KH - Yleisjaosto 90 25.11.2013 KH - Yleisjaosto 4 13.01.2014 Palkkahallinnon ohjelmistohankinta 922/02.07.00/2013 YJ 90 Hallintojohtaja Riitta Luotio ja tietohallintopäällikkö Juha Riekkinen Palkka- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistot ovat tulleet elinkaarensa päähän ja edellyttävät uusimista. Ohjelmistohankinnassa on kolme eri vaihtoehtoa: Kunnan oma hankinta ja kilpailuttaminen Palkanlaskennan vaiheittainen ulkoistus Kunnan Taitoa Oy:lle Ohjelmistohankinta Tieran kilpailuttaman ohjelmistokilpailutuksen kautta Ohjelmistohankintaa koskevaa asiaa on aikaisemmin käsitelty palkkahallinnon ulkoistamista koskevassa asiassa sekä osana keskusviraston palvelustrategia -työtä. Palkkahallinnon ulkoistamista koskeva asia palautettiin 26.3.2012 kaupunginhallituksessa uuteen valmisteluun ja odottamaan Raision kaupungin osalta Taitoa Oy:n siirtoselvityksen valmistumista. Raision kaupunki ei toistaiseksi ole tehnyt Taitoa Oy:n siirtoselvitystä. Palkkahallinnon ohjelmistohankinnasta on neuvoteltu Tieran ja Taitoan kanssa säännöllisesti vuoden 2013 aikana. Viimeinen neuvottelu käytiin 17.9.2013. Naantalin kaupunki on pyytänyt Taitoalta ja Tieralta tarjouksen palkkahallinnon tietojärjestelmään liittyvästä palvelusta. Tiera ja Taitoa ovat yhdessä määritelleet ja kilpailuttaneet kuntatoimijoiden käyttöön valtakunnallisen parhaiden käytäntöjen mukaisen palkkajärjestelmän, joka mahdollistaa asiakkaiden prosessien yhtenäistämisen ja tuottavuuden paranemisen. Hankintamenettelyn kautta yhteistyökumppaniksi valikoitui CGI:n (entinen Logica). Palkkahallinnon -palvelu muodostuu CGI Populus -tietojärjestelmäratkaisusta, integraatioalustasta sekä käyttö- ja tukipalvelusta. Järjestelmään liittyy optiona myös Populus -matkustuksenhallintajärjestelmä, joka voidaan ottaa käyttöön myöhemmässä vaiheessa. Tiera ja Taitoa ovat lokakuussa 2013 allekirjoittaneet sopimuksen palkanlaskentajärjestelmän käyttöönotosta. Tehty sopimus mahdollistaa sekä Taitoan että Tieran omistaja-asiakkaille siirtymisen käyttämään valmiiksi kilpailutettua ratkaisua. Tavoitteena on tehdä ensimmäiset käyttöönotot keväällä 2014.
