Arkistolain uudistaminen. Kansallisarkisto Veli-Matti Pussinen Sektorijohtaja, Kansallisarkisto

Transkriptio

1 Arkistolain uudistaminen Kansallisarkisto Veli-Matti Pussinen Sektorijohtaja, Kansallisarkisto

2 Arkistolakityöryhmän työskentely Arkistolainsäädännön uudistamisen sisällölliset kysymykset

3 Työryhmä ja toimeksianto Opetusneuvos Annu Jylhä-Pyykönen (pj), opetus- ja kulttuuriministeriö Pääjohtaja Jussi Nuorteva (varapuheenjohtaja), Kansallisarkisto Kehittämispäällikkö Tomi Rasimus, Kansallisarkisto (sihteeri) Kehittämispäällikkö Kenneth Ahlfors, Kansallisarkisto, jäsen/sihteeri Erityisasiantuntija Maaret Botska, Suomen Kuntaliitto Opetusneuvos Juha Haataja, opetus- ja kulttuuriministeriö Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen, Kansallisarkisto Neuvotteleva virkamies Anne Kauhanen-Simanainen, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintätekninen toiminto (Julk ICT) Kulttuuriasiainneuvos Minna Karvonen, opetus- ja kulttuuriministeriö Arkistoneuvos Jaana Kilkki, Kansallisarkisto Johtaja Jukka Liedes, opetus- ja kulttuuriministeriö, Ylitarkastaja Anne Luoto-Halvari, opetus- ja kulttuuriministeriö, jäsen/sihteeri Lainsäädäntöneuvos Eerikki Nurmi, opetus- ja kulttuuriministeriö Asianhallintapäällikkö Helena Pajari, Tampereen kaupunginarkisto Johtaja Veli-Matti Pussinen, Turun maakunta-arkisto Kehittämisjohtaja Marko Puttonen, valtiovarainministeriö, kunta- ja aluehallinto-osasto Neuvotteleva virkamies Päivi Tommila, työ- ja elinkeinoministeriö Lainsäädäntöneuvos Anna-Riitta Wallin, oikeusministeriö, lainvalmisteluosasto

4 Työryhmä ja toimeksianto selvittää arkistolakiin ja -asetukseen liittyvät keskeiset uudistustarpeet ja tehdä hallituksen esityksen muodossa esitys uudeksi lainsäädännöksi työryhmän tulee työssään ottaa huomioon toimintaympäristön muutokset, erityisesti tieto- ja viestintäympäristön digitalisoitumiskehitys ja julkisen hallinnon tietohallinnon kehittämiseen liittyvät linjaukset ja tavoitteet, julkisen hallinnon rakenteiden muutokset sekä valtionhallinnon vaikuttavuuteen, tehokkuuteen ja tuottavuuteen liittyvät näkökohdat tarkastella mitkä ovat jatkossa arkistolaitoksen tarkoituksenmukaiset tehtävät ottaen huomioon valtiontalouden tila nyt ja tulevaisuudessa

5 Aikataulu vuosi 2013 nykytilan kuvaus ja uudistustarpeiden selvittäminen väliraportti mennessä OKM:lle vuoden 2014 keväällä kuulemistilaisuus mennessä työryhmän esitys hallituksen esityksen muodossa 2015 OKM lähettää työryhmän esityksen lausunnoille ja tuottaa lopullisen hallituksen esityksen eduskunnalle eduskuntavaalit huhtikuussa 2015

6 Työryhmän työn nykytilanne työ keskittynyt nykytilan ongelmien, toimintaympäristön muutoksien ja lainsäädännön uudistustarpeiden kokoamiseen ja yhteiseen hahmottamiseen tuotetaan selvitykset toimintaympäristön nykytilasta sähköisestä pitkäaikaissäilytyksestä ja VAPA-palvelusta kunnallishallinnon näkökulmasta kansainvälisistä trendeistä arkistolainsäädännön kehittämisessä painopiste on digitaalisen toimintaympäristön tarkastelussa paperiasiakirjojen osalta tarvitaan sääntelyä lähinnä siirrettävien aineistojen laatuvaatimuksista ja luovuttajan velvollisuuksista siirron yhteydessä

