Prosessien mallintaminen 15.3.2007 Kari Kataja kari.kataja@uta.fi
Esityksen sisältö 10:15-11:45 (Yleinen prosessiosuus) Esittäytyminen ja taustoja Yliopistojen prosessiyhteistyö Prosessien mallinnuksesta yleisesti Prosessin määrittely. Ydinprosessit, tukiprosessit ja pääprosessit Prosessien mallinnuksen tuloksia: Miksi mallintaa prosesseja? Mitä mallinnetaan? Mallinnuksen tarkkuustaso Käytettyjä menetelmiä 12:30-13:30 (QPR osuus) Kuvauksien jakelu ja linkitys Yhteinen palvelin Notaatiokäsikirjan ja QPR ProcessGuiden esittelyä 13:45-15:30 (QPR ProcessGuide osuus jatkuu) QPR ProcessGuide harjoituksia 15.3.2007 2
Esittäytyminen ja taustoja DI, KTM, fil. yo. (2007) Kari Kataja, kari.kataja@uta.fi 1997-2002 Kyrel / Flextronics Corporation Mm. Kyröskosken tehtaan prosessien mallinnus Tammikuu 2005 - joulukuu 2005: Tampereen yliopiston prosessi- ja käsitemallinnusta. Joulukuu 2005 - : IT-keskuksien prosessimallinnusta ITIL / palvelunhallinta ryhmän johdolla. 15.3.2007 3
Yliopistojen yhteystyö prosesseissa http://prosessi.csc.fi ProcessGuideen liittyen ainakin vielä toistaiseksi löytyy materiaalia myös http://www.yliopistojenit.fi/palvelukuvau kset/qprdokumentit/ Em. sivujen uudelleenorganisointi työnalla Palvelun demoaminen 15.3.2007 4
Prosessiajattelua 1. Mallinnetaan prosessin nykytila 2. Kehitetään toimintaa 3. Mallinnetaan uuden prosessin nykytila Oikein vai väärin? Prosessien hyödyntämisen näkökulmasta VÄÄRIN! 15.3.2007 5
Prosessi (Laamanen, 2002) Toimittaja Syöte Input Prosessi Palvelu Tuote Output Asiakas / käyttäjä Sivutuote Prosessin käsite koostuu toiminnasta, resurssista ja tuotoksesta, joihin liittyy suorituskyky. (Laamanen, 2002) 15.3.2007 6
Ydinprosessit ja tukiprosessit Yleinen määritelmä: ydinprosessit ovat ulkoista asiakasta palvelevia prosesseja. (OplaaPro) Tukiprosessit mahdollistavat ydinprosessien toiminnan 15.3.2007 7
Pääprosessit Pääprosessit ovat organisaation onnistumisen kannalta tärkeitä Pääprosessit voivat olla joko ydinprosesseja tai tukiprosesseja Pääprosessin synonyyminä käytetään usein avainprosessia. 15.3.2007 8
Yliopistojen lähtökohta Yliopistolaki määrittelee yliopistojen tehtäviksi tieteellisen ja taiteellisen toiminnan: Tutkimus Opetus Yhteiskunnallinen vaikuttavuus 15.3.2007 9
Jatkuva kehittäminen: prosessijohtoinen lähestymistapa Mihin haluamme päästä? Mikä on nykytilamme? Kuinka pääsemme tavoitteeseemme? Visio ja toiminnan tavoitteet Määritelmä Prosessimuutos Mistä tiedämme saavuttaneemme tavoitteen Mittari (ITIL Managing IT services, Service Delivery: Office of Government Commerce) 15.3.2007 10
Prosessien kehittäminen: sitoutumisen tärkeys (Laamanen) Kriittinen menestystekijä: erityisesti johdon sitoutuminen avainasemassa Tietää Mitä se johdon sitoutuminen Ymmärtää oikein tarkoittaa? Hyväksyy Vaikuttaa 15.3.2007 11
Kaksi lähestymistapaa prosessien mallinnuksen tuloksiin Prosessimalli: mihin sitä voitaisiin käyttää? Paljon muutakin kuin vain dokumentaatioväline Prosessien mallinnusprosessi: mitä se saa organisaatiossa aikaan? 15.3.2007 12
Miksi mallintaa prosesseja? (1) Pohja kehittämiselle: tiedetään nykytilanne Tietojärjestelmien kehittäminen: miten toimintaa tukevia tietojärjestelmiä voidaan kehittää jos toimintaa ei ole kuvattu? Palvelukeskukset Laadunvarmistusjärjestelmät ja mittarit Havaitaan mahdolliset puutteet tietoturvassa, dokumentoinnissa yms. Riskien hallinta! Kehityskohteiden havaitseminen Prosessiajattelun levittäminen 15.3.2007 13
Miksi mallintaa prosesseja? (2) Organisaatioiden välisten rajapintojen selventäminen ja kokonaisuuden hallinta Tietolähteiden ja tiedon tarvitsijoiden löytäminen Saadaan dokumentaatiota perehdyttämiseen Muutostenhallinta yms. 15.3.2007 14
Mitä mallinnetaan? Vaihtoehtoina esimerkiksi: Nykytilanne Vähän parannettu nykytilanne Tavoitetilanne Ideaalitilanne Mallista pitää selvitä, jos on kuvattu jotakin muuta kuin nykytilannetta 15.3.2007 15
Mallinnettavien prosessien valinta Kaikkea mahdollista ei kannata mallintaa Kriteereinä voi käyttää esimerkiksi: Tärkeät prosessit Ongelmallisiksi koetut prosessit Prosessit, joille suunnitteilla kehitystä 15.3.2007 16
