TRAVEL ONLINE. Käyttäjäopas

Transkriptio

1 TRAVEL ONLINE Käyttäjäopas

2 SISÄLTÖ 1 YLEISTÄ JÄRJESTELMÄ LYHYESTI MITEN PÄÄSEN ALKUUN TRAVEL ONLINE TRAVEL ONLINE KOTISIVU MITEN TEEN VARAUKSEN MITEN TEEN LENTOVARAUKSEN MITEN HAEN HALPALENTOYHTIÖIDEN LENTOJA JÄRJESTELMÄSSÄ MITEN TEEN HOTELLIVARAUKSEN MITEN TEEN AUTOVARAUKSEN MITEN TEEN VARAUKSIA MUILLE MATKANVARAAJANA MITÄ VOIN TEHDÄ VARAUKSELLENI

3 1 YLEISTÄ 1.1 JÄRJESTELMÄ LYHYESTI Travel Online on internet -pohjainen työkalu matkavarausten tekemiseen. Järjestelmän kautta voit tehdä lento-, hotelli- ja autovarauksia. Järjestelmä pohjautuu Amadeus e-travel Management tuotteeseen. Voidaksesi käyttää Travel Online järjestelmää tulee tietokoneesi tukea jotain seuraavista ohjelmista: Internet Explorer versio Netscape versio Apple Safari for MAC tai Safari Mozilla Firefox versio 1.5 tai 2.0 Suositeltu näytön resuluutio on 1024 x 768 tai korkeampi. Käytä näytöllä kokokuvaa. Selaimen täytyy hyväksyä evästeitä (cookies). Lähetetty tieto on SSL-salattu turvallisuuden takaamiseksi. Järjestelmään pääsee käyttämällä oheista linkkiä: (URL voi olla yrityskohtainen) 1.2 MITEN PÄÄSEN ALKUUN Käyttäjätunnuksen ja salasanan saaminen edellyttää matkustajaprofiilin rekisteröimistä. Sisäänkirjautuessasi käytä aina voimassa olevaa käyttäjätunnustasi ja salasanaasi. Tämän jälkeen paina Kirjaudu painiketta Mikäli unohdat salasanasi, täytä käyttäjätunnuksesi ja klikkaa Unohtuiko salasana linkkiä. Salasanasi lähetetään tällöin sähköpostiosoitteeseesi. Mikäli järjestelmä lukittautuu, ole ystävällisesti yhteydessä Online Center Nordiciin, puh (0) tai lähetä sähköpostia: travelonline@ticketcorporatetravel.fi 3

4 2. TRAVEL ONLINE 2.1 TRAVEL ONLINE KOTISIVU Kuten sivun alempi kuva näyttää, olet nyt kotisivulla. Sivun ylälaidassa on kolme välilehtipainiketta, josta alla tarkempi selostus: Etusivu tätä painamalla pääset Haku (pika)- toimintoon, jossa voit varata esim. lentoja. Matkavaraus paina tätä tehdäksesi lento-, hotelli- tai autovarauksen. Myös yhdensuuntaisten varausten tekeminen on mahdollista. Matkan tarkastelu täällä voit tarkastella/muuttaa/vahvistaa varauksesi välilehdillä; Suunnitellut matkat, Tehty matka, Matkamalli (matkaselostus). Toiminnot on vaihtoehtoinen polku välilehdille Matkavaraus ja Tehdyt varaukset. Haku- toiminto on ominaisuus, joka mahdollistaa nopeiden varausten tekemisen ilman tarkkoja hakukriteerejä. Muuten toimii samoin, kuin Matkavaraus - toiminto. Suunniteltu matka näyttää kaikki suunnittelemasi/varaamasi matkat. Tätä kautta pääset nopeasti jo voimassa olevaan varaukseesi. User guide toiminnon löydät sivun oikeasta yläkulmasta. Painamalla tätä pääset Käyttäjäoppaaseen. Lisäpalvelut ovat linkkejä matkailuun liittyviin tietokenttiin, kuten metrokarttoihin ja lentokenttätietoihin. 4

