Teatterituottamisen toimintamalli mistä tuotanto koostuu ja mitä työtehtäviä siihen kuuluu Kulttuurituottaja Maarit Koistinen Laitilan kaupunki 2013-2014
2 Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014
Teatterituottamisen toimintamalli Mistä tuotanto koostuu ja mitä työtehtäviä siihen kuuluu Tekijä: Kulttuurituottaja Maarit Koistinen Tarinoista musiikkinäytelmäksi hanke 15.4.2013 31.3.2014 Laitilan kaupunki Taitto: Heidi Lockmer, Visualia
SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto...5 2 Teatterituotannon vuosikello...6 3 Esisuunnittelu: ideasta tuotantoon...8 4 Budjettisuunnitelma...10 5 Rahoituksen hankinta ja kustannusseuranta...11 6 Tuotannon suunnittelu ja toteutus...13 7 Esityspaikka...15 8 Sopimukset ja tekijänoikeudet...16 9 Luvat, turvallisuus ja saavutettavuus...17 10 Viestintä ja markkinointi...18 11 Lipunmyynti...19 12 Talkoolaisten (vapaaehtoisten) rekrytointi ja koulutus...20 13 Dokumentointi ja arkistointi...21 14 Purku ja hyvien käytäntöjen siirto...22 Liitteet... 23-32 4 Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014
1 Johdanto Teatterituottamisen toimintamalli on toteutettu osana Laitilan kaupungin kulttuuritoimen Tarinoista musiikkinäytelmäksi hanketta, jonka aikana suunniteltiin ja valmisteltiin kalevanpoika-jättiläisistä kertovan musiikkinäytelmän tuotanto Laitilassa. Toimintamalli perustuu omiin kokemuksiini tuottajan työstä. Teatterituotannot ovat muuttuvia ja yllättäviä. Kuten taiteellisessa työssä, ei tuotannoissakaan kaikkea pystytä ennakoimaan ja suunnittelemaan. Valmistautuminen ja teatterituotannon monivaiheisuuden ymmärtäminen auttavat kuitenkin pitämään tuotannon hallinnassa. Toimintamalli kokoaa teatteriesityksen tuotannon kaaren ja sen toteuttamiseen tarvittavia työtehtäviä tiivistetysti yhteen tuotantotahon ja tuottajan näkökulmasta. Sen tarkoitus on antaa kokonaiskuva tuotannon eri vaiheista ja perehdyttää teatterituotantoon. Toimintamalli on koottu sellaisen produktion näkökulmasta, jonka vetovastuussa on tuotanto-organisaatio, kuten kaupunki tai yhdistys. Se on sovellettavissa erilaisiin tuotantoihin, koska projektien kaari on usein samantyyppinen. Vapaan taidekentän työryhmät voivat myös hyödyntää toimintamallia soveltaen. Malli on tehty yleisluontoiseksi mutta se pohjautuu Laitilan kaupungin toteuttamaan Kivellä soutajat -musiikkinäytelmään, jota käytetään myös käytännön esimerkkinä. Tuotannon kaari työtehtävineen on koottu vuosikelloon, jota hyödynnettiin Kivellä soutajat -tuotannon aikataulutuksessa. Vuosikello on jaoteltu toimintamallin otsikoiden mukaisesti ja siinä on nostettu esille eritellympiä työtehtäviä. Toimintamallin toteuttamista ovat tukeneet Maaseudun kehittämisyhdistys Ravakka ry ja Hiekan säätiö. Kiitos myös Jere Pensikkala, Anna Pikala ja Teresa Termonen. Laitilassa 31.3.2014 Maarit Koistinen, Tarinoista musiikkinäytelmäksi -hankkeen tuottaja Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014 5
2 Teatterituotannon vuosikello 6 Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2014
Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2014 7
3 Esisuunnittelu: ideasta tuotantoon Esisuunnittelu antaa pohjan tuotannolle. Esisuunnittelu kannattaa aloittaa 1-2 vuotta ennen teatterituotannon käynnistymistä. Etenkin kunnallisella puolella byrokratiakäytäntöjen vuoksi riittävän ajan varaaminen suunnitteluun ja toteutukseen on tärkeää. Esisuunnittelu koostuu: esisuunnittelutyön organisoinnista ja vastuuhenkilöiden päättämisestä; alkuidean kehittelystä muotoonsa (musikaali, puhedraama vai jokin muu); taloussuunnittelusta (mitä maksaa, miten rahoitetaan); alustavasta yhteydenotosta yhteistyökumppaneihin. Yhteistyökumppanit voivat osallis tua esisuunnitteluun; päätöksen teosta (päätetään toteuttaa tuotanto) ja siitä tiedottaminen sisäisesti ja ulkoisesti; tuotannon jatkumisen mahdollistamisesta (henkilö- ja talousresurssien sekä riittävän aikataulun varmistaminen). Esisuunnittelua varten