Päijät-Hämeen laboratorio- ja kuvantamistoiminnan kustannuslaskenta - Loppuraportti, versio 6

Päijät-Hämeen laboratorio- ja kuvantamistoiminnan kustannuslaskenta - Loppuraportti, versio 6 Sini Heino Tom Roos Anna-Kaisa Ruonala Esa-Matti Tolppanen Datawell Oy

Sisällysluettelo 2 1 Johdon yhteenveto 2 Toimeksianto ja työn toteutus 3 Käytetty laskentamalli ja laskennan toteutus 4 Yhteenveto kustannuslaskelmista 5 Analyysi kustannuksista ja tuottavuudesta 6 Ehdotukset jatko- ja kehittämistoimenpiteiksi LIITTEET Liite 1. Laboratorion laskentamalli. Yleinen osa. Liite 2. Kuvantamisen laskentamalli. Yleinen osa. Liite 3. Tuottajakohtaiset laskentamallien yksityiskohdat. Liite 4. Esimerkki lähtötietojen keruussa käytetystä taulukosta Liite 5. Isotoopilääketieteen tutkimusten omakustannusarvot

1 Johdon yhteenveto 1/4 1 Johdon yhteenveto 3 TAUSTAA HANKKEEN KOHTEENA OLEVASTA TOIMINNASTA Päijät-Hämeessä on pohdittu pisimpään Suomessa sairaanhoidollisten palvelujen alueellista järjestelyjä. Tilanne vuoden 2013 alusta: Laboratoriotoiminnan osalta: Lahden seutu on ainoa, joka ei ole yhdistänyt palvelutuotantoaan (tai liittänyt sitä johonkin suurempaan laboratorioon). Kuvantamistoiminnan osalta: 10/20 sairaanhoitopiiriä on yhdistänyt toimintansa vähintään sijaintikaupungin kanssa, keskisuurista talousalueista 3/8. Kliininen laboratoriotoiminta ja kuvantamistoiminnan toimintaprosessit ja resurssien käyttö ovat erilaisia: Laboratoriotoiminta: pääasiassa näytetutkimuksia, joiden tuloksia tulkitsee potilasta hoitava lääkäri. Prosessin päävaiheet ovat näytteenotto ja analyysitoiminta. Analyysitoiminta tapahtuu joko hajautetusti potilaan vieressä (kiireelliset tutkimukset) tai keskuslaboratoriossa. Keskuslaboratoriotoiminnassa on saavutettavissa keskittämisen etuja. Kustannukset ovat pääasiassa henkilö- ja tarvikekustannuksia (reagenssit yms.). Kuvantamistoiminta: potilas on läsnä tutkimustapahtumassa, ao. erikoisalan lääkäri vastaa pääosin tulkinnasta (lausunnoista), prosessi muistuttaa poliklinikkakäyntiä, päävaiheet ovat kuvaustapahtuma ja lausuminen. Kustannukset ovat pääasiassa henkilö- ja laitekustannuksia. Keskittämisen edut vähäisempiä kunhan tutkimuksia tehdään tarpeeksi paljon (jotta osaamista ja laiteinvestointikulut kurissa). Toiminnan taloudellisuudessa ja laadussa korostuu myös radiologityön saatavuus, jotta voidaan vältetään turhia ostopalveluja. Kummassakin toiminnassa on myös samaa toiminta- ja talouslogiikkaa Tutkimustoiminnan vaikutus potilaan hoidon laatuun ja tuottavuuteen on usein tärkeämpi kuin sisäisen tuottavuuden optimointi Taloudellisuuden saavuttamiseksi resurssit pitää saada joka työpisteessä mahdollisimman tasaiseen kuormaan (käyttöaste toiminta-aikana tasainen)

1 Johdon yhteenveto 2/4 1 Johdon yhteenveto 4 Toimintolaskennalla lasketut kustannukset kertovat mm. että Tällä hetkellä keskuslaboratoriotoiminnassa ja kuvantamisessa kustannustaso ovat varsin samanlaiset PHSOTEY:ssa ja Lahdessa Laboratorion ja kuvantamisen yhteisellä palvelutuotannolla maakunnan kustannusetu olisi huomattava. Hyöty on osoitettavissa laskentatavasta riippuen karkeasti suuruusluokkaan 1-1,5 milj /v *. Nykymallilla toimittaessa PSHSOTEY tuottaa palvelut hieman edullisemmin kuin peruskunnat Nykyisen toiminnan tuottavuusvaje aiheutuu laboratoriotoiminnan osalta siitä, että alueella ei ole toteutettu yhteistä keskuslaboratoriotoimintaa Esim. kliinisen kemian tutkimuksissa samat laitteet hoitaisivat koko maakunnan tuotannon, myös mikrobiologiassa PHSOTEY kapasiteetti saataisiin nykyistä tehokkaampaan käyttöön. Kuvantamistoimintojen osalta hajanainen tuotantomalli on osaltaan johtanut ulkopuolisten korkeakatteisten palvelujen ostamiseen Lahden ostopalveluissa vuonna 2011 on nähtävissä vähintään 50% korkeammat kustannukset verrattuna vaihtohtoiseen yhteistuotantoon (vuosivaikutus yli 100 000 e/v) Yhteenvetona on todettava, että tehdyt laskelmat eivät tue peruskunnissa esillä ollutta väitettä, että nykyinen palvelujen tuottamistapa olisi kunnille taloudellisesti edullisin Käsitys perustunee PHSOTEY nykyiseen hinnoitteluun, joka johtaa todellisia kustannuksia korkeampiin hinnastohintoihin koskapa tutkimushintoja rasitetaan keskussairaalan toimintaprofiilista lähtevillä lisäkustannuksilla (erityisesti päivystystoiminnalla) = ovat laskennallisia kustannusleikkauksia sen takia, että toteuttaminen ei ole automatiikkaa, vaan vaatii johtamistoimenpiteitä ja aikaa