Kansallinen ratkaisumalli on osa tulevaisuuden henkilöstöjohtamista palvelevaa järjestelmäkokonaisuutta. Järjestelmä skaalautuu valtakunnalliseen käyttöön eikä rajoita ratkaisun käyttäjämääriä. Uusi palkanlaskentajärjestelmä sisältää kattavat palkanlaskennan toiminnallisuudet ja tuen eri sopimusalojen säännöksille. Ratkaisu tarjoaa mm. sähköiset itsepalvelutoiminnot, tapahtumien syöttölomakkeet, omaehtoisen raportoinnin ja tulostuskäyttöarkiston. Lisäksi ratkaisuun sisältyy lomasuunnittelu, palveluaikalaskenta ja työajan seuranta. Koska järjestelmähankinta on kilpailutettu Kunnan Tiera Oy:n toimesta valmiiksi, ei yksittäisten kuntien tarvitse enää kilpailuttaa hankintaa. Tiera vastaa järjestelmän toimittamisesta ja Taitoa sen levittämisestä kuntaomistajiensa käyttöön. Oheismateriaali: Järjestelmäkuvaus (luottamuksellinen, sähköisessä kokoushallinnassa). Lokakuussa 2013 Tiera ja Taitoa tekivät yhdessä suosituksen Naantalin kaupungille, että eteneminen tapahtuisi Taitoan tarjoaman Oma Taitoa järjestelmäpalvelun kautta. Palvelu voidaan toteuttaa vaihtoehtoisilla laajuuksilla, jotka esitellään jäljempänä. Järjestelmäpalvelun käyttöönotto ei edellytä oman henkilökunnan siirtämistä Taitoan palvelukeskuksiin vaan henkilökunta jatkaa työskentelyä Naantalin kaupungin henkilökuntana ja nykyisissä toimitiloissa. Oma Taitoa palvelukonseptissa järjestelmäratkaisun käyttöpalvelun rinnalla Naantalin kaupunki pystyy hyödyntämään Taitoan ja omistaja-asiakkaiden valtakunnallisen kehitystoiminnan tuloksena syntyviä liiketoimintaprosesseja. Palvelu tarjoaa kaupungin käyttöön myös kattavan oheispalvelukokonaisuuden, jolla voidaan varmistaa ja tukea toiminnan jatkuvuutta sekä jatkuvaa kehittymistä. Taitoa toimii osana itsepalvelukonseptia tietojärjestelmätoimittajien ja asiakkaan välillä toimintatapojen yhtenäistäjänä sekä puolueettomana laadunvarmistajana. Taitoan tarjoamat lisäarvot asiakkaalle ovat: Yhdessä kehittämistä (yksi kaupunki on pieni toimija tietojärjestelmäkehityksen markkinoilla) Keskittymistä (kasvavat toiminnalliset ja taloudelliset haasteet vaativat kuntajohdolta entistä enemmän panostusta perustehtäviin) Ydinosaamista (onnistuneen toiminnan edellytys on toimivat ja kehittyneet tukipalvelut) Tuottavuutta ja laatua (THH -palvelut ovat yhdistelmä massatuotantoa ja yksilöllistä asiakaspalvelua) Vaikuttavuutta (kuntajohtamisen edellytyksiä voidaan parantaa kehittyneellä informaatiolla huomattavasti) Turvaa (esim. palkkahallinnon varahenkilöjärjestelyt)
Tietojärjestelmän lisäarvopalvelut ovat: Sovellushallinta Taitoa hoitaa sovellusten hallinnan keskitetysti Kaikki asiointi tapahtuu yhden kanavan kautta ja asiakkaille vaivattomasti Sovellusten kehitys Taitoa kehittää sovelluksia yhdessä prosessien kehitysten kanssa Keskitetty kehitystoiminta on tuloksellista ja resurssitehokasta Pääkäyttäjyys Taitoa voi tarvittaessa hoitaa pääkäyttäjätehtävät keskitetysti: Ohjaustietojen ylläpito Templaten ylläpito Koodistojen ylläpito Roolit ja niiden suojaukset Uusien palkka- ja henkilöstötekijöiden lisäämine ja