PIRKKALAN KUNTA TIETOJOHTAMISJÄRJESTELMÄ VALTUUSTON HYVÄKSYMÄ 20.2.2011
SISÄLLYSLUETTELO 1. Johdanto... 4 1.1. Järjestelmän luonti... 4 1.2. Lähtötilanne... 4 1.3. Kytkentä kuntastrategiaan ja muihin hankkeisiin... 5 1.4. Esimerkkejä vastaavista järjestelmistä... 5 2. Tietojohtamisjärjestelmän kuvaus... 7 2.1. Tarkoitus ja tavoitteet... 7 2.2. Tietojohtamisjärjestelmän rakenne ja hyödyntäminen... 9 3. Toimenpiteet ja aikataulutus... 10 4. Vastuutahot ja toimijat... 11 5. Resurssit... 13 6. Ohjaus ja seuranta... 14
Tietojohtamisjärjestelmä Yhteistyöohjelma ja tietopankki suunnitelmallisen yhteistyön luomiseksi maankäytön, kaavoituksen, palvelutuotannon ja rakentamisen kesken Pirkkalan kunta 2012
1. Johdanto 1.1, Järjestelmän luonti Tietojohtamisjärjestelmällä tarkoitetaan tässä yhteydessä maankäytön ja kaavoituksen yhteistyöohjelmaa suunnitelmallisen yhteistyön luomiseksi palvelutuotannon, kaavoituksen sekä rakentamisen kesken. Näin kyetään suunnittelemaan pitkäjänteisesti uusien asuinalueiden sekä niiden asukkaiden tarvitsemien palveluiden välinen tasapainoinen tila. Järjestelmä rakentuu käytössä olevien valtakunnallisten tilastojen lisäksi kunnan omasta tilastoinnista, joka perustuu mm. päätettyihin kaavoihin, myönnettyihin rakennuslupiin sekä rakennuttajilta saatuihin tietoihin asuntojen koosta ja huonemääristä. Näiden tietojen pohjalta kyetään arvioimaan erilaisten kaavoitus- ja rakentamisvaihtoehtojen synnyttämät tarpeet ja edelleen tulevat investointitarpeet. Tässä ohjelmassa linjataan ne tavoitteet, tarpeet sekä käytännön toimet, joita pitää tehdä, jotta päästään mahdollisimman tasapainoiseen tilanteeseen kuntalaisille tarjottavien palveluiden tason sekä toisaalta kunnan taloudellisten mahdollisuuksien välillä. Ohjelman toteuttamiseksi rakennetaan tietojärjestelmistä prosessikaavio, joka kuvaa miten pohjatietoa kerätään järjestelmää varten. 1.2. Lähtötilanne Osastojen välinen yhteistyö sekä yhteistyö edelleen palvelutuotannon kanssa on satunnaista. Tästä seuraa asioiden keskeneräisyyttä, päällekkäisyyttä sekä selviä tietokatkoksia. Lisäksi asioista päätetään joskus väärissä paikoissa. Elinkeinotoimen tarpeet maankäytön osalta ovat liikaa yhden henkilön tietojen varassa. Kokonaiskuvan sekä hiljaisen tiedon siirron varmistamiseksi näistä tiedoista on pystyttävä rakentamaan kokonaisvaltainen yhteenveto, jonka avulla helpotetaan myös päätöksentekoa ja ennakoitavuutta yritystoiminnan maankäytön osalta. Lähtökohtaisesti Pirkkalaan rakennettavan ohjausmallin asumistuotantoa ja siitä edelleen johdettavia tilastointeja varten tiedot ja tietojen keräämismallit ovat jo olemassa. Tietojen keräämisen muodosta, itse keräämisestä ja sekä lisäksi ylläpidosta tulee sopia tarkasti. Tärkeää on, että tämän kokonaisuuden eri osa-alueet tehdään yhteismitallisiksi kunnan palvelutuotannon toimijoiden kesken. 4