1 Johdon yhteenveto 3/4 1 Johdon yhteenveto 5 Työn kuluessa tehdyt muut havainnot Kaikki yksiköt: kirjanpidon tiliasetelmat kaipaavat uudistamista johdon laskentatoimen näkökulmasta. Nyt samoille tileille kirjautuu täysin erityyppisiä kustannuseriä, mikä haittaa resurssien käytön seurantaa ja johtamisessa relevanttien tietojen käyttöä. Lahden kaupunki: tietojärjestelmät osoittautuvat puutteellisiksi suoritetuotannon seurannan osalta. Esim. ostotutkimuksista ja päivystystoiminnasta ei saatu projektin aikana tietoa (kts. myös alla). Lahden kaupunki: kuvantamistutkimusten tilausprosessi tulisi muuttaa siten, että radiologian yksikkö vastaa kaikista tutkimuksista ja mahdollisesti tarvittavasta alihankinnasta. Nyt osastot tilaavat ohi radiologian yksikön tutkimuksia ulkopuolisilta palvelun tuottajilta (perustuen toki kilpailutettuihin palveluihin). Heinolan laboratoriotoiminta: tuottavuusluvuissa näkyy omaksuttu toimintamalli: a) omana toimintana on pidetty vain näytteenottoa ja pikatutkimuksia (POC-tutkimukset), b) keskuslaboratoriopalvelut ostetaan muualta (PHSOTEY:sta). Koska PHSOTEY keskuslaboratoriotoiminnan hintoja rasittavat päivystystoiminnan kustannukset, niin Heinolan tuottavuus näyttää huonolta. Yhteenvetona voi todeta, että laskennan kohteena olevissa yksiköissä johtamisen painopiste on ollut ymmärrettävästi muualla kuin kustannusten hallinnassa tai tuottavuuden parantamisessa. Tosin myönteisiä poikkeuksiakin löytyi.

1 Johdon yhteenveto 4/4 1 Johdon yhteenveto 6 Toimeksiannosta lähteviä suosituksia siltä varalta, että Päijät-Hämeessä päädytään laboratorio- ja/tai kuvantamistoimintojen yhdistämiseen. (Ei kattava luettelo): Laboratoriotoiminta: keskuslaboratorion perustaminen (alueen laboratoriotoimintojen yhdistäminen), näytteenottotoiminnan siirtäminen soveltuvin osin kliinisten yksiköiden hoidettavaksi. Hinnoittelun muuttaminen paremmin vastaamaan todellisia kustannuksia. Ostotoiminnan kotiuttaminen niiden tutkimusten osalta, joiden määrät ovat riittävän suuria. Kuvantamistoiminta: kilpailukyvyn kehittäminen ainakin johtamisen, tulospalkkauksen ja ehkä työaikajärjestelyjen keinoin. Ostotoiminnan kotiuttaminen niiden tutkimusten osalta, joiden määrät ovat riittävän suuria. Hinnoittelun muuttaminen vastaamaan paremmin todellisia kustannuksia. Johdon ja keskijohdon rekrytointi siten, että varmistetaan tahto ja osaaminen realisoida tuottavuuden ja laadun parantaminen Johtamisjärjestelmää kehitetään (mahdollisesti ulkopuolisella avulla) ja sen osana tulospalkkiojärjestelmä otetaan käyttöön ainakin kuvantamistoiminnassa Tietojärjestelmiä kehitetään siten, että käytettävissä on riittävät ominaisuudet jatkuvaan henkilötyön tuottavuuden seurantaan ja sitä kautta tuki tulospalkkiojärjestelmään. Panostetaan taloushallintoon ja siten varmistetaan riittävän tarkka kustannuslaskenta hinnoittelun pohjaksi sekä raportointi johtamisen tueksi.

