Yhteistoimintasopimus kirjanpitopalveluista Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kanssa Kh 28.1.2013, 66 Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kanssa on viime vuoden puolella käyty neuvottelut mahdollisuudesta, että Seinäjoen kaupunki tuottaa kirjanpitopalvelut sairaanhoitopiirille. Asia on neuvoteltu osapuolten taloushallinnon ja tietohallinnon johdon kesken. Asia on edennyt niin, että kirjanpitopalvelujen tuottamiseen liittyen on laadittu Yhteistoimintasopimus. Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin yhtymähallitus on käsitellyt ja hyväksynyt asian kokouksessaan 21.1.2013 17. Asian käsittely on oheisena: Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin ky hallitus 21.1.2013 17 YHTEISTOIMINTASOPIMUS KIRJANPITOPALVELUISTA Taloushallinnossa on vuosien 2011-2012 aikana selvitelty prosesseja ja toimintatapoja ja pyritty ennakoimaan lähivuosina elinkaarensa lopussa olevien taloushallinnon tietojärjestelmien uusimistarvetta. Kirjanpidossa joudutaan suuriin ohjelmistoinvestointeihin jo kuluvan vuoden aikana, mikäli kirjanpito säilytetään omana toimintana, koska nykyisen kirjanpitojärjestelmän ylläpidon tuki päättyy kuluvan vuoden lopussa. Taloushallinnon prosesseja ja toimintamalleja suunniteltaessa on pyrittävä ennakoimaan supistuva työvoimatarjonta myös hallinnon osaajien osalta. Riittävä osaaminen ja varahenkilöjärjestelyjen toimivuus tulee turvata myös tulevaisuudessa. Taloushallinnon työtehtävät ovat sen tyyppisiä, että keskittämällä osaamista yhteen organisaatioon saavutetaan maakunnaliisesti aitoja säästöjä mm. välttymällä päällekkäisiltä tietojärjestelmähankinnoilta. Kuntasektorin yhteistyöllä saavutettavien hyötyjen arvioiminen on nähty tarpeelliseksi Hall 23.4.12 80. Seinäjoen kaupunginhallituksen ja sairaanhoitopiirin hallituksen 13.6.2012 pidetyn tapaamisen jälkeen käynnistyivät neuvottelut taloushallinnon ja myös muun hallinnon eräiden toimintojen toteuttamisesta yhdessä. Samanaikaisesti sairaanhoitopiiri kartoitti myös mahdollisuuksia palvelujen ostamiseen sellaiselta palvelukeskukselta, jossa sairaanhoitopiiri olisi inhouse -asemassa. Kaupungin kanssa käydyissä neuvotteluissa on päädytty siihen, että yhteistyöllä on saavutettavissa aitoa hyötyä. Tavoitteena on varmistaa vahvemman kirjanpitoyksikön avulla kirjanpidon laatu sekä tehostaa henkilökunnan ja muiden voimavarojen käyttöä sekä kustannustehokkuutta. Taloudellisesti suurin etu yhteistyöstä saavutetaan välttämällä erillisen, oman kirjanpitoohjelmiston hankinta. Keväällä 2012 on saatu toiselta järjestelmätoimittajalta budjettitarjous nyt neuvoteltua kokonaisuutta suppeammasta taloudenohjausjärjestelmästä (sis. kirjanpito, ostolasku, myyntilasku), jonka investointikustannus on n. 450.000 euroa ja arvio vuotuisista kustannuksista n. 45.000 euroa / vuosi. Kustannusarviosta puuttuvat liittymät nykyisiin ohjelmistoihin ja luvut eivät siten ole suoraa vertailukelpoisia. Yhteistyönä toteutettavaksi siirretään sellaisia tehtäviä, jotka ovat kaikille taloushallinnon perusyksiköille tyypillisiä. Nämä tehtävät ovat kirjanpito ja tilinpäätös, myyntireskontra, ostoreskontra sekä kassa ja maksuliikenne. Budjetointi, raportointi sekä potilas- ja kuntalaskutukseen liittyvät tehtävät liittyvät suoraan sairaanhoitopiirin ydintoimintaan ja ovat osa johtamisen tukea, jolloin ne on syytä säilyttää edelleen organisaatiossa. Johtamisen tukea ja taloushallinnon osaamista on vahvistettava toiminta-alueilla yhteistyön alkaessa, jotta voidaan turvata riittävä talousosaaminen myös lääketieteellisissä yksiköissä.
