Tarviketarjous Puh: 02-2767 171 Fax: 02-2767 170 www.ecom.fi asiakaspalvelu@ecom.fi
1. Ecom Tarviketarjous...3 1.1 Tarviketarjouksen teko rivikohtaisin tiedoin...3 1.2 Tarviketarjous kassaohjelmiston aputyökaluna...4 1.3 Kassan apuväline...4 2 Tarviketarjousoletukset...5 2.1 Tarviketarjousoletukset...5 2.1 Oletustarjouslomakkeen valinta...6 2.11 Tarviketarjouslomakkeen muokkausohjelma...6 2.2 Tarviketarjouksen tilat...7 2.21 Käytössä olevien Ecomin tarviketarjoustilojen muokkaus...7 2.3 Yleinen vapaa teksti tarviketarjoukseen...8 3. Tarviketarjous...8 3.1 Tarviketarjousohjelmiston toiminta...9 3.2 Uuden tarviketarjouksen teko teko...9 3.3 Tarjouksen tilat...10 3.4 Asiakkaan haku tarjoukseen...10 3.5 Kohde- ja merkkitiedot...11 3.6 Viitetietojen syöttö...11 3.7 Käännetty alv ja myyntitilin käyttö tarviketarjouksessa...12 3.8 Henkilötiedot ja toimitusajat...12 3.9 Työselosteen teko tarviketarjoukselle...13 3.10 Tarviketarjouksen tulostaminen...13 3.11 Tulostaminen vaihtaa työvaiheen...14 4 Tuoterivit...14 5 Tarviketarjouksen lähettäminen muihin ohjelmiin...15 5.1 Tarviketarjouksen siirto kassaan...15 5.11 Tietojen siirto kassaan...16 5.12 Tarviketarjous siirretty kassaan...16 5.2 Tarviketarjouksen siirto lähetteelle tai laskulle...17 6. Tarviketarjousten siirto historiaan...17 7. Tarviketarjousraportit...18
Tarviketarjous 2012-merkistä tunnistat uuden ominaisuuden 1
Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirja on tehty niin, että sen kanssa edetessä ja sitä käyttämällä Ecom tulee tutuksi ja sitä oppii käyttämään. Se on lisäksi jaettu eri luokkiin käyttäjän tietotaidon mukaan. Luokat on esitelty seuraavalla sivulla. Kaikki käsikirjan ikkunat on numeroitu ja niiden mukaan on myös muokattu sisällysluettelo. Ikkunanumeroihin viitataan myös käsikirjan muissa kohdissa, mikäli niissä on siihen aiheeseen liittyvää lisätietoa. Mikäli jossain kentässä on kahvipaussin kuva, kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin ja ottaa vaikka kuppi kahvia. Aihe ei ole välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken paneutumista. Käsikirjan eri tasot Useimmat käsikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen mukaan, miten paljon Ecomia on käyttänyt ja miten pitkälle siitä haluaa saada hyötyä. Mikäli kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat käyttäneet ohjelmistoa harvakseltaan. Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein kahvitauon ja kokemusta Ecomista, jotta sivun käsittelemä asia saadaan käytäntöön. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa. Tämä on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa ja tarkkaavaisuutta. 2
1. Ecom Tarviketarjous Ecom tarviketarjousohjelmaa voi käyttää seuraaviin toimitoihin: 1. Tarviketarjouksen teko rivikohtaisilla tarjoushinnoilla 2. Myyntitilausten vastaanottotyökaluna 3. Kassaohjelmiston aputyökaluna, tarvikkeiden keräilyalustana 4. Ruutua4-vihon korvikkeena, jolla voi vapaasti kerätä tuotteita eri käyttötarkoituksiin Nopea tapa antaa hinta yhdestä tai useammasta tuotteesta Keräilyalustana ostotilausta varten Muistilistana ostettaville tuotteille Ohjelmaan voi rakentaa erilaisia tarvikemassapohjia, joita voi hyödyntää esimerkiksi tietyntyyppisen keikan tarvikemuistilistana, joka voidaan kopioida pohjatiedoksi. Valmistelutyökaluna kaikkeen