Osallistumispyyntö kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn Tekesin perustietotekniikan palvelut Tekes the Finnish Funding Agency for Innovation Kyllikinportti 2 P.O. Box 69, FI-00101 Helsinki, Finland +358 295055000 +358-9-6949196
2 (13) Sisällysluettelo 1 HANKINTAYKSIKKÖ... 3 2 HANKINTAMENETTELY... 3 3 HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS... 3 4 OSALLISTUMISPYYNNÖN RAKENNE... 4 5 HANKINNAN AIKATAULU... 5 6 EHDOKKAAN SOVELTUVUUTTA KOSKEVAT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET... 5 7 VALINTA NEUVOTTELUMENETTELYYN... 8 8 HANKINNAN TOTEUTTAJAN VALINTA... 10 9 SOPIMUSKAUSI JA MUUT EHDOT... 11 10 ALIHANKKIJAT... 11 11 TURVALLISUUSSOPIMUS... 11 12 PERUSTIETOTEKNIIKAN PALVELUIDEN KIELI... 11 13 SOPIMUSEHDOT... 11 JULKISEN HALLINNON IT-HANKINTOJEN YLEISET SOPIMUSEHDOT JIT 2007... 11 14 LISÄKYSYMYKSET... 11 15 OSALLISTUMISHAKEMUKSEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO... 12 16 ALLEKIRJOITUS... 12 17 LIITTEET... 13
3 (13) 1 Hankintayksikkö Tekes on Työ- ja elinkeinoministeriön alainen virasto. Autamme yrityksiä muuttamaan kehittämiskelpoisen idean liiketoiminnaksi tarjoamalla rahoitusta ja asiantuntijapalveluja. Toiminnallamme edistämme yritysten kansainvälistä kilpailukykyä, autamme kasvattamaan tuotantoa ja vientiä ja luomme perustaa työllisyydelle ja yhteiskunnan hyvinvoinnille. Asiakkainamme on vuosittain noin 3 000 yritystä ja 50 yliopistoa, korkeakoulua ja tutkimuslaitosta. Projektirahoitukseen käytettävissämme on vuosittain noin 600 miljoonaa euroa, millä voimme käynnistää runsaat 2 000 tutkimus- ja kehitysprojektia. Tekesin ydintoiminnan prosessit on lähes kokonaan sähköistetty ja tietotekniikan sujuva käyttö on oleellisen tärkeää Tekesin toiminnan kannalta. 2 Hankintamenettely Hankintamenettely on kilpailullinen neuvottelumenettely. Hankinta on hankintayksikön arvion mukaan kokonaisarvoltaan EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Osallistumishakemusten avaustilaisuus ei ole julkinen. Osallistumishakemukset vertaillaan käyttäen tässä dokumentissa kerrottuja valintakriteereitä. Neuvottelumenettelyyn hyväksytyt tarjoajat ilmoitetaan kaikille osallistumishakemuksen jättäneille kirjallisesti. Mikäli saaduista osallistumishakemuksista yksikään ei vastaa osallistumispyyntöä asiakkaan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet hankinnan aikana muuttuvat oleellisesti, hankintayksikkö voi keskeyttää hankinnan. Mikäli hankinta joudutaan keskeyttämään, hankintayksikkö antaa tästä perustellun kirjallisen päätöksen. Hankintayksikkö tutustuu vain tässä osallistumispyynnössä pyydettyihin materiaaleihin. 3 Hankinnan kohde ja laajuus Hankinnan kohteena on Tekesin perustietotekniikan palveluiden hoito kokonaispalveluna seuraavien valittujen palvelukokonaisuuksien osalta: - työasematuki siihen liittyvine palveluineen, - käyttäjätuki kattaen mahdollisimman laajasti kaikkien järjestelmien ensimmäisen tason tuen ja lähituen, - palvelinten hallintapalvelut valittujen kokonaisuuksien osalta sovittavien vastuujakojen mukaisesti, o palvelu ei kuitenkaan sisällä konesalipalveluiden ns. kapasiteettia, joka hankitaan erikseen,