kootaan työryhmä vastuuorganisaation työntekijöistä ja mahdollisista yhteistyökumppaneista. Tälle työryhmälle asetetaan selkeät tavoitteet: esisuunnittelun eteneminen ja aikataulu sekä vastuuhenkilöt, jotka tekevät tarpeelliset esiselvitykset (esim. paljonko organisaatiolla on omaa rahaa käytettävissä tuotantoon). Esisuunnittelu alkaa esimerkiksi kysymyksillä: Miksi tehdään? Ketkä tekevät? Milloin tehdään? Mitä se maksaa? Miten järjestetään rahoitus? Mitä riskejä toteuttamiseen liittyy? Kuka kantaa taloudellisen vastuun? Esisuunnittelun tärkein tehtävä on mahdollistaa tuotannon talous ja toteutuvuus. Alkuperäisiä suunnitelmia ja tavoitteita muokataan sen mukaisesti, minkälaiset toteuttamismahdollisuudet esisuunnittelun aikana selviävät. Tuottaja kannattaa ottaa mukaan jo esisuunnitteluvaiheessa. Tuottaja voi olla aluksi myös osa-aikainen. Sisältöä vie eteenpäin esimerkiksi ohjaaja, ja jos tuotantoa varten tehdään käsikirjoitus, käsikirjoittaja. Teatterin tekeminen vaatii aikaa, rahaa, tekijöitä, tahtoa ja vastuunkantoa. Joskus esisuunnittelu saattaa vaatia osaamista, jota omassa organisaatiossa ei ole. Esimerkiksi budjettisuunnittelua varten täytyy tuntea teatterin osa-alueet. Yksi ratkaisu on hankkeistaa esisuunnitteluvaihe, eli hakea siihen ulkopuolista rahoitusta, ja sitä kautta palkata tuottaja. Kun esityksen toteuttamisesta vastaa tuotanto-organisaatio, kuten kaupunki tai yhdistys, tuottajan rooli on usein olla myös tuotannon suunnittelija, ei pelkkä toteuttaja. Vaihtoehtoinen tuottajarooli löytyy esimerkiksi itsenäisistä, vapaista taiteilijatyöryhmistä, joissa tuottaja on usein tiettyjen työtehtävien suorittaja, joka tulee mukaan kun tuotanto on jo suunniteltu ja aloitettu. Tuotannon aloittaminen vaatii myös rohkeutta. Tärkeää on uskaltaa lähteä seuraamaan ideaa ja toisaalta myös ymmärtää pienentää tai lykätä tuotantoa, jos esisuunnittelun myötä selviää, että rahkeet eivät vielä riitä. 8 Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014
CASE Kivellä soutajat -musiikkinäytelmä Idea oli hyödyntää vakkasuomalaisia jättiläistarinoita. Musiikkinäytelmä tuntui luontevalta tavalta tuoda tarinoita esille. Esisuunnittelutyöryhmä kokoontui kaksi vuotta ennen esityskautta ja koostui kaupungin toimihenkilöistä sekä kulttuuri- ja elinkeinopuolelta että johdosta ja alustavista yhteistyökumppaneista. Esisuunnittelun tuloksena tuotannon suunnitteluvaihe hankkeistettiin, jotta produktiota vetämään saataisiin teatterituottaja. Hanke sai rahoituksen Satakunnan ELY-keskukselta ja Maaseudun kehittämisyhdistys Ravakka ry:ltä. Rahoituksen myötä tuotantosuunnittelua palkattiin tekemään teatteritaustainen kulttuurituottaja. Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014 9
4 Budjettisuunnitelma Kustannus- ja rahoitussuunnitelma on tuottajan työväline, joka kokoaa sekä sisältösuunnitelmat että muut tuotannon osa-alueet yhteen paperiin ja määrittää niiden rahallisen arvon. Budjettisuunnitelmasta näkee yhdellä kertaa, mitä ollaan tekemässä ja mitä se maksaa, tai miten asia muuten pyritään hoitamaan (talkootyö, sponsorointi). Budjettisuunnitelman teko vaatii alleen hyvän esisuunnittelun: mitä ollaan tekemässä ja millä aikataululla. Suunnitelman perusteella voidaan myös määrittää tuotantoa uudelleen: palkataanko ammattilaisia vai pyydetäänkö harrastajia mukaan? Paljonko kustannukset nousevat, jos esityksiä lisätään, ja vastaavasti paljonko lipputuloja kertyy enemmän? Budjettisuunnitelmassa kannattaa ottaa huomioon, saako tuottajaorganisaatio arvonlisäveron palautuksena. Arvonlisäverolla on huomattava osuus muun muassa ostopalveluiden hinnassa. Hyvä budjettisuunnitelma on tarkka ja todellinen: se perustuu enemmän tietoon kuin arvauksiin. Siksi sen tekemiseen on syytä varata usea kuukausi. Jotta budjetista tulisi mahdollisimman todellinen, kannattaa tuotantoa miettiä hyvin konkreettisella tasolla taiteellisen ja teknisen työryhmän kanssa. Usein firmat antavat pyydettäessä alustavia tarjouksia