myyntiin urakkatöitä lukuun ottamatta 1.1 Tarviketarjouksen teko rivikohtaisin tiedoin 1. Tarviketarjousohjelmiston käyttö tarjouslaskentaan Tarviketarjous on erinomainen työkalu pieniin tarjouksiin, jossa voidaan tarvikkeet kerätä rivitietoina ja jossa työn hinta voidaan arvioida omana rivinään. Tarviketarjous ei koske varastoon, jolloin tarjouksien teko on käytännöllisempää verrattuna läheteohjelmaan Toiminnaltaan tarviketarjous on lähes identtinen läheteohjelman kanssa Kun pienet tarjoukset tehdään tarviketarjousohjelman kautta, selkeyttää se läheteohjelman käyttöä, kun siellä on sen jälkeen vain työn alla tai tehtyjä töitä. Tarviketarjouksen voi myös tulostaa Word-lomakepohjaan, jonka voi muotoilla itse Kun tarviketarjous saadaan kotiin, voidaan se napin painalluksella siirtää lähetteelle työjonoon, laskutukseen laskutettavaksi tai kassaan kassalaskuksi. Sisällä olevat tarjoukset voidaan säilyttää halutun ajan tarviketarjouksissa. 3
1.2 Tarviketarjous kassaohjelmiston aputyökaluna Yksi tapa käyttää tarviketarjousohjelmaa on, että kaikki työtilaukset kirjataan tähän ohjelmaan ja kun työ aloitetaan, siirretään se siinä vaiheessa lähetteelle. Tällöin aloittamattomat ja kohdistamattomat työt ovat omalla listalla tarviketarjouspuolella ja lähetepuolella ovat pelkästään työn alla olevat ja valmistuneet työt. 1.3 Kassan apuväline Kun tarviketarjousohjelmaa on hetki käytetty menestyksellä, voidaan töiden hallintaa vielä tehostaa merkittävästi seuraavilla lisäpalveluilla: Keräilypohja ennen kassaohjelmaa Tarviketarjouspohja on erinomainen työkalu kassaohjelman rinnalla, sillä sinne voi kerätä asiakkaan haluamat tarvikkeet ja siirtää tiedot kassaan, kun kaikki tuotteet on kerätty. Jos asiakas jääkin harkitsemaan, että ottaako vaiko eikö, niin tarviketarjouspuolelle tällaisen keräilyn voi huoletta jättää odottamaan asiakkaan saapumista uudestaan ostopäätöksen kanssa. Kassaohjelmassa tällainen tilanne ei onnistu, vaan kassalasku on poistettava. Mikäli kassalaskuista halutaan jättää historiatosite, käy se kätevästi tarviketarjousohjelmiston avulla, sillä ne jäävät koneelle määräämättömäksi ajaksi. Eri vaihtoehtojen vertailu on kätevää tarviketarjousohjelmistossa. Kun asiakas haluaa verrata eri vaihtoehtoja, voidaan tarviketarjousohjelmassa kätevästi verrata kahta eri tarjousta keskenään ja valita se mieluisampi kassalaskulle. 4
2Tarviketarjousoletukset Tarviketarjousoletukset löytyvät ohjelmat-valikon alta kohdasta tarviketarjous ja sen alta tarviketarjousoletukset. 2.1 Tarviketarjousoletukset Tällä tarviketarjouksen oletussivulla ohjataan tarviketarjousohjelmiston asetuksia. Ensimmäinen kenttä on tarviketarjouksien numerosarja, jota ohjelma päivittää automaattisesti. Jos tarviketarjousohjelmaa ei vielä ole käytetty, on kenttä oletuksena tyhjä. Ensimmäisen tarviketarjouksen teossa ohjelma ehdottaa ensimmäisen tarviketarjouksen numeroa, josta numerointi aloitetaan. Seuraavassa kentässä valitaan tarviketarjouksen oletuslomake, jota ohjelmisto ehdottaa oletuslomakkeeksi tarjouksen tulostusvaiheessa. Ja sen alla olevaan tulostus-kenttään annetaan tulostettavien lomakkeiden lukumäärä, jota ohjelma ehdottaa tarjousta tulostettaessa. 5
