Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Transkriptio

1 Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille Uudenmaan ELY-keskus

2 Tukikelpoisuus ja maksatus Flat Rate -hankkeissa Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Mikael Posti Uudenmaan ELY-keskus 2

3 Tukikelpoisuutta koskevia säännöksiä Lait ja asetukset, EU ja kansalliset (Tukikelpoisuusasetus 501/2011) Ohjelma-asiakirja Ohjelmakohtaiset säädökset: ESR tukee ihmisiä eri tilanteissa (esim. kouluttautumista, työllistyvyyttä, osaamista) tai rakenteiden ja järjestelmien luomista (esim. koulutusohjelmia, uusia työvoimapalveluja, osaamistarpeiden ennakointia) Hallintoviranomaisen(TEM) ohjeet Hallintoviranomaisen ohje (mm. tukikelpoiset kustannukset) Hallintoviranomaisen ohje prosenttimääräisenä korvattavista välillisistä kustannuksista (flat rate) Rahoittajan / Uudenmaan ELY:n ohjeet, Ohjeita ESR hankkeen toteuttajalle ,

4 Tukikelpoisuuden edellytyksiä 1 Tukikelpoisia ovat hyväksytyn projektisuunnitelman ja sen kustannusarvion(taustalomake) mukaiset kustannukset (ml. mahdolliset liitteet). Rahoitus on myönnetty projektisuunnitelman mukaiseen toimintaan ja kustannuksiin. Projekti-/rahoituspäätöksen ehtojen mukaisia. Muutoin rahoittajan kanssa sovittuja (esim. aloituspalavereissa) Toteuttamisaikana syntyneitä /-aikaan kohdistuvia (poikkeus: tilintarkastus) Tosiasiallisesti tuensaajan maksamia 4

5 Tukikelpoisuuden edellytyksiä 2 Projektista aiheutuneita lisäkustannuksia, joita ei ilman projektia synny, syysuhteet selvästi osoitettavissa Ei toteuttajan tavanomaisesta toiminnasta aiheutuneita menoja Projektin toiminnan ja tavoitteiden kannalta tarkoituksenmukaisia Määrältään kohtuullisia Kansallisten, yleisten kirjanpitoa koskevien säännösten mukainen kirjanpito (oma kustannuspaikka/erillinen kirjanpito) Luotettavilla kirjanpitodokumenteilla todennettavia. Aukoton jäljitysketju 5

6 Flat Rate -hankkeiden kustannusrakenne 1 Flat Rate -kustannusmalli Välilliset kustannukset hyväksytään kiinteällä prosenttiosuudella projektihenkilöstön palkkakustannuksista. Flat Rate -mallin tarkoitus on yksinkertaistaa maksatushakemusten laatimista ja nopeuttaa maksatusta Välittömät kustannukset Ilmoitetaan todellisiin kustannuksiin perustuen Määritellään tyhjentävästi tukikelpoisuusasetuksessa sekä HVO:n ohjeessa. Muita kustannuseriä ei voi hyväksyä välittömiin kustannuksiin. Kustannusten tulee olla suoraan kohdennettavissa hankkeelle. Ei jyvitettyjä, sisäisiä tai laskennallisia kustannuksia. Todennetaan hankkeen kirjanpidosta 6

7 Flat Rate -hankkeiden kustannusrakenne 2 Välilliset kustannukset Hyväksytään prosenttimääräisenä kiinteällä %-osuudella hyväksytyistä henkilöstökustannuksista (ESR 17% ja EAKR 20%) Kaikki muut hankkeesta syntyvät kustannukset, paitsi välittömiksi määritellyt, käsitellään prosenttimääräisinä välillisinä kustannuksina eli korvataan Flat Rate -osuudella. Tuensaajan ei tarvitse yksilöidä projektisuunnitelmassa eikä maksatushakemuksessa Ei tarvitse todentaa kirjanpidosta Huom! Flat Rate -mallissa välilliset kustannukset -käsitettä käytetään osin tavanomaisesta poikkeavalla tavalla (esim. matkakustannukset). 7

8 Flat Rate -hankkeiden kustannusrakenne 3 Henkilöstökustannukset (Flat Rate -laskentapohja) Muut välittömät kustannukset Välilliset kustannukset / Flat Rate (17% / ESR) Kokonaiskustannukset (=17% x ) Huom! Flat Rate-% ei liity projektin rahoituspäätöksen mukaisiin rahoitusosuuksiin 8

9 Flat Rate -maksatusprosessi Tuensaaja merkitsee maksatushakemukseen toteutuneet välittömät kustannukset. Välillisiä kustannuksia ei merkitä. EURA2007 -järjestelmä laskee automaattisesti välillisten kustannusten osuuden palkkakustannuksista (ESR 17% / EAKR 20%) Tuensaaja ei ole velvollinen esittämään kirjanpidon otteita tai tositteita %-määräisinä ilmoitettavista välillisistä kustannuksista. eli Flat Rate -kustannuksia ei kirjata hankkeen kirjanpitoon (kustannuspaikalle). Toteuttaja voi halutessaan seurata Flat Rate -kustannuksia erillisellä, hankkeen kirjanpidon ulkopuolisella, seurantakohteella. 9

10 Flat Rate -maksatusprosessi 2 Maksatustarkastaja tarkastaa vain välittömien kustannusten tukikelpoisuuden. Välillisiä kustannuksia ei tarkasteta. Järjestelmä laskee automaattisesti välillisten kustannusten osuudeksi 17 % (ESR) / 20 % (EAKR) tukikelpoisiksi hyväksytyistä henkilöstökustannuksista. Mikäli palkkakustannuksia hylätään, järjestelmä vähentää vastaavasti prosenttimääräisiä välillisiä kustannuksia 10

11 Kustannuslajit Flat Rate -mallissa ESR Henkilöstökustannukset Palvelujen ostot Muut kustannukset Välilliset kustannukset (ESR 17%) Erikseen raportoitavat kustannukset EAKR Henkilöstökustannukset Ostopalvelut Kone- ja laitehankinnat Rakennukset ja maa-alueet Muut kustannukset Luontaissuoritukset Välilliset kustannukset (EAKR 20%) 11