5 2.2 MITEN TEEN VARAUKSEN Matkavaraus on mahdollista tehdä joko Haku - tai Matkavaraus - välilehdillä. 1. Valitse tuote minkä haluat varata (lento, hotelli, auto). Lisää päivämäärä, haluttu kohde ja paina Hae. 2. Järjestelmä listaa ehdotuksia, joista voit valita sinulle sopivimman vaihtoehdon. 3. Lisää tarvittaessasi toinen tuote varaukseen, kuten hotelli ja/tai auto. 4. Viimeistele varauksesi, valitse maksu ja toimitustapa. 5. Vahvista varauksesi. Voit myös tehdä alustavan varauksen, mikäli matkan varausehdot sallivat. Haun käynnistäminen haku voidaan tehdä joko Haku - (pikatoiminto) tai Matkavaraus -toiminnon kautta. Tarkennettu haku tehdään aina Matkavaraus - toiminnon kautta. Täytä hakukentät Mistä (lähtökaupunki) ja Mihin (kohdekaupunki) esim. Helsinki ja Lontoo. Valitse lentovaihtoehto joka parhaiten sopii suunnitelmaasi. Täytä lähtö- ja paluupäivän päivämäärät ja lähtöajat. Travel Online hakee lennot annetun aikaikkunan (pudotusvalikko) sisällä, voit muuttaa aikaikkunaa Matkavaraus - toiminnossa. Järjestelmä ilmoittaa, mikäli se ei löydä sopivia vaihtoehtoja hakukriteeriesi mukaan annetun aikaikkunan sisällä. Muuta tällöin aikaikkunaa ja tee uusi haku. Toimintaohjeen ja priorisoinnin mukainen valinta hakutulokset esitetään yrityksenne yhteistyökumppaniohjeistuksen mukaisesti. Tehdessäsi varauksen useammalle matkustajalle (mikäli valtuutettu), seuraa alla olevia ohjeistuksia: Lento: 1. Tee varaus Matkavaraus - toiminnossa. 2. Täytä matkustajalukumäärä (maksimi 9 matkustajaa) 3. Valittuasi lennot ja painettuasi Lisää matkavaraukseen painiketta, pyytää järjestelmä täyttämään kaikkien matkustajien tiedot. Tämän jälkeen voit jatkaa varauksen tekoa normaalisti. Hotelli: 1. Hotellivarauksia on mahdollista tehdä ainoastaan yksi huone kerrallaan. 2. Varaa ensimmäinen huone ja liitä tämä matkustaja 1:lle. 3. Kun tulet yhteenvetoon, paina linkkiä Varaa toinen huone samasta hotellista 4. Valitse hintatyyppi ja Vahvista. Valitse tämän jälkeen Lisää matkavaraukseen 5. Toista tapahtuma niin monta kertaa kun on tarve. Auto: 1. Autovarauksia on mahdollista tehdä ainoastaan yksi auto kerrallaan. 2. Varaa ensimmäinen auto ja liitä tämä matkustaja 1:lle. 3. Kun tulet yhteenvetoon, paina linkkiä Lisää matkavaraukseen ja valitse matkustaja Toista tapahtuma niin monta kertaa kun on tarve. Rajoituksia tehdessäsi varauksen useamalle kuin yhdelle matkustajalle: 1. Varauksen vahvistamisen jälkeen matkustajien nimien muutos ei ole mahdollista. 2. Vain matkustaja 1 näkee suunnitellut ryhmävaraukset ja voi tehdä muutoksia varaussuunnitelmiin, muilta matkustajilta tämä on estetty. (Huom! Voit lähettää varausvahvistuksen kaikille järjestelmässä rekisteröidyille matkustajille.) 3. Tehdyt muutokset vaikuttavat jokaisen matkustajan varaukseen. 4. Matkustajia ei voi lisätä tai muuttaa vahvistettuun varaukseen. 5. Ainoastaan yksi matkaviite ja maksutapa on sallittu yhtä varausta kohden. 5

