Käyntiosoite: Postiosoite: Sähköpostiosoite: Peltolantie 2 D 01300 Vantaa Sosiaali- ja terveydenhuollon toimiala Peltolantie 2 D, 3. kerros 01300 Vantaa etunimi.sukunimi@vantaa.fi Puhelin: 09 839 23790 Faksi: 09 839 24389 internet-sivut: Toimialan johtaja: www.vantaa.fi Apulaiskaupunginjohtaja Jukka T. Salminen Vantaan asukasluku 2012: 203 000 Toimialan henkilöstömäärä 31.12.2012: 2951 Toimialan budjetti 2012: 568,2 milj. Toimialan menot ja henkilöstö Menot Henkilöstö Perhepalvelut 978 Talous- ja hallintopalvelut 55 Vanhus- ja vammaispalvelut 1198 Suun terveydenhuollon liikelaitos 293 Terveyspalvelut 456 Erikoissairaanhoito (osto) Hakemuksen yhteyshenkilö Meri-Tuuli Lehmuskallio, erityisasiantuntija Sosiaali- ja terveydenhuollon toimiala Talous- ja hallintopalvelut meri-tuuli.lehmuskallio@vantaa.fi p. 050 310 4573 1
Sisältö Yleiskuvaus sta... 1 1 Johtajuus... 3 1.1 Vantaan kaupungin ja sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan missio, visio ja arvot... 3 1.2 Johtamisjärjestelmä... 3 1.3 Henkilöstön motivointi ja tukeminen... 4 1.4 Yhteydenpito poliittisiin päättäjiin ja muihin sidosryhmiin... 4 2 Strategiat ja toiminnan suunnittelu... 5 2.1 Sidosryhmien nykyiset ja tulevat tarpeet... 5 2.2 Strategian ja suunnitelmien päivittäminen huomioiden olemassa olevat resurssit ja sidosryhmien tarpeet... 5 2.3 Strategian ja toiminnansuunnittelun toteuttaminen koko organisaatiossa... 6 2.4 Uudistusten ja innovaatioiden suunnittelu, toimeenpano ja arviointi... 6 3 Henkilöstö... 7 3.1 Henkilöstöresurssien suunnittelu, hallinnointi ja parantaminen... 7 3.2 Henkilöstön osaamisen tunnistaminen, kehittäminen ja käyttäminen... 7 3.3 Henkilöstön osallistaminen... 8 4 Kumppanuudet ja resurssit... 8 4.1 Kumppanuuksien kehittäminen ja hyödyntäminen... 8 4.2 Kumppanuussuhteiden kehittäminen asiakkaiden/kuntalaisten kanssa... 8 4.3 Taloushallinto... 9 4.4 Tiedon hallinta... 9 4.5 Teknologian hallinta... 9 4.6 Toimitilojen hallinta... 9 5 Prosessit...10 5.1 Prosessien tunnistaminen, suunnittelu ja parantaminen...10 5.2 Asiakas/kansalaislähtöinen palvelujen ja tuotteiden kehittäminen ja tuotanto...11 5.3 Prosessien kehittäminen asiakkaiden/kansalaisten/sidosryhmien kanssa...11 6. Asiakas ja kansalaistulokset...12 6.1 Asiakastyytyväisyysmittausten tulokset...12 6.2 Asiakas/kansalaistuloksia koskevat indikaattorit...13 7. Henkilöstötulokset...14 7.1 Henkilöstön motivaatio ja työtyytyväisyyskyselyjen tulokset...14 7.2 Henkilöstötulosten indikaattorit...15 8. Yhteiskunnalliset tulokset...16 8.1 Sidosryhmien näkemykset organisaation yhteiskunnallisista tuloksista...16 8.2 Yhteiskunnallisia tuloksia koskevat indikaattorit...16 9. Keskeiset suorituskykytulokset...17 9.1 Ulkoiset tulokset...17 9.2 Sisäiset tulokset...18 Sanastoluettelo/ lyhenneluettelo...20 2
Yleiskuvaus sta Kuva 1. Sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatio a johtaa apulaiskaupunginjohtaja. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan tulosalueet ovat perhepalvelut, talous- ja hallintopalvelut, terveyspalvelut, vanhus- ja vammaispalvelut sekä suun terveydenhuollon liikelaitos. Kutakin tulosaluetta johtaa tulosalueen johtaja. Tulosalueet jakautuvat tulosyksiköiksi, joiden toimintaa johtavat palvelupäälliköt. Palvelupäälliköiden alaisuudessa toimivat mm. toimintayksiköiden esimiehet, joita on noin 155. Kuva 2. Toimialan johtamistasot 1
Sosiaali- ja terveydenhuollon toimiala luo edellytyksiä kuntalaisten terveyden ja sosiaalisen hyvinvoinnin ylläpitämiselle ja parantamiselle, edistää omatoimisuutta ja yhteisvastuullisuutta sekä e h- käisee ja vähentää sosiaalisia ja terveydellisiä ongelmia ja niiden haittavaikutuksia. Toiminnan järjestämisessä otetaan huomioon väestön moninaisuus ja oikeus saada palveluja äidinkielellään suomeksi tai ruotsiksi. Ruotsinkielisiä vantaalaisista on 2,8 % ja muun kuin suomen- tai ruotsinkielisiä vantaalaisista on 10,8 %. sta käytetään myöhemmin tekstissä nimitystä toimiala. Sosiaali- ja terveyslautakunta huolehtii kaupungin tehtäväksi säädetystä sosiaali- ja terveydenhuollosta. Toimialan johtoryhmään kuuluvat apulaiskaupunginjohtajan lisäksi viestintä-, henkilöstö-, talous- ja kehittämispäälliköt sekä perhepalvelujen, talous- ja hallintopalvelujen, terveyspalvelujen sekä vanhus- ja vammaispalvelujen johtajat. Suun terveydenhuollon liikelaitos toimii kunnallisena liikelaitoksena ja on johtokuntansa alainen. Toimialan apulaiskaupunginjohtaja on liikelaitoksen omistajaohjaaja ja terveyspalvelujen johtaja palvelujen tilaaja. Toimialan pääprosessi on asiakaslähtöinen vaikuttava asiakaspalvelu, joka pitää sisällään terveyden ja hyvinvoinnin edistämisen sekä varhaisen puuttumisen, verkostot, kumppanuudet ja kaupungin yhteisen vastuun. Kuva 3. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan prosessikartta organisaationäkökulma Toimiala arvioi omaa toimintaansa Caf-arviointimallin avulla säännöllisesti. Kaikki tulosalueet ovat tehneet omat arviointinsa ja Caf-toiminnankuvauksensa. Ensimmäinen koko toimialan Caf-arviointi tehtiin vuonna 2009. Toimialan toiminnankuvaus saatettiin loppuun 2010, jonka jälkeen on suoritettu kaksi itsearviointia vuosina 2011 ja 2012. Toimialan toimintaa on parannettu arviointien pohjalta kuten esimerkiksi asiakaspalautejärjestelmän päivitys vuoden 2011 arvioinnin jälkeen. 2
1 Johtajuus 1.1 Vantaan kaupungin ja sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan missio, visio ja arvot Vantaan kaupungin sekä toimialan toiminta-ajatukset eli missiot Vantaan kaupunki edistää asukkaidensa hyvinvointia, uusien työpaikkojen syntymistä ja kaupungin kestävää kehitystä tarjoamalla hyvän toimintaympäristön ja järkevästi tuotetut palvelut. Toiminnan lähtökohtana on kuntalaisen osallisuus ja avoin viestintä Sosiaali- ja terveydenhuollon toimiala luo edellytyksiä kuntalaisten terveyden ja sosiaalisen hyvinvoinnin ylläpitämiselle ja parantamiselle, edistää omatoimisuutta ja yhteisvastuullisuutta sekä ehkäisee ja vähentää sosiaalisia ja terveydellisiä ongelmia ja niiden haittavaikutuksia. Toimialan arvot ovat samat kuin Vantaan kaupungin arvot. Arvoista on tehty henkilöstölle työkirja, jossa kerrotaan mitä kukin arvo tarkoittaa käytännössä. Vantaan kaupungin henkilöstöjärjestöt ovat myös allekirjoittaneet yhteiset arvot. Toimiala on edistänyt arvojen toteutumista säännöllisten käsittelyjen kautta. Vantaan kaupungin ja toimialan arvot, kaupungin visio ja toimialan visio Innovatiivisuus Kestävä kehitys Yhteisöllisyys Vantaa - viisas valinta Vantaa on asukkaille ja yrittäjille Suomen vetovoimaisin ja kansainvälisin kotikaupunki, joka toimii kestävän kehityksen suunnannäyttäjänä. Vantaalaisten terveyden ja hyvinvoinnin kehitys on kansallista kärkeä. Vantaalla on: vaikuttavimmat palvelut palveluihinsa tyytyväisimmät asukkaat edistyksellisimmät palveluratkaisut sitoutuneimmat ja osaavimmat työntekijät taloudellisesti ja ekologisesti kestävä kehitys Toimiala toteuttaa toiminta-ajatustaan ja visiotaan strategian kautta, ottaen huomioon sidosryhmien tarpeet. Toimintaa tuetaan resurssien ja prosessien hallinnalla. Strategiasta tehdään suunnitelmia sekä mitattavia tavoitteita. Tehokkuus, jolla sosiaali- ja terveydenhuolto sovittaa yhteen toimintaalueensa, määrittää osaltaan toimialan suoristuskyvyn. Strategia ja suunnittelu ovat osa PDCA - sykliä (plan, do, check, act). Toimialalla seurataan strategian toimeenpanoa ja toteutusta neljännesvuosittain. 1.2 Johtamisjärjestelmä Tulosalueiden johtamisjärjestelmät on kuvattu Caf-toiminnankuvausten pohjalta. Johtamisjärjestelmät arvioidaan tänä talvena ja arvioinneista nostetaan kullekin tulosalueelle keskeiset kehittämiskohteet. Toimialan johtamisjärjestelmä kuvataan vuonna 2013. Toimialan johtamisessa huomioidaan Vantaan keskushallinnosta tuleva talouteen, henkilöstöön ja viestintään liittyvä ohjeistus ja ohjaus. Toimialan johtoryhmä kokoontuu kerran viikossa ja sen kokousten pöytäkirja on luettavissa intranetissä. Tulosaluejohtajat vievät käsitellyt asiat edelleen omiin johtoryhmiinsä toimeenpantaviksi. Läpinäkyvyys päätösten perusteluista ja päätösten seuraamuksista tukee esimiehiä johtamistyössä. Tulosalueiden johtoryhmät kokoontuvat säännöllisesti. Johtoryhmät käsittelevät mm. henkilöstö- ja talousjohtamiseen, toiminnan suunnitteluun, arviointiin, palvelutuotantoon ja kehittämiseen liittyviä 3