Liitteenä Hall 21.1.13 17 on Seinäjoen kaupungin kanssa neuvoteltu ehdotus sopimukseksi yhteistyöstä. Sopimuksen hyväksymisen jälkeen käynnistetään yksityiskohtaiset selvitykset siirtyvistä tehtävistä, laaditaan projektisuunnitelma ja projektin tarkka kustannusarvio. Vuoden 2013 talousarviossa ei ole varauduttu projektin aikaisiin lisäkustannuksiin eli projektin hyväksyminen ja läpivieminen vuonna 2013 vaatii lisämäärärahoja. Projektissa syntyy talousarvion ylittäviä lisäkustannuksia - tietojärjestelmätoimittajalle, - Seinäjoen kaupungille korvattavat henkilöstökustannukset siltä osin kuin he osallistuvat projektiin - sairaanhoitopiirissä projektipäällikön ja mahdollisen projektityöntekijän sijaisista syntyvät kustannukset. Lopullisiin projektikustannuksiin tulee vaikuttamaan siirtyvien tehtävien yksityiskohtainen sisältö ja toiminnallisuuden kannalta parhaan tuloksen saavuttamiseksi mahdollisesti käytettävät optiot tietojärjestelmien osalta. Sairaanhoitopiirin osalta sijaiskustannukset pyritään ensisijaisesti kattamaan jo olemassa olevin määrärahoin, mutta taloushallinnossa päällekkäin meneillään olevasta projektista johtuen tarvitaan myös näihin kustannuksiin jonkin verran lisämäärärahoja. Sairaanhoitopiiri maksaa korvauksena Seinäjoen kaupungille yhteisesti toteutettavan kirjanpitopalvelun aiheuttaman osuuden kustannuksista, joka aiheutuu sairaanhoitopiirin kirjanpidon hoitamisesta. Yhteistyöstä maksetaan korvauksena osuudet ko. kirjanpitopalvelun tuottamisesta aiheutuvista välittömistä kustannuksista korotettuna yleiskustannuksilla, jotka perustuvat todellisiin vyörytettäviin yleiskustannuksiin. Välittömiin kustannuksiin kuuluvat henkilöstökustannukset sivukuluineen, hankinnat, investoinnit, tietohallinnonkustannukset, tilakustannukset ja muut kustannukset, jotka palvelun tuottamisesta suoraan aiheutuvat. Seinäjoen kaupungilla käytössä olevien taloushallinnon tietojärjestelmien toimittajalta on pyydetty tarjous laajennuksesta, joka mahdollistaa yhteistyön sopimuksessa kuvatulla tavalla. Kustannusarviossa on huomioitu kirjanpito-ohjelman ja laskujen kierrätysjärjestelmän uusiminen, liittymät järjestelmiin, koulutukset henkilöstölle ja käyttöönoton tukipäivät. Tämän kokonaisuuden kustannusarvio on 154 henkilötyöpäivää, eli arviolta 150 160.000 euroa. Optiona on lisäksi konsernitilinpäätösosio (6 htp) ja käyttöomaisuuskirjanpito-osio (4 htp) eli arviolta noin 10.000 euroa. Näiden lisäksi tulee hankittavaksi erilliset lisenssit, joista aiheutuu käyttöönottovuonna kustannuksia noin 50 60.000 euroa ja ylläpitokustannuksia noin 25.000 euroa vuodessa. Nämä kustannukset kaupunki laskuttaa edelleen sairaanhoitopiiriitä. Projekti toteutetaan nopealla aikataululla vuoden 2013 aikana, jotta yhteistyö voidaan käynnistää vuoden 2014 alusta ja siten vältetään kirjanpito-ohjelmiston ylläpidon tuen loppumiseen liittyvät riskit. Projektin läpivieminen tietojärjestelmien osalta vaatii 5-7 kuukautta. Ennen tietojärjestelmäprojektin alkua täytyy sopia yhteisistä toimintatavoista ja yhteistyössä tuotettavan taloushallinnon palvelun prosessien mahdollisesta yhdenmukaistamisesta soveltuvilta osin. Toimintojen mallintamisella