6 2.3 MITEN TEEN LENTOVARAUKSEN Tehdessäsi lentovarauksen Matkavaraus toiminnon kautta, on oletuksena menopaluu-lento. Mikäli haluat tehdä yhdensuuntaisen- tai kiertomatkavarauksen, voit valita tämän valikosta. Täytä kohdetiedot Mistä ja Mihin. Valitse lähtö- ja paluupäivämäärät. Käytä kalenteritoimintoa. Valitse lähtö- ja paluuaika. Aikaikkunan oletusarvona on +-4h. Voit muuttaa oletusarvoa pudotusvalikosta tarpeesi mukaan. Mikäli matkan aikataulu on tärkeä ominaisuus, käytä:. Sopivan lennon valinnan jälkeen järjestelmä näyttää valitsemasi lennon hinnan. Mikäli hinta tärkeä ominaisuus, käytä:. Menolennot on suodatettu hinnan mukaan eri sarakkeissa. Hintatyypit ovat yleisesti nimetty seuraavasti: Halvin / Eco-Flex / Business. Painamalla välilehteä saat selville, mitä kyseinen hintatyyppi tarkoittaa. Seuraavalla sivulla olevassa esimerkissä haetaan parasta mahdollista hintaa: 6

7 Valitse sopivin aikataulu ja lennon hinta meno- ja paluulennolle Hintanäyttö on joko yhdensuuntainen hinta ja/tai puolet meno-paluuhinnasta. Tämä mahdollistaa eri lentoyhtiöiden lentojen yhdistämisen. Hinta voi muuttua riippuen valinnoistasi. Voit tarkistaa matkasi kokonaishinnan Ostoskorista. Yrityksesi yrityssopimushinnat esitetään tunnuskuvalla: Kun olet valinnut lennot ja tarkistanut hinnan, paina Lisää matkavaraukseen -painiketta Seuraavalla sivulla on esimerkki Aikatauluhaku -lentohausta 7

8 Valitse sinulle sopivin aikataulu meno- ja paluulennolle Paina sivun oikeassa alalaidassa olevaa Jatka - painiketta. 8

9 Sivun ylälaidassa esitetään valittujen lentojen kokonaishinta. Mikäli yritykselläsi on yrityssopimushintoja kyseiselle reitille, näkyvät myös nämä tällä sivulla. Voit tarkistaa lentojen ehdot, kuten muutos- ja peruutusehdot, painamalla hintatiedoissa Ostoehdot - painiketta. Valitun aikataulun alla näkyy Muut matkustusvaihtoehdot, mikäli näitä on. Näkymää voi suodattaa esim. valitsemalla hinta, lähtöaika, lentoyhtiö. Muut matkustusvaihtoehdot sisältää myös web -haun, jolloin järjestelmä listaa myös halpalentoyhtiöden lennot, mikäli näitä on saatavilla kyseiselle reitille. Valitset lennot painamalla joko Lisää matkavaraukseen tai Valitse painiketta Mikäli et löydä sinulle sopivaa lentoaikataulua tai -hintaa, voit palata hakukoneeseen painamalla Takaisin hakuun painiketta. Mikäli haluat muuttaa ainoastaan matkan päivämääriä, voi tämän tehdä helposti näytön vasemalla puolella löytyvästä Muuta hakua - toiminnosta. Seuraavalla sivulla on esimerkki matkavarauksen yhteevedon näkymästä. Yhteenveto näyttää samalta riippumatta varataanko matka aikataulu- tai hintahaun kautta. 9

10 Ennenkuin varaus voidaan viimeistellä täytyy sinun hyväksyä valittujen hintaluokkien mukaiset ostoehdot. Ostoehdot - linkki näyttää sinulle valittujen hintaluokkien ehdot. Lue nämä huolellisesti ja vahvista hyväksyntäsi valitsemalla Hyväksyn ostoehdot. Mikäli haluat lisätä varaukseesi esim. hotellin ja/tai auton, voit käyttää sivun ylälaidassa olevia Lisää hotelli, Lisää auto -linkkejä. Näin saat tuotteen lisättyä varaukseesi. Kun olet valmis, paina Viimeistele matka -painiketta. Tässä varauksen kohdassa täytät (tarvittaessa) yritykseesi liittyvää informaatiota, kuten: kustannuspaikan, projektin jne. Vahvista varauksesi painamalla Vahvista painiketta. 10

