HUITTISTEN KAUPUNGIN JOHTOSÄÄNNÖT 1. HALLINTOSÄÄNTÖ 2. KAUPUNGINHALLITUKSEN JOHTOSÄÄNTÖ 3. PERUSTURVAN TOIMIALAN JOHTOSÄÄNTÖ 4. SIVISTYSTOIMIALAN JOHTOSÄÄNTÖ 5. TEKNISEN TOIMIALAN JOHTOSÄÄNTÖ 6. HUITTISTEN KAUPUNGIN TARKASTUSSÄÄNTÖ 7. HUITTISTEN KAUPUNGIN TALOUSSÄÄNTÖ 8. LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIOSÄÄNTÖ
1 HUITTISTEN KAUPUNGIN TALOUSSÄÄNTÖ Hyväksytty kv 10.12.2012 Voimaantulo 1.1.2013 Hakemisto I luku: Yleisiä määräyksiä 1 Soveltamisala 2 Taloudellisuus ja taloudenhoidon vastuu 3 Toiminnan taloudellisuus 4 Sisäinen valvonta 5 Riskienhallinta 6 Irtaimen omaisuuden myynti 7 Maksujen määrääminen 8 Hankintatoimi II luku: Taloussuunnittelu 9 Talouden suunnittelu 10 Talousarvio 11 Käyttösuunnitelma 12 Talousarvion muutokset III luku: Rahatoimi 13 Rahatoimen hoitaminen 14 Rahatoimen tehtävät 15 Tilien avaaminen raha- ja rahoituslaitoksissa 16 Rahavarojen ja arvopapereiden säilyttäminen 17 Maksuliikkeestä huolehtiminen 18 Tilaus ja vastaanotto 19 Menojen hyväksyminen 20 Saatavat 21 Arvoposti IV luku: Laskentatoimi 22 Laskentatoimen hoitaminen 23 Tilijärjestelmä 24 Erilliskirjanpidon järjestäminen 25 Kirjaaminen ja kirjaamisjärjestys 26 Tosite 27 Tilinpäätös 28 Toimintakertomus 29 Tasekirja 30 Kirjanpitoaineisto ja sen säilytys 31 Käyttöomaisuuden poistosuunnitelma 32 Soveltamisohjeet 33 Kumoutuvat säännökset 34 Voimaantulo
2 I LUKU YLEISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ 1 Soveltamisala Tässä säännössä annetaan kaupungin kaikille toimielimille yhteiset taloussuunnittelua, raha- ja laskentatointa sekä muuta taloudenhoitoa koskevat määräykset. Toimielimien tulee taloudenhoidossaan sen lisäksi, mitä kuntalaissa ja kirjanpitolaissa sekä muussa lainsäädännössä on säädetty tai johtosäännössä määrätty, noudattaa tämän taloussäännön määräyksiä. 2 Taloudellisuus ja taloudenhoidon vastuu Kaupunginhallitus vastaa kaupungin taloudenhoidosta ja talouden seurannasta. Taloudenhoidon vastuu käsittää talouden suunnittelun, raha- ja laskentatoimen, talouden seurannan ja tulosarvioinnin, sisäisen valvonnan sekä muun taloudenhoidon järjestämisen. 3 Toiminnan taloudellisuus Kaupungin tehtävät on hoidettava taloudellisesti ja järjestettävä siten, että vastuu taloudesta ja toiminnasta on selkeä. Johtamansa toiminnan osalta vastuu toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta on tilivelvolliseksi määrätyllä. 4 Sisäinen valvonta Kaupungin toiminnot on järjestettävä ja toimintaa johdettava niin, että kaikilla organisaation tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta. Johtamansa toiminnan sisäisestä valvonnasta vastaa toimielin ja sen alainen johtava viranhaltija. Kaupunginhallitus on antanut sisäisen valvonnan omat yleisohjeet. 5 Riskienhallinta Kaupunginhallitus vastaa riskienhallinnasta sekä päättää kaupungin omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kaupunginhallitus voi siirtää ratkaisuvaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille.
