Yhdistyksen talous Tapio Korhonen 6.5.2015
Yhdistyslaki 5 Taloudellinen toiminta: Yhdistys saa harjoittaa vain sellaista elinkeinoa tai ansiotoimintaa, josta on määrätty sen säännöissä tai joka muutoin välittömästi liittyy sen tarkoituksen toteuttamiseen taikka jota on pidettävä taloudellisesti vähäarvoisena. 6 Rekisteröinnin oikeusvaikutukset: Yhdistys voi hankkia oikeuksia ja tehdä sitoumuksia sekä olla asianosaisena tuomioistuimessa ja muun viranomaisen luona, jos se on rekisteröity siten kuin tässä laissa säädetään. Rekisteröidyn yhdistyksen jäsenet eivät vastaa henkilökohtaisesti yhdistyksen velvoitteista.
Hallituksen vastuu 35 Hallitus: Yhdistyksellä on oltava hallitus, johon kuuluu vähintään kolme jäsentä. Hallituksen on lain, sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Hallitus edustaa yhdistystä.
39 Vahingonkorvausvelvollisuus: Hallituksen jäsen, yhdistyksen toimihenkilö ja toiminnantarkastaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhdistykselle. Sama koskee tätä lakia tai yhdistyksen sääntöjä rikkomalla yhdistyksen jäsenelle tai muulle aiheutettua vahinkoa. Lain tulkinnan mukaan huolehtiminen yhdistyksen taloudesta ja omaisuuden hoidosta kuuluu hallitukselle.
Yhdistystoiminta on vapaaehtoistoimintaan ja esimerkiksi hallituksen jäsenyydestä voi erota milloin tahansa sen kummemmin syytä kertomatta. Vaikka kyseessä on siis vapaehtoisuus voi tunaroinnista tai vilpillisyydestä joutua vastuuseen myös yhdistystoiminnassa. Yhdistyslain 52 :n mukaan hallituksen jäsen, yhdistyksen toimihenkilö ja toiminnantarkastaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän toimessaan tahallisesti tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhdistykselle. Sama koskee myös lakia ja yhdistyksen sääntöjä rikkomalla yhdistyksen jäsenelle tai muulle aiheutettua vahinkoa.
Pörssiyhtiöissä hallituksen suhdetta osakkeenomistajiin ja muihin keskeisiin sidosryhmiin ohjaa hyvä hallintotapa. Hyvän hallintotavan kolme perustetta ovat avoimuus, rehellisyys ja tilivelvollisuus. Yhdistys ei ole mitenkään verrattavissa pörssiyhtiöön mutta myös yhdistyksen hallituksen suhteen yhdistyksen jäseniin tulee perustua avoimuuteen, rehellisyyteen ja tilivelvollisuuteen.
Yhdistykset säännöt ohjaavat tarkemmin yhdistyksen toimintaa ja ne kannattaakin pitää aina käden ulottuvilla. Varsinkin yhdistyksen kokousten edellä kannatta katsoa tarkoin mitä säännöissä sanotaan käsiteltävistä asioista ja kokouksen koolle kutsumisesta. Samoin hallituksen jäsenen kannatta katsoa mitä tehtäviä säännöt asettava hallituksen jäsenen hoidettaviksi.
Talouden suunnittelu perustuu aina toiminnan suunnittelulle! Miksi tämä yhdistys on olemassa? Mikä on meidän tärkein tavoite? Strategia, toimintasuunnitelma ja yhdistyksen säännöt talousarvio
Lähes jokaisessa hallituksen kokouksessa käsitellään talouteen liittyviä asioita ja niistä tulee myös tehdä kirjaukset hallituksen pöytäkirjoihin. Yhdistyskäytäntö käsiteltävien asioiden suhteen on hyvin kirjava. Osassa hallitus käsittelee ja kirjaa talouteen liittyvät asiat perin yksityiskohtaisesti. Toisessa taas käsitellään ja kirjataan ainoastaan isot ja pakolliset asiat. Esimerkiksi tilin käyttöoikeuden muutos ei onnistu pankissa, jos mukana ei ole otetta hallituksen kokouksen pöytäkirjasta missä oikeuksista on päätetty. Yleisenä nyrkkisääntönä käsiteltävien talousasioiden suhteen voi pitää sitä, että ellei esimerkiksi taloudenhoitaja ole varma siitä pitääkö asia viedä hallitukseen vai ei, niin mieluummin vie kuin jättää viemättä.