2 Toimeksianto ja työn toteutus 2 Toimeksianto ja työn toteutus

Toimeksianto ja työn toteutus 2 Toimeksianto ja työn toteutus 8 Työn laatimistapa Laskentamallina käytettiin Datawell Oy:n vastaavissa hankkeissa käyttämää toimintolaskentamallia Laskentamalli jouduttiin sovittamaan käytössä oleviin lähtötietoihin Lähtötiedot olivat talous- ja suoritekirjanpidon toteutumatiedot vuodelta 2011. Lisäksi osallistuvien yksiköiden asiantuntijat tuottivat toimintokohtaisia tarkennuksia varten tarvittavat lähtötiedot ml. resurssien ja toimintojen kustannusten ajuritiedot. Datawell laskentatiimi suoritti kaikki kustannuslaskennat Osallistuvien yksiköiden ja Datawell asiantuntijat pitivät yhteensä 6 puolen päivän tilaisuutta ja kymmeniä puhelin- tai etäneuvotteluja. Tärkeimmät poikkeamat alkuperäisistä suunnitelmista Lähtötietojen käyttökelpoisuus ei vastannut lähtöolettamuksia, tämän takia tutkimusten omakustannusarvojen laskentaa ei voitu toteuttaa lukuun ottamatta yhtä mallilaskentaa (PHSOTEY isotooppitutkimukset). Laskennan tarkkuutta ja vertailukelpoisuutta haittasi Lahden osalta se, että laboratorion ja kuvantamisen osalta ei-virka-aikaista päivystystoimintaa ei saatu tietojärjestelmistä tilastoitua. Lisäksi Lahdessa ei tietojärjestelmien takia saatu laboratorion lähipistetoimintaa tarkasti erilleen. Aikataulujen ja työmäärien toteutumat Valmistumisaikataulu muuttui työn kuluessa lähtötietojen tarkistusten, laskentamallin vaihtamisen ja kevät- ja kesälomakausien takia alkuperäisestä toukokuu 2012 syyskuuhun 2012. Työmäärät ylittyivät noin viisinkertaisesti alkuperäisestä arviosta Laskutuksessa sovittiin ylimääräisestä 10 htpv laskutettavasta työmäärästä, yhteensä laskutettu työmäärä oli 36 htpv.

Toimeksianto 2 Toimeksianto ja työn toteutus 9 Toimeksiannon lähtökohtana oli LKL-ohjausryhmän kokouksessa 28.10.2011 esitelty selvitysmiesten raportti (tekijät: Tuomola, Punnonen) Ote em. raportista (sivu 15): Samoin esille on nostettu näkemyksiä siitä, että nykyinen palvelujen tuottamistapa on taloudellisesti edullisin kunnille. Selvityshenkilöt katsovat, ettei tätä kyetä analyyttisesti käytettävissä olevien tietojen perusteella osoittamaan, eikä sen selvittäminen ole mahdollista ilman perusteellista toimintolaskentapohjaista ja aikaa vievää tutkimusta. Toimintolaskentaa ei ole suoritettu minkään LKL palvelun osalta eikä kustannusten yhdenmukaista kohdentamista eri organisaatioissa ole varmistettu. Toimeksiantona oli tuottaa edellä mainittu toimintolaskenta Lisäksi tavoitteena oli kerätä jatkosuunnittelua varten tarvittava tietokanta alueen kyseisten palvelujen tuotannosta ja käytetyistä resursseista.

Yhteenveto toimeksiannosta 2 Toimeksianto ja työn toteutus 10 PHSOTEY tarjouspyynnön 2.1.2012 mukaisesti kustannuslaskentaprojektin tavoitteiksi sovittiin: vertailukelpoisten kustannustietojen tuottaminen vuodelta 2011 PHSOTEY:n alueen kunnallisen sosiaali- ja terveydenhuollon (Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän sekä Lahden ja Heinolan kaupunkien) laboratoriotoiminnan ja kuvantamistoiminnan (1) toimintokohtaisista kokonaiskustannuksista sekä (2) tuotteiden omakustannusarvoista tuottaa tarkoitettuun käyttöön soveltuvat laskennalliset tuloslaskelmat tuotantopaikoittain käyttäen kustannuksina todellisia kokonaiskustannuksia ja tuottoina standardihintoja kuvata tuotteiden kustannuspainot liikelaitoksen tuotteiden tulevaa hinnoittelua varten Suunnitellut aikataulut ja työmäärät Aikataulutavoite oli saada laskelmat valmiiksi huhtikuussa 2012 Työmääräksi arvioitiin Datawell osalta 26 htpv ja PHSOTEY, Lahti ja Heinolan osalta 4-5 htpv per laboratorion tai kuvantamisen toimintokokonaisuus ja 4-5 htpv taloussuunnittelijalta