ja prosessien yhdenmukaistamisella saadaan parhaat hyödyt uusista tietojärjestelmistä ja yhteistyöstä. SHP JOHTAJAN ESITYS: Hallitus hyväksyy yhteistyösopimuksen Seinäjoen kaupungin kanssa ja antaa valtuudet tehdä vähäisiä tarkennuksia ennen ko. sopimuksen allekirjoitusta. PÄÄTÖS: Hyväksyttiin yksimielisesti. Kaupungin taloushallinnon ja tietohallinnon kannalta kyse on merkittävästä ja haasteellisesta työstä. Kaupunki on päivittänyt vuoden 2013 alusta taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon ohjelmistojen uudet versiot niin, että tätä uutta taloushallinnon ympäristöä voidaan nyt hyödyntää sairaanhoitopiirille
tehdyssä yhteistyösopimuksessa. Palvelujen tuottamishanke kuitenkin myös aikataulukriittinen, koska uusi palvelujen tuottamistapa tulee olla käyttökunnossa vuoden 2014 alusta lukien. Tämä edellyttää sitä, että vuoden 2014 budjetin valmistelu tulee tehdä uudella järjestelmällä ja sairaanhoitopiirin budjettivalmistelu alkaa jo keväällä ennen kesälomakautta. Palvelujen tuottamishanke nähdään mahdollisuutena kehittää taloushallinnon kokonaisuutta, se vahvistaa kaupungin taloushallinnon kokonaisresursseja ja luo uuden yhteistoimintamallin kaupungin ja sairaanhoitopiirin välille. Alustavan arvion mukaan kaupungin taloushallintoon siirtyy sairaanhoitopiiriltä 6-7 henkilöä. Lisäksi joudutaan tietohallintoon osoittamaan yhden henkilön lisäresurssi. Myös tämä henkilö pyritään löytämään organisaatioiden sisältä niin, että lisärekrytointeja ei tarvita. Nyt kyseessä oleva henkilöstö työskentelee alkuvaiheessa sairaanhoitopiirin tiloissa. Tavoitteena on, että koko taloushallinnon henkilöstö on tulevaisuudessa samoissa tiloissa, mutta tilaratkaisut joudutaan pohtimaan erikseen. Palvelukokonaisuudesta aihetuvat kustannukset maksaa Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Kokonaiskustannukset ovat nyt toteutettavalla ratkaisulla edullisemmat kuin muut vaihtoehtoiset toteutustavat. Yhteistoimintasopimus on oheisena: YHTEISTOIMINTASOPIMUS Sopimusnumero Osapuolet Seinäjoen kaupunki (jäljempänä kaupunki) Y-tunnus1928736-3 Kirkkokatu 6 60100 Seinäjoki Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (jäljempänä sairaanhoitopiiri) Y-tunnus 0243096-0 Huhtalantie 53 60220 Seinäjoki molemmat yhdessä Osapuolet tai osapuoli Sopimuksen tarkoitus Tällä sopimuksella Osapuolet sopivat yhteistoiminnasta, jolla sairaanhoitopiirin kirjanpito hoidetaan 1.1.2014 alkaen. Kirjanpito hoidetaan Seinäjoen kaupungin henkilöstöllä, ohjelmistoilla ja laitteistolla, ellei jäljempänä toisin todeta. Yhteistyön tavoitteena on varmistaa vahvemman kirjanpitoyksikön avulla kirjanpidon laatu sekä tehostaa henkilökunnan ja muiden voimavarojen käyttöä sekä kustannustehokkuutta. Kirjanpitopalvelut Sopimuksen tarkoittamat kirjanpitopalvelut sisältävät seuraavia toimintoja; - kirjanpito ja tilinpäätös - myyntireskontra - ostoreskontra - kassa ja maksuliikenne sekä - muut mahdollisesti erikseen kirjallisesti sovittavat taloushallinnon perustehtävät Kaupungin rahoitusjohtaja ja sairaanhoitopiirin talousjohtaja sopivat erikseen kirjallisesti toimintatavoista, tehtävienjaosta ja ohjeistuksesta sekä niiden päivittämisistä (llite 1). Tämä liite sen valmistuttua liitetään