muutokset Yhteyshenkilönä toimiminen toimittajien suuntaan Neuvonta ja ohjeistus Palkkasihteerin opastaminen Versiomuutosten kouluttaminen ja viestintä Keskitetty pääkäyttäjätehtävien toimintamalli mahdollistaa asiakkaan oman organisaation kevyemmän resursoinnin. Asiakkaalla ei tarvitse tällöin olla järjestelmästä niin syvää osaamista, kuin silloin, kun pääkäyttäjätehtävät pidetään omassa organisaatiossa. Taitoa vastaa osaamisen ylläpidosta ja käytössä olevat palkkahallinnon ja tietojärjestelmien parhaat osaajat. Oma Taitoa palvelun käyttöönotossa on valittavissa kolme vaihtoehtoista palvelukokonaisuutta: Järjestelmäpalvelu Tässä vaihtoehdossa Taitoalta hankitaan Populus-palkkahallinnon järjestelmä sekä toimittajaohjauspalvelu Hinta: Saas-palvelun ansioerittelyt 1,90 /kpl Hintaan lisätään verkkopalkan välitys (sähköinen tai paperinen) kulloinkin voimassa olevan operaattorihinnan mukaisesti Oma Taitoa Perus Sisältää edellä kuvatun järjestelmäpalvelun lisäksi
Sovellushallinnan Pääkäyttäjäpalvelut Saas -palveluna ansioerittelyt 2,40 /kpl Hintaan lisätään verkkopalkan välitys (sähköinen tai paperinen) kulloinkin voimassa olevan operaattorihinnan mukaisesti Oma Taitoa Laaja Sisältää Järjestelmä- ja Perus-tasojen lisäksi: Prosessien auditoinnin, riskienhallinnan, benchmarking -toiminnan ja kehittämisen Sovellusten kehityksen koordinoinnin ja muutoshallinnan Saas-palveluna ansioerittelyt 2,90 /kpl Hintaan lisätään verkkopalkan välitys (sähköinen tai paperinen) kulloinkin voimassa olevan operaattorihinnan mukaisesti Varahenkilöjärjestelyt (laskutus tuntityönä toteutuman mukaisesti) Populus-järjestelmän mahdollisesta käyttöönotosta on laadittu alustava eroanalyysi yhteistyössä CGI:n edustajien kanssa. Kun Tieran Populus-template on käyttöönotettu, tehdään virallinen eroanalyysi. Läpikäynnissä tulivat esiin seuraavat eroavaisuudet/lisätoiminnallisuustarpeet: Liittymät: Primus-liittymää palkkoihin ei ole valmiina Winhit-liittymää ei ole valmiina KuntaRekry-liittymää ei ole valmiina Raportit: Henkilörekisteriotetta ei voi tulostaa Populuksesta Muuta: AD-autentikointi ei kuulu templateen Hälytykset sähköiselle työpöydälle eivät kuulu templateen Palkkahallinnon järjestelmä koostuu tietojärjestelmäratkaisusta, käyttöpalveluista, integraatiopalvelusta ja tukipalvelusta. Palkkahallinnon järjestelmäratkaisun hinta Naantalille (alv 0%) Template-ratkaisu sis. alla olevat 85 824 Hinta tarkentunut eroanalyysin myötä, sisältää käyttöönottoprojektin (69 824 ) ja -maksun (16 000 )
Käyttövaltuuksien hankinta (lisenssit) 27 040 1 600 palkansaajalle, a 16,90 Template-ratkaisuun kuulumattomien integraatioiden työmäärä arvioidaan erikseen, mutta alustava arvio on 3 htp/liittymä á 1 090 /kpl Arvioidaan tarvittavan 3 lisäliittymää 9 810 Projektiin liittyvät seuraavat liittymät, joista ei veloiteta erikseen: Titania Hellewi Pro Coscona/Effica maksuliikenne (Opus capita) Verkkopalkka/tulostuspalvelu esara Olemassa olevat vakioidut viranomaisliittymät (verottaja, Kela jne.) Pääkäyttäjäkoulutus 1 185 Tarpeen mukaan 1 185 /päivä/ 8 