esimerkiksi painokuluista, PA-kamojen vuokrasta tai muista ostopalveluista. Teatteribudjetti saattaa yllättää laajuudellaan; suurimmat menoerät ovat palkat ja tekniikka. Muista merkitä budjettisuunnitelmaan palkan lisäksi lomakorvaus ja sivukulut! Kaikkia kustannuksia on luonnollisesti mahdoton etukäteen tietää, ja osa menoista perustuu arvioihin. Budjetissa kannattaa olla myös vähän ilmaa yllättävien kulujen varalle. CASE Kivellä soutajat -musiikkinäytelmä Apurahaa sisältöön haettiin jo ennen tuottajan palkkaamista. Ensimmäinen kustannus- ja rahoitussuunnitelma valmistui tuottajan palkkaamisen myötä. Budjettiin pyydettiin apua ohjaajalta, nukketeatteritaiteilijalta, lavastajalta, puvustajalta, säveltäjältä sekä ammattiliittoilta. Kaupunginhallitus totesi budjetin liian suureksi, joten tuotantoa pienennettiin ja uusi budjetti sai tuen kaupungilta. Koska tietyistä sisältöelementeistä, kuten nukketeatteri, ei haluttu pienentyneen budjetin myötä kuitenkaan luopua, haettiin lisäksi apurahoja ja yritysyhteistyötä rahoituksen kasvattamiseksi. Liite 1: Kivellä soutajat -musiikkinäytelmän budjettisuunnitelmapohja 10 Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014
5 Rahoituksen hankinta ja kustannusseuranta Rahoituksen hakemisessa on tärkeä pysyä uskollisena oman tuotannon sisällölle mutta myös ottaa huomioon ajankohtaiset kriteerit ja niiden osuus omassa projektissa sekä muut rahoitustahojen painotukset rahoituksen myöntämiselle. Lisäksi on tärkeää huomata, että esimerkiksi kaupunki ei voi olla hakijana kaikissa rahoitushauissa. Tässä on lueteltu muutama rahoituslähde, joihin kannattaa tutustua: Opetus- ja kulttuuriministeriön avustukset; Raha-automaattiyhdistys RAY:n avustukset; EU:n rakennerahasto, ELY-keskuksen rahoitus ja avustukset sekä alueelliset Leader-toimintaryhmät; Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMON Kulttuuri-ohjelmat; kaupungin omat kulttuuriavustukset. Rahoitusvaihtoehtoihin kannattaa tutustua ajoissa. Rahoitusta myöntävät tahot vaativat tuotannolle tuotanto- ja budjettisuunnitelman, jossa näkyy myös muu rahoitus: rahoitusta ei yleensä myönnetä 100 %. Rahoituksen saamisen jälkeen hankehallinto edellyttää tarkkaa kustannusseurantaa ja raportointia. Hankebyrokratia on raskasta, joten kannattaa harkita, onko hankerahoitus oikea väylä projektin rahoittamiseen. Hankerahoitusta ei yleensä myönnetä suoraan teatteriesityksen tuottamiseen, vaan kehittämistyöhön. Apurahoja myöntävät tahot löytyvät kattavasti Aurora-tietokannasta: http://www. aurora-tietokanta.fi/ (linkki tarkistettu 17.2.2014). Omalle hankkeelle sopivista apurahahauista voi esimerkiksi koota Excel-taulukkoon vuosikellon, etenkin jos tuotanto toistetaan monta vuotta. Vuosikelloa seuraamalla on helppo ennakoida kiireimmät apurahahakukaudet. Yrityksiä ja yhteistyökumppaneita voi lähestyä esimerkiksi rahan, markkinoinnin, talkootyövoiman tai materiaalin tiimoilta. Etenkin pienillä paikkakunnilla paikallisten toimijoiden mukaan pyytäminen luo positiivista mielikuvaa yhteisvoimin toteutetusta tuotannosta. Tuotanto tarjoaa vastineeksi esimerkiksi näkyvyyden printtimateriaaleissa, vapaalippuja esitykseen ja imagovuokrauksen, eli yritys/yhdistys voi määrittää omaa yhteiskunnallista rooliaan tukemalla tiettyjä arvoja edustavaa tuotantoa (esim. lasten ja nuorten hyvinvointi). Kustannusseuranta tarkoittaa tuotannosta vastaavan henkilön (tuottaja, kulttuurisihteeri, koordinaattori tmv.) esimerkiksi Excel-taulukon muodossa ylläpitämää reaaliaikaista seurantaa tuotannon tuloista ja menoista. Organisaation tekninen kirjanpito seuraa normaalisti pari kuukautta jäljessä, joten kustannusseurannan avulla tiedetään aina reaaliaikainen tilanne ja voidaan helpommin reagoida kustannusten muutoksiin ja uusiin hankintoihin. Kustannusseurannan pohjana toimii budjettisuunnitelma, ja siihen kirjataan kaikki suunnitellusta tapahtuneet muutokset ja maksetut laskut. Hyvin tehdystä kustannusseurannasta näkee tuotannon loputtua kootusti, mitä suunnitelmista lopulta toteutettiin, ja paljonko siihen meni rahaa tai muuta vastiketta. Kustannusseurantaan voi laskea mukaan myös tuottajaorganisaation in kind -osuudet, eli arvion siitä, miten monta työtuntia vastuutahon henkilökunta on tehnyt tuotannon hyväksi, vaikkei se olisi heidän päätoimenkuvansa. Tällaisia henkilöitä ovat esimerkiksi Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014 11
