Raportit, häiriötilanteiden hallinta ja varmuuskopiointi

Transkriptio

1 Raportit, häiriötilanteiden hallinta ja varmuuskopiointi Puh: Fax:

2 1. Raportit Raportin valintaikkuna Raporttien esikatseluikkuna Raportin katselu ruudulla sekä tulostus Raportin tallennus tiedostoksi Raportin lähettäminen sähköpostiin Internet-linkit Häiriötilanteiden hallinta Ecomissa Ecom ei käynnisty Ecom ei käynnisty Vaarattomat ilmoitukset Ecom antaa virheilmoituksen Ennen tietokannan tarkistusta, tee varmuuskopiointi Ecom tietokannan tarkistus Yksittäisen tiedoston tarkistus Puhelinneuvontaohjelman lisäinfo Tarkista kaikki -valinta Sähkökatkoksen jälkeen Erikoislääkkeet Ikkunapaikkojen ja kokojen palautus tulostimen vaihto / tulostinhäiriöt Varmuuskopioinnista yleensä Varmuuskopiointi Ecomissa Varmuuskopioi erillisiä aiheita Varmuuskopioinnin palautus Ecomin vaihtaminen koneelta toiselle...15

3 Raportit, Internet-linkit, häiriötilanteiden hallinta ja varmuuskopiointi merkistä tunnistat uuden ominaisuuden 1

4 Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirja on tehty niin, että sen kanssa edetessä ja sitä käyttämällä Ecom tulee tutuksi ja sitä oppii käyttämään. Käsikirja on lisäksi jaettu eri luokkiin käyttäjän tietotaidon mukaan. Luokat on esitelty seuraavalla sivulla. Kaikki käsikirjan ikkunat on numeroitu ja niiden mukaan on myös muokattu sisällysluettelo. Ikkunanumeroihin viitataan myös käsikirjan muissa kohdissa, mikäli niissä on siihen aiheeseen liittyvää lisätietoa. Mikäli jossain kentässä on kahvipaussin kuva, kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin ja ottaa vaikka kuppi kahvia. Aihe ei ole välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken paneutumista. Käsikirjan eri tasot Useimmat käsikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen mukaan, miten paljon Ecomia on käyttänyt ja miten pitkälle siitä haluaa saada hyötyä. Mikäli kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat käyttäneet ohjelmistoa harvakseltaan. Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein kahvitauon ja kokemusta Ecomista, jotta sivun käsittelemä asia saadaan käytäntöön. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa. Tämä on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa ja tarkkaavaisuutta. 2

5 1. Raportit Raportit löytyvät valikosta Ohjelmat ja Raportit. Raporttien tulostusvalinnat vaihtelevat raporttikohtaisesti. Asiakas- ja toimittajaraportit tulostuvat suoraan paperille. Toimittaja-alennukset tulostuu suoraan esikatseluun. Muissa raporteissa on oma valintaikkuna, jonka avulla voidaan tulostettavaa joukkoa tarkentaa. 1.1 Raportin valintaikkuna Esimerkkinä on myyntihinnastoraportin valintaikkuna. Raportissa voidaan valita haluttu tuoteala ja vielä tarkennettuna haluttu tuotenumeroväli. Tuoteraportissa on tärkeää huomioida, että ottaako vain aktiiviset tuotteet vai kaikki tuotteet. Tämä on erityisen tärkeää niillä tuotealoilla, joilla on tuhansia tuotteita. Vain aktiiviset tuotteet ovat tuotteita, joita on laskutettu tai jotka on jostain muusta syystä merkitty aktiivisiksi tuotteiksi. Aktiiviset tuotteet ovat niitä tuotteita, jotka näkyvät tuotehaussa vihreällä värillä. Myyntiraportin voi ottaa vain tietylle asiakkaalle, jolloin hinnoittelu tulee juuri tämän asiakkaan alennustiedoilla tai sitten voi jättää kentän tyhjäksi, jolloin ohjelma käyttää yrityksen yleistä tuotehinnoittelukäytäntöä. Ok-painikkeella raportti tulee esikatseluun. Myyntihinnastosta saa nyt erillisen viivakoodiraportin. Ecomista löytyy nyt myös erillinen tarraviivakoodien tulostusohjelma. Se löytyy Ohjelmat-valikon alta tuotteet ja tarratulostus. Ohjeet löytyvät tuotteet käsikirjasta. 3