7 Arkistolakityöryhmän työskentely Arkistolainsäädännön uudistamisen sisällölliset kysymykset

8 Nykyinen ja tuleva lainsäädäntö nykyinen arkistolaki ja asetus arkistolaitoksesta säätävät 1) arkistolaitoksen tehtävistä ja organisaatiosta 2) viranomaisten arkistotoimelle asetettavista vaatimuksista 3) arkistolaitoksen toimivaltuuksista suhteessa viranomaisiin kaikkia näitä säädellään jatkossakin lähtökohtana, että arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon viranomaisen asiakirja- ja tietohallinnossa mutta millaisella lainsäädännöllisellä rakenteella ja yksityiskohtaisuuden tasolla? täydentynyt lainsäädännöllinen kokonaisuus nopeasti muuttuva toimintaympäristö

9 Lainsäädännöllinen kehikko Pysyvä säilyttäminen Hyvä tiedonhallintatapa Arkistolaki 1994 Asiakirjahallinto - toiminnan tukeminen - tiedon laadun varmistaminen - tiedon pitkäaikaissäilytyksen vaatimusten huomioiminen Tietohallintolaki 2011 Julkisuuslaki 1999 Yhteentoimivuus Kuvio: Jaana Kilkki, KA

10 Kansainvälinen kehitys selvitetty muutamien maiden tilannetta: Pohjoismaat, Viro, Iso- Britannia, Saksa, Ranska, Italia, Kanada, Uusi-Seelanti kaikille yhteistä, että digitaalisessa toimintaympäristössä viranomaisen asiakirjahallintaa säädellään useilla erilaisilla säädöksillä arkistolainsäädäntö julkisuus- ja henkilötietolainsäädäntö sähköisen hallinnon lainsäädäntö eroja siinä, nähdäänkö asiakirjahallinto osana arkistotointa vai toimintana, jonka tarkoitus on tukea viranomaisten toimintaa (ISO 15489) määrittelee arkistolaitoksen roolin viranomaisten ohjauksessa eroja siinä, mikä on arkistoviranomaisen rooli sähköisen hallinnon kehittämisessä

11 Kansainvälinen kehitys - terminologia Public Records Act New Zealand 2005 RECORDS PUBLIC RECORDS ARCHIVAL RECORDS information, whether in its original form or otherwise, including (without limitation) a document, a signature, a seal, text, images, sound, speech, or data compiled, recorded, or stored, as the case may be, (a) in written form on any material; or (b) on film, negative, tape, or other medium so as to be capable of being reproduced; or (c) by means of any recording device or process, computer, or other electronic device or process a record or a class of records, in any form, in whole or in part, created or received by a public office in the conduct of its affairs; including those carried out by independent contractors public records that are under the control of the Chief Archivist Archives Act Estonia 2012 information recorded on any medium, which is created or received in the course of the activities of an agency or person, and the content, form and structure of which is sufficient to provide evidence of facts or activities records to which archival value has been granted by a public archives as the result of an appraisal

12 Viro: arkistolaki (arhiiviseadus) 2012 lähtökohtana kansallinen kulttuuriperintö käsittelee asiakirjojen arvonmääritystä ja niiden vahingoittamisen tai hävittämisen edesvastuita sekä asiakirjahallinnon periaatteita ja arkistoasiakirjojen siirtoa ja säilyttämistä sekä Kansallisarkiston tehtäviä tarkemmat määräykset arkistoasiakirjojen hallinnasta ja asiakirjahallinnosta annetaan asetuksilla Kansallisarkiston toimivaltuudet kohdistuvat arkistoasiakirjojen määrittelyyn ja talteenottoon asiakirjahallinto kuuluu valtionvaroista ja viestinnästä vastaavan ministeriön alaisuuteen: Department of Information Society Services Development

13 Uusi-Seelanti: Public Records Act 2005 lähtökohtana hallinnon toiminnan läpinäkyvyys ja tilivelvollisuus käsittelee asiakirjojen laadinnan, säilyttämisen, hävittämisen, siirtämisen ja käyttöön antamisen vaatimuksia Every public office and local authority must create and maintain full and accurate records of its affairs, in accordance with normal, prudent business practice, including the records of any matter that is contracted out to an independent contractor. Every public office must maintain in an accessible form, so as to be able to be used for subsequent reference, all public records that are in its control, until their disposal is authorised by or under this Act or required by or under another Act Kansallisarkiston toimivaltuuksia suhteessa viranomaisiin ja muita tehtäviä Kansallisarkisto ohjaa ja normittaa viranomaisten asiakirjahallintaa normatiivisilla ja ohjaavilla standardeilla; auditoinneilla; tutkimalla poikkeamat; raportoimalla vuosittain parlamentille asiakirjahallinnan tilasta

14 Kiitos!