2/2011 TEEMA: ARKISTOT. Tehtäväpohjaisuus ei olekaan täydellistä sivut Asianhallinnan hyötyä voidaankin mitata sivut 32-33

Transkriptio

1 Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti 2/2011 Tehtäväpohjaisuus ei olekaan täydellistä sivut TEEMA: ARKISTOT Esittelyssä Urho Kekkosen Arkisto sivut 4-8 Yritysten arkiston pitkä tie Elkaksi sivut 9-13 Asianhallinnan hyötyä voidaankin mitata sivut Saamelaisille oma arkisto Inariin sivut 14-19

2 FAILI 2/2011 Toimitus Päätoimittaja: Osmo Palonen, Mikkelin Ammattikorkeakoulu Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Rauni Bildjushkin, Espoon kaupunki, Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto, Pekka Lähteenkorva, Urho Kekkosen Arkisto, Juho Rännäli, Tulli Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txtmuodossa tai rtf- tai doc-muodossa. Valokuvat JPEG tai TIFF-muodossa täydellä kameran resoluutiolla Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50, opiskelijat 10 euroa. ISSN Painosmäärä 550 kpl Julkaisija Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, HELSINKI Puh , Faksi (09) Tilaukset Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin Ilmoitushinnat 1/1 sivu takakansi 4-väri /1 sivu 3. kansi 4-väri /1 muut sivut 4-väri 800 ½ muut sivut 4-väri 500 Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%, 2 ilmoituskertaa 10%. Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu. Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi, tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Aineiston toimitusosoite: osmo.palonen@liikearkistoyhdistys tai Osmo Palonen, Harjukatu 3 C, Mikkeli Paino: Laine Direct Oy, Järvenpää 2011 SISÄLTÖ PÄÄKIRJOITUS 3 Amerikassa Osmo Palonen ARKISTOT Salaisuuksien talosta valtionapuarkistoksi 4 Pekka Lähteenkorva Elkan synnyttäminen kesti vuosikymmeniä 9 Jarmo Luoma-aho Saamelaisarkisto syntyy Sajokseen 14 Vuokko Joki WSOY:n arkisto järjestetty omistus vielä avoinna 20 Juha Laatunen TAPAHTUMAT LAY WSOY:llä 21 Pekka Anttonen Sarkk-palvelua luvassa Katariina Ryhänen TAPAHTUMAT Archiving 2011 tarjosi laajan tietovalikoiman 23 Osmo Palonen Britit valmistautuvat Moreq2010:n tulemiseen 28 Juho Rännäli Moreq 2010 ydin julkaistu 29 Osmo Palonen TUTKIMUS Tehtäväpohjaisuus ei ole täydellinen ratkaisu 30 Pekka Henttonen Miten mitata todellisia hyötyjä ja tuottavuutta? 32 Marjo Rita Valtonen Kymmenen asiaa, jotka humanistitutkija haluaa 34 Pekka Henttonen INSIDER MAPILLA PÄÄHÄN: Ei ketään! 36 Insider ABSTRACTS Faili 2/2011 Osmo Palonen 38 Kansi: Urho Kekkosen Arkisto Orimattilassa on talonpoikaispuolueesta lähteneelle presidentille sopivasti entinen maatilan päärakennus, joka nyt tunnetaan nimellä Hovila. Kuva: Pekka Lähteenkorva. Kuvat artikkaleissa kirjoittajien ellei muuta mainita. 2 FAILI nro 2/ 2011