asioita. Asiat tulevat käsittelyyn paitsi johtajan, myös tulosalueide n asiantuntijoiden, palvelupäälliköiden, erilaisten kehittämisryhmien sekä verkostokumppaneiden valmistelemina. 1.3 Henkilöstön motivointi ja tukeminen Toimialalla tulos- ja kehityskeskustelut käydään kerran vuodessa. Keskusteluissa käydään läpi urasuunnitelma, määritellään työtehtävät ja tavoitteet, arvioidaan tavoitteiden saavuttaminen sekä määritellään tehtävässä tarvittava ja olemassa oleva osaaminen. Henkilökohtaiset kehittymissuunnite l- mat kirjataan ja niitä seurataan. Kaupungilla on kaupunkitasoinen palkitsemisjärjestelmä. Palkitsemismuotoja ovat mm. johdon tulospalkkiojärjestelmä, kannustuspalkkio, erityispalkkio, aloitepalkkio, hyvä työyhteisö-palkinto sekä henkilökohtainen lisä. Henkilökunnalle järjestetään sekä kaupunki-, toimiala-, tulosalue- ja tulosyksikkötasoista perehdytystä ja henkilöstön osaamista tuetaan toimialalla yli 10 000 sisäisellä koulutuksella vuosittain. Ulkoisen koulutuksen koulutuspäiviä on vuosittain yli 3000. Työnohjaus on yksi työntekijän ja työyhteisön osaamisen kehittämiskeino, johon vuonna 2011 toimialalla käytettiin 0,34 miljoonaa euroa. Toimialan esimiehille järjestetään neljä kertaa vuodessa esimiestilaisuus sekä päälliköille lisäksi neljä kertaa vuodessa päällikköfoorumit. Molemmissa tilaisuuksissa käsitellään ajankohtaisia aiheita kuten taloutta, strategiaa ja toimialan yhteisiä käytäntöjä. Toimialalla henkilökuntaa kannustetaan tuomaan ideoita toiminnan kehittämiseksi. Vuonna 2013 koko kaupungin henkilöstölle järjestetään InnoLa- laatupalkintokilpailu hyvien ja innovatiivisten käytäntöjen ja tuottavuutta lisäävien ideoiden esiintuomiseksi. 1.4 Yhteydenpito poliittisiin päättäjiin ja muihin sidosryhmiin Yhteydenpito poliittisiin päättäjiin ja muihin sidosryhmiin on toimialalla aktiivista. Sosiaali- ja terveyslautakunta, joka koostuu poliittisista päättäjistä, linjaa toimialan toimintaa. Toimialalta on edustajat aluetoimikunnissa. Toimialalla on kiinteä yhteys myös erilaisiin oppilaitoksiin, yliopistoihin ja sosiaali- ja terveysalan järjestöihin. Valtakunnantason yhteistyötä tehdään Sosiaali- ja terveysministeriön, Aluehallintoviraston, Terveyden- ja hyvinvoinninlaitoksen, Kuntaliiton sekä Kuusikkokuntien kesken. Pääkaupunkiseudun ja HUS:n tasolla yhteistyötä tapahtuu säännöllisinä työkokouksina ja erilaisten hankkeiden yhteydessä. Kaupungilla on hyvinvointityöryhmä, Hyry, jossa on jäseninä kaikkien toimialojen apulaiskaupu n- ginjohtajat ja toimialan valinnan mukaan tulosaluejohtoa. Ryhmän tehtävänä on muun muassa toimialojen yhteinen strategiatyö kuntalaisten terveyden ja hyvinvoinnin edistämiseksi, toimialojen ja tulosalueiden yhteisten prosessien kehittäminen. Hyryn toimintaa tukee viisihenkinen sihteeristö. Kaupunkitasoisissa toimeksiannoissa yhteistyö on tiivistä myös taloussuunnittelun ja henkilöstökeskuksen kanssa esimerkiksi joka kuukausi pidettävä talous- ja strategiafoorumin muodossa. Toimialalta osallistutaan avoimiin asukastilaisuuksiin, järjestöjen toimintaan ja poliittisten puolueiden kokouksiin kutsuttaessa. Toimialalta on edustus myös vammaisneuvostossa, vanhusneuvostossa ja nuorisovaltuustossa. Sähköistä vuorovaikutusta asukkaiden kanssa kehitetään sekä kaupunkitasoisesti että toimiala- ja tulosaluetasoisesti. Toimialalla hyödynnetään myös sosiaalista mediaa. 4
2 Strategiat ja toiminnan suunnittelu 2.1 Sidosryhmien nykyiset ja tulevat tarpeet Sidosryhmien nykyisiä ja tulevia tarpeita kartoitetaan usein eri keinoin muun muassa asiakas- ja asukaskyselyjen, asiakaspalautteen, tilastojen ja väestötietojen kautta. Esimerkiksi sosiaali- ja terveyslautakunnan jäsenille tehtiin ennen uuden kauden alkua kysely, jotta lautakunnan työtä ja toimialan tukea lautakunnan työlle voitaisiin tulevalla kaudella kehittää. Lisäksi sidosryhmien tarpeita kartoitetaan vanhus- ja vammaisneuvostojen avulla. Vertailutietoa saadaan esimerkiksi Kuusikkokuntien tilastoista. Toimintaympäristöanalyysi tehdään vuosittain strategiaprosessin alussa, taloussuunnitelman laat i- misen osana. Toimintaympäristöanalyysiä käsitellään toimialan navigoinnissa. 