FLAT RATE koulutus maksajille syksy 2011 Ylitarkastaja Jenni Hyvärinen TEM/AKY/RAHA
Ns. yksinkertaistetut kustannusmallit Perustuvat EAKR- ja ESR-asetuksen samansisältöisiin muutoksiin, joilla tavoitellaan hanketoiminnan yksinkertaistamista Prosenttimääräiset välilliset kustannukset FLAT RATE: otettu käyttöön tukikelpoisuusasetuksen muutoksella 1.6.2011 alkaen Yritysten toimintaympäristön kehittämisavustusten osalta tavoitteena käyttöönotto 1.1.2012 Kertakorvaus, LUMP SUM Valmistelu aloitettu, tavoitteena käyttöönotto 1.1.2012 Vakioyksikkökustannukset, STANDARD UNIT COST FLAT RATE edellytti KOM hyväksyntää, muut eivät edellytä
Flat rate: taustaa Komissiolle esitettyä laskentamallia varten tarvittiin historiatietoa hankkeiden kustannusrakenteesta. Selvitys teetettiin syksyllä 2010 Tuokko Tilintarkastus Oy:llä. Selvityksen perusjoukkoon sisällytettiin kuluvan ohjelmakauden aikana rahoitettujen hankkeiden hyväksyttävät kustannukset niistä ESR- ja EAKR -hankkeista, joista oli tehty vähintään kaksi maksatushakemusta Esitykset ESR:n ja EAKR:n flat rate laskentamalleista tehtiin komissiolle marraskuussa 2010. KOM hyväksyi esitykset huhtikuussa 2011.
Säädösperusta ja ohjeistus EU:n säädökset ja ohjeistus ESR-asetus (EY) N:o 1081/2006, muut. 396/2009, 11 artiklan 3 kohdan b alakohdan i alakohta EAKR-asetus (EY) N:o 1080/2006, muut. 397/2009 ja 437/2010, 7 artiklan 4 kohdan i alakohta COCOFin ohje yksinkertaistetuista kustannusmalleista (COCOF 09/0025/04-FI) Kansalliset säädökset ja ohjeet Tukikelpoisuusasetus (501/2011) Hallintoviranomaisen flat rate ohje 12.5.2011 EURA 2007 järjestelmän täyttöohjeet Kirjausohjeet ELY-keskusten itse toteuttamille flat rate -hankkeille
Käsitteiden määrittely flat rate -mallissa Flat rate: Kiinteä prosenttiosuus, jolla korvataan välilliset kustannukset tiettyjen määriteltyjen hankkeen todellisten välittömien kustannusten (palkkakustannukset) osuutena. EAKR: 20 %, ESR: 17 % palkkakustannuksista Huom! Palkkakustannusten tarkempi määrittely! Kiinteä % -osuus ei muutu missään vaiheessa hankkeen toteutuksen aikana (eli aina 20 % / 17 %)! (Välillisten kustannusten euromäärä voi sen sijaan muuttua, jos palkkakustannukset muuttuvat.) Välittömät kustannukset: Määritellään tyhjentävästi tukikelpoisuusasetuksessa sekä HVO:n ohjeessa. Muita kustannuseriä ei voi hyväksyä välittömiin kustannuksiin. Sovelletaan voimassa olevia tukikelpoisuussäännöksiä. Todennetaan maksettujen laskujen ja muiden vastaavien kirjanpitotositteiden avulla (kuten tähänkin asti). Tulee olla suoraan kohdennettavissa hankkeelle (ei jyvityksiä).
Käsitteiden määrittely flat rate -mallissa Välilliset kustannukset: Hyväksytään ja korvataan prosenttimääräisenä. Tuensaajan ei tarvitse yksilöidä projektisuunnitelmassa ja maksatushakemuksessa, eikä tarvitse todentaa laskujen tai kirjanpitotositteiden avulla. Kaikki muut hankkeesta syntyvät kustannukset, paitsi tukikelpoisuusasetuksessa ja HVO:n ohjeistuksessa välittömiksi määritellyt, käsitellään prosenttimääräisinä välillisinä kustannuksina eli korvataan flat rate osuudella. Huom! Flat rate -mallissa välilliset kustannukset käsitettä käytetään osin tavanomaisesta poikkeavalla tavalla (esim. matkakustannukset).