6 1.2 Raporttien esikatseluikkuna Seuraavaksi tarkastellaan myyntihinnaston esikatseluikkunan toimintaa lähemmin. Kaikki Ecomin esikatseluikkunat toimivat samalla periaatteella. Ylhäällä olevilla painikkeille voidaan ohjata ikkunassa olevaa raporttia. Ikkuna avautuu ruudulle, josta sen tietoja voidaan selata ruudulla sivu kerrallaan. Alanurkassa vasemmalla näkyy sivujen yhteismäärä ja sen edessä oleva luku kertoo, monesko sivu on auki. 1.3 Raportin katselu ruudulla sekä tulostus Raporttia voi katsella ruudulla erittäin kätevästi suurennuslasipainikkeilla, joista toinen suurentaa lomakkeella olevaa tietoa ja toinen pienentää sitä. Sovita-painikkeilla voidaan myös katsella raporttia ruudulla. Näiden painikkeiden avulla raportti saadaan sovitettua kerralla ruudulle sopivaksi. Tulosta-painikkeella raportti tulostuu paperille. Tallenna-painkkeella voidaan tuloste tallentaa pdf-tiedostoksi tai wordiin tai esimerkiksi exceliin. on huomioitava, että kun tallentaa wordiin tai exceliin, eivät tulosteet näytä samanlaisilta, kuin mitä se on exceliin tulostettaessa. Näistä tiedostomuodoista on siis hyötyä vain tietyntyyppisten raporttien jatkokäsittelyssä. Sähköposti-painikkeella voidaan haluttu tuloste lähettää sähköpostilla. Jos sähköpostia haluaa kokeilla ja katsella ensin itse, on hyvä tapa lähettää sähköposti ensin omaan sähköpostiosoitteeseen. 4

7 1.4 Raportin tallennus tiedostoksi Raportit voi tallentaa tiedostoksi Tallenna painikkeen kautta. Ohjelma avaa tiedoston tallennusikkunan. Ensin valitaan tallennuskansio, johon tiedosto halutaan tallentaa. Tämän jälkeen tiedostolle annetaan nimi. Alimmassa kentässä valitaan haluttu tallennusmuoto. tallennustapamuotoja ovat rtf (tekstinkäsittely), xls (Excel), csv (puolipisteellä eroteltu) ja ehkä eniten käytetty PDF-tallennusmuoto. 1.5 Raportin lähettäminen sähköpostiin Raportin voi lähettää myös sähköpostiin. Se tapahtuu painamalla sähköposti-painiketta. Toiminto vaatii Microsoft Outlook tai Microsoft Outlook Express sähköpostiohjelman toimiakseen. Ennen sähköpostin avausta ohjelma kysyy liitetiedoston tyyppiä. OK-painikkeen painalluksella ohjelma avaa sähköpostin, jossa on liitteenä kyseinen raportti. Kaikkiin Ecomista tulostettavien tulosteiden esikatseluikkunan sähköpostilähetykseen on lisätty kopio- ja piilokopio-ominaisuudet sekä lisätty SMTP palvelimiin Ecom välityspalvelin Esikatselun sähköpostilähetykseen muutettu Soneran poistunut palvelin smtp.inet.fi palvelimeksi smtp.tele.fi 5