Näistä asioista olisi ainakin syytä löytyä merkintä pöytäkirjoista: Talousarvioesityksen käsittely hallituksessa Poikkeamat talousarviosta (isot poikkeamat kannatta viedä yhdistyksen kokouksen päätettäviksi) Tilinpäätöksen käsittely ja allekirjoittaminen Pankkitilin avaaminen Pankkitilin lopettaminen Tilien käyttöoikeus Jos yhdistyksellä on käteisrahaliikennettä, hallituksen tulee vahvistaa kassassa pidettävien varojen enimmäismäärä Lainan ottaminen (jos laina ei liity selkeästi yhdistyksen kokouksessa hyväksyttyyn talousarvioon, on viisainta tehdä päätös yhdistyksen kokouksessa) Yhdistyksen varojen lainaaminen ja sijoittaminen (jos kyse isoista summista suhteessa yhdistyksen talouteen, on viisainta tehdä päätökset yhdistyksen kokouksessa) Käyttöomaisuuden hankinnat vaikka tapahtuisivat hyväksytyn talousarvion puitteissa Poistot yhdistyksen saatavista Suoritettujen keräysten ja varainhankintakampanjoiden yhteenvedot Jätetyt avustushakemukset ja saadut avustuspäätökset Saadut avustukset ja lahjoitukset Työntekijän palkkaaminen ja työehdot
Kirjanpidon peruskäsitteitä Talousarvio Seuraavaa tilikautta varten tehtävä tulojen ja kulujen arvio. Talousarviosta selviää, miten toimintasuunnitelma on suunniteltu rahoitettavan. Kirjanpito Lakisääteinen talouden seurantajärjestelmä. Tilinpäätös Tuloslaskelmasta ja taseesta sekä liitetiedoista koostuva kuvaus taloudesta vuoden ajalta. Tuloslaskelma Vuoden ajalta laadittava laskelma joka kokoaa tulot ja menot. Tase Kertoo mistä omaisuus on tullut ja mihin se on sitoutunut. Investointi Rahoitustapahtuma jolla hankittu omaisuus pysyy yhdistyksellä enemmän kuin yhden tilikauden. Poisto Investoinnin vuotuinen arvonvähennys.
Talousarvio Velvoittaa hyväksymisen jälkeen yhdistyksen hallitusta Moraalinen velvoite Jos talousarviosta poiketaan merkittävästi ja tästä aiheutuu vahinkoa yhdistykselle, voi yhdistyksen kokous riitauttaa asian Yhdistys budjetoi nollatuloksen Jos halutaan säästää on toimittava budjetin ali Ei enää varauksia (vapaaehtoisia, edellyttää aina verotukseen perustuvaa syytä) Jos budjetti laaditaan pahimman mahdollisen skenaarion mukaan tulee yhdistys yleensä tuottamaan voittoa Talousarvio ja toimintasuunnitelma yhdenmukaiset Tapahtumien erillisbudjetointi
Kirjanpito Kirjanpito on yhdistykselle pakollinen taloudellisten tapahtumien rekisteröinti- ja laskentajärjestelmä, jonka tuloksen syntyy tilinpäätös Kirjanpitoon merkittävä liiketapahtumat Menot Tulot Maksut eli rahoitustapahtumat Kahdenkertainen kirjanpito Kaksi yhtä suurta kirjausta per tapahtuma Kaikki tilitapahtumat kirjataan ja numeroidaan juoksevasti Maksuperusteinen kirjanpito Ostot ja myynnit kirjataan maksun tapahtuessa Suoriteperusteinen kirjanpito Ostot kirjataan menoiksi ja myynnit tuloiksi toimituspäivänä Kulut ja tuotot saadaan kohdistettua oikealle ajanjaksolle Uudet tilit: ostovelat, myyntisaamiset Tilikauden lopussa laaditaan tilinpäätös siirrytään suoriteperusteiseen kirjanpitoon Siirtovelat/Siirtosaamiset Jaksotukset ja niiden purku
Tuloslaskelma kertoo tilikauden tuloksen ja sen mistä se koostuu Tase kertoo yhdistyksen taloudellisen tilan tilinpäätöshetkellä