12 Välittöminä käsiteltävät kustannukset/esr Henkilöstökustannukset, joiden perusteella lasketaan Flat Rate -osuus Hankehenkilöstön palkkakustannukset ja lakisääteiset sivukulut Hankkeen toteuttamiseksi tarpeellisesta työstä ja erityisesti hanketoiminnasta aiheutuvat Kirjallinen tehtävänkuva henkilöittäin Huom! Flat Rate -hankkeissa henkilöstökustannuksiin ei voi sisältyä hankehenkilöstön ulkopuolisille maksettavia palkkioita tai hankkeelle vyörytettyjä yleishallinnollisia kustannuksia 12

13 Välittöminä käsiteltävät kustannukset/esr 2 Palvelujen ostot Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat palvelujen ostot (ml. palvelusta aiheutuvat matkakustannukset) Hankehenkilöstön ulkopuolisille asiantuntijoille maksettavat suunnittelu-, koulutus-, konsultointi-, luento- ja asiantuntijapalkkiot Huom! projektihenkilöstöön kohdistuvat koulutukset, konsultoinnit ja vastaavat sisältyvät flat rateen Markkinointiin, mainontaan ja tiedotukseen liittyvät palvelujen ostot, esim. tiedotus- ja markkinointimateriaalin suunnittelu-, painatus- ja käännöstyöt, ilmoituskustannukset sekä messuosastojen kustannukset Selvitykset, tutkimukset 13

14 Välittöminä käsiteltävät kustannukset/esr 3 Kohderyhmän koulutuksiin, valmennuksiin, seminaareihin ym. tilaisuuksiin liittyvät seminaaripaketit tai vastaavat järjestelyt Kohderyhmälle ostopalveluna hankitut kuljetukset seminaareihin, messuille ja tutustumiskäynneille tai vastaaviin tilaisuuksiin Tilintarkastus, mikäli edellytetty rahoituspäätöksessä Huom! hankintojen kilpailutus 14

15 Välittöminä käsiteltävät kustannukset/esr 4 Muut kustannukset Kohderyhmän käyttöön vuokrattujen tilojen kustannukset Tilakustannusten tulee olla suoraan kohdennettavissa hankkeelle eli jyvitettäviä kustannuksia (tai sisäisiä laskutuksia) ei hyväksytä Huom! Projektihenkilön toimitilat sisältyvät Flat Rateen! Kohderyhmän käyttöön hankitut aineelliset ja aineettomat pienhankinnat Huom! Projektihenkilöstön käyttöön projektin hallinnointia varten hankitut pienhankinnat sisältyvät Flat Rateen! Kaikki muut hankkeesta syntyvät kustannukset käsitellään %-määräisinä välillisinä kustannuksina eli sisältyvät Flat Rate -osuuteen. 15

16 Välittöminä käsiteltävät kustannukset / EAKR Henkilöstökustannukset, joiden perusteella lasketaan Flat Rate -osuus Hankehenkilöstön palkkakustannukset ja lakisääteiset sivukulut Hankkeen toteuttamiseksi tarpeellisesta työstä ja erityisesti hanketoiminnasta aiheutuvat Kirjallinen tehtävänkuva henkilöittäin Huom! Flat Rate -hankkeissa henkilöstökustannuksiin ei voi sisältyä hankehenkilöstön ulkopuolisille maksettavia palkkioita tai hankkeelle vyörytettyjä yleishallinnollisia kustannuksia 16

17 Välittöminä käsiteltävät kustannukset / EAKR 2 Ostopalvelut Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat ostopalvelut (ml. palvelusta aiheutuvat matkakustannukset): Hankehenkilöstön ulkopuolisille asiantuntijoille maksettavat suunnittelu-, asennus-, koulutus-, konsultointi-, luento- ja asiantuntijapalkkiot Huom! Projektihenkilöstöön kohdistuvat koulutukset, konsultoinnit ja vastaavat sisältyvät Flat Rateen Markkinointiin, mainontaan ja tiedotukseen liittyvät palvelujen ostot, esim. tiedotus- ja markkinointimateriaalin suunnittelu-, painatus- ja käännöstyöt, ilmoituskustannukset sekä messuosastojen kustannukset Selvitykset, tutkimukset 17

18 Välittöminä käsiteltävät kustannukset / EAKR 3 Kohderyhmän koulutuksiin, valmennuksiin, seminaareihin ym. tilaisuuksiin liittyvät seminaaripaketit tai vastaavat järjestelyt Kohderyhmälle ostopalveluna hankitut kuljetukset seminaareihin, messuille ja tutustumiskäynneille tai vastaaviin tilaisuuksiin Koneiden ja laitteiden käyttökoulutus-, asennus-, ja korjauspalvelut, silloin kuin ne ovat osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista. Huom! Hankkeen hallinnointia varten hankehenkilöstön käytössä oleviin koneisiin ja laitteisiin liittyvät kustannukset sisältyvät Flat Rateen Rakentamiseen liittyvät kokonaisurakat Tilintarkastus, mikäli edellytetty rahoituspäätöksessä Huom! hankintojen kilpailutus 18

19 Välittöminä käsiteltävät kustannukset / EAKR 4 Kone- ja laitehankinnat Kone- ja laitehankinnat, silloin kun ne ovat osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista tai vastaavien koneiden ja laitteiden vuokra- ja leasing tai mahdolliset poistokustannukset. Huom! Projektihenkilöstön käyttöön hankkeen hallinnointia varten hankitut koneet ja laitteet ml. vuokraus ja leasing (esim. tietokoneet, kännykät jne.) korvataan Flat Ratella. Rakennukset ja maa-alueet Hankkeen toteuttamiseen liittyvät investoinnit rakennuksiin ja maaalueisiin 19

20 Välittöminä käsiteltävät kustannukset / EAKR 5 Muut kustannukset hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat aineelliset ja aineettomat hankinnat, kuten: Rakentamiseen liittyvät materiaalikustannukset Aineettomat investoinnit kuten kiinteistöliittymät ja ohjelmistolisenssit silloin kun ne ovat osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista sekä Raaka-aineet ja puolivalmisteet (esim. jalokaasut ja laboratoriotarvikkeet), silloin kun ne ovat osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista Huom! Hankehenkilöstön käyttöön hankkeen hallinnointia varten tehdyt hankinnat korvataan Flat Ratella. 20