3 6 Irtaimen omaisuuden myynti Palvelukeskusjohtaja päättää irtaimen omaisuuden myynnistä, mikäli kauppahinta ei ylitä 2 000 euroa, sekä kaikesta käytöstä poistetun irtaimen omaisuuden myymisestä. Asianomainen toimielin päättää irtaimen omaisuuden myynnistä, mikäli kauppahinta ylittää 2 000 euroa. Käyttöomaisuusarvopapereiden ja muiden pitkäaikaisten sijoitusten myynnistä päättää kaupunginhallitus. 7 Maksujen määrääminen Kaupunginvaltuusto päättää maksujen perusteista, ellei erikseen laissa tai toimielimen johtosäännössä ole muuta määrätty. 8 Hankintatoimi Tavaroiden ja palvelujen hankinnassa noudatetaan sen lisäksi, mitä lainsäädännössä on säädetty, kaupunginhallituksen antamia hankinta- ja varasto-ohjeita. II LUKU TALOUSSUUNNITTELU 9 Talouden suunnittelu Kaupungin taloudenhoidon on perustuttava ajantasalla oleviin taloussuunnitelmaan ja talousarvioon sekä muihin hyväksyttyihin suunnitelmiin. Taloussuunnitelmassa ja talousarviossa hyväksytään kaupungin toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. 10 Talousarvio Kaupunginvaltuusto hyväksyy talousarvioasetelman. Talousarvioasetelmassa kuvataan talousarvion ja -suunnitelman rakenne valtuuston päättämällä tasolla. Kaupunginvaltuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle vastuualuekohtaiset toiminnalliset tavoitteet, niiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot sekä investointisuunnitelman. Kaupunginvaltuusto määrää, miten talousarvio ja sen perustelut sitovat kaupunginhallitusta ja muita kaupungin viranomaisia.
4 11 Käyttösuunnitelma Kaupunginhallitus ja lautakunnat hyväksyvät vastuualueensa talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Käyttösuunnitelmassa toimielimet päättävät omalta osaltaan valtuuston päättämien tehtävien toteuttamisesta ja jakavat tavoitteet, määrärahat ja tuloarviot edelleen pienemmiksi kokonaisuuksiksi, osatavoitteiksi, osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi. Edellä mainitut toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelmien hyväksymiseen liittyvää ratkaisuvaltaansa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. 12 Talousarvion muutokset Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita ja tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. III LUKU RAHATOIMI 13 Rahatoimen hoitaminen Kaupunginvaltuusto päättää talousarvion ja taloussuunnitelman hyväksymisen yhteydessä tai erikseen lainan ottamista ja antamista koskevista periaatteista. Talousarvion ja - suunnitelman hyväksymisen yhteydessä valtuusto päättää antolainojen lisäysten ja lyhennysten määrästä sekä pitkäaikaisten lainojen lyhennyssuunnitelman mukaisten lyhennysten määrästä ja rahoitustarpeen kattamisesta. Muista rahatoimeen ja rahoitukseen liittyvistä asioista päättää kaupunginhallitus. Sijoitustoimintaan, kassalainojen myöntämiseen ja muuhun rahoitukseen liittyvistä periaatteista päättää kaupunginvaltuusto. Kaupunginhallitus päättää pitkäaikaisen lainan ottamisesta talousarvion puitteissa. 14 Rahatoimen tehtävät Rahatoimeen kuuluvat maksuliikenteen, rahoitusomaisuuden, käyttöomaisuusarvopapereiden, muiden pitkäaikaisten sijoitusten, vieraan pääoman ja maksuvalmiuden suunnittelu ja hoito sekä rahastojen hoito.
