Johtamisen työkirja - käyttövinkkejä MaitoManagement 2020 Työkalu tilan toiminnan kehittämisessä. Liisa Koskela ProAgria Keski-Pohjanmaa
Maitotilan johtamisen työkalut Nykytila: Mitä Miksi Miten Milloin Kuka Tavoite Tavoite ei toteutunut: Miksi Miksi Miksi Miksi Ratkaisu Seuranta: Mitä saatiin? Saavutettiinko tavoite? Vaikuttavuus: Oliko ratkaisu/ kehittämistoimenpide oikea? Tavoitteesta jääty jälkeen: Miksi Miksi Miksi Miksi Uusi ratkaisu 2
Työkirja on jaettu eri prosesseihin jokaisessa pohditaan toiminnan jatkuvaa kehittämistä Suunnittele Paranna Toteuta Mittaa 3
Tilakokonaisuuden johtaminen Tavoitteet? Pullonkaulat? Mikä toimii? Kehittämistarpeet? Kehittämistavat? Suunnittele Toteuta Tarve ja tarkoituksenmukaisuus (henkilöstö, pelto, navetta, talous Resurssit (koneet, pelto, työvoima, osaaminen) ja riskienhallinta Johtamiselle systematiikka, säännöllisyys Kirjalliset arviot, johtopäätökset, palaverimuistiot Tehokkuus (älä haaskaa mahdollisuuksia) Tavoiteet ja ed. kauden toteuma Kuukausittain ja viikottain palaverit Ennen ja jälkeen palaverit sekä väliarvioinnit Mittaa Mitataan toimintaa (tuloksen ka kg, litrat, eurot, jne) Tuloksen arviointi Vertaaminen omaan tavoitteeseen ja muihin toimijoihin Dokumenttien hallinta ( mm. mappi- ja tiedostojärjestelmät) Paranna Kirjalliset suunnitelmat, selkeät uudistetut tavoitteet, tulevaisuus, pitkän tähtäimen tavoitteet Ymmärrettävä tapa arvioida ja mitata toimintaa Toteuttamiskelpoiset kehittämistoimenpiteet ja riskikartoitut Kehittämistoimenpiteen vaikuttavuus, eli oliko toimenpide oikea 4
Jatkuvan kehittämisen ympyrä PDCA (Plan-DO-CHECK-ACT) KEHITÄ (tee tarvittavat parannukset); Tulosten arvioinnin perusteella toimenpiteitä, hyvien käytäntöjen hyödyntäminen, uusien tavoitteiden asettaminen, säännöllisyys, kirjallisesti Suunnittele toiminta tavoitteiden mukaan SUUNNITTELE (mitä teet); Toimintasuunnitelmat kuten investointi-, rakennus-,viljely-, ruokinta- ja jalostussuunnittelu, taloussuunnitelmat, strategiat, kehitämissuunnitelmat, säännöllisyys, kirjallisesti Paranna ja kehitä toimintaa Tavoitteen mukainen toiminta Toteuta/ toimi suunnitelmien mukaan ARVIOI; TARKISTA (kuinka hyvin onnistuit); Mitatun tiedon ja mittareiden hyödyntäminen, itsearviointi, vertaistieto, säännöllisyys, kirjallisesti Arvioi, mittaa ja tee johtopäätökset TOTEUTA (tee se mitä suunnittelit); Toimintatavat, prosessikuvaukset, tietojärjestelmät, työkalut, aikataulut ja oikea-aikaisuus 5
6
7
Peltoprosessin johtaminen Suunnittele Tarve (eläimille nurmirehua kg ka ja viljaa kg ka myyntiin) Resurssit käytetään, koneet, pelto, työvoima, osaaminen Viljelysuunnitelma (tarve, sadonvara, taudit, tuholaiset) ja riskikartoitus Toteuta Kevättyöt, syystyöt Kasvinsuojelutyöt Sadonkorjuu ja varastointi Oikea-aikaisuus Mittaa Tuloksen, sadon arviointi Määrä Laatu Tuotantokustannus Paranna Analysoi ja huomioi tavoitteet; määrä, laatu ja hinta Tee tuloksista johtopäätökset ja kehittämissuunnitelmat Kirjaa tarvittavat muutokset Riskit minimoidaan (rehun laatu ja määrä, kauppakelpoisuus, jne.) 8
Satotaso vaikuttaa maidon tuotantokustannukseen 9
Mihin kustannuksiin huomio? 10
11
Navettaprosessin johtaminen Suunnittele Tarve ja tarkoituksen mukaisuus: (maito parhaassa luokassa, kiintiö täyteen, eläinaines) Resurssit (olosuhteet, eläinmäärä, tilat, laitteet, osaaminen) Systematiikka, säännöllisyys Kirjalliset suunnitelmat hyötykäytössä (jalostus, ruokinta) ja riskit tiedostettu Toteuta Tehokkuus, maksimi maitotuotto- rehukustannus Kotoiset rehut, rehujen laatu, ostorehut Toimenpiteet suunnitelman mukaisesti Mittaa Toiminnan tuloksen mittaaminen (maitomäärät ja pitoisuus, elinikäistuotos, päivätuotos Tuotantokustannus ja tuloksen arviointi Kustannusrakenne Vertailutieto muista toimijoista (tilakunto) ja omista aikaisemmista (vuosivertailu) Paranna Johtopäätökset Kirjalliset arviot toiminnasta (tukevat tavoitetta) Kehittämissuunnitelmien vaikuttavuus, eli oliko oikea toimenpide ja uudistettu tapa toimia Riskit minimoidaan(lastaustila, taudit, linnut, jyrsijät, lanta, hygienia, eläinten olosuhteet, karanteenit, eläintilan ilman laatu, rakennuspaikka, rehujen suojaus, pakoportti, terveydenhuoltosuunnitelma, jne.) 12