21 Välittöminä käsiteltävät kustannukset / EAKR 6 Luontaissuoritukset Flat Rate -hankkeessa luontoissuorituksina hankkeen käyttöön luovutettujen tuotantopanosten tulee liittyä hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen. Projektihenkilöstön käytössä olevia toimitiloja, projektin hallinnointiin liittyviä koneita ja laitteita tai tarvikkeita ei voida hyväksyä luontoissuorituksina, koska ne käsitellään Flat Rate -hankkeessa välillisinä kustannuksina. Kaikki muut hankkeesta syntyvät kustannukset käsitellään %-määräisinä välillisinä kustannuksina eli sisältyvät Flat Rate -osuuteen. 21

22 Välillisinä käsiteltävät kustannukset ESR (Flat rate 17%) / EAKR (Flat rate 20%) (lista ei tyhjentävä) Hankehenkilöstölle ja hankkeen hallinnointia varten hankittavat aineet ja materiaalit, toimistotarvikkeet sekä muut tarvikkeet Toimistokulut ja -palvelut kuten hankehenkilöstön puhelin-, internet- ja ohjelmistokustannukset, postitus, kopiointi, aulapalvelu Hankehenkilöstön toimitilakulut Hankehenkilöstön laitteiden ja koneiden ja vuokra- ja leasingkulut sekä poistot Matkakustannukset: hankehenkilöstön, sidosryhmien, partnereiden ym. matkakulut 22

23 Välillisinä käsiteltävät kustannukset ESR (Flat rate 17%) / EAKR (Flat rate 20%) 2 Kokous- ja neuvottelukulut Huom! kohderyhmälle järjestettävien seminaarien ym. tilaisuuksien seminaaripaketit tai vastaavat voidaan sisällyttää palvelujen ostoihin Kaikki ohjausryhmän toiminnasta aiheutuvat kustannukset kuten kokouskulut sekä mahdolliset matkakustannukset ja palkkiot tai ansionmenetyskorvaukset Yleishallinnolliset kulut: kuten johdon hankehallinnointi, tukipalvelut ja taloushallinto- ja tietohallinto (sekä sisäiset että ostopalvelut) Hankehenkilöstön koulutus, TYKY-toiminta tms. ja työterveysmaksut 23

24 Tukikelvottomia kustannuksia Projektisuunnitelmaan perustumattomat kulut Alan tasoa korkeammat palkkamenot, tavanomaisen palkan lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut tai vastaavat palkanlisät, ei-lakisääteiset tai sopimuksiin perustumattomat lisäpalkkiot tai provisiot Kilpailuttamattomat hankinnat, puutteellinen hankintamenettely, ei suorahankintaperusteita, heikko dokumentointi Tiedotusmateriaali, jossa ei tietoa ESR / EAKR -rahoituksesta tai EUtunnuksia Välilliset / jyvitettävät / laskennalliset kustannukset 24

25 Tukikelvottomia kustannuksia 2 Katteelliset sisäiset kustannukset Leasing-laitteiden hallinto-, rahoitus-, vakuutus-, korjaus- ja huoltokustannukset Liian nopeat poistot Korkokulut, viivästyskorot, valuutan vaihtopalkkiot, kurssitappiot yms. rahoitukseen liittyvät menot Sakot, taloudelliset seuraamukset ja oikeudenkäyntikulut Arvonlisävero, joka on vähennyskelpoinen tai muuten korvattava 25

26 Projektikirjanpitoon tulevat rahoituserät 1. Kuntien rahoitus 2. Muu julkinen rahoitus 3. Yksityinen rahoitus 4. Projektin tulot (mm. tuotteiden myyntitulot, pääsyliput jne.) Rahoitusosuudet (sekä toteuttajan oma rahoitusosuus että muut rahoitusosuudet) ja tulot kirjataan projektin kirjanpitoon (sekä suunnitellut että ennakoimattomat tulot) Rahoitusosuuksien tulee toteutua projektisuunnitelman mukaisesti Kaikki projektin saamat rahoituserät tulee raportoida maksatus hakemuksissa kokonaisuudessaan. 26

27 Projektin kirjanpito Projektin on pidettävä projektikohtaista, kansallisten, yleisten kirjanpitoa koskevien säännösten mukaista kirjanpitoa (moitteeton varainhoito) Projektin kulut ja tulot erotettavissa hallinnoijan muista tuloista ja menoista esim. oma kustannuspaikka tai alatilit Tilijaottelun olisi hyvä noudattaa kustannusarvion mukaista jaottelua. Tuensaaja ei kirjaa Flat Rate -kustannuksia hankkeen kirjanpitoon (kustannuspaikalle). Toteuttaja voi halutessaan seurata Flat Rate - kustannuksia erillisellä, hankkeen kirjanpidon ulkopuolisella, erilliselle seurantakohteella. Ensimmäiseen maksatushakemukseen: kuvaus kirjanpidossa käytetystä menettelystä projektin tulojen ja menojen erittelemiseksi (erilliset tilit vai kustannuspaikka) kuvaus kirjausperusteista (maksu- vai suoriteperusteisuus) projektin tilikartta selvitys arvonlisäveron kirjaamismenettelystä selvitys Flat Rate -kustannusten / rahoituksen kirjaamisesta 27

28 Projektin tositteet Tositteissa tulee näkyä tositenumero, tiliöinti- ja hyväksymismerkinnät Tositemerkinnöistä on ilmettävä mitä hankittu ja miten hankinta liittyy projektin toimintaan Kaikista tositteista ja niiden liitteistä tulee käydä ilmi yhteys projektiin. (MITÄ? MISSÄ? MILLOIN? KUKA? MIKSI? KENELLE?). Selkeämpi selitys nopeuttaa maksatushakemuksen käsittelyä Jos yhteinen tosite muun toiminnan tai organisaatioiden kanssa, tulee projektin osuus selvästi erotella ja perustella Tarvittaessa laskun liitteeksi esim. seminaarin / koulutuksen ohjelma ja osallistujaluettelo. Huom! Osallistujalistat allekirjoituksilla Laskuihin viitteeksi ESR - projektikoodi 28