3 PÄÄKIRJOITUS Amerikassa USA on toisenlainen kuin me yleensä ymmärrämme. Se koostuu kovin erilaisista osista ja kaikilla niiillä on omat, erilaiset taustansa. Television vahvistamat stereotyyppeihin perustuvat näkemykset eivät siellä päde, mutta sen havaitsemiseen tarvitaan muutakin kuin viikon matka johonkin suurkaupunkiin. Minulla oli tänä keväänä mahdollisuus tarkastella maisemaa Chicagosta länteen taas kerran, mutta nyt lähempää kuin olen sitä aikaisemmin tehnyt. Kimmokkeena tässä oli kaksi asiaa. Ensimmäinen syntyi, kun vuosisadan vaihteen tienoilla lensin usein keskilännestä Las Vegasiin yli suurten tasankojen näkemättä oikeasti mitään muuta kuin pyöreitä kastelualueita, mutta ymmärtämättä miten siellä alhaalla elettiin. Toinen oli amerikkalaisuuden ehkä loistavimman kuvaajan John Steinbeckin kertomus omasta yrityksestään ymmärtää maataan matkalla koiransa Charlien kanssa, jonka luin vasta tämän oman Amerikkka-vaiheeni jälkeen. Vaikka minulla ei ollut asuntoautoa eikä aikaa pysähdellä ihan missä milloinkin halusin, yritin täydentää omaa kuvaani maailman mahtavimmaksi väitetyn valtion arkipäivästä. Matka läpi suurten tasankojen oli siihen käytetyn ajan veroinen. Pelkästään se, että voi nähdä maata tai karjaa viljelevien ihmisten elinehtojen muutoksen maan viljavuuden muuttuessa Illinoisista Wyomingiin ja yli Kalliovuorten edelleen Nevadaan, on paljon ymmärrettävämpää, kun sen näkee omin simin kuin että sen lukisi jostakin historiakirjasta tai taloudellisesta raportista. Matkan aikana murtui myös amerikkalaisten lyhyen historian myytti Kansasissa. Liittovaltion museossa ei suinkaan aloitettu ensimmäisistä uudisraivaajista, vaan ensimmäisistä kansoista alueella ja aikajana ulottui tuhansien vuosien taakse. Tänä keväänä minulla oli myös toinen näkökulma Amerikkaan. Tyhmyyksissäni valitsin yliopiston historian klassikko -esseen aiheeksi Alexis de Tocquevillen Democracy in America -kirjan. Tyhmyys on siinä että tämä matkakertomus on aika tavalla pidempi kuin omani edellä. 900 sivun lukeminen kahta opintopistettä varten ei ole järkevää, kun esseen aiheeksi olisi voinut valita vaikka 90 pikkuruista sivua isolla präntillä suomeksi painetun Lukianoksen Miten historiaa on kirjoitettava. Mutta jos 5000 mailia autolla oli vaivan väärti, oli Tocquevillen 1830-luvun matkaraportin lukemisellakin puolensa. Esseessäni tarkastelin Yhdysvaltojen paikallishallintoa Tocquevillen silmin ja näin tekstin kovin ajankohtaiseksi Suomessa. Toqueville näet ihaili suoraan osallistumiseen ja yhteiseen vastuuseen perustunutta itsenäistä paikallishallintoa, johon osallistumalla kaikille muodostui käsitys siitä, miten demokratia toimii ja miten siinä voidaan vaikuttaa. Hän vertasi mallia Ranskan suuren vallankumouksen tuottamaan ylhäältä johdettuun hierarseen hallintoon. Se jätti kansalaiset ilman oikeutta päättää omista asioistaan ja keskitti vallan ylimmällä tasolla Pariisiin ja alimmalla tasolla ylempien hallintoherrojen asettamalle kaupunginjohtajalle, joka oli kaiken vallan napa. Amerikkalaiset taas jakoivat vallan omasta joukostaan valituille selectmaneille, jotka kukin hoitivat vain omaa tonttiaan. Ylin valta jäi kansalaisille, jotka vuosittain valitsivat veronkerääjänsä, koulujen valvojansa ja tusinan verran muuta vastuullista tehtäviin, josta ei voinut kieltäytyä. Matkan aikaan Tocqueville oli 25-vuotias juristi, joka oli ehtinyt jo hoitaa työtään useita vuosia. Niinpä ihailusta huolimatta hän suorastaan tuskastui siitä, ettei amerikkalaisella paikallishallinnolla ollut ylempiä tahoja valvomassa ja huolehtimassa, että kaikki tehdään oikein. Tämä huoli ulottui myös asiakirjahallintoon: vaihtuvuus aiheutti Tocquevillen mielstä sen, että hallinnosta jäi jälkeen vähemmän asiakirjoja kuin yhdeltä perheeltä. Hallinto luovuttaa asiakirjansa suulliseen traditioon perustuen. Mitään ei kirjoiteta tai jos kirjoitetaan ne häviävät ensimmäisen tuulenpuuskan mukana. Tocqueville arvioi, että historia kirjoitetaankin vain sanomalehtiin ja että viidenkymmenen seuraavan vuoden aikana amerikkalaisesta yhteiskunnasta jää vähemmän asiakirjoja kuin oli jäljellä keskiaikaisesta hallinnosta Ranskassa. Voin, mm. kuultuani liittovaltion arkistonhoitajaa, vakuuttaa että näin huonosti eivät asiat ainakaan enää ole. Jopa sähköiset jäjet jäävät nyt talteen. Sen sijaan tuo paikallishallinto näyttää verkkosivujen perusteella olevan perustaltaan samanlainen. Mutta mistä saataisiin Suomeen ymmärrys kansalaisten välittömän osallistumisen merkityksestä. Osmo Palonen FAILI nro 2/