Flat rate: soveltamisalan ulkopuolella olevat hanketyypit ESR:ssa Flat rate -mallia ei sovelleta ESR:ssa lainkaan seuraavissa hanketyypeissä: Teknisen tuen hankkeet Hankkeet, joissa ei ole henkilöstökustannuksia Esim. ELY-keskusten itse toteuttamat hankkeet, joissa on pelkästään työvoimapoliittisia toimenpiteitä (tai pk-yritysten osaamisen kehittämispalveluja) Hankkeet, joiden valintamenettely perustuu kansallisen hankintalain mukaiseen julkiseen hankintaan Työ- ja elinkeinoministeriön itse toteuttamat ESR-hankkeet
Flat rate: soveltamisalan ulkopuolella olevat hanketyypit EAKR:ssa Flat rate -mallia ei sovelleta EAKR:ssa lainkaan seuraavissa hanketyypeissä: Teknisen tuen hankkeet Hankkeet, joissa ei ole henkilöstökustannuksia Esim. EAKR-hankkeet, joissa hankkeen kustannusarvio muodostuu ainoastaan kustannuslajeista ostopalvelut ja/tai kone- ja laitehankinnat ja/tai rakennukset ja maa-alueet. Hankkeet, joiden valintamenettely perustuu kansallisen hankintalain mukaiseen julkiseen hankintaan TUKI2000-järjestelmässä hallinnoitavat yritysten kehittämisavustukset ja energiatuet Finnveran ja Tekesin rahoittamat EAKR-hankkeet
Flat rate: soveltamisala Kustannusten ilmoittamisessa on flat raten käyttöönoton jälkeen (1.6.2011 ->) kaksi vaihtoehtoa: 1. Välilliset kustannukset ilmoitetaan prosenttimääräisenä (flat rate) 2. Kaikki kustannukset ilmoitetaan todellisiin kustannuksiin perustuen, jolloin kaikki kustannukset on todennettava Vaihtoehtoja sovelletaan seuraavassa esitettyjen periaatteiden mukaisesti.
Flat rate: soveltamisala Flat rate -mallia sovelletaan vain sen käyttöönoton jälkeen (1.6.2011 ->) rahoitettuihin uusiin hankkeisiin, joilla ei ole aikaisempaa projektikoodia ja päätöstä. Soveltamisalaan kuuluvissa uusissa hankkeissa hakija tekee esityksen käytettävästä kustannusmallista (flat rate / ei-flat rate) hakemuslomakkeella. Huom! Yksinkertaistamisen vuoksi hakijoita tulee kannustaa ottamaan flat rate käyttöön!! Yhteishankkeissa kaikkien tuensaajien on valittava sama kustannusmalli (flat rate / ei-flat rate).
Flat rate: soveltamisala Todellisten kustannusten mukaista mallia suositellaan käytettäväksi lähinnä silloin, mikäli hankkeessa toiminnan sisällön vuoksi syntyy poikkeuksellisen paljon kustannuksia, jotka flat rate mallissa korvattaisiin prosenttimääräisenä. esim. hankkeet joissa on erityisen paljon matkakustannuksia kv-toiminnan tai pitkien etäisyyksien vuoksi
Flat rate -hankkeen kustannusrakenne Palkkakustannukset (flat raten laskentapohja) Muut välittömät kustannukset (joiden perusteella ei lasketa flat rate kustannuksia) Esim. sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat ostopalvelut % Flat rate kustannukset % = Välitön = Välillinen
Hankkeen kustannusrakenne flat rate - mallissa Flat rate mallissa hankkeen tukikelpoiset kirjanpidon kustannukset muodostuvat seuraavasti: TK = HK + (HK x k) + MVK; jossa TK = tukikelpoiset kirjanpidon kustannukset HK = henkilöstökustannukset, jotka muodostavat prosenttimääräisten välillisten kustannusten k = (flat rate) laskentapohjan kiinteä kerroin (20 % EAKR, 17 % ESR) MVK = ne tukikelpoisiksi määritellyt välittömät kustannukset, joiden perusteella ei lasketa prosenttimääräisiä välillisiä kustannuksia
Tuen määrän laskeminen Palkat 300 000 Muut välittömät kustannukset 100 000 Välilliset kustannukset (Flat rate 20 % / EAKR) Kustannukset yhteensä 60 000 460 000 Tuki 70 % 322 000
Flat rate: yhteishankkeet Yhteishankkeissa kaikkien tuensaajien on käytettävä samaa kustannusmallivaihtoehtoa (flat rate / ei-flat rate). Rahoittajan on hyvä varmistaa ennen rahoituspäätöksen tekemistä, että hakijat ovat sopineet ja sitoutuneet yhdessä valittuun malliin. Flat rate osuuden jakaantumisesta kannattaa selkeästi sopia päätöksen liitteeksi tulevassa sopimuksessa, jotta siitä ei synny myöhemmin epäselvyyttä. Lähtökohtana ja pääsääntönä voidaan pitää, että kunkin tuensaajan flat raten osuus on 17 % (ESR) / 20 % EAKR omista palkkakustannuksista, jos sopimuksessa ei ole muuta sovittu.