4 (13) - lähiverkon hallintapalvelut (lankaverkko ja WLAN), mukaan lukien niiden pääsynvalvonnan, - asiantuntijapalvelut perustietotekniikan ratkaisujen kehittämiseksi. Tekes on tähän mennessä hoitanut edellä mainitut palvelut ulkoistettuna palveluna, joka päättyy 30.9.2014. Valtion toimialariippumattomia palveluita ollaan keskittämässä uuden Valtori-viraston hoidettavaksi. Toisaalta Tekes, Finnvera ja Finpro ovat tiivistämässä yhteistyötään, jonka yhteydessä harkitaan tiettyjen tietotekniikan palveluiden yhtenäistämistä. Yhteistyö konkretisoituu vuoden 2016 loppupuolella, kun organisaatioilla on tarkoitus muuttaa yhteisiin tiloihin. Tämän siirtymäkauden ajaksi on päätetty kilpailuttaa nykyiset tässä ilmoituksessa kuvatut palvelut noin kahden vuoden jaksolle. Tuona aikana tehdään päätös jatkotoimenpiteistä. Kaikissa tapauksissa nyt hankinnan kohteena oleva sopimus tullee päättymään vuoden 2016 loppupuolella. Tekes on ylläpitänyt omaa konesalia, jossa olevia palvelimia nykyinen palveluntarjoaja hallinnoi tai valvoo. Nyt on meneillään siirtymäprojekti, jossa palvelinkapasiteetti hankitaan ulkoiselta toimittajalta Hanselin puitesopimuksen mukaisesti. Tarkoitus on hankkia suurimpaan osaan järjestelmistä mahdollisimman pelkistettyä kapasiteettia, ilman käyttöjärjestelmä- ja varusohjelmistotason hallintapalveluita, jotka siis sisältyisivät nyt hankittavaan palveluun. Hankinnan arvon arvioidaan olevan luokkaa 500 000 900 000 euroa vuodessa ja keston edellä kuvatun mukaisesti noin 2 vuotta. Hankinta tehdään kilpailullisena neuvottelumenettelynä. Neuvottelujen tarkoituksena on löytää monia toimijoita sisältävässä siirtymävaiheen tilanteessa parhaat toimintamallit siten, että otetaan huomioon tuleva tavoitetila palveluiden hoitamiseksi ja säilytetään joustavuus eri ratkaisuihin nähden. Yhtenä lähtökohtana on, että lyhyttä siirtymäkautta varten ei jouduttaisi muuttamaan palveluprosessia kovin paljoa, mikäli ei ole selvästi osoitettavissa, että siirtymään tehtävät investoinnit maksavat itsensä nopeasti takaisin säästöinä tai palvelun osoitettavissa olevana laadun paranemisena. Tästä syystä neuvotteluvaiheeseen asetetaan yhdeksi lähtökohdaksi nykyisten palvelukuvausten mukainen palvelutaso, jota hankintaan ilmoittautuvien on sitouduttava noudattamaan siinä tapauksessa, ettei mainittuja säästöjä tai laadun parannusta tule neuvotteluvaiheessa esiin. Tekesillä on oikeus siirtää minkä tahansa tähän hankintaan liittyvistä asiantuntija- ja hallintapalveluista konesali- ja kapasiteettipalveluihin kesken sopimuskauden kahden kuukauden varoitusajalla. Palveluiden nykytilan tarkempi kuvaus on liitteessä 1. 4 Osallistumispyynnön rakenne Osallistumispyyntöön sisältyy seuraavat liitteet: Hankinnan kohteen kuvaus (Liite 1) Soveltuvuusvaatimukset (Liite 2) Referenssit (Liite 3)