2.2 Strategian ja suunnitelmien päivittäminen huomioiden olemassa olevat resurssit ja sidosryhmien tarpeet Kaupungin ja toimialan strategia ovat sidoksissa toisiinsa. Strategia on tähän asti laadittu vuosittain. Vuonna 2013 siirrytään valtuustokauden mittaiseen strategiaan, jota arvioidaan ja tarvittaessa päivitetään vuosittain. Strategiaa ja sen ohjaamaa toimintaa käydään läpi kaupunkitason, toimialatason ja tulosaluetason navigoinneissa. Toimialan strategia ja sen painopistealueet käsitellään esimiesten kanssa esimiestilaisuuksissa ja päällikköfoorumeissa. Tulosaluejohtajat käyvät strategian läpi omilla tulosalueillaan henkilöstönsä kanssa. Tuloskorttien portaittaisen rakenteen ansiosta strategisen ajattelun jalkauttaminen toimintayksiköihin onnistuu hyvin. Toimeenpanon ja toteutumisen seuranta tapahtuu navigoinnin yhteydessä sekä neljä kertaa vuodessa koottavassa osavuosikatsauksessa. Toimialan strategiasta on laadittu vuosikello (kuva 4.). Riskien arviointi on liitetty tuloskortin laadinnan yhteyteen. Vantaalla on käytössä hyvän johtamisja hallintotavan arviointimanuaali, joka on apuväline oman johtamis- ja hallintojärjestelmän, riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan arviointiin ja kehittämistarpeiden tunnistamiseen. Toimialan potilas-, asiakas- ja asukasturvallisuussuunnitelma on parhaillaan tekeillä. Kuva 4. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan taloussuunnitteluprosessi, vuosikello 2012 5
2.3 Strategian ja toiminnansuunnittelun toteuttaminen koko organisaatiossa Kaupungin ylin johto, johon kuuluvat kaikki toimialojen johtajat, linjaavat strategiapäivinä koko kaupungin strategiaa niin, että toimialojen linjaukset ovat samansuuntaisia ja hallintokuntien yli menevät prosessit sujuvat parhaalla mahdollisella tavalla. Kaupungin hyvinvointiryhmä ohjaa kaikkien kaupungin toimialojen hyvinvointiprosesseja. Toimialan toiminnan linjaa apulaiskaupunginjohtaja ja toimialan johtoryhmä. Johtoryhmätyöskentelyn lisäksi on erillisiä strategia- ja kehittämispäiviä, jolloin linjataan tulevaisuutta sekä arvio idaan strategiaa ja sen toteutumista. Kaupungilla on esimiehille ja johtajille käytössä strategiatyökirja, joka ohjaa ja edesauttaa strategian viemistä käytäntöön. Strategiaa toteutetaan prosessien kautta osana jokapäiväistä käytännön työtä. Itsearviointien tuloksena strategiaan on nostettu keskeisiä kehittämiskohteita. Tulos- ja kehityskeskusteluissa asetetaan työntekijöille henkilökohtaiset tavoitteet, joiden toteutumista seurataan. 2.4 Uudistusten ja innovaatioiden suunnittelu, toimeenpano ja arviointi Ensimmäinen arvomme on innovaatio, joka ohjaa koko henkilöstöä aktiivisesti kehittämään toimintaa. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimiala arvioi ja kehittää jatkuvasti toimintaansa lukuisin eri t a- voin, mm. käynnistämällä itse projekteja sekä osallistumalla erilaisiin projekteihin ja hankkeisiin. Toimialalla käynnissä olevista hankkeista tehdään vuosittain toimintakertomukseen hankeluettelo lyhyine esittelyineen. Vuonna 2013 toimialalla on käynnissä yhteensä 40 hanketta, joista merkittävimpiä ovat Kaste-ohjelmaan kuuluva Etelä-Suomen mielenterveys- ja päihdepalvelujen kehittämishanke Mielen avain, jota toimiala hallinnoi sekä Silver -hanke 2012 (Supporting Independent LiVing for the Elderly through Robotics). Silver on viiden Euroopan maan esikaupallisen hankinnan hanke, jonka tarkoituksena on saada kotihoidon asiakkaiden käyttöön teknologiaa, jotta he pystyvät asumaan pidempään ja itsenäisemmin kodeissaan. Caf-arviointimalli on toiminnan kehittämisessä tärkeänä lähtökohtana. Toiminnan muutoksissa henkilöstö saa koulutusta. Koska strategiaa arvioidaan säännöllisesti, arvioidaan sen myötä jo tehtyjä uudistuksia ja parannetaan toimintaa. Tänä vuonna hyväksyttävässä uudessa kaupungin strategiamallissa asiakkaiden osallistaminen palvelujen suunnitteluun korostuu entisestään. Lisäksi asiakkaan valinnanmahdollisuuksia palvelujen valinnassa parannetaan. Vuonna 2012 perustettiin toimialalle tutkimus- ja kehittämistoiminnan koordinaatioryhmä (Tutke). Koordinaatioryhmän toiminnan tavoitteena on muun muassa taata tutkimus- ja kehittämistoiminnan lupa-asioiden ja toimialan ulkopuolelta tulevien tietopyyntöjen osalta tutkijoiden ja asiantuntijoiden tasapuolinen kohtelu, varmistaa tutkimukselle ja kehittämistyölle onnistumisen edellytykset ja huolehtia vaadittavasta salassapito- ja tietosuojavelvoitteista. Toimialalla on myös eettinen työryhmä, joka laatii eettisiä linjauksia ja varmistaa tutkimussuunnitelmista hankkeiden eettisyyden. Toimialalla tehtiin vuonna 2012 projektin perustamisen ja hallinnan ohjekirja helpottamaan projektin käynnistämistä, hallinnointia, toteuttamista ja päättämistä sekä varmistamaan projektien laadukas, tuloksellinen läpivienti. 6