Maidontuotannon kustannukset 13
14
15
16
Ympäristöasioiden johtaminen Suunnittele Tarve Resurssit Suunnitelmat ja riskikartoitus Toteuta Kevät: Kesä: Syksy: Talvi: Mittaa Tulokset Analyysi Vertailu Paranna Johtopäätökset ja kehittämissuunnitelmat Uudet tavoitteet ja korjaavat toimenpiteet 17
Talousprosessin johtaminen Suunnittele Tarve: palkka itselle ja sijoitetulle pääomalle korko Resurssit, oma- ja vieras pääoma, tarkoituksenmukaisuus Liiketoiminta-, elinkeino-, investointi-, maksuvalmiussuunnitelmat, verosuunnittelu Riskikartoitus Toteuta Tehokkuus (älä haaskaa tarpeettomasti) Eri yksityistalous-, investointi-, tuotantotilit Oikea-aikaisuus, sunnitelmallisuus, kk-budjetti Kustannustietoisuus, tarjoukset ja kilpailutus Mittaa Toiminnan tulos, talouden tasapaino Kustannusrakenne, hallittu rahaliikenne Hankinnat tarvepohjaisesti Kustannuserien vertaaminen muihin toimijoihin Paranna Säännöllinen analysointi, toteutus vrt tavoite Kirjalliset arviot toiminnasta ja suunnitelmat Kehittämissuunnitelmat ja oikeat toimenpiteet riskit huomioiden 18
19
Henkilöstö, hyvinvointi ja osaaminen Suunnittele Tarve ja tarkoituksenmukaisuus, lomat Resurssit (kiinnostus, osaaminen, henkilöt, oma aika, ostopalvelut) ja riskit Jos ei ole omaa kalustoa/ vanha tai oma väki ei ehdi/osaa, ulkoista Osaamisvajeille koulutussuunnitelma, sopimukset ulkoistamisesta Toteuta Tehokkuus (tiedä mitä, milloin ja miksi teet, niin homma tapahtuu) Ostopalveluista sopimukset (mitä, kuka, miten, milloin) Sopiva haaste ja kuormitus (sopivasti mukavaa työtä ei kuormita liikaa) Rittävä lepo, uni jsekä aikaa itselle ja perheelle Mittaa Miten jaksaminen ja lomien pitäminen onnistui Tuliko tehtyä, kuten sovittiin? Mitä uutta opittiin? Riittikö aika ja osaaminen? Oliko sopivan kiire vai jäikö yöunet lyhyiksi? Paranna Vuosikello säännöllisistä ja epäsäännöllisistä töistä ( www.tts.fi) Ostopalvelun tai yhteistyön lisääminen Maksullisia lomitustunteja, kiireapulaisen palkkaaminen, työntekijä Koulutuspäivät kalenteroi, ilmoitaudu, opi 20
21
Metsätalous ja muu sivuelinkeino Suunnittele Tarve: oma lämmityspuu, lisätulo, työaikaa koneille jne Resurssit: oma aika, omat koneet, urakoitsija Ostajan ja yhteistyökummanin tarpeet Riskit Toteuta Aikataulutus, kelivara, omien sesonkien välissä Suunnitelmallisuus Kustannustietoisuus Mittaa Tulos, talouden tukeminen, hyöty käytetyistä koneita ja ajasta Tulot- menot Tarvepohjaisesta Paranna Kirjalliset arviot toiminnasta Kehittämissuunnitelmat Kehittämistoimenpiteet 22
Tälle sivulle siirtyvät automaattisesti työkirjan kehittämisen välilehdille lyhyesti kirjatut asiat. Lisäksi kannattaa pohtia vielä, hyödynnetäänkö esim. tuotannosta kertyneitä tietoja tarpeeksi ja onko tilalla edes riittävästi laskettu tuotannon lukuja ja verrattu tietoja vertaistietoon. Eikä kannata unohtaa asiakkaidenkaan tarpeita, sillä sieltähän ne tulovirrat tulevat. 23
Kun nyt on pohdittu oman yrityksen asioita monelta eri kantilta, on kenties noussut mieleen myös uusia ideoitakin. Tällä sivulla saa pyöritellä kaikenlaista mieleen juolahtanutta. 24
Työkirjan viimeisellä sivulla keskitytään eniten toimintaa rajoittavaan asiaan. Seurannan yhteydessä pohditaan, ovatko tulokset halutunsuuntaiset, eli oliko kehittämistoimi oikea. Mikäli tavoite edelleen tuntuu karkaavan käsistä, kannattaa kehittämissuunnitelma ja korjaava toimenpide miettiä uudelleen. 25