8 2. Internet-linkit Tälle sivulle on koottu Ecomin oman internet-sivujen lisäksi yhteistyötä tekevien yritysten internetosoitteita. Ikkuna avautuu valikosta Ohjelmat ja sen alta Internet-linkit. SSTL on lisätty Internetlinkkeihin 3. Häiriötilanteiden hallinta Ecomissa Mikäli Ecom ohjelmistosta tulee ilmoituksia häiriöistä tai sen käyttö jumiutuu, on olemassa erilaisia tapoja, joilla ohjelmiston saa taas toimimaan. Häiriötilanteessa on hyvä soittaa Ecomin puhelintukeen, joka päivystää arkisin klo Väärä salasana. Ecomissa ei oletuksena ole salasanaa. Mikäli olet antanut Ecomille salasanan, ja se ei sillä avaudu, varmista, ettei näppäimistössä ole Caps Lock -painike eri asennossa. Jos Ecom ei siltikään avaudu, saa puhelintuen kautta ohjelmakohtaisen uuden salasanan asetettua. 6

9 3.1 Ecom ei käynnisty 1. Ecom antaa ilmoituksen käynnistyksessä: ohjelma on havainnut virheen ja se suljetaan. Yleisohjeena voisi sanoa, että tietokannan tarkistus on hyvä lääke, jolla voi tarkistaa kantojen tilan. Seuraavaksi käsitellään yleisimmät konstit tilanteen korjaamiseksi. Jos virhetilanteita sattuu usein, olisi syytä tarkistaa koko laite- ja käyttöjärjestelmäympäristö asiantuntijan kanssa. Ecomissa ilmenneet toistuvat häiriöt ovat säännönmukaisesti aiheutuneet laite- ja/tai käyttöjärjestelmän aiheuttamista murheista. 3.2 Ecom ei käynnisty 2. Ecom ei käynnisty. Ecom antaa virheilmoituksen käynnistyksessä: Application Error. Exception Edatabase error in in module Ecom.exe at Un error occured while attempting to initialize the Borland database Engine. Tässä tapauksessa on hyvä ajaa Ecomin viimeisin käytössä ollut versio uudestaan sisään ja koittaa käynnistystä uudelleen. Ecom luo uudestaan poistetun tai siirretyn tietokantamoottorin, jonka puuttuminen aiheuttaa virheilmoituksen. 7

10 3.2.1 Vaarattomat ilmoitukset Jos Ecom antaa jotain ohjelmaa tai ikkunaa avattaessa Cannot focus an invible or window, on kyseessä lähes aina vaaraton ilmoitus, joka ei vaadi mitään toimenpiteitä. Sen voi kuitata ok-painikkeella ja jatkaa työtä normaalisti. Jos tämä ilmoitus tulee säännöllisesti aina samassa paikassa, on siitä hyvä ilmoittaa Ecomin puhelintukeen. Mikäli tämä ilmoitus tulee jonkin muun virheilmoituksen kanssa, on silloin aina syytä tehdä tietokannan tarkistus seuraavien sivujen ohjeiden mukaan. 3.3 Ecom antaa virheilmoituksen Kun Ecom antaa virheilmoituksen, joka viittaa johonkin tiedostoon tai indeksiin, on syytä tehdä seuraavat toimenpiteet Kun Ecom kaatuu tai antaa jonkin virheilmoituksen, on hyvä sulkea Ecom ja yrittää käynnistää ohjelmaa uudelleen. Mikäli ohjelma antaa virheilmoituksen uudestaan on syytä tehdä tietokannan tarkistus tai soittaa Ecomin puhelintukeen. 8