ohjausryhmän jäsenet, palkanlaskenta jne. Vastaavasti in kind osuudet voi myös arvioida mukana olevilta yrityksiltä ja muilta yhteistyökumppaneilta. Muuttamalla tunnit rahaksi nähdään laajemmassa kokonaisuudessa, miten paljon henkilöitä loppujen lopuksi tarvitaan yhden esityksen tekemiseen. Tuotannon yleistä taloutta ja etenemistä varten vastuuorganisaation sisällä voidaan perustaa seuranta- tai ohjausryhmä, joka kokoontuu muutaman kerran tai tarvittaessa tuotannon aikana. Taiteellinen työryhmä ei perinteisesti osallistu seurantaryhmän kokoontumisiin, mutta tuottaja/projektityöntekijä tuo välittömät tuotannon kuulumiset ja kevyttä päätöksentekoa tarvitsevat asiat esille. CASE Kivellä soutajat -musiikkinäytelmä Vakka-Suomen kansalaisopisto oli tärkeä yhteistyökumppani, jonka kurssitoiminnan kautta suoritettiin tiettyjä tuotannon osa-alueita, kuten puvustus ja ohjaus. Yhteistyö sisältyi opiston kurssitoimintaan eli varsinainen raha ei tuotannon ja opiston välillä liikkunut. Opiston osuus merkittiin rahoitusosuudeksi budjettisuunnitelmaan, koska sen osuus tuotannon toteutumisessa oli ratkaiseva ja olennainen. Liite 2: Kivellä soutajat -musiikkinäytelmän sponsorikirje yrityksille Liite 3: Kivellä soutajat -musiikkinäytelmän apurahavuosikello 12 Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014
6 Tuotannon suunnittelu ja toteutus Tuotannon tarkempi suunnittelu alkaa, kun tuotanto päätetään toteuttaa ja sille on olemassa jokin varma rahoitusosuus. Suunnittelulla tarkoitetaan tässä esisuunnittelun täsmentämistä: kuka ohjaa? Kuka suunnittelee lavasteet? Miten lipunmyynti hoidetaan? Esisuunnittelu, tuotannon suunnittelu ja toteutus soljuvat yhteen ja tapahtuvat osittain myös päällekkäin. Suunnittelu kannattaa tehdä huolella, sillä teatterituotannossa on niin paljon eri vaiheita ja toimenpiteitä, että sen hallinta ilman suunnittelua tuntuu helposti kaoottiselta. Ensisijaista on tuottajan oman työn organisointi: työtehtävien listaaminen, aikataulutus sekä sähköposti- ja puhelinvapaa aika suunnittelutyötä ja suorittavaa työtä varten. Teatteriesitys on monen eri tekijän yhteistyön tulos. Punaisena lankana tekemisessä kannattaa muistaa, että jokainen osa-alue (talous, ohjaus, lavastus, puvustus, viestintä ja markkinointi, tekniikka jne.) vaikuttaa toiseen jos ei suoraan, niin välillisesti. Tämän vuoksi heti kun tuotanto on tarkoitus käynnistää, otetaan suunnitteluun jokainen osa-alue: kustannus- ja rahoitussuunnitelman tarkennukset ja seuranta, lisärahoitus taiteellisen, teknisen ja tuotannollisen työryhmän kokoaminen tuotannon aikataulutus huomioiden vastuu- ja yhteistyöorganisaatioiden päätöksentekoaikataulut, paikkakunnan kulttuuri- ja muut tapahtumat esiintymispaikkavalinta palkkaus- ja sopimusneuvottelut yhteistyökumppanien kartoitus talkootyösuunnittelu viestintä- ja markkinointisuunnitelma lipunmyyntikäytännöt arkistoinnin, raportoinnin ja taltioinnin suunnittelu ja huomioon ottaminen koko tuotannon ajan riskienhallinta (esim. SWOT-analyysin teko) Teatterin tekeminen vaatii eri alojen ammattilaisia mukaan. Teatterin tekijöitä on esitelty kattavasti Risto Aution teoksessa Ennen ensi-iltaa. Tekijöitä teatterituotannossa (Teatterin tiedotuskeskus ry ja Kustannus OY Teatteri. Libris, Helsinki 2000.). Tarvittavan työryhmän laajuus riippuu esityksen genrestä (musiikkinäytelmä, draama, monologi tm.) ja tuotannon luonteesta esimerkiksi projektiluontoisissa tuotannoissa työtehtävät jaetaan työryhmän kesken laajemmin kuin vakiintuneessa teatteritalossa. Mukaan