5 (13) Henkilötaulukko (Liite 4) Tekesin turvallisuussopimus (Liite 5) Palvelutasot (Liite 6) Vakuutus vähimmäisvaatimusten täyttymisestä (Liite 7) Toimitetaan pyydettäessä: Lista palvelimista (Liite 8) Toimituspyynnöt Lista palvelimista -liitteestä tehdään osoitteeseen kilpailutus@tekes.fi otsikoituna "liite 17/25/2014". 5 Hankinnan aikataulu Hankinnan aikataulu on tavoitteellinen ja voi kilpailutusprosessin edetessä muuttua. Vaihe 1: Ehdokkaiden valinta neuvottelumenettelyyn 1. Hankintailmoituksen julkaisu ma 14.4.2014 2. Ehdokkaat voivat esittää lisäkysymyksiä ti 22.4.2014 asti 3. Hankintayksikön vastaukset lisäkysymyksiin toimitetaan to 24.4.2014 mennessä 4. Osallistumishakemusten viimeinen jättöpäivä ke 14.5.2014 klo 16 (vko 19) 5. Ehdokkaiden (3 5 kpl) valinta tarjoajiksi arviolta vko 22 (26. 30.5.) Vaihe 2: Neuvottelut 1. Neuvottelukutsu arviolta vko 22 (26. 30.5.) 2. Neuvottelut myöhemmin ilmoitettavalla aikataululla ja sisällöllä, alustavasti alkaen 2.6. (vko 23) 3. Neuvottelujen toteutus: vkot 23 25 (2.6.-19.6.) Neuvotteluvaiheessa tullaan teettämään osallistujilla ennakkotehtäviä ja/tai pyydetään alustava tarjous, jotka käsitellään neuvotteluissa. Neuvottelujen aikana tarjoajien määrää voidaan vähentää vaiheittain. Neuvotteluja arvioidaan käytävän n. 2-3 / tarjoaja. Ainakin yhteen neuvottelukertaan edellytetään osallistuvan arkkitehti/kehittäjä-roolissa oleva henkilö(t). Vaihe 3: Lopullisen tarjouspyynnön valmistuminen ja tarjousten vastaanotto. 1. Lopullisten tarjousten pyytäminen kaikilta neuvotteluvaiheeseen valituilta 2. Lopulliset tarjoukset, arviolta viikolla 34 (18. 24.8.) 3. Vertailu 4. Hankintapäätös ja sen tiedoksianto arviolta elokuun 2014 lopussa 5. Sopimuksen laadinta syyskuussa 2014 6 Ehdokkaan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset 1. Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä
6 (13) Ehdokkaan tulee täyttää Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä lomakkeessa (liite 2) esitetyt edellytykset 2. Ehdokkaalla on kyky toteuttaa palvelu Tekesin nykyisen palvelutason ja palveluprosessien mukaisesti (hyväksyntä liitteessä 7) Lopulliset palveluprosessit ja tasot määritellään neuvotteluissa. 3. Ehdokkaan täytyy hyväksyä Tekesin turvallisuussopimus (hyväksyntä liitteessä 7) Turvallisuussopimukseen (liite 5) on mahdollista tehdä vähäisiä ja perusteltuja muutoksia, joilla ei ole oleellista vaikutusta sopimuksen sisältöön. Tekes teettää kaikista palvelua tuottavista henkilöistä turvallisuusselvityksen, joka heidän tulee läpäistä. 4. Vaatimus teknisistä edellytyksistä ja laatujärjestelmästä (hyväksyntä liitteessä 7) Vähimmäisvaatimuksena on, että ehdokkaalla tulee olla käytössään järjestelmät, joiden avulla palvelinten hallintaa voidaan tehdä vaadittavien vaste- ja kateaikojen puitteissa, automaattisen valvonnan järjestelmät, jotka mahdollistavat hälytysten vastaanoton ja käsittelyn ympäri vuorokauden, tietoturvapolitiikka, joka tuottaa alan standardien mukaiset turvallisuustoiminnot. Ne tulee olla kirjattuina ja niiden tulee olla kaikkien toimittajan työntekijöiden tiedossa. Politiikan avulla huolehditaan siitä, että tarjoaja kykenee turvaamaan sen Tekesin tiedon luottamuksellisuuden, johon tarjoajan henkilöstöllä on pääsy. Sopimuksen yhteydessä tullaan tekemään liitteen 5 mukainen turvallisuussopimus, joka ehdoton edellytys sopimuksen solmimiselle, laatujärjestelmä, jonka