11 3.4 Ennen tietokannan tarkistusta, tee varmuuskopiointi Ennen Tietokannan tarkistusta on Ecom suljettava. Verkkoversiossa on kaikkien oltava pois Ecom-ohjelmistosta. Tietokannan tarkistus käynnistyy Käynnistä-painikkeen alta kohdasta ohjelmat (Kaikki ohjelmat -painike) ja sen alta Ecom, jonka alta löytyy Tietokannan tarkistus. Ennen tietokannan tarkistusta on aina hyvä ottaa varmuuskopio. Varmuuskopiointi käynnistyy painamalla Ei-painiketta (No) Tietokannan tarkistus käynnistyy painamalla Kyllä-valintaa (Yes) Varmuuskopion teko käsitellään myöhemmin. Kun varmuuskopiointi on tehty, käynnistetään tietokannan tarkistusohjelma uudestaan. 3.5 Ecom tietokannan tarkistus Tietokannan tarkistus käy läpi valitut tietokannat ja korjaa havaitut virheet automaattisesti. Esimerkiksi jos laskutuksessa tulee virhetilanne, on hyvä ajaa tietokantojen tarkistus laskutukselle. Jos ilmoitus tulee laskutuksen alla tuotehaussa, on tietokannan tarkistus hyvä ajaa sekä Laskutukselle, Asiakkaille että Tuotteille. Tarkistus ajetaan Normaalitarkistuksena. OKpainikkeella ohjelma aloittaa tarkistuksen ja antaa lopuksi raportin tuloksesta. Tämän jälkeen avataan Ecom. Mikäli ohjelmisto ei vielä toimi ja se antaa ilmoituksen samasta tiedostosta, kannattaa koittaa seuraavalla sivulla kerrottua yksittäisen tiedoston tarkistusta. 9

12 3.5.1 Yksittäisen tiedoston tarkistus Jos edellisen sivun tietokannan tarkistus ei tuottanut tulosta, koitetaan seuraavaksi yksittäisen tietokannan tarkistusta. Tämä ajetaan silloin, kun Ecom ilmoittaa virhettä jostain tietystä tiedostosta. Oikean tietokannan etsimisessä on oleellista se, minkä nimisestä tiedostosta ilmoitus tulee ja minkä niminen se on. Virheilmoituksessa voidaan kertoa virheen olevan c:\ecom\data\tuote.px -tiedostossa (tiedosto on alleviivattu). Tietokannan tarkistuksessa on aina vain.db -päätteisiä tiedostoja (päätiedosto). Kyseinen tietokanta (nyt tuote.db) valitaan alasvetovalikosta. Tietokantojen tarkistus käynnistetään painamalla OK-painiketta. Ohjelma kertoo lopuksi, mitä tarkistus on tehnyt. Optimointivaiheessa voi tarkistus olla pitkiä aikoja paikallaan, jopa minuutteja. Silloin konetta ei saa sulkea!! Puhelinneuvontaohjelman lisäinfo Jos Ecom ei käynnisty, kannattaa avata Ecomin puhelinneuvontaohjelma, sillä se kertoo, mitä tietokantaa on viimeksi koitettu avata. Ohjelma löytyy Windowsin käynnistä-painikkeen alta ohjelmat, Ecom ja sen alta puhelinneuvonta. Ohjelma kertoo sen tiedoston nimen, jota on viimeksi yritwtty avata. Jos Ecom ei aukea, kertoo tämä ikkuna sen tiedoston nimen, joka kannattaa tarkistaa tietokannan tarkistusohjelmalla yksittäisenä tietokantana. 10