4 SUOMEN XIII LIIKEARKISTOPÄIVÄT Sibeliustalo, kongressi- ja konserttikeskus, Lahti OHJELMA Tiistai Vierailu Oy Hartwall Ab. Kasaajankatu 13, Lahti Vierailuun sisältyy yritysesittely, tehdaskierros ja maistiaiset Keskiviikko Aihe: Perinteinen, päivän vetäjä Johtaja Pekka Anttonen, Päivälehden Arkisto Ilmoittautuminen, aamukahvi Tervetulosanat Liikearkistoyhdistyksen puheenjohtaja Matti Happonen Päivien avaus Asiakirjahallinnan tilanne ja tulevaisuudennäkymät Toimitusjohtaja Kimmo Kaario, Relator Oy Yrityshistorian tutkijan näkökulma yritysten arkistoista ja tutkimuksen muutoksesta, case Kone Johtaja, professori Karl-Erik Michelsen, Etelä-Karjala instituutti LOUNAS Muistitietoa Toimittaja Arto Astikainen, Päivälehden Arkisto Tutkijat ja hakemistotietojen visualisointi Yliassistentti Pekka Henttonen, Tampereen yliopisto, Informaatiotutkimus ja interaktiivinen media KAHVI Arkiston käytöstä ja hyödyntämisestä Vastaava tuottaja Michael Franck, Franck Media Oy VASTAANOTTO ILLALLINEN Torstai Aihe: Sähköinen, päivän vetäjä Osmo Palonen Johdanto sähköiseen arkistointiin Suunnittelupäällikkö Ritva Toivonen, Affecto Finland Oy Moreq2010 Tulliylitarkastaja Juho Rännäli, Tullihallitus Sharepointille toteutettu KEVAn intranetratkaisu ja tulevaisuuden näkymät Asiakirjahallintopäällikkö Jukka Helle, Kuntien Eläkevakuutus LOUNAS Sähköpostien säilyttäminen Toimitusjohtaja Juha Anttila, Industrial ITC Oy Capture-hanke Projektipäällikkö Olli Alm, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto KAHVI Digitointi paneelikeskustelu, puheenvuorot: Eläketurvakeskus ja digitointi Järjestelmpällikkö Pentti Latva-Koivisto, Eläketurvakeskus Tutkijoiden ääni ja sähköiset aineistot Projektinvetäjä Outi Hupaniittu, Svenska Litteratursällskapet Kokemuksia Pikadigi-projektista Tutkija Riku Keski-Rauska, Porvarillisen Työn arkisto Liikearkistopäivien päätös Liikearkistoyhdistyksen puheenjohtaja Matti Happonen Päivien osallistumismaksu 700 jäsenet 800 muut koko päivien osalta ja 400/450 euroa yhdeltä päivältä. Ilmoittautumiset lomakkeella tai yhdistyksen sihteerille. FAILI nro 2/