Toimeksiannon rajaukset 2 Toimeksianto ja työn toteutus 11 Tärkein rajaus oli se, että toiminnallisten järjestelyjen kustannusvaikutukset rajattiin työn ulkopuolelle Tämä työ keskittyi nykytilan perustietojen keruuseen ja analysointiin Toinen käytännön rajaus oli käytettävissä oleva työmäärä (26 htpv) Työmäärän takia tehtiin rajauksia, joilla pyrittiin maksimoimaan tulosten käyttö päätöksenteossa Laskennan ensisijaiseksi kohteeksi valittiin etenkin PHSOTEY ja Lahden kaupungin samanlaiset toiminnot ml. ostopalvelutoiminta. Mukana myös Heinola. Laskennan pääkohteeksi valittiin virka-aikainen toiminta. Verrattuna aikaisempiin laskelmiin tässä hankkeessa pyrittiin nimenomaan eliminoimaan tutkimusvalikoiman erojen ja toiminnalliset erojen vaikutukset kustannuksiin Erityisesti päivystystoiminnan vaikutukset erotettiin kunkin yksikön toiminta- ja kustannusluvuista Kaikista toiminnoista kerättiin kuitenkin perustiedot ( tietokanta ) Eri yksiköiden toiminnan vertailu perustui yksikkö-/erikoisala/tuotantolinjakohtaisiin katetuottolaskelmiin (toimeksiannossa: laskennallinen tuloslaskelma ) Työn kuluessa luovuttiin alkuperäisestä tavoitteesta laskea tuotteiden omakustannusarvot Lähtötiedot kerättiin, mutta tarkastus osoitti, että käytettävissä olevilla lähtötiedoilla omakustannusarvojen esittäminen ei lisäisi tulosten käyttökelpoisuutta Mallilaskelma OKA-arvoista laadittiin kuitenkin isotooppilääketieteen erikoisalalta. Muiltakin erikoisaloilta vastaavat omakustannusarvot ovat suoraviivaisesti tuotettavissa lisätyöllä ja sopimalla eri organisaatioiden yhteisistä laskentasäännöistä.

Yhteenveto työn toteutuksesta 2 Toimeksianto ja työn toteutus 12 Organisointi Työn johtoryhmänä toimi PHSOTEY:n, Lahden kaupungin ja Heinolan kaupungin lääketieteellisten palvelujen ohjausryhmä (LKL-ohjausryhmä) Sairaanhoitopiirin johtaja Jouni Mutanen PHSOTEY:sta on toiminut yhteyshenkilönä Datawell Oy:lle Projektipäällikkönä on toiminut DI Saija Halme ja vastuukonsulttina LL Esa-Matti Tolppanen Datawell Oy:sta Työryhmät Projektissa on ollut kaksi työryhmää, yksi kuvantamisesta ja yksi laboratoriosta. Työryhmien toimintaan on osallistunut toiminnan asiantuntijoita ja talousasiantuntijoita kaikista yksiköistä. Datawellin projektiryhmä: Tiedonkeruu, laskenta: KTM Sini Heino ja DI, farmaseutti Anna-Kaisa Ruonala. Laskentamalli ja analyysit: LL Esa-Matti Tolppanen ja SHJ, MBA Tom Roos Yhteenveto työskentelytavasta Laskennan lähtötiedot tuottivat PHSOTEY, Lahden ja Heinolan asiantuntijat. Tiedot koottiin lähtötieto-excelien ja tarkentavien puhelinkeskustelujen avulla. Kustakin asiakasorganisaatiosta kuvantaminen ja laboratoriot erikseen Kuvantamistoiminnan lähtötiedoissa hyödynnettiin v. 2010 Datawell toimittaman Ecomed ICS työkalulla tehtyä laskentaa Lähtötietojen käytiin asiakkaiden kanssa läpi työkokouksissa, ja tarvittavia ja saatuja lähtötietoja tarkennettiin asiakkaiden kanssa laskennan edetessä

Projektin toteutuksesta: suunnitelmat - toteutuma 2 Toimeksianto ja työn toteutus 13 Työ osoittautui alkuperäistä arviota huomattavasti työläämmäksi ja aikataulut siirtyivät Työmäärät ylittyivät moninkertaisesti, aikataulu siirtyi 5/2012 9/2012 Työmäärän ylityksistä sovittiin alkuperäisen 26 htpv lisäksi 10 htpv lisäosasta. Perusteluna ylitykselle oli kummallekin osapuolelle yllätyksenä tulleet, Datawell:sta johtumattomat lähtötietojen laatuongelmat. Pääasialliset syyt aikataulujen siirtymiseen ja työmäärien ylitykseen: Työn aloituksen siirtyi, mistä aiheutui työn siirtyminen kevään ja kesän lomakaudelle. Viivästymisen vaikutti siihen, että suunniteltuja kokeneita laskentahenkilöitä ei ollut käytettävissä hankkeeseen. PHSOTEY:ssa toteutettu kustannuslaskentamalli ei soveltunut vertailulaskelmiin erityisesti sen takia, että päivystyksen ja lähitoimipisteiden kustannuksia ei oltu huomioitu tämän hankkeen tarpeiden mukaisesti Yksiköiden käyttämät tuoteluettelot eivät olleetkaan kansallisten suositusten mukaisia (riittävän paljon poikkeuksia) Kirjanpidon tiliasetelmat olivat laskentaa varten osoittautuivat liian karkeiksi ja tilit sisälsivät laskennan kannalta täysin erilaisia menoeriä. Suoritetietoja ei saatu tietojärjestelmistä suoraan laskentamallissa tarvittavalla tavalla. Ei-virkaaikainen toiminnan suoritteet ja resurssit sekä ostopalvelujen tietojen tuottaminen osoittautui työlääksi tai mahdottomaksi joissakin yksiköissä. Koulutukseen / tiedon tasaukseen varattiin liian vähän aikaa. Poikkeamien syyt käsiteltiin tarkemmin elokuun LKL-ohry kokouksessa ja selostuksen perusteella hyväksyttiin lisätyö