11 Varauksesi on nyt valmis. Voit tulostaa vahvistuksesi seuraavilla vaihtoehdoilla: 1. Tulosta paperille 2. Lähetä sähköpostitse 3. Liitä kalenteriin esim. Microsoft Outlook (2 EUR/SMS) (jos käytössä) 4. Lähetä SMS viesti (2 EUR/SMS) (jos käytössä) 11

12 2.4 MITEN HAEN HALPALENTOYHTIÖIDEN LENTOJA JÄRJESTELMÄSSÄ Etsimällä lentoja Hintahaku -kriteerillä, esitetään myös halpalentoyhtiöden hintoja. Nämä ovat merkattu - merkillä esitetyn hinnan vieressä. Voit valita hinnan klikkaamalla valintalaatikkoa. Huom! Halpalentoyhtiöiden varauksia tehdessä maksu tapahtuu varauksenteon yhteydessä luottokortilla. Luottokortin turvakoodi / CVV-koodi vaaditaan varausta tehdessä, ja se on syötettävä manuaalisesti järjestelmään.tämä on turvatoimi luottokorttipetosten estämiseksi ja auttaa myös varmistamaan, että kortin haltija on tehnyt kyseisen transaktion. Luottokortin numero voidaan liittää travel profile-tietoihisi ja sitä voidaan käyttää oletettuna maksutapana, taikka syöttää manuaalisesti aina varauksen teon yhteydessä oheisen esimerkin mukaan. 12

13 Täytä tarvittavat maksutiedot ja klikkaa Vahvista. Halpalentoyhtiöiden matkustustapa on liputon, eli matkustat varausnumerolla ja voimassaolevalla henkilöllisyystodistuksella, jotka esitetään lennon check-in:n yhteydessä. Rajoituksia halpalentoyhtiöden varasten tekemisessä: 1. Et voi lisätä varauksia jo tehtyyn vahvistuneeseen varaukseen. 2. Lipunmuutoksia tehdessä täytyy sinun olla yhteydessä suoraan halpalentoyhtiöön internet-sivujen kautta, taikka ottaa yhteyttä Ticket Corporaten myyntitiimiin. 3. Halpalentoyhtiöiden varauksia ei voida käyttää mallivarauksena uutta vastaavaa varausta tehdessä. 13

14 2.5 MITEN TEEN HOTELLIVARAUKSEN Hotellivarauksen voi tehdä Matkavaraus -kohdassa ja valitsemalla sieltä linkin Hotelli. Täytä check-in päivämäärä, sijainti, huonetyyppi jne. Yksityiskohtaisemman haun käynnistämiseksi valitse Näytä haun lisäasetukset Mikäli haluat hakea hotelleja tietyn osoitteen, paikan tai maamerkin mukaan, valitse Osoite tai maamerkki. Klikkaa Hae Hakukriteerien mukaiset tulokset esitetään valittavaksesi Listanäkymään. 14

15 Mikäli haluat hakutulokset kartalle, valitse Karttanäkymä. Jos haluat valita hotellin sekä Listanäkymän, että Karttanäkymän pohjalta klikkaa Katso hintatiedot. 15

16 Klikkaamalla Ehdot löydät lisätietoja peruutuksista ja takaisinmaksusta. Klikkaa Vahvista kun olet tehnyt valintasi. Järjestelmä näyttää yhteenvedon, jossa voit vielä tarkistaa varaustietojesi oikeellisuuden. Hyväksy hotellin ostoehdot ja klikkaa Viimeistele matka. Mikäli haluat tämän jälkeen lisätä varaukseesi esim. lennot, käytä oheisia linkkejä: Lisää lento, Lisää hotelli, Lisää auto tai mikä tahansa saatavilla oleva tuote. Näin saat tuotteen lisättyä varaukseesi. Viimeinen vaihe on varauksesi vahvistaminen. Tämä tehdään klikkaamalla Vahvista. 16