29 Maksatushakemus 1 Maksatushakemus määräajoin, maksatuskaudet ja palautuspäivät määritelty rahoituspäätöksessä. lisäaikaa voidaan hakea EU-tarkastajalta ennen määräajan umpeutumista, perusteltu syy Maksatushakemuksella(tilitys) haetaan maksuun maksatuskauden kirjanpidon mukaiset maksetut kustannukset, saadut rahoituserät sekä mahd. erikseen raportoitavat erät Kustannusten tulee olla maksettuja ennen maksatushakemuksen jättämistä. Poikkeus: lomapalkkavaraus. (Viimeisessä maksatuksessa hyväksytään hankkeen toteutusaikana aiheutuneet ja ennen maksatushakemuksen jättämistä maksetut kustannukset) Mukaan liitetään todentavia dokumentteja mm. tiivistelmä, pääkirjanote, pääkirjanavain, palkkaerittelyt, työajanseurannat, kilpailutus-asiakirjat. (kts. ELY:n Ohjeita toteuttajille). 29

30 Maksatushakemus 2 Kirjanpidon ote (suljetun kirjanpidon pääkirja) Kirjanpidon otteesta tulee käydä ilmi projektin menot, rahoitus ja tulot kustannuslajeittain ja tositteittain. Selkeät vientiselitteet kirjanpidosta vastaava henkilön allekirjoitus Tarvittaessa pääkirjan avain, mikäli kustannusten sisältö ei pääkirjasta tai EURA-hakemuksesta selkeästi ilmene (suositus) Kustannukset haetaan projektisuunnitelman kustannuserittelyn mukaisissa kustannuslajeissa Merkitään vähintään samalla tarkkuudella kuin projektisuunnitelman kustannuserittelyssä (taustalomake). Maksatushakemuksen allekirjoittaa organisaation nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö/henkilöt. Nimenkirjoitusoikeuksien muuttuessa toimitetaan päivitetty dokumentti 30

31 Maksatushakemus 3 Maksatushakemus jätetään EURA-järjestelmässä viranomaiskäsittelyyn. Tämän jälkeen hakemus tulostetaan paperille, allekirjoitetaan ja lähetetään liitteineen Uudenmaan ELY -keskuksen kirjaamoon osoitteeseen: Uudenmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus / Kirjaamo PL Helsinki (Käyntiosoite: Asemapäällikönkatu 14, Helsinki) 31

32 Tukikelpoisuuden arviointi 1 Tukikelpoisuutta arvioidaan suhteessa hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan ja säädöksiin. Onko hanketta toteutettu sisällöltään rahoituspäätöksen ehtojen ja hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti (koordinaattorit) Kustannusten tukikelpoisuus (EU-tarkastajat) Kustannusten oikeellisuus ja tukikelpoisuus Vertailu projektisuunnitelmaan, kirjanpitoaineistoon ja todentaviin liitteisiin, toiminnan dokumentaatio. Rahoituksen kertyminen suunnitelman mukaisesti Päätös tukikelpoisten kustannusten korvaamisesta Tukikelpoisuutta varmistetaan etukäteen jo projektihakemusvaiheessa, projektineuvotteluissa ja aloituspalavereissa 32

33 Tukikelpoisuuden arviointi 2 Avainsanat tarkastuksessa: loogisuus, selvä yhteys syyn (projektin toiminnan) ja seurauksen (kustannusten) välillä (aiheuttamisperiaate), todennettavat toimenpiteet, aukoton jäljitysketju dokumentoinnissa Suora linkki hanketoiminnan, hyväksytyn hankesuunnitelman, kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman kesken Lisäselvityspyynnöt Vastaus määräpäivään mennessä. Palautus täydennettäväksi (esim. väärissä kustannuslajeissa haetut kustannukset, rahoitusoikaisut, liikaa epäselvyyttä) 33

34 Maksettava tukiosuus / Rahoitusosuudet 1 Maksatuspäätöksellä maksetaan pääsääntöisesti rahoituspäätöksen mukainen %-osuus hyväksyttävistä kustannuksista. Tukiprosentti on mainittu rahoituspäätöksessä. Maksatushakemukseen voidaan merkitä korkeintaan se osuus kirjanpitoon tulleesta toteutuneesta rahoituksesta, joka ei ylitä ko. kauden toteutuneita kustannuksia. Jos muuta rahoitusosuutta ei ole kertynyt rahoitussuunnitelman mukaisesti lisätään toteuttajan omarahoitusosuutta, jotta rahoituspäätöksen mukainen ELY:n rahoitusosuus toteutuisi (esim. B) Jos muu rahoitusosuus toteutuu etupainotteisesti, otetaan rahoituserät huomioon pääsääntöisesti rahoitussuunnitelman mukaisissa suhteissa. Loppuosa jätetään hankkeen toteuttajaorganisaation taseeseen ja tuloutetaan vaiheittain seuraavissa maksatuksissa. (esim. C) 34

35 Maksettava tukiosuus / Rahoitusosuudet 2 Esimerkki Rahoituspäätös: Kustannukset Rahoitus: ELY (80%) Yksityinen/kunta (20%) Maksatus: Maksatuskaudella toteutuneet kustannukset , A) Perustapaus: Rahoitus: ELY (80%) Yksityinen/kunta (20%) 35

36 Maksettava tukiosuus / Rahoitusosuudet 3 Esimerkki (jatkuu) B) Kuntarahaa tullut Rahoitus: ELY (80%) Yksityinen/kunta ( 5%) Lisätään toteuttajan omarahoitusosuutta (15%) C) Kuntarahaa tullut : Rahoitus: ELY (80%) Yksityinen/kunta ( 20%) Loppuosa kuntarahasta raportoidaan seuraavissa maksatuksissa. 36