Flat rate: haku- ja päätösprosessi Välittävän toimielimen tulee hakuilmoituksen yhteydessä ilmoittaa flat rate mallin käyttöönotosta. Hakuilmoituksessa tulee ilmoittaa ainakin flat rate prosentin suuruus sekä se, että hakija voi valita käyttääkö flat rate -mallia vai todellisten kustannusten periaatetta. Hakuohjeissa on annettava riittävät tiedot hakemuksen laatimisesta flat rate mallin mukaisesti. EURA 2007 järjestelmän hakemuslomakkeen täyttöohjeet sisältävät ohjeita kustannusarvion täyttämisestä.
Flat rate: haku- ja päätösprosessi Hakijan on tehtävä projektihakemuksessa esitys käytettävästä kustannusmallista EURA 2007 järjestelmän hakemuslomakkeen taustalomakkeella valinta: o Välilliset kustannukset ilmoitetaan prosenttimääräisenä (flat rate 20 % (EAKR) / 17 % (ESR) tai o Kaikki kustannukset ilmoitetaan todellisiin kustannuksiin perustuen
Flat rate: haku- ja päätösprosessi Kustannusmallivalinta (flat rate / ei flat rate) ohjaa hakemuslomakkeen kustannusarvion rakennetta: Flat rate: Ei-flat rate: vain osa kustannuslajeista täytettävissä hakija täyttää kustannusarvioon vain välittömät kustannukset, välillisiä kustannuksia ei eritellä järjestelmä laskee automaattisesti ilmoitettujen henkilöstökustannusten mukaan välillisten kustannusten määrän toimii kuten ennenkin EAKR-hakemuslomakkeen uusi kustannuslaji välilliset kustannukset ei ole täytettävissä (harmautettu)
Flat rate: haku- ja päätösprosessi Rahoittajan on hyväksyttävä käytettävä malli (flat rate / ei flat rate) rahoituspäätöksellä. Kustannusmallia (flat rate / ei-flat rate), ei voi muuttaa missään vaiheessa hankkeen toteutusaikana sen jälkeen, kun hanke on hyväksytty rahoitettavaksi (eli on saanut projektikoodin EURA 2007 järjestelmässä), vaan hanke on toteutettava loppuun asti valitun mallin mukaisesti.
Flat rate: haku- ja päätösprosessi Huom! Flat rate vaatii tarkkuutta päätösvaiheessa! Rahoittajan on varmistettava ennen rahoituspäätöksen tekoa, että projektisuunnitelman kustannusarvio on täytetty riittävällä tarkkuudella. -> yhteistyö maksajan kanssa! Palkkakustannusten määrittely erityisen tärkeää! Projektisuunnitelman kustannusarviosta on käytävä selkeästi ilmi, että välittömiin kustannuslajeihin sisältyy ainoastaan tukikelpoisuusasetuksen sekä hallintoviranomaisen flat rate - ohjeistuksen mukaisia kustannuksia. Näin varmistetaan, että kustannukset eivät tule korvatuksi kahteen kertaan, sekä välittöminä että välillisinä.
Flat rate: haku- ja päätösprosessi Millä tarkkuudella kustannukset tulee esittää suunnitelmassa (ja maksatushakemuksessa)? Tässä suuntaa antavia esimerkkejä; tärkeää on, että kustannuksista käy selkeästi ilmi, että ne kuuluvat välittömiin kustannuksiin (rajanveto välillisiin kustannuksiin)! Tilavuokrat Tarjoilukulut Materiaalikustannukset Laitehankinnat Tarvikkeet Kohderyhmän koulutustilavuokrat Kohderyhmälle järjestettävien seminaarien tarjoilukulut Työpajan materiaalikustannukset Porakone työmaalle Rakennustarvikkeet
Flat rate: maksatusprosessi Tuensaaja tekee maksatushakemuksen toteutuneista projektisuunnitelman mukaisista välittömistä kustannuksista. EURA 2007 järjestelmä laskee automaattisesti välillisten kustannusten osuuden henkilöstökustannusten perusteella. Tuensaaja ei yksilöi maksatushakemuksessa välillisiä kustannuksia eikä tuensaaja ole velvollinen esittämään kirjanpidon otteita tai tositteita prosenttimääräisenä ilmoitettavista välillisistä kustannuksista. Eli tuensaaja ei kirjaa flat rate -kustannuksia hankkeen kirjanpitoon (kustannuspaikalle). Toteuttaja voi halutessaan seurata flat rate -kustannuksia erillisellä, hankkeen kirjanpidon ulkopuolisella, seurantakohteella. Maksaja tarkastaa maksatushakemuksessa esitettyjen välittömien kustannusten tukikelpoisuuden. Valtteri-järjestelmä laskee automaattisesti välillisten kustannusten osuudeksi 20 % (EAKR) / 17 % (ESR) maksajan tukikelpoisiksi hyväksymistä henkilöstökustannuksista.
