Verkkoasioinnin käyttöohje 10.2.2011 v1.0 FI Suomen Akatemian verkkoasioinnin käyttöohje toimikuntien ja muiden valmistelu- ja päätöksentekoelinten jäsenille Tämä ohje koskee lokakuun 2010 haussa käyttöönotettua uutta verkkoasiointia (ns. SARA-järjestelmä) osoitteessa https://asiointi.aka.fi/sahas. Ohje ei siis koske vanhaa sähköistä asiointia. Ohje on laadittu vain tutkimusrahoituspäätösten valmistelijan ja päätöksentekijän näkökulmasta. Tässä ei opasteta hakemuksen, sitoumuksenantamisen eikä lausuntojen laatimiseen liittyvissä toiminnallisuuksissa. Sisältö Hyvä tietää, ennen kuin aloitat... 2 Järjestelmän tukemat selainohjelmat ja niiden versiot... 2 Tallenna syöttämäsi tiedot usein: käyttämätön yhteys katkeaa 30 min kuluttua... 2 Usean samanaikaisen yhteyden käyttö ei ole suositeltavaa... 2 Missä löydän Akatemian verkkoasioinnin www-osoitteen?... 3 Klikkaa Akatemian kotisivun vasemmassa alareunassa olevaa linkkiä.... 3 Voit vaihtoehtoisesti kirjoittaa selaimesi osoiteriville verkkoasioinnin suoran osoitteen (URL), joka on https://asiointi.aka.fi/sahas... 3 Miten kirjaudun sisään?... 4 Voit kirjautua sisään joko 1) oman yliopistosi tunnuksella ja salasanalla (suositeltava) tai 2) Akatemian verkkoasiointiin rekisteröidyllä tunnuksella ja salasanalla.... 4 Kuinka löydän vastuullani olevat hakemukset?... 5 Ruksaa Etsi hakemuksia -valikosta Vain minulle osoitetut hakemukset ja paina Hae... 5 Kuinka näen kaikki tietyn haun hakemukset, jotka ovat saapuneet toimikunnallemme?... 6 Valitse haku ja paina Hae.... 6 Kuinka löydän tiettyyn valmisteluryhmään kuuluvat hakemukset?... 7 Valitse valmisteluryhmä ja paina Hae.... 7 Kuinka löydän tietyn henkilön hakemuksen?... 8 Syötä hakijan sukunimi tai osa siitä ja paina Hae.... 8 Kuinka näen hakemuksen paneeli- tai yksittäisen lausunnon?... 9 Klikkaa hakemuksen kohdalla näkyvää Näytä lausunnot -linkkiä.... 9 Kuinka järjestän hakemukset aakkosjärjestykseen?... 10 Klikkaa sen sarakkeen otsikkoa, jonka mukaan haluat sortata hakemukset.... 10 Kuinka voin valmistautua lukemaan hakemuksia ilman yhteyttä tietoverkkoon?... 11 Ruksaa hakemukset ja paina nappia Lataa valitut zip-pakettina. Tallenna zip-tiedosto työasemallesi.... 11 Hakemuksia voi lukea ilman verkkoyhteyttä avaamalla zip-tiedoston.... 12 Mitä tarkoittaa hakemuksen kohdalla oleva Kommentit-linkki?... 13
Verkkoasioinnin käyttöohje päätöksentekijöille 10.2.2011 v1.0 FI Kommentit on tarkoitettu toimikunnan tai muun vastaavan elimen sisäisen työskentelyn tueksi... 13 Kirjaudu lopuksi ulos, jotta istuntosi varaamat palvelinresurssit vapautuvat... 14 Hyvä tietää, ennen kuin aloitat Järjestelmän tukemat selainohjelmat ja niiden versiot Internet Explorer (IE) 7 ja 8 Mozilla Firefox (FF) 3.0 tai uudempi Mac Safari 4 tai uudempi Käyttöliittymä on optimoitu vähintään 1280x720 pikselin resoluutiolle. Käytännössä se toimii parhaiten 17-tuumaisella tai sitä suuremmalla näyttölaitteella. Järjestelmä ei tue mm. seuraavia selainohjelmia tai niiden versioita: IE 6 ja aikaisemmat FF 2.5 ja aikaisemmat Mac Safari 2.5 ja aikaisemmat Opera, Netscape, Chrome, Netscape, Camino, Netmonkey, Konqueror Tallenna syöttämäsi tiedot usein: käyttämätön yhteys katkeaa 30 min kuluttua Järjestelmään syötetyt tiedot on syytä tallentaa säännöllisesti, ja etenkin järjestelmän ääreltä poistuttaessa. Järjestelmään on kirjauduttava uudelleen ja syötettävä tallentamattomat tiedot uudelleen yhteyden automaattisen katkaisun jälkeen. Usean samanaikaisen yhteyden käyttö ei ole suositeltavaa Jos halutaan työstää samanaikaisesti useampaa kuin yhtä hakemusta, on kutakin hakemusta varten käytettävä erimerkkisiä selainohjelmia, esimerkiksi Internet Exploreria ja Mozilla Firefoxia. Se ei ole kuitenkaan suositeltavaa, koska inhimillisen erehdyksen ja sitä kautta eri istuntojen tietojen sekoittumisen vaara on olemassa. Toisin sanoen kahden tai useamman yhtäaikaisen yhteyden muodostamista järjestelmään samanmerkkisen selainohjelman (esimerkiksi Internet Explorer) omiksi ikkunoiksi tai välilehdiksi on ehdottomasti vältettävä!