37 Maksettava tukiosuus / Rahoitusosuudet 4 Mikäli yksittäisessä maksatuksessa joudutaan maksamaan rahoituspäätöksen prosentista poikkeava tukiosuus, tukiosuutta oikaistaan viimeistään viimeisessä maksatuspäätöksessä (voi johtaa myös takaisinperintään) Mikäli kirjanpitoon tulleet rahoituserät (ulkopuolisilta rahoittajien maksamat) ylittävät kumulatiivisesti projektisuunnitelman mukaisen rahoituksen, ELY keskuksen osuus alenee. Esim. Kumulatiiviset hyväksytyt kustannukset Yksit./ kuntarahoitus (ulkop.) ELY:n rahoitusosuudeksi jää (75%). 37

38 Maksatuspäätös Perustelut hylätyille kustannuksille ja rahoituserille Maksettava määrä ja maksuunpano muutoksenhakuosoitus Muutoksenhaku Muutoksenhakuosoitus maksatuspäätöksen liitteenä Oikaisupyyntö (määräajassa) Maksatuspäätöksen muutospäätös Valitusosoitus muutospäätöksen liitteenä Valitus, käsittely HAO 38

39 Yhteishanke Yhteishankkeissa kaikkien tuensaajien on käytettävä Flat Rate - kustannusmallia Osatoteuttajia koskevat kaikki tuensaajaan sovellettavat oikeudet ja velvollisuudet, lukuun ottamatta päätoteuttajan hallinnollisia velvoitteita Päätoteuttaja koordinoi hanketta ja tekee hankkeen yhteisen maksatushakemuksen Kustannuksiin kaikkien toteuttajien kustannukset Rahoitukseen kaikkien toteuttajien rahoitusosuudet Maksatushakemukseen liitteeksi osatoteuttajien maksatushakemukset / tilitykset, pääkirjan otteet ja muut vaaditut liitteet Lisäselvityspyynnöt ja täydennyspyynnöt osoitetaan päätoteuttajalle Maksatuspäätös osoitetaan ja tukisumman maksetaan päätoteuttajalle, Päätoteuttaja maksaa osatoteuttajille keskinäisen sopimuksen mukaan, (menettely, jos hylättäviä kustannuksia syntyy ja Flat Rate -osuuden jako) 39

40 Valvonta ja tarkastukset Paikan päällä tarkastus (ELY-keskus) Hankkeista tarkastetaan kaikki yli julkisen rahoituksen hankkeet ja muut hankkeet otannalla Ilmoitus tarkastusajankohdasta etukäteen (yleensä) Tarkastetaan hankkeen asiakirjoja (ml. kirjanpito) sekä muuta toimintaa todentavaa aineistoa, haastatellaan projektin vastuuhenkilöitä Tarkastuksesta määrämuotoinen muistio Selvitykset, keskeytykset, takaisinperinnät Muita tarkastuksia Tarkastusviranomaisen (VVC) Hallintoviranomainen ja todentamisviranomainen (TEM) Komissio 40

41 Muuta huomioitavaa Toteuttajan on seurattava kustannusten ja rahoitusosuuksien toteutumisesta. Tarvittaessa tehtävä esitys rahoituspäätöksen muuttamisesta Muutosesitykset ajoissa ennen muutosten toteutumista (takautuvasti kustannuksia ei voida hyväksyä) Projektin toteutukseen liittyvä kirjanpitoaineisto ja muu projektin asiakirjamateriaali tulee säilyttää vähintään vuoden 2020 loppuun asti (mm. kuluihin, tuloihin ja toimintaan liittyvät asiakirjat ja tiedot osallistujista sekä ohjausryhmän pöytäkirjat, kts. rahoituspäätöksen ehdot) Projektin yhteystietojen ylläpito EURA / Projektihakemus (esim. osoite, tilinumero, projektin yhteyshenkilö) Kaikissa yhteydenotoissa ja lisäselvityksissä on syytä mainita projektikoodi tai projektin nimi. 41

42 Henkilöstökustannukset Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Maria Laaninen Uudenmaan ELY-keskus 42

43 Henkilöstökustannukset Tukikelpoisia ovat projektisuunnitelman mukaisen henkilöstön kohtuulliset ja hankkeelle tarpeelliset palkkakustannukset. Kohtuullisuus: TES, VES, vastaavasta työstä. Työnantajan maksamat lakisääteiset palkan sivukulut Projektin ajalta projektille tehdystä työstä ansaitut loma-ajan palkat ja - rahat tai lomapalkkavaraus. Projektin alussa sovitaan, haetaanko lomakustannukset maksuun toteuman mukaan vai varauksina. Valittua menettelyä tulee noudattaa projektin loppuun asti. 43

44 Tukikelvottomia henkilöstökustannuksia Tavanomaisen palkan lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut ja vastaavat palkanlisät Johdon yleisjohtamiseen liittyvät kustannukset Tukityöllistettyjen palkkakustannukset Stipendit, apurahat Vapaaehtoiset vakuutukset Yleinen henkilöstökoulutus Ylityö Huom. Eri asia kuin ns. liukuva työaika 44

45 Tehtävänkuvat ja työajanseuranta Projektihenkilöstöllä tulee olla kirjalliset tehtävänkuvat Kokoaikaisesti projektille työtä tekevän ei tarvitse täyttää työajanseurantaa maksatushakemuksen liitteeksi Työhön ei saa sisältyä muuta kuin projektille kuuluvia tehtäviä Osa-aikaisen työntekijän tulee pitää päiväkohtaista työajanseurantaa, mistä käy ilmi projektille tehdyn työn sisältö (selite) ja työtunnit sekä kokonaistyöaika (tunnit) Työajanseurannan tulee täsmätä palkkaerittelyyn, pääkirjaan, (avaimeen) ja hakemukseen Lomakkeeseen työntekijän ja esimiehen allekirjoitus ja nimenselvennys Maksatushakemukseen liitetään kopiot työajanseurannoista. 45

46 Työajanseurannan täyttäminen Pvm Projektille tehty työ, tehtävät Projektin työtunnit Muut työtunnit 1 Laskujen hyväksyminen, seurantatiedot Ohjausryhmä, seurantalomakkeen täyttö Euraan Maksatushakemuspalaveri taloussihteerin kanssa, liitteiden kokoaminen Seminaarijärjestelyt, materiaalin valmistus ja kuljetus Seminaari Vkl 7 Vkl 8 Sairas Arkipyhä Loma Yhteensä Yhtee nsä 46