Kustannuslajit flat rate mallissa / ESR 1. Aineet, tarvikkeet ja tavarat Ei voi merkitä kustannuksia
Kustannuslajit flat rate mallissa / ESR 2. Henkilöstökustannukset Tukikelpoisuusasetuksen 4 ja 17 hankkeen toteuttamiseksi tarpeellisesta työstä ja erityisesti hanketoiminnasta aiheutuvat kohtuulliset hankehenkilöstön palkkakustannukset sekä lakisääteiset henkilöstösivukulut kirjalliset tehtävänkuvaukset hankkeelle osa-aikaisesti työskentelevien henkilöiden osalta päiväkohtainen kokonaistyöajanseuranta Huom! Flat rate hankkeessa henkilöstökustannuksiin ei voi sisältyä: työterveysmaksuja (->välilliset kustannukset) ulkoistettuja ostopalveluita tai muille kuin hankkeen henkilöstölle maksettuja palkkioita (->palvelujen ostot) hankkeelle vyörytettyjä yleishallinnollisia kustannuksia kuten johdon hankehallinnointikuluja
Esimerkkejä kysymyksistä: Palkkakustannukset Välittömiä vai flat ratella korvattavia? Projektipalvelusihteerin palkkakustannukset, jos työ sisältää mm. projektin kokousten sihteerinä toimimista, projektin seurantatietojen keräämistä, asiakirjahallinnosta huolehtimista, maksatushakemusten laatimista, jaksotuksien laskemista ja muistiotositteiden tekemistä. Lisäksi hieman hankkeesta ja hankkeen sisällöstä riippuen voidaan sopia myös muista tehtävistä projektissa. Voidaan hyväksyä välittöminä Lisäksi hankkeessa on ulkopuolinen kirjanpitotoimisto, joka varsinaisesti kirjaa muistiotositteet ja projektin kustannukset kirjanpitoon. Korvataan flat ratella
Kustannuslajit flat rate mallissa / ESR 3. Palvelujen ostot hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat palvelujen ostot (ml. palvelusta aiheutuvat matkakustannukset), kuten: markkinointiin, mainontaan ja tiedotukseen liittyvät palvelujen ostot, esim. tiedotus- ja markkinointimateriaalin suunnittelu-, painatus- ja käännöstyöt, ilmoituskustannukset sekä messuosastojen kustannukset, selvitykset ja tutkimukset, kohderyhmälle järjestettäviin koulutuksiin, valmennuksiin, seminaareihin, teemapäiviin ym. tilaisuuksiin liittyvät seminaaripaketit tai vastaavat palvelujen ostona hankittavat järjestelyt, hankehenkilöstön ulkopuolisille asiantuntijoille maksettavat suunnittelu-, koulutus-, konsultointi-, luento- ja asiantuntijapalkkiot (ei koske hankehenkilöstölle järjestettävää yleisluonteista koulutusta, joka korvataan flat ratella),
Kustannuslajit flat rate mallissa / ESR projektisuunnitelman toteuttamisen kannalta välttämättömät kohderyhmälle palvelujen ostona hankitut kuljetukset seminaareihin, messuille ja tutustumiskäynneille tai vastaaviin tilaisuuksiin, ELY-keskusten toteuttamissa pk-yritysten osaamisen kehittämispalveluprojekteissa tuotteistetut asiantuntijapalvelut, hankkeeseen kohdistuvasta tilintarkastuksesta aiheutuvat kustannukset (mikäli rahoittaja edellyttää tilintarkastusta hyväksytyssä rahoituspäätöksessä). Huom! Myös flat ratella korvattaviin kustannuksiin sisältyy tiettyjä ostopalveluita varmista, että hankkeessa ei ole päällekkäisyyksiä!
Kustannuslajit flat rate mallissa / ESR 4. Matkakustannukset Ei voi merkitä kustannuksia
Kustannuslajit flat rate mallissa / ESR 5. Muut kustannukset Projektin kohderyhmän käyttöön vuokratuista tiloista aiheutuvat kustannukset; tilat, jotka on vuokrattu projektissa järjestettävää toimintaa varten. Tilakustannusten tulee olla suoraan kohdennettavissa hankkeelle eli jyvitettäviä kustannuksia (tai sisäisiä laskutuksia) ei hyväksytä välittömiin kustannuksiin. Huom! Projektihenkilön toimitilat korvataan flat ratella! Kohderyhmän käyttöön hankitut aineelliset ja aineettomat pienhankinnat Huom! Projektihenkilöstön käyttöön projektin hallinnointia varten hankitut pienhankinnat korvataan flat ratella!