5 ABSTRACTS FAILI 2/2011 The Editor has been travelling in the United States and reading Alexis de Tocqueville s report about his trip to US in Osmo Palonen found out again the differences between the regions and people living there. Palonen tries to provide the readers the analogy between 1830 s and 2010 s. Tocqueville was worried about status of the records if those were written at all and the practice to use oral communication in the society. At the end of his leader, Palonen confirms that based on the federal archivist, things are better now at least at the federal level. The archive of the former president of the republic Urho Kekkonen is now presented in the article written by MA Pekka Lähteenkorva, the director of the archives since Lähteenkorva writes that the records in the archives are now open for the research. The archive is located in Orimattila less than 100 km from Helsinki. The building is the former main house of a farm and it was rebuild as the archive in The original aim was that Kekkonen will write his memoirs in the study build in the archive and rooms for researchers to overnight were build. Kekkonen had planned to retire from his job in the mid-1970 s but that was not the case before On that time, he was sick and couldn t write his memoirs. The archive was reserved for the biography work of Dr. Juhani Suomi that is published in eight bindings. The late president had wished that the archive will be open for the research, and that happened in Since 1999, the Urho Kekkonen s archive has been one of the government-funded private archives. Beside material from Urho Kekkonen, the archive has some other private collections of former politicians. In this issue, several other archives are presented. In his article Jarmo Luoma-aho, the director of national business archive Elka, has written the history to establish the national business archive. The road to Kalevankangas in Mikkeli, where Elka is located, was long and windy. The idea came up in 1930 s and committee of Ekonomiska Samfund could not get the job done before war. After the WWII the planning continued in the Chamber of Commerse organisation and second committee was in 1947 set up. The work was completed in 1953 and a proposal for establish a society to found an archive for the business records was published. However, the money needed by the enterprises could not be found. One result of the activities was the establishment of Association of Business Archives LAY in 1960, but still it took another 20 years before Elka started to take in archive material in Mikkeli. The law of the government funding for the private archives was accepted in 1974 gave the economic bases for the planning of a new archive, but there was additional funding needed by the municipality. This competition was won by Mikkeli. The first director of Elka, Matti Lakio was one of the specialists in the committee planning the archive in the city of Mikkeli. Other key players in the activities in Mikkeli were director of provincial archives in Mikkeli Raimo Wiikki and executive director of Southern Savo Regional Union Olli Kervinen. In 1979, the city of Mikkeli made a proposal to State Archives and LAY including a plan to refurbish a former military building to an archive. LAY made an enquiry to key organisations in the Finnish business and industry sector. After getting green light, the foundation for Elka was established in 12. December Vuokko Joki, the director of Oulu provincial archives is the writer for the next archive presentation. In her article the newest part of the National archive service Sami national archive is under construction. The inauguration of the archive is planned to be in February The archive will be part of the Sajos, the center of Sami culture and was planned based on the Norwegian model. The planning for the Sami national archive is and will be done in the Oulu provincial archive, where the new archive in NAS organisation is connected. Based on the principle of provenance the archives including records concerning Sami people will not be broken. Instead the digitization of the material will be widely used. Vuokko Joki explains that the key is the private collections; those will be the other key element of a new archive beside the digitized government material. This issue includes also conference reports from Juho Rännäli and Osmo Palonen, Rännäli has been in the Information and Records Management Society s conference in Brighton in April. Palonen reports of Archiving 2011 held in Salt Lake City in May. There are also evaluations and comments about Northumbrian Impact Calculator (IC) by Marjo Rita Valtonen and the Fiorella Foscarini s doctoral thesis (2009) Function-based records classification systems by Pekka Henttonen. 38 FAILI nro 2/ 2011

6 FAILI nro 2/

7 Asiakirjakeskeinen asianhallinta EMC Documentum xcp on sisällöt ja liiketoimintaprosessit yhdistävä työkalu, jolla kehitetään asianhallintapohjaisia ratkaisuja. Mitä xcp tekee? Säilyttää dokumentit ja muut sisällöt turvallisesti Täyttää asiakirjahallinnon tiukimmatkin vaatimukset ja standardit Keskitetty säilytyspaikka kaikelle sisällölle Ohjaa prosesseja ja seuraa toimintoja automaattisesti Prosessien mallinnus + toimintojen hallinta ja monitorointi Integrointi muihin järjestelmiin perustuu vakiomuotoisiin rajapintoihin Tarjoaa tilanne- ja käyttötapauskohtaisen käyttöliittymän Roolipohjainen näkymä: Käsittelyn status, työnkulun vaihe, elinkaaren vaihe, toiminnot ja omat tehtävät EMC Computer-Systems Oy Info_Finland@emc.com +358 (0)