47 Työajanseurannan täyttäminen monta projektia Pvm Hanke 1 Hanke 2 Muu kuin hankkeille Yhteensä tehty työ Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia Tuntia Tuntia 1 Laskujen hyväksyminen, seurantatiedot 3,00 Laskujen hyväksyminen 1,00 4,00 8,00 2 Ohjausryhmä, seurantalomekkeen täyttö Euraan 5,00 Ohjausryhmän valmistelu 1,50 1,50 8,00 3 Maksatuspalaveri taloussiht.kanssa 4,00 Ohjausryhmä kokous 2,00 2,00 8,00 4 Seminaarijärjestelyt, materiaalin valmistelu ja kuljetus 8,00 0,00 0,00 8,00 5 Seminaari 8,00 0,00 0,00 8,00 6 Vkl Vkl Vkl 7 Vkl Vkl Vkl 8 Loma 0,00 Loma 0,00 Loma 8,00 8,00 9 Sairas 0,00 Sairas 0,00 Sairas 0,00 0,00 Tunnit yhteensä: Prosenttia: 28,00 4,50 15,50 48,00 58,33 % 9,38 % 32,29 % 100 % 47

48 Työaika: tehollinen työaika vai kokonaistyöaika? Tehollinen työaika: Todellisen työssäoloajan tunnit Todellisia työssäolotunteja vastaava palkka Työajanseuranta: lomat merkitään nolliksi (ei projektin työaikaan eikä kokonaistyöaikaan) Palkkaerittelylomake: projektille jyvitettävä kokonaispalkka ei saa sisältää lomapalkkakustannuksia Lomapalkkakustannukset eritellään lomapalkkaerittelylomakkeelle Kokonaistyöaika: Kokonaistunteihin sisältyvät kaikki tunnit - myös lomapäivien tunnit Kokonaiskuukausipalkka Työajanseuranta: lomat merkitään muihin tunteihin (ei projektin työaikaan) ja lasketaan mukaan kokonaistyöaikaan Palkkaerittelylomake: kokonaispalkka sisältää lomapalkkakustannukset Lomapalkkakustannukset eritellään lomapalkkaerittelylomakkeelle 48

49 Palkkaerittelylomake 3a Henkilöittäin eriteltynä: Henkilön bruttopalkka/ kk Projektille tehdyt tunnit ja kokonaistyötunnit Projektista maksettu palkka sivukuluineen, osa-aikaisilla projektille tehtyjen tuntien suhteessa Palkanlaskennasta vastaavan henkilön nimikirjoituksella varmentama. Maksatushakemuksen liitteeksi alkuperäinen PÄÄSÄÄNTÖ: osa-aikaisesti projektissa työskentelevän henkilöstön palkkakulut on kohdistettava tehdyn työajan suhteessa %-osuutena kokonaispalkasta. Esimerkki: Henkilön kokonaistyöaika on maksatuskaudella 612 h, josta projektin työtehtäviin on käytetty 428 h ja hallinnoivan organisaation työtehtäviin 184 h. Palkasta sivukuluineen kohdistetaan projektille tehtyjen työtuntien suhteessa 428 h/ 612 h = 70 %. Tämä esimerkki on esitetty seuraavassa diassa olevassa palkkaerittelylomakkeessa. 49

50 Palkkaerittelyn (3a) täyttäminen (kokonaistyöajan mukaan) PALKKASELVITYS PROJEKTIHENKILÖSTÖN TYÖAJASTA JA MAKSETUISTA LIITE 3a PALKOISTA - Lomapalkat ja -rahat ilmoitetaan lomakkeessa 3b Hanke: Hankkeella on nimi = projektipäätöksessä oleva virallinen nimi Projekti nro: Toteuttajan /osatoteuttajan nimi Maksatuskausi: Huom! tiedot tulee olla tältä aikaväliltä, myös kokonaispalkka ja kokonaistyöaika Laatija ja puhelinnumero: Laatijan nimen selvennys ja puhelinnumero Tiedot maksatuskaudelta, tosiasiallisen työajan, työajanseurantojen mukaan Projektiin Kokonais- Projektiin Projektista Maksettu Projektista Prosentti- Henkilön nimi Tehtävä projektissa KK-palkka käytetty työaika käytetty laskutettu kokon.palkka maksettu palkka osuuksien tukikelpoinen työaika tunteina työaika %:na palkka ja ja sivukulut %:na erot +/- peruspalkka tunteina (100%) kok.työajasta sivukulut (100%) kokonaispalkasta Projektityöntekijä 1 Projektipäällikkö , , ,00 100,00 0,00 Projektityöntekijä 2 Projektisuunnittelija , , ,00 70,00 0,00 Sivukulut 21 % Maksatuskausi 4 kk yhteensä ,00 50

51 Lomakustannukset Maksetut lomapalkat ja -rahat TAI lomapalkkavaraukset Projektin toiminta-ajalta ansaittujen lomien kustannukset ko. henkilön projektissa työskentelyn ajalta Osa-aikaisten projektityöntekijöiden osalta lomat kohdistetaan projektille siinä suhteessa kuin he ovat tehneet ko. lomanmääräytymisvuoden aikana projektille työtä (projektin tunnit ja kokonaistunnit ajalta esim %-osuus lomakustannuksista) Jos tilitetty lomapalkkavaraus, maksatuspäätökseen ehto TEM:n ohjeistuksen mukaisesti: jos maksatushakemukseen sisällytettyä lomapalkkaa ei ole tosiasiallisesti maksettu, tulee tuensaajan toimittaa selvitys maksusta välittömästi kun maksu on suoritettu ja kuitenkin 12 kk:n kuluessa hankkeen päättymisestä takaisinperinnän uhalla. 51