3 Henkilöstö 3.1 Henkilöstöresurssien suunnittelu, hallinnointi ja parantaminen Henkilöstösuunnittelussa tehdään yhteistyötä kaupungin henkilöstökeskuksen kanssa. Henkilöstösuunnittelu on sidoksissa myös talouden suunnitteluun. Henkilöstöjohtamiseen on luotu kaupunkitasoiset pelisäännöt. Kaupungin henkilötietojärjestelmien kautta saadaan tietoa poissaoloista, koulutuksista ja rekrytoinnista. Toimialalla noudatetaan Vantaan rekrytointikäytäntöjä ja suosituksia. Henkilöstökeskus järjestää esimiesten osaamisen kehittymiseksi parempi rekrytointi -valmennuksia sekä palvelussuhde-, rekrytointijärjestelmä- ja henkilöstöjärjestelmäkoulutuksia. Vantaalla on laadittu rekrytointistrategia. Strategian pohjalta toimialat laativat vuosittain rekrytointiohjelman kriittisten ammattiryhmien saatavuuden edistämiseksi. Ohjelman toteutumista seurataan säännöllisesti. Toimialalla työvoiman saatavuus on kriittistä muun muassa sairaanhoitajien, sosiaalityöntekijöiden ja lääkärien tehtävissä. Kriittisten ammattiryhmien saatavuuden edistämiseksi ennakoivan rekrytoinnin menetelmiä kehit e- tään monipuolisemmiksi. Työsuojelutoiminta perustuu lakiin ja tukee osaltaan Vantaan kaupungin henkilöstöstrategisia tavoitteita. Tavoitteena on terveellinen, turvallinen sekä toimiva työ ja työympäristö sekä hyvinvoiva henkilöstö. Kaupungin yhteistoimintaryhmä toimii myös työsuojelutoimikuntana. Ryhmään kuuluvat mm. toimialalla työskentelevä työturvallisuusvastaava sekä työsuojeluvaltuutetut. 3.2 Henkilöstön osaamisen tunnistaminen, kehittäminen ja käyttäminen Osaamisen tunnistaminen aloitetaan rekrytointitilanteessa. Tehtäväkuvissa on määritelty tehtävässä tarvittava osaaminen. Perehdytyksen toteutumiseen kiinnitetään erityistä huomiota. Tulos- ja kehityskeskusteluissa arvioidaan työntekijän tehtäväkohtainen osaaminen ja taidot. Arvioinnin perusteella tehdään henkilökohtaiset kehittymissuunnitelmat ja työyksiköille yksikkökohtaiset kehittymissuunnitelmat. Toimialan henkilöstön ja työyhteisöjen osaamisen kehittämistä ohjaavat toimialan strategia, työyhteisöjen palvelutoiminnan kehittymistarpeet, henkilöstön ammatillisen osaamisen kehittymisen tarpeet sekä henkilöstön täydennyskoulutusvelvoite. Osaamisen kehittäminen on yksittäisen työntekijän ja tiimin koulutusta sekä työyhteisöjen kehittämiseen liittyviä toimenpiteitä. Koulutuksen määrä riippuu työntekijän peruskoulutuksen pituudesta, toimenkuvasta, työn vaativuudesta, työssä tapahtuvista muutoksista ja ammatillisista kehittymistarpeista. Täydennyskoulutus on osa strategista- ja henkilöstö johtamista. Toimialan talous- ja hallintopalvelujen henkilöstöyksikkö koordinoi toimialan osaamisen kehittämistä ja raportoi toimialan täydennyskoulutusvelvoitteen toteutumista vuosittain Kunnalliselle työmarkkinalaitokselle. Tulosalueet järjestävät itse oman palvelutuotantonsa kehittämiseen sekä työntekijöidensä ammatillisen osaamisen päivittämiseen liittyvän koulutuksen. Vantaan kaupungin henkilöstökeskuksen koulutusalueita ovat henkilöstön kehittäminen, johtaminen ja esimiestyö, työyhteisöpalvelut, työhyvinvointi, työsuojelu ja turvallisuus. Henkilöstökeskus järjestää tilauksesta tulosalueille tukea työyhteisöjen kehittämistyöhön. Kehittämistoiminnan painotukset ovat muutosjohtamisessa, työyhteisöjen kehittämisessä ja työhyvinvoinnin edistämisessä. Koulutusjärjestelmä on määritelty toimialalla ja sen koetaan toimivan hyvin. 7
