon tutkinto 2005 Liikearkistoyhdistys järjestää vuonna 2005 asiakirjahallinnon tutkinnon. Tutkinto on arkistoalan ammattilaisille tarkoitettu kokonaisvaltainen täydennysohjelma. Tutkinto koostuu viidestä koulutusjaksosta, yhteensä 11:sta koulutuspäivästä, workshopeista, tutkielmasta ja kirjallisesta kuulustelusta. Ensimmäinen jakso pidetään maaliskuussa 2005, toinen jakso huhtikuussa 2005, kolmas toukokuussa 2005, neljäs syyskuussa 2005 ja viimeinen internaattijakso lokakuussa Tutkielman hinta on n euroa. Lähempiä tietoja tutkielmasta annetaan jäsenpostissa ja yhdistyksen www-sivuilla syksyn aikana. Lopullinen ohjelma valmistuu vuodenvaihteessa Pohjoismaiset liikearkistopäivät Tanska 2005 Yrityksille, organisaatioille ja yhdistyksille tarkoitettu konferenssi. Viimeisin pidettiin Uppsalassa Lähempiä tietoja tulee sivuille Suomen arkistopäivät Helsinki toukokuu 2006 Kansalliset kaikkille tarkoitettu ammattikokous. Viimeisin pidettiin Mikkelissä Lähempiä tietoja tulee sivuille XXI pohjoismaiset arkistopäivät Uppsala elokuu 2007 Pohjoismaiset lähinnä julkishallinnon arkistoille tarkoitettu kokous. Viimeisin pidettiin Reykjavikissä Lähempiä tietoja tulee sivuille 24 Faili

5 In memoriam Gustav Danielsson Yhdistyksen perustaja- ja kunniajäsen, Kymmene Oy:n eläkkeellä oleva arkistopäällikkö, fil.maist. Gustav Danielsson kuoli Kuusankoskella 74-vuoden ikäisenä. Gustav Danielsson oli syntynyt Helsingissä vuonna Ylioppilaaksi hän kirjoitti 1951 Svenska Normallyceumista ja suoritti filosofian kandidaatin tutkinnon vuonna 1957 Helsingin yliopistosta. Arkistotutkinnon hän suoritti 1968 ja ensimmäisten joukossa Liikearkistoyhdistyksen asiakirjahallinnon tutkinnon Hänen ensimmäiset työpaikkansa olivat Helsingin kaupunginarkisto ja Säästöpankki Torkkeli (ent. Viipurin Säästöpankki), jossa hän toimi arkistonhoitajana. Vakuutusyhtiö Fennia-Patrian arkistonhoitajaksi hän tuli Gustav Danielssonin varsinainen ura tapahtui Kymmene Oy:n keskusarkistossa Kuusankoskella, jossa hän toimi arkistopäällikkönä Kuusankoskelle perustettiin keskusarkisto siinä yhteydessä kun yhtiön historiakirjoittaminen aloitettiin. Keskusarkisto sai tilat Eerolan talon korjatusta navettarakennuksesta. Keskusarkiston hoidon lisäksi Danielsson kehitti asiakirjahallintoa ja arkistotointa koko yhtiössä ja koulutti eri tehtaiden arkistovastaavia. Arkistonhoidon lisäksi Gustavin suuret harrastukset olivat kielet ja Rotarytoiminta. Hän oli valantehnyt kääntäjä (suomi ruotsi, suomi englanti ja englanti ruotsi). Hän teki käännöstöitä, joista vaativin oli Kymmene Oy:n englanninkielinen vuosikertomus. Failin Abstractin kirjoittajana hän toimi yli kymmenen vuotta. Eläkkeelle jäämisensä jälkeen vuonna 1991 hän jatkoi Kuusankosken kotiseutuarkiston hoitajana ja järjestäjänä. Liikearkistoyhdistyksen toimintaan Gustav Danielsson tuli mukaan jo vuonna 1960 kun yhdistys perustettiin. Hän oli aktiivisesti mukana yhdistyksen toiminnassa hallituksen jäsenenä vuodesta 1970 aina eläkkeelle siirtymiseensä saakka. Liikearkistoyhdistyksen kunniajäseneksi hänet valittiin vuonna Artikkelien kirjoittajana ja Liikearkistolehden (myöhemmin Failin) Abstractin tekijänä hän toimi tämän vuoden alkuun asti. Hänen fantastinen kielitajunsa ja tietämyksensä auttoivat suuresti lehden toimittajaa ja käännökset saivat kiitosta ulkomailtakin. Gustav Danielsson oli erittäin aktiivinen yhdistyksen jäsen ja myös kansainvälisesti tunnettu, hän oli mm. International Records Management -järjestön pitkäaikainen hallituksen jäsen. Gustav oli aina mukana sekä kansallisissa että kansainvälisissä arkistotapahtumissa ja kaikki tunsivat hänet, hänen persoonansa ja huumorinsa. Läheisimmille tuttavilleen ja sukulaisilleen hän oli erittäin lämminhenkinen ja tietorikas henkilö fantastisine sanakäänteineen. Tulemme Liikearkistoyhdistyksen piirissä muistamaan hänen asiantuntemuksensa ja omaperäisyytensä. F Carl-Magnus Roos Faili 25