henkilön ryhmä Projektipäällikkö 20 250 15 htp x 1 350 /päivä Koulutukset 28 500 (Henkilöstön koulutus, muutosviestintä ja käyttöönotto) 21-22 htp x 1 350 (28 500-30 000 ) Yhteensä 172 609 Tässä ratkaisuvaihdossa Naantalin kaupunki ostaa Taitoalta projektipäällikön työhön sisältyvän projektihallinnan kokonaisuuden. Lisäksi kaupungin tulee osoittaa hankkeeseen projektiassistentti. Projektiassistentin arvioitu työmäärä on 45 henkilötyöpäivää. Muun oman työn osuus on lisäksi 10-15 henkilötyöpäivää. Lisäksi konversioiden tarkistaminen on asiakkaan vastuulla, johon arvioidaan käytettävän 5 henkilötyöpäivää. Palkanlaskentajärjestelmästä tehtävä tietojen poiminta eikä siitä aiheutuva kustannus kuulu kustannus- ja työmääräarvioon, vaan niistä vastaa kokonaisuudessaan Naantalin kaupunki. Esitämme, että Naantalin kaupunki hankkii palkkahallinnon järjestelmän Oma Taitoa -palvelun kautta edellä esitetyin hinnoin ja perustein. Jatkuvan palvelun tasoksi esitämme Oma Taitoa Perus -tasoa. (Järjestelmäpalvelu, sovellushallinta, pääkäyttäjäpalvelut) ansioerittelyn hinnalla 2,40 /kpl. (1 600 ansioerittelyä = 3 840 /kk). Tietohallintopäällikkö Juha Riekkinen toimii asiantuntijana kokouksessa. VS. KAUPUNGINJOHTAJA: Kaupunginhallituksen yleisjaosto esittää kaupunginhallitukselle, että kaupunginhallitus päättää Hyväksyä Taitoa Oy:n ja Tiera Oy:n yhteistarjouksen Oma Taitoa -palvelusta Naantalin kaupungille edellä esitettyyn hintaan. Jatkuvan palvelun tasoksi hyväksytään Oma Taitoa Perus -taso. Hankinnalla ei sitouduta siirtämään omaa henkilökuntaa Taitoan palvelukeskuksiin.
KOKOUSKÄSITTELY: YLEISJAOSTO: YJ 4 Henkilöstöpäällikkö Laura Saurama: Kaupunginhallituksen yleisjaosto esitti, että järjestelmäratkaisuehdotusta tarkennetaan siten, että selostuksessa esitetyille henkilötyömääräarvioille asetetaan maksimikatot. Ehdotus hyväksyttiin. Taitoa Oy:n tarjousta on tarkennettu yleisjaoston jälkeen etenemisehdotuksen aikataululla ja henkilötyömäärien tarkennuksilla. Tarkennettu tarjous on saatu 2.12.2013. Tarkennettu tarjous ja projektin etenemisen alus ta va aikataulu liitteenä. Pal ve lu tuo tannon käyttöönotto tapahtuu 1.1.2015. LIITE B1, KH-YJ 13.1.2014 Palkkahallinnon ohjelmistohankinnan kustannukset muodostuvat pääasiassa kahdesta tekijästä. Ensimmäisen kustannuserän muodostaa ns. kolmansien osapuolien tekemä työ. Tämä tarkoittaa tietojärjestelmätoimittajan, CGI:n ja Tieran tekemää työtä. Nämä kustannukset Taitoa Oy ns. läpilaskuttaa asiakkaalta eikä niiden osalta voida vaikuttaa kolmansien osapuolien kiinteisiin hintoihin tai työmääräarvioihin. Jos toimittaja nostaa työmäärä- tai kustannusarviotaan jostain syystä, on yleisenä tapana, että ennen muutoksen tekemistä asia käsitellään asiakkaan johdon kanssa muutospyyntönä. Asiakas sitten joko hyväksyy tai hylkää muutosehdotuksen, jonka yhteydessä arvioidaan päätöksen vaikutukset projektille. Kolmannen osapuolen (CGI ja Tiera) määrittämiin käyttöönottoprojektin (69 824 euroa) ja käyttöönottomaksun (16 000 euroa) suuruuteen ei Taitoa Oy:llä ole mahdollisuutta