pyydettävien tekijöiden kanssa kannattaa käydä vähintään suullisesti läpi, mitä heiltä toivotaan. Kun suurin osa työryhmän jäsenistä on pyydetty mukaan, vastuutaho järjestää ensimmäinen tuotantopalaverin. Palaverissa käydään läpi produktion idea ja esitellään tekijät toisilleen, kootaan yhteystietolista, sovitaan aikatauluista ja seuraavasta tapaamisesta. Jos esityspaikka on jo tiedossa, tapaaminen kannattaa sopia suoraan sinne. Tuotantopalavereja järjestetään koko tuotannon ajan, aina tarpeen tullen. Taiteellinen työryhmä pitää aktiivisesti myös omia tapaamisiaan. Aikataulutuksessa täytyy huomioida hankinta- ja kilpailutuskäytännöt, jotka erityisesti kunnallisella puolella vaativat oman aikansa. Nämä aikataulut tulee ottaa myös työryhmän kanssa esille, jotta kaikki tietävät miten edetä omien budjettiensa kanssa: esimerkiksi lavastaja rakennusbudjetin ja puvustaja puvustusbudjetin. Muista: jos et osaa, pyydä apua! Teatterin ammattilaiset, kuten ohjaaja, tietävät, mi- Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014 13
ten muiden aikataulut ja työt vaikuttavat heidän työhönsä: tuotannosta vastaavan tahon tehtävä on saattaa tekijät yhteen ja saada keskustelu aikaan. Avoimuus kannattaa, sillä teatteri on yhteistyötä. Toisaalta on hyvä muistaa, että työryhmää ei myöskään saa kuormittaa liialla tuotannolla, vaan jokainen vastaa omasta työmaastaan. Ajankohtaista tietoa nykyteatterin kentästä Suomessa saa teatterin tiedotuskeskus TINFO:n sivuilta: http://www.tinfo.fi/site/ (linkki tarkistettu 17.2.2014) CASE Kivellä soutajat musiikkinäytelmä Musiikkinäytelmän lavastajan kanssa käydyissä palkkaamiskeskusteluissa sovittiin, että hän suunnittelee ja toteuttaa talkootyövoiman avustuksella myös nousevan katsomon, mikä ei alun perin kuulunut työnkuvaan. Myöhemmin pyydettiin mukaan myös tarpeistoa valmistava ja kokoava talkoolainen. Liite 4: Lisätietoa teatterin tuotantoprosessista (linkkilista) 14 Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014
7 Esityspaikka Esityspaikkaa valitessa otetaan huomioon seuraavat asiat: esityksen ja esityspaikkamiljöön sopiminen yhteen; paikan käytännöllisyys ja saavutettavuus tai näiden ratkaisumahdollisuudet; kustannukset kuten vuokra, sähkö, vesi, siivous; valmiit kiinteät rakenteet kuten katsomo ja esityslavat. Jos paikka toimii yleisesti esityspaikkana esimerkiksi bändeille ja muille esityksille, on sinne huomattavasti helpompi järjestää myös teatteriesitys, kuin paikkaan, jossa ei ole esimerkiksi katsomoa ja lavaa valmiina. Toisaalta esityspaikka kannattaa valita esityksen ainutlaatuisuuteen sopivaksi; lipunmyynnin jälkeen asiakkaan seuraava kokemus esityksestä on esityspaikka. Esityspaikan omistajan kanssa tehdään sopimus, jossa sovitaan juoksevista kuluista kuten sähkö, vesi, siivous, tai esimerkiksi vuokra tai kertakorvaus. Lisäksi sovitaan sponsorioikeuksista; onko paikalla esimerkiksi jo tietty panimo sponsorina vai voiko tuotanto neuvotella vapaasti yrityksiä mukaan? Sovitaan myös esityspäivät, rakennus- ja harjoitusaikataulut, mitä henkilökuntaa paikan puolesta on paikalla, yhteismarkkinoinnista sekä turvallisuus- ja pelastussuunnitelman teosta. Koko tuotannon ajan esityspaikka on mukana aktiivisena neuvotteluosapuolena ja tiedottamisen kohteena. CASE Kivellä soutajat -musiikkinäytelmä Musiikkinäytelmä päätettiin toteuttaa ulos ravintola Louhenlinnan piha-alueelle. Kiinteistöstä saatiin sähkö, vesi ja väliaikaisvarastointitila rekvisiitalle. Sovittiin, että työryhmä tilaa oman ulkovessan harjoituskaudelle, koska ravintolassa järjestettiin tuolloin myös häitä. Lavastaja suunnitteli nousevan katsomon ja lavarakenteet. Rakennusmateriaalien osuus budjetissa oli suuri mutta toisaalta esityksen infrastruktuuri on välttämätöntä ja valittu paikka toimi esityksen henkeä tukevana ja osaltaan elävöittävänä. Koska katsomo suunniteltiin toteutettavaksi ilman katosta, lipunmyynnissä huomioitiin vahva ennakkomyyntitavoite. Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014 15