5 Rahatoimi on hoidettava tuottavasti, taloudellisesti ja mahdollisimman riskittömästi. 15 Tilien avaaminen raha- ja rahoituslaitoksissa Tilien avaamisesta ja lopettamisesta raha- ja rahoituslaitoksiin kaupungin nimiin sekä luotto- yms. maksukorttien käyttöönotosta päättävät kaupunginjohtaja, hallintojohtaja tai talous- ja henkilöstöpäällikkö. 16 Rahavarojen ja arvopapereiden säilyttäminen Rahavarat, arvopaperit ja vakuudet sekä muut tärkeät asiakirjat on säilytettävä turvaavalla tavalla. 17 Maksuliikkeestä huolehtiminen Viranomaisen, jonka tehtävänä on suorittaa kaupungin menoja ja kantaa kaupungin tuloja, on huolehdittava siitä, että menot suoritetaan ja tulot kannetaan oikeanmääräisinä ja ajallaan. Kaupungin talouspuolella hoidetaan kaupunginviraston tulojen perintäkassaa. Talous- ja henkilöstöpäällikkö päättää pohjakassojen suuruudesta sekä alitilittäjistä. Talous- ja henkilöstöpäällikkö antaa tarvittaessa toimintaohjeita kassoille ja alitilittäjille. Toimintaohjeissa määritellään toiminnan rajat ja annetaan ohjeet tilitysmenettelystä ja tarkastusjärjestelmästä. 18 Tilaus ja vastaanotto Tilaajan on ennen tilausta tai muuta menoa aiheuttavaa toimenpidettä huolehdittava, että kyseiseen menoon on varattu määräraha. Tavaran, työsuorituksen tai muun palvelun vastaanottajan on tarkastettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelu on saatu. Vastaanotosta on tehtävä merkintä suorituksen perusteena olevaan tositteeseen sähköisessä ostolaskuohjelmassa. 19 Menon hyväksyminen Sen lisäksi, mitä johtosäännössä on määrätty, lautakunta voi määrätä henkilöt, jotka hyväksyvät kaupungille kuuluvia menoja toimialueellaan. Menon hyväksymiseen oikeutetuista henkilöistä ja näiden muutoksista on ilmoitettava taloushallinnon ostolaskujen kirjaajalle ja asianomaisille muille menoja suorittaville toimintayksiköille. Ilmoitukseen on liitettävä myös menon hyväksyjän nimikirjoitusnäyte.
6 20 Saatavat Saatavien kirjanpidosta poistamisesta sekä tarpeen mukaan perinnästä luopumisesta päättää kaupunginhallitus. 21 Arvoposti Kaupungille osoitetun arvopostin ja muut arvolähetykset kuittaa ja vastaanottaa kaupunginhallituksen valtuuttama henkilö tai henkilöt. Lautakunnalle tai muulle viranomaiselle osoitetun arvopostin ja muut arvolähetykset kuittaa ja vastaanottaa tämän valtuuttama henkilö tai henkilöt. IV LUKU LASKENTATOIMI 22 Laskentatoimen hoitaminen Kirjanpito, sisäinen laskenta ja tulosarviointi on kaikissa toimintayksiköissä järjestettävä siten, että se tuottaa toiminnan ohjauksessa ja valvonnassa tarvittavat toiminta- ja taloustiedot. 23 Tilijärjestelmä Tilijärjestelmän on oltava selkeä ja riittävästi eritelty. Kirjanpidossa on oltava tarpeelliset tulos- ja tasetilit. Sisäisessä laskennassa on oltava tarpeelliset seurantakohteet, jotka mahdollistavat talousarvion toteutumisen seurannan ja toimintayksiköiden talouden ohjauksen. Kaupungilla tulee olla kultakin tilikaudelta käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo. 24 Erilliskirjanpidon järjestäminen Erilliskirjanpidossa olevien toimintayksiköiden taloustapahtumat yhdistetään kaupungin keskuskirjanpitoon kuukausittain tilitasolla. 25 Kirjaaminen ja kirjaamisjärjestys Kirjanpitoon merkitään menot, tulot, varat ja velat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät. Taloustapahtumat on merkittävä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys talousarvion toteutumisvertailuun ja taseeseen voidaan vaikeuksitta todeta.