52 Lomakustannukset: esimerkkejä Henkilöt ovat olleet jo työnantajan palveluksessa lomanmääräytymisvuoden aikana. Vuosilomapäiviä kertyy kaikille 12 kk x 3 pv = 36 pv. Projekti on alkanut Lomakustannukset tilitetään toteuman mukaan (pidetyt lomat). 1. Kokoaikainen työntekijä: Aloittanut projektissa Projektin ajalta kertynyt lomapäiviä 3 x 3 pv = 9 pv. Projektille kohdistetaan 9 lomapäivän kustannukset loma-ajan palkasta ja loma-rahasta. 2. Osa-aikainen työntekijä: Aloittanut projektissa Projektin työntekijä on tehnyt ajanjaksolla projektille töitä 30 % kokonaistyöajasta (540 h/ 1800 h). 9 lomapäivän palkasta ja lomarahasta kohdistetaan projektille samassa suhteessa 30 %. 3. Osa-aikainen työntekijä: Aloittanut projektissa Hänelle ei ole kertynyt lainkaan projektille tukikelpoista lomaa ajalta 4/2010 3/2011. Tämän dian tiedot on esitetty seuraavassa diassa olevassa lomapalkkaerittelylomakkeessa 52

53 Lomapalkkaerittelyn (3b) täyttäminen: lomakustannukset haetaan maksuun toteuman mukaan Kirjanpitoon kirjatut Maksetut lomapalkat ja -rahat Lomapalkkavaraus X Jos lomapalkkaa ei ole tosiasiallisesti maksettu, sitoutuu tuensaaja toimittamaan selvityksen maksusta välittömästi kun maksu on suoritettu ja kuitenkin 12 kk:den kuluessa hankkeen päättymisestä takaisinperinnän uhalla Maksetut lomapalkkavaraukset Aikaisemmin hakemukselle lomapalkkavarauksena esitetyt kustannukset on maksettu. Kokonaisloma-ansiosta on työntekijäkohtainen laskelma ja laskelma on laadittu noudattaen henkilöön sovellettavaa työehtosopimusta. Henkilön nimi Lomaoikeusjakso = Lomaoikeus- Lomaoikeus- Lomaoikeus- Lomaoikeus- Projektille Kokonais Projektille Prosentti päivät ajalta ajalta ajalta kohdennettu kohdennettu osuuksien ko. jaksolta projektin kokonais projektin loma-ajan ansio loma-ajan ansio loma-ajan ansio erot +/- Projekti alkanut työaika työaika %-osuus lakisääteisine lakisääteisine %-osuus sos.kuluineen sos.kuluineen Projektityöntekijä , ,00 100, , ,00 100,00 0,00 Projektityöntekijä , ,00 30,00 900, ,00 30,00 0,00 Projektityöntekijä 3* , ,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 *Työsuhde alkanut ,00 53

54 Ammattikorkeakoulujen opetushenkilöstö: palkat käytöstä sovittava projektin alussa Malliesimerkki kohdennuksesta Opetusvelvollisuus tuntia Kuukausipalkka, brutto 4 000,00 Vuosiansio (kk-palkka x12) ,00 Vuosiansio opetusvelvollisuusajalta (vuosiansio/(52x40))x ,08 Vapaajakson ansio (12 vko) ,92 Vuosityöhinta (vuosiansio/1600) 30,00 Opetustuntihinta (vuosiansio/(52x40)) 23,08 Vapaajakson tuntihinta, varaus 6,92 54

55 Malliesimerkki 1600-palkkojen kohdennuksesta Esimerkki ilman henkilösivukuluja: Projektin tunnit 100 Palkka 100x23, ,00 Vapaajakson palkkavaraus: projektin tunnit 100x6,92 692,00 Projektin kirjanpitoon kirjatut kustannukset 3 000,00 Eli 100 x vuosityöhinta 30,00 (tästä puuttuvat henkilöstösivukulut) 55

56 Hankinnat ja kilpailutus rakennerahastoprojekteissa Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Aila Jumppanen Uudenmaan ELY-keskus 56

57 Hankinnat Flat Rate -hankkeissa Välillisesti ja välittömästi korvattavat kustannukset Välilliset kustannukset korvataan kiinteänä prosenttimääränä maksatuskaudella tilitetyistä henkilöstökustannuksista ESR-hankkeissa 17 % /EAKR-hankkeissa 20 % Välillisiä kustannuksia ja hankintoja ovat mm. hankehenkilöstön tila- ja laitekustannukset, työterveys, käyntikortit, matkat, koulutus, hankkeen kokouskulut, ohjausryhmän kustannukset, taloushallinto (myös ostopalveluna hankittu) Kilpailutus- ja hankintaohjeet eivät koske näitä hankintoja. 57

58 Hankinnat Flat Rate -hankkeissa Välittömät kustannukset liittyvät hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen ja kohderyhmän toimintaan. Hankinnat tehdään ostoina ja ostopalveluina ulkopuolisilta palvelujen tarjoajilta. Näitä kustannuksia ovat esim.: Markkinointi- ja tiedotusmateriaalit, julkaisut, ilmoitukset Kohderyhmälle tarkoitetut, luennot, koulutukset, seminaarit, tutustumiskäynnit ml. kuljetukset Kohderyhmälle tehdyt pienhankinnat, erikseen vuokratut tilat ja laitteet Selvitykset, tutkimukset, asiantuntijapalkkiot 58

59 Hankinnat Flat Rate -hankkeissa Julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä on noudatettava ostopalveluna tehtävissä hankinnoissa eli projektisuunnitelman ja maksatushakemuksen kohdat Palvelujen ostot ja Muut kustannukset. Hankintojen on oltava hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisia Hankintojen on oltava kohtuullisia hinnaltaan ja kohtuullisuuden arvioimiseksi on pyydettävä riittävä määrä tarjouksia Tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin tarjous Kun hankinnan arvo alittaa kansallisen kynnysarvon, noudatetaan ELY-keskuksen antamaa ohjeistusta, vaikka organisaatiolla olisi oma hankintaohje 59