2.1 Oletustarjouslomakkeen valinta Oletuslomakkeen perässä on painike, jonka avulla saa esille valmiina olevat tarviketarjouslomakkeet. Siellä näkyvät myös itse tehdyt lomakkeet, joita voi tehdä muokkaa lomakkeita painikkeen alta. Alla olevasta listasta voi nyt valita halutun lomakkeen oletuslomakkeeksi. Tulostettavien lomakkeiden Muokkaa lomakkeita painikkeen alta voidaan tehdä uusia lomakkeita. Seuraavaksi käsitellään lomakkeiden muokkausohjelmaa. 2.11 Tarviketarjouslomakkeen muokkausohjelma Tarviketarjouslomakkeiden muokkaukseen on oma käsikirjansa, jossa käsitellään laskulähete ja tarviketarjousohjelmistojen lomakkeiden muokkausta. Muokkaus aloitetaan painamalla tarviketarjousoletuksista löytyvää muokkaa lomakkeita -painiketta. 6
2.2 Tarviketarjouksen tilat Tarviketarjouksen oletustilat näkyvät ikkunan oikeassa reunassa. Tiloilla ohjataan tarviketarjousohjelmaan tehtyjen tapahtumien tilaa ja edistymistä. 2.21 Käytössä olevien Ecomin tarviketarjoustilojen muokkaus Jo käytössä olevan Ecomin tarviektarjoustiloja kannattaa muokata varoen ja ottaa varmuuskopio ennen muokkausta, sillä jo tehtyjen tarviketarjousohjelmassa olevien tarjousten tilat voivat muuttua, ellei ole tarkkana. Huomioi, että: Olemassa olevien tilojen muokkauksessa kannattaa käyttää harkintaa. Saatu / menetetty tiloissa olevia tarjouksia voi siirtää historiaan. (ohjelmat, tarviketarjous ja tarviketarjouksen siirto tarviketarjoushistoriaan) ja niitä voi selata tarviketarjoushistoriasta. Kaikki tarviketarjoukset löytyvät myös asiakkaiden alta omilta alavälilehdiltä (tarviketarjous ja tarviketarjoushistoria). Käytössä olevien tarviketilojen merkitys kannattaa säilyttää mahdollisimman lähellä niiden alkuperäistä työn vaihetta tiloja muutettaessa. Käytössä olevan tilan poisto tyhjää kokonaan olemassa olevien tarviketarjouksien tilat. Lähetekäsikirjassa on käsitelty tarkasti tilojen muokkausta. tarviketilojen järjestyksen ja nimen muuttaminen muuttaa myös kyseisessä tilassa olleet jo tehdyt tarviketarjoukset vaihdetun tilan mukaisiksi Ei siis kannata muuttaa avointa tilaa saaduksi tai päinvastoin. Kaikkia tiloja ei kannata ensin poistaa, ja sitten luoda uusia tiloja, sillä tämän seurauksena ei tarviketarjouksilla ole tiloja lainkaan. Sen jälkeen on aika vaikea työ selvittää, mitkä tarjoukset oli kesken ja mitkä valmiita 7
2.3 Yleinen vapaa teksti tarviketarjoukseen Tarviketarjouksen vapaaseen tekstiin voi kirjoittaa jonkun yleisluonteisin asian, kuten osoitemuutoksen. Vapaaseen tekstiin kirjoitettu teksti näkyy kaikissa tarviketarjouksissa automaattisesti. 3. Tarviketarjous Tarviketarjouksen ohjelmarakenne ja toiminta muistuttaa hyvin paljon lähete ja laskutusohjelmaa. Kun lähete ja laskutusohjelman ja läheteohjelman käyttö on hallinnassa, osaa tehdä myös tarviketarjouksen. Tarviketarjous avautuu kohdasta Ohjelmat, Tarviketarjous ja Tarviketarjous. Se on usein myös pikavalintana ylhäällä olevassa pikavalintalistassa. 8
3.1 Tarviketarjousohjelmiston toiminta Tarviketarjousohjelman toiminta vastaa hyvin monelta osin laskutus- ja läheteohjelman toimintaa. Toimintaperiaate on hyvin pitkälle sama. Seuraavassa keskitymme niihin tarviketarjousohjelmiston ominaisuuksiin, mitkä poikkeavat lähete- ja laskutusohjelmiston toiminnasta. Laskutus- ja läheteohjeen läpikäynnillä oppii myös tarviketarjousohjelman toimintoja. 3.2 Uuden tarviketarjouksen teko teko Uusi tarviketarjous (ja ensimmäinen) aloitetaan painamalla Lisää-painiketta(+). Ensimmäisellä kerralla ohjelma kysyy ensimmäisen tarviketarjouksen numeroa. 9