Esimerkkejä kysymyksistä: ESR-hanke ei henkilöitä mukana Miten flat ratea sovelletaan ESR -hankkeissa tapaukseen, jossa on tehty valinta ei henkilöitä mukana? Kun ei ole ensisijaista kohderyhmää ei ilmeisesti ole heihin kohdistuvia välittömiä kustannuksiakaan? Vaikka hankkeessa olisi tehty valinta "ei henkilöitä mukana" eli projekti kohdistuisi organisaatioiden, työkäytäntöjen ja - menetelmien ym. kehittämiseen, saattaa hankkeessa silti olla kohderyhmää, joka on kuvattu projektisuunnitelman kohdassa 6 (ja henkilöt raportoidaan seurantalomakkeen kohdassa 5). Kohderyhmästä aiheutuvia kustannuksia voi siten syntyä esim. vaikka tiedotustilaisuuden järjestämisestä. Kohderyhmästä aiheutuvien tilavuokrien ja pienhankintojen lisäksi hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen liittyvät ostopalvelut (ja mahdollinen rahoituspäätöksessä edellytetty hankkeen tilintarkastus) ovat myös tukikelpoisuusasetuksen (501/2011) mukaisesti välittömiä kustannuksia ESR:n flat rate -hankkeissa. Eli hankkeen sisällöstä riippuen välittömiä kustannuksia voivat olla esim. markkinointiin ja tiedotukseen liittyvät kustannukset, selvitykset ja tutkimukset sekä erilaiset sisällölliseen toteuttamiseen liittyvät asiantuntijapalkkiot.
Kustannuslajit flat rate mallissa / ESR 6. Välilliset kustannukset (lista ei ole tyhjentävä!) matkakustannukset: hankehenkilöstön, sidosryhmien, partnereiden ym. sekä kotimaan että mahdolliset ulkomaan matkakulut kaikki ohjausryhmästä aiheutuvat kustannukset, kuten kokouskulut sekä mahdolliset matkakustannukset ja palkkiot tai ansionmenetyskorvaukset, kokous- ja neuvottelukulut kuten tarjoilukulut (kohderyhmälle järjestettävien seminaarien ym. tilaisuuksien seminaaripaketit tai vastaavat voidaan sisällyttää palvelujen ostoihin), hankehenkilöstön toimitilojen vuokrat sekä muut toimitiloista aiheutuvat menot kuten sähkö, vesi ja siivous,
Kustannuslajit flat rate mallissa / ESR hankkeen hallinnointia varten hankehenkilöstölle hankittavat pienhankinnat, aineet, materiaalit ja toimisto- sekä muut tarvikkeet, hankkeen hallinnointia varten hankehenkilöstölle hankittavien laitteiden ja koneiden vuokra- ja leasingkulut sekä poistot, toimistokulut ja -palvelut kuten hankehenkilöstön puhelin-, faksi-, internet- ja ohjelmistokustannukset, postitus, kopiointi, aulapalvelu ja muuttopalvelu, muut vyörytetyt yleishallinnolliset kustannukset, kuten organisaation johdon hankehallinnointikustannukset ja yhteiset tukipalvelut kuten taloushallintopalvelut ja tietohallintopalvelut (sekä sisäiset että ostopalvelut), hankehenkilöstöstä aiheutuvat työterveysmaksut hankehenkilöstölle järjestettävä koulutus, TYKY-toiminta tms.
Esimerkkejä kysymyksistä: Ulkomaanmatkat Pitääkö flat ratea käytettäessä esittää esim. ulkomaanmatkoista matkasuunnitelmat ja matkaraportit kuten tähänkin asti? Ulkomaanmatkat ovat varmasti merkityksellisiä projektin sisällön kannalta vaikka tositteita niiden osalta ei tarvitse enää esittää. Flat ratella ei vaikutusta hankkeen sisällön/toiminnan kannalta olennaisiin dokumentteihin (ainoastaan maksutositteisiin). Rahoittaja voi edelleen edellyttää matkasuunnitelmia ja raportteja.
