FAILI 2/2007. TEEMA: Digitointi ja Capture sivut HENKILÖ: Marjo Rita Valtonen ja koulutuksen 10-vuotisjuhla sivut 16 17

Transkriptio

1 2/2007 FAILI Liikearkistoyhdistys ry Laadukasta asiakirjahallintoa yrityksille TEEMA: Digitointi ja Capture sivut 4 15 HENKILÖ: Marjo Rita Valtonen ja koulutuksen 10-vuotisjuhla sivut TAPAHTUMIA: Archiving 2007 sivut Arkistoyhdistys 60 v. sivu 20 AIIM sivu 21 Liikearkistopäivät sivu 24

2 FAILI 2/2007 Toimitus Päätoimittaja Osmo Palonen, Mikkelin Ammattikorkeakoulu, Mikkeli Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Helsinki Tuija Lax, Schering Oy, Turku Sari Mäkinen, Merivoimien Esikunta, Turku Leena Paananen, UPM-Kymmene Oyj, Valkeakoski Abstracts Pia Koivunen, FM, Tampereen Yliopisto Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50 euroa. ISSN Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry PL HELSINKI Puh Faksi (09) Talle ry Tilaukset Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin Ilmoitushinnat 1/1 takakansi, 4-väri 1050, mv 500 1/1 muut sivut, 4-väri 900, mv 400 1/2 4 väri 700, mv 200 Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana postituskulut (n. 200 ) 300 osoiterekisteristä. Ylimääräisistä töistä (esim. stiftaus) perimme käsittelykustannukset. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Väri mustavalkoinen, IV-kanteen lisävärimahdollisuus (sama väri kuin I kannessa). Kuvaresoluutio 300 dpi, tiedostomuodot painettava pdf, tiff, eps, FreeHand, QuarkXPress, fontit konvertoituina, järjestelmä Macintosh. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Painotuote Roulamoon. Aineiston toimitusosoite Asemantie 4, Valkeakoski, puh. (03) , faksi (03) material@roulamo.fi Ulkoasu ja paino Painotuote Roulamo Oy, Valkeakoski/Color-Offset Sisältö Pääkirjoitus Talteen ja jakeluun 3 Osmo Palonen Capture! Sähköiset asiakirjat otettava talteen 4 Jarmo Luoma-aho Kuvamateriaalin digitoinnin perusteet haltuun 5 Sami Kangasniemi Talle tutustumassa mikrokuvaukseen ja digitointiin Ruotsissa 8 Carl-Magnus Roos Digitointi Tukholman kaupunginarkistossa 10 Carl-Magnus Roos Mikrofilmien digitointi Viron historiallisessa arkistossa 12 Martin Terav Videota ei aika paranna digitaalisella talteenotolla on jo kiire 15 Kimmo Parkkinen Tampereen asiakirjatiedon hallinnan koulutuksella 10-vuotisjuhla 16 Osmo Palonen Archiving 2007 tietopaketteja arkistoinnista, kuvasta ja säilytyksestä 18 Osmo Palonen Tapahtumakalenteri ja kevätkokous 19 Carl-Magnus Roos Arkistoyhdistys juhli 60. vuotta 20 Tapio Bragge AIIM konferenssin anti vaihteleva Juha Anttila 21 ECM todellisuutta vai pelkkä visio? Juha Anttila 22 Liikearkistopäivät 24 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto Susanna Bäckman 25 Blogi Ruotsalaiset arkistoammattilaiset 26 Pekka Henttonen Tullaan tutuiksi Sirja Salminen 28 Tuija Lax Triangeli 30 Abstracts 31 Pia Koivunen 2 Faili