vaikuttaa. Käyttöönoton hinnoittelussa laskenta perustee na on käytetty 2 000 henkilöä. Käyttövaltuuksien määrän oletetaan kui tenkin olevan 1 600 henkilöä eli henkilöstöhallinnon arvion mukaan kus tan nukset olisivat noin 27 040 euroa. Template-ratkaisun integraatioiden vaatimat työ mää rät tarkentuvat myöhemmässä vaiheessa. Alustavissa laskelmissa on ar vioitu tarvittava 3 lisäliittymää. Tämä kustannus voi projektin edetessä muuttua. Alustava hinta-arvio lisäliittymille on yhteensä 9 810 euroa. Kolmannen osapuolen tekemän työn kustannusarvio on edellä esitetyn perusteella yhteensä 122 674 euroa. Toisen kustannuserän muodostaa ns. projektipäällikön tekemä työ, johon liittyy projektinhallinta, prosessien ja rajapintojen selvitykset, viestintä ja koulutukset. Taitoa Oy tekee asiakaslaskutuksen todellisen toteuman mu-
kaisesti siten, että mahdolliset poikkeamat työmääräarvioista käsitellään asiakkaan kanssa aina etukäteen yhdessä. Taitoa Oy:n työmääräarviot ovat arvioita ja siten henkilötyöpäivien määrästä voi daan so pia yhdessä asiakkaan kanssa. Esimerkiksi koulu tuk seen varattua työmää rää voidaan asiakkaan pyynnöstä vähentää tai se voi daan to teuttaa muulla taval la asiakkaan toimesta. Samoin asiakas voi päät tää esi merkiksi itse to teut tavansa järjestelmätestauksen, jolloin Taitoa Oy:n työ määrää ei käytetä tä hän. Näin ollen asiakas voi omalla päätöksel lään pi tää Taitoa Oy:n työ mää rän arvion mukaisena ja projektissa voi daan yhdessä priorisoida työmäärän käytön kohteet. Taitoa Oy:ltä ostettavan projektipäällikön prosessi-, viestintä- ja koulutusosuuk sien työmääräarviot ilmenevät tarjouksen liitteestä 1. Taitoa Oy:n arvio pro jek tipäälli kön työlle on yhteensä 94 henkilötyöpäivää. Tarkennetun henkilötyömäärä- ja kustannusarvion, päivitetyn tarjouksen sekä yleisjaostossa 25.11.2013 käsittelyssä olleen hinta-arvion vertailu on esitetty alla olevassa taulukossa. YJ 25.11.2013 Taitoa Oy:n tar jous 2.12.2013 YJ ja KH 13.1.2014 3. osa puolet Template-ratkaisu 85 824 85 824 85 824 käyttöönottoprojekti 69 824 69 824 69 824 käyttöön ottomaksu 16 000 16 000 16 000 Käyttö val tuuk sien han kinta (li senssit) Template-ratkaisuun kuulumattomat integraatiot 1 600 pal kan saajaa, á 16,90 n. 3 htp/ liittymä, á 1 090 /kpl 27 040 2 000 pal kansaa jaa, á 16,90 9 810 n. 3 htp/ liittymä, á 1 090 /kpl 33 800 1 600 pal kansaa jaa, á 16,90 9 810 n. 3 htp/ liittymä, á 1 090 /kpl 3. osa puoli yh teensä 122 674 129 434 122 674 Projekti pääl likkö Pääkäyttä jä koulutus 1 185 / pv / 8 hlö Koulutuk set 21-22 htp, (oma ar vio) 1 185 1 hlö = 3htp, á 1 185, tar jous 2 hlöä eli 6 htp 28 500-30 000 63 htp, Viestintä - 6 htp, Prosessit ja rajapinnat Projektin hallinta Projektipäällikkö yhteensä - 4 htp, 15 thp, 49 935-51 435 20 250 15 htp, 7 110 1 hlö = 3 htp, á 1 185 85 050 33 htp, 8 100 6 htp, 5 400 4 htp, 20 250 15 htp, 125 910 81 855 27 040 9 810 3 555 44 550 8 100 5 400 20 250 Yhteensä 172 060-174 109 255 344 204 529