13 3.5.3 Tarkista kaikki -valinta Joskus virheilmoitukset ovat sellaisia, jotka eivät suoraan kerro missä vika on. Silloin korjattavan tiedoston paikantaminenkin on erittäin hankalaa. On myös tilanteita, joissa vioittuneita tiedostoja on enemmän (esim. sähkökatkon jälkeen). Silloin on hyvä käyttää yksittäisen tietokannan kohdalta valittavaa tarkistaa kaikki tietokannat ja korjata vioittuneet tiedostot kerralla. Ok-painikkeella tarkistus alkaa. 3.6 Sähkökatkoksen jälkeen 1. Sähkökatkoksen sattuessa työskennellessäsi tehtäväikkunassa, jota et ehtinyt tallentaa kertaakaan (laskutusta, tarjousta, ostotilausta tai jotain muuta tehtävää Ecomissa), voit saada tekemäsi työn palautettua tietokannan tarkistuksella (Käynnistä, Ohjelmat, Ecom ja Tietokannan tarkistus) valitsemalla sen aiheen, mitä olit tekemässä (esimerkiksi Tarjouslaskenta) ja valitsemalla lisätarkistuksen ja painamalla OKpainiketta. Lisätarkistus tarkistaa, onko rekisterissä olemassa ns. tyttäriä joilla ei ole päätaulua lainkaan ja tekee tällöin uuden päätaulun. Esimerkiksi, jos tarjousta ei ehditty kertaakaan tallettaa, ei se säily sähköjen katketessa, mutta tarjouksen postit ja tuotteet voivat olla tallella. Lisätarkistus luo uudestaan tarjouksen päätaulun ja liittää tallessa olevat tiedot tarjoukseen. Tarjouksen tiedot on tämän jälkeen päivitettävä Hyväksy-painikkeella, jotta tarjouksen tiedot päivittyisivät päätauluun. 11

14 3.7 Erikoislääkkeet Mikäli nämä keinot eivät auta tai niissä on jotain epäselvää, kannattaa soittaa viivyttelemättä Ecomin puhelintukeen. Duo-, Plus-, Max-, Multi- ja vuosiversiopäivitysasiakkaille puhelintuki on veloituksetonta. 3.8 Ikkunapaikkojen ja kokojen palautus Mikäli Ecomin ikkunakoon tai paikan suhteen tulee häiriötilanne, voidaan alkuperäiset ikkunapaikat palauttaa ikkuna-valikon kautta valitsemalla palauta kaikkien ikkunoiden alkuperäiset oletuspaikat ja koot. Kun tämä toimenpide tehdään, on kaikki Ecomin ohjelmaikkunat oltava kiinni. Vain Ecomin aloitusikkuna tulee olla auki. Ohjelma palauttaa kaikki Ecomin ikkunat alkuperäisille paikoille ja alkuperäiseen kokoonsa. 12

15 3.9 tulostimen vaihto / tulostinhäiriöt Jos koneeseen vaihdetaan kirjoitin, voi se vaikuttaa Ecomin tulostusrutiineihin, sillä Ecomissa on lomakekohtainen muisti, joka muistaa aina viimeksi käytetyn tulostimen ja pyrkii tulostamaan saman lomakkeen aina samalle tulostimelle. Tämän tulostinmuisin voi nollata vallitsemalla ikkuna-valikon alta poista kirjoitinoletuksetpainikkeen, jonka jälkeen lomakkeen käyttö uudella tulostimella on helpompaa. tämän ajon voi käyttää myös silloin, jos kirjoittimelle on ajettu uusi ajuri, tai sen kanssa ilmenee muita yhteyshäiriöitä Poista kirjoitinoletukset löytyy nyt myös Tiedosto-valikosta. Tämän toiminnon avulla voidaan poistaa nykyiset oletuskirjoittimet ja ohjata tulostukset uudestaan jollekin toiselle kirjoittimelle. Poista kirjoitinoletukset ja ikkunoiden palautus toiminnot kertovat vielä erikseen, että ohjelmaikkunoiden tulee olla suljettuna. Ohjelma ilmoittaa myös, kun toimenpide on suoritettu 4 Varmuuskopioinnista yleensä Varmuuskopiointi olisi syytä järjestää niin, että kopioitavat tiedot voidaan säilyttää jossain muussa tilassa, kuin missä varsinainen kone sijaitsee. Tällöin hyviä ratkaisuja ovat kirjoittava CD-asema, nauhavarmuuskopiointi,zip-asema, CDRW-asema tai muisitikku. Varmuuskopiointivälineiden asennus ja käyttöönotto on turvallista toteuttaa alan ammattilaisen kanssa. Tallennusohjelmistoilla on yleensä oma varmuuskopiointiohjelmistonsa, jota kannattaa käyttää. Ecomilla tehdyt työt sijaitsevat data-kansiossa (Oletuksena C:\ecom\data). Ecom ehdottaa aina varmuuskopioinnin suorittamista ensisijaisesti samalle kovalevylle. Huomioi, Ecomista ei voi yleensä tallentaa suoraan CD-asemalle, koska Windows ei anna mahdollisuutta tallentaa tietoa suoraan cdlevylle. Se vaatii yleensä jonkun erillisen cd-kirjoitusohjelman. 13