3 P ä ä k i r j o i t u s Talteen ja jakeluun Tämän lehden teemaksi on kirjoitettu capture, skannaus ja digitointi. Näiden termien laaja tulkinta tarkoittaa sitä kuinka aineisto saadaan arkistoon riippumatta siitä missä muodossa tuo aineisto on ja tallennetaan. Skannaus ja digitointi tarkoittaa prosesseja, joissa analogisia aineistoja muutetaan digitaaliseen muotoon, capture taas prosesseja jolla aineisto kerätään riippumatta siitä onko se sähköisessä vai perinteisessä muodossa. Perinteisessä muodossa olevan arkiston kerääminen on ollut vuosisatoja prosessi, jonka arkistoammattilaiset ovat hallinneet. Uusi sähköinen maailma tekee aineiston hallinnasta astetta vaikeampaa: paitsi että aineiston konteksti on pystyttävä päättelemään aineistosta itsestään tai siihen liittyvästä metatiedosta, on aineiston päädyttävä automaattisesti pysyvään tai määräaikaiseen tallennukseen. Yritysten ja monen muunkin organisaation arkistoinnin keskeisin haaste onkin, kuinka varmistetaan, että tänään ja huomenna syntyvä aineisto saadaan talteen tukemaan yritystoimintaa sekä toisaalta kertomaan aikanaan yrityksen historiasta. Onhan nopean muutoksen aikana yrityksen kokemus ja vakaus, jota historia osoittaa, yksi kilpailukeino. Olen monesti arvioinut, että taloushistorian kirjoittaminen vuosituhannen vaihteesta taitaa olla mahdotonta ainakaan kirjeenvaihtoon nojautuen. Kirjeitten vaihduttua sähköpostiksi, ei näistä ensimmäisistä järjestelmistä tainnut jäädä paljonkaan jäljelle. Pientä toivoa tälle alueelle ovat aiheuttaneet yritykset itse: amerikkalaisfirmojen laittomuudet pakottivat ne säilyttämään sähköpostin muutaman vuoden, toivon mukaan osan siitä myös pysyvästi. Sähköisenä syntyvän aineiston tallentaminen on muutenkin haaste. Niitä työkaluja, joilla aineistoa luodaan, ei ole lainkaan suunniteltu aineiston säilyttämiseen. Pahimmassa tapauksessa aineistoa ei voida avata edes kolmen vuoden päästä, kun se pitäisi olla käytettävissä ainakin kolme vuosisataa. Ongelman ratkaisemisen kannalta tämän lehden teema on keskeisessä asemassa, koska aineiston säilymisen ratkaisee pitkälti se miten se arkistoon tallennetaan ja mitä tietoa siitä kerätään. Tämän ongelman ratkaiseminen edellyttää myös uutta arkisto-osaamista, jossa pitää pystyä yhdistämään sekä arkistoinnin teoria ja käytäntö sekä informaatiotekniikan osaaminen. Tekstiin perustuvien asiakirjojen kannalta yritykset voivat käyttää hyväkseen julkisen sektorin asiakirjahallinnon tiukempia vaatimuksia. Moreq ja muut asiakirjahallinnon standardit tuovat myös yritysten dokumenttienhallintaan pohjan, jota yrityksissä voidaan soveltuvin osin toteuttaa. Onhan yrityksissäkin tilanteita, joissa kyky osoittaa tapahtumien kulku kiistattomien asiakirjojen avulla, voi merkitä miljoonien eurojen säästöjä. Jos teeman ensimmäinen osa eli aineiston saattaminen arkistoon vaatii osaamista, on esimerkiksi AV-aineistojen digitointi vaativa hanke, jossa voidaan tehdä virheitä, joista tulevat polvet varmasti meitä syyttävät. Äänen digitointia voidaan toki tehdä kohtuullisen korkealaatuisina vaikka kotioloissa, kun vaatimukset tunnetaan, mutta jo korkealuokkaisen valokuvien tai liikkuvan kuvan digitointi vaatii paitsi osaamista, myös riittävän korkealaatuisen tekniikan. Esimerkiksi magneettinauhatallenteille ei useimmiten tule toista digitointimahdollisuutta. Jos tyydytään heikkolaatuiseen tallenteeseen, se jää ainoaksi. Digitoinnin ja sähköisen arkistoinnin keskeinen ongelma on, että ratkaisujen on oltavia kestäviä, mutta ne pitää kuitenkin sovittaa taloudellisiin mahdollisuuksiin. Hyvää ja halpaa on vaikea löytää. Tässä Failissa suunnataan myös naapurimaihin. Kun digitointi Suomessa on monille tuttua, kerrotaan tässä miten toimitaan Ruotsissa ja Virossa. Viimemainitun osalta luotamme myös lukijoiden kielitaitoon. Martin Teräv kirjoittaa Tartossa sijaitsevan Viron historiallisen arkiston digitoinnin vaiheista englanniksi. Monia näistäkin asioista käsitellään myös 12. Liikearkistopäivillä Tampereella syyskuun päivinä. Faili on päivillä mukana ja palautetta voi antaa ihan henkilökohtaisesti. Päivien ohjelmassa on tätä kirjoitettaessa vielä hiukan avoimia kohtia, mutta mielenkiintoisia asioita on luvassa ja tietysti myös sosiaalisia kontakteja, jotka tälläkin alalla ovat yhtä tärkeitä kuin luennot. Tämä osuushan alkaa perinteisesti jo keskiviikkona; mitä ja missä on vielä salaisuus. Hyvää loppukesää kaikille! F Osmo Palonen Faili 3