3 Laskenta 3 Käytetty laskentamalli ja laskennan suorittaminen

Laskentamalli 3 Laskenta 15 Työssä sovellettiin toimintolaskentamallia, jossa kustannukset kohdistettiin ensin toiminnoille ja sen jälkeen toimintojen kautta tuotteille (tosin tuotelaskenta rajattiin pois, kts. Luku 2) Toiminnot määriteltiin varsin yksityiskohtaisiksi. Päätoimintoja ovat esimerkiksi yksittäinen laite tai laitekokonaisuus tai tuotantolinja. Tukitoiminnot Itse tehdyt ja muualta (oma kunta/kuntayhtymä tai ostot) hankitut tukipalvelut yhteismitallistettiin Tukitoimintojen järjestämistapaerot eivät vaikuta laskelmiin Tukitoiminnot kohdistettiin päätoiminnoille aiheuttamisperiaatteella (varsin tarkalle tasolle) käyttäen asiantuntijoiden arviota ( rvu-kertoimia relative value units / käyttöä kuvaavat suhdeluvut) Resurssilajikohtaiset kirjanpidon (puhdistetut) kokonaiskustannukset kohdistettiin toiminnoille käyttäen rvu-kertoimia Päätoiminnot ja tuotteet Määrällisesti ja resurssien käytön kannalta tärkeimmät tuotteet ovat yksittäisiä tutkimusnimikkeitä, joten tutkimusten vaatimusprofiilit ja niiden muutokset näkyvät luvuissa Tuotteistuksessa on mukana myös sellaisia tuotteita, joilla tällä hetkellä ei ole tuotteistusta eivätkä ole mukana edes sisäisessä laskutuksessa: päivystys-, näytteenotto-, lähipistetoiminta, asiakkaille tuotettu meeting-toiminta, tukilaboratoriotoiminta, ulkopuolisille tuotettu koulutus jne nämä toiminnot eivät rasita virka-aikaista normaalin palvelutuotannon kustannuksia Tuotteiden omakustannukset ovat täyskatteisia Tuotteille on kohdistettu kaikki niiden tuottamisesta aiheutuva resurssien käyttö ja siis kustannukset. Pois on jätetty vain joitakin yhtymän tai kaupungin hallinnosta aiheutuvia kuluja.

Laskennan eteneminen, tuotteiden omakustannusarvot 3 Laskenta 16 1 Yksikkökohtaiset kokonaiskustannukset - Kirjanpidosta lähtöeurot (taloushallinnon ja yksikön asiantuntijat). Jako resurssilajeihin. Taloussuunnittelijat ja Datawell asiantuntijat. 2 Toiminnot - Pää- ja tukitoiminnot: Toimintojen ryhmittely ja keskinäiset riippuvuudet. Lab ja kuv- toiminnan asiantuntijat. Datawell dokumentoi. 3 Kustannukset tukitoiminnot päätoiminnot - Toiminnoittain resurssilajien suhteellinen käyttö (asiantuntijat) - Tukipalvelujen (omat, muilta hankitut) kohdistus päätoiminnoille aiheuttamisperiaatteella - Datawell teki laskelmat asiantuntijoiden antamien käyttötietojen perusteella 4 Suoritteet/tuotteet päätoiminnoittain - Toimintokohtaisesti suoritenimikkeittäin lukumäärät lab-, kuv -tilastoista. Asiantuntija-arviot resurssien kohdistumisesta tuotteille. 5.1 Toimintokokonaisuuksien katetuotto 5.2 Tuotteiden OKA- /omakustannusarvot - Toimintokohtainen katetuotto: standardihinnoilla tuotot, omat todelliset kustannukset - (Tuotteiden OKA: Kokonaiskustannukset jaetaan toiminnoittain suoritteille asiantuntijoiden antamien tietojen mukaisesti (Datawell). Rajattiin työn ulkopuolelle.)