osaksi tätä sopimusta. Kaupungin rahoitusjohtaja ja sairaanhoitopiirin talousjohtaja päivittävät liitteen toiminnan edellyttämällä tavalla. Henkilöstö Yhteistoimintasopimuksen sisältämän kirjanpitopalvelun toteuttavat Seinäjoen kaupungin palveluksessa ko. tehtäviä hoitavat henkilöt ja sairaanhoitopiirin palveluksesta Seinäjoen kaupungin palvelukseen suostumuksensa mukaisesti siirtyvä kirjanpitoa hoitava henkilöstö, jonka Osapuolet määrittelevät tarkemmin 30.9.2013 mennessä. Henkilöstön siirtymisessä noudatetaan muutoin samoja periaatteita kuin liikkeenluovutuksessa. Henkilöstö siirtyy kaupungille nk.vanhoina työntekijöinä samoin palkkaeduin kuin heillä on 31.12.2013. Sairaanhoitopiiri hankkii siirtyvältä henkilöstöltä suostumuksen siirtymiseen. Kaupunki perustaa siirtyvää henkilöstöä varten tarvittavat virat ja toimet. Työsopimussuhteisten henkilöiden kanssa tehdään erikseen työsopimukset. Siirtyvään henkilöstöön sovelletaan KVTES:a ja henkilöstö pysyy KuEL:n piirissä. Sairaanhoitopiiri maksaa kaupungille em. siirtyvän henkilöstön lomapalkkavelat sivukuluineen, johon sisältyvät ajalta 1.4.2013 31.12.2013 ansaitut lomapäivät sekä mahdollisesti aikaisemmilta vuosilta kertyneet pitämättä olevat lomapäivät ja mahdolliset säästövapaat, kaikki em. sivukuluineen. Ko. määrät maksetaan Seinäjoen kaupungille 31.3.2014 mennessä. Vastuu siirtyvän henkilöstön eläkemenoperusteisista eläkemaksuista ei siirry kaupungille vaan niistä vastaa sairaanhoitopiiri. Vastuu siirtyvän henkilöstön Varhe-maksuista määräytyy voimassa olevien säädösten mukaan. Tilat ja laitteisto Siirtyvä henkilöstö työskentelee sairaanhoitopiirin tiloissa ja käyttää sairaanhoitopiirin em. kirjanpitopalvelujen tuottamiseen soveltuvaa laitteistoa korvauksetta siihen saakka kunnes ko. toiminnot voidaan siirtää kaupungin päätöksellä kaupungin yhteisiin taloushallintopalveluiden tiloihin. Yhteistoiminnasta perittävä osuus kustannuksista Sairaanhoitopiiri maksaa korvauksena Seinäjoen kaupungille yhteisesti toteutettavan kirjanpitopalvelun aiheuttama osuus kustannuksista, joka aiheutuu sairaanhoitopiirin kirjanpidon hoitamisesta. Osuudet kustannuksiksi hyväksytään ko. kirjanpitopalvelun tuottamisesta aiheutuvat välittömät kustannukset korotettuna yleiskustannuksilla, jotka perustuvat todellisiin vyörytettäviin yleiskustannuksiin. Välittömiin kustannuksiin kuuluvat henkilöstökustannukset sivukuluineen, hankinnat, investoinnit, tietohallinnonkustannukset, tilakustannukset ja muut kustannukset, jotka palvelun tuottamisesta suoraan aiheutuvat. Sairaanhoitopiirin osuuksiin kustannuksista kuuluvat myös vastaavat siirtymävaiheen kustannukset. Kaupunki palkkaa ko. kirjanpitopalvelujen tuottamista varten yhden suunnittelijatasoisen tietohallinnon työntekijän ellei sairaanhoitopiiriltä siirry kaupungin palvelukseen ko. työtä varten yhdessä sovittua henkilöä. Kaupungilla on oikeus periä sairaanhoitopiiriltä ko, kirjanpitopalveluun kohdistunutta työpanosta vastaava osuus kustannuksista. Korvaukseen lisätään kulloinkin voimassaoleva arvonlisävero, mikäli verottaja kaupungin pyytämän ennakkoratkaisun perusteella sitä edellyttää.