8 Sopimukset ja tekijänoikeudet Sopimuksissa määritellään mitä tehdään, milloin tehdään, kuka tekee ja mitä siitä maksetaan. Sopimukset turvaavat tuotannon tekijät ja toteutumisen. Sopimuspohjia löytää esimerkiksi ammattiliittojen sivuilta ja apua voi pyytää myös muilta teattereilta. Palkkasummia varten neuvoa voi kysyä esimerkiksi eri ammattialojen liitoilta. Ammattiliitot ovat tekijöidensä puolella tuotannosta vastaava miettii oman organisaationsa tarpeet, oikeudet ja velvollisuudet. Kunnan työntekijät saavat mm. ilmaista lakimiesapua Suomen Kuntaliiton verkkopalvelusta: www.kunnat.net (linkki tarkistettu 17.2.2014). Sopimuksissa pitää muistaa sopia myös tekijänoikeuksista. Usein ne pitää ketjuttaa, esimerkiksi säveltäjän kanssa sovitaan, että kun esityksiä videokuvataan myös säveltäjän säveltämä, orkesterin soittama musiikki äänitetään osaksi videokuvaa. Orkesterin jäseniltä pyydetään myös lupa tallentaa heidän soittamansa musiikki. Kaikkien kanssa sovitaan lisäksi, että materiaalia saa käyttää esimerkiksi tuotannon internet-sivustolla markkinointia varten. CASE Kivellä soutajat -musiikkinäytelmä Näytelmän tuottaja ei löytänyt suosituspalkkaa mukaan pyydetylle nukketeatteritaiteilijalle. Teatteri- ja media-alan liitosta (Teme) ohjeistettiin laskemaan nukketeatterilaisen palkka vierailevan sirkustaiteilijan palkkauksen mukaan, mikä löytyi liiton sivuilta. Musiikkinäytelmän sävellysteoksen tilaamista varten tuotantotaholla ei ollut vahvaa omaa näkemystä musiikista. Säveltäjän kanssa tehtiin tilaussopimus, jossa sovittiin työn toteuttamisen ja palauttamisen aikataulu, korvaus työstä, tekijänoikeusasiat ja missä muodossa sävellykset palautetaan. Riippuen apurahoista orkesteri koottaisiin joko ammatti- tai harrastajamuusikoista. Säveltäjä otti tämän huomioon työssään. Liite 5: Lista teatteri- ja kulttuurityöläisten ammattiliitoista. Liite 6: Lista tekijänoikeuksiin liittyvistä linkeistä. 16 Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014
9 Luvat, turvallisuus ja saavutettavuus Lupa- ja turvallisuusasioissa auttavat eteenpäin yhteydenotot eri viranomaisiin, jotka ovat tarvittavien lupien asiantuntijoita ja myöntäjiä. Luvalla on väliä Turussa oppaassa on esitelty kattavasti eri viranomaistahoja Turun alueella, ja opas on sovellettavissa muuallakin. Ellenita Tervosen kokoaman oppaan löytää täältä: http:// publications.theseus.fi/handle/10024/51831 (linkki tarkistettu 17.2.2014). Valmis turvallisuus- ja pelastussuunnitelma käydään koko työryhmän kanssa läpi ennen ensi-iltaa. Suunnitelman voi esimerkiksi luetuttaa koko työryhmällä (myös talkoolaiset ja näyttelijät) ja pyytää erilliseen liitteeseen allekirjoitukset vakuudeksi. Turvallisuus on kaikkien yhteinen asia! Saavutettavuus tarkoittaa yksinkertaistettuna ympäristön toimivuutta, turvallisuutta ja eri kohderyhmien huomioimista. Ohjeita saavutettavuuteen löytyy Teatteria kaikille! oppaasta: http://www.kulttuuriakaikille.info/saavutettavuus_tietopaketit_ja_oppaat_teatterit (linkki tarkistettu 17.2.2014). Valokuvauslupiin liittyvät asiat ja esimerkki kuvan käytön luvasta löytyy Suomen valokuvajärjestöjen keskusliitto Finnfoto ry:n sivuilta: http://finnfoto.fi/tyokalut/ (linkki tarkistettu 17.2.2014). CASE Kivellä soutajat -musiikkinäytelmä Musiikkinäytelmää varten otettiin yhteys seuraaviin viranomaisiin: Laitilan kaupunki, rakennustarkastaja (rakennuslupa) Poliisi (ilmoitus yleisötilaisuudesta) Varsinais-Suomen aluepelastuslaitos (turvallisuus- ja pelastussuunnitelma ja toimenpiteet) Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014 17