avulla voidaan toteuttaa alan käytäntöjen mukaiset palveluiden hallintaprosessit, mk. ITIL-kehyksen prosessit, ITIL:n mukaisesta prosessien toteuttamisesta tarjoajalla tulee olla osoitettavaa kokemusta, systemaattinen järjestelmä henkilöstön osaamisen ylläpitoon ja kehittämiseen. Todistaakseen vähimmäisvaatimusten täyttymisen ehdokkaan tulee pyydettäessä esittää seuraavat selvitykset yllä mainituista järjestelmistään (palvelinhallinta, automaattinen valvonta, laatujärjestelmä, henkilöstön kehittämisjärjestelmä), selvitys tietoturvapolitiikastaan ja tietoturvallisuustoiminnoistaan, selvitys kokemuksestaan ITIL:n mukaisesta prosessien toteuttamisesta, selvitys tarjoajan käyttämästä käyttäjätuen, ongelmanratkaisun ja palveluidenhallinnan toimintamallista ja prosessista (ITIL-mallin mukaisena) sekä mahdolliset sertifioinnit hallintaprosesseihin liittyen. 5. Vaatimus referensseistä hankintaa vastaavasta palvelutuotannosta Ehdokkaan on esitettävä vähintään kolme (3) ja enintään viisi (5) seuraavanlaista referenssiä:
7 (13) Ehdokkaan tulee olla vastaavana perustietotekniikan palveluiden kokonaistoimittajana (päätelaite- ja käyttäjätukipalvelut, järjestelmien hallinta- ja asiantuntijapalvelut sekä tietoliikenteen hallintapalvelut), joka täyttää kaikki seuraavat ehdot: Palvelutuotannon yhtäjaksoinen kesto on vähintään kuusi (6) kuukautta. Referenssiasiakkuuksien koko on vähintään sata (100) henkilöä ja enintään tuhat (1000) henkilöä. Referenssiasiakkuuksilta on saatavissa käyttäjätyytyväisyysluvut ja palvelusta vastaavien tyytyväisyysluvut. o Ehdokas antaa käyttäjiltä kysytyt (keskimääräiset) tyytyväisyysluvut ja Tekes kysyy itse palvelusta vastaavien tyytyväisyyden palveluun. Referenssien tulee olla aikavälillä 15.4.2011 14.4.2014. Referenssipalvelu on voinut alkaa ennen tätä ajanjaksoa. Referenssit on täytettävä liitteenä olevalle lomakkeelle (liite 3, Kohta Palvelutuotannon referenssien esittely). Erillisiä referenssikuvauksia ei huomioida. Asiakkaan yhteyshenkilöt ja yhteystiedot on mainittava. Yhden referenssikuvauksen maksimipituus on kaksi A4-sivua. 6. Vaatimus henkilöiden kyvykkyydestä Ehdokkaalla on oltava vähintään viisi (5) sertifioitua (tai muuten osoitetusti vastaavat tiedot omaavaa) työntekijää kaikista seuraavista Tekesin kannalta keskeisimmästä teknologioista: Microsoft Server Microsoft Windows 7 Red Hat Enterprise Linux Server Microsoft Active Directory Microsoft SCCM Microsoft Exchange Microsoft SQL Ehdokkaalla on oltava vähintään kaksi (2) sertifioitua (tai muuten osoitetusti vastaavat tiedot omaavaa) työntekijää kaikista seuraavista teknologioista: Microsoft Lync Microsoft UAG VMware vsphere Citrix XenApp, -XenDesktop, -XenServer Red Hat Satellite Server Oracle Database Lähituessa toimivilta henkilöiltä edellytetään vähintään MCDST-sertifiointi sekä koulutuksella, kattavalla opastuksella tai käytännön kokemuksella saavutettu/saavutettava osaaminen Tekesin keskeisistä perusohjelmistoista. Henkilöt on täytettävä liitteenä olevaan henkilötaulukkoon (liite 4). Muita kuin lomakkeelle täytettyä tietoja (esim. CV-kuvaukset) ei huomioida.