60 Hankinnat Flat Rate -hankkeissa Pääsääntönä on kaikkien hankintojen kilpailuttaminen Periaatteena avoimuus, tasapuolisuus, syrjimättömyys Mikäli hankinta ei täytä hankintalain ja hankinnoista annetun ohjeistuksen mukaisia vaatimuksia, se ei ole projektille tukikelpoinen kustannus Hankintaan ja kilpailutukseen liittyvä materiaali tulee dokumentoida ja säilyttää ESR -säädösten mukaisesti (tarjouspyyntö, tarjousten avauspöytäkirja, tarjoukset, tarjousten vertailuasiakirjat, hankintapäätös, hankintasopimus/tilaus sekä muutoksenhakuosoitus) 60

61 Hankinnat Flat Rate hankkeissa Toteuttajaorganisaation jo kilpailuttamat hankinnat hyväksytään pääsääntöisesti (esim. puitesopimukset) Julkisen hankinnan tekemiseen on varattava riittävästi aikaa Hankintayksikön itsensä aiheuttama kiire ei ole riittävä peruste hankinnan kilpailuttamatta jättämiselle Jos hankintoihin varattua rahaa jää käyttämättä ylimitoitetun budjetin takia, muutoksista ja lisäyksistä neuvotellaan rahoittajan kanssa ts. ei oikeuta suoraan lisähankintoihin 61

62 Menettely eri euromääräisissä rajoissa Samalta palveluntarjoajalta tehdyt useat perättäiset hankinnat katsotaan yhdeksi hankinnaksi Jos samalta tarjoajalta mahdollisesti tehdään useampi hankinta, pitää mainita tarjouspyynnössä Alle 500 : Hankintoja ei tarvitse eritellä hankintaselvityslomakkeelle Hankintahinnan oltava kohtuullinen Hinnan kohtuullisuus todennettavissa vaivatta vertailemalla yleistä hintatasoa 62

63 Menettely eri euromääräisissä rajoissa : Hankinnat ilmoitetaan hankintaselvityslomakkeella Dokumentoidut hankintaperusteet Ns. kevennetty menetelmä Hankinnasta riippuen riittää esimerkiksi sähköpostilla pyydetyt tarjoukset 3-5 kpl tai joissain tapauksissa hintojen vertailu netissä Vastaukset dokumentoidaan ja niiden pohjalta tehdään hintavertailumuistio, josta selviää perusteet hankinnalle Perustelut suorahankinnalle 63

64 Menettely eri euromääräisissä rajoissa alle : Hankinnat ilmoitetaan hankintaselvityslomakkeella Kirjallinen tarjouspyyntömenettely Kirjallisesti, sähköpostilla tai faksilla vähintään 3-5 dokumentoitavaa tarjousta, joissa tulee olla kaikki hankinnan kannalta merkitykselliset tiedot Tarjousajan kohtuullisuus Vain ajoissa saapuneet tarjoukset käsitellään 64

65 Menettely eri euromääräisissä rajoissa alle (jatkoa): Tarjouksista tehdään selvä vertailu ja valinta tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden tai halvimman hinnan perusteella Jos perusteena kokonaistaloudellisuus, vertailuperusteet ilmoitettava ennalta Maksatushakemuksen liitteeksi selvitys hintavertailusta ja hankintaperusteista (päätösmuistio tai kokouspöytäkirja) sekä hankintasopimus 65

66 Menettely eri euromääräisissä rajoissa Kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat: Tavara- ja palveluhankinnoissa kynnysarvo on euroa (alv 0%) Hankintalain mukainen menettely Hankinnoista ilmoitettava HILMAssa HILMA: Alle kynnysarvojen olevia hankintoja voi myös kilpailuttaa HILMAssa 66

67 EAKR Hankintojen perustuttava hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan Oltava hankkeen kannalta tarpeellisia Erillinen hankintaluettelo, jossa laitteet yksilöity Luettelossa kerrotaan laitteen tai koneen sijoituspaikka Hankinnat merkittävä EU-tunnuksin hankinnat pystyttävä yksilöimään projektin hankinnoiksi vielä 5 vuotta projektin päättymisen jälkeen Jos kone tai laite rikkoutuu, tuhoutuu tai häviää, dokumentoidaan toimenpiteet 67

68 EAKR jatkoa Käytettynä hankittujen koneiden ja laitteiden hankintakustannukset ovat tukikelpoisia ellei ko. laitteiden hankintaan ole saatu edellisten viiden vuoden aikana julkista tukea 68

69 Yleistä hankinnoista Laki julkisista hankinnoista (N:o 348/2007, muutos 321/2010) Kansalliset kynnysarvot (hankintalain 15 ) EU-kynnysarvot (hankintalain 16 ) Tietoutta hankinnoista: Ohjeistusta hankkeille: Valtion säädöstietopankki: >Uudenmaan ely-keskus>eu-rahoitus> Euroopan sosiaalirahasto, Euroopan aluekehitys>asiakirjat, koulutukset 69

70 HANKINTASELVITYS PALVELUJEN OSTOISTA SEKÄ KONEISTA, LAITTEISTA JA KALUSTOSTA Lomakkeelle täytetään hankinnat kumulatiivisesti LIITE 5 Lomake toimitetaan jokaisen maksatushakemuksen liitteenä Projekti Projektikoodi Hallinnoija ja vastuuhenkilö Toteuttaja / osatoteuttaja Maksatuskausi Hankinnat (ALV 0%) merkitään tälle lomakkeelle seuraavasti: 1. Alle 4 000, asiakirjoja ei toimiteta. Hintavertailun dokumentointi avataan lomakkeessa alle liitetään selvitys hintavertailusta, hankintaperusteista ja hankintapäätös ja yli, liitetään kaikki kilpailutusasiakirjat 4. Suorahankinta on poikkeus ja perusteet toimitetaan hankintaselvityslomakkeen liitteenä. Onko kilpailutettu / hintavertailtu? Hankinta Toimittaja Tositepvm Hinta (ALV 0%) Kyllä/Ei Kilpailutustapa tai perustelut kilpailuttamatta jättämiselle Liitenro YHTEENSÄ KUMULATIIVISESTI Alkuperäiset asiakirjat tulee säilyttää hakijaorganisaation arkistoissa vähintään asti. Päivämäärä ja paikka Projektia hallinnoivan organisaation edustajan allekirjoitus (nimenselvennys), asema organisaatiossa ja puh.nro 70