Keskeisiä kysymyksiä ovat myös muissa kunnissa esiin nousseet kysymykset: Missä järjestyksessä alueet toteutetaan; Riittävätkö palvelut?; Ovatko olemassa olevat palvelut tehokkaassa käytössä?; Riittävätkö palvelut uusien täydennysalueiden tarpeisiin vai syntyykö tarvetta uusiin toimipisteisiin tai laajennuksiin?; Palveluiden toimipisteitä suunniteltiin ja rakennettiin irrallaan maankäytön toteuttamisesta, olivatko perusteltuja? Oliko mitoitus kohdallaan?; Miten parantaa yhteisen suunnittelun menetelmiä? Yritysmaankäytön haasteet ovat hieman erinäköisiä, mutta kunnan palvelutuotannon sekä elinkeinoelämän tulevaisuuden näkökulmista yhtä tärkeitä. 1.3. Kytkentä kuntastrategiaan ja muihin hankkeisiin Kuntastrategiassa vuosille 2011 2015 on maankäyttöpolitiikan ja rakentamisen yhdeksi kriittiseksi menestystekijäksi kirjattu palveluresurssien ja asukasmäärän tasapaino. Kehitettävän tietojohtamisjärjestelmätyökalun avulla ohjataan toimintaa ja hallitaan asumisen ja palvelujen saatavuuden tasapainoa. Järjestelmä toteutetaan ja sitä ylläpidetään hallintokuntarajat ylittävänä yhteistyönä. Tietojohtamisjärjestelmällä on kiinteä liitäntä myös muihin strategiaa toteuttaviin hankkeisiin. Maapoliittisessa ohjelmassa tullaan määrittelemään kasvusuunnat kaavoitukselle ja maanhankinnalle. Palvelujärjestelmän kehittämishankkeella tavoitellaan hallintokuntarajat ylittävää toimintamallia, joka pohjaa tiedolla johtamiseen ja uusiin innovaatioihin kunnan palvelutuotannossa. 1.4. Esimerkkejä vastaavista järjestelmistä Järjestelmää, jossa on samansuuntaisia ominaisuuksia, on kehittänyt mm. Jyväskylän kaupunki ns. Kymppi 2010 ohjelmassaan. Tässä ohjelmassa on kyse laajemmalla alueella kyläkeskittymistä (mm. entisiä pikkukuntien kuntakeskuksia; Vaajakoski, Korpilahti, Palokka jne.), joiden kehittämiselle haetaan aikataulutusta. KuntaKymppi -ohjelmassa on silti lähtökohdiltaan hyvin samanlaisia elementtejä, joita tavoitellaan Pirkkalassakin. On ajateltavissa, että Jyväskylän ohjelmassa mainitut keskukset ovat meillä esimerkiksi Toivio, Kirkonkylä, Nuoliala, Kurikka, Takamaa jne. 5
Tärkeitä havaintoja ja linjauksia Jyväskylässä ovat mm. seuraavat näkökulmat:»» merkittävät uudet alueet edellyttävät kynnysinvestointeja: mahdollisesti uutta päivä koti- ja/tai koulutilaa»» kynnysinvestoinnit täyttyvät kymmenvuotiskausittain»» vireillä on vain muutama asuinrakentamissuunta kerrallaan ja ne saatetaan päätökseen ennen uuden alueen avaamista»» kaavoitusta suunnataan alueille, jotka ovat yhdyskuntarakenteellisesti edullisia (mm. liikenneyhteydet, vesi- ja viemärihuolto, palvelut)»» vuosittain toteutunut asuntomäärä on vaihdellut aiemmin (ennen KuntaKymppiä) huomattavasti, tämän seurauksena yhden vuoden toteutuneella tuotannolla ei voida ennustaa tulevaa»» kokonaisuutta ohjaa jatkuva hallintaprosessi»» ohjelma kulkee kerran vuodessa luottamushenkilökäsittelyssä, jotta varmistetaan päätöksenteon ja valmistelutyön yhtenäinen suunta. Kuntaliiton tietojen mukaan aivan vastaavaa suunnittelujärjestelmää ei ole kehitelty muualla. Turun seudulla on jo jonkin aikaa ollut paikkatietojärjestelmä, jossa on hieman samoja taidolla johtamisen ja hallitsemisen elementtejä kuin mitä Jyväskylä hakee. Erona Jyväskylän Kymppi 2010 ohjelmaan on se, että paikkatietojärjestelmillä etupäässä kerätään yhteen jo olemassa olevaa tietoa infrastruktuurista (liikuntapaikat, bussireitit, sotepalvelujen sijainti, koulujen sijainti jne). Paikkatietojärjestelmillä toki kyetään myös yhdistelemään palveluiden käyttäjien sijainti verrattuna palveluyksiköihin (esim. päiväkodit <-> päiväkotilapset). Myös Tampereen seudulla ollaan aloittamassa hanke, jossa hyödynnetään paikkatietoja palveluiden ja asukkaiden sijainnissa. Suurin hyöty tästä järjestelmästä syntyy kuntien välisillä raja-alueilla, joissa on mahdollisuus toteuttaa yhteisiä palvelutuotantojärjestelmiä. 6