8 (13) 7 Valinta neuvottelumenettelyyn Ensimmäisessä vaiheessa suljetaan pois ne ehdokkaat, joiden taloudellinen tai tekninen suorituskyky ei vähimmäisvaatimusten mukaisesti ole riittävä hankinnan kohteena olevan toimituksen läpivientiin. Ehdokkaan soveltuvuutta arvioitaessa kilpailusta suljetaan pois ehdokas tai tarjoaja, joka on syyllistynyt johonkin hankintalain (348/2007) 53 :ssä mainittuun rikokseen. Hankintayksikkö voi sulkea kilpailusta pois ehdokkaan tai tarjoajan, joka ei täytä hankintalain 54 :ssä todettuja vaatimuksia. Kilpailusta voidaan em. pykälän mukaisesti sulkea pois tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten maksujen suorittamisen. Em. lisäksi ehdokas tai tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos se ei täytä kappaleen 6 mukaisia soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia. Vertailussa valitaan vähintään kolme (3) mutta enintään viisi (5) ehdokasta, joiden kanssa käydään neuvotteluja hankinnan toteuttamisesta ja Tekesin esittämien tarpeiden toteutettavuudesta. Mikäli asetetut vaatimukset täyttäviä ehdokkaita ei ilmoittaudu riittävästi, neuvotteluihin voidaan kutsua vain asetetut kriteerit täyttävät ehdokkaat. Neuvotteluihin osallistuvat ehdokkaat valitaan seuraavien vertailukriteerien perusteella: 1. Ehdokkaan osoitettu kyvykkyys tuottaa laadukkaita perustietotekniikan palveluita. Painoarvo 50 % Asia todennetaan referenssien perusteella. Referenssien tulee olla aikaväliltä 15.4.2011.14.4.2014 ja niiden tulee täyttää seuraavat vaatimukset: ehdokkaan tulee olla vastaavana perustietotekniikan palveluiden kokonaistoimittajana (päätelaite- ja käyttäjätukipalvelut, järjestelmien hallinta- ja asiantuntijapalvelut sekä tietoliikenteen hallintapalvelut), palvelutuotannon yhtäjaksoinen kesto on vähintään kuusi (6) kuukautta, referenssiasiakkuuksien koko on vähintään sata (100) henkilöä ja enintään tuhat (1000) henkilöä, referenssiasiakkuuksilta on saatavissa käyttäjätyytyväisyysluvut ja palvelusta vastaavien tyytyväisyysluvut, o ehdokas antaa käyttäjiltä kysytyt (keskimääräiset) tyytyväisyysluvut ja Tekes kysyy itse palvelusta vastaavien tyytyväisyyden palveluun. Tekes vertailee maksimissaan viisi (5) referenssiä. Jos tarjoajaehdokas esittää yli viisi (5) referenssiä, sen täytyy ilmoittaa, mitkä viisi (5) referenssiä otetaan vertailuun. Muussa tapauksessa vertailuun otetaan 5 ensimmäistä referenssiä. Yhden referenssikuvauksen maksimipituus on kaksi A4-sivua.
9 (13) Referenssit täytetään liitteenä olevalle lomakkeelle (liite 3, kohta Perustietotekniikan palveluiden asiakas- ja loppukäyttäjätyytyväisyysreferenssi). Tekes voi tarkistaa loppukäyttäjätyytyväisyystulokset referenssin yhteyshenkilöiltä, joten heidän suostumuksensa tulee olla varmistettu. Tekes kysyy asiakastyytyväisyyden (palvelun omistaja tai palveluvastaava) ehdokkaan ilmoittamista referensseistä. Referenssien vertailu: - mitattu asiakkaan (palvelun omistajan tai palveluvastaavan) tyytyväisyys palveluun, - mitattu loppukäyttäjätyytyväisyys. 2. Ehdokkaan halukkuus ja kyvykkyys tuottaa Tekesin tietohallinnon prosessien mukaista joustavaa palvelua. Painoarvo 50 % Asia todennetaan ehdokkaan selvitysten perusteella miten joustavia palveluprosessit ovat. Selvityksissä tulee kuvata, miten ehdokkaan palveluprosessit joustavat. Tekes arvioi selvitysten perusteella, mihin kategoriaan ehdokkaan prosessien joustavuus kuuluu. Selvityksen pituus on maksimissaan 20 A4-sivua. Selvityksessä voi ja on hyväksikin käyttää olemassa olevia referenssikuvauksia. Prosessien joustavuuskriteerit ovat: 1. Ehdokkaalla on kaikissa palveluissaan tarkasti kuvatut määrämuotoiset prosessit, joita noudatetaan kaikkien asiakkaiden kohdalla. Asiakas tekee kaikki palvelu- ja tukipyynnöt tarkasti määriteltyjen prosessien mukaan. Asiakas esitäyttää kaikki palvelu- ja tukipyynnöt ehdokkaan palveluportaaliin. Muut kuin standardimuutokset ovat palvelutasosopimuksen ulkopuolella. Palvelutuotannossa tarvittava dokumentaatio on vain ehdokkaan henkilöstön käytettävissä. Vain erikseen sovitut määrämuotoiset tapahtumat ja palvelupyynnöt voidaan eskaloida 3. osapuolelle. 