Osapuolet hyväksyvät yhteisen kirjanpitotoiminnan talousarvion, jonka perusteella sairaanhoitopiiri maksaa kuukausittain osuutensa yhteisestä kustannuksesta. Merkittävät muutokset kustannuksissa voidaan huomioida jo kuluvan vuoden laskutuksessa. Mikäli toteutuneet kustannukset poikkeavat laskutuksen perusteena olevista kustannuksista, tehdään oikaisu seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Siirtymävaiheen kustannukset (esim. käyttöönottoprojektin kustannukset) kaupunki laskuttaa sairaanhoitopiiriltä kuukausittain jo vuoden 2013 aikana. Laskussa on ilmoitettava sopimuksemme/tilauksemme tilausnumero. Ostajalla on käytössä sähköinen laskujen kierrätysjärjestelmä. Verkkolaskuoperaattori ja -tunnus OKO YFIHH003702430960. Laskutuksessa käytetään ensisijaisesta verkkolaskutusta. Siirtymäajan otetaan edelleen vastaan paperimuotoisia laskuja, jotka lähetetään laskutusosoitteeseen: Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Taloustoimisto, Huhtalantie 53, 60220 Seinäjoki Sopimuksen valvonta Kaupungin rahoitusjohtaja ja sairaanhoitopiirin talousjohtaja valvovat yhdessä sopimuksen toteuttamista ja raportoivat tarpeen mukaan yhteistoimintasopimuksen toteutumisesta kaupunginhallitukselle ja yhtymähallitukselle. Voimassaolo Sopimus tulee voimaan heti. Kirjanpitopalveluita tuotetaan 1.1.2014 alkaen. Sopimus on voimassa 2017 loppuun saakka ja jatkuu sen jälkeen 2 vuotta kerrallaan, jollei jompikumpi osapuoli vähintään vuotta ennen kunkin voimassaolojakson päättymisestä irtisano sopimusta päättyväksi voimassaolojakson päättymisajankohdasta lukien. Sopimuksen siirtäminen Osapuolilla ei ole oikeutta siirtää tätä sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen suostumusta. Ostajalla on kuitenkin oikeus siirtää sopimus ilman toisen osapuolen suostumusta toimintaansa jatkavalle organisaatiolle. Erimielisyyksien ratkaiseminen Tätä sopimusta koskevat mahdolliset erimielisyydet, joita ei saada kaupungin rahoitusjohtajan ja sairaanhoitopiirin talousjohtajan keskinäisin neuvotteluin ratkaistuiksi, siirretään kaupunginjohtajan, kaupunginlakimiehen, sairaanhoitopiirin johtajan ja hallintojohtajan ratkaistavaksi. Näitä neuvotteluita on vähintään kolme. Jollei kaupunginjohtajan, kaupunginlakimiehen, sairaanhoitopiirin johtajan ja hallintojohtajan neuvotteluin saada erimielisyyksiä ratkaistuksi, jätetään se hallintomenettelyssä ratkaistavaksi. Tietojen saantioikeus Osapuolet sitoutuvat toimittamaan toisilleen yhteistoimintasopimuksen toteuttamiseksi tarpeellisen tiedon. Sopimuskappaleet Tätä sopimusta on laadittu kaksi saman sanaista kappaletta, yksi molemmille Osapuolelle. Seinäjoella. päivänä tammikuuta 2013 Seinäjoen kaupunginhallitus
Jorma Rasinmäki kaupunginjohtaja Jari Jokinen kaupunginlakimies Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Jaakko J. Pihlajamäki sairaanhoitopiirin johtaja Johanna Sorvettula hallintojohtaja Valmistelija: rahoitusjohtaja Aaro Honkola Valt 18.3.2013, 52 Kaupunginjohtajan ehdotus: Kaupunginhallitus päättää hyväksyä asiaselostuksen mukaisen Yhteistoimintasopimuksen Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kanssa ja antaa valtuudet tehdä sopimukseen vähäisiä tarkennuksia ennen ko. sopimuksen allekirjoitusta. Kaupunginjohtajan ehdotus kokouksessa: Kaupunginhallitus päättää esittää valtuustolle, että valtuusto päättää hyväksyä asiaselostuksen mukaisen Yhteistoimintasopimuksen Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kanssa ja antaa valtuudet rahoitusjohtaja Aaro Honkolalle tehdä sopimukseen vähäisiä tarkennuksia ennen ko. sopimuksen allekirjoitusta. Päätös: Kaupunginjohtajan kokouksessa tehty ehdotus hyväksyttiin. Lisätietoja: rahoitusjohtaja Aaro Honkola, p. (06) 416 2130, aaro.honkola(at)seinajoki.fi - - - Kaupunginhallituksen ehdotus: Valtuusto päättää hyväksyä asiaselostuksen mukaisen Yhteistoimintasopimuksen Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kanssa ja antaa valtuudet rahoitusjohtaja Aaro Honkolalle tehdä sopimukseen vähäisiä tarkennuksia ennen ko. sopimuksen allekirjoitusta. Päätös: Lisätietoja: rahoitusjohtaja Aaro Honkola, p. (06) 416 2130, aaro.honkola(at)seinajoki.fi