Tilinpäätös Tilinpäätöksen laatii yleensä yhdistyksen rahastonhoitaja tai erillinen kirjanpitäjä Yhdistyksen hallitus hyväksyy tilinpäätöksen nimikirjoituksillaan Tilintarkastaja (toiminnantarkastaja) tarkastaa tilinpäätöksen ja antaa tilintarkastuskertomuksen Onko tilinpäätös laadittu kirjanpitolain ja tilinpäätöstä koskevien muiden säännösten ja määräysten mukaisesti Antaako tilinpäätös kirjanpitolaissa tarkoitetulla tavalla oikeat ja riittävät tiedot yhteisön toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta Tilintarkastaja voi pyytää tekemään tilinpäätökseen muutoksia Yhdistyksen vuosikokous hyväksyy tilinpäätöksen ja myöntää hallitukselle tili- ja vastuuvapauden Vapaus ei kata rikosoikeuden piiriin kuuluvia asioita
Toimintakertomus Yhdistyksen säännöissä määritellään missä kokouksessa hallituksen laatima toimintakertomus ja tilinpäätös käsitellään. Toimintakertomuksessa kerrotaan miten toimintasuunnitelmassa esitetyt asiat ovat toteutuneet. Noudattamalla samaa otsikointia toimintasuunnitelman kanssa asiakirjojen vertailtavuus on myös hallituksen ulkopuoliselle lukijalle mahdollista.
Esimerkkiyhdistyksen vuosi TAMMIKUU Tilinpäätöksen valmistelu Vuosi-ilmoitukset + Verottaja + Vakuutusyhtiö HELMIKUU Tilinpäätös edelliseltä vuodelta MAALISKUU Hallituksen kokous hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen ja hyväksyy edellisvuoden toimintakertomuksen Tilinpäätös tilintarkastajille (toiminnantarkastajalle) HUHTIKUU Vuosikokous tilinpäätöksen hyväksyminen ja vastuuvapauden myöntäminen Mahd. veroilmoitus 30.4. mennessä HEINÄKUU ELOKUU SYYSKUU LOKAKUU Hallituksen kokous tulevan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvion hyväksyminen Syyskokous toimintasuunnitelman ja talousarvion hyväksyminen MARRASKUU Syyskokous JOULUKUU Uusien toimijoiden perehdyttäminen Järjestäytymiskokous TOUKOKUU Vuosikokous KESÄKUU
Taloudenhoitajan vaihtuessa Hallituksen päätökset tilinkäyttöoikeuksien muuttamisesta ja ilmoitus pankkiin. HOX! Myös verkkopankin käyttöoikeudet. Nimenkirjoittajan/kirjoittajien muutoksen ilmoittaminen yhdistysrekisteriin. Tositeaineisto ja muut talousasiakirjat uudelle taloudenhoitajalle. Kirjanpito ajan tasalle, pankkitilin saldon tarkistaminen ja käteiskassan laskeminen ja tilitykset. Uuden taloudenhoitajan perehdytys tehtäviinsä
Palkkaa vai palkkiota? Palkkaa maksetaan työsuhteessa perustuu työnantajan ja työntekijän väliseen työsopimukseen työntekijällä työvelvoite palkkaa vastaan palkka voi olla muutakin kuin suora rahakorvaus palkoista suoritetaan kaikki lakisääteiset maksut ja vakuutukset Palkkio voi olla kokouspalkkio, henkilökohtainen luento- ja esitelmäpalkkio, hallintoelimien jäsenyydestä saatu palkkio, luottamustoimesta saatu korvaus yms. palkkioista maksetaan verot ja vakuutusmaksut, ei välttämättä työeläkemaksuja ei työsuhdetta Stipendit
Kesälukemista Yhdistyslaki Myös useissa muissa laessa on yhdistyksiä koskevia määräyksiä, tai ne muutoin koskettavat yhdistystoimintaa. Kirjanpitolaki Kirjanpitoasetus Tuloverolaki Tilintarkastuslaki Laki elinkeinotulon verottamisesta Arvonlisäverolaki Arpajaisverolaki Tavara arpajaisasetus Rikoslaki Yhdistyksen on noudatettava kaikkia työsuhdetta koskevia lakeja palkatessaan ulkopuolista työvoimaa. Jäsenrekisterin muodostamisessa ja ylläpidossa on noudatettava henkilö tietolakia. www.finlex.fi.