Työntekijöiden osaamisen kehittymisen ja erilaisen työkokemuksen hankkimisen yhtenä keinona on hakeutuminen projekteihin, hankkeisiin tai muihin tehtäviin määräajaksi. Tällaisella toimintatavalla on vaikutusta työssä jaksamiseen ja työssä pysymiseen. 3.3 Henkilöstön osallistaminen Johtamisen tavoitteena on olla vuorovaikutteista ja vuorovaikutuksen tavoitteena on olla avointa. Erilaiset osallistavat kokoukset liittyvät johtamisjärjestelmään. Esimiehet voivat tuoda näkyviksi henkilöstön esille tuomia asioita neljä kertaa vuodessa pidettävissä esimiestilaisuuksissa. Henkilöstöllä on edustus erilaisissa työryhmissä. Työyksiköiden työpaikkakokouksissa käsitellään asioita avoimesti. Strategiaa tehtäessä henkilöstöllä on mahdollisuus tuoda esille ehdotuksiaan ja ehdotukset etenevät asiasta riippuen pääkaupunkiseututasolle asti. Lisäksi henkilöstöä motivoidaan toiminnan kehittämiseen mm. kannustuspalkkioiden avulla. Luottamusmiehet osallistuvat henkilöstön edustajina yhteistoimintaryhmään ja yt -neuvotteluihin. He osallistuvat myös sosiaali- ja terveydenhuollon TES- (työehtosopimus) ja VES- (virkaehtosopimus) palavereihin sekä johdon strategiapäiviin. 4 Kumppanuudet ja resurssit 4.1 Kumppanuuksien kehittäminen ja hyödyntäminen Toimialalle strategisesti tärkeiden kumppanuuksien tunnistaminen on tärkeää asiakaslähtöisyyden ja toiminnan vaikuttavuuden kannalta. Metropolialueen erityisluonteen vuoksi pääkaupunkiseudun kuntakumppanuudet ovat erittäin tärkeitä. Palveluja kehitetään yhdessä yli kuntarajojen. Metropolialueen kaupunkien ja Vantaan sisäisten kumppanien lisäksi toimialalla on seuraavia kumppanuuksia 1) ostopalvelukumppanit (esim. palvelujen tuottajat kuten HUS ja yksittäiset yritykset 2) kehittämiskumppanit (esim. Kuntaliitto ja Aalto yliopisto) 3) kilpailutus- ja hankintakumppanit (esim. pääkaupunkiseudun muut kunnat) 4) oppilaitokset (esim. Varia ja Laurea) 5) kolmas sektori (esim. Seurakunnat ja Suomen punainen risti) 6) Sähköisiä palveluja tuottavat yritykset (esim. CGI ja In Net Oy). Toiminnan kehittämisen periaatteena on erityisesti asiakkaiden, mutta myös molempien osapuolten hyötyminen. 4.2 Kumppanuussuhteiden kehittäminen asiakkaiden/kuntalaisten kanssa Kumppanuussuhteita kehitetään toimijoiden yhteistyön avulla, erilaisissa asiakas- ja kuntalaistilaisuuksissa sekä avointen ovien tilaisuuksissa. Ostopalvelu- sekä palvelusetelikumppaneiden kanssa tehdään tiivistä yhteistyötä asiakkaiden palvelujen parantamiseksi. Asiakaspalautetta kerätään ja asiakastyytyväisyyskyselyjä tehdään myös esimerkiksi ostopalvelukumppanien palveluissa ja niitä käsitellään kumppanien kanssa. Kumppanuuksissa hyödynnetään yhä enemmän sosiaalista mediaa. Asiakkaiden osallisuutta pyritään lisäämään erilaisten hankkeiden kautta esimerkiksi Lapsen ääni kehittämisohjelmassa ja Mielen avain -kehittämishankkeessa (mielenterveys- ja päihdepalvelujen kehittämishanke) sekä esimerkiksi vanhuspoliittisen ohjelman kautta. Asiakkaat voivat osallistua palvelujen kehittämiseen lisäksi esimerkiksi osallistumalla vanhus- tai vammaisneuvostoon, ohjelmien valmistelun aikaiseen työpajaan tai vastaamalla heille suunnattuihin kyselyihin. Yhteistyötä tehdään ja palveluja kehitetään myös kolmannen sektorin toimijoiden kanssa kuten esimerkiksi päihdepalveluissa A-killan ja ennaltaehkäisevässä terveydenhuollossa Väestöliiton kanssa. Uusista palvelumuodoista viestitään asiakkaille aktiivisesti esimerkiksi palvelupisteissä, paikallislehdistössä ja kaupungin nettisivuilla. Lisäksi käytetään sosiaalista mediaa. 8
4.3 Taloushallinto Taloushallinto on toimialalla olennainen osa strategiaprosessia (kts. kpl.2). Kaupunginvaltuusto ja sosiaali- ja terveyslautakunta päättävät toimialan taloussuunnitelman ja käyttösuunnitelman. Toimialan käyttösuunnitelman laadinnassa hyödynnetään ennakkoarviointimenetelmää, jonka tavoitteena on tarkastella muutosvaihtoehtoja ennakolta. Talousvastuu on delegoitu mahdollisimman pitkälle esimiehille. Talouden toteutumista seurataan kuukausittain kerättävällä esimiesten talousraportoinnilla sekä osavuosikatsauksella. Sisäinen tarkastus seuraa myös talouden toteutumista. Toiminnan tunnuslukujen valikointia tehdään jatkuvasti. Talousosaamisen kehittymiseksi on päälliköille, asiantuntijoille ja suunnittelijoille järjestetty pääkaupunkiseudun kaupunkien kanssa yhteistyössä Controller-koulutusta. Myös lähiesimiesten talouden hallinnan osaamisen kehittymiseksi järjestetään koulutusta. 