Verkkoasioinnin käyttöohje 3 (14) 10.2.2011 v1.0 FI Missä löydän Akatemian verkkoasioinnin www-osoitteen? Klikkaa Akatemian kotisivun vasemmassa alareunassa olevaa linkkiä. Voit vaihtoehtoisesti kirjoittaa selaimesi osoiteriville verkkoasioinnin suoran osoitteen (URL), joka on https://asiointi.aka.fi/sahas
Verkkoasioinnin käyttöohje päätöksentekijöille 10.2.2011 v1.0 FI 4 (14) Miten kirjaudun sisään? Voit kirjautua sisään joko 1) oman yliopistosi tunnuksella ja salasanalla (suositeltava) tai 2) Akatemian verkkoasiointiin rekisteröidyllä tunnuksella ja salasanalla. Oman yliopiston tunnusta käytetään ns. HAKA-luottamusverkoston avulla. Salasanaa ei talleteta Akatemian verkkoasiointiin. Se vaihdetaan oman yliopiston järjestelmässä. Erillistä käyttäjätunnusta ja salasanaa Akatemian verkkoasiointiin ei siis tarvita. 1 2 Jos olet aikaisemmin kirjautunut järjestelmään kohdan 2) tavalla, voit siirtyä oman yliopistosi tunnuksen käyttöön yksinkertaisesti kirjautumalla sisään 1) tavan kautta.
Verkkoasioinnin käyttöohje päätöksentekijöille 10.2.2011 v1.0 FI 5 (14) Kuinka löydän vastuullani olevat hakemukset? Ruksaa Etsi hakemuksia -valikosta Vain minulle osoitetut hakemukset ja paina Hae
Verkkoasioinnin käyttöohje päätöksentekijöille 10.2.2011 v1.0 FI 6 (14) Kuinka näen kaikki tietyn haun hakemukset, jotka ovat saapuneet toimikunnallemme? Valitse haku ja paina Hae.
Verkkoasioinnin käyttöohje päätöksentekijöille 10.2.2011 v1.0 FI 7 (14) Kuinka löydän tiettyyn valmisteluryhmään kuuluvat hakemukset? Valitse valmisteluryhmä ja paina Hae.
Verkkoasioinnin käyttöohje päätöksentekijöille 10.2.2011 v1.0 FI 8 (14) Kuinka löydän tietyn henkilön hakemuksen? Syötä hakijan sukunimi tai osa siitä ja paina Hae. Hakutulosta voi rajata tarkemmin käyttämällä yhtä aikaa useita hakukriteerejä, kuten vieressä olevassa esimerkissä.
Verkkoasioinnin käyttöohje päätöksentekijöille 10.2.2011 v1.0 FI 9 (14) Kuinka näen hakemuksen paneeli- tai yksittäisen lausunnon? Klikkaa hakemuksen kohdalla näkyvää Näytä lausunnot -linkkiä. Linkki avaa hakemuksen paneelilausunnon ja mahdollisen yksittäisen lausunnon. Jos linkkiä ei ole, hakemukselle ei ole vielä luotu paneelieikä yksittäistä lausuntoa. Esi- ja tukilausuntoja ei näytetä.
Verkkoasioinnin käyttöohje päätöksentekijöille 10.2.2011 v1.0 FI 10 (14) Kuinka järjestän hakemukset aakkosjärjestykseen? Klikkaa sen sarakkeen otsikkoa, jonka mukaan haluat sortata hakemukset.
Verkkoasioinnin käyttöohje päätöksentekijöille 10.2.2011 v1.0 FI 11 (14) Kuinka voin valmistautua lukemaan hakemuksia ilman yhteyttä tietoverkkoon? Ruksaa hakemukset ja paina nappia Lataa valitut zippakettina. Tallenna zip-tiedosto työasemallesi. Kaikki hakutulokseen tulleet hakemukset saa valittua kerralla painamalla otsikkorivillä olevaa ruksiboksia. Ladatuista hakemuksista muodostuu pdftiedostot sisältävä zip-tiedosto, jonka voi tallentaa omalle työasemalle myöhempää käyttöä varten.
Verkkoasioinnin käyttöohje päätöksentekijöille 10.2.2011 v1.0 FI 12 (14) Hakemuksia voi lukea ilman verkkoyhteyttä avaamalla ziptiedoston. Työasemassa on oltava jokin ziptiedoston avaamiseen pystyvä ohjelma.
Verkkoasioinnin käyttöohje päätöksentekijöille 10.2.2011 v1.0 FI 13 (14) Mitä tarkoittaa hakemuksen kohdalla oleva Kommentit-linkki? Kommentit on tarkoitettu toimikunnan tai muun vastaavan elimen sisäisen työskentelyn tueksi Kommentit ovat luottamuksellisia. Ne eivät näy hakijalle eivätkä muille päätösvalmistelutyön ulkopuolisille käyttäjille.
Verkkoasioinnin käyttöohje päätöksentekijöille 10.2.2011 v1.0 FI 14 (14) Kirjaudu lopuksi ulos, jotta istuntosi varaamat palvelinresurssit vapautuvat