2. Tietojohtamisjärjestelmän kuvaus 2.1. Tarkoitus ja tavoitteet Järjestelmä on johtamisen tukijärjestelmä, jonka avulla kyetään nykyistä suunnitelmallisemmin arvioimaan sekä asunto- että yritystoiminnan maankäyttöä sekä edelleen tämän maankäytön kokonaiskustannuksia ja syntyviä palvelutarpeita. Suunnittelua tukevan seuranta- ja tiedonkeruujärjestelmän avulla pystytään ennakoimaan nykyistä paremmin väestö- ja yrityskasvu sekä niistä edelleen syntyvät maankäytön, investointien sekä palvelutuotannon kokonaistaloudelliset vaikutukset nykyistä pidemmällä aikavälillä. Kerättävien tietojen sekä niiden tuottaman lisäarvon pohjalta ylläpidetään talousarvion yhteydessä vuosittain hyväksyttävää pitkän ajan investointiohjelmaa sekä arvioidaan kunnan väestönkasvuprosentin ja investointimäärien välistä tehokkuussuhdetta. 7
TIETOJOHTAMISJÄRJESTELMÄ Maankäytön ja palvelutuotannon yhteinen suunnittelu- ja hallintajärjestelmä Tonttitilastot Vireillä oleva rakentaminen Kunnallistekniikan työaikataulu- ja käyttösuunnitelma Uudet asunnot - yhteenveto Väestö ikäryhmittäin ja terveyden ja hyvinvoinnin tila Väestöennuste Työkalu tuottaa taustatietoa kunnan palvelutarjonnan ja tila- ym. resurssien suunnitteluun ja hallintaan, esim. osastoittaiset palvelutarvearviot, mittaroinnit, kustannuslaskenta, ym. suunnittelu Työkalu yhteistyöhön, katsauksiin ja raportointiin -talousarviot, talous- ja toimintasuunnitelmat jne. Raportointi, katsaukset Taustamateriaalia päätöksentekoon 8
Tiedon kerääminen tilastotiedosta Käyttäjille koostetut ja näkyvät tietokokonaisuudet 2 / vuosi Tietokokonaisuuksien hyödyntäminen osastoittain Työkalu yhteistyöhön Johtoryhmän puolivuosikatsaukset Valmistelun ja päätöksenteon tueksi TIETOJOHTAMISJÄRJESTELMÄN RAKENNE JA HYÖDYNTÄMINEN Tietojen kerääminen osastojen vastuulla, kokonaisvastuu maankäytössä Saatavista tilastotiedoista kootaan 2-3 kertaa vuodessa tietokokonaisuudet osastojen käytettäväksi Tonttitilastot (maankäyttö, elinkeino, tekninen) Vireillä oleva asuntorakentaminen (maankäyttö, rakennusvalvonta) Kunnallistekniikan työaikataulu- ja käyttösuunnitelma (tekninen osasto) Uudet asunnot -yhteenveto (sivistys) Väestö ikäryhmittäin ja terveyden ja hyvinvoinnin tila (perusturva) Taustatietoa palvelutarjonnan tila- ym. resurssien suunnitteluun ja hallintaan, esimerkiksi osastoittaiset palvelutarvearviot, mittaroinnit, kustannuslaskenta ym. Maankäytön ja palvelutuotannon (suunnittelu)työryhmä - kokoontuu kuuden viikon välein maankäytön kutsumana - raportoi kunnan johtoryhmään 2-4 kertaa vuodessa Kunnan johtoryhmä julkistaa puolivuosikatsaukset (15.5. ja 15.12.) ja investointiarviot talousarviovalmistelun taustamateriaaliksi Katsaukset ja raportoinnit valmistelun ja päätöksenteon tueksi -esimerkiksi talousarviot, talous- ja toimintasuunnitelmat jne. Väestöennustet (15.5. ja 15.12.) (maankäyttö)