Kustannuslajit flat rate mallissa / ESR Erikseen raportoitavat kustannukset / luontoissuoritukset Huom! Flat rate -hankkeessa luontoissuorituksina hankkeen käyttöön luovutettujen tuotantopanosten tulee liittyä hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen. Projektihenkilöstön käytössä olevia toimitiloja, projektin hallinnointiin liittyviä koneita ja laitteita tai tarvikkeita ei voida hyväksyä luontoissuorituksina, koska ne käsitellään flat rate -hankkeessa välillisinä kustannuksina. Työvoimapoliittiset toimenpiteet (Välittömiä kustannuksia, joiden perusteella ei lasketa prosenttimääräisiä välillisiä kustannuksia)
Kustannuslajit flat rate mallissa / EAKR 1. Henkilöstökustannukset Tukikelpoisuusasetuksen 4 ja 16 hankkeen toteuttamiseksi tarpeellisesta työstä ja erityisesti hanketoiminnasta aiheutuvat kohtuulliset hankehenkilöstön palkkakustannukset sekä lakisääteiset henkilöstösivukulut kirjalliset tehtävänkuvaukset hankkeelle osa-aikaisesti työskentelevien henkilöiden osalta päiväkohtainen kokonaistyöajanseuranta Huom! Flat rate hankkeessa henkilöstökustannuksiin ei voi sisältyä: työterveysmaksuja (->välilliset kustannukset) ulkoistettuja ostopalveluita tai muille kuin hankkeen henkilöstölle maksettuja palkkioita (->palvelujen ostot) hankkeelle vyörytettyjä yleishallinnollisia kustannuksia kuten johdon hankehallinnointikuluja
Kustannuslajit flat rate mallissa / EAKR 2. Ostopalvelut Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat ostopalvelut (ml. palvelusta aiheutuvat matkakustannukset),kuten: markkinointiin, mainontaan ja tiedotukseen liittyvät palvelujen ostot, esim. tiedotus- ja markkinointimateriaalin suunnittelu-, painatus- ja käännöstyöt, ilmoituskustannukset sekä messuosastojen kustannukset, selvitykset ja tutkimukset, kohderyhmälle järjestettäviin koulutuksiin, valmennuksiin, seminaareihin, teemapäiviin ym. tilaisuuksiin liittyvät seminaaripaketit tai vastaavat palvelujen ostona hankittavat järjestelyt, hankehenkilöstön ulkopuolisille asiantuntijoille maksettavat suunnittelu-, asennus-, koulutus-, konsultointi-, luento- ja asiantuntijapalkkiot (ei koske projektihenkilöstölle järjestettävää yleisluonteista koulutusta, joka korvataan flat ratella),
Kustannuslajit flat rate mallissa / EAKR koneiden ja laitteiden käyttökoulutus-, asennus-, ja korjauspalvelut, silloin kuin ne ovat osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista (ei koske hankkeen hallinnointia varten hankehenkilöstön käytössä oleviin koneisiin ja laitteisiin liittyviä kustannuksia, jotka korvataan flat ratella), rakentamiseen liittyvät kokonaisurakat projektisuunnitelman toteuttamisen kannalta välttämättömät kohderyhmälle ostopalveluna hankitut kuljetukset seminaareihin, messuille, tutustumiskäynneille tai vastaaviin tilaisuuksiin, hankkeeseen kohdistuvasta tilintarkastuksesta aiheutuvat kustannukset (mikäli rahoittaja edellyttää tilintarkastusta hyväksytyssä rahoituspäätöksessä). Huom! Myös flat ratella korvattaviin kustannuksiin sisältyy tiettyjä ostopalveluita varmista, että hankkeessa ei ole päällekkäisyyksiä!
Kustannuslajit flat rate mallissa / EAKR 3. Matkakustannukset Ei voi merkitä kustannuksia
Kustannuslajit flat rate mallissa / EAKR 4. Kone- ja laitehankinnat Kone- ja laitehankinnat, silloin kun ne ovat osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista tai vastaavien koneiden ja laitteiden vuokra- ja leasingtai mahdolliset poistokustannukset. Käytettynä hankittujen koneiden ja laitteiden hankintakustannukset, silloin kun ne ovat osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista ja mikäli voidaan todentaa, että niiden hankintaan ei edellisten viiden vuoden aikana ole saatu julkista tukea. Huom! Projektihenkilöstön käyttöön hankkeen hallinnointia varten hankitut koneet ja laitteet ml. vuokraus ja leasing (esim. tietokoneet, kännykät jne) korvataan flat ratella.
Kustannuslajit flat rate mallissa / EAKR 5. Rakennukset ja maa-alueet Hankkeen toteuttamiseen liittyvät investoinnit rakennuksiin ja maa-alueisiin (jotka hyväksytään vain poikkeuksellisesti erittäin painavista syistä yleisasetuksen sallimissa rajoissa). Flat rate -hankkeessa tähän kustannuslajiin merkitään myös mahdolliset hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen liittyvät rakennusten ja maa-alueiden vuokrat.
Kustannuslajit flat rate mallissa / EAKR 6. Vuokrakustannukset Ei voi merkitä kustannuksia 7. Toimistokulut Ei voi merkitä kustannuksia
Kustannuslajit flat rate mallissa / EAKR 8. Muut kustannukset hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat aineelliset ja aineettomat hankinnat, kuten: rakentamiseen liittyvät materiaalikustannukset aineettomat investoinnit kuten kiinteistöliittymät ja ohjelmistolisenssit silloin kun ne ovat osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista sekä raaka-aineet ja puolivalmisteet (esim. jalokaasut ja laboratoriotarvikkeet), silloin kun ne ovat osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista (Huom! Hankehenkilöstön käyttöön hankkeen hallinnointia varten tehdyt hankinnat korvataan flat ratella!)