3.3 Tarjouksen tilat Avatun tarviketilauksen tila on aluksi avoin. Yritys voi muokata omat tilat kesken tilaan haluamakseen oletustiedoissa. Kun tarjous tulostetaan, muuttuu se oletuksena keskentilaan. Huomioitavaa: vain avoimen tarviketarjouksen numeroa voi muuttaa. 3.4 Asiakkaan haku tarjoukseen Asiakas haetaan tarjoukseen painamalla Asiakasnron perässä olevaa kansio-painiketta. Ohjelma avaa asiakashakuikkunan. Asiakkaan haku esitellään tarkemmin laskutusohjelmassa. Jos haettua asiakasta ei löydy, painetaan lisää-painiketta, jonka avulla lisätään asiakasrekisteriin uusi asiakas. Nyt oikea asiakas löytyi, joten uutta asiakasta ei lisätä. Kun asiakas löytyy, valitaan haluttu asiakas ja painetaan OK-painiketta. 10
3.5 Kohde- ja merkkitiedot Kohdetieto on enemmän yrityksen sisäistä tietoa kun merkki on varattu asiakkaalle tärkeään tietoon, kuten asiakkaan työnumero- tai kustannuspaikkatietoa. Kohdetietoon syötetään yleensä sellaista tietoa, jolla tarjouksen löytää nopeasti tarjoushaun kautta. Osoitetietoa käytetään yleisesti kohdetietona. Tieto ei tulostu laskulle asti, joten sitä voi käsitellään sisäisenä tietona. Merkki puolestaan tulostuu myös lähetteen lisäksi laskulle. 3.6 Viitetietojen syöttö Uudelle tarjouksellee tuleva Päivämäärä tulee automaattisesti koneen kellosta. Seuraavaksi täytetään viitteenne-kenttä, johon kirjoitetaan esimerkiksi asiakkaan yhteyshenkilö. Viitteemme kenttään voidaan kirjata yrityksen oma yhteyshenkilö. Jos myyjätieto kirjataan ensin, tuo ohjelma automaattisesti myyjän viitteemme kenttään. Myyjä oli jo asetettu valmiiksi asiakastietoihin, josta ohjelma kopioi tiedon automaattisesti ohjelmaan. 11
3.7 Käännetty alv ja myyntitilin käyttö tarviketarjouksessa Käänteisen ALV% käsittelyä ohjataan Ecomissa myyntitili-valinnan kautta. Tämä kenttä löytyy tarviketarjouksen ylävälilehdeltä. Jos kenttään valitaan käänteisen ALV:n tili, muokkaa ohjelma tämän tarjouksen automaattisesti käänteisen alv:n mukaiseksi. Mikäli asiakkaalle ei ole syötetty y tunnusta, ilmoittaa ohjelma, että se on viranomaisten määrittämä pakollinen tieto ja se tulisi olla syötettynä asiakastietoihin valmiiksi. OK-painikkeen jälkeen ohjelmaa voi käyttää normaalisti. Jos laskun ylävälilehden myyntitili jätetään tyhjäksi, toimii normaalisti. Ohjelma tiliöi kaikki rivit valitun myyntitilin alle. 3.8 Henkilötiedot ja toimitusajat Kun Ecomin tarviketarjousohjelmaa aletaan käyttämään myyntitauksen vastaanottotyökaluna, voidaan tähän ikkunaan antaa kolmentasoista henkilötietoa: myyjän, työjohtajan ja työntekijän. Työnjohtajaa tai työntekijää ei välttämättä tässä vaiheessa valita, vaan se tehdään sen jälkeen, kun työ siirretään lähetteelle työjonoon. Henkilötiedot määritetään perusoletuksissa valmiiksi. Lähetekäsikirjassa on käsitelty henkilöiden perustamista. Asiakkaan ehdottama Toimituspäivä, -aika ja työn arvioitu kestokin voidaan syöttää jo valmiiksi tarviketarjoukseen työn prioriteetin lisäksi. 12