Henkilöstöpalveluiden oma arvio on, että projektipäällikön työmäärä voitaisiin kokonai suutena supis taa 61 htp. Palkka-asiantuntijoiden koulutusarvio voitaisiin ensivaiheessa puolittaa 33 htp:ään muista kunnista saatujen kokemusten perusteella. Koska pääkäyttä jän osaaminen sisältyy Oma Taitoa Perus tasoon, voidaan olettaa, että yhden varapääkäyt täjän kouluttaminen ensi vaiheessa riittäisi (koulutustar ve 3 htp/hlö). Näillä tarkennuksil la koulutuspäivien tarve vähenisi, jolloin projektipäällikön kustannuk siksi muodostuisi noin 81 855 euroa Taitoa Oy:n esittämän 125 910 euron sijasta. Edellä esitetyillä henkilötyömäärä ja hinta-arvioilla palkkahallinnon ohjelmistohankinnan hinnaksi tulee yhteensä noin 205 000 euroa. Hinta-arvio poikkeaa kaupunginhallituksen yleisjaoston käsittelystä olleesta n. 30 000 euroa. Yleisjaoston käsittelyssä ei oltu tietoisia viestinnän, prosessien ja ra japintojen vaatimasta henkilötyöpäivämääristä. Lisäksi pääkäyttäjäkoulu tuksen tarve arvioitiin liian pieneksi. Nämä arvot tarkentuivat, kun henkilö työpäivämäärille haettiin "kattoarvioita". Henkilöstöpalveluiden oma esitys talousarvioon oli 170 000 euroa investointiosaan ja käyttötalousosaan projektipäällikön kustannuksia 46 000 euroa (yh teensä 216 000 euroa). Talousarviokäsittelyn aikana määrärahaesitystä on su pistettu siten, että in vestointiosaan varattiin 150 000 euroa ja käyttö ta lous puolelle 24 400 euron määräraha. Kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle tehdyn esityksen mukaan henkilöstöhallinnon muista investointikohteista pystyttäisiin säästämään huomattavasti. Henkilöstöpalveluiden käyttötalouden sisäisillä siirroil la voi daan osoit taa palk ka las ken nan ohjelmiston uudistami sesta syn tyviin ku lui hin lisämäärärahaa 50 000 eu roa. Näin ollen palk ka laskennan ohjel misto uu dis tuk seen voi daan si säi sin järjes telyin osoit taa yh teensä 224 400 euron määrä ra ha. Tästä 150 000 eu roa on ta lousarvion mu kai sesti in ves tointiosas sa ja 74 400 euroa käyttöta louden puo lella (ta lous ar vion mukainen 24 400 euroa ja saira us poissaolojen seu rannan sovel lus hankin nasta sääs tyvä ja in vestoin tiosasta siirtyvä 50 000 eu roa). Palkka las ken nan ohjelmis touu dis tuksen määrä raha tulee siten riittä mään, mutta pro jektin edetessä tu lee va rautua sii hen, että in vestointiosasta voi daan jou tua mahdollisesti te ke mään siir to käyt tötalou den puolel le. VS. KAUPUNGINJOHTAJA: Kaupunginhallituksen yleisjaosto esittää, että kaupunginhallitus hyväksyy 2.12.2013 Taitoa Oy:n ja Tiera Oy:n yhteistarjouk sen Oma Taitoa -palvelusta Naantalin kau pungil le selostus osassa tarkemmin eritellyn suun nitel man mukaisesti oikeuttaa kaupunginhallituksen yleisjaoston te kemään palk ka laskennan oh jelmistohan kintaan mahdol lisesti liit ty vät yk si tyiskohtaisem mat päätökset siten, et tä ohjel misto han kinnan kokonaiskustan nus ei saa ylittää käy-
tet tävis sä ole vaa määrära haa 224 400. Pöytäkirja tämän pykälän osalta tarkastetaan heti kokouksessa. YLEISJAOSTO: Vs. kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin. Pöytäkirja tämän pykälän osalta tarkastettiin heti kokouksessa.