Kustannuslajit flat rate mallissa / EAKR 9. Luontaissuoritukset Huom! Flat rate -hankkeessa luontoissuorituksina hankkeen käyttöön luovutettujen tuotantopanosten tulee liittyä hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen. Projektihenkilöstön käytössä olevia toimitiloja, projektin hallinnointiin liittyviä koneita ja laitteita tai tarvikkeita ei voida hyväksyä luontoissuorituksina, koska ne käsitellään flat rate -hankkeessa välillisinä kustannuksina.
Kustannuslajit flat rate mallissa / EAKR 10. Välilliset kustannukset (lista ei ole tyhjentävä!) matkakustannukset: hankehenkilöstön, sidosryhmien, partnereiden ym. sekä kotimaan että mahdolliset ulkomaan matkakulut, kaikki ohjausryhmästä aiheutuvat kustannukset, kuten kokouskulut sekä mahdolliset matkustuskulut ja palkkiot tai ansionmenetyskorvaukset, kokous- ja neuvottelukulut kuten tarjoilukulut (kohderyhmälle järjestettävien seminaarien ym. tilaisuuksien seminaaripaketit tai vastaavat voidaan sisällyttää palvelujen ostoihin), hankehenkilöstön toimitilojen tilavuokrat sekä muut toimitiloista aiheutuvat menot kuten sähkö, vesi ja siivous,
Kustannuslajit flat rate mallissa / EAKR hankkeen hallinnointia varten hankehenkilöstölle hankittavat laitteet, kalusteet, aineet, materiaalit, toimisto- sekä muut tarvikkeet ja edellä mainittujen laitteiden korjauskulut, hankkeen hallinnointia varten hankehenkilöstölle hankittavien laitteiden ja koneiden vuokra- ja leasingkulut sekä poistot, toimistokulut ja -palvelut kuten hankehenkilöstön puhelin-, faksi-, internet- ja ohjelmistokustannukset, postitus, kopiointi, aulapalvelu ja muuttopalvelu, muut vyörytetyt yleishallinnolliset kustannukset, kuten organisaation johdon hankehallinnointikustannukset ja yhteiset tukipalvelut kuten taloushallintopalvelut ja tietohallintopalvelut (sekä sisäiset että ostopalvelut), hankehenkilöstöstä aiheutuvat työterveysmaksut hankehenkilöstölle järjestettävä koulutus, TYKY-toiminta tms.
Kustannusarvio flat rate mallissa ESR 1. Aineet, tarvikkeet ja tavarat 2. Henkilöstökustannukset 600 000 projektipäällikön palkka sivukuluineen projektikoordinaattorin palkka sivukuluineen projektisihteerin palkka sivukuluineen 3. Palvelujen ostot 120 000 asiantuntijapalvelut (kohderyhmän koulutukset) kohderyhmälle järjestettävät seminaarit tiedotusmariaalin suunnittelu ja painatus ilmoituskulut 4. Matkakustannukset 5. Muut kustannukset 8 000 kohderyhmän koulutustilavuokrat kohderyhmälle järjestettävien koulutusten materiaali 6. Välilliset kustannukset (flat rate 17 %) 102 000 Yhteensä 830 000 Pitää olla kustannuksia (flat rate -laskentapohja) Ei voi merkitä kustannuksia Voi merkitä kustannuksia (korvataan todellisten kustannusten perusteella) Järjestelmä laskee automaattisesti
Maksatushakemus flat rate mallissa ESR 1. Aineet, tarvikkeet ja tavarat 2. Henkilöstökustannukset 36 000 projektipäällikön palkka sivukuluineen projektikoordinaattorin palkka sivukuluineen projektisihteerin palkka sivukuluineen 3. Palvelujen ostot 30 000 asiantuntijapalvelut (kohderyhmän koulutukset) kohderyhmälle järjestettävät seminaarit tiedotusmariaalin suunnittelu ja painatus ilmoituskulut 4. Matkakustannukset 5. Muut kustannukset 1 500 kohderyhmän koulutustilavuokrat kohderyhmälle järjestettävien koulutusten materiaali 6. Välilliset kustannukset (flat rate 17 %) 6 120 Yhteensä 73 620 Pitää olla kustannuksia (flat rate -laskentapohja) Ei voi merkitä kustannuksia Voi merkitä kustannuksia (korvataan todellisten kustannusten perusteella) Järjestelmä laskee automaattisesti
Tukikelpoisuusratkaisu flat rate mallissa ESR 1. Aineet, tarvikkeet ja tavarat 2. Henkilöstökustannukset 32000 3. Palvelujen ostot 27000 4. Matkakustannukset 5. Muut kustannukset 1500 6. Välilliset kustannukset (flat rate 17 %) 5440 Yhteensä 65940 Järjestelmä laskee välillisten kustannusten osuuden hyväksytyistä tukikelpoisista henkilöstökustannuksista!