2. Ehdokkaalla on kaikissa palveluissaan tarkasti kuvatut määrämuotoiset prosessit asiakasryhmittäin. Palvelutuotannon dokumentaatio on jatkuvasti asiakkaan saatavissa ja hyödynnettävissä ehdokkaan järjestelmissä. Ehdokkaan prosessit ottavat laajasti huomioon 3. osapuolille siirtyvät palvelu- ja tukipyynnöt. 3. Ehdokkaalla on muutama tiukasti määritelty toimintatapa, jotka eivät ole muokattavissa, mutta osaa voidaan räätälöidä asiakastarpeet huomioiden. Ehdokas kykenee ottamaan kokonaisvastuun ja tuottamaan palvelua asiakaslähtöisesti. Tuotteistettu palvelu on muokattavissa asiakaskohtaisesti. Palvelutuotannon dokumentaatio on jatkuvasti asiakkaan ja perustietotekniikan palveluita tuottavien 3. osapuolten saatavissa ja hyödynnettävissä ehdokkaan järjestelmissä. Service Deskin peruspalveluun kuuluu huolehtia myös 3. osapuolille siirtyvistä palvelu- ja tukipyynnöistä: ehdokkaan Service Desk seuraa ja
10 (13) ryhtyy tarvittaessa toimenpiteisiin, että eskaloidut palvelupyynnöt ja tapahtumat etenevät 3. osapuolen ja asiakkaan palvelutasosopimuksen mukaisesti. 4. Monitoimittajaympäristö, jossa ehdokkaan tapahtumienhallinta prosesseineen on integroitu asiakkaan ja muiden palvelun tuottamiseen osallistuvien toimittajien ITtoiminnanohjausjärjestelmiin. Ehdokas käyttää palvelutuotannossaan myös asiakkaan järjestelmiä kuten yhteistä työryhmätilaa. Palvelussa tarvittava dokumentaatio voi asiakkaan niin halutessaan sijaita asiakkaan järjestelmissä, jota palvelutuotannon henkilöt käyttävät. Palvelutuotantoon osallistuvien pikaviesti-, ääni- ja videopuhelu-järjestelmä on integroitavissa asiakkaan järjestelmään (MS Lync), jota kautta asiakkaan ja ehdokkaan asiantuntijat voivat vaihtaa tietoa, tehdä palvelu- tai tukipyyntöjä. Palvelutuotannon henkilöt osallistuvat Tekesin perustietotekniikan viikkopalavereihin. Ehdokas muuttaa prosessejaan tarpeen mukaan, jos sitä vaaditaan palvelutason parantamiseksi. 5. Asiakas voi halutessaan määritellä ehdokkaan palveluprosessit Ehdokas käyttää asiakkaan toiminnanohjausjärjestelmää tai ehdokkaan ja asiakkaan toiminnanohjausjärjestelmät ja prosessit ovat täysin integroitu. Ehdokas käyttää Tekesin hyväksi kokemia palveluprosesseja kaikessa palvelutuotannossaan. Päätelaite- ja käyttäjätukipalveluun osallistuvat Service Deskin henkilöt tuottavat vuorotellen asiakkaan lähitukipalvelua osaamisen ja riittävän tiedon vaihdon turvaamiseksi. Selvitysten vertailu: - osoitettu prosessien joustavuus 8 Hankinnan toteuttajan valinta Neuvottelujen jälkeen tilaaja tarkentaa määrittelyjä ja jättää tarjouspyynnön, joka osoitetaan neuvottelumenettelyssä vielä mukana oleville ehdokkaille. Hankintapäätös tehdään seuraavien valintakriteerien perusteella: 1. Hinta palveluille, jotka tarkentuvat neuvottelumenettelyn aikana. Hinnassa otetaan huomioon palvelun käyttöönottokustannukset, joiden arvioidaan olevan noin 80 henkilötyöpäivää. Vertailuhinnan arvioinnissa käytetään kahden vuoden jaksoa, painoarvo 50 60 %. 2. Ehdokkaan kyvykkyys (osaaminen ja menetelmät) palvelun tuottamiseen, painoarvo 40 50 %. Valintakriteerien sisältö tarkentuu neuvotteluvaiheen jälkeen.