16 4.1 Varmuuskopiointi Ecomissa Ecomin varmuuskopiointiohjelma avautuu painamalla Windowsin työpöydältä Käynnistäpainiketta, josta löytyy (Kaikki) Ohjelmat ja sieltä valitaan Ecom -valikko ja varmuuskopiointi. Se on erillinen ohjelmisto, jota ajettaessa on varsinainen Ecom oltava suljettuna. Ohjelma tietää missä hakemistossa varmistettavat, eli Ecomin tiedot ovat. Varmuuskopiointihakemistoon kerrotaan, mihin hakemistoon kopiointi suoritetaan. Ecom ehdottaa hakemistoksi c:\varmuuskoipio\ecom. Hyvä tapa on vielä lisätä päiväys perään, jolloin Ecomista jää useampi varmuuskopio kultakin päivältä talteen. Ohjelma ehdottaa kaikkien tietojen kopioimista kerralla. Kopiointi alkaa painamalla Kopioipainiketta. 4.2 Varmuuskopioi erillisiä aiheita Kun varmuuskopio otetaan vain jostain tietystä aiheesta, otetaan Kaikki-valinnasta rasti pois. Ohjelma antaa kopioida yksittäisiä aiheita erikseen. Kuvassa alla on valittu vain asiakkaat. Toki yleensä on hyvä kopioida aina kaikki tieto. Kopioi painikkeella kopiointi alkaa. Ohjelma varmistaa vielä, että levykkeellä on tarpeeksi tilaa tallennuksen suorittamiseksi, jonka jälkeen tallennus alkaa. 14

17 4.3 Varmuuskopioinnin palautus Jos haluat palauttaa jotkut tiedot, valitse haluttu tietoryhmä ja paina Palauta-painiketta. Voit palauttaa kaikki tiedot, yhden tai useamman ryhmän kerralla. Valitse palautettavat tiedot rastittamalla ne. Kuvassa palautetaan asiakastiedot. Ohjelma muistaa, mihin tiedot on viimeksi tallennettu, ja ehdottaa sitä varmuuskopiointihakemistossa automaattisesti. HUOMIOI: Palautus ylikirjoittaa nykyiset tiedot ja palauttaa varmuuskopiointihetkellä olleet tiedot. Varmuuskopiointitilanteen jälkeen tehdyt tehdyt tiedot katoavat, kun varmuuskopiointitilanne palautetaan! Palautus alkaa painamalla Palauta-painiketta. 5. Ecomin vaihtaminen koneelta toiselle Ecomin vaihtaminen koneelta toiselle ei ole vaativa toimenpide. Siihen sisältyy kuitenkin mahdollisuus tietojen menettämisestä Mikäli ette ole aivan varmoja siitä, mitä olette tekemässä, kannattaa kääntyä ammattilaisten puoleen. Tässä tilanteessa kannattaa soittaa myös Ecomin puhelintukeen. Hyvä peruskonsti on ottaa koko Ecom ja Ecom 3(palkanlaskenta) kansiot talteen, jolloin kaikki tehdyt työt ovat tallessa. Uudessa koneessa kun Ecom-kansio on palautettu, voidaan ajaa kone vaihdettu.exe, joka tekee kaikki tarvittavat toimenpiteet Ecomin käynnitysmiseksi uudessa koneessa. Ecom 3 palkanlaskentaohjelmisto asennetaan uuteen koneeseen ja palautetaan kaikki DB1-n kansiot (yleensä löytyy vain DB1)-kansio. 15