3. Toimenpiteet ja aikataulutus Saatavista tilastotiedoista kootaan yhtenäinen, kaksi kertaa vuodessa päivittyvä tietokokonaisuus maankäytön, rakennusvalvonnan, teknisen osaston, sivistysosaston, perusturvaosaston sekä elinkeinotoimen vastuulla kerättävistä tiedoista. Toistaiseksi ylläpidetään myös kunnan omaa väestöennustetta talousarvion tueksi. Talousosasto tuottaa talouskatsaukset talousarviovalmisteluun. Kaikki kunnan kaavoitukseen ja maankäyttöön liittyvät valmistelutyöt viedään tiedoksi kunnan johtoryhmään kaksi kertaa vuodessa. Lisäksi perustetaan maankäytön ja palvelutuotannon yhteinen suunnitteluryhmä, joka kokoontuu kuuden (6) viikon välein. Yhteistyöryhmissä esiin nousevat keskeiset asiat viedään tarvittaessa tiedoksi kunnan johtoryhmään sekä edelleen osastoittaisiin johtoryhmiin. 10
4. Vastuutahot ja toimijat Tiedon keräämisen päävastuutahoina toimivat: A Maankäyttö, joka yhdessä rakennusvalvonnan kanssa ylläpitää ja päivittää kaksi kertaa vuodessa Vireillä oleva asuntorakentaminen Pirkkalassa tilastoa. B Maankäyttö, joka yhdessä elinkeinotoimen ja teknisen osaston kanssa ylläpitää ja päivittää elinkeinotoimen yritystonttien tilastot ja hinnoittelu asiakirjaa 2 kertaa vuodessa (tai erikseen muulla tavalla sovittavin keinoin). Teknisen osaston osuus on kustannusseuranta toteutuvissa kohteissa. C Teknisen osaston vuosittain tuottama kunnallistekniikan käyttösuunnitelma yhdistetään osaksi järjestelmää ja se laajennetaan kuvaamaan myös suunnitelmavuosia. D Sivistysosasto tuottaa vireillä oleva asuntorakentaminen Pirkkalassa -tilaston pohjalta 2 kertaa vuodessa uudet asunnot yhteenvetoa; Tarkistus tehdään yhteydenotoilla rakennusyhtiöihin sekä mahdollisiin muihin rakennuttajatahoihin. Rakennusyhtiöiltä saadaan huoneistojen omistustyypityksen sekä huoneistokokojen osalta. Tarkistukset 1-3 vuoden aikaperspektiivillä. Sivistysosasto toimittaa nämä tiedot edelleen kunnan muille osastoille erikseen sovittaville yhteyshenkilöille. E Perusturvaosasto tuottaa väestöennusteisiin perustuvat palvelutarvearviot vuoteen 2030 saakka (5 vuoden aikajaksoilla). Terveydenhuollon, vanhusten palvelujen ja sosiaalipalvelujen palvelutarvetta ennustetaan kunkin tehtäväalueen keskeisimpien palvelutuotteiden kautta. Palvelutarve-ennusteita seurataan ja analysoidaan säännöllisesti. Seurannassa ja analysoinnissa hyödynnetään järjestelmästä saatuja tietoja. 11
Tietojohtamisjärjestelmä-ohjelman tietosisältö: Tiedon keräämisen vastuutaho Tuotettu tieto Maankäyttö yhdessä rakennusvalvonnan kanssa väestöennuste Maankäyttö yhdessä ellinkeinotoimen ja teknisen osaston kanssa Vireillä oleva asuinrakentaminen Pirkkalassa -tilastotieto Tekninen osasto kunnallistekniikan käyttösuunnitelma, kunnallistekniikan työaikataulu ja -suunnitelma Sivistysosasto Vireillä oleva asuinrakentaminen Pirkkalassa -tilaston pohjalta asunnot-yhteenveto Perusturvaosasto väestö ikäryhmittäin ja väestön hyvinvoinnin tila 12