4 SÄHKÖISEN TIEDONHALLINNAN TYÖKALUPAKKI Suomen XII Liikearkistopäivät Museokeskus Vapriikki, Tampere Kohderyhmä: Suomen XII Liikearkistopäivät on tarkoitettu yritysten ja yhteisöjen eri yksiköissä, kuten asiakirja-hallinnon, taloushallinnon, tietohallinnon, tietopalvelun toimiville ammattilaisille, sihteereille, assistenteille, toimistonhoitajille, tiedottajille, tietopalvelupäälliköille, informaatikoille, konttoripäälliköille ja tietohallintopäälliköille jotka käytännössä joutuvat vastaamaan sähköisen tiedonhallinnan ja/tai sähköisestä arkistoinnista. Tiistai Iltatapahtuma Keskiviikko Päivän vetäjä: Suunnittelupäällikkö Ritva Toivonen, Affecto Finland Oy Ilmoittautuminen ja aamukahvi Tervetulosanat Päivien avaus Normiympäristö, lainsäädäntö Standardit, suositukset LOUNAS Prosessit, luokittelu ja metatiedot KAHVI Tiedon johtaminen Business Intelligencellä parempaa ohjaustietoa Johda tiedoilla, älä tunteella Liiketoiminnan avainmittarit työpöydälläsi Yritysesimerkki ILLALLINEN Ravintola Finlaysonin Palatsi, Kuninkaankatu 1 Torstai Päivän vetäjä: Toimitusjohtaja Juha Anttila, Industrial ITC Oy Oikea tieto, oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan Sähköpostin arkistointi Helsingin kaupungin taloushallinnon sähköinen käyttöarkisto TASA LOUNAS Tampereen kaupungin sähköinen kokouskäytäntö Yritysesimerkki KAHVI Yritysesimerkki Liikearkistopäivien päätös Ilmoittautuminen: Sitovat ilmoittautumiset mennessä Liikearkistoyhdistys ry:lle: Internetin kautta: sähköposti: carl-magnus.roos@liikearkistoyhdistys.fi, Ilmoittautumisen yhteydessä mainitaan osallistumisesta iltatapahtumaan sekä mahdollisesta erikoisruokavaliosta. Osallistumismaksut: Liikearkistoyhdistys ry:n jäsenet 700 euroa. Muut osallistujat 800 euroa. Osallistuminen vain yhteen päivään 450/500 euroa. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Jos samasta organisaatiosta maksavia osallistujia on vähintään kolme, myönnämme 10 % alennuksen loppusummasta. Osallistumismaksu sisältää luentomateriaalin sekä ohjelman mukaiset lounaat, kahvit ja juhlaillallisen ravintola Finlaysonin Palatsissa. Majoituksen jokainen hoitaa itse. Lisätiedot: Liikearkistoyhdistys ry:n kotisivu: Yhdistyksen sihteeri Carl-Magnus Roos puhelin tai carl-magnus.roos@liikearkistoyhdistys.fi. 24 Faili