Mallinnuksen tarkkuustasosta Ei kannata yrittää tehdä työohjeita Liiat detaljit tuhoavat ymmärryksen. Toimintalogiikka kuitenkin selvittävä. Kehittämisessä tarvitaan kuitenkin tarkempia kuvauksia. (Laamanen 2002) Hierarkian hyödyntäminen: lähtökohtaisesti prosessi sovittava yhdelle A4 arkille 15.3.2007 17
Käytetyistä menetelmistä... Hajautettu vs. keskitetty mallintaminen Organisaation kuormittaminen mallinnustyöllä Fläppitaulutekniikka tai keskustelu Useita iteraatiokierroksia QPR-Portaali helpottanee kommenttien pyytämistä laajemmalta porukalta 15.3.2007 18
Käytetyistä menetelmistä 2 Lähtökohtana kolme vaihtoehtoa: Lähdetään täysin puhtaalta pöydältä mallintamaan prosessia Otetaan lähtökohdaksi esimerkiksi laeista / asetuksista löytyvät määräykset tai jo olemassa oleva malli / ohjeet yms. Käytetään jonkin toisen yliopiston tai valtiokonttorin (kiekuohjelma) jo tekemää mallia pohjana 15.3.2007 19
QPR ProcessGuide 15.3.2007 Kari Kataja kari.kataja@uta.fi
QPR Perustettu 1991, listattu HEX:n NMlistalla. Tuotteet: QPR ScoreCard: tasapainoitetun tuloskortin (Balanced Scorecard) QPR ProcessGuide www.qpr.fi 15.3.2007 21
Mallinnusvälineistä: MS Visio vs. QPR ProcessGuide Visio on piirtoväline, ProcessGuide prosessien mallinnusväline ProcessGuide pakottaa yhteiseen mallinnustapaan, vähentää käyttäjän sooloilumahdollisuuksia Erityisenä vahvuutena ProcessGuidessa tasojen ja linkkien hallinta Molemmilla ohjelmilla mahdollista piirtää prosessi ulkonäöltään hyvin samankaltaiseksi. 15.3.2007 22
ProcessGuiden kuvauksien jakeluvaihtoehtoja Dynaaminen www-sivusto QPR-Portaali ratkaisun kautta Kommentointimahdollisuus Staattiset www-sivut (=export html ProcessGuidesta) PDF-tallennus esimerkiksi Acrobatilla Linkitys ei toimi PDF-tiedostoissa Paperitulosteet Kannattaa ottaa huomioon portaalin rajoitukset Upottaminen esim. Word-dokumentteihin. 15.3.2007 23
QPR prosessien ja muun dokumentaation linkitys Prosessi => muu dokumentaatio Tietoelementtien avulla onnistuu Yhteisen palvelimen osalta kehittäjäkäyttäjillä eivät linkit toimi Muu dokumentaatio => Portaalin prosessi http://demo.qpr.com/scripts/qpr.exe?pgplugin&*xlink&v TN=flowchart&SID=iOC0O7afk7w)Ml8zvVHk5WrNmnQ69 y97joxe50c4r7rbli8wte9u53&skin=portal&smi=2&sp V=0&SMN=0&MCBG=0&PERIOD=latestforall&PMAIN=pr ocesses&psub=pgplugin_processmaps&pprm=mod ELID%u003D383798738%u003F1058206330&UIP=kPb1 TguiqNNaKICYt)mm4GCNh0MVC4PSlvXeI5u2.l7aHLLSi OjDQnf Ei välttämättä onnistu yhteistä palvelinta käytettäessä 15.3.2007 24
MS Visio / QPR kuvausten siirto MS Visio => QPR ProcessGuide XML:n kautta tehtävissä Aika paljon rajoitteita: käytännössä voi olla parempi piirtää käsin uudelleen QPR ProcessGuide => MS Visio QPR ei ole siirrosta kiinnostunut Voisi kenties olla mahdollista kehittää ko. siirto, mutta nykyisin tällaista ratkaisua ei ole tiedossa. 15.3.2007 25
Miksi yliopistoilla on yhteinen prosessikuvauksien varasto? Moninkertaisen työn välttäminen: vain yksi ylläpidettävä järjestelmä Joustava lisenssien käyttäminen Yliopistoilla eri etenemisnopeus Kuvauksen jakaminen muille yliopistoille Yhteistyö Benchmarking Best practices Myös Valtiokonttorin kuvaukset palvelimella 15.3.2007 26
Syntynyttä dokumentaatiota Notaatiokäsikirja: http://prosessi.csc.fi ProcessGuiden standardipohjasta muokattu ProcessGuide / Visio vertailua, ProcessGuide havaintoja ja sudenkuoppia yms. http://www.yliopistojenit.fi/palvelukuvaukset/ qprdokumentit/ Dokumentit lähitulevaisuudessa organisoidaan todennäköisesti uudelleen 15.3.2007 27
Jatkosuunnitelmia Prosessipankin käytön vakiinnuttaminen ja laajentaminen Prosessien hyödyntäminen IT-prosessien osalta keskusteltu pienryhmissä tapahtuvasta prosessien katselmoimisesta Tässä hyödynnettäisiin alueellista yhteistyötä Samalla tuettaisiin eri osa-aluiden verkottumista Olisiko yhteistyö AMK:n kanssa mahdollista? Toiminnan kehittäminen Mittareiden työstäminen 15.3.2007 28
Notaatio Pääpiirteittäin käytössä ProcessGuiden standardipohja www.yliopistojenit.fi/palvelukuvaukset/ qprdokumentit Notaation ja ProcessGuiden esittely 15.3.2007 29
Lukemista Esimerkiksi Kai Laamasen kirjallisuutta voi käyttää apuna. 15.3.2007 30
Kysymyksiä, kommentteja? 15.3.2007 31