3.9 Työselosteen teko tarviketarjoukselle Vapaa tekstin Omaan käyttöön tekstialueelle kirjataan kommentteja työstä, joka on tarkoitettu yrityksen sisäiseen käyttöön. Se ei tulostu tarjoukselle, lähetteelle eikä laskulle. Ecom webissä se on luettavissa. Asiakkaalle -alue tulostuu myös asiakkaan laskuun. Vapaa teksti alavälilehdellä näkyy sama kirjoitus. Se on käytännöllinen silloin, kun työseloste on pidempi. 3.10 Tarviketarjouksen tulostaminen Tarviketarjouksen tulostaminen paperille tapahtuu painamalla ensin tulosta-painiketta, jonka jälkeen valitaan esiin tulevasta ikkunasta lomakkeeksi Tarjous ja tulostetaan se ulos. Tarviketarjouksen voi tulostaa myös tekstinkäsittelyohjelmaan ja sen voi myös muokata oman yrityksen ulkoasuun. Se tapahtuu lasku ja lomakkeiden muokkausohjelman kautta. Lomakkeiden muokkausohjelmille on oma käsikirjansa, joka käsittelee tätä aihetta. 13
3.11 Tulostaminen vaihtaa työvaiheen Kun tarviketarjous tulostetaan, muuttuu se automaattisesti Avoimesta Kesken tilaan. Tarjouksen tiloja voi muokata tarviketarjousoletuksissa. Siellä voi myös määrittää tulostuksen jälkeisen oletustilan. 4 Tuoterivit Tuoterivin keruusta on kerrottu tarkemmin laskutuskäsikirjassa, joten sitä ei käsitellä tässä käsikirjassa tarkemmin. 14
5 Tarviketarjouksen lähettäminen muihin ohjelmiin Tehty tarviketarjous voidaan lähettää muihin ohjelmiin painamalla tarviketarjousohjelman oikeassa ylänurkassa olevia ohjelmapainikkeita. 5.1 Tarviketarjouksen siirto kassaan Kun tarviketarjous halutaan siirtää kassalaskuksi ja laskuttaa asiakasta, painetaan ensin Kassa-painiketta. Ohjelma avaa uuden ikkunan. 15
5.11 Tietojen siirto kassaan Kun tarviketarjouksessa painetaan Kassa-painiketta, avaa ohjelma kaksi uutta ikkunaa tarviketarjousohjelman päälle. Tarviketarjouksesta kassalasku ikkunassa näkyy se tarjous, jota ollaan siirtämässä kassalaskuksi. OK-painikkeen jälkeen kassalasku toimii normaalina kassalaskuna ja kun kassaohjelman sulkee, palaa ohjelma automaattisesti tarviketarjoukseen. Ohjelma siirtää aina koko tarviketarjouksen sisällön kassalaskulle ja tarviketarjous säilyttää kassalaskun sisällön sellaisenaan, kun se siirtohetkellä oli. 5.12 Tarviketarjous siirretty kassaan Kun kassaohjelmasta on palattu takaisin kassalaskuun, näkyy asiakkaan tekstissä tieto, että tarjous on siirretty kassalaskulle. Tiedoissa on päiväys ja kassalaskun numero. Tarjouksen tilaksi on tullut saatu. Kun kassalasku tehdään tarviketarjouksen kautta, jää kassatapahtumasta tosite jäljelle tarkistettavaksi mahdollista myöhempää tarkistusta varten. 16
5.2 Tarviketarjouksen siirto lähetteelle tai laskulle Kun tarviketarjous siirretään lähetteelle, painetaan lähete-painiketta, jonka jälkeen ohjelma siirtää koko tarviketarjouksen sisällön uudeksi lähetteeksi ja jättää tarviketarjouksen vapaaseen tekstiin merkin siirrosta, päiväyksen ja lähetteen numeron. Vastaavat toiminnot tapahtuvat myös painettaessa lasku-painiketta. Luonnollisesti tarviketarjous siirretään vain yhteen ohjelmaan. 6. Tarviketarjousten siirto historiaan Tarviketarjouksien siirto historiaan löytyy alla olevan valikon kautta. Kun jo saadut/menetetyt tarviketarjoukset siirtää historiaan, voidaan pienentää aktiivisen käsittelyn piirissä olevien tarjousten määrää. Tarviketarjoukset siirretään antamalla päivämääräraja, jota aiemmat valmiit tarviketarjoukset siirtyvät historiaan. 17
7. Tarviketarjousraportit Tarviketarjousraportit löytyvät Ohjelmat-valikosta valitsemalla Tarviketarjous ja sen alta raportit löytyvät peräkkäin listan alaosasta. Uusi raportti: tuotemyynti asiakasryhmittäin. 18