17 Mikäli et ole lisännyt luottokorttisi numeroa travel profileesi, on se lisättävä manuaalisesti. Hotellin maksu suoritetaan välittömästi, hotelli-voucher ei mahdollinen. Toive tupakoivan/tupakoimattoman huoneeseen voidaan esittää. Tässä varauksen kohdassa täytät (tarvittaessa) yritykseesi liittyvää informaatiota, kuten: kustannuspaikan, projektin jne. 17

18 2.6 MITEN TEEN AUTOVARAUKSEN Vuokra-autovarauksen voi tehdä kohdassa Matkavaraus ja klikkaamalla Auto -linkkiä. Täytä auton noutopaikka/palautuspaikka, päivämäärä, kellonaika ja muut tarvittavat hakukriteerit. Klikkaa Hae. Muita tarvittavia hakukriteerejä ovat esim. preferoitu autovuokraamo, autoluokka, autotyyppi jne. 18

19 Hakukriteerien mukaiset tulokset esitetään valittavaksesi. Tee valintasi ja klikkaa Jatka sivun alareunassa. 19

20 Järjestelmä näyttää yhteenvedon, jossa voit vielä tarkistaa varaustietojesi oikeellisuuden. Tämän jälkeen klikkaa Viimeistele matka. Mikäli haluat tämän jälkeen lisätä varaukseesi esim. hotellin, käytä oheisia linkkejä: Lisää lento, Lisää hotelli tai mikä tahansa saatavilla oleva tuote. Näin saat tuotteen lisättyä varaukseesi. Klikkaa Vahvista vahvistaaksesi varauksen. Auton maksu suoritetaan välittömästi, auto-voucher ei mahdollinen. Tässä varauksen kohdassa täytät (tarvittaessa) yritykseesi liittyvän informaation, kuten: kustannuspaikan, projektin jne. 20

21 2.7 MITEN TEEN VARAUKSIA MUILLE MATKANVARAAJANA Aloitussivulta löydät otsikon Matkanvaraaja, joka on tarjolla vain tähän valttuutetuilla henkilöillä. Valitaksesi matkustajan, paina Valitse. Täytä joku / jotkut tyhjistä hakukentistä, jotta saat käynnistettyä matkustajahaun. Haussa oltava vähintään yksi kriteeri, esim. sukunimi. Kun olet löytänyt haetun matkustajan, tarkista sivun vasemmasta yläkulmasta, että varaat matkaa oikealle henkilölle. Tämän jälkeen voit varata lennot normaalisti. 21

22 2.8 MITÄ VOIN TEHDÄ VARAUKSELLENI Voit käydä tarkistamassa tehtyjä varauksiasi milloin vain. 1. Klikkaa Matkan tarkastelu. 2. Klikkaa seuraavista: Suunniteltu matka, Tehty matka, Matkamalli tai Järjestetyt matkat (vain matkanvaraajan nähtävissä) 3. Valitse matka ja klikkaa Näytä. Löydät varauksesi myös varausnumerolla. 1. Klikkaa Matkan tarkastelu. 2. Sivun vasemmasta reunasta löydät tyhjän kentän, johon täytät matkasi varausnumeron alla esitetyn mukaan. 3. Klikkaa Siirry. Matkasuunnitelman lähettäminen toiselle matkustajalle 1. Mene kohtaan Matkan tarkastelu. 2. Etsi varaus, jota haluat käyttää mallivarauksena seuraavista linkeistä: Suunniteltu matka / Tehty matka / Matkamalli / Järjestetyt matkat. 3. Valitse varaus ja klikkaa linkkiä: Lähetä matkamalli. 4. Klikkaa Lähetä edelleen. 5. Viimeinen vaihe on valita matkustaja aukeavasta ikkunasta, jolle haluat lähettää valitsemasi mallivarauksen. Kirjoita vastaanottajan tarvittavat tiedot ja lähetä sitten matkakuvaus klikkamalla: Lähetä. 22