Esimerkki Patologian tiedonkeruulomakkeesta 17 Kapasiteetti käytössä (%) Osastonhoitaja (FTE) Bioanalyytikot (FTE) Lääkäri (FTE) Sairaalasolubiologi, ylikemisti Muu oma hlöstö (obduktioapulain en) (FTE) Ostettu työ (as.tuntijat yms.) (EUR) Reagenssit ja tarvikkeet; osuus tilikauden ostoista Laitteet; osuus kustannuksi sta Laitteen/ laitteiston hankintatapa (osto, leasing, huoltoleasing, käyttökorvaus) Ostolaitteet: hankintavuosi ja taloudellinen käyttöikä Ostolaitteet: laitteen hankintahinta ja/tai uushankintaarvo (EUR) TOIM INNOT Arvio Arvio Arvio Arvio Arvio Arvio Arvio Arvio Osto/leasing/ huoltoleasing/ käyttökorvaus (jos useita laitteita, niin kaikista tiedot) Toteuma YHTEENSÄ ANALYYSITOIMINNOT PATOLOGIA Sytologia -- alla resurssilajit -- henkilökunta 2,30 0,50 0,05 -- 4501; ostot tilikauden aikana 0,09 -- Mikroskooppi Eclipse nro L5041500056 0,10 osto 2007, 5 vuotta 14247 -- Mikroskooppi Eclipse nro L5041500057 0,10 osto 2007, 5 vuotta 14247 -- Tutki.mikroskooppi nro L5041500058 0,10 osto 2009, 5 vuotta 15468 -- Konsult.mikroskooppi nro L5041500060 0,10 osto 2010, 5 vuotta 15468 Immunohistokemia -- alla resurssilajit -- henkilökunta 1,00 0,70 0,30 -- 4501; ostot tilikauden aikana 0,46 -- Rotaatiomikrotomi nro L5064150007 1,00 osto 2007, 5 vuotta 13748,61 -- Värjäysautomaatti nro L5065300015 1,00 osto 2008, 5 vuotta 35800 -- Mikroskooppi Eclipse nro L5041500056 0,16 osto 2007, 5 vuotta 14247 -- Mikroskooppi Eclipse nro L5041500057 0,16 osto 2007, 5 vuotta 14247 -- Tutki.mikroskooppi nro L5041500058 0,16 osto 2009, 5 vuotta 15468 -- Konsult.mikroskooppi nro L5041500060 0,16 osto 2010, 5 vuotta 15468 1 Tiedonkeruulomakkeella tiedot a) toimintojaosta, b) kunkin toiminnon resurssien käytöstä resurssilajeittan (suhdelukuina, henkilötyövuosina, pinta-aloina, jne.) 2) Taloussuunnittelijoilta kerättiin tiedot resurssilajeittain kokonaiskustannuksista 3) Datawell jakoi resurssilajeittain kokonaiskustannukset pää- ja tukitoiminnoille 4) Datawell kohdisti tukitoiminnot asiantuntijoiden ohjeiden mukaisesti päätoiminnoille

Kustannuslaskennan eteneminen - Esimerkki patologian päätoimintojen kokonaiskustannuksista 18 Patologian päätoiminnot (osittainen lista): Tarkempi zoomaus yhteen toimintoon: Immunohistokemia 311101 Henkilöstö 111578 Laite 12106 Muut kustannukset 17526 Tarvike 97583 Tila 34281 Tukitoiminnot 38028 Isot_preparaatit 379658 Henkilöstö 208417 Laite 13291 Muut kustannukset 30671 Tarvike 23335 Tila 34281 Tukitoiminnot 69663 Lääketieteellinen_obduktio 93682 Henkilöstö 31871 Laite 3732 Muut kustannukset 6660 Tarvike 7121 Tila 34281 Tukitoiminnot 10017 Lääketieteelliset obduktiot Tarvike Apteekki ja verivalmisteet 6 925 Henkilöstö Bioanalyytikot 2 167 Henkilöstö Henkilökunnan muut kust. 589 Henkilöstö Kemistit, fyysikot ja vastaavat 253 Laite Laitepoistot 2 260 Laite Laitteen huoltokustannukset 1 473 Henkilöstö Lääkärit 16 886 Henkilöstö Muut palkat 11 976 Tarvike Muut tarvikekustannukset 196 Tila Muut tilakustannukset 34 281 Muut kustannukset Yleiskustannus 6 660 Tukitoiminnot Omat tukitoiminnot 9 716 Tukitoiminnot IT 301 OKA-arvot olisi laskettu siten, että suoritemäärällä katetaan päätoiminnon kokonaiskustannukset -Esim. kun lääk. Obduktioita oli 122 kpl/v -Niin yhden obduktion OKA on 93682 / 122 =768 e (Yksinkertaisuuden vuoksi 1 tuote, todellisuudessa tuotteita 2)

Yhteismitallistamisen pääkohta on keskittyä valittujen toimintokokonaisuuksien virka-aikaiseen toimintaan 3 Laskenta 19 PHSOTEY Lahti Heinola Näytteenotto 1 Näytteenotto 2 Näytteenotto 3 Näytteenotto 4 Näytteenottotoiminta Tuotelinja 1 Tuotelinja 2 Tuotelinja 3 Tuotelinja 4 Näytteenottotoiminta Analyysitoiminta Virka-aikainen Näytteenotto 1 Näytteenotto 2 Näytteenotto 3 Näytteenotto 4 Näytteenottotoiminta Tuotelinja 1 Tuotelinja 2 Tuotelinja 3 Tuotelinja 4 Näytteenottotoiminta Analyysitoiminta Virka-aikainen Lähinnä kliininen kem&hemat ja mikrobiologia Näytteenotto 1 Näytteenotto 2 Näytteenotto 3 Näytteenotto 4 Näytteenottotoiminta Tuotelinja 1 Tuotelinja 2 Tuotelinja 3 Tuotelinja 4 Näytteenottotoiminta Analyysitoiminta Ostetut palvelut Ostetut palvelut Ostetut palvelut Ei-virka-aikainen toiminta ( päivystys ) Ei-virka-aikainen toiminta ( päivystys ) Ei-virka-aikainen toiminta ( päivystys ) Lähipistepalvelut Muu palvelut asiakkaille (esim. tukilab.toiminta) Lähipistepalvelut Muut palvelut asiakkaille HUOM. Osassa laskelmissa ostetut palvelut tai ei-virkaaikainen päivystystoiminta mukana