10 Viestintä ja markkinointi Teatteriesityksen viestintä ja markkinointi perustuu mielikuvaan tulevasta esityksestä, josta annetaan jotain medialle tiedoksi jo ennen kuin tuotanto on kunnolla alkanut, ja kun kuvamateriaalia tai muuta näyttöä ei vielä ole. Lopullinen graafinen ilme ja markkinointimateriaali toteuttaa esityksen visuaalisuutta: ohjaajan, lavastajan ja puvustajan yhteistä visuaalista näkemystä esityksestä. Viestintäkanavia ja kilpailevaa tapahtumatarjontaa on paljon, jolloin markkinoinnin kohdentaminen tuntuu usein vaikealta. Kohderyhmämäärittely kannattaa tehdä, sillä se helpottaa yleisön löytämistä. Tiedotuksen tarkoitus on saattaa esitys ihmisten tietoisuuteen. Liikkeelle lähdetään perusasioista: Esityksestä tiedotetaan yleisölle, yhteistyökumppaneille sekä organisaation ja työryhmän sisäisesti. Oman organisaation olemassa olevat kanavat ja käytännöt ovat ensimmäiset, mistä tiedottaminen kannattaa aloittaa. Teatterin tyypillisiä markkinointimateriaaleja ovat esimerkiksi juliste, flyeri tai pieni esite ja käsiohjelma. Sopimuksissa kannattaa huomioida, että tuottajaorganisaatiolla on oikeus käyttää esimerkiksi osia käsikirjoituksesta sekä sävelletystä ja esitetystä musiikista markkinoinnissa. Jos työryhmästä joku ottaa hyvän valokuvan, pitää sen käyttöön kysyä myös lupa. CASE Kivellä soutajat -musiikkinäytelmä Tuottaja järjesti kilpailutustapaamisen mainostoimistojen kanssa ja kertoi yleisesti esityksestä ja tuotannon tarpeista valituksi tulevalle mainostoimistolle. Ennen ehdotuksiaan näytelmän markkinointimateriaalin ilmeestä mainostoimistot pyysivät tavata ohjaajan, lavastajan, puvustajan ja säveltäjän, jotta markkinoinnin ilme toteuttaisi esityksen visuaalisuutta. Liite 7: Kivellä soutajat musiikkinäytelmän viestintä- ja markkinointisuunnitelma Liite 8: Tarjouspyyntö Kivellä soutajat -musiikkinäytelmän graafisen ilmeen toteutuksesta 18 Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014
11 Lipunmyynti Lippuhinnoittelussa otetaan huomioon paikkakunnan muun teatteritarjonnan hinnoittelu, esityksen genre (esimerkiksi musiikkinäytelmän lippuhinnat voivat olla puhenäytelmää korkeammat), pääkohderyhmän arvioitu ostokyky ja budjetin tulotavoitteet. Esitystä ei kannata hinnoitella liian korkealle, koska se karsii katsojia. Toisaalta liian edullinen hinta saattaa antaa amatöörimäisen vaikutelman. Lipunmyyntiä tukevat viestintä ja markkinointi, joiden tavoite on saada liput myydyksi. Lipunmyynnissä otetaan huomioon yleisötavoite suhteessa asiakaspaikkoihin, kohderyhmät eli kenelle esitystä myydään ja vapaalippulistat. Teatterin myytyjen lippujen määrä ei ole koskaan 100 %, koska esimerkiksi ensi-iltaan tulee paljon kutsuvieraita. Tyypillinen budjetissa käytetty laskennallinen myyntiprosentti on esimerkiksi 60-75 % kaikista lipuista. Ennen lipunmyynnin alkamista tehdään suoramyyntiä esimerkiksi yrityksille. Tämä kannattaa aloittaa jo puolta vuotta ennen esityksiä. Lipunmyynti voi alkaa heti kun lipunmyyntisysteemi on selvitetty, yleensä 3-5 kuukautta ennen ensi-iltaa. Vaihtoehtoina ovat esimerkiksi varausten vastaanottaminen ja lippujen lunastaminen esityspäivänä ovelta, tai ennakkomyynti jolloin asiakas ostaa liput jo etukäteen. Kannattaa miettiä, mikä palvelee omalla paikkakunnalla asiakkaita parhaiten, ja halutaanko myyntiä ulottaa myös laajemmalle alueelle, jolloin esimerkiksi sähköinen lipunmyyntipalvelu voi toimia hyvin. Lipunmyyjä on usein ensimmäinen henkilö, jonka kanssa asiakas asioi teatteriesityksen tiimoilta. Hyvin hoidettu lipunmyynti on ehdottomasti teatterin käyntikortti! CASE Kivellä soutajat -musiikkinäytelmä Hintoja verrattiin paikkakunnan kahteen kesäteatteriin. Huomioon otettiin, että musiikkinäytelmän esitykset esitettäisiin vasta näiden kahden vakiintuneen teatterin jälkeen. Hinnoittelussa tutkittiin myös maakunnan kesäteatteritarjonnan hinnoittelua, ja arvioitiin, mitä paikallinen perhe esimerkiksi maksaisi perhelipusta. Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014 19