11 (13) 9 Sopimuskausi ja muut ehdot Sopimus tulee voimaan arviolta 1.10.2014 (jolloin nykyinen sopimuskausi päättyy) ja päättyy arviolta 30.9.2016. Irtisanomisaika on JIT-ehtojen mukainen. 10 Alihankkijat Tarjoajan tulee antaa selvitys mahdollisista alihankinnoista. Tarjoaja vastaa alihankkijoidensa työstä kuin omastaan. Suoraan työn toteuttamiseen osallistuvat alihankkijat on nimettävä ja niiden osalta on annettava selvitys yrityksen perustiedoista. Palveluntuottajan on ilmoitettava tilaajan hyväksyttäväksi sopimuksen kohteena olevan palvelun tuottamisessa käyttämänsä keskeiset alihankkijat. Perustellusta syystä Tekes voi kieltäytyä hyväksymästä alihankkijaa 11 Turvallisuussopimus Työn toteuttajan ja Tekesin välillä tullaan tekemään turvallisuussopimus. Turvallisuussopimukseen on mahdollista tehdä vähäisiä ja perusteltuja muutoksia, joilla ei ole oleellista vaikutusta sopimuksen sisältöön. 12 Perustietotekniikan palveluiden kieli Palvelu tulee tuottaa suomeksi. 13 Sopimusehdot Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot JIT 2007 Erityisehtoja palveluista (JIT 2007 Palvelut) Erityisehtoja konsultointipalveluista (JIT 2007 - Konsultointi) Yleiset sopimusehdot (JIT 2007 Yleiset sopimusehdot) Ehtojen soveltamisjärjestys määritellään tarkemmin tarjouspyynnössä. 14 Lisäkysymykset Osallistumishakemuspyynnöstä voi kysyä lisätietoja 22.4.2014 saakka vain sähköpostitse osoitteesta kilpailutus@tekes.fi. Kysymysviesti tulee otsikoida Kysymykset 17/25/2014 Tekes kokoaa kysymykset yhteen ja vastaa niihin 24.4.2014 mennessä.
12 (13) Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme vastaa puhelimitse esitettyihin kysymyksiin. 15 Osallistumishakemuksen jättäminen ja voimassaolo Osallistumishakemus tulee olla kaikkine liitteineen perillä Tekesissä viimeistään 14.5.2014 klo 15.00. Osallistumishakemus pyydetään toimittamaan ensisijaisesti sähköpostitse, osoitteeseen kirjaamo@tekes.fi tai suojattua yhteyttä käyttäen https://asiointi.tekes.fi/suojaposti. Lähetyksessä tulee huomioida seuraavat asiat: Sähköpostin osoitekenttään tai kirjekuoreen tulee selkeästi merkitä osallistumishakemuksen jättäjän nimi ja asian tunnus: Osallistumishakemus 17/25/2014 Sähköpostin maksimikoko liitteineen on 9 Mt. Liitetiedostot voivat olla pakattuja (Winzip) Liitetiedostot tulee toimittaa ensisijaisesti.pdf- ja.tif-dokumentteina. Liitetiedostot on mahdollista toimittaa myös.rtf tiedostoina sekä Wordin.doc ja.docx -tiedostoina, Excelin.xls- ja.xlsx tiedostoina sekä Powerpointin.ppt- ja.pptx -tiedostoina. Sähköpostitse lähetettäessä osallistumishakemuksen liitteineen katsotaan olevan perillä Tekesissä silloin, kun viesti/viestit ja niiden liitteet ovat käytettävissä ja luettavassa muodossa Tekesin kirjaamon sähköpostissa. Jos osallistumishakemus lähetetään usealla viestillä, on huomioitava, että tarjous katsotaan ajoissa saapuneeksi vain, jos kaikki tarjouksen osia sisältävät viestit ovat perillä Tekesissä yllä mainittuun määräaikaan mennessä. Osallistumisilmoitukset voidaan jättää myös postitse tai Tekesin vastaanottoon tuomalla suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Tekes/Kirjaamo PL 69 (Kyllikinportti 2) 00101 Helsinki Osallistumishakemuksen tulee olla sitovana voimassa 31.7.2014 asti. 16 Allekirjoitus Innovaatiorahoituskeskus Tekes Harri Eskola Tietohallintojohtaja Asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti
13 (13) 17 LIITTEET Liite 1 Hankinnan kohteen kuvaus (Tekes DM 1263210) Liite 2 Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä (DM 1263069) Liite 3 Referenssit (DM 1267055) Liite 4 Henkilötaulukko (DM 1267068) Liite 5 Tekesin turvallisuussopimus (DM 1263073) Liite 6 Palvelutasot (DM 1266976) Liite 7 Vakuutus vähimmäisvaatimusten täyttymisestä (DM 1270533) Liite 8 Palvelinlista (DM 1265279) toimitetaan pyydettäessä