Kustannusarvio flat rate mallissa EAKR 1. Henkilöstökustannukset 670 000 projektipäällikön palkka sivukuluineen kahden projektityöntekijän palkka sivukuluineen projektisihteerin palkka sivukuluineen 2. Ostopalvelut 400 000 mainostoimistopalvelut TV- ja radiokampanjat lehti-ilmoitukset ja ulkomainokset messukulut, näyttelykalusteiden vuokrat nettisivujen toteutus ostopalveluna tutkimuspalvelut 3. Matkakustannukset 4. Kone- ja laitehankinnat 0 5. Rakennukset ja maa-alueet 0 6. Vuokrakustannukset 7. Toimistokulut 8. Muut kustannukset 4 000 työpajamateriaalit 9. Luontoissuoritukset 20 000 talkootyö 10. Välilliset kustannukset (flat rate 20 %) 134 000 KUSTANNUKSET YHTEENSÄ 1 228 000 11. Tulot 20 000 NETTOKUSTANNUKSET YHTEENSÄ 1 208 000 Pitää olla kustannuksia (flat rate -laskentapohja) Ei voi merkitä kustannuksia Voi merkitä kustannuksia (korvataan todellisten kustannusten perusteella) Järjestelmä laskee automaattisesti
Maksatushakemus flat rate mallissa EAKR 1. Henkilöstökustannukset 36 000 projektipäällikön palkka sivukuluineen kahden projektityöntekijän palkka sivukuluineen projektisihteerin palkka sivukuluineen 2. Ostopalvelut 50 000 mainostoimistopalvelut lehti-ilmoitukset ja ulkomainokset nettisivujen toteutus ostopalveluna 3. Matkakustannukset 4. Kone- ja laitehankinnat 0 5. Rakennukset ja maa-alueet 0 6. Vuokrakustannukset 7. Toimistokulut 8. Muut kustannukset 300 työpajamateriaalit 9. Luontoissuoritukset 6 000 talkootyö 10. Välilliset kustannukset (flat rate 20 %) 7 200 KUSTANNUKSET YHTEENSÄ 99 500 11. Tulot 2 000 NETTOKUSTANNUKSET YHTEENSÄ 97 500 Pitää olla kustannuksia (flat rate -laskentapohja) Ei voi merkitä kustannuksia Voi merkitä kustannuksia (korvataan todellisten kustannusten perusteella) Järjestelmä laskee automaattisesti
Tukikelpoisuusratkaisu flat rate mallissa EAKR 1. Henkilöstökustannukset 34 000 2. Ostopalvelut 50 000 3. Matkakustannukset 4. Kone- ja laitehankinnat 0 5. Rakennukset ja maa-alueet 0 6. Vuokrakustannukset 7. Toimistokulut 8. Muut kustannukset 290 9. Luontoissuoritukset 6 000 10. Välilliset kustannukset (flat rate 20 %) 6 800 KUSTANNUKSET YHTEENSÄ 97 090 11. Tulot 2 000 NETTOKUSTANNUKSET YHTEENSÄ 95 090 Järjestelmä laskee välillisten kustannusten osuuden hyväksytyistä tukikelpoisista henkilöstökustannuksista!
Yleistä flat rate hankkeen tarkastuksesta (COCOF 09/0025/04-FI) Kansalliset viranomaiset tai komissio eivät tarkasta välillisten kustannusten (eli flat rate kustannusten) tositteita Tarkastus voi kohdistua: Komission hyväksymän flat rate -mallin moitteettomaan noudattamiseen (HVO:n ja välittävän toimielimen taso). Hankkeen välittömiin kustannuksiin ml. siihen, että tuensaaja ei ole ilmoittanut sellaisia välittömiä kustannuksia, jotka eivät sisälly hallintoviranomaisen (tukikelpoisuusasetuksessa) vahvistamien tukikelpoisten välittömien kustannusten luokkiin (tuensaajan taso). Siihen, onko palkkakustannuksia on vähennetty vähentämättä samassa suhteessa flat rate -osuutta (järjestelmä vähentää automaattisesti tilityksen käsittelyssä) Huom! Vähennys myös korjaavien toimenpiteiden kohdalla.
Yleistä flat rate hankkeen tarkastuksesta (COCOF 09/0025/04-FI) Huom!! Yksinkertaistetuilla kustannusmalleilla pyritään vähentämään yksityiskohtaisten kuittien säilyttämistä. Tämä ei kuitenkaan poista tuensaajan velvoitetta noudattaa täysimääräisesti kaikkia sovellettavia yhteisön ja kansallisia sääntöjä, jotka koskevat esimerkiksi julkisuutta, julkisia hankintoja, yhdenvertaisia mahdollisuuksia, kestävää ympäristöpolitiikkaa ja valtiontukia....ts. lakeja ja asetuksia on edelleen noudatettava.