6 Risteily Helsingin itäiseen saaristoon 26 Faili

7 Faili 27

8 Abstracts Sari Mäkinen, designer of the department of Information Research at Tampere University, ponders in her contribution educational issues handled during the Vienna Congress. As one of the leading themes of the discussions she mentions differences between theoretical education and practices of actual working life on the archival field. How these two aspects interact each other, she asks. In addition, Mäkinen describes educational system of archiving in different countries and informs us on the educational projects of archival field and writes about the possibilities of the internet courses organized for students. In her article, design manager Ritva Toivonen writes about the events she attended at the Vienna Congress in August. Toivonen s article gives reviews on the Scottish Archival Network project concentrated on documenting photographs, on digitalization of documents in Australia and on the Genealogical Society of Utah and its work. She also tells about the InterPARES 2 project which is to be done in cooperation with the three universities from Australia and The United States and about two more presentations which were dealing with microfilms and future archives. Senior archivist Markku Leppänen informs us about the 15th Vienna Congress held during the 23rd and the 29th of August in 2004 in Vienna, Austria. Around 1800 professionals and about 120 countries took apart in this top event on the international archival field. The versatile and challenging programme of the congress concerning current issues of archiving gave lots of different events from lectures and meetings of specialists, finally to the ball concluding the whole congress in the Vienna City Hall. Leppänen finds the Vienna Congress very rich and beneficial from the professional point of view and therefore he recommends people working on the archival field to take a part in these kinds of congresses and seminars in the future, as well. Archivist Matti Lakio of The Central Archives for Finnish Business Records, describes in his article the Vienna congress concentrating on electrical archiving from the international point of view. Lakio compares electrical archiving in different countries and reminds that when speaking of archiving in different countries and in different continents it is important to take into account cultural differences. Even though the main goals can be the same, priorities concerning the materials to be preserved often vary a lot. In his article, Lakio also gives an overview on Norwegian Ekofisk Project, problems in archiving in different countries and the new government of the ICA and its goals for the next four years. Special researcher Raija Majamaa of the literary archives of The Finnish Literature Society, concentrates on the main issues handled by the Committee of Literary Archives (CLA) at the Vienna congress exchange of letters and the problems concerning the archiving work of letters. In her article, Majamaa describes the practices of two archives: Deutsches Literaturarchiv (Germany) and Intitute Mémoires de l Edition Contemporaine (France). Majamaa also ponders the difficulties of exchange of letters related to publicity and copyrights. Special researcher Ph.D. Ulla-Maija Peltonen deals with the questions of oral history. What kind of information concerning the past is preserved in archives, what, in fact, is worth saving and what kind of information about reality are we looking for, she asks. In her contribution, Peltonen informs us about oral history research and about collecting knowledge acquired by memorizing in Finland using the research of the War in 1918 in Finland as an example. She also gives a view on methodological questions and problems related to this rather a new research field of history. F Pia Koivunen Faili 31

9 LIIKEARKISTOYHDISTYS RY Liikearkistoyhdistys ry on perustettu vuonna Yhdistyksen toiminta-ajatus on kehittää yritysten ja muiden elinkeinoelämän yhteisöjen ja organisaatioiden tietojen hallintaa ja palvelua sekä arkistointia. Yhdistyksen päämääränä on edustaa samalla alan korkeinta asiantuntemusta Suomessa ja toimia niin että jäsenyhteisön asiankirjahallinto ja arkistotoimi on mahdollisimman hyvin hoidettu. JÄSENPALVELU Yhdistys järjestää jäsentilaisuuksia, tutustumiskäyntejä ja retkiä alaan liittyviin kohteisiin. Kansainvälisiin kongresseihin yhdistys järjestää tarpeen mukaan yhteismatkoja. KOULUTUS Liikearkistoyhdistyksellä on laaja koulutusohjelma. Vuosittain yhdistys järjestää yrityksen arkistohoidon peruskursseja ja teemapäiviä ajankohtaisista asiakirjahallinnon ja arkistotoimen aiheista. Vuodesta 1985 Liikearkistoyhdistyksellä on ollut koulutusohjelma, joka tähtää asiakirjahallinnon tutkintoon. LIIKEARKISTOYHDISTYS RY PL HELSINKI