4.4 Tiedon hallinta Vantaan kaupungin tietoturvapolitiikka määrittelee tietojen turvaamisen tavoitteet, vastuut ja toteutuskeinot. Tietoturvaan liittyvät ohjeet näkyvät myös palvelusopimuksissa. Henkilökunnalle on järjestetty tietosuojaan ja arkistointiin liittyvää koulutusta Toimialalla on käytössä potilas- ja asiakastietojärjestelmä sekä suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmä. Asiakasjärjestelmien tietoturvallisuus on varmistettu. Toimialalla on käytössä kaupungin taloushallinnon tietojärjestelmä. Kaikkien yhteisessä käytössä on intranet, joka on kaupungin sisäinen viestintäväylä sekä toimialalla lisäksi yhteiskäytössä G-asema, josta tarvittavat tiedot löytyvät kaikille helposti. Vuonna 2012 on otettu käyttöön uusi asiakirja- ja dokumentinhallintajärjestelmä (Asta). 4.5 Teknologian hallinta Tehokkaan toiminnan ja työtehtävien menestyksellisen hoitamisen edellytyksenä on teknologian tarkoituksenmukainen käyttö. Toiminnan arvioinnin pohjalta teknologian kehittäminen on noussut keskeiseksi kehittämiskohteeksi sekä toimialalla että koko kaupungissa. Suunnitteilla on koko kaupungin sähköisten palvelujen strategia. Tietohallinnon palvelukeskus vastaa Vantaan kaupungin palvelutuotannossa tarvittavasta tieto- ja viestintäteknologiasta ja tietojärjestelmäratkaisuista. Sekä toimialalla että keskushallinnossa järjestetään henkilöstölle tietotekniikkaan ja uusien järjestelmien käyttöön liittyvää koulutusta. Sähköisiä palveluja kehitetään koko ajan resurssien mukaan. Vuonna 2012 otettiin käyttöön esimerkiksi e- resepti. Toimiala on mukana Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin alueen kuntien kanssa Apottitietojärjestelmän valmistelussa. Apotti-hankkeessa kehitetään sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon toimintaa sekä toiminnan tueksi asiakas- ja potilastietojärjestelmää, joka muun muassa mahdollistaa nykyistä paremman sähköisen asioinnin ja palvelut sekä takaa tietojen reaaliaikaisen saatavuuden palvelu- ja hoitopaikasta riippumatta. Toimiala osallistuu lisäksi muun muassa Silver-hankkeeseen, jossa kehitetään kansainvälisellä yhteistyöllä kotihoidon teknologiaa. 4.6 Toimitilojen hallinta Palveluverkon kehittämiseen liittyvällä pitkän tähtäimen suunnittelulla ylläpidetään ja kehitetään palveluvalikkoa sekä lisätään tilatehokkuutta ja tilojen monikäyttöisyyttä. Kaupungin kaikkien toimialojen tilakokonaisuuden hallinnasta vastaa Tilakeskus. Toimialan toimitilaryhmän tehtävänä on 9
valmistella, ja pienehköissä asioissa päättää kaikkien tulosalueiden toimit ilojen hankintaan, käytön tehostamiseen ja tiloista luopumiseen liittyviä asioita tilatehokkuus huomioiden. Laajemmat tilajärjestelyt käsitellään toimialan johtoryhmässä ja tilakeskuksen kokoon kutsumassa toimitilaryhmässä. Yhteistyötä tehdään erityisasumiseen liittyen myös VAV asunnot Oy:n kanssa. Tilakeskuksen kutsumiin sosiaali- ja terveysasemien talokokouksiin osallistuvat kaikkien tulosalueiden edustajat. Kiinteistön hoitoon liittyvien asioiden lisäksi kokouksissa suunnitellaan ja sovitaan tilajärjestelyistä ao. kiinteistöissä. Asiakaspalveluun tarkoitetut toimitilat on sijoitettu hyvin saavutettaviksi ja lisäksi toimitilojen esteettömyystiedot löytyvät pääkaupunkiseudun palvelukartta-sivustolta (www.hel.fi/palvelukartta). Toimistotilat sijaitsevat niin, että henkilökunta pääsisi mahdollisimman hyvin työpaikalleen joko julkisilla liikennevälineillä, pyörällä tai kävellen. Työfysioterapeutit pitävät ajoittain esityksiä/koulutuksia hyvästä ergonomiasta ja he tulevat tarvittaessa työpisteeseen varmistamaan työntekijän hyvän työergonomian. 5 Prosessit 5.1 Prosessien tunnistaminen, suunnittelu ja parantaminen Toimialan pääprosessit päivitettiin vuonna 2012 sekä organisaationäkökulmasta (kts. kuva 3, sivu 4) että asiakasnäkökulmasta (kuva 5). Asiakasnäkökulma kuvaa asiakkaan mahdollisuutta saada palvelua omien tarpeidensa tason mukaisesti. Ympyrä symboloi jatkuvan kehittämisen kehää ja monen suuntaisia muutoksia asiakkaiden palvelutarpeissa. Kuva 5. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan prosessikartta asiakasnäkökulma Prosesseja on kuvattu toimialalla paljon ja niitä on parannettu arviointien avulla. Prosessikoulutusta on järjestetty vuodesta 2010 alkaen. Tulosalueiden prosessikuvauksia ja olemassa olevien kuvausten päivityksiä varten on laadittu aikataulu vuodelle 2013. Toimialalla on määritelty yhtenäinen asiakasprosessi, joka tulee ilmetä kaikista asiakaspalveluprosesseista. On tärkeää, että prosessit sujuvat asiakasnäkökulmasta toimialasta tai tulosalueesta riippumatta. Tulosaluerajojen ylittäviä prosesseja kuvattiin vuonna 2011 Caf-arvioinnin esiintuomana kehittämis- 10