5. Resurssit Pirkkalassa käyttöön otettava tietojohtamisjärjestelmä toteutetaan pääsääntöisesti jo olemassa olevalla tiedolla, joka suunnitelmallinen ja organisoitu keruu ja tämän tiedonkeruun vastuuttaminen varmistaa toisaalta sekä hallitun väestönkasvun että suunnitelmalliset ja tarkat investoinnit. Järjestelmän avulla pystytään myös varmistamaan palveluiden laadukas järjestäminen myös tulevaisuudessa. Järjestelmän perustiedot eli asuntorakentamisen aikataulu-, tilasto- ja hinnoittelutaulukot syntyvät maankäytössä, yritystonttien osalta yhteistyössä elinkeinotoimen kanssa, suunnitteluprosessin tuloksena nykyisin (2011-12 vahvistetuin) resurssein. Yhteistyön tiivistäminen sivistys-, perusturvaosastojen sekä elinkeinotoimen ja kunnallistekniikan kanssa tarkoittaa käytännössä nykyisten yhteistyökäytäntöjen tehostamista ja uudelleenorganisointia mikä ei suoranaisesti lisää resurssien tarvetta vaan ennen kaikkea vastuiden järjestelyitä. Perusturvaosasto tuottaa oman osuutensa kokonaisuudesta nykyisillä hallinnon henkilöstöresursseilla normaalin suunnittelu- ja tilastointitehtävien yhteydessä. Perusturvaosasto tarvitsee tietoa tulevaisuuden asuntotuotannosta mitoittaakseen palvelutuotantonsa vastaamaan palvelutarvetta. Sivistysosasto tuottaa oman osuutensa kokonaisuudesta nykyisillä palvelutuotannon henkilöstöresursseilla normaalin suunnittelu- ja tilastointitehtävien yhteydessä. Erityisesti perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen näkökulmasta on erittäin tärkeää tiivistää yhteydenpitoa maankäytön suuntaan, jotta kyetään sekä kertomaan oma näkemys tuleviin suunnitelmiin että toisaalta ottamaan asuntotuotannon tulevaisuuden suunnitelmat huomioon palveluverkon kehittämissuunnitelmissa. Tekninen osasto hoitaa järjestelmän ylläpidosta osuutensa ja tuottaa esimerkiksi järjestelmään tarvittavan tiedon yritystonttien vaatiman kunnallistekniikan kustannusseurannan osalta. Tämä tapahtuu olemassa olevilla resursseilla osana investointien normaalia määrärahaseurantaa. Lisäksi teknisen osaston vuosittain tuottama kunnallistekniikan käyttösuunnitelma yhdistetään osaksi järjestelmää. Yhteistyön tiivistäminen sivistystoimen, perusturvan, elinkeinotoimen sekä varsinkin maankäyttö/kaavoituksen kanssa mahdollistaa niin talonrakennus- kuin kunnallistekniikan kestävien investointiohjelmien suunnittelemisen. 13
6. Ohjaus ja seuranta Toimenpiteet Aikataulu Raportointi Vastuutaho Strategiahankkeen / Tammikuu 2012 Esittely kunnanhallituk- työryhmän puheenjoh- ohjelman esittely selle ja valtuustolle taja Tietojohtamisjärjestel- 2 * vuosi julkaisu Tweb / intra maankäyttö män tietotuotanto: tms. - Tilastotiedot (sovitut) Päivitys vähintään kah- julkaisu sisäiseen käyt- maankäyttö, sivistys- tietojärjestelmäksi /- desti vuodessa töön esimerkiksi Tweb osasto, elinkeinotoimi, tiedostoiksi / intra perusturva-, tekninen osasto - Kaavoituksen ja Kokoontuminen kuu- Keskeiset asiat tarvit- maankäyttö, sivistys- maankäytön valmis- den viikon välein taessa tiedoksi kunnan osasto, elinkeinotoimi, telutöiden kokonais- johtoryhmään perusturva-, tekninen valtainen käsittely osasto Maankäytön ja palvelutuotannon suunnittelutyöryhmässä Puolivuosikatsaukset: Touko- ja joulukuu Kunnan johtoryhmään maankäyttö ja edelleen talousarviovalmistelun taustamateriaaliksi - Kunnan oma väestö- maankäyttö ennuste - Investointi- ja resurs- kunnan johtoryhmä sitarvearvio (kasvutietoon perustuva) - Talouskatsaus talousosasto 14