Laskentamallin yksityiskohtia - Toimintokohtaisten kokonaiskustannusten laskenta 3 Laskenta 20 Laskennan ensi sijaisena kohteena olevat toiminnot: Laboratorio Ne keskitetyt toiminnot ( keskuslaboratoriotoiminnot ), joita on kaikissa kolmessa organisaatiossa Kliininen kemia ja hematologia, mikrobiologia sekä keskuslaboratorion hoitama näytteenotto Virka-aikainen toiminta Kuvantaminen Kaikki keskitetyt toiminnot Virka-aikainen toiminta Tärkein erikseen laskettava toimintakokonaisuus on ei-virka-aikainen päivystystoiminta (joka esimerkiksi noin 30% PHSOTEY laboratorio- ja kuvantamistoiminnasta) Kaikista toiminnoista kerättiin perustiedot, jotta kaikki resurssien käyttö voitiin kohdistaa aiheuttajalleen. Lisäksi näin luotiin toimeksiannon mukainen tietokanta.

3 Laskenta Laskentamallin yksityiskohtia - SUUNITELMA tuotteiden omakustannusarvojen laskennasta 21 Päätoimintojen ja yksityiskohtaisella tasolla tuotantolinjojen resurssikohtaiset kustannuserät kohdistettiin tutkimuksille asiantuntija-arvion perusteella Esimerkkinä rtg-hoitajatyön suhteellinen tarve per tutkimusnimike tai Reagenssikustannus per tutkimusnimike Laskentamalli huolehtii siitä, että resurssilajeittain jaettava kokonaiskustannus on vain ao. toiminnon käyttämä kokonaissumma Laskentamalli ei ole herkkä asiantuntija-arvioiden eroille Niiden kustannuserien osalta, joiden kohdalla ei ole ilmoitettu tutkimuskohtaista resurssin kulutusta, kustannuserät on jaettu tasaisesti tuotteille pääosin tutkimusmäärien mukaan Toteutettu vain malliksi isotooppilääketieteen tutkimuksille. KTS. LIITE 5.

Laskennallinen katetuotto 3 Laskenta 22 Tärkein kustannuslaskelmat ovat toiminto- ja yksikkökohtaiset laskennalliset katetuottoprosesentit. Laskennan kuvaus alla: Yksikön tai tuotantolinjan myyntituotot Tuote 1 lkm x Nimikkeen standardihinta Tuote 1 tuotot 1 Tuote 2 lkm x Nimikkeen standardihinta Tuote 2 tuotot 2 Tuote 3 lkm x Nimikkeen standardihinta Tuote 3 tuotot 3... jne. Laskennalliset Myyntituotot yhteensä Kustannukset Todelliset kustannukset yhteensä KATETUOTTO Myyntituotot YHTEENSÄ Kustannukset YHTEENSÄ Katetuotto % Katetuotto% = Katetuotto / Myyntituotot YHTEENSÄ * 100 Katetuotto% kertoo siis palvelutuotannon tehokkuudesta verrattuna referenssilaboratorioon Mitä olisi maksanut jos olisi ostettu listahinnoilla (olisi hankittu muualta) Laskelmissa käytetty Datawell standardihintaa (= kahden asiakkaan hinnaston hintoja, joista tiedetään että ne perustuvat kustannuslaskentaan). Pyritty korjaamaan ääripoikkemat / mahdolliset virheet. Näin ollen tuotot mittaavat myös sitä, että millainen kustannus olisi pitänyt syntyä kyseisellä tuotannolla.

4 Yhteenveto kustannuslaskelmista 4 Yhteenveto kustannuslaskelmista

4 Yhteenveto kustannuslaskelmista 4 Tietojen laadusta ja kustannuslaskelmien käyttökelpoisuudesta 24 Laskentamalli ottaa huomioon mm. seuraavat seikat: Päivystystoiminta ja lähipistetoiminta ovat omia toimintojaan (eivätkä rasita keskuslaboratoriotoiminnon kustannuksia) Tukipalvelujen järjestämistavan erot on eliminoitu siten, että järjestämistavasta riippumatta tukipalvelut rasittavat samalla tavalla päätoimintoja (ja siten tuotteita) Toimintaprofiilin erot tulevat otetuksi huomioon tutkimusprofiilin lisäksi mm. tukilaboratoriotoiminta, erikoissairaanhoidon kuvantamisen laaja meeting-toiminta (osa kliinistä laadunvarmistusta) jne. Yhtymän tai kunnan johtamisesta ja yleishallinnosta aiheutuvat kulujen vaikutus on poistettu Laskennan laatuun, käyttökelpoisuuteen ja tulkintaan vaikuttavia seikkoja Lahden laboratorion ja kuvantamisen päivystystoiminnan suorite- ja kustannusluvut perustuvat Datawell asiantuntijoiden arvioon (5% laboratoriossa ja 10% kuvantamisessa kaikesta toiminnasta mikä todennäköisesti muuttaa Lahden lukuja todellisuutta hieman paremmiksi päivystyshintoja käytetty myös osalle ei-päivystystutkimuksia). Laboratorion tutkimuslukumääriin vaikuttaa keinotekoisesti se onko suoritteina paketti- vai osatutkimukset (mutta ne on standardihinnoiteltu oikein laskelmissa) Kuvantamistoiminnan lähtötiedon puutteiden vuoksi tutkimusnimikkeiden jako tuotantolinjoihin/ tutkimusryhmiin ei ollut mahdollista käytettävissä olevalla työmäärällä. Kaikki tutkimukset ovat kuitenkin mukana päälaskelmassa (katetuottolaskelma) Eräät ostopalveluerät saattavat sisältää vielä omaan tuotantoon liittyvää palvelusten tai tarvikkeiden ostoja mikä voi mm. vääristää ostopalvelujen / oman tuotannon kustannuksia. Edellä selostetun perusteella laskelmien arvioidaan olevan käyttökelpoisia Kaikki toiminnot: toimintokohtaiset kokonaiskustannukset ja koko yksikön katetuottolaskelmat Laboratoriotoiminta: erikoisalakohtaiset katetuottolaskelmat Kuvantamistoiminta: yksikkökohtaiset katetuottolaskelmat