kohteena. Samasta lähtökohdasta kaupungille on palkattu henkilö koordinoimaan kolmen toimialan lasten ja nuorten palveluprosesseja. Kaupungin rajat ylittäviä prosesseja ovat muun muassa erikoissairaanhoidon kanssa yhteiset prosessit. 5.2 Asiakas/kansalaislähtöinen palvelujen ja tuotteiden kehittäminen ja tuotanto Toimialan vuonna 2012 päivitetty asiakaspalautejärjestelmä koostuu jatkuvasta asiakaspalautteesta, kohdennetuista asiakaskyselyistä ja lakisääteisestä asiakaspalautteesta. Palveluja kehitettäessä otetaan huomioon asiakkailta saatu palaute ja tulosalueiden tekemä asiakastarpeiden analysointi. Sähköisiä palveluja kehitetään jatkuvasti asiakasnäkökulma huomioiden. Esimerkkejä toimialan sähköisistä palveluista ovat mm. laboratoriotulokset tekstiviestinä tai sähköpostina sekä suun terveydenhuollon tekstiviestimuistutukset. Käyttöön ovat tulossa muun muassa sähköinen ajanvaraus terveyden- ja sosiaalihuoltoon, toiminnanohjausjärjestelmä vanhusten avopalveluihin sekä etähoit o- järjestelmä, jossa hoitaja ja asiakas voivat olla kanssakäymisissä videoyhteyden välityksellä. Laadukkaan palvelun takaamiseksi on muillekin kuin suomen- ja ruotsinkielisille asiakkaille tehty eri kieliversiot esimerkiksi asiakaspalautekyselyistä ja muista palvelun kannalta tärkeistä dokumenteista. Toimialan potilas-, asiakas- ja asukasturvallisuussuunnitelma valmistuu alkukeväästä 2013. Suunnitelma sisältää toimeenpanosuunnitelman kaikille organisaation tasoille. Vuonna 2012 valmistui koko toimialan tuotekirja, joka sisältää organisaatiorakenteen mukaisentuoteluettelon lisäksi tuotekuvaukset yli 600 tuotteesta. Tuotekirjan laadinnalle asetettiin tavoitteeksi muun muassa laadun parantaminen sekä palvelujen ja toimintakäytäntöjen asiakaslähtöinen kehittäminen. Erikoissairaanhoidossa on käytössä NordDRG- tuotteistus ja suun terveydenhuollolla omansa. Terveyspalvelut on mukana kehittämässä perusterveydenhuollon tuotteistusta yhdessä Finnish Consulting Groupin kanssa. Toiminnan sukupuolivaikutusten arviointeja (suvaus) on toimialalla tehty vuoden 2011 alusta. Tunnustuksena ansiokkaasta työstä sukupuolivaikutusten arvioinnin edistämisestä toimialalla, toimialajohtajalle myönnettiin vuonna 2011 valtakunnallinen Valtavirtaistaminen käytäntöön hankkeen kunniakirja. Euroopan tasa-arvoinstituutti EIGE on vuoden 2013 alussa julkistanut seitsemän hyvää tasa-arvokoulutuksen käytäntöä. Mukana ovat Vantaan tasa-arvokoulutusten malli ja sukupuolitietoinen budjetointi. EIGE kiittää Vantaan koulutusten käytännöllisyyttä, tarvelähtöisyyttä ja vaikuttavuutta. Kaste-hankkeen innoittamana arviointeja laajennettiin vuonna 2012 sukupuolivaikutustenarvioinneista ennakkovaikutusten arviointiin (Evaus). Ennakkoarvioinnilla tarkoitetaan päätösesitysten ja tavoitteiden etukäteistä seurausvaikutusten arviointia, jossa otetaan huomioon sukupuolivaikutusten lisäksi muun muassa sosiaaliset vaikutukset, terveysvaikutukset, lapsiin kohdistuvat vaikutukset ja mielenterveysvaikutukset. Näin palveluprosessit voidaan kohdistaa yhä asiakaslähtöisemmin, tarkoituksenmukaisemmin ja vaikuttavammin. 5.3 Prosessien kehittäminen asiakkaiden/kansalaisten/sidosryhmien kanssa Prosesseja kehitetään yhdessä kuntalaisten, päättäjien, yritysten, järjestöjen ja kolmannen sektorin kanssa. Esimerkkejä ovat mm. Lapsen ääni- hanke ja Vantaan vammaispoliittinen ohjelma. Vantaan ikääntymispoliittisessa ohjelmassa on tavoitteena ikäihmisten mukana olo päätöksenteossa, toiminnassa ja sen arvioinnissa. Kuusikko-kuntien vertailut edistävät prosessien kehittämistä. Uudet orga- 11