7 Taloustapahtumat on kirjattava aikajärjestyksessä (peruskirjanpito) ja asiajärjestyksessä (pääkirjanpito). Maksutapahtumat on kirjattava aikajärjestyksessä viivytyksettä päiväkohtaisesti, jolloin kirjaus voidaan tehdä myös yhdistelmänä. Muut kirjaukset saadaan tehdä kuukausikohtaisesti. Käyttöomaisuudessa tapahtuvat muutokset kirjataan vähintään vuosittain. 26 Tosite Tositteeseen on merkittävä käytetyt tilit. Menotositteesta tulee ilmetä suoritteen tai menon peruste, tilaaja, vastaanottaja ja laskun hyväksyjä. Hyväksyjä vastaa laskun numero- ja asiatarkastuksesta. Hyväksyntä merkitään nimikirjoituksella tai sähköisessä laskunkierto-ohjelmassa Hyväksyjä vastaa laskun tarkastamisesta ja oikeellisuudesta. Vastaanottaja ja hyväksyjä eivät saa olla sama henkilö. 27 Tilinpäätös Tilinpäätöksen osalta viitataan kulloinkin voimassa olevaan kirjanpitolakiin ja -asetukseen sekä kirjanpitolautakunnan kuntajaoston antamiin seuraaviin yleisohjeisiin: yleisohje kunnan ja kuntayhtymän taseen laatimisesta yleisohje kunnan ja kuntayhtymän tuloslaskelman laatimisesta yleisohje kunnan ja kuntayhtymän rahoituslaskelman laatimisesta yleisohje kunnan ja kuntayhtymän suunnitelman mukaisista poistoista yleisohje kunnan ja kuntayhtymän konsernitilinpäätöksen laatimisesta yleisohje kunnan ja kuntayhtymän liikelaitosten kirjanpidollisesta käsittelystä Yleisohje kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimisesta Yleisohje Kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen liitetiedoista Yleisohje ympäristöasioiden kirjaamisesta ja esittämisestä kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksessä Varainhoitovuodelta on laadittava tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Lisäksi tilinpäätökseen tulee sisällyttää konsernitase liitetietoineen. Talousarvion toteutumisvertailuun on sisällytettävä vastuualuekohtaisesti myönnetyt määrärahat, tuloarviot, valtuuston niihin hyväksymät muutokset, määrärahan käyttö, tulojen kertyminen sekä määrärahan ja tuloarvion ylitys tai alitus. Toteutumisvertailussa esitetään poikkeamat talousarviosta. Tilinpäätökseen sisällytetään vertailutietona edellisen vuoden tuloslaskelma ja tase. Tilinpäätökseen kuuluu myös rahoituslaskelma.
8 Tilinpäätös ja toimintakertomus varainhoitovuodelta on laadittava ja annettava tilintarkastajille seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. 28 Toimintakertomus Toimintakertomuksessa on tehtäväalueittain esitettävä, miten kaupunginvaltuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet ovat toteutuneet. Lisäksi toimintakertomukseen on otettava toiminnan tuloksellisuuden arviointiin vaikuttavat keskeiset asiat. Kaupunginhallituksen on toimintakertomuksessa tai sen antamisen yhteydessä tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelystä sekä talouden tasapainottamista koskevista toimenpiteistä. 29 Tasekirja Tilinpäätösasiakirjat kootaan tasekirjaksi, jonka sivut numeroidaan ja sidotaan. 30 Kirjanpitoaineisto ja sen säilytys Kirjanpidon tositteet on säilytettävä kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta. Kirjanpitoaineiston säilytyspaikan ja -ajan osalta on noudatettava voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä arkistointisäännöksiä ja -määräyksiä. 31 Käyttöomaisuuden poistosuunnitelma Valtuusto hyväksyy pysyvien vastaavien hyödykkeiden poistosuunnitelman yleiset periaatteet ja hallintojohtaja hyödykekohtaiset poistoajat ja prosentit valtuuston määrittämissä rajoissa. 32 Soveltamisohjeet Kaupunginhallitus antaa tarkempia määräyksiä ja ohjeita tämän taloussäännön soveltamisesta. 33 Kumoutuvat säännökset Tällä taloussäännöllä kumoutuu kaupunginvaltuuston 10.10.2011 hyväksymä taloussääntö. 34 Voimaantulo Tämä taloussääntö tulee voimaan 1.1.2013 lukien.