5 koulutusta Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto alkaa syksyllä Rastorissa Suomalaiseen koulutusjärjestelmään ovat jo 10 vuotta kuuluneet aikuisten ammatilliset näyttötutkinnot. Aikuiset voivat tutkinnoilla osoittaa ammattitaitonsa ja saada osaamisestaan virallisen tunnustuksen tutkintotodistuksen. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto on yksi näistä näyttötutkinnoista. Se on tarkoitettu henkilöille, jotka toimivat valtion virastoissa ja laitoksissa, kunnallisissa organisaatioissa, seurakunnissa, säätiöissä, muissa yhteisöissä sekä yrityksissä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävissä. Tutkinnon tavoitteena on antaa arkistoalalla toimivalle valmiuksia toimia yrityksen asiakirjahallinnosta vastaavana ja/tai asiakirjahallinnon kehittämis- ja erikoistehtävissä. Se antaa mahdollisuuden päivittää ja syventää tietoja asiakirjahallinnon ja arkistotoimen osaamisalueelta. Ammattitaitovaatimusten mukaan ammattitutkinnon suorittanut osaa mm: organisoida arkistotoimen (dokumenttien hallinnan) vastuita ja tehtäviä sekä kehittää organisaation toimintoja opastaa ja perehdyttää työyhteisönsä jäseniä laatia arkistonmuodostussuunnitelman (tiedonhallintasuunnitelman/asiakirjahallintaohjeen) elinkaariajattelun ja ohjeiden mukaisesti ohjeistaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoidon tuottaa asiakirjoja ohjeita ja standardeja noudattaen huolehtia asiakirjoista niiden elinkaaren aikana hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen hoitaa päätearkistotehtävät toimia tietopalvelutehtävissä ja toteuttaa hyvää tiedonhallintatapaa edistää asiakirjojen käyttöä tiedon lähteinä arvioida ja kehittää asiakaspalveluosaamistaan Tutkinto muodostuu kahdesta (2) pakollisesta osasta. Tutkinto on valmis, kun tutkinnon molemmat osat on suoritettu hyväksytysti. Tutkinnon osat ovat Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelu, ohjaus ja organisointi Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoito ja asiakirjoja koskeva tietopalvelu Rastor Oy RastorCollegessa Helsingin Vallilassa alkaa lokakuussa 2007 asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkintoon valmistava koulutus yhteistyössä Liikearkistoyhdistyksen kanssa. Koulutus toteutetaan monimuotomenetelmällä, jossa koulutus muodostuu toisiaan täydentävistä etäja lähiopetusvaiheista. Opetusmenetelmä varmistaa opiskellun aihepiirin perusteellisen ja pysyvän osaamisen. Monimuoto-opiskelu sopii joustavuutensa ansiosta hyvin työssä käyville henkilöille. Osa opiskelusta tapahtuu verkko-opiskeluna. Koulutus kestää 1 vuoden ja käsittää 12 lähipäivää (klo ). Koulutuksen sisältöön kuuluu mm. Alan ja oman organisaation tunteminen Arkistotoimen organisointi ja organisaation toiminnan kehittäminen Työyhteisössä toimiminen Opastus ja perehdyttäminen Asiakirjahallinto yrityksen tietohallinnon osana Arkistonhoitajan roolin muutos Tiedonhallintasuunnitelman/ asiakirjahallintaohjeen ja arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen käyttöönotto ja kehittäminen Dokumenttien hallinnan/arkistotoimen ohjeistaminen Asiakirjojen tekninen tuottaminen Asiakirjojen rekisteröinti ja kirjaaminen arkistointi ja seulonta, hävittäminen, luettelointi ja kuvailu, säilytys ja suojelu Palveluosaamisen kehittäminen Arkiston hallinta Arkiston järjestäminen Arkistonhallinnan tekniikka Sähköisen asiankäsittelyn hallinta Tiedon hallinnan välineet Lisätietoja koulutuspäällikkö Susanna Bäckmanilta RastorCollegegesta, puhelin sähköposti: susanna.backman@rastor.fi Ylempi AMK-tutkinto hakuun Mikkelin ammattikorkeakoulu aloittaa tammikuussa 2008 Suomen ensimmäisen Sähköisen asioinnin ja arkistoinnin ylemmän amk-tutkinnon. Koulutuksen, jonka kestoksi arvioidaan 3 vuotta lopputuloksena on ylempi ammattikorkeakoulututkinto. Opiskelu tapahtuu työn ohella ja sen laajuus on 90 opintopistettä. Koulutukseen päästäkseen pitää takana olla korkeakoulututkinto ja kolmen vuoden työkokemus. Koulutus on suunnattu sekä arkistoalan että IT-ammattilaisille. Haku on Lisätietoja aikuiskoulutus@mikkeliamk.fi, hakutoimisto ja koulutusjohtaja Paula Siitonen paula.siitonen@mikkeliamk.fi. F Faili 25

6 Tärkeät tiedot turvallisesti talteen Historiaa on kirjattu muistiin kautta aikojen. Meillä puolestaan on pitkä kokemus tiedon tallentajana. Kuvaamme mikrofilmille niin 1600-luvun kuin nykypäivänkin tärkeitä dokumentteja: piirustuksia, karttoja, asiakirjoja ja sidottuja kirjoja. Ammattitaitoinen henkilökuntamme käsittelee materiaalia huolellisesti ja aineiston edellyttämällä varovaisuudella. Palveluihimme kuuluu myös digitaalisten arkistojen kopiointi mikrofilmille. Mikrofilmi on kiistatta kestävä tallennusmedia, sillä oikein varastoituna se säilyy jopa useita vuosisatoja. Vaikka vanhassa on vara parempi, hyödynnämme myös tämän päivän teknologiaa: skannaamme alkuperäisistä tai jo mikrofilmille tallennetuista dokumenteista digitaaliset tiedostot esimerkiksi TIF-, PDF- ja JPGformaattiin. Digitaaliseen muotoon tallennettu tieto palvelee paremmin käyttö- kuin arkistokappaleena. Turvaa tietojesi säilyminen. Tämän päivän tavanomaisuus voi huomenna olla historiallinen aarre! MonikkoOyonnykyaikainen,tietoaineistojenkäsittelynmonipuolisinyritysSuomessa. Palveluitamme ovat digipainaminen, julistetulostus, mikrokuvaus ja digitaalinen tallennus, CD-jaDVD-monistussekäpiirustustulostusjakopiointi. MonikkoOy,Tietäjäntie4,02130ESPOO, Faili 29