12 Talkoolaisten (vapaaehtoisten) rekrytointi ja koulutus Talkootyöllä tarkoitetaan yleensä toisen lukuun korvauksetta tehtävää työtä. Talkoilla tehtävä työ on jokamiehentyötä, joka ei edellytä erityistä ammattitaitoa tai pätevyyttä. Talkootyö ei siten vaativuudellaan rajoita kenenkään osallistumista talkoisiin. Lähde: Verohallinnon internet-sivut (www.vero.fi, linkki tarkistettu 17.2.2014). Talkootyöhön osallistuvaa innostavat muun muassa uuden oppiminen, auttamisen halu ja osallistuminen tunne. Talkootyön käyttö on parhaimmillaan innostavaa, opettavaista ja hyödyllistä sekä talkoolaiselle että työtä tarjoavalle. Talkootyön käytössä on syytä muistaa lainmukainen rajaus: ammattityöt kuuluvat ammattilaisille. Talkoolaisten rekrytoimiseen ja motivoimiseen sekä lainsäädäntöön liittyvät asiat on koottu kattavasti yhteen Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksen VETY-hankkeessa: http://www.kierratyskeskus.fi/hankkeet/vapaaehtoistyohanke_vety/ajankohtaista_ vapaaehtoistyossa/opas_vapaaehtoistoiminnan_kehittajille_julkaistu.3101.news (linkki tarkistettu 7.2.2014). On syytä huomioida jo tuotannon suunnitteluvaiheessa, että talkoolaisten saaminen mukaan tuotantoon on aina riski, sillä etukäteen ei voi tietää, mitä osaamista talkoolaisilla on, miten pitkäksi aikaa he projektiin sitoutuvat tai paljonko heitä saa määrällisesti mukaan. CASE Kivellä soutajat -musiikkinäytelmä Puvustuksen toteutus pukusuunnittelijan ohjauksen alla ja nukketeatterin rakennusosuudet nukketeatteritaiteilijan johdolla toteutettiin talkoovoimin kurssimuotoisesti osana Vakka-Suomen kansalaisopiston kurssiohjelmaa. Ensimmäiselle nukketeatterikurssille ei tullut tarpeeksi osallistujia, joten kurssi peruttiin ja päätettiin järjestää uudestaan keväällä. Taiteilijalle haettiin myös apurahaa, jotta kurssin uudelleen peruuntuessa nukketeatteriosuudet saataisiin kuitenkin toteutettua. Puvustuskurssi saatiin toteutettua, ja sen osallistujien talkootyöpanos pukujen ompelussa ja toteutuksessa oli tärkeä. 20 Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014
13 Dokumentointi ja arkistointi Tuotannon dokumentointi alkaa jo esisuunnitteluvaiheessa. Dokumentoinnin on tarkoitus taltioida tekemisen prosessi: miten päädyttiin ideasta näytelmään, ja lopulta itse näytelmän taltiointi. Muista myös dokumentoinnissa lupa-asiat! Esimerkiksi videokuvaamista ja valokuvaamista varten on syytä selvittää luvat kuntoon etukäteen, jotta valmista materiaalia voi käyttää vaikka markkinoinnissa. Arkistointi hoidetaan vastuuorganisaation ohjeistuksen mukaisesti. Jos käytäntöä ei ole, kannattaa koota paperisena yhteen kansioon ainakin seuraavat: muistiot ja kokouspöytäkirjat, viimeiset versiot tuotannon osa-alueiden suunnitelmista ja kaikki päätöksentekoon liittyvä; tulosteet sähköposteista, jotka liittyvät ratkaisevasti ja olennaisesti sopimuksiin, talouteen tai sisältöön; toteutunut budjetti; medianäkyvyys kuten lehtileikkeet ja tulosteet näkyvyydestä verkossa, lähetetyt tiedotteet, painetut esitteet ja muut julkaisut; listat mukana olleista henkilöistä (työryhmä, talkooväki, yhteistyökumppanit) ja tilastot (lipunmyynti, kävijämäärät); purkuasiat, dokumentoinnin tulokset (valokuvat jne.) ja loppuraportti. Samat tiedot voi tallentaa sähköisesti esimerkiksi muistitikulle. Hyvin kootusta arkistokansiosta näkee koko tehdyn tuotannon, ja se on tuotannon ulkopuoliselle ymmärrettävä. Tiedostot kannattaa tehdä koko tuotannon ajan samalla pohjalla, jossa näkyy organisaation tiedot, produktion nimi ja tiedoston laatija. Arkistointikansiota kannattaa koota tuotannon alusta lähtien, koska sen yhtäkkinen kokoaminen on iso työ. Case Kivellä Soutajat -musiikkinäytelmä Näytelmän dokumentoinnilla oli erityinen tavoite: näytelmää pyrittäisiin esittämään myös tulevina vuosina, joten kaiken tuotantoon liittyvän henkilöiden, käytäntöjen, talouden jne. tallentaminen oli tärkeää jatkovuosia varten. Koska tuotannon alkuvaihe oli hankkeistettu Tarinoista musiikkinäytelmäksi suunnitteluhankkeeksi, sen aikana toteutettu teatterituottamisen toimintamalli tulisi toimimaan muistikirjana myös jatkotuotannoissa. Tuotannon omat asiakirjat ja suunnitelmat koottiin vielä erikseen arkistokansioihin. Teatterituottamisen toimintamalli. Laitilan kaupunki 2013-2014 21