Yksiköiden toimintaprofiileja ja kokonaisresursseja kuvaavat luvut 4 Yhteenveto kustannuslaskelmista 25 Vertailukelpoinen keskuslaboratoriotoiminta (mukana ostetut palvelut) Laboratoriotoiminnan tutkimusten lkm Laboratoriotoiminnan kustannukset 1 600 000 3 500 000 1 400 000 3 000 000 1 200 000 2 500 000 1 000 000 800 000 PHSOTEY Lahti 2 000 000 PHSOTEY Lahti 600 000 Heinola 1 500 000 Heinola 400 000 1 000 000 200 000 500 000 0 Kliininen kemia Kliininen mikrobiologia Näytteenotto 0 Kliininen kemia Kliininen mikrobiologia Näytteenotto Oman keskuslaboratorion tutkimusvalikoima PSHOTEY: 941 kpl, Lahti: 513 kpl ja Heinola: 398 kpl Kliinisen kemian & hemat tutk keskihinta standardihinnoin PSHOTEY: 4,40, Lahti: 3,10 ja Heinola: 3,10 Mikrobiologian tutkimusten keskihinta standardihinnoin PHSOTEY: 17,10 e, Lahti: 10,60 e, Heinola: 14,00 e (- Keskihinta kuvaa tässä sitä kuinka resursseja kuluttavia tutkimuksia tehdään omassa yksikössä)

Yksiköiden toimintaprofiileja ja kokonaisresursseja kuvaavat luvut 4 Yhteenveto kustannuslaskelmista 26 Näytteenotto on merkittävä osa laboratoriotoimintaa PHSOTEY Lahti Heinola % % % Kliinisen kemian ja mikrobiologian kustannukset 5 089 136 83 % 1 173 730 64 % 520 301 63 % Näytteenoton kustannukset 1 045 121 17 % 661 368 36 % 305 450 37 % Yhteensä 6 134 257 100 % 1 835 098 100 % 825 751 100 % Näytteenotto on kallein yksittäinen tuote kaikissa yksiköissä, keskikustannukset PHSOTEY: 6,70 e/näytteenotto Lahti: 11,0 e (huom. toimintaprofiiliero) Heinola: 8,30 e (Kun esimerkiksi tavallisten tutkimusten omakustannukset ovat alle 1 euron)

Toimintokohtaiset katetuottolaskelmat - Laboratoriotoiminnot 4 Yhteenveto kustannuslaskelmista 27 Eri tutk.nim. lkm Lkm Kust "Tuotot" "Käyttökate" "Käyttökate%" KLIININEN KEMIA (OMAT + OSTOPALVELUT) PHSOTEY 622 1 370 658 2 891 432 5 992 728 3 101 296 52 % Lahti 402 501 736 844 205 1 572 588 728 383 46 % Heinola 241 123 929 498 572 390 026-108 546-28 % KLIININEN KEMIA (VAIN OMA TOIMINTA) PHSOTEY 223 1 337 574 2 174 802 4 989 544 2 814 742 56 % Lahti 89 482 225 756 957 1 285 850 528 893 41 % Heinola 39 17 016 149 503 120 809-28 694-24 % KLIININEN MIKROBIOLOGIA (OMAT + OSTOPALVELUT) PHSOTEY 319 122 497 2 197 704 2 090 359-107 345-5 % Lahti 111 50 515 329 526 537 826 208 300 39 % Heinola 144 6 655 21 728 92 882 71 154 77 % KLIININEN MIKROBIOLOGIA (VAIN OMA TOIMINTA) PHSOTEY 60 101 218 1 763 919 1 460 302-303 617-21 % Lahti 4 33 199 114 786 262 600 147 814 56 % Heinola 0 0 0 0 0 Tarkemmin kts. liitetiedosto Tulkinta: mitä korkeampi laskennallinen katetuotto %, sitä parempi tuottavuus