7 Abstracts Researcher Jarmo Luoma-aho of Finnish Business Archives clarifies the term capture appearing in English language records management literature. The term is used for depicting a process that secures preservation of electrical information and documents. In a Finnish version of ISO the term capture is translated as recover or recovery. In recovery one creates a relation between the document producer and the business action context which produces the document. In addition, recovery means defining the location of the document and its relations in records management system, says Jarmo Luoma-aho. BBA Sami Kangasniemi, working in a project in Mikkeli University of Applied Sciences, writes in his article how one gets the best possible result of digitations. Before the actual digitations process the main things that have influence on the quality are the place, color management, saving format, cleanliness of the original and the scanner, and most of all, characteristics of the scanner, Kangasniemi lists. Lighting has to be totally in control and the facilities as non-dusty as possible, he continues. Furthermore, one has to remember to calibrate the screen and define the color profile. Talle ry organized a trip to Northern Sweden in May. The group visited in the Swedish State Archive SVAR (Swedish archive information) units in Ramsele and Junsele, as well as the MKC center in Fränta. SVAR units scan microfilms and index all the films. These units handle also continued consideration of the materials and their transfer into internet. You can read more about the trip in the article written by Carl-Magnus Roos, special researcher of Helsinki city archives. In his article, Carl-Magnus Roos reports on digitations in the Stockholm City Archive. The archive works both as a city and a county archive. Materials consist of 60 shelf kilometers beginning from the 14th century. The city archive has two unites, which handle and publish photographs for websites and CD/DVD-disks. Furthermore, the units receive electrical archives from city officials and secures long time preservation of materials, says Roos. Faili puts out an article on publication of microfilms of the Estonian Historical Archive, titled Digitations of microfilms in the Estonian Historical Archive. The article is written by Martin Terav and it is published, exceptionally, in English. VHS-tapes will not be saved by the time and digitations of VHS-tapes are already in a hurry, claims BBA Kimmo Parkkinen, who works as a project specialist in information and media technology in Mikkeli University of Applied Sciences. He recommends getting the digitations carried out by professionals who can assure the best possible quality. Technology is developing fast and it is probable that the use of a DVD-disk, very popular today, will diminish. That is the reason why Kimmo Parkkinen advices to take a good quality copy of the VHS-tape, so that along the years it is easily converted into a prevailing format. Faili s editor in chief, Osmo Palonen interviewed adjunct professor Marjo Rita Valtonen, of the Department of Information Research of the University of Tampere. The reason for the interview was the 10-years anniversary of the records management education in Finland. In April ten years ago started both the education of records management and archive management and Valtonen s own career in the University of Tampere. Those ten years consist of lot of teaching but also the first Finnish doctoral dissertation of the field. M. Sc. Juha Anttila took part in the AIIM 2007 conference held this year in Boston, USA. The most interesting theme for him was lecture series and panel discussions produced by the company CMS Watch. According to Juha Anttila large scale companies contribution is worth mentioning. For example, Google, IBM Filanet and Microsoft had sent their highest managers for the main lectures. In his article ECM Reality or a Vision only?, Juha Anttila deals with the ECM definition. On Anttila s view the term can be defined as follows: content management of the whole organization. Juha Anttila sees that the ECM determines to combine the parts that traditionally have been apart into a new system managed according to common principles and methods. The article ponders also why to choose the ECM, how it should be carried out and what would the benefits of it. The Archive association celebrated its 60-year long history in the Helsingin Sanomat Päivälehti museum and archives. The years of the Archive association were presented with photographs. A speech was given by the member of the parliament Erkki Tuomioja, whose message was clear: open the archives! Tuomioja was happy about the new possibilities for the archive field given by the development of the information technology. F Pia Koivunen Faili 31

8 Löydä tieto ympäriltäsi Affecto kehittää ja markkinoi ohjelmistoja sähköiseen asianhallintaan: tiedon talteen ottamiseen, asiankäsittelyyn, dokumenttien hallintaan ja tietojen varastointiin. Ratkaisumme tehostavat asioiden, dokumenttien, asiakirjojen ja websisällön elinkaaren hallintaa koko organisaatiossa. Ota yhteyttä, kerromme mielellämme lisää. Ray Byman, puh , Affecto Finland Oy / Atomitie 2 / Helsinki / puh / info@affecto.com /